公文处理管理办法

第一篇：公文处理管理办法

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公文处理管理办法

第一章 总则

第一条

为促进公司（以下简称“公司”）公文处理工作流程化、标准化、常态化，不断提高公文处理工作的质量和效率，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条

本办法适用于公司及直属各单位（以下统称“各单位”）的公文处理工作。

第三条

本办法所称公文，是指各单位实施领导、履行职能、指挥生产和经营管理的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实上级部署，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，依法经营和进行商务活动等的重要工具。

第四条

本办法所称公文处理工作，是指公文的发文办理、收文办理、整理归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条

公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条

公司总经理办公室、党委工作部、纪委工作部、工会办公室分别负责公司行政、党委、纪委、工会的公文处理工

作，是公司相应公文处理的职能部门，并对各单位的相应公文处理工作进行指导和督促检查。各单位应设立文秘岗位，指定符合岗位要求的人员，按照本办法的要求开展相关工作。文书、文秘人员应当忠于职守、作风严谨、具备相关专业知识。单位内设临时机构一般不对外发文。

第七条

非涉密公文应当通过公司OA办公系统进行处理。特殊情况下，不宜使用OA办公系统的，可以采用书面形式。

第二章 公文种类

第八条

各单位的公文主要包括正式发文（文件式公文）、便函（信函式公文）、内部公文和专用文件等四种类型。

第九条

正式发文是以单位名义发布的、用于处理本单位职责范围内重要事务的公文，主要种类包括：

1.决定：适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

2.通知：适用于任免干部，发布、传达要求下级单位和有关单位周知或者执行的重要事项，转发上级单位重要公文。

3.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。

4.报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。

5.请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

问和答复问题。

2.通知：适用于发布、传达要求本单位内部机构、下级单位或部门周知或者执行的一般性事项，召开常规性或一般性会议，转发一般性工作文件。

3.答复/回复：适用于向下级单位答复一般性问题，但不得用于批复下级单位请示事项。

4.报告：回复上级单位的部门提出的一般性问题，提供一般性资料或工作报告等。

第十一条 内部公文是用于单位内部处理、协调和安排各种工作的公文，主要种类包括: 1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.会议纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。3.签报：适用于单位内设机构向本单位领导请示和汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果以及重要公文的起草过程、有关事项的背景、承办部门的意见和建议等事项。

4.工作联系单：适用于单位内各部门之间商洽工作，询问和答复问题。

5.外联记录单：适用于记录外单位以电话、传真、邮件等方式联系工作的有关内容，并报告单位领导或报送有关部门。

6.内部通知：适用于各部门发布需要本单位内部机构周知的一般性事项，是部门便函通知类公文的简化形式。

7.管理要情、党建要情、简报：适用于各单位或部门在一

3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

4.除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，也不得以单位负责人名义向上级单位报送公文。

5.各单位内各部门不得直接向上级单位行文。除应上级单位要求外，下级单位一般不向上级单位内部机构正式发文。

6.受双重领导的单位向一个上级单位行文,必要时抄送另一个上级单位。行文时应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。

第十七条 向下级单位行文，应当遵循以下原则： 1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

2.上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送下级单位的另一个上级单位。

3.上级单位原则上不得向下级单位内部机构行文。上级单位内各部门在职权范围内可向下级单位或部门行文，但不得发布指令性公文，不得批复下级单位请示事项。

第十八条 不相隶属单位之间一般以“函”商洽工作。对不相隶属单位发送的公文，不得有指令性要求。

第十九条 同级单位之间必要时可联合行文。联合行文按主办、协办单位次序依次签发，一般不使用复印件会签。

3.发文字号包括发文单位代字、年份、发文顺序号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，按年份累计编号，序号后面加“号”字。发文字号编排在发文单位标志下空两行位置，下行文居中排布，上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色分割线。

4.签发人是在上报的公文中批准签发的领导姓名，上报的公文需标识签发人姓名。平行排列于发文字号右侧，右空一格，由“签发人（3号仿宋体字）”三个字加全角冒号和签发人姓名（3号楷体字）组成。

5.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容(即事由)并标明公文种类，一般由发文单位名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章和转发文件名称加书名号外，一般不用标点符号。标题排列要美观，回行不能断开词意。标题用加粗的2号华文中宋体字，可分一行或多行居中排布在红色分割线下空两行的位置。

6.主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左定格，回行时仍定格，最后一个机关名称后标全角冒号。

7.正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文的首页必须显示正文。正文从主送单位下一行开始，每自然段左空

2-8

11.公文如有附注（公文印发传达范围等需要说明的事项），应当加圆括号标注，居左空二字编排在成文日期下一行。

12.附件是公文正文的说明、补充或者参考材料。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件格式要求同正文。

13.抄送单位是除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。一般用4号仿宋体字，在印发部门和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

14.印发机构和印发日期是指公文的印制机构和印制日期，印制机构一般为公文的职能部门。印发部门和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分割线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01），后加“印发”二字。

