行政采购管理制度(修订)

第一篇：行政采购管理制度(修订)

行政采购管理制度

一、目的为了规范公司行政办公用品采购，加强对采购行为的监督管理，提高资金的利用效益，促使采购在公开、公平、公正的前提下，依据质量第一、价格优先的原则进行，特制定本规定。

二、适用范围

本制度适用于公司日常办公用品、办公设施设备、办公家具等实物资产，以及公司活动用品等零星物品的采购。

三、管理职责

各公司行政外勤负责行政办公用品的物资采购，涉及集团各公司公用的、数量金额较大的办公物资的采购由集团董事会办公室行政外勤负责。

四、内容

（一）申购审批流程

1、员工按标准配置领用日常办公用品和设备，日常办公用品由行政外勤定期集中采购，存于公司库房。

2、员工若因工作需要增加标准配置外的其他用品，应逐级申报审批。

3、单价金额100元以上1000元以下的物资申购，由使用人或使用部门内勤填写《请购单》，经本部门负责人、行政负责人批准后，由行政外勤购买。

4、单价金额1000元以上的物资申购，由使用人或使用部门内勤填写《请示签》，逐级审核并报公司总经理批准后，由行政外勤购买。

5、涉及金额较大的特殊采购，除按上述程序审批外，还应交集团审计

部审核追加费用预算。

（二）常规物资采购方式

1、常规物资指常用办公用品、办公设施设备等物资。

2、行政外勤负责寻找、甄别、建立常规物资的长期供货方，签订供需合作意向书。

3、每年至少一次对公司长期供货商进行评价，评价内容主要包括服务质量、产品质量、价格、售后服务等情况，不能满足公司需求的应及时更换。

4、采购工作应在收到《申购单》、《请示签》后两日内完成。

（三）非常规物资采购方式

1、非常规物资指除开发项目设计、工程、预算、市场推广专业采购外公司所需物资，如公司活动用品等。

2、根据需采购物资性质、金额大小、交货时间要求等因素，主要采取三种方式进行采购：公开招标、邀请招标、询价采购，由行政外勤具体实施。

3、采购工作应及时完成，不得影响工作的正常推进。

（四）其它

1、日常用品完成采购后，应及时到行政内勤处办理登记入库手续；其他类采购应在使用人处办理验收手续。凭入库或验收签字到财管中心办理财务手续。

2、及时准确地提供所采购物资的维护保养人名单、地址和电话，积极联系维护人员上门保养，完善售后服务。

3、及时完善财务借款手续，做到一事一清，在取得票据的一周内在财务销账。

4、按公司财务管理和合同管理规定，金额在(单项)伍仟元以上的采购应签订采购合同，并严格按合同条款执行。

5、主动征求员工对办公用品的意见，及时调整和改善品质，以满足办公需求。

6、各公司行政每年至少安排一次对所购办公用品的市场询价工作，由非行政外勤人员执行，以监督行政采购工作。

五、本制度由集团董事会办公室负责解释并归口管理。

六、本办法自发布之日起执行。

集团有限公司

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第二篇：行政采购管理制度

行政采购管理制度

一、目的

为了规范公司行政办公用品采购，加强对采购行为的监督管理，提高资金的利用效益，促使采购在公开、公平、公正的前提下，依据质量第一、价格优先的原则进行，特制定本规定。

二、适用范围

本制度适用于公司日常办公用品、办公设施设备、办公家具等实物资产，以及公司活动用品等零星物品的采购。

三、管理职责

行政采购专员负责行政办公用品的物资采购

四、内容

（一）申购审批流程

1、各部门耗材专员按标准配置领用日常办公用品和设备，日常办公用品由行政采购专员定期集中采购，存于公司库房。

2、员工若因工作需要增加标准配置外的其他用品，应逐级申报审批。

3、单价金额100元以上500元以下的物资申购，由使用人或使用部门内勤填写《请购单》，经本部门负责人、行政负责人批准后，由行政采购专员购买。

4、单价金额500元以上的物资申购，由使用人或使用部门填写申请，逐级审核并报公司省总或省副总批准后，由行政购买。

5、涉及金额较大的特殊采购，除按上述程序审批外，还应交总公司审核。

（二）常规物资采购方式

1、常规物资指常用办公用品、办公设施设备等物资。

2、行政负责寻找、甄别、建立常规物资的长期供货方，签长期合作合同。

3、每年至少一次对公司长期供货商进行评价，评价内容主要包括服务、质量、产品质量、价格、售后服务等情况，不能满足公司需求的应及时更换。

4、采购工作应在收到《申购单》、《请示签》后两天之内完成。

（三）非常规物资采购方式

1、非常规物资指除开发项目设计、工程、预算、市场推广专业采购外公司所需物资，如公司活动用品等。

