把好公文审核五关 提高公文处理质量

第一篇：把好公文审核五关 提高公文处理质量

做好审核把关工作 提高公文处理质量

公文是政府机关依法行政和进行公务活动的重要方式之一。公文处理是政府部门办公厅（室）的一项重要工作。而公文处理的一个极其重要环节就是公文核稿。公文的核稿把关工作，就是要为领导及时审阅和妥善处理公文、正确决策和果断抉择奠定良好的基础。如果审核把关不严，往往直接影响公文的质量和行文的不规范，影响领导的正确决策和行政的效率。因此，做好公文处理过程中的核稿把关工作，充分发挥参谋助手作用，全心全意为领导决策服务，是秘书工作的重要任务。如何做好公文的核稿把关工作呢？

第一，在对公文进行核稿把关时，应当依据国务院《公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》的规定、原则和要求，并根据领导的指示精神，从全局出发，仔细审核、客观分析，对公文进行全方位的检查，发现问题并提出修改意见。具体来说要重点把好四关：即体例格式关、行文关、政策法规关、文字关。

（一）把好公文格式关。为了使公文规范化，必须按《公文处理办法》规定的体例格式行文。首先要弄清楚所核稿公文的体例是规范性公文、指令性公文、指导性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文、报请性公文，还是记录性公文。其次，要对秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等公文的组成要素，按照《公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》的要求，全部认真审核一遍，不能认为这些不重要，没有涉及公文的核心内容就一带而过。

（二）把好公文行文关。根据发文机关与受文机关之间的组织关系、发文机关的职权范围和公文的运行方向来把好公文的行文关。一是可发可不发的文件，尽可能不发，以减少发文，提高行政效率；二是把好行文关的关键就是要正确确定和使用公文文种。公文文种的确定和使用，一要按照公文管理法规的统一规定确定和使用，不能乱起名称；二要依据发文机关的权限，不可超越职权；三要依据行文关系和行文方向确定和使用；四要依据行文的具体目的和要求确定、使用。如对上级机关是汇报工作、反映情况，还是请求给给予支持帮助；对下级机关、单位是布臵、指导工作，还是答复、批准有关事项等具体的目的和要求确定和使用文种。

（三）把好政策法规关。这一关主要是审核公文的内容是否符合党和国家的方针政策是否符合有关法律法规。对与之相悖的，要退回相关拟稿人员进行修改完善，特别是对规范性文件，要本着成熟一个出台一个，不成熟的，坚决不呈批或发文。否则，文件一旦发出就会引起不必要的混乱。如引起行政复议、行政诉讼等，甚至会损害行政管理相对人的合法权益。

（四）把好公文文字关。公文在文字上要求明确、简洁、通畅和准确无误，篇幅长的应当压缩，空话、套话也应删除。对错字要改正、漏字要补充，对文字、句子表达不准确的地方要修改。把好文字关涉及政治、经济、法律法规、相关专业业务的重要问题，是关系到怎么贯彻落实上级工作部署的重大问题。在文字表述上，还要特别注意一些重要概念的提法是否准确、恰当。

第二，做好公文的核稿把关工作，要加强责任心、加强学习、勤于实践，同时还要注意材料的收集积累。

一要加强责任心。在公文核稿中，对词不达意，丢字错字、错数等问题，应当及时发现并予以修改，不能把这些低级错误留给领导去纠正。做到这一点并不难，关键是要有责任心，要认真仔细，一丝不苟。公文核稿是一项责任心很强的工作，责任是做好各项工作的灵魂，工作负责是对秘书工作人员的最基本的素质要求。如果工作责任心不强，做事马马虎虎，应当发现的问题，没有发现，应当提出修改意见的没有提出修改意见，加之，领导事务繁忙，很容易导致公文质量低下，不能很好地发挥公文领导指导、规范约束等作用，影响行政效率。

二要加强政治理论、法律法规和业务知识学习。随着我国法制的不断健全完善，法律法规的数量越来越多，涉及的范围越来越广，规范的内容越来越细。同时，我国正处于工业化加速发展和深化改革的关键时期，情况比过去更复杂了，新情况、新问题更多了，对办文的要求也更高了。特别是在煤矿安全监察工作的 办文中会经常遇到一些煤矿生产技术专业性比较强的问题。因此，秘书人员必须坚持与时俱进地加强党的方针政策的学习，加强法律法规的学习，加强煤矿安全专业知识的学习，加强文秘专业业务的学习，并学以致用，才能把好公文的核稿关。因此，公文核稿工作不仅要有较强的责任心，而且要熟悉自己分管的业务，要具有多方面的知识，要博览群书，博采众长。

三要勤于实践、善于总结。公文核稿人员要具备一定的“文字功底”，这种“文字功底”主要是指文字表达能力，就是要通过书面方式把领导的意图及反映的事情、事项，简明扼要、准确无误地表达清楚明白。这也是一种“学问”和“技能”。这种“学问”和“技能”，不完全是从教科书上学到的，也不是通过大学中文系就可以直接培养出来的，有许多是长期实际经验的积累，是通过实践逐步锻炼出来的。因此，平时要注意从多方面学习锻炼，不断总结经验，用起来就比较得心应手。