15.页码是公文页数顺序号，首页不标注页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，居中编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7MM。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

16.关于联合发文，同级单位或党政之间联合发文，应使用

主办方的发文标识和发文字号。联合发文的成文日期以最后签发单位负责人的签发日期为准。联合发文的所有发文单位都应在公文落款处加盖印章。如确有困难，可只由主办单位加盖印章，并标明“代章”字样。

17.公文应使用国际标准A4型（210mm*297mm）白纸打印，左侧装订，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。正式发文左右页边距28MM,上下页边距37MM。

18.公文中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第二十三条 发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，正式发文的发文办理过程包括拟制、会签、审核、签发、复核、编号、登记、校对、印制、用印、分发等程序。具体为：主办部门拟稿—拟稿部门负责人审核—会签（根据需要由拟稿部门负责人确定）—文秘核稿—公文处理职能部门负责人核审—公司领导签发—文秘核稿套红—发起人校对—封发（盖章）—归档。

第二十四条 拟制公文应当做到：

1.符合国家的法律、法规及其他有关规定，切实可行。2.情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3.文种正确，格式规范。公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。

4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6.结构层次序数，第一层为“

一、”，小标题可使用黑体三号字，加粗；第二层为“

（一）”，小标题可使用楷体三号字，加粗；第三层为“1.”，第四层为“（1）”，小标题可使用仿宋体字。

7.应当使用国家法定计量单位。

8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现注明准确的中文译名。

9.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。数字和年份不能回行。

10.拟稿人根据实际需要，确定主送单位、抄送范围，标明印制份数。

11.对于收到的公文，可根据公文的要求和需要予以转发。转发文件，应当结合工作实际，提出具体贯彻要求，不得层层转发。

下列文件不得转发：各种绝密文件、资料；中央领导同志

未公开的内部讲话；规定限制阅读范围的文件；政策、法律、法规、重要措施的未定稿；其他不得转发的文件。

12.涉密公文，应当根据有关保密规定标注相应的密级。第二十五条 拟制公文中，对涉及其他部门职责的事项，主办部门应主动会签其他部门，取得一致意见后方可上报公司领导。如有分歧，主办部门应报请公司领导予以协调，仍不能取得一致意见的，不得自行行文。

第二十六条 公文审核应当做到：

1.除特别紧急事项外，公文送公司领导签发前，应当由公文处理职能部门进行审核，不得先签后核。

2.审核工作应指定专人负责。审核的重点是：（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确；（2）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；（3）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过协商并达成一致意见；

（4）文种是否正确，格式是否规范。

3.在不改变原意的情况下，审核人可对文稿进行文字处理。需对文稿进行较大修改时，应提出修改意见商拟稿人修改，修改后的文稿须由拟文部门负责人确认，审核人应当进行复核。

4.审核合格的公文，由审核人送公文处理职能部门负责人核签。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由。

第二十七条 公文签发实行权责结合的原则。

1.公文主办部门、会签部门、审核部门的意见应由部门主要负责人签署。部门主要负责人无法签署时，应由部门主持工作的负责人签署。

2.公司发文一般由公司主要领导或分管领导签发，主要领导和分管领导不在，可由其他授权领导签发。

3.签批公文，签批人应有明确意见，并签署姓名和审批时间，圈阅则视为同意。公文签发人对签发的公文内容全面负责。

第二十八条 公文会签和签批程序根据需要可采用并行或串行方式，各单位可根据实际情况确定。

第二十九条 拟办、修改和签批公文，不能用圆珠笔或铅笔，不得在文稿装订线外书写。

第三十条 公文印制应当做到：

1.公文签发后，由公文处理职能部门进行复核，并统一负责编号、登记和印制。复核的重点是:审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核，如需对文稿进行实质性修改，应按程序复审。

2.公文印制时，排版的清样由拟稿人负责校对，校对人应签署姓名。公文校对以原稿为准，签发后的文件不得再做任何修改。若确需修改，必须由主办部门领导签字后交由公文处理职能部门重新审核，必要时需按程序重新签发。

3.改定的清样，由公文处理职能部门审定后进行印制，并

加盖印章。公文印制要美观大方，符合公文格式。公文应根据页面调整文件行距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第三十一条 公文分发由公文处理职能部门负责，也可由公文主办部门自行办理。一般公文2天内发出，急文急办。通过OA系统分发的，按公司OA系统设定流程分发。

第三十二条 发送涉密公文必须由单位机要人员按照相关工作要求办理。

第五章 便函的公文格式和办理

第三十三条 便函一般由发文单位标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、抄送单位和页码等部分组成。

1.发文单位标识为公司全称或规范简称，不加“文件”字样。具体格式和字体要求参见附件3。

2.便函各组成部分的要求同正式发文，但一般不标签发人、印发机构和印发日期。

3.便函中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第三十四条 便函的发文办理过程包括拟制、会签、审核、签发、编号、登记、校对、印制、用印、分发等程序，相关程

