第一篇:如何写好公文
如何写好公文
一、勤于练笔
文章非天成,妙手靠实践。“文贵于精,精在于练”。清朝唐彪在《读书作文谱》一书中说:“谚云读书十篇不如作一篇”,“学人只喜多读文章, 不喜多做文章;不知多读乃藉人之工夫, 多作乃切实求己工夫, 其益, 益相去远也”。所以我们不仅要多读, 更要重苦练, 任何好文章都离不了苦练。公文等文稿的写作才能、技巧,也是从刻苦实践中锻炼出来的,天道酬勤,勤能补拙。只有多写常练, 坚持不懈,才会熟能生巧,运笔自如,真正学到本领。
当然,练习公文写作是有一个过程的,不可能一蹴而就的。工作中,常常听到一些人说;“我们想是想写,就是不知道从何写起”。笔者认为,不妨从写“火柴盒”、“豆腐块”,整理会议记录、情况反映做起,做到勤写、多写且长期坚持下去。比如,可以先从通知、大事记、会议纪要等相对来说内容单
一、结构简单、篇幅短小的文体学起,逐步向工作意见、工作规划、工作汇报、工作总结等相对复杂的文体拓展,也可以先从办法、规定、条例等相对来说规范性较强、模式化程度较高的文体学起,逐步向领导讲话、调查报告、经验材料等非规范化、模式化的文体拓展,也可以先从自己熟悉的领域写起,逐步向其他领域拓展,这样可以发挥自己知识和业务方面的优势,增强写作信心。有道是:“常看胸中有本,常写笔下生花”。通过练笔可以锻炼我们的思维能力,开阔知识面,只要坚持勤于练笔,不怕失败善于总结经验教训,自己就会慢慢“入门”,写作水平就一定能在“日不见长”中逐渐得到提高。
二、巧于借鉴
提高公文写作水平,到底有没有“秘诀”?我们的回答是否定的。那么,公文写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的回答又是肯定的。任何事物都有其内在的必然联系即规律性,任何物质产品和精神产品的制作都有其特有的方法和技巧,公文写作当然也不例外。
要提高公文写作能力,应有意识地选读一些范文,以作借鉴。只有读多了,读熟了,也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。如,总结、报告、汇报材料的开头,通常会用到 “在×××的正确领导下”,“在×××的大力支持下”,“在×××的亲自过问下”;在总结成绩时,通常都会用,“取得良好的经济效益和社会效益”或者是“各项工作呈现良好态势”等等进行归纳;以领导为主角的新闻报道,通常会有“×××领导亲自到会并发表重要讲话”,“×××领导不辞辛苦(根据天气变化可相应改为“冒着大雨”、“冒着严寒”、“顶着烈日”等)走访和慰问了×××”等语句;在分析问题时,一般都会用“在认真总结工作的同时,我们要清醒地看到,仍然存在一些突出的矛盾和问题”必用此语来增强危机感,类似的语句还有:机遇与挑战并存,压力与困难同在;在结尾通常都会“以更加昂扬的斗志、更加饱满的热情、更加务实的作风和更加勤奋的工作,推进各项工作再上新台阶”来鼓舞干部职工的士气,增强信心。但我们也应认识到,读书是读他人之书,作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养,经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套,模仿抄袭,依葫芦画瓢。
三、乐于思考
理论观点是文章的命脉,它是文章生命所系,价值所关。因此,必须切实注意材料的思想性和观点的正确性。只有从理论和全局的高度,注意理论与实践的结合,提炼出鲜明的观点,文章才有方向、有深度,指导性才强,才有生命力。而深邃透彻的观点、闪光发亮的思想来自在掌握客观事物之后的深入思考。常言:“道得人人意中语,千回百折费寻思”。所以,在写文章之前,必须静观默察,烂熟于心,凝神结想,深思熟虑,只有这样才能把思想、材料变成系统的语言,把系统的语言变成书面文字。
