办公室文员打印工作须知

第一篇：办公室文员打印工作须知

办公室文员打印工作须知

谢鸿坤

经常收到看到我们办公室人员打印的文稿，问题很多，看完总是不停的修改、修改„„然后怀疑是公司要求太高了，还是我们根本就缺乏基本的文字能力和学习的意识呢？经常出现一些不该产生的错误，比如每段文字开头要空两格，这是小学生都明白的常识，我们老是空一格多点、两格多点，甚至N格。是不懂，还是责任心，还是在考领导的文化水平？

要知道，公司的很多文件、通知、刊物都代表公司的形象，这是公司对内对外的窗口，要知道自己肩负的责任，要明白自身岗位的重要性！有句话叫“干一行，爱一行”，总是重复昨天的错误，总是漫不经心、漏洞百出，谈得上“爱岗敬业”吗？

按理来讲，办公室文员更应该响应公司号召，好好学习，提高素质，而且也占有很多有利的条件。比如时间和场所上，早中晚的休息时间是基本是固定的，办公室的环境是舒适安静的（有空调、有电脑、有自己的办公桌椅），而车间也好，公司片区行政也好，哪个有你们这么固定的时间和场所？我们有几个主动买过相关的公文书籍自学，或者主动参加什么函授培训？

下面我把常见的打印问题列出来，望大家对照改正：

1.每段文字开头空两格。小学生都懂的常识，为什么不空，要或者空1格多点、2格多点或者N格？

2.标题应该置于正文的上方中间，字体一般大于正文，这样既醒目，又起到突出主题的作用。而且对于重要文件或通知，标题字体多采用黑体或加粗，这样更显得庄重、突出。3.一般标题和正文之间要空一点位置（空一小行），不要紧紧与正文挨在一起。4.标点符号不是装饰品，可有可无，专用标点符号不要乱用，比如书名号“《》”，顾名思义是指一本书、一部专著、一篇文章的题目引用才用书名号，不要把一个人的名字什么的也用书名号括起来；再比如省略号是6个点，破折号是一长横，均占两个字的位置，为什么你偏除以2（省略号3个点，破折号一短横）？不要自认为美观就行，老师从没这样教过你吧？其他标点符号用法附后。

5.中文标点符号与英文符号是有区别的，会电脑打字的人应该用眼睛是看得出来的，就算你不懂英文。比如句号，中文是一小圆圈（。），英文是一小圆点（.）。

6.电脑打字英文输入法中有全角与半角之分，半角的标点符号的间距与中文是不同的（间距很短），注意了吗？ 7.“的”、“地”、“得”用法有区分吗？为什么老区分不开呢？这三个字的用法区别附后。8.错别字别当家常便饭。极少看到一篇没有错别字的文稿，告诉你一个秘诀（方法），对一个词语或成语拿不准时最好用搜狗拼音或紫光拼音输入法验证。用拼音输入法虽然打字较慢，但可以纠正很多错别字。一篇文档打完，建议你用眼睛扫描一遍，发现文字下面有红色波浪线的是提醒你可能是错别字（电脑文档一般都有语法检查功能）。

9.信件、通知、告示、报告等文稿都有固定的写作格式，比如称呼、敬语、结束语，不要想要就要，随心所欲。要掌握这些文体的写作格式并不难，你只要留心观察或搜集每一种文稿的标准样式，参照一下就明白了。

10.一篇文稿打出来，最后还要排排版，尽量美观得体一些。一些简单的操作原则要懂：文字过少时，字体适当放大些，段落行距宽松些；反之文字较多，又不想占两页文稿，可以把字体缩小些，或者调整页面设置；通知、信件类落款靠右下方，也不要太偏右，否则有往下掉的感觉；文稿中需要突出的小标题可以设置不同字体或加粗区分，标题字体一般与正文不同。总之，多观察报章刊物、网络文摘样式，灵活掌握。

11．对于数字统计报表的图表要求标题准确、设计规范、项目清楚、数据准确，始终牢记报表是给公司领导看的，要力求规范、一目了然、数据无误，不是自己感觉明白了就行，甚至自己都看得眼花缭乱、错误百出，要知道领导不是老师，没时间给你批改作业，也不可能把你叫到身边“请教”，浪费领导的时间和精力是最大的失职。

12.对于各种规章制度、通报告示、报表数据等文件资料要分门别类保存，注明标题、日期、制表人、文件编号等信息，以利于日后查询，不要领导需要时手忙脚乱，老半天找不到。