序参照正式发文的要求办理。

第三十五条 单位便函（公司便函）应由本单位领导签发，加盖单位印章，由公文处理职能部门统一编号、登记和印制。分发由公文处理职能部门负责，也可由公文主办部门自行办理。对于一般性、常规性或已经有单位领导明确意见的便函，可由单位领导授权各部门负责人和公文处理职能部门负责人共同签署意见后生效。

第三十六条 部门便函由各部门负责人签发，加盖部门印章，由各部门自行编号、登记、印制和分发。

第六章 内部公文的公文格式和办理

第三十七条 决议的格式和办理要求：

1.决议一般由标识、秘密等级、保密期限、编号、签发人、标题、时间、地点、主持人、出席、列席、记录人、正文等部分组成，不需加盖印章。决议标识由发文单位全称或者规范简称后加“决议”组成。具体格式和字体要求由各单位参考附件4确定。决议中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

2.决议主要用于记录重要会议的重大决策事项，一般适用于董事会会议、党委会、党政联席会、总经理办公会等会议。

3.决议的办理过程主要包括拟制、签发、编号、登记、印制、分发等程序。

4.决议由会议主办方负责拟定，在征求与会人员意见后，由会议主持人或会议主办方负责人签发。参会人员如对文稿的内容有不同意见，应通过协商达成共识。

5.决议由办公室或会议主办机构进行编号、登记、印制和分发。

6.有特定格式、签发人员和办理程序要求的决议，可按其特定要求办理。

第三十八条 会议纪要的格式和办理要求：

1.会议纪要一般由标识、秘密等级、保密期限、编号、签发人、标题、时间、地点、主持人、出席、列席、记录人、正文、发送范围等部分组成，不需加盖印章。会议纪要标识由发文单位全称或者规范简称后加“会议纪要”组成。具体格式和字体要求由各单位参考附件5确定。会议纪要中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

2.会议纪要的办理过程主要包括拟制、签发、编号、登记、印制、分发等程序。

3.会议纪要由会议主办方负责拟定，在征求与会人员意见后，由会议主持人或会议主办方负责人签发。参会人员如对文稿的内容有不同意见，应通过协商达成共识。

4.由单位领导签发的会议纪要由办公室统一编号、登记、印制。分发由办公室负责，也可由公文主办部门自行办理。

由部门负责人签发的会议纪要，由各部门自行编号、登记、印制和分发。

第三十九条 签报的格式和办理要求：

1.签报一般由签报标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、编号、主办部门、经办人、主送领导、审核部门、会签部门、标题、正文、拟文日期等部分组成，不需加盖印章。签报标识由发文单位全称或者规范简称后加“签报”组成。具体格式和字体要求由各单位参考附件6确定。

2.签报的办理过程主要包括拟制、会签、审核、编号、签批等程序。

3.签报由主办部门负责人签署意见后，送交会签部门签署意见。

4.签报由办公室审核、统一编号登记后呈单位领导签批。5.主送领导的书写顺序按照领导排名由前往后顺序排列。签批顺序一般为：分管主办部门或该项业务的领导、相关领导、主要领导。一般性事务签报可由分管领导直接签批。有特定签批程序要求的签报，可按其特定要求办理。

6.签批过程中相关部门或单位领导应有明确意见，并签署姓名和审批时间，圈阅则视为同意。如对签报的内容有不同意见，应通过协商达成共识后再继续流转。

第四十条 工作联系单、内部通知、外联记录单和管理要情、党建要情等内部公文的格式和办理过程可由使用单位根据需要

自行制定（格式可参考附件7、8、9、10）。

第七章 收文办理

第四十一条 公文的收文办理是指本单位收到上级、下级、不相隶属单位或部门公文后的处理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、答复等程序。收文办理由办公室统一归口负责。

第四十二条 接收公文时，公文处理职能部门文秘人员应认真核查来文单位、件数、时限要求和密封情况，确认无误后方可签收，并注明签收时间。

第四十三条 对于签收的公文，文秘部门应进行收文登记，主要包括:收文编号、收文日期、来文单位、文号、标题等。

第四十四条 收到下级单位上报的公文，文秘部门应进行审核。审核的重点是：是否由本单位受理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否符合要求；涉及其他单位职权的事项是否已协商、会签。经审核不符合规定的公文，可以退回呈报单位并说明理由。

第四十五条 对于阅知性公文，由公文处理职能部门根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。各部门应根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

第四十六条 对于批办性公文，公文处理职能部门应当及

时提出拟办意见送单位负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回公文处理职能部门并说明理由。

第四十七条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第四十八条 送交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第四十九条 公文的办理结果应当根据需要答复来文单位。

第八章 公文归档

第五十条 公文办理完毕后，需要归档的公文及有关材料应当根据国家有关档案法律法规、集团和公司有关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第五十一条 归档的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值分类整理。要保证归档公文的齐全、完整，并能正确反

映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。除正式发文、决议以外，重要的便函、会议纪要、签报等也应归档保存。

