第一篇:秘书处岗位职责(范文)
秘书处岗位职责
1、做好各类行政文件,信函、报告等材料的收发、转递工作,做到手续完备,及时准确。需要清退归档的,资料应做好登记和立卷工作。做好文秘档案收集管理及保密工作。
2、负责做好公司内外来访人员的接待工作,认真热情,态度和蔼,做到积极主动、不推诿、不拖拉。
3、负责保管和正确使用公司印鉴,开具介绍信或出具证明,做好登记,做到有据可查不出差错。
4、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料;负责组织起草领导会议材料。负责记录、整理领导办公会会议纪要。记好大事记。
5、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项。
6、要准确无误地完成公司领导交办的事宜,并将完成情况及时汇报。
7、负责领导办公室的卫生清洁,保证办公区域物品整洁。
8、负责领导办公室设备保管、维护正常运行等。
9、负责领导出差前以及出差后的工作处理(借款、日程安排、酒店预定、车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等)。
10、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。
第二篇:秘书处岗位职责
宣传策划部
组长(1名):负责校友会宣传策划工作的统筹,与各部门 副组长(1名)组员(5名)
建立、管理校友互动平台(如校友会网站、校友会微博、校友期刊),及时整理、汇总校友信息,传播母校各类发展动态
整合校友资源,挖掘、编纂校友职业发展案例集,树立校友楷模,建设、促进学院“产学研”发展,为学院教学、就业、实习实训等业务模块提供帮助;
微信公众号等信息平台的发布宣传等,包含校友会大事记和近期相关活动。
负责校友信息数据库的建立和维护工作 负责校友及校友企业的资料收集和宣传工作
搞好校友网站建设,及时更新维护校友工作网站,开通校友间的互动平台,建立校友信息库,收集、保管好有关校友重要资料,方便校友的互动联系。
八、编印校友工作内部刊物,向校友通报学校的建设发展情况,通报校友会活动情况及校友情况。
文体活动部 组长(1名)副组长(1名)组员(5-10名)
不定期举行足球,羽毛球等活动赛事的组织,组织在校友会年会中准备文艺节目。不定期举行校友亲子活动,相亲活动,户外旅行等活动,组织校友会官方年会并协助其他部门相关活动的联合组织。
统计每次会议及活动的参加人数,实到人数和未参加的人数。做好组织工作的各种数据统计和材料收集工作。并且轮流负责每次活动工作组的签到。
外联部 组长(1名)副组长(1名)组员(5名)
一、校友工作联络员基本要求
1.具有较强的责任心和组织协调能力;
2.在同学中有较高的威信,凝聚力、号召力较强; 3.热爱母校,热心校友工作。
二、校友工作联络员工作职责
1.负责本届本专业校友之间、本届本专业校友与校友会及当地校友分会的信息联络工作;
2.积极协助本届本专业校友举行各类校友聚会活动,及时向校友会反馈校友和活动信息;
3.校友工作联络员本人如有工作单位或联络方式的变化,须及时向校友总会反馈信息,以便保持长期联系。
大型会务时接待嘉宾。与各校友分会的联系公关等,加强与其他分会的联络,组织跨界校友交流。负责应届毕业生班级校友联络员的选聘和联络以及信息收集工作 促进校友与校友、校友与母校之间的交流与合作,促进共同发展。
统筹整合资源,广泛联络校友,协同各地校友、各分院组建校友组织、多种形式开展校友活动,为各级、各类校友组织开展学校与校友、校友与校友等利益相关者之间的联系及交流工作提供服务和支持;
建设网络化、立体化的校友关系发展服务体系,完善、更新校友信息库,邀请优秀校友回访母校,与在校学生分享他们创业成就,帮助在校学生进行职业生涯规划,为各级校友关系发展组织提供帮助和服务;