四要注意材料的积累。对情况了解不够或掌握的不是第一手材料，心里就没底，据此提出的意见和建议不但没有参考价值，而且很可能会给领导造成误导。因此，了解情况一定要做到细致、全面、准确，要尽可能掌握第一手材料。另外还要注意积累有关重要问题的历史过程和信息资料，一旦需要，就能够及时提供给领导参考。

第二篇：怎样把好公文审核关

怎样把好公文审核关

赵绣雪

《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)，回应了多年来各地各部门的期盼，对于提高党政机关公文权威，降低运行成本，提高工作效率，具有十分重要的意义。《条例》内容丰富，亮点很多，其中之一就是规定了“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅(室)进行审核”，即“审核前臵”。作为一名多年从事文字工作特别是公文审核把关的人员，我对这一规定尤为赞同。这里，结合工作实践，谈谈做好公文审核工作应当注意的问题。

一、注意提高三个认识

一是“审核”并非可有可无。公文代表着机关的形象，反映着机关的思想水平、工作水平和管理水平，也反映着机关的作风——文风，人们常常形象地把公文称之为机关的“脸面”。公文如果出现了错字、漏字、词义表达不准确甚至扭曲原意时，就可能对公文的权威性、严肃性造成重大损害，甚至对贯彻落实工作部署和相关要求造成重大影响。审核文稿是机关公文处理工作中必不可少的重要环节，也是办公厅(室)发挥参谋助手作用的重要体现。这项工作政治性、政策性、专业性和时效性强，对相关人员综合素质提出了很高的要求，没有一定的思想水平、政策理论水平、文字水平、经验积累和强烈的责任意识，以及对语言文字的敬畏之心，是难以承担起相关任务的。无论是对公文处理方面的规定掌握不全面，还是拟稿时从自身局部出发或者是对全局的情况不了解，都会出现形成的文稿站位不高、考虑不周、针对性和可操作性不够强的问题。因此，要挑选站位全局、了解全局、相对固定、相对专业的人员来总揽把关，这样才能保证公文质量，维护机关权威。

二是“审核”并非“校对”。“审核”包含“校对”又高于“校对”。“校对”侧重技术性，具体、硬性要求多，如格式是否符合规范，标点符号使用是否准确，是否有错字、漏字等；而“审核”侧重思想性，强调从宏观的角度，注重政治性和政策性，原则性、软性要求多，如是否确需行文、文种使用是否恰当、内容是否符合党的路线方针政策和国家的法律法规、所提出的措施和办法是否切实可行、文中涉及其他相关部门的事项是否经过协调并取得一致意见等。审核不但要核“字”，更要审“事”，发挥的是参谋助手作用，实现的是以文辅政目的。记得几年前，一份关于报送信访法立法计划的文稿送到我手里审核，我认真阅读了国务院法制办来文中关于报送立法计划的相关要求，感到当时有关信访立法的基础工作还未开展，时机还不成熟，局领导层也未作出推动信访立法的决策，一旦报出立法计划，可能会造成工作上的被动。因此，我建议拟稿司室慎重考虑并报请局领导研究审定。最后，这个报送立法计划的文稿撤销，改为暂不申请立法项目的复函。所以说，如果只是把公文审核工作简单地看成“找错别字”，那就大错特错了。

三是“审核”并非一个人、一个环节的事。一般来说，每个单位都设有核稿岗位，但要保证文稿的质量，仅靠核稿岗位上的一两位同志还不够，而是需要文稿拟制每个环节上的每位经办同志牢固树立责任意识，严格按照公文处理有关规定做好相关工作。只有将核稿工作贯穿于公文起草、审阅、签批、校核、印制、分发的全过程，只有每一位经办的同志和审阅审批的领导认真把关，确保文稿在每个环节的零差错，才能保证文稿的高质量。实际工作中，有相当一部分文稿出现问题，并非拟稿和审阅审批的同志水平低、责任心不强，而是缺乏相应的专业知识。因此，要加强公文处理特别是公文写作和公文审核方面业务知识的专门培训，帮助大家准确掌握公文写作的基本技能、公文格式、行文规则，以及公文拟制中起草、审核、签发等相关程序规定和要求，才能使每一位同志真正有能力把好自己这一关。