第五十二条 公文的归档工作由公文的起草人员或经办人员承办。承办人员应根据文书立卷的要求，将公文定稿、正本和有关材料(包括来文、签报、发文、领导批示等)整理后，送交单位档案部门统一管理。个人不得私自保存应归档的公文。

第五十三条 联合发文，由主办单位整理归档，其他单位保存复制件。

第九章

公文管理

第五十四条 各单位公文处理职能部门应当根据本办法有关要求，建立健全本单位公文处理的工作流程和管理制度，指导其他部门规范正确使用公文文种、公文格式和公文处理程序，提高公文质量和办理效率，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第五十五条 公文由各单位公文处理职能部门文秘人员或专职人员负责统一管理，包括收发、审核、用印、归档和销毁等。

第五十六条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行。需要变更的，应当经发文单位批准。

第五十七条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销，视为自始无效；公文被废止，视为自废止之日起失效。

第五十八条 公文复制件作为正式文件使用时，应加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。

第五十九条 不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经文秘部门负责人批准，可以销毁。

第六十条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作时，文秘部门应当督促其将本人暂存、借用的公文按照有关要求移交、清退。

第六十一条 涉密公文（含密码电报）的使用、管理和销毁按集团和公司保密工作有关要求执行。

第十章 附 则

第六十二条 公司向上级单位报文时，如上级单位的公文处理办法另有要求，按照上级单位的有关要求执行。

第六十三条 本办法由公司公文处理职能部门负责解释。第六十四条 本办法自下发之日起施行。

第二篇：公文处理管理办法

公文处理管理办法

第一条 为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。

第二条 收到上级机关下发的公文，收发员必须及时转党政办公室主任，提出拟办意见，然后由收发员做好登记，转负责人批示，经负责人批示后，转发到具体承办人办理。每迟办、漏办、错办一项，则扣除办理人员执行力考核0.5分。

第三条 批示公文时，对有具体请示事项的，主管领导和分管领导应当明确签署意见，其他审批人签阅视为同意；没有请示事项的，签阅表示已阅知。如因迟批、漏批、错批造成严重后果的，则扣除执行力考核0.5分。

第四条机关干部、各单位负责人必须及时查收公文，并在两个工作日内办理，认真贯彻落实文件要求，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本人、本单位办理的，应当及时退回交办的单位并说明理由。每迟办、漏办、错办一项，则扣除单位负责人和具体承办人执行力考核各0.5分。

第五条 公文办理中遇有涉及其他单位职权的事项，承办单位应当主动与有关单位协商；如有分歧，承办单位主要负 — 1 —

责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请分管领导协调处理。

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第三篇：公文处理管理办法(改)

陕西延长地产建筑安装工程公司

公文处理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为了加强和规范陕西延长地产建筑安装工程公司（以下简称“建安公司”或“公司”）公文处理工作，使其更加科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》和地产公司《公文处理办法》，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于公司及所属各部门、项目中心。第三条 公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。电子公文和纸质公文具有同等效力。

第四条

公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持“实事求是、准确规范、精简高效、安全保密”的原则。

第六条 公司行政人事部是公文处理的管理部门，主管本公司公文处理工作，并对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第七条 适合公司使用的公文种类主要为《党政机关公文处理工作条例》中的决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、函及纪要等。

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销所属单位不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求有关部门周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（八）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复所属单位请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）涉及国家秘密、公司商业秘密的公文，应当按照规定标明密级。紧急公文应当根据紧急程度标明“特急”或“急件”。

（二）发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文，可以并用联合发文单位名称（主办单位排列在前），也可以单独使用主办单位名称。

（三）发文字号包括单位代字、年份、序号。公司发文字号为“延长地产建字（发/函）[20XX]X号”，公司党总支发文字号为“延长地产建党（纪/工）字（发/函）[20XX]X号”，其中发文单位代字含“字”的为上行文、含“发”的为下行文、含“函”的为平行文或下行文。

（四）上行文应当注明签发人姓名。“请示”应当在“附注”处注明联系人的姓名和电话，并用括号括起。

（五）公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法律法规和公司规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。

（六）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

（七）公文如有附件，应当注明附件的顺序号和名称。

（八）公文应当在落款处署发文单位全称或者规范化简称。

（九）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章，并与署名单位相符。联合行文时，所有联署单位均应当署名并加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人签发的日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第九条 公文的版式按照GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》执行。

第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性，并从严控制数量。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十四条 向上级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

（二）公司可直接向地产公司及其工作部门行文；公司所属各部门一般不得向地产公司及其工作部门行文；公司部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经公司主要领导同意或者授权。

（三）对所属各部门的请示事项，如需以公司名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

（四）“请示”应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以公司名义向上级单位负责人报送公文，不得以公司领导名义向上级单位报送公文。

