公文处理及归档管理办法[推荐五篇]

第一篇：公文处理及归档管理办法

公文处理及归档管理办法

第一章 总 则

（一）为使公司日常办公的文件处理规范化、制度化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《四川省国家行政机关公文处理实施细则》，同时结合公司目前运作的实际情况，制定此办法。

（二）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。公文处理的各个环节，应做到急件随到随办；有时间限制的文件，应如期办完。

（三）办公室是公司公文处理工作的综合部门，其主要职责是组织、协调全公司的公文处理工作。负责统一收文、分送、催办和以公司（含办公室）名义发出的各类文件的核稿、印制、发送、归档工作，以及机要文件、简报、资料的传递管理和部分文件的承办工作。

（四）各部门按职责分工对口办理有关公文，具体负责承办公文的办理、协调、拟稿、审稿、会稿、校稿、分发、确定办结和所办文件立卷归档工作。

第二章 收 文

（一）送公司的所有文件、资料，由办公室签收、拆封，并按规定编号、登记。

直送公司领导或各处室的信件，分别由办公室或各处室拆封。其中需纳入收文处理的文件交公司办公室统一编号、登记，按规定程序办理。

各部门、各单位的抄送件和简报、信息资料、情况反映等，不纳入收文登记。

（二）收文登记内容：收文编号、收文日期、来文单位、来文字号、来文标题、收文份数、秘密等级、紧急程度、处理情况。

（三）各承办处室应建立本部门内部的收文等级制度，明确人员专管或兼管（包括运转的管理）

第三章 收文处理

（一）各类收文由办公室签注拟办意见，原则是：

1.中国中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府文件，按阅文规定传阅。

2.市委、市政府交办件，市级有关部门的主送件，由办公室提出拟办意见后，原件存档，复印件分送公司领导批示后交有关处室直接办理。

3.各部门、各单位的抄送件，重要的分送公司领导，一般的送有关处室阅，并留一份存档。

4.简报、资料、情况反映等，由办公室直接分送公司领导或有关处室阅处。

5.除特殊情况外，公司领导不受理未经办公室登记、批注公文。

（二）各部门承办的文件中，需送公司领导批示的，由办公室统一分送；领导批阅后，由办公室推送到各部门。

（三）办公室送领导批示的文件，领导批示后由办公室登记后分送各有关部门；

（四）有关部门接到批示后，应及时处理，采用口头、电话或以函复来文单位，办理结果应及时向公司领导汇报，并报办公室备案。

（五）办公室对批示文件办理情况定期催办，防止漏办和延误。

第四章 发文处理

（一）发文要严格把关，凡能口头或电话答复的事项，不要行文答复；凡能用便函答复的事项，不发正式文件。

（二）拟稿应本着“谁主办，谁拟稿”的原则进行。特别重要的文件由公司领导亲自主持研究，明确拟文主要观点、意见和办法，由承办部门组织专人拟稿，相关部门负责向拟稿人提供文件初稿和有关资料。

（三）为保证拟稿质量，拟稿前要认真查阅有关政策、法律、法规，核实事实，将有关意见协商一致。拟稿时要切实注意行文关系、公文种类和公文格式的正确、规范，用语贴切、精炼，切忌大话、空话、套话，并恰当地确定密级与缓急程度。

（四）承担部门负责人必须对文稿从政策、法规、文字体式等方面进行认真审查、把关，并签署意见。对修改较多的，应责成拟稿人清稿。涉及其他部门的，承办部门要交相关部门传阅，主动征求意见。各有关部门要切实负责地对相关内容审查把关，并在传阅栏签署意见、姓名和日期。

（五）办公室负责拟稿，核稿注意审核以下方面：

1.是否需要以公司或公司办公室名义发文。不成熟的文件、可发不可发的文件，应建议不发。

2.文件提出的政策界限、措施等，是否明确具体、切实可行。对含混不清、规定不当、过于繁琐之处，要退给拟文部门修改。

3.内容是否完整，附件等是否齐全，引文是否正确，文件表达是否简练、通顺、合乎逻辑，标点是否正确，文件格式是否符合有关规定。

（六）对涉及其他部门问题的文稿，公司领导审签后，承办部门与有关单位联系会签，办公室给予配合。

（七）公司（含公司办公室）发出的文件，必须按规定的职责权限，由公司领导签发。签发的程序和原则：经办公室核稿后，按照公司领导分工呈批，主管领导主批；重大问题和上行文由公司总经理（董事长）或主持工作的副总经理审批。未经办公室核稿的文稿不得送公司领导签批，公司领导也不签批未按规定和程序处理的文件。

