第一篇：公文处理培训材料
公文处理培训材料
2012.11.13
一、公文概述
（一）公文种类（15种）
决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
（二）公文格式
份号、密级、紧急程度、发文机关标志、发文文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。
（三）公文拟制 起草、审核、签发。
（四）公文办理
签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。
二、公文印制版式说明
（一）用纸、开本、版心与页边；
（二）字体与字号：公文格式各要素一般用3号仿宋GB2312字体；
（三）行数与字数：一般每页22行，每行28个字；
（四）标点：采用规范全角标点，符合中文排版规范；
（五）装订：公文应左侧装订，两钉外订眼距版面上下
边缘各7cm。
（六）公文格式各要素编排规则 1．版头：
（1）份号、密级和保密期限、紧急程度；（2）发文机关：小标宋简体
（3）发文字号：在发文机关下空两行，居中；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份用全称，用六角括号“ „‟ ”括入；发文顺序号不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。（如：临高教卫发„2012‟12号）
2．主体部分：
（1）标题：一般用2号小标宋体，排在红色分割线下空2行位置，分一行或多行居中排布；回行时，做到词义完整，排列对称；
（2）主送机关：标题下空一行，居左顶格排列；（3）正文：一般用3号仿宋GB2312字体，结构层次可以为“
一、”“
（一）”“ 1． ”“(1)”。一般第一层次用黑体字，第二层次用楷体字，其他用仿宋字体；
（4）附件说明：如有附件，在正文下空一行左空两格编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；
（5）发文机关署名、成文日期和印章
发文机关署名应在正文下2行，名称必须和公章一致，以成文日期为准，印章端正、居中下压发文机关和成文日期；
— — 2
（6）成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全；
（7）特殊说明：当公文排版后所剩空白处，不能容下落款、印章时，可以采取调整行距、字距的方式解决
（8）附件：公文附件应当另面编排，并与正文一起装订。注意“附件”二字及顺序号用黑体字顶格编排在左上角第一行。附件顺序号及标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
3．版记部分：
不加主题词，分割线内包括发文机关、印发日期，用4号仿宋字体编排，左右各空一字。
4．页码：
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，排在文档外侧。
三、请示的写法
请示，适用于向上级机关请求指示、批准。
（一）请示的特点：
1．请求性：带有迫切性、并需要上级批示、批准的事项。
2．单一性：一般一文一事。
3．预先性：请示必须事前行文，不允许“先斩后奏”。4．定向性：请示只能向上行文。
（二）请示的写作格式：
1．请示标题由“发文机关+事由+文种”构成，如《XXX学校关于购买XX的请示》。
2．主送机关：
3．请示的正文：开头+主体+结语+请示单位、时间落款（最后：以上请示当否，请批示。）
（三）写作请示的注意事项： 1．标题不能写成“请示报告”； 2．必须事前请示； 3．必须坚持一事一请示；
4．要向主管部门请示，严禁越级请示； 5．请示在未获批准前，不得公开发布；
6．请示语言要简明扼要，还要注意行文语气，选用语句要谦虚恭敬，把握分寸。
— 4 —
第二篇：党政机关公文处理培训
如何做好党政机关公文处理工作
一、关于《党政机关公文处理工作条例》的解读
长期以来，我国党的机关与行政机关的公文并不统一，党的机关执行的是1996年中办印发的《中国共产党机关公文处理条例》，行政机关执行的是2000年国办印发的《国家行政机关公文处理办法》，党政机关公文的文种、格式规范（包括纸张规格）、办理程序都不尽不相同，给实际工作带来了很大不便。为统一党政机关公文处理工作，中办、国办经过大量沟通、反复协商，就公文处理工作终于达成了共识，于2012年4月6日，联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（以上简称新《条例》），同时废止了1996年中办印发的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年国办印发的《国家行政机关公文处理办法》。新《条例》的发布施行，对推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化必将起到重要作用。
该《条例》分总则、公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理、附则8章42条，自
2012年7月1日起施行。与中办的原条例和国办的原办法相比，新《条例》主要有以下七个方面特点：
第一个特点：科学编排了各章各条
中办的原条例规定了12章，现简化为8章，其中的公文的起草、校核、签发合并为公文的拟制；公文办理的传递、立卷归档合并为公文办理；公文保密并入公文管理。同时，新《条例》对相关条目的编排顺序也进行了相应调整。
第二个特点：重新界定了公文处理的概念
国办原办法规定：“公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”。将公文的拟制（起草、审核、签发）作为公文办理的环节之一，没有体现出拟制的应有地位和作用。而现行公文处理的概念主要吸收了中办原条例的定义，规定：“公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作”，其中公文拟制包括起草、审核、签发3个环节，归档立卷作为公文办理的最后环节。经此调整，公文处理工作由公文拟制、公文办理、公文管理三部分组成，更加科学合理。
第三个特点：调整了公文种类
中办原条例规定了14种公文，新《条例》增加了“命令、公告、议案、通告”4种行政性公文，取消了“指示、条例、规定”3种公文，并明确规定“法规性公文”依照有关规定处理。同时，将“会议纪要”改为“纪要”，适用范围相对拓展。
国办原办法规定了13种公文，新《条例》在此基础上新增了“决议、公报”2种，“会议纪要”改为“纪要”。
调整后的文种，在适用范围方面与原中办、国办的规定基本一致，只是决定、通知、函等少数文种的适用范围整合了党政机关的实际需要，相对更加完善。
第四个特点：规范了公文格式要素
新《条例》规定：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
相对中办原条例而言，格式要素增加了“附件说明、附注、页码”3项内容，取消了“主题词”，并将“版头”明确为“发文机关标志”、将“印制版记”明确为“印发机关和印发日期”。由于附件说明（公文附件的顺序号和名称）和页码，在实际工作中我们一直在用，因而属于新增内容只有“附注”，而且将原来的“印发传达范围”（即标注在成文日期左下方类似“此件发至县级、传达至乡镇级”的范围说明）明确规定为附注的内容之一，不再单独作为一项格式要素。
相对国办原办法而言，格式要素增加了“份号、发文机关署名、页码”，取消了“主题词”。其中份号、页码在实际工作中也在用，属于增加的要素只有“发文机关署名”，因此，以后行政机关的公文也要有发文机关的署名了，不能只落个日期、盖个章。
此外，在格式要素的具体应用方面，新《条例》的规定与中办原条例的规定基本一致，但与国办的原办法相比有了一些细微变化：一是规定涉密文件应当标注份号（办法只要求绝密、机密公文标注）；二是规定紧急公文应当标注“特急、加急”（办法要求标注特急、急件）；三是规定联合行文时发文机关标志可以单独使用主办机关的名称；四是明确规定公文标题应当标明发文机关名称（办法没有强制性要求）；五是规定有特定发文标志的普发性（下行文）公文和电报可以不加盖印章（办法规定除会议纪要和电报外都要盖章）。
第五个特点：在行文规则方面增加了一些具体规定
增加的具体规定主要有：“上行文原则上主送一个上级机关（原办法只对请示作此规定），不抄送下级机关。”、“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”、“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关”、“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文（原条例只对请示作此规定），不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”、“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”、“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”、“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销”（原条例只对上行文《请示》作此规定）。
第六个特点：在公文拟制方面更加强调程序规范
在起草环节强调：深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见”、“公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致”、“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作”等。
在审核环节强调：“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核”、“经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送”。
在签发环节强调：“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”（原条例只对重要公文作此规定、原办法只对上行文作此规定，都不完整）、“党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人（原条例只要求被授权者签发）签发或者按照有关规定签发。
第七个特点：简化规范了公文办理的环节
明确公文办理包括收文办理、发文办理、整理归档三项重点内容，并分别作出规定，层次分明，一目了然。
在收文办理中，将“审核”（原条例无审核环节，实际工作中也进行初审）改为“初审”；将拟办（原办法称之为“批办”）、请办、分办（分发）统归为“承办”，并按照阅知性公文、批办性公文分别作出规定；增加了“答复”环节，要求公文办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。（就办法而言，还增加了“传阅”环节）。
发文办理包括复核、登记、印制、核发4个环节。（原办法规定了8个环节，其中起草、审核、签发并入“公文拟制”；单独规定，而原条例对发文办理的规定则比较零乱，散见于不同条目）。
第八个特点：在公文管理方面更加注重安全保密
新《条例》第七章“公文管理”，着重强调了公文保密管理规定。提出了设立机要保密室和机要阅文室的要求，对公文定密和觖密、密级文件的复制和汇编、涉密公文的清退和销毁、公文的撤销和废止、机关公文的移交和归档、新设立单位的发文立户申请等具体规定。
二、关于党政机关公文的处理
党政机关公文，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。其主要作用有两个方面：一是党政机关实施领导和进行管理的一种手段；二是党政机关处理公务的重要载体。党政机关的公务活动，大量地要通过公文来进行。
（一）公文的特点
1．公文作者的法定性。公文的作者是法定的，即依法成立并能以自己名义行使职权和承担义务的党政机关或法定代表人。公文的撰稿人是机关或机关领导的代笔人，撰稿人撰写公文时，必须服从机关公务活动需要和机关领导的发文意图，不能兴致所至，信笔由之。
2．公文体式的规范性。公文的规范体式是公文的法定体式，必须按照《党政机关公文处理工作条例》所规定的统一规范体式来行文，不得自由创设。
3．公文制作的程序性。公文的制作必须遵守有关的行文规则和报批程序，否则就不能成其为公文，更不能生效。
4．公文处理的权威性。党政机关的公文是管理党和国家的重要工具，体现国家的权力和意志，是传达制发机关决策意图的重要手段，在法定的时间和空间范围内对受文机关具有强制性的作用。如强制予以贯彻、执行、传达、办理等。
5．公文执行的时效性。公文的执行效用具有明显的时间限度，即在法定的或一定的时间范围内有效，超过这个时间限度就失效。
（二）党政机关公文处理的特点
1．从属性。公文处理工作从属于所在机关，体现其意图，为其实施领导和处理公务服务。
2．综合性。党政机关公文内容覆盖面广，在公文处理过程中，需要加强与上级机关的请示汇报，需要加强与同级机关的沟通衔接、协调配合。
3．内部性。公文处理属于机关内部的管理、服务工作，传递流转有范围的限制，涉密公文不得对外公开。
4．整体性。公文处理是一项系统工作，在运行中涉及许多环节，而且程序性要求较强。
5．严肃性。公文处理直接为机关实施领导和处理公务服务，事关全局，责任重大。公文一字之差、一字之漏，一个时期没标对，一个数据、名字、名称没核准，都可能给工作带来不可挽回的损失。
（三）党政机关公文的格式
公文的版式以及格式要素的具体应用，《党政机关公文版式》国家标准将作详细规定，该国家标准目前中办、国办正在研究制定中。
云南省委办公厅于2011年下发了《关于做好省委文件改版工作的通知》，对省委文件印制格式标准作出了的具体规定（云南省委标准），主要内容详见文件规定。
（四）党政机关公文的种类
根据《党政机关公文处理工作条例》，现行的党政机关公文整合调整为15种：
1．决议：适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
2．决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3．命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
4．公报：适用于公开重要决定或者重大事项。
5．公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
6．通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
7．意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8．通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
9．通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知重要情况。
10．报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
11．请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
12．批复：适用于答复下级机关请示事项。
13．议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
14．函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
15．纪要：适用于记载会议主要精神和议定事项。
上述15种文种适用范围各不相同，务必准确把握、正确适用。在文种的选择和使用时要注意以下几个方面：
.必须遵照《条例》的规定，使用统一规范的文种名，不能随意编造。如总结、方案、规划都不是规范文种。
