公文管理办法及公文范文[范文模版]

第一篇：公文管理办法及公文范文[范文模版]

公文管理办法

第一章

总

则

第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，根据国家和 XXXX 公司（以下简称集团公司）有关规定，制定本管理办法。

第二条

公文是公司在经营管理过程中所形成的具有法律效力和规范体式的公务文书，是依法开展经营管理活动的重要工具。

第三条

公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则。在公文处理工作中，必须严格执行国家法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密和公司商务秘密的安全。

第四条

办公室是公司公文处理的主管机构，负责建立健全公司公文处理的有关规章制度，审核公司对外发布的重要公文，执行并督促、指导公司各单位执行有关公文处理规章制度的情况。各单位具体负责执行公司有关公文处理规章制度，并结合本单位特点，建立和完善有关公文处理的要求和形式。

第五条

公司各单位负责人应当高度重视公文处理工作，严肃认真地遵守本办法，并加强对本单位公文处理工作的领导和检查，建立健全公文核稿、把关制度。

第二章

公文种类和形式

第六条

公文种类主要有：

一、请示：适用于向上级请求指示、批准的事项。

二、报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议。

三、决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级单位不适当的决定事项等。

四、会议纪要: 适用于记载和传达会议情况、议定事项。如下发执行，用通知印发或转发。单独印发会议纪要可不加盖公章。

五、通知：适用于转发上级、不相隶属单位的公文，批转下级的公文，传达会议决议的事项、要求下级办理和需要阅知或执行的事项，任免、聘用干部等。

六、批复: 适用于答复下级请示事项。

七、意见: 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

八、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

九、公函、便函: 适用于向平行单位或不相隶属单位询问、洽商工作、答复问题。

第七条

公司公文形式主要有：

一、公司文件（见附件一）

（一）主要用于发布公司基本规章及其实施细则或办法；宣布实施公司重大行政措施；嘉奖有关单位及人员；（二）用于对外发布重要事项或法定事项；（三）用于向上级单位报告、请示工作；（四）用于印发公司领导的讲话或指示，发布带有普遍指导意义的文件等；

（五）用于公司发布专项业务及行政性文件；（六）用于转发文件，发布需要阅知和办理的事项、有关行政事务的通知等。

二、公司函（见附件二）

用于涉及面小，需以公司名义联系或答复的事项。

三、公司简报（见附件三）

用于反映公司一般政务、业务情况和经营管理情况。

四、内部情况反映（见附件四）

用于反映公司内部经营管理情况，且发放范围仅限于公司领导或有关部门的事项。

五、会议纪要

用于记录公司各类会议情况、议定事项等。

第三章

公文办理程序与要求

第八条

公文办理分为收文和发文。

第九条

发文办理

一、发文程序：拟稿人拟稿---所在部门负责人核签---（公司有关部门会签)---公室统一编写发文号、登记、核(审)稿---公司领导签发---拟稿单位复印---办公室加盖公司印章---封发。

（一）拟稿：以公司名义行文、代上级单位拟稿、向上级单位请示报告、公司内部请示等必须使用内部请示或发文稿纸，续页正文应为电脑打印稿。

1、公司文件使用公司发文稿纸报批（见附件五）； 2、公司内部请示、报告、简报等一般使用公司内部请示报告稿纸报批（见附件六）；（二）初核：公文拟好后，由拟稿部门领导核稿把关；向公司报送的文件须经拟稿部门分管副总经理核稿签字。核稿内容包括公文格式、文字、内容等是否符合国家的法律法规及公文处理的有关规定，发现问题应及时进行修改或重拟，由核稿人在初核栏签字并注明日期；（三）会签：如文件内容与公司内其他部门业务有关，经拟稿部门领导核稿后，由拟稿部门送相关部门会签，会签部门应根据岗位职责签署明确具体的意见；会签意见文字应工整清晰，超过 15 字以上者原则上应另纸书写附上；（四）复核：办公室负责公文核稿。根据公文处理办法的规定，对公文进行全面把关，发现问题及时与拟稿部门联系。如无明确具体意见或差错较多、字迹太乱，将退回拟稿单位重办或抄清；如多个会签部门之间、会签部门与拟稿部门之间意见严重分歧，一般应由拟稿部门与会签部门协商妥善解决，解决不了的应按公司有关规定和程序研究解决。

（五）编号、登记、呈阅：对复核无误的公文进行编号（公司内部请示报告由各 部门自行编号）、登记，并经总经理秘书统一呈报有关领导阅批。公司文件编号为：“XXXX（年

份）（各部门代码）字第（公文拟稿人编号/公文序号）号”（见附件七）；简报、内部情况反映、会议纪要等其它文件由办公室统一编号；规章制度由办公室统一编号并发布执行，关于下发规章制度的通知统一按“XXXX 规字”编号。