总之，文员的工作要求非常细致、认真、富于条理性，马马虎虎、丢三落四是做不好工作的，要保证文件打印制作的高质量、高水平，必须不断提高业务技能，加强工作责任心，认真复核校对。三隆包装

附（来源于网络）：

标点符号的用法

（一）句号。表示一句话完了之后的停顿。中国共产党是全中国人民的领导核心。

（二）逗号，表示一句话中间的停顿。全世界各国人民的正义斗争，都是互相支持的。

（三）顿号、表示句中并列的词或词组之间的停顿。能源是发展农业、工业、国防、科学技术和提高人民生活的重要物质基础。

（四）分号 ； 表示一句话中并列分句之间的停顿。不批判唯心论，就不能发展唯物论；不批判形而上学，就不能发展唯物辩证法。

（五）冒号 ： 用以提示下文。马克思主义哲学告诉我们：正确的认识来源于社会实践。

（六）问号 ？ 用在问句之后。是谁创造了人类？是我们劳动群众。

（七）感叹号①！1.表示强烈的感情。

2.表示感叹句末尾的停顿。战无不胜的马克思主义、列宁主义、毛泽东思想万岁！

（八）引号② “ ”

„ ‟ ╗ ╚ ┐ └（用于竖行）

1.表示引用的部分。毛泽东同志在《论十大关系》一文中说：“我们要调动一切直接的和间接的力量，为把我国建设成为一个强大的社会主义国家而奋斗。”

2.表示特定的称谓或需要着重指出的部分。他们当中许多人是身体好、学习好、工作好的“三好”学生。

3.表示讽刺或否定的意思。这伙政治骗子恬不知耻地自封为“理论家”。

（九）括号③（）表示文中注释的部分。这篇小说环境描写十分出色，它的描写（无论是野外，或是室内）处处与故事的发展扣得很紧。

（十）④省略号„„（六个点）表示文中省略的部分。这个县办工厂现在可以生产车床、电机、变压器、水泵、电线„„上百种产品。

（十一）破折号⑤ ——

1.表示底下是解释、说明的部分，有括号的作用。知识的问题是一个科学问题，来不得半点的虚伪和骄傲，决定地需要的倒是其反面——诚实和谦逊的态度。

2.表示意思的递进。团结——批评和自我批评——团结

3.表示意思的转折。很白很亮的一堆洋钱！而且是他的——现在不见了！

（十二）连接号⑥ —

1.表示时间、地点、数目等的起止。抗日战争时期（1937-1945年）

“北京—上海”直达快车

2.表示相关的人或事物的联系。亚洲—太平洋地区

（十三）书名号⑦ 《 》 〈 〉 表示书籍、文件、报刊、文章等的名称。《矛盾论》

《中华人民共和国宪法》 《人民日报》《红旗》杂志

《学习〈为人民服务〉》

（十四）间隔号 ·

1.表示月份和日期之间的分界。

一二·九运动

2.表示某些民族人名中的音界。

诺尔曼·白求恩

（十五）着重号 ． 表示文中需要强调的部分。学习马克思列宁主义，要按照毛泽东同志倡导的方法，理论联系实际

“的”、“地”、“得”的用法

一、分析例句，明确用法

这里有一组含有“的”、“地”、“得”的例句如下：

1.蔚蓝色的海洋，波涛汹涌，无边无际。

2.向日葵在微风中向我们轻轻地点头微笑。

3.小明在海安儿童公园玩得很开心。

“的” 前面的词语一般用来修饰、限制“的”后面的事物，说明“的”后面的事物怎么样。结构形式一般为：形容词（名词、代词）+的+名词；例如：我的书包。火红的太阳。

“地” 前面的词语一般用来形容“地”后面的动作，说明“地”后面的动作怎么样。结构方式一般为：副词+地+动词；

“得” 后面的词语一般用来补充说明“得”前面的动作怎么样，结构形式一般为：动词+得+副词。常见副词有：很、非常、十分、特别、最、真、太等等。

二、修改病句，强化认识

这里有一组“的”、“地”、“得”用法欠妥的句子，请大家来当“医生”，给这些句子治治病，以强化已有认识。

1.由于李红同学学习勤奋，这次语文测试，她考的特别出色。

2.田野里，农民伯伯正在紧张得收割麦子。

3.助人为乐地小华被市少工委评为“优秀少先队员”。

（正确用法应为“考得”、“紧张地”和“助人为乐的”。）

第二篇：办公室文员工作

办公室文员工作内容：

1.接听、转接电话；接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3.做好会议纪要。

4.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

5.负责传真件的收发工作。

6.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

7.统计每月考勤并交财务做帐，留底。

详细企业管理制度，各岗位职责，消防管理，5S标准，办公室文员工作职责 办公室文员工作职责

办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：

1.接听、转接电话；接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3.负责总经理办公室的清洁卫生。

4.做好会议纪要。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6.负责传真件的收发工作。

7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8.做好公司宣传专栏的组稿。

9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12.管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。统计每月考勤并交财务做帐，留底。管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