（八）签发文件应明确签署“发”、“同意”、“同意发”等字样，并将签发人的姓名和签发年、月、日书写齐全。

（九）印刷后的公司文件（含公司办公室）文件要及时发送，并按公司规定进行存档。

第五章 办结登记

（一）办公室承办人员对已处理的文件，要定期进行清理，根据有关规定和实际情况，确定是否办结。确定办结要力求准确，不能将在处理的文件划入办结文件。

（二）凡属于下列情况之一，即可确定为办结。

1.各类周知性文件、调查报告、情况报告、送公司领导阅知后无批示或其他意见的；

2.各类交办文件，承办部门已直接答复来文单位的；

3.公司领导批示的事项，领导批示后，已书面、口头或电话答复来文单位的；

4.需以公司（含公司办公室）名义行文的事项，业已行文的；

5.其他可确定为已办结的文件。

（三）需要立卷的文书资料按分类规定进行立卷。由各承办部门在每年12月底前完成立卷归档。

第六章 立卷和归档

（一）各类文件材料，由承办部门的专职或兼职档案管理员负责立卷归档，编写总目录索引，清理上柜。并加强管理，防止损坏，积极提供利用。

（二）承办部门立卷后，要及时向档案室移交档案卷宗。

第七章 文件材料归档范围

（一）凡是反映本公司工作活动具有查考、利用价值的文件、材料均应归档。

（二）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件。

（三）上级机关颁布的需要我公司贯彻执行的法规性文件。

（四）上级机关领导视察公司工作的指示、讲话、题词、照片、音像材料。

（五）上级机关转发的需贯彻执行的文件。

（六）代上级机关拟草文件并被采用的审定稿。

（七）公司党、政、工、团的会议纪要等文件资料。

（八）公司党委会、总经理办公会、调度会以及召开的多种工作会议、专业会议材料。

（九）公司制订的（包括转发、联合发文）多种正式文件的签发稿、印刷稿、重要文件的修改稿。

（十）公司的请示、上级机关的批复；各部门的请示及公司的批复。

（十一）公司级内部各部门形成的工作计划、总结、报告、调查资料、统计资料（含电子文档）、科技成果、财务报表、凭证、账簿及审计资料。

（十二）内容重要的群众信访材料、领导批示、信访记录、调查报告、统计分析材料；

（十三）公司的基本建设系列资料及文件（令详见公司工程档案管理制度）。

（十四）公司制定的工作章程、制度。

（十五）公司工作中形成的一起有价值的正式文件、资料。

（十六）与公司工作有关的外来文件材料。

第八章 文件材料归档分类

档案的保管期限分永久、长期和短期三种，长期为十年至二十年左右，短期为五年至十年，具体分类如下（其中未注明保管期限的资料为短期）：

A类

综合类

A1 文 秘（永久）

A11 综合性工作计划、总结、制度、报告

A12 综合性会议记录、纪要

A13 公司大事记

A14 领导综合性重要讲话

A15 其他综合性文件材料

A2 劳动人事（永久）

A21 人事工作计划、总结、报告等文件材料

A22 劳动工资计划、年报、季报（季报属短期）

A23

干部职工统计报表

A24

干部任免、调动、考核、考绩等文件材料（调动、考核、考核属长期）

A25

干部职称评定材料（长期）

A26

干部职工花名册

A27

招工、定级、转正、调配等文件材料（长期）

A28

干部职工调资、福利待遇等文件资料（长期）

A291

干部职工退休、死亡抚恤、奖惩等文件材料（长期）

A292

外事活动文件材料

A293

机构设臵、人员编制、启用印章等文件材料

A3

党 群（永久）

A31

党群、工会、纪检工作计划、总结、报告等文件材料

A32

党委会议记录、纪要

A33

党党、团员登记表、发展计划（长期）

A34

政治工作其他文件材料

A4

行

政（永久）

A41

行政工作计划、总结、报告等文件材料

A42

各类请示、情况汇报等行文

A43

各类函、通知、简报等

A44

固定资产计划、报告、批复等文件

A45

固定资产统计、登记材料

A46

收发文薄、来文处理统计表

B类

财务类（见财务制度）

C类

信访类（永久）

C1

来信来访登记薄（长期）

C2

信访处理材料

C3

其他涉及的文书资料

C4

信访工作计划。总结

第九章

文件销毁

各部门于次年1月对自身材料进行清理，将属于公司归档范畴的资料和不属于归档范畴但很重要的资料拟出清单，并向公司档案室办理移交；而不属于归档范畴并且不重要的资料，各处室根据自身工作实际需要，将拟不保留的资料拟出清单请报部门负责人审批后移交公司档案室，再由公司档案室负责人审核后，统一进行销毁。

二○一一年十月

第二篇：关于公文处理和公文归档的规定

关于公文处理和公文归档的规定

公文处理工作应规范化、制度化、科学化。提高文件处理工作的效率和质量，并保证公文归档及时齐全、完整，以便日后有效利用是十分必要的。依据中共北京市委、市政府有关公文处理办法和细则，结合本公司实际制定本规定：