第十五条 向所属部门行文，应当遵循以下规则：

（一）公司行政人事部根据公司授权，可以向公司所属部门行文；公司所属部门一般不得向公司以外的单位行文。确有需要，应当经公司领导批准。

（二）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致，一律不予行文。

第十六条 公司与公司党总支，公司与其他同级单位必要时可以联合行文。

第五章 发文办理

第十七条 发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发等程序。

第十八条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和党的路线方针政策及有关规定；

（二）情况真实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；

（三）应当根据行文目的、发文单位的性质、职权和与主送单位的行文关系，正确使用公文文种及格式；

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日；

（六）结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为 “

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；

（七）应当使用国家法定计量单位；

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；

（九）公文中除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十九条 对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请上级负责人裁定。

第二十条 公文应当由行政人事部进行审核。行政人事部初审的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确；内容是否符合国家法律规定和党的路线方针政策、是否完整准确体现发文机关意图、是否同现行公文相衔接、所提措施政策和办法是否切实可行；行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合本办法规定等。

经审核，不宜发文的公文文稿应当退回拟稿部门并说明理由，符合发文条件但内容需要进一步研究和修改的公文文稿由拟稿部门修改后重新报送，符合发文条件且内容确定的公文文稿由行政人事部经理审核。

第二十一条 通过初审的公文文稿应当由拟稿部门呈请公司领导审签。

（一）上行文，按常规或主送单位要求使用文件类别，重要事项用公司请示、报告类红头文件，由总经理签发；普通业务视情况可用公司函件，重要性一般且属专业层面的由分管相应业务的公司领导签发。

（二）平行文等其它文件原则上使用函件，由分管相应业务的公司领导签发，重要事项由主要领导签发；公司会议通知、印发领导讲话等一般使用办公室文件；属重要的、长期性、全局性工作安排的，由主要领导签发；专业层面工作安排的公司文件一般由分管相应业务的公司领导签发；会议纪要中已明确的事项不再另外行文，会议纪要由主持人签发。

（三）联合发文由所有联合发文部门的负责人会签。会签一般不得使用复印件。

（四）以公司名义发文，审签一般流程为：起草部门负责人核稿，行政人事部负责人审核（文秘初审），分管相应业务的公司领导审核，总经理审签；总经理授权签发的公文审签一般流程为：起草部门负责人核稿，行政人事部审核，被授权的公司领导审签。

公司党总支文件，由党总支书记签发。

（五）以行政人事部名义发文，属于行政人事部职权范围内的，由行政人事部经理签发；涉及全面工作的，由分管相应业务的公司领导核审，如有需要，报总经理批准。

以行政人事部名义发文，属于公司工作层面的，审签一般流程为：起草部门负责人核稿，行政人事部审核，分管相应业务的公司领导核审。需要报主要领导批准的重要公文，由分管相应业务的公司领导核审决定，报请主要领导批准后行文。

（六）领导在审签公文时，应当签署明确意见、姓名和完整日期，签名或圈阅视为同意。

（七）签发文件应当使用规范的公文首页纸，签批文字不得越过左侧装订线。

（八）公文应当“先核后签”。需核稿的公文应当审核完毕后再签发而不得先签发再核稿，以确保公文有效。

（九）公文文稿在签发后即生效，任何人不得随意更改。如遇特殊情况需作一般修改时，应当征得行政人事部同意，重要修改应当请示签发人批准。

第二十二条 公文文稿在印制前，由行政人事部文印人员负责排版，拟稿部门负责校对，行政人事部文秘进行复核，重点是审批、签发手续是否完备；文种是否正确；内容是否符合相关规定；格式是否规范等。未经签发人和核稿人的同意，不能进行内容增删和观点提法的改动；经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序重新签发。

第二十三条 行政人事部复核无误后，确定发文字号、分送范围和印制份数。公文应当确保质量和时效；涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

公文印成后，在用印之前应当进行再次复核，一般公文由文秘核对，重要公文由行政人事部负责人核对。经复核，需对文稿进行实质性修改的，应按程序重新签发。

公文用印应当端正、清晰，不得漏盖、错盖。装订应当整齐规范。

第二十四条

分发。公文的发出应当严格履行登记或签收手续。传送带有密级的公文，应当采取相应的保密措施。

第二十五条 公司发文以OA系统电子公文运行为主，如确需印制，按上述要求印制。

第六章 收文办理

第二十六条 收文办理指对收到公文的办理过程。第二十七条

收文办理的一般程序为签收、登记、初审、拟办、签批、批办、承办、传阅、督办、答复等。

（一）签收、登记。行政人事部的公文，统一由行政人事部文秘接收并按照签收、登记、分办的程序做好办文前期处理工作，其他部门一般不得直接接收，特殊情况或值班时接收的来文均应当及时转交行政人事部按程序办理。

（二）初审。对收到的公文由文秘进行初审。初审的重点为是否应当由本公司办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来并说明理由。

（三）拟办。根据来文内容、要求，行政人事部负责人在公司文件处理单上拟定办理意见，一般性专业层面事务的请分管相应业务的公司领导阅示，重要的全局性事务的呈总经理阅示。属部门职权范围内事项的文件，直接批转有关部门办理。