二、注意把住三个环节

一是起草拟制环节，既要避免张口就说、提笔就写，又要避免粗心大意、丢三落四。有些同志在起草文稿时不假思索、不经推敲，速度倒是很快，就是质量不高，甚至闹笑话。如，有位同志在起草函件时写道：“请你们派人前往××同志家中，代表我们对××同志的逝世表示亲切慰问，对其家属表示沉痛哀悼……”令人啼笑皆非。还有的同志写完稿子后，不认真校对，结果送到上一级领导手中的稿子错别字连篇，处处“挖坑”“埋雷”“设套”，令人防不胜防。有的是字词使用上的错误，如将“倍受鼓舞”写成“备受鼓舞”；有的是同音字，弄混了词意，如“竖起一个榜样”，其中“竖”应为“树”；有的纯粹是打错字，如将“衔接”打成“衍接”，“列席”打成“例席”，“梳理”打成“疏理”，“收集”打成“手机”；有的是多字或漏字，等等。起草文稿时，要想清楚再下笔，遇到把握不准的内容和字词，要多借助“拐杖”，学一学文件、查一查字典、想一想规定，不要仅凭经验办事、仅凭感觉写稿。遇到引用领导批示和原著、数字、日期、人名、文件名等，更要认真核对。我还清晰地记得多年前核过的一份关于申请用水指标的文稿，文稿不长，只用几分钟就核完了，没有发现什么问题。正当我要签字时，突然想起还没有对其中的数字进行专门核对，经与拟稿的同志核对，其中的小数点整整差了一位!

二是审阅审批环节，既不能“捡了芝麻丢了西瓜”，又不能“抓大放小”。审阅审批文稿既要从大处着眼，又要从小处着手，既要审文稿的主题是否鲜明、思路是否清晰，又要看文稿的谋篇布局是否得当、观点是否正确，还要看句子是否通畅、词语使用是否恰当、标点是否规范，内容是否涉密、能否公开等。就公文审核而言，有时即便是一个小小的要素，把握不好，也会产生大的影响。记得有一次，一位领导同志的秘书给我来电话说，前一天晚上10点多，通信处给他打电话，请他回机关签收办理一份呈报领导同志的限时件，尽管累了一天刚到家，但他不敢怠慢，赶紧返回办公室，可拆开一看，所收公文并非需要立即处理，顶多是一个“特急”件。他很委婉地建议，今后在呈报公文时，注意把握一下“紧急程度”。虽然这个件不是经过我核发的，但也给我一个深刻的教训：核文无小事，除了要对文稿内容严格把关外，对密级、紧急程度、分送范围、版头使用、用印等相关要素的审核同样不可忽略。

三是核稿校对环节，既要避免侥幸依赖心理和老好人思想，又要避免程序上的不到位。虽然文稿运转到核稿环节时，已经经过层层把关，但最后的审核至关重要，不可忽视。如果认为已经经过几个环节的审阅，不会出现什么错误；或者觉得审阅这些稿子的领导职务比你高，你提出修改意见会得罪人；或者任务很急，要求立即印发，为赶速度一目十行，甚至减免了核稿必需的程序等，就有可能出错。有一次，我负责起草一份报中央领导同志的报告，时间非常紧急，局长和一名副局长都跑到我办公室来，站在我身后指导直接在电脑上修改。修改完后，局长指示马上打印。就在要用鼠标点击打印选项时，我想到文稿还没校核，便松开按钮，用最快的速度开始校核。此时，我能感受到身后局领导焦急的目光，但我没有时间解释，全神贯注进行全文校核，当我把文稿递到局长手里的时候，他赞许地说：“对待工作，就要这样一丝不苟。”

核稿环节，无论遇到什么情况，都一定要严格对照核文的要求、内容和程序逐一校核，甚至在文稿清样印出来后和文件材料封发之前还要认真细致地看一看，因为有时印制环节也有可能出错，如用错版头、拷错电子版文件、忘了用印等。只有这样，才能确保把错情最大限度地消灭在“出口”环节。

三、注意掌握三种方法

一是“看”。要把起草好的文稿多看几遍，每看一遍都能发现文稿中的问题，从而不断修改完善。那么，究竟看几遍合适?鲁迅先生曾说过“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”可作参考。

二是“读”。拿着文稿读几遍，读着读着，就能发现文稿中丢字落字、句子不通顺、表述不准确、语言不精练等问题，从而细细推敲，使之更加精准。

三是“换”。换一双眼睛看看，即请其他同志帮助审看。有时候文稿写出来之后，起草人会出现“审看疲劳”的情况，这时，换个人看一看，能更加敏锐地发现被起草人忽视的问题。如果时间允许，还可换个时间再看，即把写好的文稿放几天再看，你就会发现原来觉得挺完美的文稿还有一些这样那样的瑕疵．甚至在此期间，你会产生新的灵感、新的思路，从而进一步丰富完善文稿。

第三篇：公文审核

公文审核

公文的审核,是公文稿付印之前的全面审核、把关,是各级行政机关的文书处理综合部门的核稿人员对承办处、科(室)草拟的文稿和部门代拟稿的审查、核对、把关,并提出审核意见或写明审核情况,最后呈领导人审签的全过程。公文的审核,是公文制作过程中承上启下的中间环节,它不仅仅是对文字、格式校核的把关,更重要的是确保党和国家的法律、法规、方针、政策和上级的规定以及领导意图的准确体现,直接为领导决策服务。因此,公文的审核是确保公文质量的一个重要环节,是一项非常细致而又严谨的工作。它要求公文核稿人员以高度负责的态度,对文稿从内容、文种、格式到会签手续等方面严格衡量,逐字逐句审核,严格把关, 杜绝不准确、不规范的文件印发。审核的总的要求是:全面审核,认真负责,仔细推敲,反对粗枝大叶,反对官僚主义、文牍主义,努力使文稿准确、全面、完整。