1.公文处理工作

1.1公文是指本单位在处理公务活动中形成和使用的文字材料。是传达贯彻党和国家的方针、政策、法律，发布和执行行政法规、规章，施行行政措施、请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

1.2公文处理工作要集中在办公室进行，办公室主管本机关的公文处理工作。由专职文书人员负责对公文统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。各部室、各单位必须确定有专人负责公文的保管工作，年终整理交办公室存档。

1.3凡接到给本公司的外来公文，由办公室专职文书人员统一拆封、登记，送领导审批，然后送有关部室处理，承办单位收到公文，必须抓紧处理，有时限的应在时限内办完，不得积压。本公司工作人员外出学习、参观、考察和参加各种会议带回的文件，应先交办公室进行登记，再行办理。办理完毕后及时归档。

1.4在公文处理工作中，必须做到及时、准确、安全。行文要少而精，注重实效。

1.5公文格式

1.5.1公文一般由发文机关名称、发文字号、标题、主送单位名称、正文、附件、单位印章、成文日期、主题词、抄送(抄报)单位名称等部分组成。

1.5.2公文第一页一律使用“北京中航长力能源科技有限公司”发文稿纸，并填

好拟稿单位和拟稿人、核稿人、事由、主送、抄送、领与签发。

1.6公文办理

1.6.1 草拟公文应做到

1.6.1.1 符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规和规章的规定。如提出

新的政策性规定，要切实可行并加以说明。

1.6.1.2 情况确实，观点明确，条理清楚，语句通顺。

1.6.1.3 人名、地名、数字、术语(专业语言)、引文准确。

l.6.1.4 用词用字规范、准确。

1.6.2 书写公文字迹要工整、清晰，书写各种公文一律使用签字笔、钢笔或毛笔，禁止使用铅笔或圆珠笔。领导签发、批阅公文也要使用签字笔、钢笔或毛笔。

l.6.3 各部室、各部门在各自的工作范围内，收集情况、部署工作方面的公文，可用部室、部门的名义发文。各部室、各部门自行打印的公文也一定要按规定及时归档。翻印、复制的公文，应当视同正式公文贯彻执行，并妥善管理。

1.6.4 印章的管理

1.6.4.l 需盖公司印章的公文(包括请示、批复、报告、法人授权委托书、合同、协议书等)经主管领导签发后，方可用印，签发公文原稿和公文打印件同时归档。

1.6.4.2本单位统计报告、财务报表、人力资源报表、工程竣工资料等资料，需有

制表人、审核及主管领导签字后方可用印。

2．公文归档工作

2.1 归档范围：凡在本公司工作活动中直接形成的具有查考利用价值的公文材料，均属归档范围。

2.2 归档时间：各部室、各部门应在每星期一前将上一星期的公文整理好后交办公室专职文书人员立卷归档，应归档的公文，在一段时间内使用较频繁的，可以在归档后借用。

2.3 归档要求：

2.3.1 归档立卷的公文必须齐全、完整、可靠。关于某个问题向上级机关的请示

以及上级机关对此件的批复必须立卷在一起，处理某件事情全过程中所产生的文件应当尽量立卷在一起。

2.3.2凡以单位名义发出的公文，在盖公司的印章时，正式公文连同原稿一并交

办公室专职文书人员存档。

2.3.3为使文书工作达到规范、条理，保证业务工作日常利用，要做好日常的归

卷立档工作。凡是上级或外单位来文、来信等，承办人办完后将公文、信件交办公室专职文书人员存，如确实需要在部室、部门存放使用的可暂存有关部室、部门，年终整理后再统一交到办公室。任何个人都不得私自保存应当归档的公文。

第三篇：公文处理管理办法

附件

公文处理管理办法

第一章 总则

第一条

为促进公司（以下简称“公司”）公文处理工作流程化、标准化、常态化，不断提高公文处理工作的质量和效率，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条

本办法适用于公司及直属各单位（以下统称“各单位”）的公文处理工作。

第三条

本办法所称公文，是指各单位实施领导、履行职能、指挥生产和经营管理的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实上级部署，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，依法经营和进行商务活动等的重要工具。

第四条

本办法所称公文处理工作，是指公文的发文办理、收文办理、整理归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条

公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条

公司总经理办公室、党委工作部、纪委工作部、工会办公室分别负责公司行政、党委、纪委、工会的公文处理工

作，是公司相应公文处理的职能部门，并对各单位的相应公文处理工作进行指导和督促检查。各单位应设立文秘岗位，指定符合岗位要求的人员，按照本办法的要求开展相关工作。文书、文秘人员应当忠于职守、作风严谨、具备相关专业知识。单位内设临时机构一般不对外发文。