汇集校友力量,积极筹建校友基金,设立各种奖学金、助学金等,为学校的建设和发展奉献力量 校友工作志愿者(校友工作工勤岗位)队伍组织建设、活动策划、日常管理
学术专业部 组长(1名)副组长(1名)组员(5名)举行医学相关或其他专业学习活动等。包括特奥健康,义诊等
邀请优秀校友回访母校,与在校学生分享他们创业成就,帮助在校学生进行职业生涯规划,为各级校友关系发展组织提供帮助和服务
财务:与吉大上海校友会公用(暂不设立)
第三篇:秘书处岗位职责
院学生会秘书处工作职责
秘书处是院学生会的职能部门之一,是主席团与其他部门联系的桥梁和纽带,是学生会不可或缺的重要部门。为此特制定本职责作为秘书处工作的参考标准。
1、起草院学生会各种规章制度。
2、管理院学生会档案、书刊等文字资料。
3、管理院学生会固定物资及流动物资。
4、管理院学生会电脑档案。
5、对各部门物资申请进行申报与下发。
6、与主席共同出席院学生会会议,并做会议记录。
7、与主席团共同做院学生会工作总结和计划,出版各类工作简报。
8、负责院学生会成员及系主席的考核。
9、负责安排各部长日常值班,并做值班记录。
10、负责各系工作文件的收取及下发。
11、监督帮助各系秘书处完成档案资料的整理工作。
12、负责学生会内部及院系学生会协调工作。秘书处
秘书处是学生会正常运转的保障,也是各职能部门背后默默的奉献者;它是学生会主席团的重要组成部分,维系着各部门的相互联系,是学生会对外交流合作的窗口,为学生会更好的服务大家贡献着自己的力量。同时秘书处也是友情传递的驿站。我们将会用我们的实际行动去传承这份友情;用我们的心灵去呵护这份友情。
秘书处具体工作有: 协助主席加强与各部门之间的联系和管理;协助主席定期召开班长例会。负责学生会的活动记录、会议记录及有关会议的通知。负责整理和保存学生会日常各项工作计划、总结及其成员档案材料。通知各部门召开紧急会议。具体抓好分管部门的工作,协调和督促学生会各项活动的筹备和总结。合理安排各部门人员进行学生会办公室的值日工作; 学生会秘书部职责
1、协助学生会主席工作,做好每次大型的活动前的准备工作。
2、学生会固定资产及各类物品的保管,使用及分配。
3、学生会各类文件的收发与管理,起草有关文件通知。
4、学生会经费的使用与管理。
5、学生会宣传材料及报刊,杂志的分发及保管。
6、学生会人员考勤,会议通知,会议记录。
7、负责学生会工作大记事。
我们注重创新精神和团队合作。在学生会中我们将作为新理念新思路的代表,积极探索发展之路,通过组织各类活动向广大同学介绍新科学、新技术,普及科学知识,培养大家广泛的兴趣,提高同学们参与能力、组织能力、动手能力等综合素质。协同其他各部及社团开展工作,完成上级交给的任务。同时也为学生会的发展提供和培养后备力量。
在本届学生会的任期之中,我们将工作的重点放到了以下的几个方面:
一、加强部内、与其他各部以及其他学生会、社团的协同合作。
二、新生入校后的纳新工作。
三、部内成员素质的培养。
四、参与迎新晚会的制作及演出工作。
五、组队参加学校组织的“挑战杯”比赛。
六、创新/科技创想大赛。
七、学校布置的工作及其他活动。
具体操作详述如下:
一、初步计划、预算、可行性分析及风险和应对
1、按照时间的计划,我们近期将与学生会的其他部门进行沟通,了解其他部门的计划,并把我们的工作向他们介绍,加强彼此之间的了解,缩短“磨合期”,提高工作效率。
与宣传部联系,了解出板周期,提交近期的出板计划。以后每次将提前5~7天递交出板计划。
与学习部、实践部联系,提出本学年工作计划和需要的预算,联系合办辩论赛的事宜。
与文艺部联系,对即将举行的迎新晚会进行了解,提前为协办工作做好准备。
同时与体育部、女生部等进行沟通了解他们的工作方式,商讨共同举办活动的计划,并分析可行性。