在公文写作前,谋篇布局是思路的重要表现形式,所以,我们写文章要提高谋篇布局的能力,根本的是要认真锻炼思路,加强思维活动的逻辑性、条理性的训练。毛泽东曾说:“写文章要讲逻辑,就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构,开头、中间、尾巴要有一种关系,要有一种内在联系,不要互相冲突。”只有对内容经过精心思考,对文章的谋篇布局做到胸有成竹,再动笔写作,才能写出结构严谨,逻辑性、条理性强的文章。要列好提纲,或打腹稿。这是起草公文的一道重要工序。按提纲写稿子,有许多好处:可以帮你组织材料;可以使你想问题更周到;免得一面写一面想,写时吃力不讨好。列提纲,一定要在掌握领导意图的基础上进行。提纲列的越细致越好,不要光列大题目,还要列小题目,就连每个小题目里各写几层意思,哪一层意思放在哪一个题目里面,也要考虑清楚。比较简短的公文,可以不列提纲,但一定要打好腹稿。打腹稿,虽然不一定形成文字,但对文稿的谋篇布局也要想明白。有了好的提纲或好的腹稿,文章等于完成了一半,起草公文就会得心应手。
四、博于选材
撰写公文通常有两条最基本的要求:“上要着天,下要着地”。着天就是知上晓上;着地就是掌握信息、立足现实。公文重在实用,鲜明的实用性是公文首要和最本质的特点,也是公文的出发点和归宿。因此,公文写作之前,必须掌握大量的信息材料,经过鉴别、筛选、分析、综合,将相关的材料转化为公文的内容。
收集材料,需要搞好材料的积累, 努力建立自己丰富的“材料库”:一个直接材料的仓库, 装从生活中得来的材料,;一个间接材料的仓库, 装从书籍和资料中得来的材料;另一个就是日常收集的人民语言的仓库。通过积累材料,一是能从中学习他人的写作经验和写作技巧。我们在看书读报时,对重要的、好的文章要进行认真思考和分析,它好在什么地方?怎样立意?怎样布局谋篇?怎样开头和结尾?有哪些不足?假如换我来写篇文章又会是怎样?这样一对照,自己也就慢慢有提高。二是可以从中获取信息,积累各种资料。具体的积累方法是:把自己一本书后的最大感想和书中好语句记录下来,把它抄在本子上;把报纸上的有关资料,如好的观点、标题、典型事例及数据等你感兴趣的东西记下来,条件许可时,最好剪集成册,分类保存;把自己在日常工作、下基层调查和同他人聊天时的一些好想法,他人的好语言记下来。如此长久坚持下去对写作文章是大有好处。有人说,写文章的过程就是收集、整理、研究和利用资料的过程,这话是有一定道理的。只要你觉得是有用的、有价值的材料就摘录、收集,并经过消化吸收,转化为自己知识的有机组成部分。
五、善于比较
学习公文写作,需要根据行文意图去辨析文体,准确使用公文文种。怎样辨识运用的文种呢?首先能够区分行文的方向,依据隶属关系来确定适用文种。例如,“请示”和“函”都有请求批准的功能,但由于行文方向不同,则要使用不同的文种。向具有隶属关系的上级机关行文,应该用“请示”;向无隶属关系的机关行文,应该用“函”。如,关于购置**设备的请示,**公司关于与**单位建立合作关系的函。其次能够区分公文功能的相同点和相异点,依据公文的具体事由来确定适用文种。报告与请示两种文件,因为同是上行文,人们往往分辩不清,在工作中常常混用、错用。我们通过比较,是完全可以将两者区别开来,区别是:第一,从性质上看,报告是陈述性公文,是阅件;请示却是请求性公文,是批件、办件;第二,从内容上看,报告是汇报工作、反映情况、提出建议和答复上级询问用的,不能写请示事项;请示重在请求,要写清请示事项,要求上级批复。第三,从时限上看,报告是事后说明,请求是事前陈文,请示的发出机关,要等上级批复之后才能把请示事项付诸实施,决不能“先斩后奏”。如,关于2006年通行费收入情况分析报告,关于**所工会委员改选的请示,这样一比较,请示与报告的不同也就一目了然了。
一个事物特点,总是在同别的事物比较中显示出来的。具有以上辨体能力,是正确使用公文文种的前提条件。为此,善于运用比较来学习,是辨识公文文种特点,掌握公文写作的重要途径。
六、精于修改
公文写作多写多练固然重要,但每次拟稿时,还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律,也是写文章责任心强的一种表现。文章频改,功夫自出。事实上,多一次认真修改,就多一份写作的体验,就多一项具体的收获。学习公文写作,要养成修改文章的良好习惯,虚心听取领导和同志们的意见,克服怕人挑“刺”的思想,对每一篇文章反复推敲,精思细改,这样写作能力才能迅速地提高。