第七条

非涉密公文应当通过公司OA办公系统进行处理。特殊情况下，不宜使用OA办公系统的，可以采用书面形式。

第二章 公文种类

第八条

各单位的公文主要包括正式发文（文件式公文）、便函（信函式公文）、内部公文和专用文件等四种类型。

第九条

正式发文是以单位名义发布的、用于处理本单位职责范围内重要事务的公文，主要种类包括：

1.决定：适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

2.通知：适用于任免干部，发布、传达要求下级单位和有关单位周知或者执行的重要事项，转发上级单位重要公文。

3.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。

4.报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。

5.请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

问和答复问题。

2.通知：适用于发布、传达要求本单位内部机构、下级单位或部门周知或者执行的一般性事项，召开常规性或一般性会议，转发一般性工作文件。

3.答复/回复：适用于向下级单位答复一般性问题，但不得用于批复下级单位请示事项。

4.报告：回复上级单位的部门提出的一般性问题，提供一般性资料或工作报告等。

第十一条 内部公文是用于单位内部处理、协调和安排各种工作的公文，主要种类包括: 1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.会议纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。3.签报：适用于单位内设机构向本单位领导请示和汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果以及重要公文的起草过程、有关事项的背景、承办部门的意见和建议等事项。

4.工作联系单：适用于单位内各部门之间商洽工作，询问和答复问题。

5.外联记录单：适用于记录外单位以电话、传真、邮件等方式联系工作的有关内容，并报告单位领导或报送有关部门。

6.内部通知：适用于各部门发布需要本单位内部机构周知的一般性事项，是部门便函通知类公文的简化形式。

7.管理要情、党建要情、简报：适用于各单位或部门在一

3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

4.除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，也不得以单位负责人名义向上级单位报送公文。

5.各单位内各部门不得直接向上级单位行文。除应上级单位要求外，下级单位一般不向上级单位内部机构正式发文。

6.受双重领导的单位向一个上级单位行文,必要时抄送另一个上级单位。行文时应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。

第十七条 向下级单位行文，应当遵循以下原则： 1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

2.上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送下级单位的另一个上级单位。

3.上级单位原则上不得向下级单位内部机构行文。上级单位内各部门在职权范围内可向下级单位或部门行文，但不得发布指令性公文，不得批复下级单位请示事项。

第十八条 不相隶属单位之间一般以“函”商洽工作。对不相隶属单位发送的公文，不得有指令性要求。

第十九条 同级单位之间必要时可联合行文。联合行文按主办、协办单位次序依次签发，一般不使用复印件会签。

3.发文字号包括发文单位代字、年份、发文顺序号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，按年份累计编号，序号后面加“号”字。发文字号编排在发文单位标志下空两行位置，下行文居中排布，上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色分割线。

4.签发人是在上报的公文中批准签发的领导姓名，上报的公文需标识签发人姓名。平行排列于发文字号右侧，右空一格，由“签发人（3号仿宋体字）”三个字加全角冒号和签发人姓名（3号楷体字）组成。

5.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容(即事由)并标明公文种类，一般由发文单位名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章和转发文件名称加书名号外，一般不用标点符号。标题排列要美观，回行不能断开词意。标题用加粗的2号华文中宋体字，可分一行或多行居中排布在红色分割线下空两行的位置。

6.主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左定格，回行时仍定格，最后一个机关名称后标全角冒号。

7.正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文的首页必须显示正文。正文从主送单位下一行开始，每自然段左空

2-8

11.公文如有附注（公文印发传达范围等需要说明的事项），应当加圆括号标注，居左空二字编排在成文日期下一行。

12.附件是公文正文的说明、补充或者参考材料。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件格式要求同正文。

13.抄送单位是除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。一般用4号仿宋体字，在印发部门和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

14.印发机构和印发日期是指公文的印制机构和印制日期，印制机构一般为公文的职能部门。印发部门和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分割线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01），后加“印发”二字。

15.页码是公文页数顺序号，首页不标注页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，居中编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7MM。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

16.关于联合发文，同级单位或党政之间联合发文，应使用

主办方的发文标识和发文字号。联合发文的成文日期以最后签发单位负责人的签发日期为准。联合发文的所有发文单位都应在公文落款处加盖印章。如确有困难，可只由主办单位加盖印章，并标明“代章”字样。

17.公文应使用国际标准A4型（210mm*297mm）白纸打印，左侧装订，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。正式发文左右页边距28MM,上下页边距37MM。

18.公文中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第二十三条 发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，正式发文的发文办理过程包括拟制、会签、审核、签发、复核、编号、登记、校对、印制、用印、分发等程序。具体为：主办部门拟稿—拟稿部门负责人审核—会签（根据需要由拟稿部门负责人确定）—文秘核稿—公文处理职能部门负责人核审—公司领导签发—文秘核稿套红—发起人校对—封发（盖章）—归档。