从长期的计划,我们将对假如我部等其他同学进行团队合作的培训,并在以后的工作中及时沟通,积极合作。
紧密联系社团,积极组织和配合社团的活动。
2、接下来我们将对01、02级的同学进行筛选,将适合从事我部工作的同学纳入我部。具体标准将在成员招收及组成这一部分进行叙述。
3、对于进入我部的新成员我们将针对每个人的差异,有针对性对团队合作、语言表达、活动组织、科技知识、创新能力、动手能力等方面进行培养。主要通过每周举行的例会时间进行培训。
4、在今年10月中下旬我们将与学生会的其他部门一起举办迎新晚会。根据学院对创新的要求,以及结合了历年晚会的经验,我们计划在今年的迎新晚会中采用投影的方式增强现场感,活跃现场气氛。在晚会开场前,播放学院简介、专业介绍、学院机构设置、主要部门情况、学生会介绍、赞助商广告等,进行中播放演职人员名单、节目相关内容。力争做到展示学院风采,为晚会添彩,同时不过多地吸引观众注意力的统一。
幻灯片采用Flash或Power print制作,制作人员主要包括科技部成员、学生会秘书处,同时我们还将根据实际情况,临时招用学院的其他同学参与制作。
制作器材我们计划使用学院机房中的机器,这样一方面可以方便大家作品的收集和保存,更可以节省宝贵的经费。
投影机属于比较贵重的物品,这里需要学院老师帮助解决。
因为具体的晚会举办时间还没有确定,这里只能制定初步的时间表(以最终确定的晚会时间为基础)
时间
任务
参与人员
备注
五周前
选拔人才,联系设备
学院的老师,科技部晚会组,秘书处
计划由5~7人完成制作任务。
四周前
集体讨论,确定初步制作方案,制作部分模块
学院的老师,科技部晚会组,文艺部,其他制作人员
方案提出后经由老师批准后实施
三周前
完成初期制作,对晚会的内容进行制作
学院的老师,科技部晚会组,文艺部,其他制作人员
制作进度主要由文艺部送交资料的时间确定 二周前
进入细节制作,文艺部,其他制作人员
一周
将制作结果送交学院进行演示、审核
学院的老师,科技部晚会组
对于没有通过的细节进行修改
2-4天前
进行实地彩排
学院的老师,科技部晚会组,文艺部,其他制作人员
1-2天前
进行二次彩排
学院的老师,科技部晚会组,文艺部,其他制作人员,争取与其他演员同步进行
具体的计划书我们将于九月下旬送交院办。
可行性分析:采用投影的方式是历年所没有的,其必引起轰动。
风险及应对:制作效果方面可以由制作人员的水平保证。晚会现场可能会出现技术、机器等方面的不确定因素。我们将用大量的训练来减少和消除这方面的影响,在操作的过程中采用并联的系统,减少资料丢失、机器故障等因素的影响。投影机请学院的老师安排,如果可能准备两台以应不测。
资金预算:本活动基本不需要学院拨专款。
5、挑战杯(创业大赛)今年将举行第二届,在总结上一届的经验教训的基础上,我们在本届将于以下几个方面开展工作:
人才选拔:主要考察参加人员的语言表达能力、临场应变能力、书面表达能力
人员组成:以01级为主,相应加入00、99级,安排02级参与以培养后备力量。
项目来源:根据上届的经验,参赛作品最好是专利项目,这样更容易取得效果。
材料制作:精美细致的材料制作可以在初赛时给评为留下深刻的印象,在后期的评比中可以给评委及观众以强烈的视觉、听觉冲击,营造良好的现场气氛。
时间安排:本活动本着提早准备的原则,计划在10月份进行人才选拔、培训,11月份立项、制作参赛作品,第二学期参加复赛及决赛。其时间主要由学校的安排而定,我们将在收到通知的3~4天内上交计划并及时完成初期准备。
另外还将由专人安排协调工作。
可行性分析:挑战杯是我校的一项大型活动,很多同学对此都十分感兴趣,因此活动具有参与性。我院在上届挑战杯中取得了第二名的成绩,可以说具有一定基础和实力。