.必须符合制发机关的身份和权限。如命令（令）只能由省级以上行政机关使用；公告只有党和国家向国内外宣布重要事项或者法定事项时才能使用；议案是各级人民政府向按照法律程序向同级人民代表大会及其常委会提请审议的事项，其他机关不能擅自使用。
.必须依据公文的内容选定和使用合适的文种，做到“量体穿衣”。
.必须符合行文关系和行文规则，分清上行文、平行文、下行文，掌握近似文种的区别。
几组容易混淆的文种
★
“请示”与“报告”
行文目的不同。
行文时间不同。
行文的处理要求不同。
行文的内容不同。
★
“决定”、“通知”、“意见”
共性：都适于向下级机布置安排工作，提出工作的原则、要求和做法等。
不同：
指挥性决定——事由重大，比较原则，明确的执行要求；
指示性通知——事由可大可小，补充完善，具体，更具可操作性。
以上两个
“必须”执行。
下行意见——新情况、新问题，方向性、指导性，下级机关“可以做什么”，“应当”按着什么原则、朝着什么方向去做，一般没有明确的具体要求。
★
“通报”与“通知”
相同之处：都具有知照性。
不同之处：通知提出具体工作意见和办法，要求遵照执行或限期执行；而通报则着眼于思想和路线方面的教育，执行要求较原则。
★
“决议”与“决定”：均是决策性文件。
在制发程序及形成上有所区别：决议必须经过会议讨论通过，而决定可由某一机关直接作出决定。
在内容上也略有区别：决定的适用范围更加宽泛；决定比决议更加具体化；决定具有较强的针对性。
★
“函”与“请示”、“批复”
凡是向同级或无隶属关系的机关单位行文，不管是请求性、答复性还是商洽性的，一般都应该使用“函”。而下级向上级的请求性事项，要用请示，上级向下级的重要性、正规性事项的答复、指示、批示要用批复。
文种使用中的常见问题
★
自造文种：
“汇报材料”
“答复”
“补充说明”
“方案”
“计划”
“制度”。如：《关于进一步加强统战工作的汇报材料》（应为“报告”）
“计划”“总结”“方案”“制度”等，上行时可转化为“报告”或“请示”文种上报；下行时可转化为“通知”文种发出。
★
滥用文种：
滥用“两告一通”（即“通告”、“公告”、“通知”）
如：《××县人民政府关于表彰计划生育先进集体和先进工作者的通知》
（应为“通报”）
★
并用文种。
“请示报告”
“请示函”
“批复通知”，如：
《关于批准成立××协会的请示报告》
（应为“请示”）
《××省人事厅关于批准录用×××等×名同志为国家公务员的批复函》
（应为“批复”）
《关于给予×××党纪处分的批复通知》（应为“批复”）
★
错用文种。
“函”和“请示”或“报告”：如《××关于拨付×××经费的请示》（主送××财政局，应为“函”）；《×××关于给予项目前期经费补助的报告》（主送上级主管部门的，应为请示）。
“通报”和“通知”：前者侧重于表彰先进、批评错误、传达重要情况和重要讲话；后者侧重于要求下级机关执行的事项，或者告知下级乃至平级机关周知、掌握的情况等。
（五）行文规则
公文的行文规则是各级机关制发公文、处理行文关系必须遵守的准则。《党政机关公文处理工作条例》对行文规则作出明确具体规定，是公文处理的“纲”。总体要求有：
1.确有需要行文规则。
要求行文必须确有必要，注重实效，控制行文数量，力求精练、简短。
2．按隶属关系行文规则。
行文关系就是发文机关与收文机关之间的公文往来关系。党政机关有3种行文关系：
一是上下级之间领导与被领导的关系；二是上下级之间业务指导与被指导的关系；三是平行机关或不相隶属机关之间的关系。关系不同则行文要求不同。
3．按职权范围行文规则。
党委、政府办公室
：在自己的职权范围内向相关部门行文；根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，（传达党委、政府的指示，答复下级党委、政府的请示等），但必须注明“经党委、政府批准（同意）”。
党委、政府各职能部门：各部门可以互相行文；可与下
一级党委的对口业务部门行文；不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。特殊情况可根据本级党委、政府的授权向下级党委、政府行文，但必须注明“经党委、政府批准（同意）”
；4.可以“函”的形式与下一级党委、政府商洽工作、询问和答复问题、审批职权范围内的事项。
4．联合行文规则。同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文（既可联合向上行文，也可联合向下行文）。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。联合行文必须是两个以上同级机关、必须确有必要，并明确主办机关或部门。
5．协商一致规则。凡下行文中内容涉及其他机关的职权范围时，行文前应与有关机关和部门就有关问题协商一致，否则一律不得各自按照自己的意见向下行文。协商后未取得一致意见时，应报请上级机关协调或裁定。
6．受双重领导机关行文规则。受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时要抄送另一个上级机关，但要写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。
7．抄送的规则。上行文不得抄送其下级机关；受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
当前行文中存在的突出问题
1．随意请报：“多头主送”、“越级上报”、“主送领导者个人”、“一文多事”或“一事多请”、“报告中夹带请示事项”、“不经协商上报”、“党政不分”。
2．乱抄滥送：上行文抄送下级机关、下行的一般性公文抄送上级机关、对收文机关领导一一抄送、已属主送的机关，在抄送中再次列出。
3．其他存在问题：“附件不全不清”、“手续不全”、“超越职权行文”、重大问题，部门未经本级党委、政府同意就直接请示上级业务主管部门、平级之间使用上行或下行文。
（六）公文的办理
1．办理程序：公文办理包括收文办理和发文办理。收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。公文经过起草、校核、签发后转入发文办理，发文办理包括复核、登记、印制、核发等程序。
2．基本要求：准确、及时、保密、安全。
三、关于常用公文的写作
（一）起草公文的基本要求
1．符合路线方针政策、国家法律法规、上级指示精神和决策要求，准确体现发文机关意图，并同现行公文相衔接。
2．全面准确反映客观情况，提出的政策措施切实可行。
3．观点明确，条理清晰，结构严谨，表达准确。
4．文风端正。
5．人名、地名、时间、数据、引文准确
6．文种、格式使用正确。
（二）起草公文的基本步骤
1．确定主题，谋篇布局。
2．收集材料，分析素材。
3．安排结构，拟定提纲。
4．组织撰写，修改润色。
5．协商沟通，审核报批。
（三）几种常用公文的写作
常用的文种有决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等，使用频率最高的是：通知、意见、请示。熟练掌握这三种文种写法，就能以不变应万变。
第一类
通知性公文的写法
在机关公文中，通知是应用最广泛的一种公文，被称之为口袋文种，可独立成文，也可同意见、规定、报告、会议纪要等文种搭配行文。通知的适用范围包括：批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关执行的事项；传达需要有关单位周知的事项；人事任免等等。
起草通知时，一般要求开门见山，简明扼要，交待清楚“是什么、为什么、怎么做”就行了，不要故意拼凑内容、人为扩充篇幅。另外，有些单位起草通知时，经常随意使用“此通知”或“特此通知”作为结束语，从严格意义上讲，这是不规范的，特别是作为下行文行文时，内容交待清楚即可，不必画蛇添足。
通知的结构模式：
标题：发文机关+事由+文种
由头：根据什么发通知。
内容：发文的意义，具体事项，工作要求等。
通知的写作思路：根据通知内容有所不同。
▲
会议通知
标题：以电报形式下发，标题可不标明发文机关。
开头部分：交待会议召开的目的和依据，要有会议批准和同意机关授权的交待。
主题部分：
1．会议内容、任务（也可在会议开头时叙述）
2．会议时间和地点
3．参会范围或人员
4．有关事项（会务要求、注意事项）
结尾部分：无
会议议程一般不反映在通知中，重要会议可在制定会议方案时明确。
▲
工作通知
示例一：
●
提高思想，统一认识。×××××××××××××××××××。
●
明确目标任务，把握基本原则。××××××××××××。
●
采取有效措施，分步推进实施。××××××××××××。
●
加强领导，务求实效。
××××××××××××××××。
示例二：
●
目标任务
●
方法步骤
（一）摸底调查
（二）任务分解
（三）集中实施
●
工作要求
（一）加强组织领导
（二）务求工作实效
（三）强化督促检查
专项工作也可直接分条目逐条把工作内容、要求写清楚即可。
▲
关于批转、转发、印发文件通知
通知是一个万能文种，只要无法在《党政机关公文处理条例》中找到的文种，必须借助通知类文种发出。如纲要、方案、总结、要点等，甚至于意见、请示，均可通过转化为“通知”文种下发。
目前直接使用批转形式行文的很少，若请示单位需要上级单位批转执行的，一般在请示的结束语中使用“以上请示如无不妥，请转发XXXX单位执行”，上级单位同意的直接转发即可。
1．〔印发文件通知〕
中共保山市委办公室
保山市人民政府办公室
关于印发《保山市突发公共事件新闻报道
应急方案》的通知
各县区党委、人民政府，市委各部委，市级国家机关各委办局，各人民团体，市直各企事业部位：
经市委、市政府同意，现将《保山市突发公共事件新闻报道应急办法》印发给你们，请认真贯彻执行。
中共保山市委办公室
保山市人民政府办公室
2009年2月5日
如果印发的文件没有专门对相关重要性、必要性作阐述的，可在印发通知中予以强调。
中共保山市委办公室
保山市人民政府办公室
关于印发《保山市人才队伍建设规划纲要（2010—2020）》的通知
各县区党委、人民政府，市委各部委，市级国家机关各委办局，各人民团体：
《保山市人才队伍建设规划纲要（2010—2020）》（以下简称《纲要》）已经市委、市政府同意，现印了给你们，请认真贯彻落实。
《纲要》是今后一个时期我市才队伍建设的指导性文件。加强人才队伍建设，对于…………，具有十分重要意义。各县区、各部门要坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，从战略和全局的高度，深刻认识人才在经济社会发展中的基础性、战略性、决定性作用，深刻认识做好人才工作的重要性和必要性，强化领导，实化措施，全面加强人才队伍建设，为推动保山科学发展和谐发展跨越发展提供有力人才保障。要按照《纲要》的部署要求，结合实际，制定具体政策措施，切实把这项工作抓紧抓好，抓出成效。
中共保山市委办公室
保山市人民政府办公室
2011年5月5日
除主管机关授权印发文件外，经领导同志同意，领导的重要批示、重要讲话也可以《通知》文种印发。
2．〔转发上级文件通知〕
各县区党委：
现将《中共中央办公厅关于进一步改进和规范领导同志活动新闻报道的通知》（中办发〔2009〕15号）转发你们，并提出以下贯彻意见，请一并贯彻执行。
中共保山市委办公室
2010年12月29日
3．〔转发同级文件通知〕
中共云南省委办公厅转发
《团省委关于召开共青团云南省第十三次
代表大会的请示》的通知
各州、市委，省委各部委，省级国家机关各委办局党组（党委），各人民团体党组，各大专院校党委：
《团省委关于召开共青团云南省第十三次代表大会的请示》已经省委同意，现转发给你们，请认真贯彻落实。
中共云南省委办公厅
2012年2月13日
第二类
请示性公文的写法
请示，是下级机关向上级机关请求指示、批准办理事项使用的公文。它是请示性的上行文，一般要求上级机关作出批复、指示。
1．请示类文种结构为：
标题：一般由“机关事由文种”构成。
缘由：应有理有据，具体明白。
事项：具体明确，要实施什么项目，需要多少钱，需要成立什么机构。
在实际工作中，请示一般分为三类：
请求指示。解决“我们请求该怎样做”
请求批准。解决“请求批准我们这样做”
请求批转。解决“我们请求有关单位这样做”
请示是典型的上行文，行文要求严格，请求上级解决的事项是什么，必须明确。
2．请示行文规则：一是坚持一文一事，不能一文多事或一事多请；二不能与“报告”文种合用，写成请示报告；三是不得用“报告”代替请示，在报告中夹带请求解决事项等；四是主送机关只能明确一个，不能一文多送。如公文内容涉及的部门可用抄送机关形式分送，但不能抄送下级机关。五是不能越级行文；六是除上级领导要求外，一般不得给领导个人行文；七是应在附注位置注明联系人和联系电话。八是请示事项涉及2个以上部门的职能工作时，要协商形成一致意见后才能上报。
如：《中共××市委关于举办××同志诞辰100周年纪念活动的请示》
第三类
意见性公文的写法
意见，用于对重要问题提出见解和处理办法的公文。行文方向较广，既可独立成文，也可搭配行文，而且上行文、平行文、下行文均可使用。作为上行文、平行文的意见，主要是行文机关阐述自己就某方面工作的意见建议或处理方法等，旨在供受文机关参考，文件结尾部门一般有“以上意见妥否，请参与”的结束语；如果需要请上级机关批转执行的意见，结束语应写成“以上意见如无不妥，请批转各地、各部门贯彻执行”。作为下行文的意见，下级机关必须遵照执行，因此，向下级机关制发意见，务必突出指导性、政策性和可操作性，以便下级机关贯彻执行。
经批转下发的意见，一般与通知搭配行文。如：《中共××省委、××省人民政府批转〈省财政厅关于进一步做好“双增双节”工作的意见〉的通知》
在实践中，我们常见的是作为下行文的意见，主要有两类：一类是工作安排意见，一类贯彻上级重要文件的实施意见，写法上主要采取的是条目式写法。结构模式如下：
中共×××委关于×××的意见
（XXXX年X月X日）
一、加强×××
必要性和重要性的认识（全局性主要工作，特别是大家不太熟悉的新任务、新活动等工作安排，一般要对开展这项工作的重要意义作简要阐述，这既是引起受文机关高度重视的需要，也是行文规范化的要求。要求下级机关开展工作当然要让其知道原因理由、政策依据等。如果工作属常规性任务，但需要进行强调安排的，重要性、必要性可不讲，可根据需要总结分析一下当前面临的形势，也可直接写指导思想、总体要求、目标任务等）
（一）×××
×××
（二）××××××
（三）××××××
二、指导思想、基本原则和总体目标
（四）指导思想
（五）基本原则
（六）总体目标（目标任务、发展目标）
（方法步骤、活动安排）
三、主要举措（发展措施、政策措施）
（七）××××××
（八）××××××
（九）××××××
四、加强组织领导（组织保障）
（十）××××××
贯彻上级重要文件的实施意见，写法也以条目式为主，开头部分点明贯彻落实的具体文件，接着逐条阐述指导思想、目标、原则、任务和工作重点、保障措施等。如：
中共保山市委
保山市人民政府
关于贯彻云南省旅游产业发展和改革规划纲要的实施意见
（2010年1月10日）
为认真贯彻落实好《云南省旅游产业发展和改革规划纲要》和《云南省人民政府关于云南省旅游产业发展和改革规划纲要的实施意见》（云政发〔2009〕150号），进一步加快保山旅游产业发展与改革工作，把保山建成中国一流、国际知名的康体休闲度假旅游目的地，特制定以下实施意见。
一、总体思路、主要目标和基本原则
（一）总体思路
（二）主要目标
（三）基本原则
二、主要工作任务
（一）发展的主要任务
1.优化旅游空间布局。
2.打造康体休闲度假旅游目的地。
3.开发特色文化体验旅游产品。
4.大力发展乡村特色旅游。
5.培育发展旅游新业态。
6.大力发展特色旅游商品。
（二）改革的主要任务
1.推进旅游管理体制改革。
2.建立多元化投融资体制。
3.培育旅游龙头企业。
4.建立和完善旅游要素市场。
三、构建旅游产业发展支撑体系
（一）加大招商引资力度，构建大项目支撑体系。
（二）加快基础设施建设，构建旅游要素支撑体系。
（三）加大宣传促销力度，构建市场支撑体系。
（四）加强市场净化整治，构建环境支撑体系。
（五）实施人才强旅战略，构建人才支撑体系。
四、保障措施
（一）加强组织领导。
（二）建立协调联动机制。
（三）制定配套政策
（四）加大投入力度。
（五）突出责任落实。