第二十四条 拟制公文应当做到：

1.符合国家的法律、法规及其他有关规定，切实可行。2.情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3.文种正确，格式规范。公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。

4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6.结构层次序数，第一层为“

一、”，小标题可使用黑体三号字，加粗；第二层为“

（一）”，小标题可使用楷体三号字，加粗；第三层为“1.”，第四层为“（1）”，小标题可使用仿宋体字。

7.应当使用国家法定计量单位。

8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现注明准确的中文译名。

9.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。数字和年份不能回行。

10.拟稿人根据实际需要，确定主送单位、抄送范围，标明印制份数。

11.对于收到的公文，可根据公文的要求和需要予以转发。转发文件，应当结合工作实际，提出具体贯彻要求，不得层层转发。

下列文件不得转发：各种绝密文件、资料；中央领导同志

未公开的内部讲话；规定限制阅读范围的文件；政策、法律、法规、重要措施的未定稿；其他不得转发的文件。

12.涉密公文，应当根据有关保密规定标注相应的密级。第二十五条 拟制公文中，对涉及其他部门职责的事项，主办部门应主动会签其他部门，取得一致意见后方可上报公司领导。如有分歧，主办部门应报请公司领导予以协调，仍不能取得一致意见的，不得自行行文。

第二十六条 公文审核应当做到：

1.除特别紧急事项外，公文送公司领导签发前，应当由公文处理职能部门进行审核，不得先签后核。

2.审核工作应指定专人负责。审核的重点是：（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确；（2）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；（3）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过协商并达成一致意见；

（4）文种是否正确，格式是否规范。

3.在不改变原意的情况下，审核人可对文稿进行文字处理。需对文稿进行较大修改时，应提出修改意见商拟稿人修改，修改后的文稿须由拟文部门负责人确认，审核人应当进行复核。

4.审核合格的公文，由审核人送公文处理职能部门负责人核签。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由。

第二十七条 公文签发实行权责结合的原则。

1.公文主办部门、会签部门、审核部门的意见应由部门主要负责人签署。部门主要负责人无法签署时，应由部门主持工作的负责人签署。

2.公司发文一般由公司主要领导或分管领导签发，主要领导和分管领导不在，可由其他授权领导签发。

3.签批公文，签批人应有明确意见，并签署姓名和审批时间，圈阅则视为同意。公文签发人对签发的公文内容全面负责。

第二十八条 公文会签和签批程序根据需要可采用并行或串行方式，各单位可根据实际情况确定。

第二十九条 拟办、修改和签批公文，不能用圆珠笔或铅笔，不得在文稿装订线外书写。

第三十条 公文印制应当做到：

1.公文签发后，由公文处理职能部门进行复核，并统一负责编号、登记和印制。复核的重点是:审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核，如需对文稿进行实质性修改，应按程序复审。

2.公文印制时，排版的清样由拟稿人负责校对，校对人应签署姓名。公文校对以原稿为准，签发后的文件不得再做任何修改。若确需修改，必须由主办部门领导签字后交由公文处理职能部门重新审核，必要时需按程序重新签发。

3.改定的清样，由公文处理职能部门审定后进行印制，并

加盖印章。公文印制要美观大方，符合公文格式。公文应根据页面调整文件行距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第三十一条 公文分发由公文处理职能部门负责，也可由公文主办部门自行办理。一般公文2天内发出，急文急办。通过OA系统分发的，按公司OA系统设定流程分发。

第三十二条 发送涉密公文必须由单位机要人员按照相关工作要求办理。

第五章 便函的公文格式和办理

第三十三条 便函一般由发文单位标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、抄送单位和页码等部分组成。

1.发文单位标识为公司全称或规范简称，不加“文件”字样。具体格式和字体要求参见附件3。

2.便函各组成部分的要求同正式发文，但一般不标签发人、印发机构和印发日期。

3.便函中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第三十四条 便函的发文办理过程包括拟制、会签、审核、签发、编号、登记、校对、印制、用印、分发等程序，相关程

序参照正式发文的要求办理。

第三十五条 单位便函（公司便函）应由本单位领导签发，加盖单位印章，由公文处理职能部门统一编号、登记和印制。分发由公文处理职能部门负责，也可由公文主办部门自行办理。对于一般性、常规性或已经有单位领导明确意见的便函，可由单位领导授权各部门负责人和公文处理职能部门负责人共同签署意见后生效。

第三十六条 部门便函由各部门负责人签发，加盖部门印章，由各部门自行编号、登记、印制和分发。

第六章 内部公文的公文格式和办理

第三十七条 决议的格式和办理要求：

1.决议一般由标识、秘密等级、保密期限、编号、签发人、标题、时间、地点、主持人、出席、列席、记录人、正文等部分组成，不需加盖印章。决议标识由发文单位全称或者规范简称后加“决议”组成。具体格式和字体要求由各单位参考附件4确定。决议中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