（六）签发：公司文件应由公司总经理或副总经理据职责分工签发；拟稿 部门 凭公司主管领导的签发稿重新打印完稿，由办公室最终审稿后，加盖公司印章并封发。

（七）存档:凡以公司名义发文稿件，经公司领导批示后，复印件退拟稿 部门 存档，办公室留存一份原件。

第十条

收文办理

一、收文程序：公司接收的外来文件、资料、刊物、简报等，由办公室按程序及公司领导、各部门职责分工批分。

二、文件处理 （一）凡要求办复的文件，各主办 部门 自接到文件之日起，一般应在五个工作日内办理完毕；有时间限制的，要在规定的时间内办复。

（二）凡公司工作人员的署名信件，不予拆封，原件照转；来件注明部门收的原件，交相关部门签收。

（三）所有挂号信件和特快专递件，经办人都必须在挂号清单上签收。

三、催办和查询 （一）需要办理的文件，各承办部门要指定人员及时督促检查办理情况，防止积压和延误。

（二）公司领导交办的文件，由办公室负责督促检查办理情况；

（三）报送集团公司领导的请示，需了解审批情况时，由办公室负责统一联系；其它有关业务内容的请示，由各有关职能部门与集团有关对口部门联系。

（四）如遇紧急情况，经请示同意后，文件的送取由拟稿部门指定人员办理。

第四章

公文格式与行文规则

第十一条

行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定，并以此为依据行文或处理公文。

第十二条

公文格式：公文一般由发文单位、紧急程度、秘密等级、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等部分组成（见附件一）。

一、发文单位，要用全称或规范的简称。联合行文，应将主办单位排列在前。

二、紧急程度，除平件无需标明外，应根据缓急程度分别标明“急件”、“特急”字样。

三、秘密等级，涉及国家及公司秘密的文件，应分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”字样。

四、发文字号，包括年份、单位代字、顺序号。联合发文，只标明主办单位发文字号。

五、签发人，是最后签署意见，对草拟文件表示认可、准予印发的领导人。

六、标题，应准确简要概括公文内容，标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

七、主送单位，是行文对象，也是收受、办理公文的单位，即直接受文单位，要写全称或规范化简称、统称。

八、抄送单位，是同公文内容有关，需知道或协作的单位。

九、公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

十、印章，公文除会议纪要、简报、内部情况反映外，一律加盖印章。

十一、成文时间，以最高级别的领导签发的日期为准。

第十三条

公文行文规则

一、公司各部门为联系工作，商洽业务，可以以公司名义向外部有关单位报送文件。向集团公司或其它上级单位报送文件，应根据上级单位的要求和文件内容、种类等分别报

送。上报文件，一般不要超过 3000 字，如确需超过的，要写出摘要。

二、公司内部各部门之间对有关问题未协商一致，不得对外行文。

三、一般情况下，不得越级行文，因特殊情况必须越级行文时，应抄报被越过的部门。

四、请示应一事一文，一般只写一个主送单位。如需同时送其他单位，应用抄送形式。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，也不得同时抄送下级单位。

报告中不得夹带请示事项。

五、要求上级单位批转的事项，应代拟通知稿；转发上级单位的文件，不再同时报送上级单位。

第十四条

公文拟稿要求: :

一、符合国家的法律、法规及其它有关规定。

二、情况确实，观点明确，标题恰当，条理清楚，层次分明，文字精炼，书写工整，标点准确，格式规范，篇幅简短。

三、公文内容与公文种类相符。

四、国名、地名、人名、数字、引文要准确，日期应写具体(年、月、日)。公文中的数字，除成文时间、部分章节序数和语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

五、用词用字准确、规范。文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

六、审核、修改文稿，应使用钢笔或毛笔，不要用铅笔、圆珠笔、红蓝铅笔、红墨水笔书写。

七、需要统一的写法：原则上公文题目字体为黑体小 2 号字，正文字体为仿宋 4 号字；章节层次序数依次为:第一层为“一”、第二层为“(一)”、第三层为“1”、第四层为“(1)”（见附件一）。

八、公文用纸一般采用国际标准型 A4 纸，左侧装订。

第五章

其它

第十五条

公文的立卷、归档和销毁按公司《文件档案立卷归档管理办法》执行。

第十六条

本办法由办公室负责解释，修改亦同。

第十七条

本办法自发布之日施行。

附件一

XXXX 公司 XXXX（）

字第号：（仿宋体 4 号字）

（标题）

XXXXXXXX 小（黑体小 2 号字）

X X X X（主送机关）（仿宋 4 号字）

以下为正文（另起一行空 2 个字、每行 30 个字）(仿宋 4 号字)X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XX

（若有段落，应按以下层次分段）

一、

（一）

1.