（七）强化督查考核。
第四类
决定性公文的写法
决定，是用于对重要事项或重大行动作出决策部署，奖惩有关单位和人员，变更或撤销下级机关不适当决定事项的公文。决定具有特定的权威性、全局性、强制性，一经作出，下级机关必须坚决贯彻执行。因此，写作思想一定要鲜明，肯定什么，否定什么，提倡什么，反对什么，必须态度明确，不能模凌两可，含糊其辞。常见的决定有工作决定、表彰决定。工作决定的写法与意见有些相似。
《决定》可由会议讨论通过，也可由本级机关作出。如：《中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定》、《中共云南省委关于在全省实行领导干部问责制的决定》。
中共保山市委
关于以“四比四促”载体深入开展向杨善洲
同志学习活动的决定
（2011年4月15日）
近日，中共中央总书记、国家主席、中央军委主席胡锦涛作出重要指示，要求广大党员干部向杨善洲同志学习。为认真贯彻落实好胡锦涛总书记重要指示精神，根据中共云南省委《关于认真贯彻落实胡锦涛总书记重要指示精神深入开展向杨善洲同志学习活动的通知》要求，市委决定，在广大党员干部中深入开展“四比四促”活动，把向杨善洲同志学习活动进一步推向深入。
一、充分认识深入开展向杨善洲同志学习活动的重大意义
二、准确把握向杨善洲同志学习活动的内容
三、开展向杨善洲同志学习活动的指导思想、总体要求和基本原则
四、开展向杨善洲同志学习活动的方法步骤
五、加强向杨善洲同志学习活动的组织领导
从上例文稿可知，工作决定与意见的结构模式基本相似，区别在于内容更重要、写法更宏观（但必须具有操作性、可行性，重点必须明确，具体措施可留给下级机关去细化去安排）、执行更有力。
除了工作决定外，大家常见的是表彰决定。表彰决定写法相对固定，比较好把握。要求开门见山，开篇就高度概括工作、充分肯定成绩，由此推导出工作中涌现出一批先进集体和先进个人的结论。接着顺势提出党委、政府的决定表彰事项。作出决定前，一般用一句过渡语连接，如“为发扬成绩，表彰先进，激励广大基层党组和共产党员、党务工作者在推进党的建设新伟大工程中奋发进取、建功立业，党中央决定……”、“为表彰先进，宣传典型，市委决定……”、“为总结经验、鼓励先进，推动……深入开展，市人民政府决定……”。最后由作出表彰决定的机关分别对先进集体、先进个人提出希望，对下级机关发出号召或提出工作要求即大功告成。若表彰的名单、名册较长，可另页附后，但不能称之为附件，仍属正文内容之一。这样处理便于公文过渡顺畅、衔接紧密、内容紧凑、印制美观，否则会让人有割裂之感。起草表彰决定务必突出先进事迹，彰显表彰的目的、意义，而对评选的过程不必着墨太多，甚至不写。
决议，也可归为决定性公文一类，它主要用于经会议讨论通过的重要决策事项。决议必须经会议讨论通过，一经会议通过发布，个人不得擅自修改，若需要修改，必须再次提交会议讨论通过。
第五类
报告性公文的写法
报告，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问使用的公文。这类公文的适用范围很明确，但在具体应用时，也需要注意一些问题。从报告的内容来说，不能夹带请示事项，报告属于阅知性公文，不需要答复办理，如夹带请示事项，受文机关不便办理，还会误时误事。从受文机关内范围来说，主送机关可以根据公文内容确定，报文机关认为该送的机关都可以作为主送机关，相对比较灵活，不象请示那样严格。从行文的体例上来说，报告的结束语一般使用“专此报告，请阅示”、“特此报告，请审核”、“以上报告如有不妥，请指示”、“以上报告如无不妥，建议批转各地区、各部门贯彻执行”等，但不能使用“请批示”、“请批复”等语言。我们的惯常做法，报告一般不使用什么结束语，工作汇报、情况反映清楚即可。
常见的报告有工作报告、会议情况报告、灾害事项报告等。
工作报告，主要向上级机关汇报专项工作开展情况，内容主要包括取得的成效（或基本情况）、主要做法、存在问题、下步工作意见建议等。
会议情况报告，主要是向上级机关汇报重要会议（一般是经上级机关批准召开的区域性会议，包括协调会、座谈会、研讨会、洽谈会、交易会等）的组织召开情况和会议成果等。写法上要求重点突出，言简意赅；内容上一般包括三个部分：开头部分简要叙述会议概况（时间、地点、参会人员、邀请出席的领导等）；第二部分是报告的主题部分，要求全面反映会议精神，包括会议指导思想、会议讨论、研究、协商的主要内容、会议议定的主要事项等；第三部分，主要就落实会议精神作表态。如：本次会议在XXX的关心指导下，在有关部门的大力支持下，经与会代表的共同努力，取得了圆满成功。与会各方决心在XXX的领导下，高举中国特色社会主义伟大旗帜，深入贯彻落实科学发展观，深化改革，扩大开放，加强合作，合力推动XXX科学发展、和谐科学、跨越发展。
灾害事项报告，主要是上机关汇报灾害、事故的发生发展、处置办法、损失损害情况等，要求及时准确、客观真实。
第六类
通报性公文的写法
通报，主要用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。系下行文，具有明显的典型性、针对性、准确性、真实性和时效性，特别是对问题的通报要及时、准确，快速行文通报，时间过去了才通报，就起不到指导、教育的作用，也就失去了行文的目的。如：
《xx省纪委关于XXX违纪情况的通报》
第一部分：一般是简述案件查处过程
第二部分：违纪当事人基本情况
第三部分：阐述违纪事实并分析根源
第四部分：逐条强调工作纪律或提出要求
又如：
《中共云南省委办公厅、云南省人民政府办公厅关于云南省xx党风廉政建设责任制考核情况的通报》
第一部分：简述考核工作开展情况
第二部分：总结分析执行责任制总体情况及存在问题
第三部分：考核结果
第四部分：提出下步工作要求
此外，党委、政府认为不是非常重要表彰事项，也可授权党委办公室、政府办公室以表彰通报发文，写法与表彰决定大同小异，主要是评定程序方面有差异，表彰的含金量不同而已。
第七类
批复性公文的写法
批复，主要用于答复下级机关请示事项的公文。有请示才有批复，因此反复与请示是“天生的一对”。在实际工作中，并非有请示就必须有正式批复，从精简公文考虑，对于一般性的请示事项，有领导批示或指示的，可直接将领导批示或指示告之请示机关即可，不一定行文批复；对重大事项必须正式行文批复。批复一定要有针对性，请示什么问题就批复什么问题，文字要简洁明了，一般不作更多阐述。
批复是上级机关对下级机关的下行文种，不能用于同级或不相隶属的机关。
中
共
保
山
市
委
关于2011年市本级财政预算方案的批复
市人民政府党组：
你们报来《关于审批2011年市本级财政预算方案的请示》（保政党组字〔2011〕9号）收悉，经第96次市委常委会议研究，原则同意你们提出的2011年市本级财政预算安排建议，请按照常委会要求进行调整完善后，形成财政预算草案提请市二届人大七次会议审查。
中
共
保
山
市
委
2011年2月20日
第八类
函的写法
用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。函的行文格式一般使用信函式格式，但实际工作中并不统一。在通常情况下，可根据函的内容灵活运用，属于询问和商洽事项，多用机关信函格式；属于请示批准和答复事项，应当使用正式文件，以示重视和存档备查。函的种类有以下几种：
一是邀请函，如例：
xx军区司令部：
xx省人民政府、xx省军区定于x月x日召开xx省警备工作暨表彰大会，总结………工作，部署下一步警备工作任务，表彰先进集体和先进个人。届时请上级领导机关派员莅临指导。
x年x月x日
中国国际贸易促进会：
在贵会的关心、支持下，在西南各省区市的共同努力下，2012年中国昆明出口商品交易会的各项筹备工作进展顺利，将如期于今年x月x日举行。为确保本届昆交会获得圆满成功，使之成为促进与世界各国、全国各地交流合作的窗口和桥梁，敬请贵会领导拨冗莅昆出席交易会开幕式，并检查指导工作。
专此函请，顺致敬意。
x年x月x月
二是请批函，如例：
xx军区：
1998年7月，省人民政府批准xx口岸为一类口岸。随着桥头堡建设战略的实施，该口岸的边境贸易不断扩大，旅游业迅速兴起，投资环境日益改善，区位优势日显重要，2000年省人民政府向国务院上报了《关于请求将xx口岸批准为国家一类口岸的请示》，并已列入国家“十一五”口岸规划。为了加快沿边开放步伐，振兴边疆民族经济，改善口岸发展环境，更好地发挥口岸综合服务功能，特请求将xx口岸批准为国家一类口岸。
一、口岸概况。………
二、口岸现状及发展预测。………
三、口岸查验机构编制和设施建设。………
专此函报，请予审批。
x年x月x日
三是工作联系函，如：《关于建议将省电子政务网络管理中心移交省委办公厅管理的函》。
四是工作答复函，如《中共云南省委对中共财政部党组关于在深入学习实践科学发展观活动中征求意见的复函》。
例文：
xx主监会：
贵会《关于制约股份有限公司等3家企业发行A股的复函》（主监函〔1999〕12号）收悉。经研究，现就有关问题函告如下：
………
………
希望今后对我省企业申请上市工作继续给予大力支持。
x年x月x日
第九类
纪要的写法
纪要，原称“会议纪要”，用于记载会议主要精神和议定事项。任何一级党组织的会议都可以作纪要。
主要特点是：纪要不加盖机关公章；纪要如需参会以外的机关通常借助其他文种，上行文可同报告或请示相搭配；下行文可同通知相搭配。
如：《中共××市委办公室、××市人民政府办公室关于转发〈旅游宣传工作专题会议纪要〉的通知》
除公文外，党政军机关的文秘部门还有承担相当一部分应用文稿的起草任务，有些文稿尽管使用频率较少，但很重要，领导很重视。
四、关于机关应用文（非规范性公文）的起草
（一）几类应用文稿的起草
领导讲话稿。是各级领导干部在各种会议或正规场合上所使用的带有指示性、指导性的文稿。作为一种应用文，讲话稿比较正式、严肃，也有相对固定的格式可循，如总结成绩经验、分析问题形势、安排部署工作，又如重大意义、主要任务、重点措施等，但谋篇布局、中心界定、思想基调、观点提炼、内容筛选等都比较灵活，而且领导的个人风格、讲话习惯差异很大，必须因人而异、因事而异。因此在撰写领导讲话稿时，要弄清给谁写、写什么、怎样写，然后针对这三个问题，研究人、研究事、研究文。研究人，就是要准确把握领导意图，通过听会、学习领导文章、揣摩领导批示指示精神、阅读领导新闻报道、向领导秘书了解情况等多途径、多渠道把握领会领导意图。研究事，就是针对要讲的事和讲话场合、讲话对象，通过看上头、摸下头、观外头、找前头、想后头等，全方位研究确定领导需要讲的内容。研究文，就是针对讲的内容归纳提炼观点，并力求通过变换角度、改变说法、稍加修饰等体现新意、突出个性。针对要讲的观点合理布局，在材料的选用上，要处理好轻重的关系，特别是事例不宜太多，多举人们看得见、摸得着、可望又可即的事例，多用典型、事实、数据说话；在层次的表述上，要处理好展开与非展开的关系；在语句的选用上，尽量做到不说多余的话、不讲交叉的事、不用重复的词。
工作报告（会议报告）。在实际工作中，有一种不作为公文的工作报告，主要是领导班子的一把手代表党委（常委会）、政府所作的工作报告。这类报告的结构多为三段式，内容总体包括总结成绩经验、安排部署工作、加强自身建设等三大块，其中重点是第二部分，一般包括下步工作的指导思想或总体要求，目标任务和重点工作等，写法相对固定，但内容选择、层次安排、语言提炼等方面仍有相当的灵活性，特别是今后工作安排，要求深入调查研究，广泛征求意见，力求目标任务可实现、部署要求可执行、政策措施可操作。
调研报告。有的也称之为调查报告，主要是各级领导干部深入基层、深入实际、深入群众调查，在掌握大量材料和真实情况的基础上，通过总结成绩经验、剖析存在问题、综合分析形势、提出对策措施形成的书面报告。调研报告的写法非常灵活，没有相对固定的格式或体例，报告的结构完全视调研具体内容、调研工作开展情况灵活确定，调研者个人风格的不同，形成的调研报告也大相径庭。调研报告常见的写法是，开头部分：说明调研目的、概括调研基本情况；主体部分：归纳总结、分析判断、提出对策措施；结尾部分：概括全文、点明主题，展示前景、发出号召，说明有关事项等。也可不写结语，意尽言止。如：
持续深化林权改革
加快发展林业产业
——云南省集体林权制度改革和林产业发展调查报告
一、我省集体林权制度改革取得显著成绩
（总结成绩、归纳经验）
二、对我省现代林业发展形势的基本判断
（林业发展优势、林业发展的重要性、存在的主要问题）
三、对推进林改和现代林业发展的几点思考
第一，提高思想认识，进一步加强对集体林权制度改革的组织领导。
第二，严格质量标准，重点抓好主体改革四个方面的工作。
第三，推进配套改革，建立健全五大林业制度。
第四，强化社会服务，建立林业发展的六大支撑体系。
第五，做强优势产业，重点在五个方面实现新突破。
起草调研报告，最好不要人为选择什么结构模式，要对收集掌握的情况材料认真进行梳理、筛选、分析、综合，总结经验规律，提炼主要观点，提出对策建议，再根据调研内容合理确定调研报告的具体写法。比如：2008年时任省长的秦光荣同志，在调研农村矛盾和纠纷后形成了一个别具一格的报告，他是这样写的：
经过一些调研，结合工作实际，我对当前的农民利益诉求和农村矛盾的了进一步的、更新的认识，初步形成了四个方面的观点。
第一个观点是：当前农业农村发展面临的新形势，呈现新变化（归纳总结了6个方面的新情况新变化）
第二个观点是：新形势下农民利益诉求出现许多新的特点（归纳总结了4个新特点）
第三个观点是：农村矛盾纠纷有进一步发展的趋势（归纳分析了主要存在的6个方面的矛盾纠纷）
第四个观点是：从实践科学发展观的高度，进一步提高解决农民纠纷、满足农民合理诉求的能力（提出了7个方面的具体措施）
直接用观点作标题，让人耳目一新。从内容上看，其实前三部分都是总结分析、归纳判断，最后一个部分是对策建议。仍然有规律可循。
考察报告。顾名思义，即外出考察结束后向考察批准机关（党委、政府）报送的情况报告。结构比较简单，主要模式是：
第一部分：基本情况（简要叙述考察团的组成、考察地点、考察学习内容等，也可在开头语中讲）
第二部分：主要收获
第三部分：主要体会
除上述应用文稿外，实践中还经常碰到工作总结、工作（活动）方案、工作计划等，这些应用文稿结构比较固定、写法相对简单，而且有规律可循，如果大家有兴趣，可自行总结归纳。
（二）几点体会
写文章的本领不是与生俱来的，无论是公文还是其他应用文稿的写作，都不可能一蹴而就，必须勤于积累、善于总结、勇于实践、乐于操刀。惟有多学多看、多写多练、多思多改，才有可能担当职责、完成任务。关于公文的写作，个人有几点体会，供各位同仁参考：
一是领会领导意图，适应领导风格。公文的法定作者是领导，代拟的初稿能不能成功，“生杀大权”在领导。一个文件、文稿要成功，取决于领导是否认可、是否满意。拟稿的同志必须尽可能领会领导意图，做有心人、细心人，注意从领导修改的重要文件、领导作出的重要批示、领导关注的重点工作、领导思考的热点问题、领导平时的重要讲话中了解领导的决策意图，适应领导的思维方式、讲话风格、用语习惯等。
二是学习积累，厚积薄发。肚子里装的货多了，脑子里思考多了，写起来就从容一些。要注意学习新理论、新政策、新精神、新知识；注意收集、整理和积累与自己工作相关的资料；注意了解掌握各地各部门的工作进展情况。吃透上头，摸清下头，就有写头。只要认真收集好资料，占有材料，肯定能写好。
三是走点捷径，在借鉴中提高。公文自身有一定规律可循。学会依葫芦画瓢。写文章“抄”是一种学习，一种借鉴，一种启迪。特别是谋篇布局、框架结构、语句搭配等方面，都可通过学习模仿好公文、好文章来训练提高。
四是交流碰撞，换位思考。“文章不怕改，越改越精彩”。好文章与其说是写出来的，不如说是改出来。实践中，重要的文稿都是经过草拟修改、领导修改、会议修改出来的。作为拟稿人，要认真做好拟稿修改工作，通过用心朗读法、反复修改法、冷却处理法，对文章的中心思想、篇章结构、语言文字、标点符号反复推敲。同时，要主动与大家交流切蹉，广泛听取别人的意见建议，敢于请别人帮助修改文章，那怕是自认为是精华，也要有“割舍”的心。只有这样才能启发思路、取长补短、不断提高。
写文稿是一次艰苦的工作，没有从事过这项工作的同志是很难体会到其中的艰辛。以上是我长期处理公文中积累的一些看法，是本着坦诚的态度提出来的，肯定存在一些值得商榷地方。
由于水平有限、准备不足，讲得不对之处，请各位同仁见凉。
谢谢大家！