16.接受其他临时工作.直属部门：店内各部门

直属上级：各部门经理或主管

适用范围：店内各部门文员、一般工作人员

工作职责：

1． 打字处理工作

2． 信息的上传下达

3． 文件归档、保管

4． 工作记录

5． 来访客人通报及接待

6． 本工作区域清洁

主要工作：

1． 完成公司、部门交办的事项，追踪结果及时汇报

2． 完成日常的正常管辖范围内的工作

3． 接听电话做留言记录、讯息处理

4． 工作资料的保存、分类、归档、保管

辅助工作：

1． 顾客服务：解答顾客咨询，在不影响本职工作的情况下，带顾客到其要求的地点。对顾客询问不知的内容，主动帮助咨询相关的其它工作人员，直到问题解决

2． 节假日协助销售服务

3． 协助库存盘点工作

4． 与内外联络部门维持友好联系

办公室5S标准

一, 桌面

1,文件框或文件盘应放在桌子上的两边的 90 度角处;

2,电话机放在左手旁的桌面上,与文件框并排放,通讯录贴在电话机正前方,不 得超过透明处.3,小盆景放在电脑的右边,笔筒放在右手边的文件框旁.4,电脑放在桌子中间,所有的线均应从桌子上的圆孔处接入电源插座.,允许放置办公用品;如外出办事,桌面

5,在位工作时临时离开(10 分钟内的)必须保持干净,整洁,不得有其他物品,指定放置的物品除外.二,柜子

1,铁皮柜内的物品分类摆放好,文件应标有目录,便于查找,文具应摆放整齐, 除此之外,不得放置其他物品;

2,柜顶不得放其他任何物品.三,地面,垃圾桶

1,地面保持干净,垃圾桶内不得有食品类的垃圾,如快餐盒或方便面盒等,以免有异味.2,办公桌下不得有私人物品,如鞋子等.四,办公桌下的柜子物品摆放

1,第一个抽屉:放置常用的办公文具,如计算机,订书机等

2,第二个抽屉:放置办公文件,单据,纸张,记事本等

3,第三个抽屉:私人常用物品

注:各部门参照上述要求整改,X月XX日,行政部检查,X月1日正式实行.行政部 2010-X-XX

希望上述回答对您有所帮助

详细详细企业管理制度，各岗位职责，消防管理，5S标准，办公室文员工作职责

各部门工作职责

市场部

业务部

行政部

财务部

销售部

等及其部门经理岗位职责

办公室等各职务工作职责

消防管理餐厅管理 门卫管理 等企业一套系统管理职责和管理制度 人性化管理

笼统粘贴的请不要回答

如果回答理想 可加分这个你要求多少给加多少小弟现在问题补充：

二楼朋友不是我要成为管理

是我需要上述的管理材料

希望有备份或者有管理经验的朋友能给提供以下

是企业的管理

企业管理制度，各岗位职责，消防管理，5S标准，办公室文员工作职责

第三篇：如何做好办公室文员工作

Graduate students, especially girls, when entering the society to find a job, a lot of people are willing to choose engaged in clerical work.Clerical work is the basic work of a unit, a lot of people feel relatively easy to do, is relatively stable, comfortable.However, such work to do a good job is not easy, need to continuously improve their ability.So how to become an excellent clerk? Now for you to share some experience, hope everyone in the workplace can be harvested.1要端正工作态度to take a correct attitude towards work

态度决定一切，是实现自我价值的前提条件。有些人觉得文员工作很简单，不能使自己得到很好的锻炼，不能提升自己的能力。其实不然，办公室文员工作涉及面广，综合性较强，只要认真去做，自己各方面的能力都会得到提高。而且，还要明白，我们工作不是为别人做的，我们是在为自己工作，是在为自己奋斗，明白了这一点工作起来才有动力，才能更加认真，积极主动。