2.决议主要用于记录重要会议的重大决策事项，一般适用于董事会会议、党委会、党政联席会、总经理办公会等会议。

3.决议的办理过程主要包括拟制、签发、编号、登记、印制、分发等程序。

4.决议由会议主办方负责拟定，在征求与会人员意见后，由会议主持人或会议主办方负责人签发。参会人员如对文稿的内容有不同意见，应通过协商达成共识。

5.决议由办公室或会议主办机构进行编号、登记、印制和分发。

6.有特定格式、签发人员和办理程序要求的决议，可按其特定要求办理。

第三十八条 会议纪要的格式和办理要求：

1.会议纪要一般由标识、秘密等级、保密期限、编号、签发人、标题、时间、地点、主持人、出席、列席、记录人、正文、发送范围等部分组成，不需加盖印章。会议纪要标识由发文单位全称或者规范简称后加“会议纪要”组成。具体格式和字体要求由各单位参考附件5确定。会议纪要中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

2.会议纪要的办理过程主要包括拟制、签发、编号、登记、印制、分发等程序。

3.会议纪要由会议主办方负责拟定，在征求与会人员意见后，由会议主持人或会议主办方负责人签发。参会人员如对文稿的内容有不同意见，应通过协商达成共识。

4.由单位领导签发的会议纪要由办公室统一编号、登记、印制。分发由办公室负责，也可由公文主办部门自行办理。

由部门负责人签发的会议纪要，由各部门自行编号、登记、印制和分发。

第三十九条 签报的格式和办理要求：

1.签报一般由签报标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、编号、主办部门、经办人、主送领导、审核部门、会签部门、标题、正文、拟文日期等部分组成，不需加盖印章。签报标识由发文单位全称或者规范简称后加“签报”组成。具体格式和字体要求由各单位参考附件6确定。

2.签报的办理过程主要包括拟制、会签、审核、编号、签批等程序。

3.签报由主办部门负责人签署意见后，送交会签部门签署意见。

4.签报由办公室审核、统一编号登记后呈单位领导签批。5.主送领导的书写顺序按照领导排名由前往后顺序排列。签批顺序一般为：分管主办部门或该项业务的领导、相关领导、主要领导。一般性事务签报可由分管领导直接签批。有特定签批程序要求的签报，可按其特定要求办理。

6.签批过程中相关部门或单位领导应有明确意见，并签署姓名和审批时间，圈阅则视为同意。如对签报的内容有不同意见，应通过协商达成共识后再继续流转。

第四十条 工作联系单、内部通知、外联记录单和管理要情、党建要情等内部公文的格式和办理过程可由使用单位根据需要

自行制定（格式可参考附件7、8、9、10）。

第七章 收文办理

第四十一条 公文的收文办理是指本单位收到上级、下级、不相隶属单位或部门公文后的处理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、答复等程序。收文办理由办公室统一归口负责。

第四十二条 接收公文时，公文处理职能部门文秘人员应认真核查来文单位、件数、时限要求和密封情况，确认无误后方可签收，并注明签收时间。

第四十三条 对于签收的公文，文秘部门应进行收文登记，主要包括:收文编号、收文日期、来文单位、文号、标题等。

第四十四条 收到下级单位上报的公文，文秘部门应进行审核。审核的重点是：是否由本单位受理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否符合要求；涉及其他单位职权的事项是否已协商、会签。经审核不符合规定的公文，可以退回呈报单位并说明理由。

第四十五条 对于阅知性公文，由公文处理职能部门根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。各部门应根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

第四十六条 对于批办性公文，公文处理职能部门应当及

时提出拟办意见送单位负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回公文处理职能部门并说明理由。

第四十七条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第四十八条 送交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第四十九条 公文的办理结果应当根据需要答复来文单位。

第八章 公文归档

第五十条 公文办理完毕后，需要归档的公文及有关材料应当根据国家有关档案法律法规、集团和公司有关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第五十一条 归档的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值分类整理。要保证归档公文的齐全、完整，并能正确反

映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。除正式发文、决议以外，重要的便函、会议纪要、签报等也应归档保存。

第五十二条 公文的归档工作由公文的起草人员或经办人员承办。承办人员应根据文书立卷的要求，将公文定稿、正本和有关材料(包括来文、签报、发文、领导批示等)整理后，送交单位档案部门统一管理。个人不得私自保存应归档的公文。

第五十三条 联合发文，由主办单位整理归档，其他单位保存复制件。

第九章

公文管理

第五十四条 各单位公文处理职能部门应当根据本办法有关要求，建立健全本单位公文处理的工作流程和管理制度，指导其他部门规范正确使用公文文种、公文格式和公文处理程序，提高公文质量和办理效率，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第五十五条 公文由各单位公文处理职能部门文秘人员或专职人员负责统一管理，包括收发、审核、用印、归档和销毁等。