公文审核应注意的六个方面(一)是否需要发文。

在实际工作中，存在着以下几种不必要的发文。

1、为应付上级而发文。对某些工作,上级已发文,下级只需贯彻执行即可。但由于一些地区和部门把是否行文纳入了目标管理,就逼得下级发“应付文件”。

2、为搪塞下级而发文。一些地方和部门为向上级表明重视,便对上级下发的文件依样画葫芦,再发一个内容雷同、全无新意的文件,以便对上对下都有交代。

3、属部门职权范围内的事、专业会议纪要、不成熟的文件以及可以口头或用电话等其它方式处理的事项,可以不另行文。

(三)涉及有关部门和地区的问题是否协商一致。一些文件内容政策性强、涉及面广,其贯彻实施需要得到有关地区和部门的配合与支持。办文机关不主动与涉文地区或部门协商、会签,也不送有关领导审批,便草草发文,造成认识不统一、意见不一致,在实际工作中难以贯彻落实。因此,凡未经协商的,应退回来文单位重新会签。如协调中不能取得一致意见,应将分歧意见如实汇报,并由主办处、科(室)在拟办中提出建议和意见,一并报请有关领导同志审定。

(四)文件提出的政策界限、措施和要求等是否明确具体、切实可行。对含混不清、模棱两可或者脱离实际、过于繁琐之处,应与报文单位研究修改。

(五)引文是否无误，引文方法是否规范，文字表述是否准确、严密、简练，标点是否正确，文件格式是否符合有关规定。

(六)凡需提请一定会议审定的文件，应提出交何种会议审定的建议，报请分管领导审阅后，列入议程。公文审核应把好“四关”具体来说，公文审核应把好：政策关、文字关、格式关和程序关。

(一)政策关。公文作为传达政令的工具，它本身就具有强烈的政治色彩，要求公文处理部门在公文的审核把关中要讲政治。要求公文的审核人员要强化政治观念、政策意识，把好政策关。

1、审核公文所反映和体现的基本立场、观点，所提出的意见、措施、办法和要求，以及所得出的结论，是否符合党和国家的有关方针、政策、法律、法规、规章以及上级的指示、决议，同现行有关规定有无矛盾。

2、对于因情况变化而需要对原有政策作出变更或提出新的政策规定的，应与有关部门协商并就其必要性、可行性作出文字说明，同时在表述上注意前后之间的衔接，并要求有关部门附上原有政策规定的文件材料，供审签领导把关。

3、文稿中的内容有无政策界限不清，或把政策界限规定得过死、过宽的情况。有没有党政不分、内外不分的问题。

4、文稿中的观点、提法是否正确，提的意见、办法是否符合实际，有无主观武断、片面的或者绝对化的问题。

5、文稿中所下的结论是否恰当，理由是否充足，收文机关是否能接受，文稿中下的结论涉及到其它部门是否经过充分的研究商讨，意见是否统一等等。如果公文内容与法律、法规和政策不一致，审核人员就应提请起草单位弄清情况，根据法律、法规和政策会同有关部门协商修改。

(二)文字关。公文是一种通过文字来传达政令的重要工具，它依赖于文字的准确、简洁和明白的表述。同时，公文又是一种特殊的文体，有它的常用字句和固定的书写方式。因此，公文的审核中，对文字的要求是严谨而细致的，要求审核人员以一丝不苟、严肃认真的科学态度，字斟句酌，锤炼文字，力求使文稿准确运用公文语体，达到以记述为特征，以实用为目的，把准确性、简洁性作为最基本的要求，使每一个字都有每一个字的作用，每一句话都有每一句话的力度。

1、语言表述应准确、简洁和明白。

准确。就是要求文稿准确传达政令，如实反映情况，确切体现公文的内容和基本精神，观点明确。

简洁。要求文稿的用语要精炼。要用较短的文字简明扼要、准确地表达丰富而深广的内容，力戒穿靴戴帽。要提倡写短文，反对空话、套话。

明白。由于公文是用来传达党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示、答复问题，指导、布臵、商洽工作以及报告情况、交流经验的重要工具，因此，要求文稿在表述上必须明白易懂，直达其意，不渲染，清楚明白。

2、篇章结构。要求文稿的层次清晰、条理清楚，中心明确，重点突出。必要时，要忍痛割爱，对文稿材料进行增删和改换，即删掉多余的段落，增补新的材料，增加某些引文。要从大处着手，统观全篇，注意内容和形式的统一，统盘考虑和处理文稿，防止顾此失彼，破坏公文结构的整体性。

