电子公文归档管理暂行办法

第一篇：电子公文归档管理暂行办法

电子公文归档管理暂行办法

国家档案局第6号令

第一条 为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条 本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配臵的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条 电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条 副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条 电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条 电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第八条 需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条 电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条 电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配臵足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条 电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设臵足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

第十二条 电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设臵符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

第十三条 电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

第十四条 归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。第十五条 通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十六条 归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十七条 归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第十八条 档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十九条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

第二十条 其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。第二十一条 本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

第二十二条 本办法由国家档案局负责解释。第二十三条 本办法自2003年9月1日起施行。

第二篇：电子公文归档管理暂行办法

电子公文归档管理暂行办法

（国家档案局令第6号 2003年7月28日发布）

第一条 为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条 本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条 电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条 副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条 电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条 电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

第八条 需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条 电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条 电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条 电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

第十二条 电子公文形成单位应在电子公文处理系统设备中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

第十三条 电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

第十四条 归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。

第十五条 通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。第十六条 归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十七条 归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第十八条 档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十九条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

第二十条 其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。

第二十一条 本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子公文的标准和规定。

第二十二条 本办法由国家档案局负责解释。

第二十三条 本办法自2003年9月1日起施行。

第三篇：天津市电子公文归档管理办法

天津市电子公文归档管理办法

第一条 为加强和规范机关政务活动中形成的电子公文归档管理工作，根据国家《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）以及天津市有关电子文件管理的规定，制定本办法。

第二条 本办法适用于本市各级机关、团体、事业单位从事政务及其相关活动产生的电子公文归档管理。企业单位及其它社会组织可参照本办法执行。

第三条 本办法所称电子公文，是指在电子政务活动中产生并依赖各办公自动化系统处理后形成的具有参考、利用价值和规范格式的电子数据。其它电子文件可参照本办法执行。

第四条 电子公文归档与管理工作，应遵循电子公文真实、完整、有效、安全的原则，做到电子政务活动中产生的有价值的电子公文必须归档和归档的电子公文必须规范，确保电子公文安全管理。

第五条 市、区县档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则，负责对本级国家机关、团体、事业单位产生的电子公文归档管理实行监督指导。

第六条 电子公文的归档管理工作应统筹纳入本单位电子政务和档案信息化建设规划。

第七条 电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性，归档前由电子公文形成部门负责，归档后由档案管理部门负责。电子公文运行系统和档案管理系统均应有严格的技术保障措施，保存必要元数据，确保电子公文的真实、完整、有效和安全。

第八条 电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责电子公文归档工作，明确部门和人员职责，制定归档工作流程。单位档案部门应参与和指导电子公文形成、办理、收集和归档各工作环节。

第九条 基于电子公文管理系统形成、办理的电子公文，元数据要求和用法执行《天津市文书类电子文件元数据方案（试行）》（津档发〔2012〕15号）的有关规定；电子公文归档的数据组织结构执行《天津市文书类电子文件数据存储结构要求（试行）》（津档发〔2012〕15号）的有关规定。

第十条 非电子公文管理系统形成的电子公文，要使用档案管理系统进行归档管理，元数据补充完整，形成规范的电子目录，电子目录字段至少包含档号（含组织机构代码、全宗号、保管期限、、机构/问题、盒号、件号）、题名、责任者、文号、页数、日期、保管期限、密级等信息；电子公文保证与纸质文件内容一致，进行版式转换，纸质档案进行数字化处理后，对照目录进行挂接；向综合档案馆移交时数据库结构参照《天津市文书档案电子目录数据库结构与交换格式》（DB12/T 118—2005）执行。

第十一条 电子公文形成单位未应用现代化办公手段的，要对纸质文件及时收集、整理、归档，并进行数字化扫描处理，形成电子目录，同第十条要求，并指明档案原文存储位置。

第十二条 档案管理部门负责接收本单位形成的应归档电子公文，按照本单位的利用需求以及向同级档案馆移交的要求，对接收后的电子公文进行规范化整理、补录、鉴定、存储、备份等工作。