第五十六条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行。需要变更的，应当经发文单位批准。

第五十七条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销，视为自始无效；公文被废止，视为自废止之日起失效。

第五十八条 公文复制件作为正式文件使用时，应加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。

第五十九条 不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经文秘部门负责人批准，可以销毁。

第六十条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作时，文秘部门应当督促其将本人暂存、借用的公文按照有关要求移交、清退。

第六十一条 涉密公文（含密码电报）的使用、管理和销毁按集团和公司保密工作有关要求执行。

第十章 附 则

第六十二条 公司向上级单位报文时，如上级单位的公文处理办法另有要求，按照上级单位的有关要求执行。

第六十三条 本办法由公司公文处理职能部门负责解释。第六十四条 本办法自下发之日起施行。

第四篇：公文处理管理办法

公文处理管理办法

第一条 为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。

第二条 收到上级机关下发的公文，收发员必须及时转党政办公室主任，提出拟办意见，然后由收发员做好登记，转负责人批示，经负责人批示后，转发到具体承办人办理。每迟办、漏办、错办一项，则扣除办理人员执行力考核0.5分。

第三条 批示公文时，对有具体请示事项的，主管领导和分管领导应当明确签署意见，其他审批人签阅视为同意；没有请示事项的，签阅表示已阅知。如因迟批、漏批、错批造成严重后果的，则扣除执行力考核0.5分。

第四条机关干部、各单位负责人必须及时查收公文，并在两个工作日内办理，认真贯彻落实文件要求，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本人、本单位办理的，应当及时退回交办的单位并说明理由。每迟办、漏办、错办一项，则扣除单位负责人和具体承办人执行力考核各0.5分。

第五条 公文办理中遇有涉及其他单位职权的事项，承办单位应当主动与有关单位协商；如有分歧，承办单位主要负 — 1 —

责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请分管领导协调处理。

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第五篇：天津市电子公文归档管理办法

天津市电子公文归档管理办法

第一条 为加强和规范机关政务活动中形成的电子公文归档管理工作，根据国家《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）以及天津市有关电子文件管理的规定，制定本办法。

第二条 本办法适用于本市各级机关、团体、事业单位从事政务及其相关活动产生的电子公文归档管理。企业单位及其它社会组织可参照本办法执行。

第三条 本办法所称电子公文，是指在电子政务活动中产生并依赖各办公自动化系统处理后形成的具有参考、利用价值和规范格式的电子数据。其它电子文件可参照本办法执行。

第四条 电子公文归档与管理工作，应遵循电子公文真实、完整、有效、安全的原则，做到电子政务活动中产生的有价值的电子公文必须归档和归档的电子公文必须规范，确保电子公文安全管理。

第五条 市、区县档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则，负责对本级国家机关、团体、事业单位产生的电子公文归档管理实行监督指导。

第六条 电子公文的归档管理工作应统筹纳入本单位电子政务和档案信息化建设规划。

第七条 电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性，归档前由电子公文形成部门负责，归档后由档案管理部门负责。电子公文运行系统和档案管理系统均应有严格的技术保障措施，保存必要元数据，确保电子公文的真实、完整、有效和安全。

第八条 电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责电子公文归档工作，明确部门和人员职责，制定归档工作流程。单位档案部门应参与和指导电子公文形成、办理、收集和归档各工作环节。

第九条 基于电子公文管理系统形成、办理的电子公文，元数据要求和用法执行《天津市文书类电子文件元数据方案（试行）》（津档发〔2012〕15号）的有关规定；电子公文归档的数据组织结构执行《天津市文书类电子文件数据存储结构要求（试行）》（津档发〔2012〕15号）的有关规定。

第十条 非电子公文管理系统形成的电子公文，要使用档案管理系统进行归档管理，元数据补充完整，形成规范的电子目录，电子目录字段至少包含档号（含组织机构代码、全宗号、保管期限、、机构/问题、盒号、件号）、题名、责任者、文号、页数、日期、保管期限、密级等信息；电子公文保证与纸质文件内容一致，进行版式转换，纸质档案进行数字化处理后，对照目录进行挂接；向综合档案馆移交时数据库结构参照《天津市文书档案电子目录数据库结构与交换格式》（DB12/T 118—2005）执行。

第十一条 电子公文形成单位未应用现代化办公手段的，要对纸质文件及时收集、整理、归档，并进行数字化扫描处理，形成电子目录，同第十条要求，并指明档案原文存储位置。

第十二条 档案管理部门负责接收本单位形成的应归档电子公文，按照本单位的利用需求以及向同级档案馆移交的要求，对接收后的电子公文进行规范化整理、补录、鉴定、存储、备份等工作。