第三篇：党政机关公文如何处理如何写培训稿
如何做好党政机关公文处理工作培训稿
一、关于《党政机关公文处理工作条例》的解读
长期以来，我国党的机关与行政机关的公文并不统一，党的机关执行的是1996年中办印发的《中国共产党机关公文处理条例》，行政机关执行的是2000年国办印发的《国家行政机关公文处理办法》，党政机关公文的文种、格式规范（包括纸张规格）、办理程序都不尽不相同，给实际工作带来了很大不便。为统一党政机关公文处理工作，中办、国办经过大量沟通、反复协商，就公文处理工作终于达成了共识，于2012年4月6日，联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（以上简称新《条例》），同时废止了1996年中办印发的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年国办印发的《国家行政机关公文处理办法》。新《条例》的发布施行，对推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化必将起到重要作用。
该《条例》分总则、公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理、附则8章42条，自
2012年7月1日起施行。与中办的原条例和国办的原办法相比，新《条例》主要有以下七个方面特点：
调整了公文种类
中办原条例规定了14种公文，新《条例》增加了“命令、公告、议案、通告”4种行政性公文，取消了“指示、条例、规定”3种公文，并明确规定“法规性公文”依照有关规定处理。同时，将“会议纪要”改为“纪要”，适用范围相对拓展。
国办原办法规定了13种公文，新《条例》在此基础上新增了“决议、公报”2种，“会议纪要”改为“纪要”。
调整后的文种，在适用范围方面与原中办、国办的规定基本一致，只是决定、通知、函等少数文种的适用范围整合了党政机关的实际需要，相对更加完善。
科学编排了各章各条
中办的原条例规定了12章，现简化为8章，其中的公文的起草、校核、签发合并为公文的拟制；公文办理的传递、立卷归档合并为公文办理；公文保密并入公文管理。同时，新《条例》对相关条目的编排顺序也进行了相应调整。
在行文规则方面增加了一些具体规定
增加的具体规定主要有：“上行文原则上主送一个上级机关（原办法只对请示作此规定），不抄送下级机关。”、“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”、“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关”、“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文（原条例只对请示作此规定），不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”、“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”、“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”、“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销”（原条例只对上行文《请示》作此规定）。
重新界定了公文处理的概念
国办原办法规定：“公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”。将公文的拟制（起草、审核、签发）作为公文办理的环节之一，没有体现出拟制的应有地位和作用。而现行公文处理的概念主要吸收了中办原条例的定义，规定：“公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作”，其中公文拟制包括起草、审核、签发3个环节，归档立卷作为公文办理的最后环节。经此调整，公文处理工作由公文拟制、公文办理、公文管理三部分组成，更加科学合理。
规范了公文格式要素
新《条例》规定：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
相对中办原条例而言，格式要素增加了“附件说明、附注、页码”3项内容，取消了“主题词”，并将“版头”明确为“发文机关标志”、将“印制版记”明确为“印发机关和印发日期”。由于附件说明（公文附件的顺序号和名称）和页码，在实际工作中我们一直在用，因而属于新增内容只有“附注”，而且将原来的“印发传达范围”（即标注在成文日期左下方类似“此件发至县级、传达至乡镇级”的范围说明）明确规定为附注的内容之一，不再单独作为一项格式要素。
相对国办原办法而言，格式要素增加了“份号、发文机关署名、页码”，取消了“主题词”。其中份号、页码在实际工作中也在用，属于增加的要素只有“发文机关署名”，因此，以后行政机关的公文也要有发文机关的署名了，不能只落个日期、盖个章。
此外，在格式要素的具体应用方面，新《条例》的规定与中办原条例的规定基本一致，但与国办的原办法相比有了一些细微变化：一是规定涉密文件应当标注份号（办法只要求绝密、机密公文标注）；
二是规定联合行文时发文机关标志可以单独使用主办机关的名称；三是规定紧急公文应当标注“特急、加急”（办法要求标注特急、急件）；四是规定有特定发文标志的普发性（下行文）公文和电报可以不加盖印章（办法规定除会议纪要和电报外都要盖章）。五是明确规定公文标题应当标明发文机关名称（办法没有强制性要求）；
在公文拟制方面更加强调程序规范
在起草环节强调：深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见”、“公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致”、“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作”等。
在审核环节强调：“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核”、“经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送”。
在签发环节强调：“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”（原条例只对重要公文作此规定、原办法只对上行文作此规定，都不完整）、“党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人（原条例只要求被授权者签发）签发或者按照有关规定签发。
在公文管理方面更加注重安全保密
新《条例》第七章“公文管理”，着重强调了公文保密管理规定。提出了设立机要保密室和机要阅文室的要求，对公文定密和觖密、密级文件的复制和汇编、涉密公文的清退和销毁、公文的撤销和废止、机关公文的移交和归档、新设立单位的发文立户申请等具体规定。
简化规范了公文办理的环节
明确公文办理包括收文办理、发文办理、整理归档三项重点内容，并分别作出规定，层次分明，一目了然。
在收文办理中，将“审核”（原条例无审核环节，实际工作中也进行初审）改为“初审”；将拟办（原办法称之为“批办”）、请办、分办（分发）统归为“承办”，并按照阅知性公文、批办性公文分别作出规定；增加了“答复”环节，要求公文办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。（就办法而言，还增加了“传阅”环节）。
发文办理包括复核、登记、印制、核发4个环节。（原办法规定了8个环节，其中起草、审核、签发并入“公文拟制”；单独规定，而原条例对发文办理的规定则比较零乱，散见于不同条目）。
二、关于党政机关公文的处理
党政机关公文，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。其主要作用有两个方面：一是党政机关处理公务的重要载体。党政机关的公务活动，大量地要通过公文来进行；二是党政机关实施领导和进行管理的一种手段。
（一）公文的特点
1．公文执行的时效性。公文的执行效用具有明显的时间限度，即在法定的或一定的时间范围内有效，超过这个时间限度就失效。
2．公文作者的法定性。公文的作者是法定的，即依法成立并能以自己名义行使职权和承担义务的党政机关或法定代表人。公文的撰稿人是机关或机关领导的代笔人，撰稿人撰写公文时，必须服从机关公务活动需要和机关领导的发文意图，不能兴致所至，信笔由之。
3．公文处理的权威性。党政机关的公文是管理党和国家的重要工具，体现国家的权力和意志，是传达制发机关决策意图的重要手段，在法定的时间和空间范围内对受文机关具有强制性的作用。如强制予以贯彻、执行、传达、办理等。
4．公文体式的规范性。公文的规范体式是公文的法定体式，必须按照《党政机关公文处理工作条例》所规定的统一规范体式来行文，不得自由创设。
5．公文制作的程序性。公文的制作必须遵守有关的行文规则和报批程序，否则就不能成其为公文，更不能生效。
（二）党政机关公文处理的特点
1．从属性。公文处理工作从属于所在机关，体现其意图，为其实施领导和处理公务服务。
2．内部性。公文处理属于机关内部的管理、服务工作，传递流转有范围的限制，涉密公文不得对外公开。
3．综合性。党政机关公文内容覆盖面广，在公文处理过程中，需要加强与上级机关的请示汇报，需要加强与同级机关的沟通衔接、协调配合。
4．严肃性。公文处理直接为机关实施领导和处理公务服务，事关全局，责任重大。公文一字之差、一字之漏，一个时期没标对，一个数据、名字、名称没核准，都可能给工作带来不可挽回的损失。
5．整体性。公文处理是一项系统工作，在运行中涉及许多环节，而且程序性要求较强。
（三）党政机关公文的格式
公文的版式以及格式要素的具体应用，《党政机关公文版式》国家标准将作详细规定，该国家标准目前中办、国办正在研究制定中。
云南省委办公厅于2011年下发了《关于做好省委文件改版工作的通知》，对省委文件印制格式标准作出了的具体规定（云南省委标准），主要内容详见文件规定。
（四）党政机关公文的种类
根据《党政机关公文处理工作条例》，现行的党政机关公文整合调整为15种：
批复：适用于答复下级机关请示事项。
议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知重要情况。
决议：适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
公报：适用于公开重要决定或者重大事项。
纪要：适用于记载会议主要精神和议定事项。
上述15种文种适用范围各不相同，务必准确把握、正确适用。在文种的选择和使用时要注意以下几个方面：
1.必须符合制发机关的身份和权限。如命令（令）只能由省级以上行政机关使用；公告只有党和国家向国内外宣布重要事项或者法定事项时才能使用；议案是各级人民政府向按照法律程序向同级人民代表大会及其常委会提请审议的事项，其他机关不能擅自使用。
2.必须遵照《条例》的规定，使用统一规范的文种名，不能随意编造。如总结、方案、规划都不是规范文种。
3.必须符合行文关系和行文规则，分清上行文、平行文、下行文，掌握近似文种的区别。
.必须依据公文的内容选定和使用合适的文种，做到“量体穿衣”。
几组容易混淆的文种
★
“请示”与“报告”
行文的处理要求不同。
行文的内容不同。
行文目的不同。
行文时间不同。
★
“决定”、“通知”、“意见”
共性：都适于向下级机布置安排工作，提出工作的原则、要求和做法等。
不同：
指示性通知——事由可大可小，补充完善，具体，更具可操作性。指挥性决定——事由重大，比较原则，明确的执行要求；
以上两个
“必须”执行。
下行意见——新情况、新问题，方向性、指导性，下级机关“可以做什么”，“应当”按着什么原则、朝着什么方向去做，一般没有明确的具体要求。
★
“通报”与“通知”
相同之处：都具有知照性。
不同之处：通知提出具体工作意见和办法，要求遵照执行或限期执行；而通报则着眼于思想和路线方面的教育，执行要求较原则。
★
“决议”与“决定”：均是决策性文件。
在制发程序及形成上有所区别：决议必须经过会议讨论通过，而决定可由某一机关直接作出决定。
在内容上也略有区别：决定的适用范围更加宽泛；决定比决议更加具体化；决定具有较强的针对性。
★
“函”与“请示”、“批复”
凡是向同级或无隶属关系的机关单位行文，不管是请求性、答复性还是商洽性的，一般都应该使用“函”。而下级向上级的请求性事项，要用请示，上级向下级的重要性、正规性事项的答复、指示、批示要用批复。
文种使用中的常见问题
★
自造文种：
“汇报材料”
“答复”
“补充说明”
“方案”
“计划”
“制度”。如：《关于进一步加强统战工作的汇报材料》（应为“报告”）
“计划”“总结”“方案”“制度”等，上行时可转化为“报告”或“请示”文种上报；下行时可转化为“通知”文种发出。
★
滥用文种：
滥用“两告一通”（即“通告”、“公告”、“通知”）
如：《××县人民政府关于表彰计划生育先进集体和先进工作者的通知》
（应为“通报”）
★
并用文种。
“请示报告”
“请示函”
“批复通知”，如：
《关于批准成立××协会的请示报告》
（应为“请示”）
《××省人事厅关于批准录用×××等×名同志为国家公务员的批复函》
（应为“批复”）
《关于给予×××党纪处分的批复通知》（应为“批复”）
★
错用文种。
“函”和“请示”或“报告”：如《××关于拨付×××经费的请示》（主送××财政局，应为“函”）；《×××关于给予项目前期经费补助的报告》（主送上级主管部门的，应为请示）。
“通报”和“通知”：前者侧重于表彰先进、批评错误、传达重要情况和重要讲话；后者侧重于要求下级机关执行的事项，或者告知下级乃至平级机关周知、掌握的情况等。
（五）行文规则
公文的行文规则是各级机关制发公文、处理行文关系必须遵守的准则。《党政机关公文处理工作条例》对行文规则作出明确具体规定，是公文处理的“纲”。总体要求有：
2．按隶属关系行文规则。
行文关系就是发文机关与收文机关之间的公文往来关系。党政机关有3种行文关系：
一是上下级之间领导与被领导的关系；二是上下级之间业务指导与被指导的关系；三是平行机关或不相隶属机关之间的关系。关系不同则行文要求不同。
1.确有需要行文规则。
要求行文必须确有必要，注重实效，控制行文数量，力求精练、简短。
3．按职权范围行文规则。
党委、政府办公室
：在自己的职权范围内向相关部门行文；根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，（传达党委、政府的指示，答复下级党委、政府的请示等），但必须注明“经党委、政府批准（同意）”。
党委、政府各职能部门：各部门可以互相行文；可与下
一级党委的对口业务部门行文；不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。特殊情况可根据本级党委、政府的授权向下级党委、政府行文，但必须注明“经党委、政府批准（同意）”
；4.可以“函”的形式与下一级党委、政府商洽工作、询问和答复问题、审批职权范围内的事项。
5．协商一致规则。凡下行文中内容涉及其他机关的职权范围时，行文前应与有关机关和部门就有关问题协商一致，否则一律不得各自按照自己的意见向下行文。协商后未取得一致意见时，应报请上级机关协调或裁定。
4．联合行文规则。同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文（既可联合向上行文，也可联合向下行文）。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。联合行文必须是两个以上同级机关、必须确有必要，并明确主办机关或部门。
7．抄送的规则。上行文不得抄送其下级机关；受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
6．受双重领导机关行文规则。受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时要抄送另一个上级机关，但要写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。