3、逻辑。要求概念准确、判断恰当、推理严密、合乎逻辑。

4、语法修辞。用词要合乎语法规范，句子通顺、完整；无错别字、生僻字、怪字；无错用数码、标点符号；无滥用省略和简称。

(三)格式关。由于公文是一种具有特定体式的文章，因此，起草公文和审核公文都要注意体式，使其合乎公文体式的要求。对公文体式的把关是一项重要的、规范性很强的工作。要求审核人员在工作中发扬严谨细致的工作作风，对每篇文稿都要从标题、发送范围、正文、附件到成文日期和落款，进行严格细致的审核，只有这样，才能做到不规范文件不出手。审核人员要依据《国家行政机关公文处理办法》、《四川省国家行政机关公文处理实施细则》和《成都市国家行政机关公文处理实施细则》确定的原则规范文稿的体例格式。

1、行文名义是否得当，在行文名义上，一些部门或起草单位为提高文件 的规格往往不需要政府或政府办公厅（室）发文的，却要求以政府或政府办公厅（室）发文，影响了政府公文的权威性，审核时需要注意把关。

2、公文使用是否合适。在行文中，“请示”、“报告”不分，或“请示报告”连用的情况常常发生。审稿时需要认真阅读文稿内容，审核文种使用是否恰当。

3、标题有无毛病。按照规定，标题必须由发文机关、事由、文种三要素组成。但 是在行文中，往往容易忽视“发文机关”、使标题不完整，需要审核人员及时补充完善。

4、发文字号是否准确。

5、发文机关是否准确。

6、会签中部门印章、领导签字是否齐全。

7、有无附件，附件名称前后是否一致。

8、涉及紧急或秘密事项的文件紧急程度或密级的标定是否恰当。一些办文的同志往往把需要印刷部门尽快印出来的文件标注为“急件”。这种随意性的标注“急件”往往造成公文运转中急与不急的混淆，反而会误大事。因此，“急件”的标准应根据文件内容的紧急程度来定，而不应随意标注。

9、人名、地名的引用是否准确。人名、地名的引用应准确无误。在审核文稿中，对涉及政策性、法规性的问题核稿时往往是比较谨慎的。而对于人名、地名等却往往容易忽视。如从人名来说，如果是众所周知的名人、领导，一般不容易出错；而对不熟悉的人名及其单位，如不认真核对，很难保证不出差错。这就需要我们在核稿时，要再次核对，甚至找起草单位核对，尽量避免出错。

10、数字的审核。一是要求准确；二是要规范。按照有关规定，除成文日期、部分结构层次序数的惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它数字用阿拉伯数字书写。审稿人员在核稿时，应按规定进行规范。

11、公文的引用。引用公文应当是先引标题，后引发文字号。公文的引用，首先 的要求是准确；其次是要规范。如果仅引用标题，或者仅引用文号，或者以公文的发文时间代替发文字号都是错误的。核稿人员对文稿部门要提出“补齐”的要求。

在具体审核中，要认真核定。对不符合要求的文稿，要及时增补或更换，必须完整、准确后才能正式发文。

(四)程序关。政府部门担负的公文处理工作，任务繁重，要求高，责任大。办文部门的同志在公文的形成过程中，文稿必须经审核人员的把关，然后按规定程序送分管领导签发。

部门内部文件送审程序：

起草人员——本处（科）长——部门负责文书处理工作的处（室）——部门分管领导——部门主要领导（重大问题）。

政府办公厅（室）对部门上报批转文件的送审程序： 经办人员——本处（科）长——办公厅（室）文书综合部门——分管秘书长——分管文书工作的秘书长或办公室主任——政府分管领导——政府主要领导（重大问题）。

在文件送审过程中，属于综合性、全局性工作的文件，由正职或主持日常工作的副职领导人签发；属于涉及两位或两位以上副职领导人工作的文件，经有关副职领导人审查后送主管副职领导人或主持日常工作的副职领导人签发；经政府常务会议或办公会议研究决定事项的文件，由主持日常工作的副职领导人或分管副职领导人、秘书长（办公室主任）签发；

属于政府授权以办公厅（室）名义对下级政府、政府部门安排布臵工作和转发本级政府职能部门公文的文件，由政府分管副职领导人或秘书长（办公室主任）签发；属于办公厅（室）职权范围内的文件，由分管秘书长（办公室主任）签发。在领导审核中，领导人应明确签署自己的意见、姓名和日期。

公文体式的准确规范，单靠核稿人员的把关是不够的，还要强化拟办同志的责任，严格按制度规范公文的审核把关。审核人员对把关中发现的文稿体式不合规范的错误及时通报拟办同志，提出纠正建议，促进大家共同养成注重质量、讲究规范的良好习惯，从而减少差错，提高办文质量和效率。

公文中的常见病例

(一)公文格式中的发文字号不规范 发文字号，由发文机关代字、年号和该的发文序号组成，位于文件版头下方居中处，发文字号是为文件的登记、分管、交办、引用、检索提供方便，便于收文机关与发文机关进行联系。