组织形式:本活动采用学生会指导,各团队自行实施的原则。在活动初期由学生会负责宣传、组织和解答相关问题。尔后,各队进行立项,在这个过程中,科技部将负责其中比较优秀(在人员组成、素质等方面)的队伍进行项目重点培养,例如与系里沟通,联系专利或比较具有竞争力的项目。以上活动争取在一个月内完成。接下来我们将对各参赛队的参赛资料制作提供指导,同时对其制作的成果进行再评估,做到重点突出,个别培养与统一培训相结合,以达到有
一、两个项目具有一定竞争力的目的。作品制作完成后将送交指导老师处审核经过反复修改后上交。寒假期间由各个通过初赛的队伍进行再制作,下学期开学后,工作重点将转移到队员的表达能力、对资料的深入了解和互相之间的协调性。之后,我们将对参赛队的演示文稿和现场发言稿进行修饰,使其能够达到具有强烈视觉冲击的水平。通过决赛的队伍将进入陕西省的“挑战杯”比赛,届时我们将针对省级比赛的特点对其进行专项培训,例如:电梯间式问答的方法等。
在整个项目的实施过程中,我们将对每个项目进行阶段性评估,及时提出缺点和不足,对于优势项目重点扶持。团队采用自由组合与制定相结合,为了保证质量也将会根据实际情况组建一至二支系队参赛,人员将优中选优。
另外科技部还将负责向各个团队及时传达信息,包括比赛时间,地点的等。
资金预算:因为采用比较松散的组合方式,因此可大量节约经费,故只需要150~200元,资金将用于培训材料购买、专家培训等。
风险及应对:本活动的效果主要通过成员水平、作品科技含量决定,我们将采取严格选拔、精心培训、采用专利技术或较好的创意的方式进行保证。
6、创新/科技创想大赛是我们计划与其他社团共同举办的活动,这个活动将根据其他活动的情况而决定是否举办,力争使活动少而精。其举办时间初步安排在下个学期,参与人员为汽车学院的全体学生。与科幻俱乐部等社团联办,以征集作品的方法实施。其目的是活跃同学的课余生活,展示我院学生的创新能力。
可行性分析:低年级的同学比较喜欢参与活动只要进行适当的宣传即可,高年级的可以采用选择合适的精神奖励,抓住他们的心理,结合素质教育来促进他们的参与性。科幻俱乐部有举办这类活动的经验,可以方便活动的举行。
风险及应对:参赛作品的质量可能出现差异,因此评选时我们将尽量采用透明的方式评选,同时对其控制,以保证数量和质量。
资金预算:本活动主要资金支出为奖品,预计200~300元。
7、因为科技部是第一年成立,故有很多不确定因素,学校有可能组织相关的活动例如于11月份举办的科技节、过一段时间的参观北郊试车场等,我们将积极进行组织,在活动下发的3~4天制定出计划,并完成相应的初期准备活动。同时也将与其他部门进行沟通,寻求帮助。
8、按照以上的计划,我们预计本学年的资金需求约为400~500元。(不包括可能出现的类似于承办大型活动指出的经费。)
二、成员招收及组成我部拟招收部员五至八名,其中三名02级,二名01级,三个备用名额
考虑到新生入校,电脑方面的技能水平,在02级中招收1名电脑方面具有专长的学生,2名组织、语言表达较为优秀的学生。01级两方面个一名。其余三名根据实际情况分配。
招收的方式采用报名和介绍相结合,之后通过公开考核录用。时间定为10月以前完成。
三、工作组织方式
为了能够成为一个团结高效的集体,我们制定了科技部的工作纪律和章程。
1、对于学生会内外要保持团结,通力合作。在活动中坚决服从项目负责人的安排,努力完成任务,并为其他成员的活动开展提供便利。
2、遵守时间,凡在例会及其他集体活动中迟到、早退2次或无故不到场1次者,开除科技部。
3、如果临时有事不能参加活动必须安排好相应的负责人,并直接与项目负责人联系说明原因,批准后方可离开。
4、奖罚分明,能者优先,不分级别,积极开展批评与自我批评。
5、每周召开例会,总结工作,布置任务,培训人员。
6、活动前有计划,活动后有总结,均有项目负责人完成。项目实施前必须经相关部门批准。
7、合理安排时间,提高效率。注意把握工作与学习的关系。