当前行文中存在的突出问题
2．乱抄滥送：上行文抄送下级机关、下行的一般性公文抄送上级机关、对收文机关领导一一抄送、已属主送的机关，在抄送中再次列出。
1．随意请报：“多头主送”、“越级上报”、“主送领导者个人”、“一文多事”或“一事多请”、“报告中夹带请示事项”、“不经协商上报”、“党政不分”。
3．其他存在问题：“附件不全不清”、“手续不全”、“超越职权行文”、重大问题，部门未经本级党委、政府同意就直接请示上级业务主管部门、平级之间使用上行或下行文。
（六）公文的办理
2．基本要求：准确、及时、保密、安全。
1．办理程序：公文办理包括收文办理和发文办理。收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。公文经过起草、校核、签发后转入发文办理，发文办理包括复核、登记、印制、核发等程序。
三、关于常用公文的写作
（一）起草公文的基本要求
3．观点明确，条理清晰，结构严谨，表达准确。
4．文风端正。
1．符合路线方针政策、国家法律法规、上级指示精神和决策要求，准确体现发文机关意图，并同现行公文相衔接。
2．全面准确反映客观情况，提出的政策措施切实可行。
5．人名、地名、时间、数据、引文准确
6．文种、格式使用正确。
（二）起草公文的基本步骤
2．收集材料，分析素材。
3．安排结构，拟定提纲。
5．协商沟通，审核报批。
1．确定主题，谋篇布局。
4．组织撰写，修改润色。
（三）几种常用公文的写作
常用的文种有决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等，使用频率最高的是：通知、意见、请示。熟练掌握这三种文种写法，就能以不变应万变。
第一类
通知性公文的写法
在机关公文中，通知是应用最广泛的一种公文，被称之为口袋文种，可独立成文，也可同意见、规定、报告、会议纪要等文种搭配行文。通知的适用范围包括：批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关执行的事项；传达需要有关单位周知的事项；人事任免等等。
起草通知时，一般要求开门见山，简明扼要，交待清楚“是什么、为什么、怎么做”就行了，不要故意拼凑内容、人为扩充篇幅。另外，有些单位起草通知时，经常随意使用“此通知”或“特此通知”作为结束语，从严格意义上讲，这是不规范的，特别是作为下行文行文时，内容交待清楚即可，不必画蛇添足。
通知的结构模式：
标题：发文机关+事由+文种
由头：根据什么发通知。
内容：发文的意义，具体事项，工作要求等。
通知的写作思路：根据通知内容有所不同。
▲
工作通知
示例一：
●
提高思想，统一认识。×××××××××××××××××××。
●
明确目标任务，把握基本原则。××××××××××××。
●
采取有效措施，分步推进实施。××××××××××××。
●
加强领导，务求实效。
××××××××××××××××。
示例二：
●
目标任务
●
方法步骤
（一）摸底调查
（二）任务分解
（三）集中实施
●
工作要求
（一）加强组织领导
（二）务求工作实效
（三）强化督促检查
专项工作也可直接分条目逐条把工作内容、要求写清楚即可。
▲
会议通知
标题：以电报形式下发，标题可不标明发文机关。
开头部分：交待会议召开的目的和依据，要有会议批准和同意机关授权的交待。
主题部分：
1．会议内容、任务（也可在会议开头时叙述）
2．会议时间和地点
3．参会范围或人员
4．有关事项（会务要求、注意事项）
结尾部分：无
会议议程一般不反映在通知中，重要会议可在制定会议方案时明确。
▲
关于批转、转发、印发文件通知
通知是一个万能文种，只要无法在《党政机关公文处理条例》中找到的文种，必须借助通知类文种发出。如纲要、方案、总结、要点等，甚至于意见、请示，均可通过转化为“通知”文种下发。
目前直接使用批转形式行文的很少，若请示单位需要上级单位批转执行的，一般在请示的结束语中使用“以上请示如无不妥，请转发XXXX单位执行”，上级单位同意的直接转发即可。
1．〔印发文件通知〕
中共保山市委办公室
保山市人民政府办公室
关于印发《保山市突发公共事件新闻报道
应急方案》的通知
各县区党委、人民政府，市委各部委，市级国家机关各委办局，各人民团体，市直各企事业部位：
经市委、市政府同意，现将《保山市突发公共事件新闻报道应急办法》印发给你们，请认真贯彻执行。
中共保山市委办公室
保山市人民政府办公室
2009年2月5日
如果印发的文件没有专门对相关重要性、必要性作阐述的，可在印发通知中予以强调。
中共保山市委办公室
保山市人民政府办公室
关于印发《保山市人才队伍建设规划纲要（2010—2020）》的通知
各县区党委、人民政府，市委各部委，市级国家机关各委办局，各人民团体：
《保山市人才队伍建设规划纲要（2010—2020）》（以下简称《纲要》）已经市委、市政府同意，现印了给你们，请认真贯彻落实。
《纲要》是今后一个时期我市才队伍建设的指导性文件。加强人才队伍建设，对于…………，具有十分重要意义。各县区、各部门要坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，从战略和全局的高度，深刻认识人才在经济社会发展中的基础性、战略性、决定性作用，深刻认识做好人才工作的重要性和必要性，强化领导，实化措施，全面加强人才队伍建设，为推动保山科学发展和谐发展跨越发展提供有力人才保障。要按照《纲要》的部署要求，结合实际，制定具体政策措施，切实把这项工作抓紧抓好，抓出成效。
中共保山市委办公室
保山市人民政府办公室
2011年5月5日
除主管机关授权印发文件外，经领导同志同意，领导的重要批示、重要讲话也可以《通知》文种印发。
2．〔转发上级文件通知〕
各县区党委：
现将《中共中央办公厅关于进一步改进和规范领导同志活动新闻报道的通知》（中办发〔2009〕15号）转发你们，并提出以下贯彻意见，请一并贯彻执行。
中共保山市委办公室
2010年12月29日
3．〔转发同级文件通知〕
中共云南省委办公厅转发
《团省委关于召开共青团云南省第十三次
代表大会的请示》的通知
各州、市委，省委各部委，省级国家机关各委办局党组（党委），各人民团体党组，各大专院校党委：
《团省委关于召开共青团云南省第十三次代表大会的请示》已经省委同意，现转发给你们，请认真贯彻落实。
中共云南省委办公厅
2012年2月13日
第二类
请示性公文的写法
请示，是下级机关向上级机关请求指示、批准办理事项使用的公文。它是请示性的上行文，一般要求上级机关作出批复、指示。
2．请示行文规则：一是坚持一文一事，不能一文多事或一事多请；二不能与“报告”文种合用，写成请示报告；三是不得用“报告”代替请示，在报告中夹带请求解决事项等；四是主送机关只能明确一个，不能一文多送。如公文内容涉及的部门可用抄送机关形式分送，但不能抄送下级机关。五是不能越级行文；六是除上级领导要求外，一般不得给领导个人行文；七是应在附注位置注明联系人和联系电话。八是请示事项涉及2个以上部门的职能工作时，要协商形成一致意见后才能上报。
1．请示类文种结构为：
标题：一般由“机关事由文种”构成。
缘由：应有理有据，具体明白。
事项：具体明确，要实施什么项目，需要多少钱，需要成立什么机构。
在实际工作中，请示一般分为三类：
请求指示。解决“我们请求该怎样做”
请求批准。解决“请求批准我们这样做”
请求批转。解决“我们请求有关单位这样做”
请示是典型的上行文，行文要求严格，请求上级解决的事项是什么，必须明确。
如：《中共××市委关于举办××同志诞辰100周年纪念活动的请示》
第三类
意见性公文的写法
意见，用于对重要问题提出见解和处理办法的公文。行文方向较广，既可独立成文，也可搭配行文，而且上行文、平行文、下行文均可使用。作为上行文、平行文的意见，主要是行文机关阐述自己就某方面工作的意见建议或处理方法等，旨在供受文机关参考，文件结尾部门一般有“以上意见妥否，请参与”的结束语；如果需要请上级机关批转执行的意见，结束语应写成“以上意见如无不妥，请批转各地、各部门贯彻执行”。作为下行文的意见，下级机关必须遵照执行，因此，向下级机关制发意见，务必突出指导性、政策性和可操作性，以便下级机关贯彻执行。
经批转下发的意见，一般与通知搭配行文。如：《中共××省委、××省人民政府批转〈省财政厅关于进一步做好“双增双节”工作的意见〉的通知》
在实践中，我们常见的是作为下行文的意见，主要有两类：一类是工作安排意见，一类贯彻上级重要文件的实施意见，写法上主要采取的是条目式写法。结构模式如下：
中共×××委关于×××的意见
（XXXX年X月X日）
一、加强×××
必要性和重要性的认识（全局性主要工作，特别是大家不太熟悉的新任务、新活动等工作安排，一般要对开展这项工作的重要意义作简要阐述，这既是引起受文机关高度重视的需要，也是行文规范化的要求。要求下级机关开展工作当然要让其知道原因理由、政策依据等。如果工作属常规性任务，但需要进行强调安排的，重要性、必要性可不讲，可根据需要总结分析一下当前面临的形势，也可直接写指导思想、总体要求、目标任务等）
（一）×××
×××
（二）××××××
（三）××××××
二、指导思想、基本原则和总体目标
（四）指导思想
（五）基本原则
（六）总体目标（目标任务、发展目标）
（方法步骤、活动安排）
三、主要举措（发展措施、政策措施）
（七）××××××
（八）××××××
（九）××××××
四、加强组织领导（组织保障）
（十）××××××
贯彻上级重要文件的实施意见，写法也以条目式为主，开头部分点明贯彻落实的具体文件，接着逐条阐述指导思想、目标、原则、任务和工作重点、保障措施等。如：
第四类
决定性公文的写法
决定，是用于对重要事项或重大行动作出决策部署，奖惩有关单位和人员，变更或撤销下级机关不适当决定事项的公文。决定具有特定的权威性、全局性、强制性，一经作出，下级机关必须坚决贯彻执行。因此，写作思想一定要鲜明，肯定什么，否定什么，提倡什么，反对什么，必须态度明确，不能模凌两可，含糊其辞。常见的决定有工作决定、表彰决定。工作决定的写法与意见有些相似。
《决定》可由会议讨论通过，也可由本级机关作出。如：《中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定》、《中共云南省委关于在全省实行领导干部问责制的决定》。
中共保山市委
关于以“四比四促”载体深入开展向杨善洲
同志学习活动的决定
（2011年4月15日）
近日，中共中央总书记、国家主席、中央军委主席胡锦涛作出重要指示，要求广大党员干部向杨善洲同志学习。为认真贯彻落实好胡锦涛总书记重要指示精神，根据中共云南省委《关于认真贯彻落实胡锦涛总书记重要指示精神深入开展向杨善洲同志学习活动的通知》要求，市委决定，在广大党员干部中深入开展“四比四促”活动，把向杨善洲同志学习活动进一步推向深入。
一、充分认识深入开展向杨善洲同志学习活动的重大意义
二、准确把握向杨善洲同志学习活动的内容
三、开展向杨善洲同志学习活动的指导思想、总体要求和基本原则
四、开展向杨善洲同志学习活动的方法步骤
五、加强向杨善洲同志学习活动的组织领导
从上例文稿可知，工作决定与意见的结构模式基本相似，区别在于内容更重要、写法更宏观（但必须具有操作性、可行性，重点必须明确，具体措施可留给下级机关去细化去安排）、执行更有力。
除了工作决定外，大家常见的是表彰决定。表彰决定写法相对固定，比较好把握。要求开门见山，开篇就高度概括工作、充分肯定成绩，由此推导出工作中涌现出一批先进集体和先进个人的结论。接着顺势提出党委、政府的决定表彰事项。作出决定前，一般用一句过渡语连接，如“为发扬成绩，表彰先进，激励广大基层党组和共产党员、党务工作者在推进党的建设新伟大工程中奋发进取、建功立业，党中央决定……”、“为表彰先进，宣传典型，市委决定……”、“为总结经验、鼓励先进，推动……深入开展，市人民政府决定……”。最后由作出表彰决定的机关分别对先进集体、先进个人提出希望，对下级机关发出号召或提出工作要求即大功告成。若表彰的名单、名册较长，可另页附后，但不能称之为附件，仍属正文内容之一。这样处理便于公文过渡顺畅、衔接紧密、内容紧凑、印制美观，否则会让人有割裂之感。起草表彰决定务必突出先进事迹，彰显表彰的目的、意义，而对评选的过程不必着墨太多，甚至不写。
决议，也可归为决定性公文一类，它主要用于经会议讨论通过的重要决策事项。决议必须经会议讨论通过，一经会议通过发布，个人不得擅自修改，若需要修改，必须再次提交会议讨论通过。
第五类
报告性公文的写法
报告，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问使用的公文。这类公文的适用范围很明确，但在具体应用时，也需要注意一些问题。从报告的内容来说，不能夹带请示事项，报告属于阅知性公文，不需要答复办理，如夹带请示事项，受文机关不便办理，还会误时误事。从受文机关内范围来说，主送机关可以根据公文内容确定，报文机关认为该送的机关都可以作为主送机关，相对比较灵活，不象请示那样严格。从行文的体例上来说，报告的结束语一般使用“专此报告，请阅示”、“特此报告，请审核”、“以上报告如有不妥，请指示”、“以上报告如无不妥，建议批转各地区、各部门贯彻执行”等，但不能使用“请批示”、“请批复”等语言。我们的惯常做法，报告一般不使用什么结束语，工作汇报、情况反映清楚即可。
常见的报告有工作报告、会议情况报告、灾害事项报告等。
工作报告，主要向上级机关汇报专项工作开展情况，内容主要包括取得的成效（或基本情况）、主要做法、存在问题、下步工作意见建议等。
会议情况报告，主要是向上级机关汇报重要会议（一般是经上级机关批准召开的区域性会议，包括协调会、座谈会、研讨会、洽谈会、交易会等）的组织召开情况和会议成果等。写法上要求重点突出，言简意赅；内容上一般包括三个部分：开头部分简要叙述会议概况（时间、地点、参会人员、邀请出席的领导等）；第二部分是报告的主题部分，要求全面反映会议精神，包括会议指导思想、会议讨论、研究、协商的主要内容、会议议定的主要事项等；第三部分，主要就落实会议精神作表态。如：本次会议在XXX的关心指导下，在有关部门的大力支持下，经与会代表的共同努力，取得了圆满成功。与会各方决心在XXX的领导下，高举中国特色社会主义伟大旗帜，深入贯彻落实科学发展观，深化改革，扩大开放，加强合作，合力推动XXX科学发展、和谐科学、跨越发展。
灾害事项报告，主要是上机关汇报灾害、事故的发生发展、处置办法、损失损害情况等，要求及时准确、客观真实。
第六类
通报性公文的写法
通报，主要用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。系下行文，具有明显的典型性、针对性、准确性、真实性和时效性，特别是对问题的通报要及时、准确，快速行文通报，时间过去了才通报，就起不到指导、教育的作用，也就失去了行文的目的。如：
《xx省纪委关于XXX违纪情况的通报》
第一部分：一般是简述案件查处过程
第二部分：违纪当事人基本情况
第三部分：阐述违纪事实并分析根源
第四部分：逐条强调工作纪律或提出要求
又如：
《中共云南省委办公厅、云南省人民政府办公厅关于云南省xx党风廉政建设责任制考核情况的通报》
第一部分：简述考核工作开展情况
第二部分：总结分析执行责任制总体情况及存在问题
第三部分：考核结果
第四部分：提出下步工作要求
此外，党委、政府认为不是非常重要表彰事项，也可授权党委办公室、政府办公室以表彰通报发文，写法与表彰决定大同小异，主要是评定程序方面有差异，表彰的含金量不同而已。
第七类
批复性公文的写法
批复，主要用于答复下级机关请示事项的公文。有请示才有批复，因此反复与请示是“天生的一对”。在实际工作中，并非有请示就必须有正式批复，从精简公文考虑，对于一般性的请示事项，有领导批示或指示的，可直接将领导批示或指示告之请示机关即可，不一定行文批复；对重大事项必须正式行文批复。批复一定要有针对性，请示什么问题就批复什么问题，文字要简洁明了，一般不作更多阐述。
批复是上级机关对下级机关的下行文种，不能用于同级或不相隶属的机关。
第八类
函的写法
用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。函的行文格式一般使用信函式格式，但实际工作中并不统一。在通常情况下，可根据函的内容灵活运用，属于询问和商洽事项，多用机关信函格式；属于请示批准和答复事项，应当使用正式文件，以示重视和存档备查。函的种类有以下几种：