发文机关代字要选用能反映机关特征的两三字，如中共成都市委用“成委发”、成都市人民政府用“成府发”。

目前，行政机关行文中，“发文机关代字”还有个约定俗成的特殊用法，即在发文机关代字中加进了函这一文种名称。如国务院办公厅和省政府办公厅所发的正式公函，通常都编“国办函﹝１９９９﹞ｘｘ号”或“川办函﹝１９９９﹞ｘｘ号”。严格说来，函只是法定公文文种之一，但习惯上都把“批复”也作为函件对待，也编公函的发文字号。如省政府办公厅和市政府办公厅所发的批复，其发文字号也编“川办函﹝１９９９﹞ｘｘ号”或“成办函﹝１９９９﹞ｘｘ号”。年号用阿拉伯数字并应写全，年号外须用六角形括号，如﹝１９９９﹞，不得写为﹝９９﹞。年号的位臵，应在机关代字与发文序号之间，不能放在机关代字之前或之间，如“成爱卫字﹝１９９９﹞４０号”不得写为“﹝１９９９﹞成爱卫字４０号”或“成爱卫﹝１９９７﹞字４０号”。

(二)公文标题的书写不规范

公文标题是公文内容的综合概括，位于文件版头间隔横线之下，主送机关之上。完整规范的公文标题应由发文机关、事由、文种三部分组成。如《成都市人民政府关于加强城市综合管理工作的通知》，其中“成都市人民政府”是发文机关，“加强城市综合管理工作”是事由，“通知”是文种。

公文标题的三个组成部分一般应当齐全，以使读者一看就能对公文的制发机关、公文的内容和公文的性质与作用有个概括了解，给公文处理工作提供方便，有利于提高工作效率和质量。但我们在实际文书处理工作中常看到这样不规范的标题，“关于请示转发国发﹝１９９７﹞１４号文件的报告”，这是一个不完整的标题。一是没有发文机关；二是公文内容不准确，让人看了不知道国发﹝１９９７﹞１４号文件是什么。将文件字号代替内容提要。

又如“ｘｘｘ局关于ｘｘｘ的请示报告”或“ｘｘｘ局关于ｘｘｘ的报告的请示”，此类标题的文种不清，让人看了不知道此文是请示还是报告。

对三个以上单位联合行文，由于发文单位多，标题可能很冗长，可采用两个办法使标题简炼一些：一是使用各发文单位的规范化简称，如《市物价局市经济委员会市计划委员会成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》可简写为《市物价局市经委市计委成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》；二是使用概括法，将标题改写为《市物价局等４部门关于征收电网地方附加费的请示》。公文标题必须简明、准确地概括公文的主要内容，切忌冗长累赘、晦涩费解。标题中除法规、规章类的公文名称加书名号外，应尽量不用标点符号。

(三)主送机关的写作不规范

主送机关是指公文的主要收受机关，即需对本单位发出文件负责办理、答复或遵照执行的对方机关，它位于标题左下方，正文之上。

请示一般只应写一个主送机关，不得多头主送。公文只主送组织，不主送个人，也不得将主送机关写为“市委并ｘｘｘ书记”或“市政府ｘｘｘ市长”。如果同时主送几个单位，就容易造成处理上的混乱和困难。

同级党政机关确需联合向上级党政机关行文时，“报告”的主送机关一般用党政机关的并列形式，如“市委、市政府”。“请示”的主送机关应就请示的内容性质分别确定，属党委职权范围内的，主送机关应将党委列前，如“市委、市政府”，由党委负责处理答复；属政府职权范围内的，主送机关应将政府列前，如“市政府并报市委”，由政府负责处理答复。

主送机关应写机关的全称。如主送机关的名称较长，可使用通用的规范化简称，如“成都市经济体制改革委员会”，可简称“市体改委”。普发性公文，有多个主送机关，书写时可使用统称，如对成都市的区（市）县一级的政府，主送这些机关时，不可能一一列出这些机关名称，可泛称为“各区（市）县政府”。

准确选定公文的主送机关，是文件发出能否得到及时处理的关键问题。要根据对方单位的职责分工和当前工作的实际情况主送文件。既要防止错送、漏送，致使工作脱节，影响工作的进行；也要防止撒大网式的滥送，造成人力、物力和时间的浪费。

(四)正文中的写作不规范

1、公文的引文不规范。引用公文时要先引标题，后引发文字号，如：“大邑县人民政府《关于验收村民的自治示范乡镇的请示》（大邑府发﹝１９９９﹞１０号）收悉”。若用“大邑府发﹝１９９９﹞１０号《关于验收村民自治示范乡镇的请示》收悉”，就是不规范的引文。

2、日期的不规范用法。日期应使用阿拉伯数字，年、月、日应该要写得完整规范。如“１９９７年１０月１日”“若用“１９９７.１０.1”或“９７年１０月１日”，“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”等，则是不规范的表述。