2、根据需采购物资性质、金额大小、交货时间要求等因素，主要采取

三种方式进行采购：公开招标、邀请招标、询价采购，由行政外勤具体实 施。

3、采购工作应及时完成，不得影响工作的正常推进。

（四）其它

1、日常用品完成采购后，应及时到行政内勤处办理登记入库手续；其他类采购应在使用人处办理验收手续。凭入库或验收签字到财管中心办理财务手续。

2、及时准确地提供所采购物资的维护保养人名单、地址和电话，积极联系维护人员上门保养，完善售后服务。

3、及时完善财务借款手续，做到一事一清，在取得票据的一周内在财务销账。

4、按公司财务管理和合同管理规定，金额在(单项)伍仟元以上的采购应签订采购合同，并严格按合同条款执行。

5、主动征求员工对办公用品的意见，及时调整和改善品质，以满足办公需求。

6、各公司行政每年至少安排一次对所购办公用品的市场询价工作，由非行政外勤人员执行，以监督行政采购工作。

五、本制度由集团董事会办公室负责解释并归口管理。

六、本办法自发布之日起执行。

集团有限公司 年月日

第三篇：行政物资采购管理制度

集团行政物资采购管理流程制度

为加强集团及所属各企业行政采购的管理，保证行政采购活动的透明，降低采购成本，使得行政采购物资的性价比达到最优，适用于金玛集团及其所属各企业的行政采购管理，特制定本制度。

注：本制度所指行政采购物资主要指除了生产用原材料和机器设备以外（包括配套部分）物资以及适宜通过招标采购的物资，不包括外包的工程项目物资采购。

一、需求部门根据本部门业务需要提出物资采购申请，详细列明需求原因、对采购物资规格型号的具体要求、预计价格、物资到位时间及物资使用后对公司效益的影响等内容，经本部门主管领导签字确认后，提交行政部门领导。

二、行政领导对需求部门提交的物资采购申请进行初步审核，主要审核物资采购的必要性，预计价格的合理性及对公司整体和长远效益的影响，以及是否适宜通过招标方式采购，如果无异义，签字确认，对单笔价值超过10000元大额物资采购还需提交公司总经理审核签字，然后转回交行政管理部。

三、行政管理部接到经相关领导签字后的物资采购申请单后与需求部门经办人一起首先寻找供应商，需求部门把我司要求告知对方，主要包括反映供应商实力的简介、采购物资型号规格、数量、交货期要求、服务要求、付款方式等，并明确对方回复时间，供应商需要在约定的时间内提供以下资料：

1、对我方要求的回复，必须做出书面回复；

2、营业执照传真件；

3、税务登记证传真件；

4、其他相关资料。

四、行政管理部和需求部门一起重点审核以下内容：

1、营业执照和税务登记证的年检情况及其他能证明该供应商合格的文件资料；必要时可以要求审核原件；

2、采购物资的规格型号、数量、质量标准、价格、付款方式、交期和售后服务等；

3、根据需要可以去供应商处实地考察也可以把供应商请到公司来了解情况；

4、根据每批采购物资情况确定各考核指标所占比重，根据审核结果确定合格供应商，合格供应商数原则上不得低于3家；

5、根据每批采购物资情况确定是否需要需求部门领导和财务总监参加考评；

五、由业务需求部门编写审核结果报告并经所有参与审核的人员签字后上报行政与财务领导，由财务总监从合格供应商中确定最终质、价均优的供货单位，并签字确认，对金额超过RMB10,000元的采购事项，还需提交公司总经理签字批准。将经过批准的招标结果报告交财务管理部。

六、行政部通知业务需求部门和供应商确定合同内容，并审核合同的内容与招标结果是否相符，无疑义后告知需求部门通知供应商将盖章后的合同送到公司，需求部门填写《合同盖章审批单》连同合同一起交财务领导审批，审批后由业务需求部门责任人拿到办公室盖章，需求部门复印两份，两份复件分别存档于行政部和需求部门，并将原件交财务管理部。

七、业务部门根据合同约定填制报销单和付款申请单，报销单后附发票和有当事人签字确认的验收合格单（如果需要安装验收），经本部门和行政部门领导批准后交财务财务部审核，财务管理部审核报销单和付款申请单上的付款单位、价格、付款方式、付款期和付款条件等内容是否和合同一致，如果一致在报销单和付款申请单上签字，并将合同原件及经过领导审批签字的结果报告附在报销单后提交财务总监审核。

八、财务总监审核签字后，由财务管理部交相关会计人员进行帐务处理和办理付款事项。

九、集团所在地之外单位的行政物资采购流程中财务部的职能由各单位财务部经理代行，需要财务总监或公司总经理签字的文件，一律通过行政管理部代为请示办理。

本制度最终解释权归集团行政部

第四篇：行政物品采购管理制度(最新)