一是邀请函，如例：
xx军区司令部：
xx省人民政府、xx省军区定于x月x日召开xx省警备工作暨表彰大会，总结………工作，部署下一步警备工作任务，表彰先进集体和先进个人。届时请上级领导机关派员莅临指导。
x年x月x日
中国国际贸易促进会：
在贵会的关心、支持下，在西南各省区市的共同努力下，2012年中国昆明出口商品交易会的各项筹备工作进展顺利，将如期于今年x月x日举行。为确保本届昆交会获得圆满成功，使之成为促进与世界各国、全国各地交流合作的窗口和桥梁，敬请贵会领导拨冗莅昆出席交易会开幕式，并检查指导工作。
专此函请，顺致敬意。
x年x月x月
二是请批函，如例：
xx军区：
1998年7月，省人民政府批准xx口岸为一类口岸。随着桥头堡建设战略的实施，该口岸的边境贸易不断扩大，旅游业迅速兴起，投资环境日益改善，区位优势日显重要，2000年省人民政府向国务院上报了《关于请求将xx口岸批准为国家一类口岸的请示》，并已列入国家“十一五”口岸规划。为了加快沿边开放步伐，振兴边疆民族经济，改善口岸发展环境，更好地发挥口岸综合服务功能，特请求将xx口岸批准为国家一类口岸。
一、口岸概况。………
二、口岸现状及发展预测。………
三、口岸查验机构编制和设施建设。………
专此函报，请予审批。
x年x月x日
三是工作联系函，如：《关于建议将省电子政务网络管理中心移交省委办公厅管理的函》。
四是工作答复函，如《中共云南省委对中共财政部党组关于在深入学习实践科学发展观活动中征求意见的复函》。
例文：
xx主监会：
贵会《关于制约股份有限公司等3家企业发行A股的复函》（主监函〔1999〕12号）收悉。经研究，现就有关问题函告如下：
………
………
希望今后对我省企业申请上市工作继续给予大力支持。
x年x月x日
第九类
纪要的写法
纪要，原称“会议纪要”，用于记载会议主要精神和议定事项。任何一级党组织的会议都可以作纪要。
主要特点是：纪要不加盖机关公章；纪要如需参会以外的机关通常借助其他文种，上行文可同报告或请示相搭配；下行文可同通知相搭配。
如：《中共××市委办公室、××市人民政府办公室关于转发〈旅游宣传工作专题会议纪要〉的通知》
除公文外，党政军机关的文秘部门还有承担相当一部分应用文稿的起草任务，有些文稿尽管使用频率较少，但很重要，领导很重视。
四、关于机关应用文（非规范性公文）的起草
（一）几类应用文稿的起草
领导讲话稿。是各级领导干部在各种会议或正规场合上所使用的带有指示性、指导性的文稿。作为一种应用文，讲话稿比较正式、严肃，也有相对固定的格式可循，如总结成绩经验、分析问题形势、安排部署工作，又如重大意义、主要任务、重点措施等，但谋篇布局、中心界定、思想基调、观点提炼、内容筛选等都比较灵活，而且领导的个人风格、讲话习惯差异很大，必须因人而异、因事而异。因此在撰写领导讲话稿时，要弄清给谁写、写什么、怎样写，然后针对这三个问题，研究人、研究事、研究文。研究人，就是要准确把握领导意图，通过听会、学习领导文章、揣摩领导批示指示精神、阅读领导新闻报道、向领导秘书了解情况等多途径、多渠道把握领会领导意图。研究事，就是针对要讲的事和讲话场合、讲话对象，通过看上头、摸下头、观外头、找前头、想后头等，全方位研究确定领导需要讲的内容。研究文，就是针对讲的内容归纳提炼观点，并力求通过变换角度、改变说法、稍加修饰等体现新意、突出个性。针对要讲的观点合理布局，在材料的选用上，要处理好轻重的关系，特别是事例不宜太多，多举人们看得见、摸得着、可望又可即的事例，多用典型、事实、数据说话；在层次的表述上，要处理好展开与非展开的关系；在语句的选用上，尽量做到不说多余的话、不讲交叉的事、不用重复的词。
调研报告。有的也称之为调查报告，主要是各级领导干部深入基层、深入实际、深入群众调查，在掌握大量材料和真实情况的基础上，通过总结成绩经验、剖析存在问题、综合分析形势、提出对策措施形成的书面报告。调研报告的写法非常灵活，没有相对固定的格式或体例，报告的结构完全视调研具体内容、调研工作开展情况灵活确定，调研者个人风格的不同，形成的调研报告也大相径庭。调研报告常见的写法是，开头部分：说明调研目的、概括调研基本情况；主体部分：归纳总结、分析判断、提出对策措施；结尾部分：概括全文、点明主题，展示前景、发出号召，说明有关事项等。也可不写结语，意尽言止。如：
持续深化林权改革
加快发展林业产业
——云南省集体林权制度改革和林产业发展调查报告
一、我省集体林权制度改革取得显著成绩
（总结成绩、归纳经验）
二、对我省现代林业发展形势的基本判断
（林业发展优势、林业发展的重要性、存在的主要问题）
三、对推进林改和现代林业发展的几点思考
第一，提高思想认识，进一步加强对集体林权制度改革的组织领导。
第二，严格质量标准，重点抓好主体改革四个方面的工作。
第三，推进配套改革，建立健全五大林业制度。
第四，强化社会服务，建立林业发展的六大支撑体系。
第五，做强优势产业，重点在五个方面实现新突破。
工作报告（会议报告）。在实际工作中，有一种不作为公文的工作报告，主要是领导班子的一把手代表党委（常委会）、政府所作的工作报告。这类报告的结构多为三段式，内容总体包括总结成绩经验、安排部署工作、加强自身建设等三大块，其中重点是第二部分，一般包括下步工作的指导思想或总体要求，目标任务和重点工作等，写法相对固定，但内容选择、层次安排、语言提炼等方面仍有相当的灵活性，特别是今后工作安排，要求深入调查研究，广泛征求意见，力求目标任务可实现、部署要求可执行、政策措施可操作。
起草调研报告，最好不要人为选择什么结构模式，要对收集掌握的情况材料认真进行梳理、筛选、分析、综合，总结经验规律，提炼主要观点，提出对策建议，再根据调研内容合理确定调研报告的具体写法。比如：2008年时任省长的秦光荣同志，在调研农村矛盾和纠纷后形成了一个别具一格的报告，他是这样写的：
经过一些调研，结合工作实际，我对当前的农民利益诉求和农村矛盾的了进一步的、更新的认识，初步形成了四个方面的观点。
第一个观点是：当前农业农村发展面临的新形势，呈现新变化（归纳总结了6个方面的新情况新变化）
第二个观点是：新形势下农民利益诉求出现许多新的特点（归纳总结了4个新特点）
第三个观点是：农村矛盾纠纷有进一步发展的趋势（归纳分析了主要存在的6个方面的矛盾纠纷）
第四个观点是：从实践科学发展观的高度，进一步提高解决农民纠纷、满足农民合理诉求的能力（提出了7个方面的具体措施）
直接用观点作标题，让人耳目一新。从内容上看，其实前三部分都是总结分析、归纳判断，最后一个部分是对策建议。仍然有规律可循。
考察报告。顾名思义，即外出考察结束后向考察批准机关（党委、政府）报送的情况报告。结构比较简单，主要模式是：
第一部分：基本情况（简要叙述考察团的组成、考察地点、考察学习内容等，也可在开头语中讲）
第二部分：主要收获
第三部分：主要体会
除上述应用文稿外，实践中还经常碰到工作总结、工作（活动）方案、工作计划等，这些应用文稿结构比较固定、写法相对简单，而且有规律可循，如果大家有兴趣，可自行总结归纳。
（二）几点体会
写文章的本领不是与生俱来的，无论是公文还是其他应用文稿的写作，都不可能一蹴而就，必须勤于积累、善于总结、勇于实践、乐于操刀。惟有多学多看、多写多练、多思多改，才有可能担当职责、完成任务。关于公文的写作，个人有几点体会，供各位同仁参考：
二是学习积累，厚积薄发。肚子里装的货多了，脑子里思考多了，写起来就从容一些。要注意学习新理论、新政策、新精神、新知识；注意收集、整理和积累与自己工作相关的资料；注意了解掌握各地各部门的工作进展情况。吃透上头，摸清下头，就有写头。只要认真收集好资料，占有材料，肯定能写好。
一是领会领导意图，适应领导风格。公文的法定作者是领导，代拟的初稿能不能成功，“生杀大权”在领导。一个文件、文稿要成功，取决于领导是否认可、是否满意。拟稿的同志必须尽可能领会领导意图，做有心人、细心人，注意从领导修改的重要文件、领导作出的重要批示、领导关注的重点工作、领导思考的热点问题、领导平时的重要讲话中了解领导的决策意图，适应领导的思维方式、讲话风格、用语习惯等。
四是交流碰撞，换位思考。“文章不怕改，越改越精彩”。好文章与其说是写出来的，不如说是改出来。实践中，重要的文稿都是经过草拟修改、领导修改、会议修改出来的。作为拟稿人，要认真做好拟稿修改工作，通过用心朗读法、反复修改法、冷却处理法，对文章的中心思想、篇章结构、语言文字、标点符号反复推敲。同时，要主动与大家交流切蹉，广泛听取别人的意见建议，敢于请别人帮助修改文章，那怕是自认为是精华，也要有“割舍”的心。只有这样才能启发思路、取长补短、不断提高。
三是走点捷径，在借鉴中提高。公文自身有一定规律可循。学会依葫芦画瓢。写文章“抄”是一种学习，一种借鉴，一种启迪。特别是谋篇布局、框架结构、语句搭配等方面，都可通过学习模仿好公文、好文章来训练提高。
写文稿是一次艰苦的工作，没有从事过这项工作的同志是很难体会到其中的艰辛。以上是我长期处理公文中积累的一些看法，是本着坦诚的态度提出来的，肯定存在一些值得商榷地方。
由于水平有限、准备不足，讲得不对之处，请各位同仁见凉。
谢谢大家！
第四篇：公文写作培训—公文写作及公文处理培训
公文写作培训—公文写作及公文处理培训
培训时间：2天 培训地点：客户自定
培训对象：企业中高层管理者 课程推荐：
主要特点：详细阐述公文写作及公文处理的操作精髓 案例指导：分析公文写作及公文处理内训的经典个案 案例训练：掌握公文写作及公文处理的技能提升方法 行动建议：公文写作及公文处理培训的实战模拟练习提升建议：引爆公文写作及公文处理潜力的行动方案 培训背景：
为了吸引当今繁忙商务人士的注意力，你必须针对他们的需求进行清晰、有意识的书面沟通。您将能收获必备的公文写作及公文处理技巧，克服长篇累牍，学会识别和避免写作中常见的误区，获得一整套行之有效的写作方法，使您的公文写作及公文处理更具说服力和专业化。
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第五篇：公文处理培训讲义
公文处理培训讲义
第一节
对公文处理的一般认识
一、公文处理的涵义
公文处理指为公文的撰制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理是党政机关、人民团体、企事业单位在管理中一项经常性的重要工作，也称文书处理、文件处理。
二、公文处理的任务
公文处理的主要任务是及时、准确、安全地控制、处理和管理公文，提高办文工作效率，充分发挥公文的作用，为改革开放和社会主义现代化建设服务，为社会主义物质文明和精神文明建设服务。
其具体工作有以下几方面：
1、收文的处理 包括收文的签收、拆封、登记、审核、分送、拟办、批办、承办、对内催办、查办、组织传阅、注办等工作。
2、发文的处理 包括发出文件的拟稿、核稿、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发、传递、对外催办、查办等工作。
3、文件的管理 包括公文材料的日常管理和收发文办理过程中形成的文书档案资料的收集整理、立卷归档、提供利用等工作。
4、文件的保密工作 开展保密教育、保密检查；搞好文件、特别是机、绝密文件的登记、保管和清退销毁等工作。
5、文件贯彻落实情况的督促检查工作。
6、领导同志交办的有关公文处理的其他工作。
三、公文处理工作的作用
公文处理是行政管理的重要形式，是办理公务的基本手段之一，它贯穿于机关、单位各项公务活动的始终。机关、单位的管理工作，很大程度上要通过公文处理工作来体现。因此，公文处理工作的地位和作用是不可低估的。
1、公文处理是为机关领导提供参谋、助手作用的辅助性工作。它协助领导加强对公文撰制、办理的组织与控制，防止公文的积压与延误，防止文牍主义，有效提高公文质量。它为领导简政，减轻领导在办文方面的负担，而且使公文得到及时、恰当的处理。它为领导提供有参考价值的信息，为领导决策和指挥工作提供重要依据与参考。它有效地保证和督促领导决策的实施，通过督促检查以保证领导决策的落实；通过信息反馈，不断调整、完善决策方案，使决策更科学、更可行、更全面。
2、公文处理是承上启下，联系左右的枢纽。公文处理工作通过公文的制发与处理，承上启下，沟通各级、各类机关、团体、单位之间的纵横联系，使政令下达畅通，信息反馈及时，相互配合协调，有效地保证了整个管理体系工作的正常运转，从而有效地促进了国家的政务管理与事务管理的顺利进行。
3、公文处理是机关、单位的门面和窗口。机关、单位的公文处理工作，直接反映了机关、单位工作效率、工作作风和精神面貌，反映了机关、单位领导的决策水平与管理水平，反映了机关、单位工作人员的业务能力与工作责任心。因此，公文处理的质量和效率，是机关、单位工作质量和效率的具体反映，关系到发文机关、单位在受文对象及人民群众中的形象和威信。
4、公文处理是档案工作的基础。公文处理工作与档案工作既有联系又有区别。大量档案来源于公文，公文处理工作是档案工作的前提和基础。公文的内容、形式、书写材料及处理程序是否规范，归档公文是否齐备完整，直接影响到档案质量的好坏。只有加强公文处理工作，才能促进档案工作的顺利进行，进而推动国家档案事业的发展。(四)公文处理工作的特点
公文处理工作具有较强的政治性、服务性、机要性、时间性和技术性。
1、公文是领导集团实施领导和管理的工具，总是为统治阶级服务的。我国的公文，是为党政机关、企事业单位实施领导、管理服务的，是为巩固人民民主专政政权、建设社会主义现代化服务的，是为传达、贯彻党和国家的方针、政策，指挥指导工作服务的，因此都具有较强的政治性、政策性。而涉及公文撰制、办理、管理的公文处理工作，自然也有较强的政治性、政策性。离开了公文处理工作，公文本身的政治性、政策性是无从体现的。
2、公文处理工作较强的服务性，体现在它的从属性、被动性和事务性上。
第一，公文处理工作总是为一定的集团实施领导和管理而设置的，总是从属于领导工作的。第二，公文处理工作又是被动的。比如公文撰写、制发，必须按领导意图、决定以及工作需要而定，不能自行其是；公文的收文处理，也不可能主动地计划和安排，而必须从收文的实际出发来开展工作。公文处理工作人员的工作主动性，总是寓于公文处理工作的被动性之中的。
第三，公文处理工作大量的是事务性工作，多忙于收收发发、抄抄写写。公文处理工作人员则是埋头苦干、乐于奉献的无名英雄。
3、公文处理是一项机要性极强的工作。各级党政机关、单位的公文处理，都要不同程度地接触到党和国家的各种秘密，具有极强的机要性、保密性。
4、公文的时效性决定了公文处理的时间性。公文处理不及时，就会影响行文目的的实现，甚至在政治、经济上造成损失。尤其在实行改革开放、更注重时间的经济效益的新形势下，公文处理的时间性表现得更为突出。必须增强时间观念，讲求办文效率，保证每一件公文的及时处理。
5、公文处理工作是一项技术性很强的工作。公文处理工作是一项规章性极强的工作，研究公文处理工作的公文处理学、文书学，是一门具有多学科性质属性的边缘学科、应用学科。随着网上办公的逐步推行，办公现代化的实现，公文处理工作技术性强的特点就更为突出。领导干部、管理人员都不能鄙薄公文处理工作，而要看重其技术性、业务性，认真学习公文处理知识，掌握公文处理工作规律和方法，实现公文处理工作规范化、科学化，提高办文效率，进而提高工作效率。第二节
公文格式
公文格式是公文的外观形式。公文格式主要包括公文用纸格式、公文文面格式、公文排版、印刷与装订格式。
公文用纸幅面规格目前为两种：一种是16开型(260mm×184mm)，党的机关公文大多沿用16开型；一种是A4型(297mm×210mm)，这是国际通用标准，国家行政机关公文用纸目前大多采用A4型。
从目前党政机关办文的实用上看，最需要掌握的是公文文面格式。机关公文文面格式一般由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等组成。