第十三条 各类电子公文的归档范围和保管期限按国家关于纸质文件归档的有关规定执行，电子公文的归档内容包括：

（一）符合规范的电子公文版式文件，原格式电子公文定稿（签发文）、附件、法律法规和规划及工作报告等重要文件的历次修改稿、文件在办理过程中的留痕信息及文件处理单均需转换成版式文件。

（二）系统形成的原格式电子公文原件，包括电子公文定稿（签发文）、附件、重要文件的历次修改稿及文件在办理过程中的留痕信息。

（三）文件处理单及领导审阅签署的重要意见。

（四）基于系统管理的电子公文元数据。

（五）基于系统管理的电子签名、电子印章等。

以上内容的保管期限应当一致。特殊格式的电子公文，应当将相应的查看软件一并归档。

第十四条 电子公文归档格式要求

电子公文在形成、收集过程中可采用通用格式，在归档或归档前要转换为版式文件，版式文件格式应与国家允许的格式一致，目前可采用PDF或PDF/A格式。

以文本、位图文件形成的电子公文，通用格式可采用RTF、WPS、DOC、JPEG、JPEG-2000、TIFF、PNG等。归档时除保留系统生成格式外需要进行版式文件转换，按电子公文及其组件顺序合并转换为一个版式文件；

专用软件产生的电子公文应转换成通用格式后按要求转为版式文件归档。

第十五条 基于系统管理的归档电子公文的真实性、完整性、有效性、安全性的保证要求：

（一）真实性：要建立对归档电子公文操作者的身份识别与权限控制；设置符合安全要求的文件操作日志，随时自动记录对归档电子公文实施操作的人员、时间、内容等；有条件的可采用数字签名等技术对归档操作进行记录。

（二）完整性：要对电子公文处理过程中的各类操作者和责任者进行登记；对归档电子公文的必要元数据项和归档内容进行检查，应确保归档内容齐全完整。

（三）有效性：归档电子公文的文件格式除原系统生成的格式外，还应转换成符合国家和本市规定的版式格式，并保证可读。

（四）安全性：要对归档电子公文进行病毒检测，确保不携带病毒；若有存储载体应保持清洁、无划痕，确保载体可识别。

第十六条 电子公文的归档整理

（一）电子公文归档以件为单位整理。电子公文按照文件办结时间排序，一份电子公文作为一件；归档整理以为单位相对集中，具有联系的文件标注文件题名作为相互间的关联。档案管理软件或具有辅助归档整理功能的软件要具有元数据捕获、手工调整文件顺序等功能。

（二）电子公文归档时对相关项目和内容进行检查，基于系统形成、办理的电子公文要符合“四性”保证要求；非系统形成的电子公文要对照纸质公文核对内容、签章等信息，保证电子公文与相应的纸质公文在内容及表现形式上一致，处理过程无差错。

（三）电子公文在检查无误的情况下按照鉴定要求进行归档。归档时由系统生成归档章，归档章样式与纸质档案归档章一致，各项内容可由系统自动填写，归档章加盖在归档电子公文首页上端居右位置。

（四）电子公文整理归档后，以为单位填写《归档电子公文登记表》（首页）的各项内容，以件为单位形成《归档电子公文登记表》（续页）（见附件），并能以纸质形式输出。

（五）电子公文归档后应保持目录与电子公文的一一对应。

（六）对于加密电子公文，应解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档，并按保密要求进行管理。

（七）电子公文形成单位必须将具有永久和30年保管期限的电子公文制成纸质文件，采用电子签名或电子印章等技术的直接制成纸质文件，未采用的制成纸质文件后需由领导手工回签。所制成的纸质文件与电子公文一同归档。