（1）…

… 2.3.… …

（二）… … 二、… …

附件：

（若无附件，可省略）

****年**月**日（日期应使用简化汉字）

抄报：

抄送：

存档

共印

份

附件二 XXXX 公司

XXXX 函（）

字第号

附件三 XXXX 公司 简

报

第期

年 月 日

（标题）

XXXXXXXX 小（黑体小 2 号字）

以下为正文（另起一行空 2 个字）（仿宋 4 号）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

（拟稿单位）

抄报：

抄送：

存档

共印

份

附件四 XXXX 公司 内 内 部 情 况 反 映 映

第 期

****年**月**日

（标题）

XXXXXXXX 小（黑体小 2 号字）

以下为正文（另起一行空 2 个字）（仿宋 4 号）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

（拟稿单位）

抄报：

抄送：

存档

共印

份

附件五 XXXX 公司发文稿

XXXX（）

字第 号 缓急 密级 签发：

会签：

主送：

抄送：

复核：

初核：

拟 稿 人：

拟稿单位：

电

话：

打印份数：

****年**月**日 附件：

标题：

（正文附后）

附件六

X XXXX 公司

内部请示报告

XXXX（）请字第 号 领导批示：

标题：

会签部门：

签报人：

****年**月**日 呈报单位：

经 办 人：

电

话：

****年**月**日

第二篇：公文及督办管理办法

公文及督办管理办法

第一章 总

则

第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，督促各项已决策工作高效、及时开展和完成，特制定本办法。

第二条 公司综合部是公文处理和事务督办的责任部门，负责公司的公文处理和事务督办工作。综合部对公司公文进行统一收发、编号、分办、传递、用印、立卷、存档和销毁。

第二章 公文处理

第三条 依照公司实际情况，公文分为三大类：(一)收文类

1、各级政府部门及业务主管机关发布的对公司具有指示性、指导性、规定性的各类政策、法规文件。

2、3、公司股东会、董事会、监事会、股东单位向公司发出的公文。被控股企业向公司及公司内部管理机构（如企业管理委员会、招投标领导小组等）报送的公文。

4、文。

(二)发文类

1、公司向对公司具有业务指导关系的政府部门及其业务主管部门报送与公司具有法律、经济关系或相关业务联系的单位向公司发出的公的请示、报告等公文。

2、公司向股东会、董事会、监事会、股东单位发出的报告、议案、请示、通知等公文。

3、等公文。

4、公司内部发布的及向被控股公司发出制度、规定、办法、通知、决公司向与公司具有法律、经济关系的单位发出的通知、通告、公函定、通报、批复等具有规定性、指令性、指示性、知照性的公文。

5、公司内部部门之间、公司内部与外部相关机构之间印发、传递的商洽性、证明性、知照性的公函、证明信、说明、通知等公文。

(三)专项类1、2、法定代表人授权委托书。办公例会及各种专题会会议纪要。

第四条 各公司级领导（包括董事长、总经理、副总经理、总师）的公文处理责任：

(一)审定、签发以公司、部门名义印发的重要公文并承担其法律和行政责任。

(二)阅处重要收文并指示处臵原则与方法。(三)直接承办最重要的收文。第五条 综合部部长的公文处理责任：

(一)审核各类综合性公文，并承担其相应的行政责任。

(二)阅处或经总经理明确授权代为阅处部分收文并指示处臵原则与方法。

(三)拟办和承办重要的收文。

(四)制定公司公文处理方面的规章制度和标准并督促检查实施情况，组织规划公文处理流程，建立公文处理质量与效率保障体系，确保公文处理的质量与效率。

(五)协调公司内外行文关系，指导解决公司内部公文处理中的一般随机事件。

第六条 其他部门负责人的公文处理责任：

(一)审核本部门分管业务范围内发出的公司公文，并承担相应的行政责任。

(二)阅处由本部门直接办理的收文并确定具体处臵方案。(三)拟办和承办重要收文。

(四)督导本部门的公文处理工作，保证其质量，确保工作效率，向公司领导或综合部反映公文处理中的有关问题，解决本部门公文处理中的矛盾和问题等。

第七条 专职文秘人员的公文处理责任：

(一)分类集中承担公文处理作业，特别是其中具有管理性质的作业，即收发、分办、启封、登记、编号、摘编、用印、归卷、清退、销毁、保管、提供借阅利用、组织传阅、催办、查办、印制、注发、对外传递以及审核公文等。

(二)组织公文的具体运转过程，初步审核公司的各类公文。(三)辅助设计、制定公文处理的制度、标准和规程等。第八条 部门内勤人员的公文处理责任：

(一)分类集中承担部门内部公文处理作业，特别是其中具有管理性质的作业，即收发、分办、启封、登记、编号、摘编、用印、归卷、清退、销毁、保管、提供借阅利用、组织传阅、催办、查办、印制、注发、对外传递等，并对报送公文进行初步审核。