公文修改的内容主要包括:一是斟酌主题,看是否正确、深刻和突出;二是研究结构,看前后是否衔接,整体是否协调,层次是否清楚,段落是否分明,照应是否紧密,过渡是否自然;三是检查素材,看是否真实、典型、新鲜、生动,是否恰到好处地说明了主题;四是推敲文字,看每个段落、每句话、每个词、每个标点是否得当。一旦发现毛病,无论大小,都要严肃对待,认真修改。修改的方法有很多种,比如,可以拿自己写的初稿同领导修改后或报刊发表后的定稿进行比较,看一看领导和编辑都做了哪些修改,琢磨一下为什么这样修改,修改后的高明之处在哪儿,从中体会出一些门道;也可以自己写了文章以后,请高手帮助修改。有的时候,人家改动几句关键的话,可以使文章上一个档次,提出几条修改意见,可以使你受益匪浅,甚至受益终生;也可以自我修改,边读边思考,边读边修改或者先读一些有关的文章,翻一些相关的资料,开阔一下思路,冷静一下头脑,然后回过头来再对文稿进行思考和修改。这样,即使比较成熟的文稿,也会发现毛病。
第二篇:公文写作要有好的文风
公文写作要有好的文风
公文写作是党政机关、社会团体、企事业单位通过制发文件来实施领导和管理的第一个环节,因此,力戒形式主义,树立良好文风极为重要。
好文章的标准千条万条,归根到底有一条,就是内容与形式的完美统一。任何事物,包括公文在内,都有自己的内容,也都有自己的形式,二者既互相联系,又互相制约,是辩证的统一。公文的内容决定公文的形式,公文的形式依赖于公文的内容。但是在一定条件下,公文的形式对内容又有反作用,形式适应于内容,就会使内容的表述清晰而流畅;反之,就会影响、甚至妨碍内容的正常表达。
在公文写作中,依据内容的需要选择恰当的表达形式,是十分必要的。但是,如果脱离内容而过分追求形式,就会滑向形式主义。因此,在写作过程中一定要注意区分必要的形式与形式主义。形式与形式主义,只有一步之遥,关键在于把握好尺度。偏离或脱离实际内容,仅在形式上做文章,或者把形式与内容割裂开来、对立起来,就会使形式成为“形式主义”。
公文写作中形式主义的突出表现,大致有以下几种:
一是哗众取宠,做表面文章。要么有意无意地高喊口号,将文章、讲话添枝加叶,短话长说,看似面面俱到,实则离题万里;要么牵强附会地夸大其词,歌功颂德,戴高帽子,堆砌数据,言不由衷,看似热热闹闹,实则中看不中用;要么不顾客观情况,弄虚作假,文过饰非,讲成绩头头是道,谈问题蜻蜓点水,看似认认真真,实则虚于应付。
二是空话套话连篇,言之无物。或照抄照搬,移花接木,千人一面,千部一腔,语言雷同,堆砌辞藻,生涩乏味,让人听不懂、看不懂。或不对具体问题进行具体分析,不触及实际情况,不回答群众关切的问题,不提出有针对性的措施,走马观花,粗枝大叶,云山雾罩,不知所云。
三是罗列现象,开中药铺。讲情况,谈问题,不是按照事物的内部联系来分类,也不去分析事物的本质、揭示事物的规律,而是按照事物的外部标志来分类,满足于一二三四的数字游戏,使用一大堆互不关联的概念,排列成一篇文章或一个报告。
四是老生常谈,毫无新意。讲话老一套,行文八股调,不研究新情况,不解决新问题,文字表达没有新角度、新材料,也缺乏富有个性、特色鲜明、生动活泼的语言,缺乏思想的火花,显得很陈旧、很沉闷,跟不上时代前进的步伐。
综上所述,其表现虽然不同,但思想上的根源却只有一个,就是文风不正。毛主席说过:“学风和文风也都是党的作风,都是党风。”党风决定着文风,文风体现出党风。文风不正也是党性不纯的表现,因此,克服公文写作中的形式主义,首先要纯洁党性,端正学风和文风。
克服公文写作中的形式主义,还要加强学习,提高素质,提高自身的理论政策水平,思想认
识水平,逻辑思维能力和文字表达能力。《论语》中有句名言,叫做“工欲善其事,必先利其器”。以上四种素质,就是我们必备的利器。常言道“磨刀不误砍柴工”,学习就好比磨刀,只有把刀磨快,把武器搞锋利,公文写作才能得心应手,避免形式主义。