第十七条 电子公文的归档时间与方式

（一）电子公文可实时归档，也可与纸质文件同步归档。

（二）归档可采用逻辑归档或物理归档的方式。

第十八条 归档电子公文的管理

（一）档案管理部门采用专用软件进行管理。

（二）涉密归档电子公文管理应符合国家保密相关要求。

（三）档案管理部门要进行定期备份，参照《天津市电子档案备份管理规定（试行）》执行。

（四）系统更新时应及时对归档电子公文进行迁移，并保持数据在迁移前后的一致性。

（五）超过保管期限规定的电子公文参照纸质文件要求进行鉴定和销毁，对确认销毁的电子公文可进行逻辑或物理删除，并生成销毁文件目录备查。

第十九条 归档电子公文的移交

归档电子公文按照《天津市文书类电子档案移交与接收办法（试行）》（津档发〔2012〕15号）向同级国家综合档案馆进行移交。

第二十条 本办法由天津市档案局负责解释。

第二十一条 本办法自公布之日起施行。《天津市电子公文归档管理暂行办法》（津档〔2006〕9号）同时废止。

附件：

归档电子公文登记表

第四篇：电子公文归档管理办法

国家档案局令

第6号令

《电子公文归档管理暂行办法》已于2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。

局长

毛福民

2003年7月28日

电子公文归档管理暂行办法

第一条

为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条

本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条

电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。第四条

副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条

电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。第六条

电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条

电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第八条

需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条

电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。第十条

电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条

电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

第十二条

电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

第十三条

电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

第十四条

归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。

第十五条

通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十六条

归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十七条

归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第十八条

档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十九条

超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

第二十条

其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。

第二十一条

本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。第二十二条

本办法由国家档案局负责解释。

第五篇：网络公文管理暂行办法

网络公文管理暂行办法

第一章 总 则

为了规范和加强公司网络公文的真实性与有效性，确保电子公文以方便、快捷、高效的方式发布与应用，充分发挥电子文档的时效性，特制定网络公文管理暂行办法。

第二章 适用范围

第一条 本办法适用于本公司机关、区域指挥部、直属项目部等单位。

第二条来文途径。文件来自公司机关、或转发上级机关、地方政府来文等；

第三章 文件类型

第三条 电子文件是本公司以磁带，磁盘，光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。

第四条 电子文件是文件的一种类型，具有文件的特制属性，有特定的用途和效力。

第四章 公文形成。

第五条 本公司在日常工作中所形成的具有法定效力和规范体系的公务文书。

第六条具有与纸质公文同等效力的应电子文档。

第五章 公文发布机构

第七条 公司办公室是网络办公的主管部门，负责全公司的电子公文处理工作，制定全公司网络办公管理办法，督促下级机关网络办公工作，并组织业务交流和培训工作。

第八条各级办公室是电子公文处理的管理机构，主管本级机关的电子公文处理工作。

第九条 公司保密室设保密员兼网管员1名，负责公司的网上收发文、收发文的技术指导及故障排除，确保文件的排版和格式正确及网上办公渠道畅通。

第十条 公司机关、区域指挥部及直属项目部同时建立网络连接，配备专(兼)职公文处理员，与公司机关实现网络传输，实现办公自动化与网络化

第六章 电子公文程序

第十一条 公司电子公文传输的内容包括：公司文件及传真电报、信函、上报的请示、报告等。

第十二条 公司机关每天上班后首先要把电脑打开，并进入IOA网络办公系统，并及时查收网络发文。

第十三条公司办公室对上级机关来文、本级发文以及下级单位的请示、报告等文件要及时进行传输，办文时间一般不得超过两天，机关各部、室要指定专人对网上发布的文件及信息及时的向本部、室负责人汇报。第十四条 电子公文处理和存贮，必须采用专用的计算机和存贮设备，由专人负责管理，以确保网络运行的安全性和文件的保密性。