一、版头(国家行政机关公文称“发文机关标识”)党的机关公文版头分为两种，一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“中共西充县委文件”，即大版头，一般用于向下普发的公文；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标明文种组成，如“中共西充县委办公室(通知)”，也可不加圆括号，用小版头，用于向上级报文或向同级、下级和无隶属关系的机关行文。国家行政机关公文版头由发文机关全称或规范性简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范性简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。国家行政机关凡上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。这点请县级部门和乡镇党政办要注意区分，乡镇以政府名义向上级行文就应采取这种版头。因此，建议乡镇将党委、政府的文件大、小版头和政府上报公文的版头都印制出来备用。县级部门中有部分单位也没有上报公文的版头，建议印制。版头应套红居中印在公文首页上部，字体要庄重(行政机关推荐使用小标宋体)，字号要适当，一般不能超过22mm×15mm。版头一经确定，应长期沿用。联合行文，版头可用主办机关名称；也可并用联署机关名称，牵头、主办机关排列在前，如联署机关过多，必须保证公文首页显示正文。
二、份号(国家行政机关公文称“份数序号”)即同一份公文印制份数的顺序号。一般用6位阿拉伯数字顶格标注在公文首页左上角第一行，如“No000015”。党的机关公文要求标有密级的公文和印发量大的普发性公文应标明份号，国家行政机关公文只要求“绝密”、“机密”级公文标明份号。
三、密级(国家行政机关公文称“秘密等级和保密期限”)公文的秘密等级。有保密要求的公文应确定具体密级，两字之间空1字，用3号黑体字。党的机关公文密级顶格标注在公文首页左上角，份号下方。国家行政机关公文需要时可同时标识密级和保密期限，且密级在前，保密期限置后，中间用“★”隔开，如“机密★两年”都用3号黑体字，顶格标注在版心右上角第一行(有保密期限时，密级两字之间不空距离)。
四、紧急程度 对公文送达和办理的时间要求。紧急公文应分别标明“特急”、“加急”，紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度两字之间空1字，用3号黑体字标注。极少数当天要办的十分紧急事项发“特提”电报，3天内要办的紧急事顶发“特急”电报，5天内要办的较急事项发“加急”电报，10天内要办的稍缓事项发“平急”电报。“特提”、“特急”件应收到即办，“加急”、“平急”件应在规定或要求的时限内抓紧办理。确定公文的紧急程度应实事求是，防止随意性。党的机关公文紧急程度顶格标注于公文首页左上角，密级下方。国家行政机关公文紧急程度顶格标注在版心右上角第1行，如需同时标注密级和紧急程度，密级标注在第1行，紧急程度标注在第2行。
五、发文字号 机关制发公文的编号。由发文机关代字、发文和发文顺序号组成，标注在版头下方居中位置。其中，国家行政机关上行文的发文字号在横隔线上居左空1字处标注。党的机关公文的发文字号用4号仿宋字；国家行政机关公文用3号仿宋体字。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。发文、发文顺序号用阿拉伯数字书面排印，发文要用全称，并用“〔〕”括起来。发文顺序号自每年第一件起按发出顺序编排，不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。
六、签发人 签发公文的机关主要负责人。上报公文应在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注姓名。联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。
党的机关上报公文的发文字号一般居中，右侧标注签发人，都用4号仿宋体字。国家行政机关上报公文的发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，之后用3号楷体字标注签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。国家行政机关公文还要求“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
七、横隔线 隔开公文的版头部分与行文部分的横线。党的机关公文由居中红色五角星加两侧红色横线组成，位于发文字号下方。国家行政机关公文只有一条红色反线，无红色五角星。横隔线与版心(图文区)等宽。
八、标题 公文内容的高度概括。一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题(事由)和文种组成，位于横隔线下空2行居中位置。标题字体要大小适中，一般用2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。党的机关公文标题中可有标点符号，国家行政机关公文标题中除法律、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
九、主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文，主送机关名称应规范、稳定。主送机关名称位于正文左下方，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标注，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至主题词之下、抄送机关之上，标注方法同抄送。
十、正文 公文的主体，用来表述公文的内容。位于标题或主送机关下方。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用外文应当注明其中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位；文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称；用数字表示层次结构序数，应按“一”、“(一)”、“1”、“(1)”的次序，不可颠倒使用。正文中第一层次标题可用3好黑体字，第二层次标题可用3号楷体字，正文中其他文字一般都用3号仿宋体字。
十一、附件 公文如有附件，在正文下空1行、左空2字用3好仿宋体字标注“附件”，后标全角冒号和附件名称，如需回行，与附件名称第1字对齐排列(国家行政机关公文附件名称后不加标点符号)。有两个以上附件时，应注明顺序，顺序号使用阿拉伯数字，在“附件：”后上下对齐排列，数字后用下圆点符号。附件标题一般用小2号小标宋或黑体字。附件应置于主件之后，与主件装订在一起，并在附件左上角第1行顶格标注“附件”，有序号时标注序号，附件的序号和名称前后标注应一致。
被印发、批转和转发的公文，不属本机关公文的附件，应在印发、批转、转发“通知”之后另页排印，印发、批转、转发通知正文用3号楷体字。被印发、批转、转发公文的一般格式为：标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期等，被印发、批转、转发公文的版头、抄送机关、印制版记等不再标注。印发、批转、转发、“通知”的印制版记、主题词置于文末。
十二、发文机关署名 发文机关名称。应用全称或规范化简称，位于正文的右下方。联合行文时，各联署机关名称一般应平行排列，并将牵头、主办机关排列在前。国家行政机关公文，因必须加盖发文机关印章，单一机关制发或两家机关联合行文时，不需发文机关署名。
十三、成文日期 一般署会议通过日期或领导人签发日期(如有两位以上领导人审签，署最后一位领导人的签发日期)；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期。电报以发出日期为准。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、规定、会议纪要等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。党的机关公文成文日期用阿拉伯数字标注(如2006年4月20日)；国家行政机关公文用汉字标注(如二○○六年四月二十日)。
十四、印章 党的机关公文，除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，应加盖发文机关印章。但在实践中，我们向下普发的公文也都加盖了印章的。国家行政机关公文，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标注成文日期并加盖印章，成文日期右空４字。加盖印章应清晰、端正，印章上边缘不压正文或者附件，下边缘居中压成文日期，印章用红色。联合行文，上报的，由主办机关加盖印章；下发的，发文机关都应当加盖印章。联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空７字，牵头、主办机关印章在前，两个印章均压成文日期；采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐；两印章间互不相交或相切，相距不超过３mm。联合行文需加盖３个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。牵头、主办机关印章在前，每排３个印章，两端不得超出版心，最后一排如余１个或２个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空２字标注成文字时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的办法解决。
十五、印发传达范围(国家行政机关公文称“附注”)一般用于说明印发、传达范围或者需要说明的其他事项。在成文日期下１行，居左空２字加圆括号用3号仿宋体字标注。
十六、主题词 位于抄送机关或印制版记上方。主题词的标注要准确、完整、规范。主题词由反映公文内容的类别词、公文主题词的词及公文种类的词组成。
十七、抄送机关 除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。抄送机关名称标注在主题词下１行、印制版记上方，左右各空１字，用仿宋体字(党的机关公文用４号字，国家行政机关公文用３号字)标注“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一抄送机关后标句号。抄送机关名称应当使用全称或规范化简称、统称。多个抄送机关，按党、政、军、群的顺序排列，地方政府在前、部门在后；地方、部门分别按行政区划的顺序和机构序列的顺序排列。
十八、印制版记(国家行政机关公文称“印发机关和印发日期”)由公文印发机关名称、印发日期和印发份数组成，位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)，一般在公文未页下部印两条横线，两线之间左空1字注明制发单位和名称，右空1字注明印发日期。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标注。底线下面右侧加圆括号用阿拉伯数字注明印发份数，如“(共印180份)”。党的机关公文的印制版记用4号仿宋体字，国家行政机关公文用3号仿宋体字。
另外，需要大家掌握的还有机关公文版头主要形式及适用范围。党的机关公文版头的主要形式及适用范围
(一)《中共×××委文件》适用于各级党委；用于发布、传达贯彻党的方针、政策，部署工作，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示(见格式一)。
(二)《中国共产党×××委员会(××)》适用于各级党委；用于通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。在版头的圆括号内用黑色2号楷体标注文种(见格式二)。
(三)《中共××××办公厅(室)文件》适用于党委办公厅(室)和党委其他部门办公室；用于根据授权、传达党委的指示，答复下级党委或部门的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项(见格式三)。国家行政机关公文版头的主要形式及适用范围
(一)《×××人民政府文件》用于各级政府发布、传达政策，作出重要工作部署，转发上级机关文件或批转下级机关的重要报告、请示，向上级机关报告、请示工作。(二)《×××人民政府》用于各级政府联系、商洽工作，通知事项，任免干部。(三《)××××××办公厅(室)文件》用于各级政府办公厅(室)和政府各部门办公室根据授权，传达指示，转发文件，通知有关事项，向上级机关报告、请示工作。
(四)《××××××办公厅(室)》用于各级政府办公厅(室)和政府各部门办公室根据授权，通知具体事项，联系商洽工作。
(五)《××省××厅文件》用于政府各部门向下级政府相关部门部署工作，转发文件，发布本部门职权范围内的事项，通知重要事项，批复下级政府相关部门的请示，向上级机关报告、请示工作。
第三节
行文规则 行文规则就是发、送、报公文的基本规矩和原则。主要有四个方面：
一、根据机关的隶属关系和职权范围确定行文关系的原则
(一)向上级机关行文，应当主送一个上级机关，不得同时主送其他上级机关和上级机关的某个部门；如需其他相关的上级机关或部门阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的上级机关。
(二)受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送上级机关和抄送上级机关，由主送机关负责答复请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。(三)党委或政府各部门在各自职权范围内可以向下级相关部门行文。党委和政府的办公厅(室)根据授权，可以向下级党委或政府行文。党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性文件，如有关工作必须由下级党委执行的，应经党委同意后(冠以“经中共×××委同意”字样)方可向下级党委行文。政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。
(四)部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
(五)不相隶属机关之间一般用函行文。如乡镇与部门、部门与部门互相都可用函行文。
二、联合行文的机关必须是同级的原则
同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军事机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当把握以下几个原则：
(一)联合行文只适用于同一系统的同级机关和不同系统中地位或级别相当的机关之间，上下级机关不能联合行文。
(二)联合行文应当确有必要，即只有当公文的内容涉及两个或两个以上机关的职权范围时可以联合行文。
(三)联合行文必须明确主办部门，以便分清主次责任，便于公文处理。
(四)联合行文应当严格控制行文单位数量。如果联合行文单位过多，往往会造成职责不清、相互推诿。
三、不直接向领导者个人报送公文的原则
这是规范公文处理程序、提高公文处理效率的要求。《中国共产党机关公文处理条例》第十四条规定：“除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅(室)按规定程序处理，不应直接送领导者个人。”《国家行政机关公文处理办法》第二十二条规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”
四、请示应当一文一事的原则(一)请示应一文一事。所谓一文一事，指请示公文所提出的请示事项，性质上必须是单一的，并非指只能提出一个要求解决的具体问题。请示事项多是下级机关急于开展的工作或急于解决的问题，需上级机关迅速给予答复，若将几件性质不同的事项在一篇公文中提出，会增加上级机关处理的难度，花费许多精力和时间，大大降低效率，也不利于公文管理部门按问题特征对公文进行归档。
