XX公司外发物资管理制度

XX公司外发物资管理制度

一、目的为了规范外发物资作业流程，使外发作业按程序合理进行，并确保能保质保量满足需求。

二、范围

适用于本公司所有外发物资的作业操作流程。

三、定义

外发作业：是指为了满足顾客需求和公司生产需求组织的原材料、半成品、成品、设备的发运工作。

四、权责

1、销售部：

负责客户需求信息的传递，发布，负责新项目物资外发的信息传递，监控整个作业流程，严格按照项目的推进时间节点督促相关部门完成与物资相关包装及发运的准备工作；负责与客户的账单核对、跟单和挂账核对工作。

2、行政部：

负责新项目承接后的资金策划及发运的前期策划工作；负责与供应商的账单核对和挂账核对工作；负责成熟产品及新项目产品的BOM，并编制外发清单提交给发运部门。

3、采购部：

负责由我司直接采购的原材料、半成品、成品灯物资的准备工作，如仓库没有物料的情况下，应及时组织采购，确保外发物资是合格状态出厂；负责新项目承接后的寻源及发运的前期策划工作；负责外发物资的物流运输方案确定，负责物流运输联络，协调，跟踪物流运输过程。

五、管理细则：

5.1

外发物资需求提出

5.1.1

销售部在获得有外发物资信息时，应确保在24

小时内将信息以书面的形式发布给相关部门，当外发物资需外部资源协调的，应提前至少一周时间将信息以书面形式发布给相关部门；

5.1.2

外发物资任务信息应包括物资名称、件号、需求数量、包装要求、到达时间以及特殊要求等；

5.2

物资发运前准备

5.2.1

成品外发时，采购部应按物资发运清单组织物资的准备，如无库存品或库存品不足时，应立即组织供应商调货；

5.2.2

已经确定的需外购时，采购部应立即组织采购并跟踪到货进度；

5.2.3

销售部接到外发物资信息时，应马上确定是否有已制订的方案，如没有应及时根据物资的特性（重量、尺寸等）制订符合要求的方案，并输出给其他责任部门；

5.2.4

成品外发物资准备妥当后，采购部应进行再次检验确认，确保所有物资合格状态，检验合格后方可进行包装作业，同时应附一份《检验报告》随货同行；

5.2.5

负责外发物资的部门在物资准备妥当，检验合格，包装完成后，应在包装箱内放置物资清单，并在外包装外张贴或书写唛头以示区分和到货确认、核对，同时发运物资清单应提交一份给销售部，由销售部与客户对接部门和我司财务部门。

5.3

物资的发运

5.3.1

采购部按外发物资完成时间节点提前确定物流运输方案，联络物流运输单位提前安排到我司提货；

5.3.2

新项目外发时，销售部负责全程监控物资从准备到发运前的所有作业过程是否符合要求，协调处理异常事件；

六、关于外发经销商物资统一对接窗口和单据核对的规定

6.1

由销售部负责产品的外发物资信息对接窗口，以及单据传递、核帐、对账等工作，与其他部门或个人对接均视为无效。

有物资需求时，将需求信息传递给采购部，不可再出现某个工作人员或多个部门提出需求信息的情况。

已入库的物资需外发时，需走销售流程，按《出库单》进行物资的领出，发运凭据；销售出库单一式三联财务一联，发货一联（一联随货，另一联由发货司机交客户），销售部留底一联。

采购部发货后，将物资清单存根联扫描发到行政部，行政部在收到货物时，3

个工作日内必须清理入库，对于不合格品也必须及时入库，录入不合格品库，且及时传递一份实收清单给采购部，实收清单上面必须体现合格与不合格品总数；最后由行政部将核对后的清单上交财务；

当行政部在验收到货物资时，如发现有不合格物资，应将不合格现象以书面形式传递给采购部；

对于没法进行返工的不合格品，退回给供应商，并由采购部重新组织调货和发运；

采购部发出的采购单据入账，并注明到货时间；入账日期必须与当批货物到货日期一致；

客户收到货物后，出现货物与发出销售清单的数量不符、编码、名称不一致者，必须在实收清单上面备注清楚，并将信息传达给采购部，由采购部进行核对，确认无误时，需进行补货和更正等工作，同时需录入系统以便核对；

对在运输过程中造成的不合格品，由销售部负责核实，由采购部落实相关责任；

七、异常情况处理：

实物名称与单据不符；

实物数量少于单据数量；

C)

实物规格型号与单据不符；

d)

收货地址与收货人不符或不清楚；

对于以上情况出现，发现部门或人员应立即反馈给信息发出部门协调处理，确保物资准确、及时的发出。对于与需求不符的物资先联系后直接退回，相关人员承担责任。

八、相关文件:

无