第七章 电子公文传输日常管理。

第十五条公司办公室负责电子公文(文件、传真电报、通知、请示等)的传输工作。

第十六条 各单位要选配1—2名懂技术、责任心强的人员负责网络发文的收发管理工作，并维护好网络系统，保证能够及时准确地收到网上来文，如本单位的收发文渠道不畅，要立即组织修复。

第十七条 对收到网上来文或重要的寻呼信息内容应及时下载，并填制文件呈阅单，按文件的主旨内容和有关要求签署办公意见，呈有关领导批阅后归口办理。

第十八条 各类文件在办公室不得积压，办文时间不得超过三天，承办后收回归档。

第十九条 各级办公室人员应当掌握有关电子公文的收发、分办、传送、存贮、立卷、归档和清除(或销毁)等专门知识和操作技能，做好电子公文的日常处理工作。

第八章 电子公文文种

第二十条 电子公文的种类与纸质公文种类相同，包括：决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、规定、函、会议纪要。电子公文的文字从左至右横写、横排，正文每行28个汉字，每页22行。

第九章 电子公文要素

第二十一条 电子公文的要素与纸质公文基本相同，包括：份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、成文机关、附件、附注、抄送机关、印发机关、印发日期等。电子公文印章的应用技术和规范，另行制定。

第二十二条公司的电子公文行文关系与纸质公文的行文关系相同。

第二十三条 电子公文应当等同纸质公文，并予先行办理，逐步减少纸质公文的数量。

第十章 电子公文的收发流程

第二十四条 电子公文的办理分为收文办理和发文办理，其工作流程与纸质公文流程基本相同，并保存处理过程中的有关信息。收文管理流程：收文登记、收文拟办、领导批示、部门阅办、传阅、归档。发文管理流程：发文拟稿、部门审核、办公室审核（党群类由党委工作部审核、工会类由工会作部审核，纪委类由纪审监察部审核）、领导签发、文件分发、归档。

第二十五条 电子公文办理完毕，应当根据《档案管理办法》和有关规定进行处理，参照纸质公文的办理程序及时予以立卷，为日后电子公文归档做好准备。

第二十六条电子公文在一定范围须印发纸质公文，要经相关部门领导或办公室领导批准，同时注明制作机关、日期、份数和印发范围，并做好登记。若按有关规定不准翻印的秘密等级公文，不得印发成纸质公文。

第十一章 电子公文的介质

第二十七条 电子公文介质包括：硬、软磁盘、磁带、光盘等。

第二十八条 电子公文介质的使用和保存，等同纸质公文的使用和保存。

第二十九条 电子公文介质的维护和维修，需指定专人负责。

第三十条 电子公文介质的销毁，等同纸质公文的销毁，需进行登记并由两人以上监销，确保安全无误。

第三十一条电子公文必须按公文行文标准交换和传送。电子公文跨部门、跨局域网传送格式，应按电子公文传输格式规定执行。

第三十二条 各单位在电子公文传输过程中要严格遵守国家保密制度，密级以上文件不得在互联网上传输。

第三十三条电子公文一般不得加盖电子公章，确有需要时，要进行加密处理。第三十四条 电子公文传输系统用户密码应定期更换，并严格保密。

第三十五条 用于电子公文传输的计算机必须做好网络病毒的防护，防止网络病毒入侵影响正常的办公。联网工作站也要安装防病毒软件，随时对数据盘进行杀毒。

第三十六条电子公文的归档应按照集团公司档案部门的有关规定办理。

第三十七条 定期对各单位电子公文传输工作进行检查指导，重点检查制度建设、设备配置、人员管理、安全措施等，对不符合要求的要限期整改。

第三十八条公司办公室对各单位电子公文的应用管理进行考核，实行年终通报制度，对未按时接收文的单位给予批评，对因主观原因殆误工作的要严肃处理，严重的要调离其工作岗位。

第十二章 附则

第三十九条 本规定由公司办公室负责解释。第四十条 本规定自发布之日起执行。第四十一条 相关文件及相关记录 第四十二条 公司《公文处理办法》