第十三条 各类电子公文的归档范围和保管期限按国家关于纸质文件归档的有关规定执行，电子公文的归档内容包括：

（一）符合规范的电子公文版式文件，原格式电子公文定稿（签发文）、附件、法律法规和规划及工作报告等重要文件的历次修改稿、文件在办理过程中的留痕信息及文件处理单均需转换成版式文件。

（二）系统形成的原格式电子公文原件，包括电子公文定稿（签发文）、附件、重要文件的历次修改稿及文件在办理过程中的留痕信息。

（三）文件处理单及领导审阅签署的重要意见。

（四）基于系统管理的电子公文元数据。

（五）基于系统管理的电子签名、电子印章等。

以上内容的保管期限应当一致。特殊格式的电子公文，应当将相应的查看软件一并归档。

第十四条 电子公文归档格式要求

电子公文在形成、收集过程中可采用通用格式，在归档或归档前要转换为版式文件，版式文件格式应与国家允许的格式一致，目前可采用PDF或PDF/A格式。

以文本、位图文件形成的电子公文，通用格式可采用RTF、WPS、DOC、JPEG、JPEG-2000、TIFF、PNG等。归档时除保留系统生成格式外需要进行版式文件转换，按电子公文及其组件顺序合并转换为一个版式文件；

专用软件产生的电子公文应转换成通用格式后按要求转为版式文件归档。

第十五条 基于系统管理的归档电子公文的真实性、完整性、有效性、安全性的保证要求：

（一）真实性：要建立对归档电子公文操作者的身份识别与权限控制；设置符合安全要求的文件操作日志，随时自动记录对归档电子公文实施操作的人员、时间、内容等；有条件的可采用数字签名等技术对归档操作进行记录。

（二）完整性：要对电子公文处理过程中的各类操作者和责任者进行登记；对归档电子公文的必要元数据项和归档内容进行检查，应确保归档内容齐全完整。

（三）有效性：归档电子公文的文件格式除原系统生成的格式外，还应转换成符合国家和本市规定的版式格式，并保证可读。

（四）安全性：要对归档电子公文进行病毒检测，确保不携带病毒；若有存储载体应保持清洁、无划痕，确保载体可识别。

第十六条 电子公文的归档整理

（一）电子公文归档以件为单位整理。电子公文按照文件办结时间排序，一份电子公文作为一件；归档整理以为单位相对集中，具有联系的文件标注文件题名作为相互间的关联。档案管理软件或具有辅助归档整理功能的软件要具有元数据捕获、手工调整文件顺序等功能。

（二）电子公文归档时对相关项目和内容进行检查，基于系统形成、办理的电子公文要符合“四性”保证要求；非系统形成的电子公文要对照纸质公文核对内容、签章等信息，保证电子公文与相应的纸质公文在内容及表现形式上一致，处理过程无差错。

（三）电子公文在检查无误的情况下按照鉴定要求进行归档。归档时由系统生成归档章，归档章样式与纸质档案归档章一致，各项内容可由系统自动填写，归档章加盖在归档电子公文首页上端居右位置。

（四）电子公文整理归档后，以为单位填写《归档电子公文登记表》（首页）的各项内容，以件为单位形成《归档电子公文登记表》（续页）（见附件），并能以纸质形式输出。

（五）电子公文归档后应保持目录与电子公文的一一对应。

（六）对于加密电子公文，应解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档，并按保密要求进行管理。

（七）电子公文形成单位必须将具有永久和30年保管期限的电子公文制成纸质文件，采用电子签名或电子印章等技术的直接制成纸质文件，未采用的制成纸质文件后需由领导手工回签。所制成的纸质文件与电子公文一同归档。

第十七条 电子公文的归档时间与方式

（一）电子公文可实时归档，也可与纸质文件同步归档。

（二）归档可采用逻辑归档或物理归档的方式。

第十八条 归档电子公文的管理

（一）档案管理部门采用专用软件进行管理。

（二）涉密归档电子公文管理应符合国家保密相关要求。

（三）档案管理部门要进行定期备份，参照《天津市电子档案备份管理规定（试行）》执行。

（四）系统更新时应及时对归档电子公文进行迁移，并保持数据在迁移前后的一致性。

（五）超过保管期限规定的电子公文参照纸质文件要求进行鉴定和销毁，对确认销毁的电子公文可进行逻辑或物理删除，并生成销毁文件目录备查。

第十九条 归档电子公文的移交

归档电子公文按照《天津市文书类电子档案移交与接收办法（试行）》（津档发〔2012〕15号）向同级国家综合档案馆进行移交。

第二十条 本办法由天津市档案局负责解释。

第二十一条 本办法自公布之日起施行。《天津市电子公文归档管理暂行办法》（津档〔2006〕9号）同时废止。

附件：

归档电子公文登记表