主送公司党总支的公文，由党总支书记阅示。

对重要的需要公司办理或答复的公文，行政人事部应协商有关部门提出办理意见，报公司领导阅批。

（四）签批。公司领导阅批来文，应当提出明确具体的意见、指示。对不需提出具体意见的公文，应当表示“已阅知”、“同意”、“拟同意”。对一般报告性公文，圈阅、签名表示“已阅知”；对于有具体请示事项的公文，圈阅则表示“同意”请示的事项。

（五）批办。公司领导阅批后的文件返回行政人事部，由秘书按照公司领导批示，将文件转至相关部门处理。

（六）承办。承办部门按照文件办理要求，在规定期限内完成交办工作（急件视紧急程度具体对待），并将办理结果按要求及时反馈行政人事部和公司阅批领导；需向上级单位行文反馈结果的，应当在规定时限内按行文程序报出。

涉及多个部门联合办理的公文，主办部门应当主动与协办部门协商，取得一致意见；如有分歧，经主办部门主要负责的协调仍不能取得一致意见时，应当及时报请分管相应业务的公司领导协调或裁定。

（七）传阅。对于传阅性文件，在公司领导和各部门的阅办留存时间一般最多不超过2天，急件不超过1天，特急件应当即送即办；属于部门办理的文件，待公司领导批示后，由承办部门按照要求办理。部门需要留阅文件时，部门文件管理员在本部门负责人签署后，复印存留并将原件交回行政人事部。

文件在传阅和阅办过程中应当及时、准确。涉及几个分管领导或部门传阅、阅办的文件，分管领导和部门在阅后或提出拟办意见后，提交文件管理员处理部门传递。文件传递要确定范围，不得任意扩大范围，注意传阅顺序及保密。

（八）督办。行政人事部根据来文和领导批示，及时对承办部门进行督办。紧急公文或者重要公文应当由专人负责督办。

第二十八条 公文答复和查询。对公司受理的请示、报告，应当及时答复办理结果。凡已办结的公文，除正式行文批复或者转发外，由有关部门根据领导意见或者办文情况通过面谈、电话、便函等方式给予答复。任何人不得在公文上随便批注领导的批示、意见，不得随便向外透露公司领导批示的原文和公文的详细办理情况。对公司领导的批示，未经批准不得复印外传。

查询办理情况，一律由行政人事部接待。任何来文单位不得直接找领导同志催办公文，查询办理情况。个人查询，一律不予接待。

第七章 公文管理

第二十九条 公司及公司党总支公文由行政人事部统一收发、审核、用印、归档和销毁；公司所属各部门公文由各部门负责收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十条 公文办理完毕后，应当根据公司档案工作有关规定及时整理（立卷）、归档。个人不得将应当归档的公文据为己有或者拒绝归档。

第三十一条 应当按照分工负责的原则，根据公文间相互联系、特征和保存价值等进行分类收集、整理、归档。保证归档公文的齐全、完整，并能正确反映本公司的主要工作情况。

（一）各种公文定稿、正本由公司行政人事部收集整理。

（二）各种例会的会议记录、纪要等，包括原始记录及有关资料，由承办机构或承办人收集、整理。纪要定稿应当交行政人事部归档。

（三）公司负责人外出参加会议收到的应当归档的公文，使用后交公司行政人事部整理归档。

（四）联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其它形式的公文副本。

第三十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。拟制、修改和签批公文，所用字迹材料应当耐久，应当使用碳素笔进行书写，纸张应当符合存档要求。

第三十三条 涉密文件按照公司保密制度规定执行。要求为：

（一）公文确定密级前，应当根据拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。

（二）涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

（三）涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

（四）复制、汇编涉密公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制，确有工作需要汇编的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十四条 公文被撤销，自始不产生效力；公文被废止，自废止之日起不产生效力。

第三十五条

不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室批准，可以销毁。销毁秘密公文应当在指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密文件。

第三十六条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

第三十七条 工作人员离岗离职时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附 则

第三十九条 本办法由公司行政人事部负责解释。第四十条 本办法自颁布之日起施行。

第四篇：公司公文处理管理办法

公文处理办法

第一章总则

第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，特制定本办法。

第二条 公司的公文是公司实施有效管理的公务文书，是上呈下达，用以传达贯彻公司领导的意图和决策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条 公司总经办是公司公文处理工作的管理机构，主管公司公文处理工作。

第四条 各部门需指定专人负责部门的公文处理工作。所指定人员应当忠于职守，具备有关专业知识。

第五条 在公文处理工作中，必须严格遵守《保密工作管理制度》，确保公司秘密的安全。

第二章公文种类

第六条 公司的公文种类主要包括。

（一）条例：由公司制定或批准，规定公司重大事项或某一方面工作等，带有规章制度性质；

（二）规定：对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的措施：

（三）制度：在一定时期，对一定范围的工作实行的惯例性做法；

（四）通知：发布规章制度，传达公司领导指示及要求各所属部门周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及