一篇好的公文,一定是内容充实,言之有物的。这就要按照一切从实际出发、实事求是的原则,搞好调查研究,尽可能详细地占有第一手材料,并且将丰富的感性材料加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作,从中引出其固有的而不是臆造的规律性,也就是找出这些材料的内在联系。这样,我们才能恰到好处地运用这些材料,写出具有丰富充实的内容、深入浅出的论述、鲜明朴实的文风、生动活泼的语言的好文章。
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第三篇:公文写作应把握好的一些要素
军用公文写作应把握好“五种关系”
军队各级机关参谋人员撰写军用公文是一项经常性的重要工作,参谋人员要圆满完成这项任务,必须认识和掌握军用公文写作的一般规律,把握好“五种关系”。
一、把握好起草意图与首长意图相符合的关系
军用公文是军队各级首长行使指挥权力的重要手段,参谋人员受命撰写军用公文,其公文起草意图必须与首长意图相符合,不允许掺杂起草者个人意见,如此,才能保证军用公文的质量。参谋人员在写作中对首长的指示和要求,要清楚明白,不能似懂非懂;要全面把握,不能片面理解;要深刻领会,不能浅尝辄止。
首先参谋人员对公文的行文名义、目的、对象、内容、要求、时间等要素要做到心中有数,否则在办理文件过程中容易出现对首长意图的理解偏差;其次要善于把能够反映首长意图的讲话、指示、会议记录及相关文件,有机、完整地结合起来全面分析,对公文中所涉及的事项应着眼全局去考虑,而不是限制在一个局部狭小的范围就事论事,否则就容易断章取义、曲解首长指示精神,不能完全反映首长意图;第三对公文中所涉及事项的关键环节,如原则、方针、核心内容等一定要严格按党委决定、首长交待的指示精神去拟制文件,客观公正地做出科学判断,从而符合实际地制定政策、规定,只有这样,才能确保起草意图与首长意图相符合。
二、把握好行文名义与公文内容相符合的关系
军队各级行文有三种经常使用的行文名义:以党委或纪委名义行文、以部队名义行文、以机关名义行文。行文名义必须符合公文所反映的内容,才能够发挥军用公文的法定效力,体现军用公文的权威性和约束力,更好地实现行文目的。
中央军委对各级部队及其机关的职权范围有明确规定,在这方面首先要把握的是公文内容是否在职权范围之内,这是确定行文名义的基本依据。通常情况,凡是在本级机关职权范围之内的事项,以机关名义行文,而不以部队名义;超越本机关职权范围的事项、战时或特殊情况下才以部队名义行文;以党委、纪委名义制发的公文,在公文内容上往往侧重部队党委、纪委业务,在公文文种上使用“决定”、“通报”、“通知”等文种较多。其次要把握的是以部队名义制发的公文,其内容大多涉及全局或重大事项,且具有指令性,这类公文通常要由部队首长签发,必要时还应经首长办公会或部队党委集体研究通过;而以部队机关名义制发的公文,则通常只涉及局部,且业务性较强,属于业务部门办理的范畴之内;以党委纪委名义行文的文件,其使用时机与以部队机关名义制发的公文比较类似,即使是部队的党委也不能使用“命令”、“通令”等文种。第三要把握的是公文内容的规格等级也与行文名义密切相关,以部队党委或部队名义制发的公文,其公文规格上要明显高于以部队机关名义和纪委名义制发的公文,在部队实际行文当中,即使是司令部、政治部、后勤部三大机关联合行文,其内容规格也不能与以部队名义制发的公文相等同。
三、把握好公文内容与部队实际相符合的关系
军用公文内容与部队实际相符合,不仅是公文处理条例的要求,也是作战需要对军用公文的强制性措施,因而起草者必须保证军用公文内容的真实性、所提措施的可行性,不允许有半点虚构和夸张。写请示和报告等上行文,要如实反映实际情况,否则,上级就不能了解真实情况作出正确决策;写决定、通知、通报、指示等下行文,必须符合执行单位的实际,否则,下级接到文件无法执行与落实。
这就要求参谋人员在起草公文前,首先对公文中所涉及事项,要充分了解实际情况,确保言之有据;下命令、作指示、做规定,要以国家方针、政策、法律、法规,部队条令、条例,上级的指示精神和科学技术的成果作为理由和依据。其次要对公文中所涉及事项结合实际实事求是地进行分析,确保言之有理;拟制首长讲话稿、调查报告、通报等文种,应该用典型材料、对比性材料、数字、典故等说明问题、分析问题,夹叙夹议、事理结合,把叙事与明理结合起来,才能提高公文质量。第三要制定科学可行的措施,确保言之有策;写背景、找原因、定措施,要从受文单位的实际情况出发,用具体的事实反映观点,少写情况分析,多写能够解决具体问题的切实可行的意见、对策、办法和规定,才能增强军用公文的执行性与可操作性。更多相关文章请到免费公文范文网学习参考