3、公文层次的不规范。序号使用不规范，有的文件中用“

（一）”后又标“一”，有的用“

一、”后，下面的层次中直接用“１、”等等。正文部分是对公文内容的表述，需要使用字序符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“

一、“，第二层用“

（一）”，第三层用“１、”，第四层用“（１）”。每一层次序数用字，前后应当一致。

4、法定计量单位的不规范。如前用“亩”，后面用“平方米”，或前面用“公斤”后面又用“吨”，这种情况最好统一。计量单位最好前后一致。

5、简称的不规范。如“精神文明办”有的简称为“精办”，让人不知所云。公文内使用简称，一般应先用全称，并注明简称，如《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）。

6、附件的不规范。公文附件是附属于公文的文件、材料、图表、凭据等，用于补充公文正文的内容，位于正文之后，发文机关之前，另起一行，行前空两个字书写。有附件的公文，一定要具体写明附件的名称和件数。如有两个以上附件，应标明序号，不得笼统写为“附件如文”或“附件ｘ件”。否则会给公文的收发、办理和整理、立卷等带来麻烦。一旦公文的正件与附件分开，就难以查对收齐。

7、发文机关落款不规范。政府机关发文的落款，标题已标明发文机关的用机关印章代替机关署名，不再写发文机关名称。有的公文正文占满了页面，发文机关必须标注到下一页上，以前是在下页发文机关署名或盖章之前空白处注“此页无正文”，现在不能了。

8、成文日期的书写不规范。成文日期应该标明公元年、月、日，一律用汉字小写数码书写，不使用阿拉伯数字。年、月、日要写全，不得将“一九九二年一月八日”写为“一九九二、一、八”或将“一九九二年”简写为“九二年”；也不得只写月、日不写年；“三十一日”和“二十五日”不得写为“卅一日”、“廿五日”。

9、抄送机关的书写不规范。根据国家技术监督局的要求，为简化和规范公文格式用语，无论对上级、平级或下级，抄送机关标注用语可一律用“抄送”，不再使用“抄报”，也不使用“抄发”。抄送机关可按上级、平级、下级的顺序排列。

(五)行文的不规范

越级行文是指下级机关越过直接上级机关向更高一级的领导机关直至最高领导机关行文。下级机关除以下几种特殊情况外，一般不要越级行文。

第一，情况特殊紧急，逐级上报会延误时机和造成重大损失时；

第二，与直接上级机关发生分歧，无法解决，或经多次请示直接上级机关长期未予解决时；

第三，上级机关越级交办并指定越级上报某些事项时； 第四，检举、控告直接上级机关时；

第五，需直接询问、答复、联系某些具体事项时；

第六，反映或处理不涉及直接上级机关职权范围的偶发事件或问题时。除检举、控告外，越级行文应抄送被越过的直接上级机关。

(六)文种的使用不规范

在文书处理工作中，我们常见到这样的情况，就是“请示”和“报告”的写法混淆，该写“请示”的，写成报告；该用“报告”的，写成请示。造成这种情况的主要原因，主要是对“请示”和“报告”的相同点和区别认识不清。

“请示”与“报告”相同之处有四：

第一，都是上行文。

第二，都包含有汇报情况或反映问题的内容。

第三，都能起下情上达的作用。

第四，都有主动争取上级机关指导与帮助的作用。但“报告”与“请示”在使用上，仍然是不容混淆的两个文种。

“报告”与“请示”的主要区别在于：

1、报送目的不同。“报告”主要是让上级机关了解情况、掌握动态，而不要求立即得到上级的具体指导和帮助。“请示”虽然一般也要汇报工作中的情况或问题，但这种汇报的直接目的，是要立即得到上级的具体指示或批准。

2、两者性质不同。“报告”属陈述性公文，具有备案性质，一般不需要上级机关答复。“请示”属请示性公文，是请示上一级机关批准或解决某一事项、某一问题并需上级机关作出答复的。

3、内容重点不同。“报告”侧重写情况和意见，涉及的内容比较广泛（可不限于一件事、一个问题），行文较长，内容多是已经实施的事项或已发生的事情。“请示”着重写的是某一件事情或某一个问题（即“一事一请示”），行文较简短，内容都是尚未实施的。

4、报送时间不同。“报告”是在事后或事中报送。“请示”必须在事前报送。

使用“请示”，要防止两种片面倾向：

一是滥用“请示”，事无巨细，通通“请示”，把矛盾上交；

二是忽视“请示”，超越职权，不经“请示”，擅作主张。“请示”要严格执行“一文一事”的规定，以免造成阅批和处理上的困难，影响公文处理的效率和质量。

运用“报告”这一文种，应当注意“报告”中不得夹带“请示”事项，以免贻误工作。“报告”的主要用途是供上级机关了解情况。呈送“报告”，不能要求上级机关给予批复。因此，不能把“请示”结尾的请示用语用于“报告”的结尾。例如执行“报告”结尾不宜用“以上报告当否，请批示”，“以上报告妥否，请指示”之类用语。一般都用“特此报告”，“专此报告”或“以上报告请审阅”等语作 结尾。