8、虚心听取学院领导、老师和其他同学的意见和建议,坚决完成上级交给的任务,为做好工作、服务同学、加强学生会建设、提高学院影响力贡献自己的一份力量。
理工学院学生会秘书处内部规章制度
口号:团结、协作、自信、高效、创新
学生会秘书处,是学生会的重要有机组成部分,是与其他部门联系的桥梁,为了让大家更加了解秘书处的工作、监督秘书处,特制定本制度:
秘书处成员工作职责
一、秘书处部长职责:
1、负责秘书处的日常全面工作的协调与开展,制定秘书处学期总体工作计划及工作安排,并在各方面带好头。
2、主持召集秘书处工作会议和相关活动所需班级干部会议;
3、负责检查、督促秘书处各项工作的实施和总结;
4、深入了解干事心声,适时的交流谈心,检查秘书处具体工作情况,学期终结合各部做好工作鉴定与考核。
5、及时的总结工作经验,负责秘书处的自身建设,并支持指导秘书处成员开展工作,认真协调与各方的关系。
6、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作,并制定相关工作计划,并与副部长和干事适时地进行沟通交流,及时的发现并解决问题。
二、副部长职责:
1、对部长负责;在各方面带好头;
2、分管指定的各项工作;
3、认真协调各部门之间的关系,主动配合部长搞好秘书处的各项工作;
5、积极开展对外交流,适时结合实际,针对性的开展各种活动;
6、部长不在时,行使部长权力,主持秘书处的全面工作。
三、干事职责:
1、认真及时地完成分配的工作,在活动时发挥创新意识;
2、团结互助,注重团队协作精神;
3、始终保持着对工作的热情;工作态度要求良好,做到心平气和,耐心周到,友好待人。
4、秘书处成员要严于律己,遵守学生会的管理制度,互助共勉,在履行职责时,不与同学发生正面冲突,要正确处理发生的意外情况,树立秘书处良好的形象和声誉;
5、秘书处成员不得以权谋私,不得以秘书处或学生会的名义有越权行为,一经发现,视情节轻重,分别处以批评,警告、直至辞退;
6、秘书处成员在执行任务中,出现错误应追究该组负责人及当事人的责任;
7、在分配到工作时如果有事及时说明但不得撒谎,如有发现立即辞退。
8、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作,可以向部长或副部长提出辞职。
四、会议制度:
1、秘书处根据实际工作需要召开工作会议,干事应准时参加例会,会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况;
2、部内成员应遵守例会纪律,不得讨论与会议无关的话题,保证讨论的工作顺利进行;
3、干事应认真完成会议记录,对于有异议的地方可以会后讨论解决,或向部长或副部长提出;
4、如遇特殊情况应事先向部长或副部长请假并说明理由,事后明确会议内容,干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者,予以辞退处理。
五、成绩规定:
秘书处全体成员考试成绩必须过半,连续两次不过半者予以辞退。
六、其他:
对做好事获得表扬或奖励者给予部内奖励,既适当的加工作量及工作分; 对做坏事获得批评或处罚者给予部内惩罚,即适当的减工作量及工作分。
本制度只对部内成员有效,最终解释权归学生会秘书处,自公布之日起实施。
物理科学与信息工程学院
学生会秘书处
2007.3.311、在主席指导下,抓好学生会的具体实施工作。
2、掌握各部的工作进展情况,并及时向主席与秘书长汇报工作
情况。
3、做好会议通知,考勤记录,对无故迟到,早退,缺席的人员
提出处理意见。
4、做好每次的会议记录,并保管好记录本。
5、做好学生会日常工作记录。
6、收发文件,资料等并摘抄有关内容以备主席、副主席及各部
长翻阅。
7、完成或协助院团委、院学生会交给的其他工作。
第四篇:秘书处