其他事务性内容的传达；

（五）通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况；

（六）请示：下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准；

（七）报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问；

（八）批复：对请示事项予以答复；

（九）会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项；

（十）函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向政府有关部门提出请示等。

第三章公文办理

第七条 公文一般由发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送部门、正文、附件、印章、发文时间、抄送部门等部分组成。

第八条 发文时间以领导签发的时间为准。

第九条 公文办理分为收文和发文。

第十条 收文办理一般包括签收登记、分发传阅、收回存档、销毁等程序。上级文件收文基本流程从“总经办前台登记、附收文”开始发起，然后到 “总经办负责人审核”环节，提出意见，并决定是否要公司领导批示，和相关部门承办，如果需要则指出要哪些公司领导批示，哪些部门承办，然后递交给前台。前台根据总经办负责人的意见递交到 “公司领导传阅批示”环节，或“相关部门审核承办”环节；如果到“公司领导传阅批示”环节，则由公司领导处理，然后再递交给前台，如果到“相关部门审核承办”环节，则由指定的部门处理，然后再递交给前台，全部处理完后最后由前台归档，至此收文流程结束。

第十一条 到部门的公司内部公文签收部门应指定专人负责。签收时须对来件严格检查，明确无误后方可签字。第十二条 收文拆封后应对文件进行认真清点，按内部或公开文件分类登记，注明收文日期、标题（简要内容）、来文单位、密级等并编号。

第十三条 发文处理包括:拟稿、会签、核稿、签 发、编号、打印、校对、用印、登记、分发等环节。

第十四条 拟稿。就是草拟文件的初稿，经办人按公司规定格式草拟（具体格式见附件）。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。

第十五条 会签。各职能部门需以公司名义发文时，部门负责人在公文稿纸“审核”栏签字；凡涉及到其他有关部门事宜，要事先与有关部门会签，审核或会签后送总经办。

第十六条 核稿。部门主管副总即对文件草稿进行审核。由总经办的负责人在草稿未送总经理审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。

第十七条 签发。签发是公司总经理对文稿的最后审批，文件草稿经总经理签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。

第十八条 编号。文稿经总经理签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式编排，一般包括发文代字、发文年号和该发文序号三部分组成，如，中联嘉业（××××）第×号。

第十九条 打印。即对经总经理签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到：

1、必须以经总经理签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。

2、注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。

3、注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。

第二十条 校对。校对是文件制发过程中的一个重要环节。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由总经办负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。

第二十一条 用印。即在制成的公文上加盖机关印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”。

第二十二 分发。发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错第二十三条 因业务需要查阅某文件须经总经办同意，必要时须报有关领导批准。涉及密级文件，按照《保密工作

管理制度》。

第二十四条 密级高的文件，应锁在保险柜内，不得锁在办公桌抽屉内过夜。

第二十五条 公司正式文件须经公司总经理签发。凡涉及资金转移、资金挪用等重要事宜且需急办的，由财务部经

理电话请示总经理经同意后，方可签发。

第二十六条 公司正式文件的撰写、制发由总经办负责。

第二十七条 各部门以公司名义上报或下发的业务性文件，需将打印稿送总经办审核后制文，按上条规定签发。第二十八条 各部门在本身职能和工作范围内下发的业务性通知，经分管领导同意，可以自己名义发出，但应送总

经办进行文字审核与归档。

第二十九条 会议通知、转发有关文件的通知、一般性或临时性工作安排等事宜的通知，经总经理批准同意，以总

经办名义发出。

第三十条 发文的密级按《保密工作管理制度》有关规定确定。

第四章公文归档和销毁

第三十一条 公文办理完毕，应及时将公文定稿（包括领导的修改或批示稿）、正本和有关材料立卷归档至总经办。第三十二条 调取、查阅存档公文须经总经理或总经办负责人批准。

第三十三条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和总经办负责人批准后，可以定期销毁。销毁秘密文件，应当

进行注销登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

第五章附则

第三十四条公司其它有关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。

第五篇：同济大学电子公文处理管理办法(试行)

同济大学电子公文处理管理办法（试行）

一、总则

（一）为了适应多校区办学的新形势，提高工作效率，建设节约型校园，全面推进同济大学电子公文系统，规范电子公文流转，特制定本管理办法。

（二）电子公文是指以计算机电子文档为载体，以计算机为处理和存贮工具，以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的新的公文及公文处理形式。