Attitude decides everything, is the prerequisite for the realization of self value.Some people think the clerical work is very simple, not to obtain the very good exercise, can not improve their ability.In fact, office clerical work involves a wide range, strong comprehensive, as long as serious to do, oneself various aspects ability will improve.But, to understand, we work not for someone else to do, we are in business for yourself, is in the struggle for yourself, to understand this point work up to power, can be more serious, active.2要有上进心should be motivated

一个相对安逸的工作和环境，很容易使人产生惰性，失去上进心，这样工作能力也得不到提高。所以要时刻提醒自己，要不断努力，做好本职工作，争取更大的进步。文员工作可能是暂时的，只要工作做好了，获得别人的认可，职位自然就会相应提升。

A relatively easy work and environment, it is easy to engender inert, lose the desire to do better, so the ability to work is also not improve.So to remind ourselves, to continue efforts, do a good job, and strive for greater progress.Clerical work may be temporary, as long as the work is done, to obtain the approval of others, will naturally increase.3要提高专业技能to improve the professional skills

熟悉办公室工作需要具备的专业知识和技能，并不断进行学习提高，并充分掌握，才能适应和完成办公室工作任务。具体来说，要熟悉计算机操作和打印机、复印机、传真机、投影仪的使用，熟练掌握各种办公软件（Word、Excel、PPT等）的应用，有一定的文字功底，熟悉各种公文（会议纪要、通知、报告等）写作。可以通过购买相关书籍，网上查找资料的方

式进行学习。

Familiar with the professional knowledge and skills required to office work, and continue to improve learning, and fully grasp, in order to adapt and do office work.Specifically, to be familiar with the use of computer and printer, copier, fax machine, projector, proficient in office software(Word, Excel, PPT)applications, have good writing skills, familiar with all kinds of documents(minutes of the meeting, notice, report writing).Through the purchase of books, the Internet to find information approach to learning.另外，有些单位办公室可能会负责人力资源等工作，所以也要丰富自己的知识和技能，多了解一些单位的其它专业知识，也利于自己的提升。

In addition, some units may be responsible for the office of human resources and so on, so to enrich their knowledge and skills, know more about other professional knowledge of some units, but also conducive to their own ascension.4要善于沟通to be good at communication

工作中性格开朗，善于沟通协调，擅长语言表达，才能更好地处理日常工作事务。办公室工作性质决定了沟通能力的重要性，作为一名文员要不断提高自己的语言表达能力和沟通协调水平。

The work character cheerful, good at communication and coordination, good language expression, dealing with daily affairs in order to better.Office work decided the importance of communication ability, as a clerk to constantly improve their language expression ability and communication and coordination level.5要懂得和领导相处to know how to get along and leadership

有些公司领导喜欢亲自安排文员做一些日常事务，这样文员可能与公司高层领导接触的机会比较多，所以做起事来一定要认真细致，免得出错引起领导不高兴，甚至发脾气。所以要充分了解领导的脾气和秉性，并迎合和适应，得到领导的认可，工作起来才会顺利。

Some company leaders like to arrange clerk to do some daily affairs, the opportunity may clerk and leader of company high level contact more, so do things must be careful, lest error caused the leadership is not happy, even temper.So to understand fully the leadership of temper and disposition,http://jiyin190gw.com/catalog.asp?cate=4 and to meet and adapt to, be approved by the leadership, work will be smooth.6要掌握工作方法to master the methods of work

日常工作中掌握一些好的工作方法，才能使自己不被动，不那么劳累。要及时完成工作任务，善于向主管领导汇报工作。遇到自己做不了的事可以向同事请教，或者告知主管领导。但是，不能懒懒散散，不听安排，推诿责任，尤其连本职工作都不愿意做，这样很容易被领导看成无用的人，那自己也就很难有长进了。不要今天工作不努力，明天努力找工作。

Have some good methods of work in daily work, to make their own is not passive, not so tired.To the timely completion of tasks at work, to the competent leadership.They can't do it to colleagues, or inform the supervisor.But, not lazy, do not listen to arrange, responsibility, especially with their jobs are not willing to do, is like this very easy to leadership as a useless person, that also is very difficult to grow.Don't not work hard today, hard to find work.注意事项

Matters needing attention

做任何事都认真努力，才能做得更好。

Do anything serious efforts, to do better.平凡的岗位一样能做出不平凡的成绩。

Ordinary jobs can make extraordinary achievement.注意形象，穿着得体。

Note that image, dressed.