秘书处工作制度
一、部门职责:
1、负责保管社团联合会各社团档案;
2、负责社联文秘工作,拟定会议通知并收集整理各项表格和申请等;
3、每学期初负责收集整理各社团的工作、活动计划,并汇制总表;
4、每学期末负责收集整理社联各部门及各社团的工作总结;
5、负责社联办公室、会议室、活动实的日常管理工作。
二、部门规章制度:
1、遵守学院各项规章制度,做到学习工作两不误。
2、会议考勤、办公室值班考勤
3、纪律观念(会议、值班、活动纪律)
4、对社团联合会布置工作的配合及完成情况;
请假:-0.5分/次,迟到:-1分/次,缺到:-3分/次
第五篇:秘书处
秘书处
第一章 秘书处介绍
秘书处紧扣艺术团中心工作,健全制度,规范管理,注重服务,综合服务、督促检查、催办落实、统筹协调、组织实施等方面下足功 夫、做好文章,推动大学生艺术团各项工作高效顺利开展。主要负责大学生艺术团的全体人员的加分工作和日常管理事物。联系各团的纽带
第一条
第二条
第三条
第四条
第五条
第六条
第五条
第六条
第七条
第九条
第二章 组织机构 歌唱团由校团委直接领导,学生干部组织协调、处理歌唱团的日常工作。秘书处学生干部由以下成员构成:秘书长1名副秘书长2名 正副秘书长任期一年,换届选举在每学年六月进行。第三章 管理制度 具有高度的责任心和优秀的道德品质,有奉献和敬业精神,诚实守信; 具有较高的管理、组织能力;工作认真负责,谦虚谨慎,求实敬业;自觉维护协会利益,时时处处为艺术团着想,时刻从大局出发; 全心全意为广大同学服务,耐心团内同学。积极服从正副部的管理,分层分配干事事务。第四章加分制度 负责艺术团各分团专场的加分包括布置会场,收拾会场,工作人员,演出人员,主持人员,礼仪人员等。负责宣传部的画海报,做画布,做道具,抬宣传板等的加分。负责期末艺术团的主席团及各分团的正副部、干事的期末职位分辛苦分活动分的提写。每月的25号交给团委进行审批。第五章 例会制度 例会时间:每周一晚8:00地点为:成员准时到场。如有事与会议冲突提前向正副部请假,并在会议当天找正副部了解会议内容及工作安排,如无故旷会下次例会写书面检讨。
第八条副部带干事每星期到各分团做会议记录,会议记录内容于下次例会统一
上交审查。
参加各分团的训练,了解各分团的训练情况和困难。协助各分团的专场和演出,及时有效的保证专场的顺利进行。
第十条正副部的会议由秘书处的正副部发放通知,记录会议内容。安排各团副
部每学期到团委进行值班。
2、会议中必须遵守会场秩序,不得私自离开,如有急事须向正副部请假。不许私自走动、说话。电话调成振动或关机。
3、适当把握会议时间。应在会议通知时间五分钟内开始,不得无故拖延时间。4 正副部及干事应准时到场,迟到超过十分钟者按旷会处理。
5、迟到超过四次作检讨,超过四次等同于旷会两次给于留职察看或开除处分。
第七章 考勤制度会议考勤
保证正副部会议人员的全体出勤,如有事或病假的,需本人电话向主席请假。无故旷会的,由秘书处记录,名单期末上交。秘书处的会议保证全体干事出勤,如有请假者需本人向正副部请假。
2活动考勤
在各分团活动进行的布置,收拾,以及专场当天出勤人员由秘书处人员负责组织签到。事假病假
凡事假病假者,必须本人电话打给正副部,予以批准。
第八章奖惩制度无故旷会,不参加集体活动3次,迟到早退4次以上者,给予内部批评,并取消当年秘书处评奖、选优的资格。
2不服从秘书处规章制度,无故不去做会议记录、不跟随各团训练并且没有正当理由的,取消其当年的秘书评奖、选优的资格,情节严重的,给予批评,检查等处分。
3积极参加各项团内活动,表现积极者,在会上进行表彰,给予一定的考评加分,突出者表彰先进个人奖励。
4在活动中给秘书处获得荣誉的,或在比赛中获得名次及优秀奖的,给予校优秀学生,校优秀艺术团团员等荣誉称号。并给予相应的考评加分,与此同时在艺术团内进行宣传。