(二)组织部门内部公文的具体运转过程。第九条 一般业务人员的公文处理责任：

(一)按规定时限阅读处理收文，提供办理意见。(二)具体承接办理公文，解决其中涉及的问题。(三)起草和修改具体承办的公文

第十条 必须按工作关系行文。具体要求是：上级向下级发出指导性、质询性、规定性的下行文件；下级只能以自己的名义向上级呈送陈述性、呈请性的上行文件；有平行关系和不相隶属关系的部门和单位之间只能相互送发商洽性、知照性、证明性的平行文件。

第十一条 严格按照公司文件处理流程和公文规范格式行文。一般不得越级行文。公司内部各部门之间传递公文时，应按公司组织结构层次逐级上传下达文件。报海科建公司董事长、总经理、副总经理阅批的各类公文由海科建综合部统一处理。

第十二条 行文前要对有关问题协商一致。各部门行文，如内容涉及公司其他部门分管的业务和职权范围，必须对其中的有关问题协商一致，否则一律不得按自己的意见各自行文。

第十三条 收文处理流程为：（公文请示处理单样本见附件3）签收---登记---拟办---阅批---分办---归档 第十四条 收文管理方式为：(一)设臵详细的分类文件夹存放。

(二)在领导审阅、批示后，如有对上级机关或其它主管单位的发文进行下发批示，一律复印下发。

(三)各部门对接收到的文件，必须进行签收。

第十五条 对收文的归档管理按公司发布的档案管理的有关规定执行。第十六条 公司发文处理流程为：

(一)拟稿：由业务经办部门拟稿，稿件必需是规范的打印件，用纸规范，填写文件签发单(见附件2)，同时将文件电子版一并交综合部。

(二)会签：如公文内容涉及其他有关部门的职权范围，需进行部门负责人间的会签(如没有会签内容可省此步骤)。

(三)核稿：公司发文须经拟稿部门负责人、主管领导审核，部门发文须经部门负责人审核，综合部对文稿进行全面核查。

(四)签发：公司发文由公司总经理或总经理授权的公司领导签发，公司内部管理机构发文由机构负责人签发，部门发文由部门主管领导签发。

(五)修改、排版：综合部文秘人员或拟稿人依领导修改意见对文件电子版进行修改后，由综合部文秘人员依公文格式进行排版。

(六)出清样、校对：综合部将文件编排后出一份清样，交拟稿部门进行校对、确认无误后，正式出红头文件。

(七)出红头：综合部印制红头文件。(八)用印：印毕的公文要加盖公司章，表明公文的正式性和法定效力。(九)发送：由综合部文秘人员或项目承办人将公文送达主送和抄送单位，并跟踪公文运转。

(十)归档：公司发文由综合部文秘人员立卷归档,部门发文由发文部门归档。

第十七条 公司发文管理方式：设臵专门的文件夹保存、备查；必须严格执行发文规范流程；如违背发文规程，综合部有权不予办理、不予用印，以保障公司发文规程的严格执行。

第十八条 部门发文是以部门名义向公司（企业集团）内部其他部门(分支机构、被控股公司、相关公司)或公司（企业集团）外部相关机构发出的洽商事务、知照或交流情况、证明或证实、说明状况的一般性公文。

第十九条 综合部有权以综合部名义就法定节日休假及休假期间公司各项值班安排等特殊事务发出规定性公文，其他部门均无权以本部门名义发出规定性公文。

第二十条 办公例会、研讨会及各种专题会会议纪要（见附件6）处理流程及管理方式如下：

(一)由会议召集人指定参会人员和会议记录人，会议记录人使用会议记录本或按会议记录格式（见附件7）做会议记录，重要会议参会人员应填写签到表。

(二)由记录人根据会议记录，通过整理、归纳、综合，形成会议纪要初稿。

(三)会议纪要初稿报会议召集人审阅、修改、签批后，打印成稿。(四)会议纪要成稿按照会议召集人指定的范围发送。

(五)会议纪要（含会议记录、会议备忘）原稿存档备查，并送综合部备案。

第二十一条 签报（见附件8）是公司各部门在日常工作中，根据需要或要求，向公司领导汇报工作、反映情况、回答质询、提出建议的报告。签报须一事一报，严禁多事一报或一事多报。处理流程和管理方式为：

(一)上报部门将打印规范并经部门负责人审核、主管领导审定、相关部门会签（没有会签内容可省此步骤）的签报报送到综合部。

(二)综合部登记、统一编号，综合部部长填写拟办意见。(三)综合部将签报报送公司有关领导阅批。

(四)综合部登记并依据领导有关批示进行分办处理。(五)签报原件退承办部门存档，综合部留存复印件备查。

第三章 督办管理

第二十二条 督办工作职责

综合部是督办工作责任部门，公司各级管理人员、各部门要积极配合综合部，认真做好督查督办工作。

第二十三条 督办工作的范围和内容

(一)公文督办：

1、2、督促收回以公司名义外发文件的批复（或批示）、回函等文件； 包含要求公司内部相关人员、部门办理有关事项内容的公司内部发文，督办部门负责督促事项发出部门；

3、公司领导在各类公文上所做的重要批示和交办落实的重要事项；

(二)其他事项：

1、2、要事项；

3、4、公司各部门工作（计划）目标完成情况（每季度督办）； 公司领导通过其他方式（包括通过非公文渠道报送的信息、信函、上级政府部门和上级领导的重要批示或交办事项；