(二)请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。这一方面是为了尊重和维护相关机关的职权，另一方面也是为了便于上级机关了解全面和真实的情况，从而作出更准确、更令人信服的批复。(三)请示一般只写一个主送机关。向上级机关请示事项，应按谁主管就对谁行文的原则行事，切不可将同一份请示报送两个或两个以上主送机关。确需同时送其他机关的，应当以抄送形式。
(四)不得在报告等其他公文中夹带请示事项。如果将请示事项夹带在报告等其他公文中，有可能被上级机关忽略，造成误事，而且不便于上级机关办理、批复，公文归档及日后查阅也增加了困难。
第四节
公文校核
公文文稿送领导人审批之前，应当由办公室进行校核。公文校核的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。公文校核的内容是：
一、报批程序是否符合规定；
二、是否确需行文，发文规格是否合适；
三、内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文内容相衔接；
四、涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；
五、所提措施和办法是否切实可行；
六、人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字用法及文种使用、公文格式是否符合规定。具体说来，公文校核就是要严把“六关”：
一是严把行文关。首先要审核行文是否需要，是否符合规定。要尽可能精简文件，减少文件数量，提高行政效率。
二是严把政策关。公文的政策规定必须正确、切实、可行。要注重与党和国家政策规定的一致性、与本机关以往政策规定的连续性、与有关部门相关政策规定的联系性和政策规定的可行性。对涉及民族宗教、干部人事、机构编制、财政开支、税收减免、计划生育、报刊征订以及关系群众切身利益等敏感问题，必须重点审核。三是严把法律法规关。公文必须按照国家法律、法规的规定阐述和反映本机关职权范围内的事项。公文的内容和各项规定必须符合国家法律、法规。公文中一切涉及法律、法规执行问题的宣传和要求及具体措施，都要体现法律、法规的本来含义。
四是严把内容关。公文的内容要突出主题的鲜明性、材料的真实性、判断的准确性和内容的完整性。
五是严把文字关。公文文字上必须做到结构清晰、字句妥贴、标点准确、文风纯正及人名、地名、时间、数字、引文准确。
六是严把格式关。公文的格式审核要做到文种选择恰当、行文形式准确、文件体式规范。第五节
公文收发归档管理
一、收文办理
收文办理包括公文的签收、登记、分发、传阅(传批)、承办和催办等程序。
(一)签收 收文时应逐件清点，重要文件要逐页清点，并以签字或盖章的方式签收。如发现问题(如散包、被拆、错送、错投等)须及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。紧急公文应注明签收的具体时间。
(二)登记 公文办理过程中应对公文的特征和办理情况作详细记载。登记应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。收文登记的具体做法可由各机关根据本单位具体情况自行确定并做到规范化，一般应标注本机关的收文序号。
(三)分发 将公文分送给相关领导和部门阅知、批示或研办。若领导批示需提请党委会议集体审议的公文，应在会前适时将公文及相关材料移交给承办部门。分发公文必须严格按领导批示范围进行。时效性强的要及时分送。密级较高的公文要尽量缩小知密范围。
(四)传阅(传批)需送几位领导人传阅或传批的公文，应由秘书部门按一定的程序送有关领导人阅知或批示。一般原则是，传阅件按领导同志的排序由前向后递送，传批件按领导同志的排序由后向前递送。办文人员应随时掌握公文的去向并做好记录，避免漏传、误传和延误。切勿横传，以免造成传阅失控或公文遗失。建议各乡镇、部门印制一点阅文笺，以便传阅领导好签名并批示意见。
(五)承办 主管部门应及时对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应直接答复呈文机关；若涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应主动与相关部门协商办理；若需报请上级机关审批的事项，承办部门应提出处理意见并代拟批复文稿一并送请上级机关审批。
(六)催办 秘书部门应对公文的承办情况进行督促检查。催办工作贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或重要公文要及时催办，对一般公文也要定期催办，并及时向作出批示的领导同志反馈办理情况。
二、发文办理
发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。
核发 秘书部门在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核。
登记 发文登记须由专人办理，包括填写发文字号、记录签发人、按经领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。
印制 应做到准确、及时、规范、安全、保密。分发 公文分发要认真登记，认真执行公文份数、发文通知单、封皮号码“三对照”的制度，仔细核对，保证分拣、装封准确无误。
三、保密管理(一)公文的管理
1、党的机关公文要严格管理。公文一般只发给组织，不发给个人。到上级单位开会带回的公文，要及时交机关公文管理人员登记保管，个人不得私自保存。秘书部门应切实做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又有利于公文保密。
2、借阅公文要经过批准，严格借阅手续，限期退回。如需延长使用时间，须办理续借手续。
3、党的机关内部公文(即非密级公文)的分发、传达范围应按照发文机关的要求执行，如需变更或复制，一般应经本机关(单位)的主管领导批准。
4、公开发布党的机关公文，须经发文机关批准。标有密级的公文公开发布后，原公文即行解密。
(二)公文的保密
1、对党的机关标有密级的公文的分发、传达范围应按照发文机关的要求执行，下级机关、无隶属关系的机关如需变更，须经发文机关批准，任何机关、单位和个人不得擅自扩大密级公文的知悉范围。对接触和知悉绝密级公文的人员要做出文字记载。传达密级公文时，凡有要求不准记录、录音、录像的，传达者应事先声明。
2、复制上级党的机关标有密级的公文，须按以下规定执行：复制绝密级公文，应当经发文机关或其上级机关批准；复制发文机关允许复制的机密、秘密级公文，应当经本机关(单位)的主管领导批准。复制密级公文，不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并在本单位内部文印室或经保密工作部门审查批准的定点单位复制。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数。复制的公文应与正式印发的公文同样管理。未经发文机关批准，不得将上级党的机关标有密级的公文录入计算机。
3、汇编上级党的机关标有密级的公文，须经发文机关批准，未经批准不得汇编。上级机关汇编所属下级机关的公文可不受此限。经批准汇编密级公文时，不得改变原件的密级、保密期限和知悉范围；确需改变的，应当经发文机关同意。汇编密级公文形成的载体，应按其中的最高密级和最长保密期限标识和管理。
4、绝密级公文和密码电报应指定专人管理，并采取严格的保密措施。
5、对录有密级公文的计算机磁盘、光盘、磁带等应按同密级的公文管理。
6、密级公文应当在阅文室(或办公室)阅读，不得随意带出。阅读和使用绝密级公文必须在指定的符合保密要求的办公场所进行。因公外出确需带密级公文，要经本单位有关领导批准，履行借阅手续，并采取保护措施，使密级公文始终处于携带人的有效控制之下。携带绝密级公文应经本机关(单位)主管领导批准，并有二人以上同行。禁止携带绝密级公文参加涉外活动。禁止将绝密级公文携带出境。因工作需要携带机密级、秘密级公文出境的，应按有关保密规定，办理批准和携带手续。
7、保存密级公文，应当选择安全保密的场所和保密部位，并配备必要的保密设备。绝密级公文应当在安全可靠的保密设备中保存，并由专人管理。工作人员离开办公场所，应将密级公文存放在保密设备里。
8、对遗失密级公文的，要认真进行查处并及时向发文机关和党委保密委员会办公室(保密局)写出书面报告。
(三)公文的清退和销毁
1、党的机关的秘书部门应对收进、发出的标有密级的公文定期进行清理、清退。省军级公文和绝密级公文按规定按时退回省委办公厅。其他密级公文和未标密级的公文(除标有要清退的外)，由收文单位秘书部门妥善保管，除需留存归档备查的外，其余应在一年后按有关规定自行清理、登记、销毁。需要特别说明的是：目前县级各部门对市级以上公文的清退做得非常差，每年都有一定数量的上级公文无法清退，县委办的机要人员感到非常头痛，文件没有全部按时清退回市、省秘书部门，我们县委办也无法交差。建议县级各部门对市级以上的公文的管理要加强，传阅都要作好登记。
2、机关合并时，全部公文应随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文立卷后按有关规定移交档案部门，其他公文按照有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时，应将本人保管、使用的公文按照有关规定移交、清退。
3、销毁标有密级的公文，应经本机关(单位)主管领导批准，并履行清点、登记手续，由二人监销，保证不丢失、不漏销。销毁密级公文，应确保秘密信息无法还原。销毁纸质公文，应采用焚烧、化浆等方法处理；使用碎纸机销毁的，应使用符合保密要求的碎纸机；送造纸厂销毁的，应送保密工作部门指定的厂家销毁，并由送件单位二人以上押运和监销。禁止将密级公文作为废品出售。个人不得擅自销毁公文。
四、公文归档
1、公文办理完毕后，文书部门或业务部门应按照有关规定将公文的定稿、印件和有关材料(包括电报、音像材料)收集齐全，归档整理。个人不得保存应归档的公文。
2、两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档整理，机关保存复印件。
3、机关各部门一般应于次年第二季度内向机关档案部门移交档案。文件归档整理工作要符合《归档文件整理规则》的要求，并接受同级档案部门的指导、协调和监督。
4、起草、修改和签批公文，书写及使用纸张和字迹材料必须符合存档要求。№000020
机密
中共西充县委文件 西委发〔2006〕×号 中共西充县委关于×××
×××××××××××的决定(2006年
月
日)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。(此件发至××)主题词：×××× ××× 决定
——————————————————————————————————————————————————————
中共西充县委办公室
2006年
月
日印
——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)№000020
机密
中国共产党西充县委员会(批复)西委〔2006〕×号 中共西充县委关于
××××××××的批复 中共西充县财政局党组：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。中共西充县委
2006年
月
日
主题词：×××× ××× ×× 批复
—————————————————————————————————————————————————————— 抄送：×××，×××，×××。
中共西充县委办公室
2006年
月
日印
——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)机密 紧急
中共西充县委办公室文件 西委办发〔2006〕×号 中共西充县委办公室关于 印发《××××××》的通知
××××××××××××××××××××××××××××： 《××××××》已经县委同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。中共西充县委办公室 2006年
月
日 ×××××× 第一章 总
则
第一条 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× „„
主题词：×× ×× 通知
——————————————————————————————————————————————————————
中共西充县委办公室
2006年
月
日印
——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)秘 密
中共西充县委办公室(通知)西委办〔2006〕×号 中共西充县委办公室 关于×××××××× ××××××××的通知 ××××××××××××：
××××××××××××××××××××××××××××××。中共××县委办公室 2006年
月
日
主题词：×××× ×× 通知
——————————————————————————————————————————————————————
中共西充县委办公室
2006年
月
日印
——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)秘 密
中共西充县委组织部文件 ×××〔2006〕×号 中共西充县委组织部
关于××××××××的意见 ×××××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。„„
附件：××××××× 中共西充县委组织部 2006年
月
日 附件：
×××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。主题词：×××× ×× 意见
——————————————————————————————————————————————————————
中共西充县委组织部办公室
2006年
月
日印
——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)秘 密
中共西充县委宣传部(请示)×××〔2006〕××号
签发人：××× 中共西充县委宣传部
关于××××××××的请示 ×××××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。中共西充县委宣传部 2006年
月
日
主题词：×××× ×× 请示
——————————————————————————————————————————————————————
中共西充县委宣传部办公室
2006年
月
日印
——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)№000001
机密★一年 特 急
西充县人民政府文件 西府发〔2000〕1号
关于×××××××通知
各督导室、各乡镇人民政府、县级各部门：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××。××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
－－
NO:000021 秘 密 特 急
西充县人民政府文件
西府〔2000〕×号
签发人：×××
关于×××××××报告 南充市人民政府：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
－－
××××××××××××。
附件：
1、××××××××××××
2、×××××××××××× 二○○○年一月一日
主题词：×× ×× ×× ——————————————————————————————————————————————
抄送：×××××××××××××××××××××××××
——————————————————————————————————————————————
西充县人民政府办公室
2000年×月××日印
（共印×份）－－
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