(七)写代拟稿的注意事项

部门请示政府批转的报告和发文代拟稿。涉及有关地区或其它部门工作，事前未协商且无会签意见的，代拟稿未打印的，无报送说明的就要求政府给予发文的，应一律给予退回。

第四篇：办公室如何提高公文质量

办公室如何提高公文质量

公文写作往往是对制定和执行决策及处臵措施进行快速反映的活动，要求撰写者才思敏捷、下笔迅速，写得既快又好，力求解决问题及时，处理工作迅速，注重时效，提高工作效率。这就要求办公室的工作人员具有一定的修养，即政治素质好、有一定的政策理论水平、熟悉业务和机关工作情况、有较宽的知识面、有较好的文字功底。同时，注重平时积累，多思、多看、多写，坚持把好“六关”，即坚持把好发文关、格式关、内容关、语言文字关、程序关和时效关。

一、坚持把好发文关。就是从工作需要出发，本着少而精的原则，认真审核公文该不该制发，这是解决机关公文过多过滥的关键环节。在公文处理工作中应当做到：凡可以通过“现场办公”、电话联系、当面商谈等方式解决问题的，就不要发文；关于同一个问题，而且内容相同或基本相同的文件，如果已经行文，就不要重复发文；能联合行文的就不分头行文。对于不发的文件，要主动与拟稿部门联系，做必要的协调解释工作，讲明原因，并提出妥善处理的办法，以取得他们的理解和支持，共同做好控文、减文工作。

二、坚持把好格式关。就是按照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》，认真审核公文的规格样式 及其组成要素。无论是公文版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关，还是正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印刷版记，都要符合国家的规定，防止漏项、错项或多项。通过审核，使公文保持庄重、大方的形象，统一、规范的格式，从而增强公文的权威性和严肃性，使公文发挥应有的作用。

三、坚持把好内容关。就是在公文处理工作中，认真审核公文内容，看是否符合党的路线、方针、政策；是否符合国家的法律、法规；是否符合全国、全省和本地工作大局与实际；提出的工作意见、要求、措施和办法是否切实可行等。在审核中遇到有疑问的地方，特别是遇到涉及干部人事、机构编制、财政开支、群众切身利益等敏感问题，要及时与拟稿部门进行沟通和协调，弄清来龙去脉，取得一致意见，确保公文内容不出任何差错。

四、坚持把好语言文字关。就是坚持实事求是的科学态度和一丝不苟的负责精神，对公文进行逐段、逐句、逐字的推敲，努力降低文字差错率，增强语言表现力。在尊重并保持公文原意的前提下，敢于负责地对语言文字方面存在的问题做一些技术处理，淘汰那些与主题无关的内容和词句，删掉那些空话、套话、废话和多余的没有典型意义的材料，加工、润色那些不庄重、不准确、不严谨、不规范的语言。通过精雕细刻，使公文主题更加鲜明，语言更加精炼，篇幅更加简短，成为“精品” 力作。

五、坚持把好程序关。就是按程序办文，使公文运转的每一个环节都符合规定程序，这是公文处理工作必须把握的基本原则。应当做到：公文起草，要有令而动，有据可依；公文呈批，要层层把关，按级负责；联合行文，要协商一致，共同审签；公文办理，要逐级呈送，遵示而行。如果不按程序办文，不仅办不了、办不好，甚至会办出问题，延误时间，影响工作，给机关部门之间造成矛盾，影响团结。因此，在办文过程中，必须按规定程序操作，杜绝公文运转的错位和“倒流”现象，使公文处理工作更加规范有序。

六、坚持把好时效关。就是坚持特件特办，急件急办，一般件抓紧办，在符合办文程序，保证办文质量的前提下，加班加点，按时限要求完成公文处理任务。如果公文处理不及时，即使公文再好，也难以实现它应有的价值和功能。因此，办公部门快速高效地处理好每一份公文非常重要。要做到这一点，应从以下三个方面入手：一要加强预见性，做到了解情况全面，领会意图准确，这样才能把握工作的主动权，有条不紊，忙而不乱；二要有雷厉风行、埋头苦干的工作作风，始终保持良好的精神状态和旺盛的斗志，做到急事急办，特事特办，当日事当日办；三要加强协调，主动配合，做到心往一处想，劲往一处使，同心协力做好工作。

第五篇：公文处理

公文办理

第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条 收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十五条 发文办理主要程序是：

（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十六条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

公文管理

第二十八条 各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十九条 党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第三十一条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。第三十二条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。

复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十三条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十四条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十六条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第三十七条 新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。

对密级文件要做到： 密件的运转要密来密去 密件的处理要紧锣密鼓 密件的阅者要秘而不宣 密件的放置要密不可分 密件的管理要万无一失 对密件的管理存在的一些问题

1、随意携带涉密公文外出

2、确定、变更、解除不规范

3、使用非涉密计算机和移动存储介质存储涉密公文

4、长期留个人手中

5、当废品出卖