公司重要会议上，公司领导的重要工作部署、决策中需要落实的重内部资料、报刊等文字材料上的批示和口头指示）决定或交办的重要事项；

第二十四条 立项

重要事项督办部门登记、立项办理。由两个以上部门共同落实的事项需明确 主办部门；一般事项无需立项，但要适时督办和记录。第二十五条 交办

督办人及督办部门负责人对交办事项确认后，由督办人交由主办部门（人）办理，特殊情况也可电话或口头交办。

第二十六条 催办

督办部门要及时了解督办事项的办理情况，跟踪督查，根据事项的重要、紧急程度，适时向承办部门（人）发出文字或口头通知，加以催办。办理过程中如遇到矛盾和问题，承办部门（人）要及时向领导报告，以便协调解决。

第二十七条 承办

承办部门（人）指定的承办人负责按要求办理交办事项，据实填写办理情况，如未按要求完成，应说明原因并提出处理意见和措施，经承办部门（人）负责人确认后交督办人报领导阅示。

第二十八条 跟踪督办

如领导在督办单上另作批示，则由督办人继续跟踪督办，直至落实完毕。第二十九条 办结归档

任务完成后，督办部门对督办记录进行整理，定期报公司领导审阅，并通报办理情况，阅后归档保存。

第四章 附则

第三十条 本办法由综合部负责解释。第三十一条 本办法自公布之日起执行。

第三篇：公文管理办法

公文管理办法

为进一步推进基金会公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》以及中共山东省委办公厅印发的《山东省<党政机关公文处理工作条例>实施办法（试行）》等有关文件精神，结合基金会实际，特制订本办法。

公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列工作。

公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

1、公文种类

本基金会公文种类有决议、决定、通知、报告、请示、函、接待计划、简报、谈话参考、电报、记录、纪要。

（1）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（2）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（3）通知。传达需有关单位周知或者执行的事项。

（4）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（5）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（6）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的格式同通知格式。

（7）接待计划。适用于对来访团组各项接待事务进行合理安排。

（8）简报。适用于对组织的公益活动有关情况进行不同种类、不同重要程度、不同发放范围的文字汇报。

（9）谈话参考。适用于领导人会见重要人士、举行会谈时的谈话参考资料。

（10）电报。分明电和密电。适用于向有关单位快速通报有关情况、征求意见。

（11）记录。适用于会议、会谈、会见，如实详尽反映会议情况。

（12）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

2、公文格式

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。根据省委保密委和省国家保密局有关定密规定来确定公文的秘密等级和保密的期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注 “特急”、“加急”，电报应当分别标注 “特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文机关标志。由基金会全称加“文件”二字组成。

（五）发文字号。由党委、基金会代字、年份、发文顺序号组成。发文字号由基金会秘书处统一管理。签发人签发后，由基金会秘书处进行编号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由基金会、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者基金会、行政主要负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文、翻印的公文、纪要和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。（十八）页码。公文页数顺序号。

一、公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

1、公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练，语言庄重，用词规范。

（四）人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。

（五）引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明准确、规范的中文含义。

（六）公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式，应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的中文译名。

（七）文种正确，格式规范。

（八）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（九）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（十）公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草单位应当提出初步意见。

（十一）公文起草部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十条 部门以基金会秘书处名义行文，应当由主要负责人审签，并注明背景情况、行文依据等。

2、公文文稿签发前，应当由基金会秘书处审核，部门领导审签。

3、基金会秘书处审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

（五）主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。

（六）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（七）公文的信息公开属性、涉密公文的密级和保密期限是否恰当。

（八）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

4、未经基金会秘书处审核的公文文稿，不得直送各部门主要负责人；不按照程序报送的，各部门负责人不予受理，退有关部门按照程序办理。

5、经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的以及公文文稿格式未按本办法编辑的，由起草单位修改后重新报送。

6、公文应当经基金会秘书处、行政主要负责人审批签发。重要公文和上行文由基金会秘书处、行政主要负责人签发；基金会秘书处根据基金会授权制发的公文，由党委（学校）办公室主任签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

7、签发原则。以基金会名义发文，由理事长或执行副理事长签发；根据基金会领导授权，基金会秘书处可以签发一般文件。

8、审签和修改公文要使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。签批、修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。