四、把握好公文语言与行文关系相符合的关系
军用公文是以书面语言为表达形式的指挥与交流工具,它的语言区别于文学作品与地方行政公文的语言,既具有明白、平实、简洁、规范等特点,又要符合行文双方的隶属关系,根据行文关系选择公文用语。例如,“报告”、“请示”是上行文,在公文用语上必须体现出下级机关对上级机关的尊重、礼貌,多用陈述性语气;“决定”、“指示”等是下行文,在公文用语上必须体现出坚定、果断,多用祈使性语气;“函”是平行文,在公文用语上必须体现出尊重、平和、谦恭,多用商量的语气。这种特定的语句、语气和语词,都是由行文双方的隶属关系决定的。遵循这一规律,就能实现公文表达形式与内容的有机统一,有利于实现行文目的。这就要求公文起草人员在撰写公文时,一定要根据行文双方的关系选择恰当的语言和语气,否则,就有失体统,不合规范。
对军用公文语言的运用,首先要做到表述准确,无论是命令、指示、决定等下行的指挥性文书,还是请示、报告等上行的报告性文书,语言的表述含义要准确明白、用词要恰当得体、提法要有根有据,否则就有可能起到误导的作用,给部队造成不必要的损失;其次要做到内涵丰富,如指示、通报、报告等大中型文书,不仅要有针对性,还要有思想性,因而在起草公文时,语言运用应避免浅薄、记流水账,而要十分注重语言的高度概括和凝炼;第三要做到语言规范,新版《中国人民解放军军语》(以下简称《军语》)是拟制军用公文的法规性用语,使用《军语》语言拟制军用文书也是《中国人民解放军机关公文处理条例》的明确要求,但使用《军语》并不是呆板,也不是要千篇一律,郭沫若曾经说过:“就语言方面讲,要求字眼总要用得适如其量。这样,表现的概念才会准确,也才会使人感到鲜明”。一篇好的军用公文应该语言规范、道理透彻、论述明白。所以,把《军语》语言同其他语言有机地结合是军用公文追求的目标。
五、把握好行文格式与行文目的相符合的关系
《中国人民解放军机关公文处理条例》对各种公文的格式有着严格的规定,这是为了充分体现军用公文的法定权威性和约束力,从而更好地实现行文目的。每种行文格式各不相同,都与行文目的密切相联。行文目的约束着行文格式,行文格式反映行文目的。例如,发布行政法规和规章,宣布施行重大强制性措施,就要选用“命令”的文种和格式;对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,就要选用“指示”的文种和格式;向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问,就要选用“报告”的文种和格式,文种的选择是由行文目的所决定的。遵循这一原则,就能正确选择公文的文种和格式,明确行文目的,实现公文的效用;违背这一原则,就可能选错文种,用错格式,必然影响公文办理,影响公文作用的发挥,甚至给部队工作造成损失。这就要求公文起草人员首先必须熟悉军队机关公文处理有关条例和规定,严格按照法定的格式撰写公文,不能随心所欲;其次必须根据行文目的和行文关系正确选择文种,采用恰当的表达方式,使所写公文规范适用。
把握好军用公文写作的“五种关系”,才能体现出一级机关参谋人员基本的素养,提高领导机关威信,确保公文质量与军令畅通。
第四篇:文秘如好做好公文写作工作
文秘如好做好公文写作工作
说起“秘书”,大多数人首先联想到的是在领导人身边工作的秘书,但在公文写作网www.xiexiebang.comwww.xiexiebang.comwww.xiexiebang.comwww.xiexiebang.comwww.xiexiebang.comwww.xiexiebang.comwww.xiexiebang.comwww.xiexiebang.comwww.xiexiebang.comwww.xjnm.in是一个集养殖网和种植网于一体的农业类网站!