（三）电子公文的文种、格式，依据《国家行政机关公文处理办法》（国发

[2000]23号），行文规则须遵守现行的《同济大学关于公文处理的若干规定》。

（四）电子公文系统基于我校校园网进行，系统与学校统一身份认证系统对接，电子公文处理软件由江苏金智教育信息技术有限公司开发。

（五）流转的公文包括非涉密的全校各类公文，秘密以上含秘密级公文不允许通过本系统流转。

二、组织管理与职责

（一）党委办公室、校长办公室是学校电子公文处理的主管部门。

（二）教育管理信息中心负责电子公文系统的技术支持和系统维护。

（三）电子公文系统的系统管理员由校长办公室任命。系统管理员负责系统的日常维护，并配合档案馆进行电子公文归档。

（四）档案馆负责对归档的电子公文按照档案管理的有关规定进行文件管理和查询利用等工作。

（五）各单位要明确本单位电子公文系统应用的分管领导、电子公文部门秘书，电子公文秘书负责本单位电子公文的流转、系统培训。

三、帐户管理与安全保密

（一）各单位党政领导、办公室工作人员以及其他与公文处理相关人员（统称用户）均在系统中分配唯一实名制帐户。用户名与密码与学校统一身份认证系统相同。上述人员调离工作岗位，应办理销户手续。

（二）新增人员的开户和调离岗位人员的销户由各单位提出申请，经校办审核后，由校级系统管理员办理。

（三）系统中用户拥有的公文处理权限由校长办公室根据该用户的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。

（四）各用户应妥善保护帐户、密码等，严禁提供给无关人员，用户密码应经常更换，登录系统后因故离开要退出系统，以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知学校统一身份认证系统管理员，进行相应的操作。

（五）各单位用户应定期查杀病毒，以最大限度保障系统正常运转。

（六）涉密公文严禁通过电子办公系统办理，仍沿用以前的处理办法。

四、电子公文的办理

（一）实施电子化办公后，除涉密公文外，校党政收文办理和发文办理均使用电子化办公系统完成。

（二）党政公文的收文办理和发文办理流程，根据《同济大学关于公文处理的若干规定》由党办、校办依照各部门的职能和校领导的分工对系统进行设定。

（三）上级和非隶属单位普通来文，由校办秘书进行数字化处理，进入电子化办公系统并由校办秘书启动该文办理流程。

（四）学校以党、政名义向外和向下级行文，由发文主办单位在系统中创建新文稿后即启动一个发文办理流程。主办单位应跟踪催办。

（五）公文办理每一环节的办理人可以使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作，并在系统的工作单上留下痕迹，办理人处理完自己应处理事务后，应将工作单发送给流程规定的下一人。如下一人有多人可供选择，则根据公文的内容和学校的有关规定确定正确的发送对象发送，系统会以一定的方式通知接收方，接受方收到通知信息后，应及时办理，如根据公文内容判断不属于自己的职权范围，应及时退还流程中的上一人。

五、联机要求

（一）为保证公文处理的快捷性，相关人员在工作时段应尽量保持与系统的联机状态，查看有无需要处理的事宜。

（二）若工作人员因出差、假期等原因无法联机，应事先将相关权限授权给其他人员，以保证公文流转正常进行。

六、公文归档与销毁

（一）学校党政公文存档须将纸质载体文件和相应电子文件均需归档，电子公文与纸质公文互为镜像。

（二）来文原件由收文部门扫描、上传。来文办理过程的资料（包括来文的原件）应由主办部门转换成纸质形式（要求激光打印）并附加鉴别信息后，与办

理过程中形成的其他纸质或实物材料一并由主办部门归档。

（三）发文、呈文由主办部门归档。文件正文（包括办理过程中各办理人签批的意见）、附件等应由主办部门转换成纸质形式（要求激光打印）附加鉴别信息后归档。若主办部门需要部分纸质原件归档，由主办部门向呈文部门提出。若该文需执行，则执行过程的资料也须转换成纸质形式（要求激光打印）并附加鉴别信息后，与办理过程中形成的其他纸质或实物材料一并由主办部门归档。

（四）与电子公文有关的电子文档由电子公文部门秘书按档案管理有关规定进行网上归档。

（五）电子化办公系统产生的电子文档归档范围暂定为：来文、发文、呈文。

（六）电子档案中应包含同一内容的纸质档案材料的著录信息，纸质档案中也应包含电子档案中同一内容的档案材料的检索信息。

（七）电子公文系统中数据在该系统中自产生起保留期限为五年。

七、电子公文的效力

（一）学校党政对校外发文（上行文、平行文）的报送采用纸质形式，办理过程仍通过电子办公系统完成。

（二）校内电子办公系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。

（三）对外发文和用于存档的纸质公文由校办文印室统一印制，党办、校办签印。

（四）各单位可以从电子办公系统中复制公开发布的公文为纸质形式，注明复制单位、日期、份数并加盖复制单位的公章后，在该单位内与被复制的电子公文具有同等效力。

（五）非公开发布的校党政电子公文，各部门和个人不准复制成纸质形式作正式文件使用。

八、其它

（一）在校内逐步停止使用纸质形式办理和传递无密级公文。

（二）各单位机关工作人员，应充分认识公文处理工作的重要性，认真履行自己的职责，积极配合学校的电子公文处理工作的进行，积极参加学校组织的电子公文系统操作培训，努力适应电子化办公对机关工作人员提出的要求。

（三）电子公文系统的使用能力作为机关工作人员的基本素质要求纳入能力考核范围。

（四）本管理办法的解释权在党委办公室、校长办公室。

二○○九年六月十九日