9、有关机关代字规定：

（一）以基金会名义发文，用“山东省明日之星教育基金会”字头，机关代字编为“鲁明会”。

（二）以基金会办公室名义发文，用“山东省明日之星教育基金会办公室文件”字头，机关代字编为“鲁明会办”。

（三）同学校以外不相隶属的有关部门联系商洽一般事项发文时，用“山东省明日之星教育基金会”字头，机关代字编为“鲁明会函”。

二、公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

1、收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签字、盖章应当使用全名，做到清晰工整，签收时间应当注明年、月、日，紧急公文应当注明签收的具体时间。签收时如发现问题，必须及时向来文单位查询，并采取相应的处理措施。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级和保密期限、紧急程度、公文份数、主送机关、成文日期、分送范围、经办人等。

（三）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。对上级机关的公文，凡标注印发传达范围的，按照规定的范围分送；未标注印发传达范围的，根据收文内容及有关要求合理确定分送范围。有明确时限要求的，按照时限要求分送。

批办性公文一般由基金会秘书处按照有关规定，结合工作实际，提出准确规范、简明扼要的拟办意见，报执行副理事长批示后转有关部门办理。转办时应当提出明确的办理要求。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的，应当在规定时限内办理完毕。

（四）传阅。根据领导批示和工作需要，将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、横传、延误。

（五）催办。公文转办后主动掌握公文办理的进展情况，督促办理部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由基金会秘书处专人负责催办。

2、发文办理主要程序是：

（一）复核。已经基金会、行政负责人签发的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数，并对公文标题、密级和保密期限、成文日期等详细记载。

（三）印制。严格履行校对、制版、印刷、装订等程序，确保公文印制质量和时效。印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备，并在符合保密要求的场所进行。

（四）核发。公文印制完毕，应当对成品公文的文字、格式等再作校核，并对用纸、墨色、裁切、装订等进行检查，核实无误后准确及时分发。

3、需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

三、严格落实涉密公文保密管理有关规定

（一）涉密公文应当在借阅、传达的当日返还给基金会秘书处，不得私自复制、下载、摘抄。

（二）组织阅读、传达、审议或者以其他方式使用涉密公文，应当在符合安全保密要求的场所进行，严格限定知悉范围，并提出明确保密要求。

（三）任何部门、单位、个人不得向无直接业务关系或者无隶属关系的机关、单位发送、索要涉密公文。对违反规定发送或者索要的，应当退回或者拒绝。

（四）涉密公文未经批准，不得携带外出。确需携带外出的，必须经执行副理事长同意。

四、公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

五、不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文由基金会秘书处统一组织实施。

六、基金会秘书处对上级机关和基金会下发公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。

明日之星教育基金会秘书处

第四篇：公文管理办法

公司系统各单位：

为进一步做好国家电力公司本部及系统各单位的公文处理工作，现将修订后的《国家电力公司公文处理办法》印发给你们，请依照执行。

国家电力公司总经理工作部

二000年六月六日

国家电力公司公文处理办法

第一章 总则

第一条 为使国家电力公司的公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，并逐步与国际惯例接轨，参照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》（GB／T9704－1999），结合公司的实际情况，特制定本办法。

第二条 公司公文是管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。

第三条 办理公文，应实事求是、认真负责，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量，行文要少而精、注重效用。

第四条 公司总经理工作部及所属单位的相应部门是公文处理管理机构，主管本单位负责指导所属单位的公文处理工作。各单位应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守，转变作风，更新观念，勤奋好学，并具备有关专业知识。

第五条 公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。推广采用办公自动化系统处理公文。

第六条 公文处理工作应贯彻党政分开和政企分开的原则。在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定，确保国家秘密安全。机密文电要有专人保管和处理，按规定范围传阅、使用。

第二章 公文种类

第七条 公司常用的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或重大行动作出安排。

（二）规定、办法

“规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施。

“办法”适用于对某项工作或活动制定具体作法和要求。

（三）通知

适用于发布规章；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（五）报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。

（六）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复所属单位请示事项。

（八）函

适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。办理例行公事与应急公务等，用“便函”。

（九）会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

（十）意见

适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。

第三章 公文格式

第八条 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程序、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成。

（一）发文单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。

（二）有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

（三）紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”“平急”。

（四）发文字号一般包括：代字、年号、序号；联合行文只标明主办单位发文字号。公司部门的发文代字不得与公司发文代字相混同（公司发文代字详见附录）。

公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。

（五）上报的公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人，如有会签单位，应注明会签人姓名。

（六）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中一般不用标点符号。

转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其它文种可保留一级。如“转发××批复的通知”；转发的文种是通知时，为“转发××的通知”。

（七）公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。

（八）公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。联合发文，联合单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。

（九）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标准之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

（十）文件应当标注主题词；上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词，一般不超过五个词汇。

第九条 文字从左至右横写、横排；用纸应按国际标准为A4型，左侧装订。

标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字。

第四章 行文规则

第十条 行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定：

（一）公司在职权范围内，可以对所属单位行文；可以同各部委，各省、自治区、直辖市人民政府互相行文，可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。