第四篇：办公室文员工作自我鉴定

办公室文员工作自我鉴定

通过四年的社会生活，我成长了很多，我对自己这四年来的收获和感受作一个小结，并以此为我今后行动的指南。

思想方面，我追求上进，思想觉悟有了很大的提高。

工作方面，我认真、积极主动、团队意识强；能按时、按质、按量的完成任务。在从事办公室文员工作过程中，感受到了办公室文员这一职位在企业运转过

程起着衔接与协调重要作用。作为一名办公室文员，要热爱本职工作，兢兢业业，要有不怕苦不怕累的精神，也要有甘当无名英雄的气概。办事要公道，忠于职守并在工作中努力掌握各项技能。

生活中，我性格开朗活泼，乐观向上，乐于助人，有独立的思维能力，乐于与人交往。

四年的工作生活，使我懂得了做人要心思慎密的重要性，锻炼了我的意志，使我面对压力也能乐观向上；而且使我懂得了，建立良好的人际关系在工作中有着很重要的作用。

第五篇：办公室文员工作职责

办公室文员的工作内容及工作职责：

1.负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。

2.办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。

3.接听、转接电话；接待来访人员。

4.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

5.负责传真件的收发工作，传真信息必须在五分钟内送达相关人员，6.负责收发管理报纸、信函；

7.负责考勤和加班申报单的报表与汇总，并起到有效监督和引导作用。

8.协助其他部门的工作，并和其他部门友好相处。

9.负责总经理办公室的清洁卫生：如烟缸不得超过十个烟蒂，访客离去后，十

分钟内必须清洗好烟缸、茶杯。

10.负责接待工作：如有访客进入接待厅，应抬头行注目礼―您好,请问找谁?‖,并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸；

11.总机服务工作：铃响三声内必须接听，―您好，‗XX公司‗。‖；若自动转拨，三分钟内必须转为人工；来电找―总经理‖，判定是广告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关部门；

12.安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗；

13.上面交办的其它临时工作。

职场人生：白领职场十三戒律

国外一位著名企业老板，针对白领阶层归纳出13条戒律，分别以一种动物或物体做比喻。对比看一看，你会是其中一种吗？

1、没有创意的鹦鹉：只会做机械性的工作，不停地模仿他人，不会求自我创新，自我突破，认为多做多错，少做少错。

2、无法与人合作的荒野之狼，：丝毫没有团队精神，不愿与别人配合，分享自己的劳动，也无视他人的意见，自顾自地工作，离群索居。

3、缺乏适应力的恐龙：对环境无法适应，对市场变动经常无所适从或不知所措，只知请教领导，也不能接受职位调动或轮调等工作改变。

4、浪费金钱的流水：成本意识很差，常无限制地任意申报交际费、交通费等，不注重生产效率。

5、不愿沟通的贝类：有了问题不愿意直接沟通或羞于讲出来，总是闭着嘴巴，任由事情坏下去，没有诚意。

6、不注重资讯汇集的白纸：对外界讯息反反应不敏锐，不肯思考、判断、分析，也不愿搜集，记忆有关讯息，懒得理会―知己知彼，百战百胜‖这句名言。

7、没有礼貌的海盗：不守时，常常迟到早退，服装不整，讲话带刺，不尊重他人，做事或散漫或刚愎自用，根本不在乎他人。

8、缺少人缘的孤猿：嫉妒他人，只对别人的成就飞短流长而不愿意向他人学习，以致在需要帮助时没人肯伸手援助。

9、没有知识的小孩：事事仍然需要别人的照顾，生活能力极差，对工作也需一点一滴交待得十分清楚，否则干不好。对社会问题及趋势也从不关心，不肯充实专业知识，很少阅读专业书籍及参加各种活动。

10、不重视健康的幽灵：不注重体闲活动，只知道一天到晚地工作，常常闷闷不乐，工作情绪低落，自觉压力太大，并将这种压力影响别人。

11、过于慎重、消极的岩石：不会主动工作，因此很难掌握机会，对事情没做前先发出悲观论调，列出一大堆不可能，同时对周围事物也不关心。

12、摇摆不定的墙头草：从没有自己的观点，永远只是附和别人的意见。更重要的是一遇到公司纷争，哪边势力在就倒向哪一边，并煽风点火，一旦这方失势，又马上倒向另一方。

13、自我设限的家畜：不肯追求成长、突破自己，不肯主动挑起力所能及的担子，抱着―努力也没用，薪水够用就好‖的心态，人家给什么接 什么。跟单文员工作职责及要求

一、跟单文员具体职责

跟单工作主要分为三个方面:

1.对客户所下订单的数量及质量进行相关的监督!