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第五篇:军用公文写作把握好“五种关系”
军用公文写作应把握好“五种关系”
军队各级机关参谋人员撰写军用公文是一项经常性的重要工作,参谋人员要圆满完成这项任务,必须认识和掌握军用公文写作的一般规律,把握好“五种关系”。
一、把握好起草意图与首长意图相符合的关系
军用公文是军队各级首长行使指挥权力的重要手段,参谋人员受命撰写军用公文,其公文起草意图必须与首长意图相符合,不允许掺杂起草者个人意见,如此,才能保证军用公文的质量。参谋人员在写作中对首长的指示和要求,要清楚明白,不能似懂非懂;要全面把握,不能片面理解;要深刻领会,不能浅尝辄止。
首先参谋人员对公文的行文名义、目的、对象、内容、要求、时间等要素要做到心中有数,否则在办理文件过程中容易出现对首长意图的理解偏差;其次要善于把能够反映首长意图的讲话、指示、会议记录及相关文件,有机、完整地结合起来全面分析,对公文中所涉及的事项应着眼全局去考虑,而不是限制在一个局部狭小的范围就事论事,否则就容易断章取义、曲解首长指示精神,不能完全反映首长意图;第三对公文中所涉及事项的关键环节,如原则、方针、核心内容等一定要严格按党委决定、首长交待的指示精神去拟制文件,客观公正地做出科学判断,从而符合实际地制定政策、规定,只有这样,才能确保起草意图与首长意图相符合。
二、把握好行文名义与公文内容相符合的关系
军队各级行文有三种经常使用的行文名义:以党委或纪委名义行
文、以部队名义行文、以机关名义行文。行文名义必须符合公文所反映的内容,才能够发挥军用公文的法定效力,体现军用公文的权威性和约束力,更好地实现行文目的。
中央军委对各级部队及其机关的职权范围有明确规定,在这方面首先要把握的是公文内容是否在职权范围之内,这是确定行文名义的基本依据。通常情况,凡是在本级机关职权范围之内的事项,以机关名义行文,而不以部队名义;超越本机关职权范围的事项、战时或特殊情况下才以部队名义行文;以党委、纪委名义制发的公文,在公文内容上往往侧重部队党委、纪委业务,在公文文种上使用“决定”、“通报”、“通知”等文种较多。其次要把握的是以部队名义制发的公文,其内容大多涉及全局或重大事项,且具有指令性,这类公文通常要由部队首长签发,必要时还应经首长办公会或部队党委集体研究通过;而以部队机关名义制发的公文,则通常只涉及局部,且业务性较强,属于业务部门办理的范畴之内;以党委纪委名义行文的文件,其使用时机与以部队机关名义制发的公文比较类似,即使是部队的党委也不能使用“命令”、“通令”等文种。第三要把握的是公文内容的规格等级也与行文名义密切相关,以部队党委或部队名义制发的公文,其公文规格上要明显高于以部队机关名义和纪委名义制发的公文,在部队实际行文当中,即使是司令部、政治部、后勤部三大机关联合行文,其内容规格也不能与以部队名义制发的公文相等同。
三、把握好公文内容与部队实际相符合的关系
军用公文内容与部队实际相符合,不仅是公文处理条例的要求,也是作战需要对军用公文的强制性措施,因而起草者必须保证军用公文内容的真实性、所提措施的可行性,不允许有半点虚构和夸张。写请示和报告等上行文,要如实反映实际情况,否则,上级就不能了解真实情况作出正确决策;写决定、通知、通报、指示等下行文,必须符合执行单位的实际,否则,下级接到文件无法执行与落实。