（二）公司各部门，就具体业务工作，可对公司所属单位行文。

（三）各专业会议通知、会议纪要、转发文件、经验介绍等，应以部门名义行文；公司领导讲话，应发《内部情况通报》；总经理会议及办公会议应发专题纪要。

第十一条 一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。向下级单位的重要行文，应同时抄送直接上级单位。

第十二条 公司内部门之间对有关问题未经协商一致，不得行文。

第十三条 同级单位、合作伙伴可以联合行文。公司和分公司不得联合行文。

第十四条 请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单位。

第十五条 报告中不得夹带请示事项。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。第十六条 公司内部规章制度，以“国电内规”字号印发，由法律事务部审核编号。公司内部门之间一般不行文。

第五章 公文办理

第十七条 收文处理

收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

（一）分办

1、公司收文、凡需办理的，由总经理工作部文秘部门提出拟办意见，重要的经总经理工作部领导审核，其中党中央、国务院的文件及领导批示送总经理阅批；国务院办公厅、各综合部门、各省政府及各所属单位的重要文件，按分工送总经理或副总经理阅批；各所属单位及其他部门的一般业务文件，按分工送各部门阅办。

涉及几个部门共同办理的文件，分文时应确定主办部门，由主办部门商有关部门会办。

2、对不属于本单位职权范围或者不适宜由本部门办理的，应迅速退回交办的文秘部门并说明理由。

3、各部门收到重要的或领导批示的文电，都要先经部门领导阅批，再交承办人办理或传阅。凡涉及其他部门或地方的问题，主办部门应当主动与有关部门或地方协商办理。

4、文件除绝密和有特殊要求的传阅后收回，其他均由各单位保管；凡需要办理的，由主办部门办后归档。

5、凡属公司领导和各部门传阅的文件，由总经理工作部文秘部门组织传阅，有关部门均不得积压，也不得横传。

（二）催办

1、对重要的和有时限要求的文电，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

2、除文秘部门负责催办外，承办单位的领导、秘书都要及时催办，并将办理情况向有关方面反馈。第十八条 发文处理

发文一般包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

（一）拟稿

发公司文或部门文，用“发文稿纸”通过办公自动化系统拟稿。拟稿人应按发文稿纸上的栏目要求填写清楚，并签署日期。草拟公文应做到：

1、要符合国家的法律、法规和方针、政策、符合电力工业的实际情况，符合公司的有关规定。

2、情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

3、人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。

4、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（二）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

5、必须使用国家法定计量单位。

6、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

（二）会签

1、公司发文凡涉及其他部门业务的应事先会签；公司发文应由有关部门领导会签；部门发文，应由有关处室会签；如涉及总师协调事项，应先送总师核。

2、规范性文件需经法律部会签。为加速文件运转，应在发文稿纸中注明会签时间和退文时间。

（三）核稿

各级领导要对文电稿进行全面审核，严格把关。公司发文在送领导签发之前，必须经总经理工作部核稿；各部门的综合处长要负责对本单位草拟的文件（公司发文及部门发文）进行初核，起到审核把关作用，对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。

核稿的重点是：

1、是否需要行文；

2、有关部门、单位是否已协商、会签；

3、提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；

4、公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

（四）签发

1、重要的请示、报告先送主管副总经理审核，再送总经理签发。

2、一般发文按分工送副总经理签发。发文内容如涉及两位以上领导，应送其他领导核签。

3、授权签发：

（1）公司便函、贺电、唁电等授权总经理工作部主任代签；

（2）公司管理的干部离退休、参加工作时间和待遇变更以及人事、劳动统计报表、工商登记注册等，授权人事部或人资部主任代签；

（3）进口设备免关税、进出境免检、接待外宾、出国及赴港、澳、台的请示件等授权国际部主任代签；

（4）财政请款、银行印鉴变更及资产评估确认、土地评估确认等，授权财务部主任代签；

（5）审计通知书和复议受理通知书，授权审计部主任代签。

4、审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。

5、草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合归档要求。不得在文稿装订线外书写。

第十九条 翻印

上级单位标有密级的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经本单位负责人或者办公室主任批准，可以翻印，翻印件同正式文件一样管理。翻印时，要注明翻印机关、时间、份数和印发范围。

第二十条 电报收发和处理

（一）明码、密码电报由总经理工作部机要室、值班室签收，集中分办、管理，注明“亲收”的“绝密”、指人译电报，必须由收电人或收电人指定的人亲自启封；发电由公司领导（或部门领导）签发后，统一登记发出。