2.跟单是客户及生产现场两者之间的重要桥梁及纽带,主要是能够及时地将客户的意见或投诉反溃到生产工场.(注意:是及时地)

3.确保客户的交货期之余,对生产进度的跟进!

跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟

单及客户联络跟踪（客户接待）。

1.出口货物跟单（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同 等等）。

基础外语及函电往来。.物料采购跟单：（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养）.生产过程跟单：（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。.货物运输跟单：（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。

5.客户联络跟踪：（客户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识：

跟单员工作流程关联图：

客户——订单处理中心——订单——订单处理中心——生产部门——生产计划——采购部

（库存查询）

（出货传票）

——供应商——进料——仓库——生产转换——仓库——出库

货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。

一、接单：接单也即合同的签定，订单的取得。

合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。

1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。

2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。

3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。

（2）确认书：（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。

还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。4．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。

（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。

（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。

（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

二、审单：即审核合同

1．审单内容：

确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。

2．审单方法：

（1）产品名称，规格：

审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？ 有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。

（2）质量：

也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。

（3）数量：

应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。

约数：如合同数量前加―约‖，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。

（4）单价，总额的审查：

1．客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。

2．通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）

（5）价格条款的审查：

出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：

FOB 船上交货价（指装运港的价格条件）

C&F（Freight or Carriage Paid to…..）运费付至指定目地的交货

CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格

常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：

（1）FOB价格换算为其它价：

CFR价 = FOB价 + 运费

FOB价 + 运费

CIF价 =-----

1运费

CFR价 = CIF价 X（1 – 投保加成 X 保险费率）

（6）付款方式审查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

2.支付的货币能否接受？

（7）包装要求的审查：

1．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？

2．客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？

3．客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）

内包装：普合，白合，彩合，吸塑

外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。

（8）交货期的审查

跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。

（9）交货方式的审查：

运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。

注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。

关于样品：要获取订单，备好样品是很重要的一步。

1．寄目录，样本：

2．准备样品：（1）工厂现有的款式

（2）新款

（3）客户来样。

要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：

（1）有完整的产品资料，主动进行宣传。

（2）新品的成本，价格要进行核算。

（3）新品的制作要留有文员工作岗位分类与工作职责详解实样。

（4）客户的来样要保存好原样。

三、形式发票：PROFORMA INVOICE

买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明―形式发票‖字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。产品信息（品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。

注意几点：

1.单价条款要明确（FOB, CFR, CIF）.交期要明确.付款条件要明确（LC, TT）

四、出口货物跟单的基本程序：

出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：

(1)筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。

(2)催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。

催证：货物快完成时，要催证。

审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上，开证的国家有无贸易往来？开证行的资信？公司审开证人和受益人对否？L/C的货物和金额与合同是否相同？装期？特别条款？

改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。

(3)订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先：

出货装柜：跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。

A．货柜选择：根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20‘ 29 – 30立方/17.5吨 40‘ 58 – 61 立方/22.5吨 40‘H 68 –71立方/27.5吨

B．制作装箱单：装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。

C．跟踪装柜：出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

(4)制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。

A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。

要在L/C的有效期内将单据送交银行。

出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。

B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。

单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁

五、进口货物跟单的基本程序：

就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。

采购的工作职责有：

1、对公司分配给本部门的业绩及利润指标进行细化，并进行考核；

2、负责本部门全体商品的品项合理化、数量合理化及品项选择；

3、负责本部门全体商品价格决定及商品价格形象的维护；

4、制定部门商品促销的政策和每月、每季、每年的销售计划；

5、督导新商品的引入、开发特色商品及供应商；

6、协商与供应商采购最有利的条件（包括：质量、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、订货办法、订货数量、交货期限及送货地点等）；

7、制定最有竞争力，同时又有合理利润的售价；

8、收集市场资讯，掌握市场的需要及未来的趋势；

9、为公司创造最高的业绩及利润回报股东，并为全体员工谋求最佳的福利。

10、在总经理的领导授权下，直接负责采购部门的各项工作，并行使采购总监的职权；

11、在公司总体经营策略指导下，制定符合当地市场需求的营销政策、客户政策、供应商政策、商品政策、价格政策、包装政策、促销政策、自有品牌政策等各项经营政策；

12、完成上面领导交办的临时工作。