这就要求参谋人员在起草公文前,首先对公文中所涉及事项,要充分了解实际情况,确保言之有据;下命令、作指示、做规定,要以国家方针、政策、法律、法规,部队条令、条例,上级的指示精神和科学技术的成果作为理由和依据。其次要对公文中所涉及事项结合实际实事求是地进行分析,确保言之有理;拟制首长讲话稿、调查报告、通报等文种,应该用典型材料、对比性材料、数字、典故等说明问题、分析问题,夹叙夹议、事理结合,把叙事与明理结合起来,才能提高公文质量。第三要制定科学可行的措施,确保言之有策;写背景、找原因、定措施,要从受文单位的实际情况出发,用具体的事实反映观点,少写情况分析,多写能够解决具体问题的切实可行的意见、对策、办法和规定,才能增强军用公文的执行性与可操作性。
四、把握好公文语言与行文关系相符合的关系
军用公文是以书面语言为表达形式的指挥与交流工具,它的语言区别于文学作品与地方行政公文的语言,既具有明白、平实、简洁、规范等特点,又要符合行文双方的隶属关系,根据行文关系选择公文用语。例如,“报告”、“请示”是上行文,在公文用语上必须体现出下级机关对上级机关的尊重、礼貌,多用陈述性语气;“决定”、“指
示”等是下行文,在公文用语上必须体现出坚定、果断,多用祈使性语气;“函”是平行文,在公文用语上必须体现出尊重、平和、谦恭,多用商量的语气。这种特定的语句、语气和语词,都是由行文双方的隶属关系决定的。遵循这一规律,就能实现公文表达形式与内容的有机统一,有利于实现行文目的。这就要求公文起草人员在撰写公文时,一定要根据行文双方的关系选择恰当的语言和语气,否则,就有失体统,不合规范。
对军用公文语言的运用,首先要做到表述准确,无论是命令、指示、决定等下行的指挥性文书,还是请示、报告等上行的报告性文书,语言的表述含义要准确明白、用词要恰当得体、提法要有根有据,否则就有可能起到误导的作用,给部队造成不必要的损失;其次要做到内涵丰富,如指示、通报、报告等大中型文书,不仅要有针对性,还要有思想性,因而在起草公文时,语言运用应避免浅薄、记流水账,而要十分注重语言的高度概括和凝炼;第三要做到语言规范,新版《中国人民解放军军语》(以下简称《军语》)是拟制军用公文的法规性用语,使用《军语》语言拟制军用文书也是《中国人民解放军机关公文处理条例》的明确要求,但使用《军语》并不是呆板,也不是要千篇一律,郭沫若曾经说过:“就语言方面讲,要求字眼总要用得适如其量。这样,表现的概念才会准确,也才会使人感到鲜明”。一篇好的军用公文应该语言规范、道理透彻、论述明白。所以,把《军语》语言同其他语言有机地结合是军用公文追求的目标。
五、把握好行文格式与行文目的相符合的关系
《中国人民解放军机关公文处理条例》对各种公文的格式有着严格的规定,这是为了充分体现军用公文的法定权威性和约束力,从而更好地实现行文目的。每种行文格式各不相同,都与行文目的密切相联。行文目的约束着行文格式,行文格式反映行文目的。例如,发布行政法规和规章,宣布施行重大强制性措施,就要选用“命令”的文种和格式;对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,就要选用“指示”的文种和格式;向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问,就要选用“报告”的文种和格式,文种的选择是由行文目的所决定的。遵循这一原则,就能正确选择公文的文种和格式,明确行文目的,实现公文的效用;违背这一原则,就可能选错文种,用错格式,必然影响公文办理,影响公文作用的发挥,甚至给部队工作造成损失。这就要求公文起草人员首先必须熟悉军队机关公文处理有关条例和规定,严格按照法定的格式撰写公文,不能随心所欲;其次必须根据行文目的和行文关系正确选择文种,采用恰当的表达方式,使所写公文规范适用。
把握好军用公文写作的“五种关系”,才能体现出一级机关参谋人员基本的素养,提高领导机关威信,确保公文质量与军令畅通。