（二）属于需要办复的电报，应及时送公司领导或主办部门阅办，急电随到随办，不得积压。

（三）草拟发电稿，坚持一事一电、密来密复、明来明复、不得明密混用的原则，做到简明扼要，文字清楚，说明问题。

（四）密码电报是经密码隐蔽过的公文。凡属秘密和紧急、重要的事项，应按规定采用密码加密译发。

（五）密码电报要严格管理，不准擅自抄录、翻印、复制、不得在不利保密的场合存放、交接密码电报。不得携带密码电报到公共场所或作为出差、办事的证明。

第二十一条 签报办理

（一）公司本部各部门向总经理、副总经理、总经理助理和总师请示、报告重要事项用签报。

（二）总经理工作部为签报的管理部门。除人事任免、案件查处等内容的签报按有关规定办理外，其余签报均应通过办公自动化程序呈报，总经理工作部原则上不再受理纸质签报。经公司有关领导阅批的签报，由总经理工作部返回报送部门或送交有关的承办部门。

（三）对于涉及两个及以上部门的事项，应由主办部门会签协办部门。部门间如有分歧意见应在签报中注明。

第六章 公文立卷，销毁

第二十二条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《国家电力公司机关档案立卷归档制度》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料（包括音像）整理好，送本部门秘书立卷。

（一）公文归档要根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证归档文件材料的齐全、完整，能准确反映本部门主要工作情况，以便于保管和利用。

（二）联合办理的公文，定稿由主办单位立卷。

（三）具有长期或永久保存价值的电子文件，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文件。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。

（四）整理好的案卷，应当按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保管应归档的公文。

（五）没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，由两人监销，保证不丢失，不漏销。

第七章 附则

第二十三条 外事等有特殊要求的公文处理，可按照有关部门的规定办理。

第二十四条 本办法适用于公司本部各部门，各分公司、子公司、控股公司、科研、设计等单位可结合实际情况，参照执行。

第二十五条 本办法由国家电力公司总经理工作部负责解释，自发布之日起执行。

第五篇：公文管理办法

公文管理制度

一、上级来文管理制度

1、管理。凡上级下发的文件，由办公室文书人员负责签收、登记、传阅和保管，并按发文机关的要求进行定期清点，按期清退。部内人员出席会议带回的文件，要及时送交办公室进行文书处理。各科室要指定专人兼管文件工作。

2、传阅。文件登记后，文书人员要立即根据文件的密级、急缓程度进行分类整理，由办公室主任批办后，按照批办意见进行传阅。传阅急件应立即阅批，缓件一般不超过三天。

3、借文。因工作需要借阅文件者，要严格履行借阅手续，时间一般不超过一周，用完后及时送还，严防丢失。

4、保密。文件要严格按照传阅范围进行传阅，在传阅过程中，不得从阅夹中抽留文件，不得带回家中。

对国家秘密文件复印要注意以下保密事项：

（1）复印国家秘密文件，必须建立严格的审批、登记制度，并指定专人负责；

（2）“绝密”文件和中央领导同志的内部讲话记录，发文部门规定不准翻印的文件，未经原发文机关批准不得自行复印；

（3）严禁复印中央各种文稿和中央领导同志的内部讲话稿；

（4）严禁将国家秘密文件拿到社会上营业性的复印场所复印；

（5）对复印的国家秘密文件要与原文件一样进行严格管理。

二、本部行文管理

1、制发各类公文，坚持“从严、从实、从少”的原则，精简文件、简报，文件字数一般不超2500字。

2、文件种类。“朔组报”主要用于向上级的请示、报告；“朔组发”主要用于下发有关政策性、指导性的工作意见；“朔组通”用于发布党内法规，传达上级机关的批示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项；“朔组干字”主要用于公布干部事宜的专门文件；“朔组内干字”主要用于部内公布科级以下干部事宜的专门文件；“朔组复”主要用于批复下级部门和有关单位的请示。一些时间要求较紧迫的文件，可发传真电报。根据工作需要，可增发会议纪要和通报两种文件。

3、审核、签发。“朔组发”文件，须经部务会讨论研究，由分管部长把关，部长签发。其他文件，须经部务会或部长办公会讨论研究，由有关科室和分管部长把关，部长签发。

4、文件编号。“朔组发”、“朔组通”、“朔组报”、“朔组复”文号由办公室统一编号；“朔组干字”、“朔组内干字”文号由干部一科编号。

5、文件印制。文件打印按《文件打印制度》办理。所有文件和材料的校版、装订、发放由撰文科室负责。

三、文件存档制度

1、立档范围。本部的文件、请示、报告、计划、总结、统计资料、领导讲话和有保留价值的文稿，中组部、省组部的来文来电，同级和下级机关送本部的文件、资料等。

2、立档要求。“朔组干字”、“朔组内干字”文件由干部一科立卷归档，其他文件的立卷归档工作由办公室负责，各科室应积极予以配合。

四、文件打印制度

1、材料印刷。文件材料数量大，需在外面印刷的，先向办公室提出申请并填写印刷通知单，经分管财务的副部长审批后，到指定印刷厂按审定份数印刷。

2、打印、复印的文稿，必须严格控制份数，杜绝浪费。

3、在打印、复印秘密级以上文件时，严禁无关人员在场，打印、复印完毕，废件要立即销毁。