行政物品采购流程和管理制度

1.目的强行政采购管理，规范行政采购流程。提高服务效率，降低采购成本。

2.范围

本制度主要对公司行政物品的申购、采购、到货验收、使用维护的全程进行跟踪。保证行政物品采购和使用合理有序。

3.定义

行政物品：指非生产用的产品。划分到各部门行政费用部分的产品。

本制度主要包含的行政物品是指：办公用品、劳保用品、服务性代理机构等。

4.流程说明及控制要点：

1）申购：

每月25日，由各地行政部根据其部门的预算，汇总本地的需求提出申购，由部门经理及相关总监签字批准后形成申购单。

2）采购

A．采购按照审核后申购单的要求，进行供应商的寻找、审批、签订合同及送货。

3）到货验收

各地行政部或需求部门进行到货验收。如在验收环节出现货品不良等情况，及时反馈采购专员。

由各地行政部办理入库手续并建立台账。

4）费用结算

由采购专员根据供应商提供的发票和行政部提供的入库单进行费用报销。填写费用报销单递交到财务做支付。

5.职责

1）行政部

A.根据预算总体控制需求的输入和输出。

B.负责采购物品的到货查验、保管和发放。

2）采购专员负责采购执行、保存采购执行过程中相应的记录。比如采购供应商资质、采购合同、到货后不合格的处理等。

3）财务部

A．根据预算对采购需求进行控制

B．负责采购物品发票和单据的审核

C．供应商款项的结算。

6.裁切说明

预算外的申购和临时性需求要有主管总监和高级领导的批示。否则不予进入采购流程。

第五篇：行政物资采购管理制度

行政物资采购管理制度

一、目的

为规范公司行政物资采购程序，确保行政采购及时、准确到位，在保证采购质量的前提下，降低采购成本，杜绝出现无《物资采购申请表》《三方询价表》进行违规采购、采购过剩等问题，特制订本方案。

二、范围

本制度适用*****公司及全国管理机构及各分（子）公司。

三、定义

行政物资：行政采购的各项有形物资。包括固定资产、低值易耗品、办公用品、赠品、基建物资等。

常备资产：已经多次采购，已有确定型号、规格及价格，需不断补充库存，以备总部各部门及门店随时领用的资产，包括固定资产、低值易耗品、办公用品、装修材料等。

标配资产：公司经常使用且已列入标准配臵的资产。非标配资产：未列入标准配臵的资产。累计采购额：是指12个月内多次采购金额之和

四、采购流程

1、资产采购申请（不含赠品及会员礼品）：

1.1由物资使用部门在OA中填制《资产采购申请表》。

1.2申请部门经办人需将采购物资名称、采购数量、技术规格型号参数、到货时间、初步预算总额及申购事由在《资产采购申请表》中填写清楚。

2、资产采购审批（不含赠品及会员礼品）： 2.1全国管理机构采购审批流程：

采购申请分管总监审批总裁办价格审核行政总监审批标配<5万 非标配<2千标配>=5万 非标配>=2千申请人确认仓库配送配送中心确认采购员采购总裁审批标配>=20万 非标配>=2万常务副总裁审批直接入库到部门标配<20万 非标配<2万归档

2.2AA分子公司采购审批流程：

部门采购申请部门负责人审核行政部长审核非标配分管老总审批标配总裁审批标配>=20万 非标配>=2万常务副总裁审批行政总监审批标配>=5万 非标配>=5000总经理审批总裁办审核标配<20万 非标配<2万标配<5万 非标配<5千采购员采购仓库配送配送中心确认申请人确认归档直接入库到部门

2.BB公司部采购审批流程：

部门采购申请行政部长审核非标配分管老总审批总经理审批标配标配<5万 非标配<5千标配>=5万 非标配>=5000标配<20万 非标配<2万采购员采购总裁审批标配>=20万 非标配>=2万常务副总裁审批行政总监审批仓库配送直接入库到部门配送中心确认申请人确认归档

2.4AA采购审批流程： 门店采购申请资产管理员/信息组长审核行政部长审核非标配营运副总审批总裁办价格审核标配标配<5万 非标配<5千标配<20万 非标配<2万采购员采购总裁审批标配>=20万 非标配>=2万常务副总裁审批行政总监审批标配>=5万 非标配>=5千总经理审批仓库配送直接入库到门店配送中心确认申请人确认归档

2.5BB采购审批流程：

标配门店申请资产管理员/信息组长审核行政部长审核非标配营运副总审批总经理审批标配 <5万 非标配<5千标配>=5万 非标配>=5千标配<20万 非标配<2万配送中心确认仓库配送采购员采购总裁审批标配>=20万 非标配>=2万常务副总裁审批行政总监审批直接入库到门店申请人确认归档

3、赠品及会员礼品采购审批：

3.1全国管理机构采购审批流程： 申请人部门负责人审批行政总监审批总金额>=10万营运总监审批总金额>=20万常务副总裁审批总金额<10万总金额<20万总金额<50万总金额>=50万归档总裁办执行采购总裁审批

3.2AA采购审批流程：

门管部申请部门负责人审批营运副总审批总经理审批总金额>=5万行政总监审批总金额<5万总金额<10万总金额<20万总金额<50万总金额>=10万归档总裁办执行采购总裁审批总金额>=50万常务副总裁审批总金额>=20万营运总监审批

3.3BB采购审批流程：

申请人部门负责人审批营运副总审批总经理审批总金额>=5万行政总监审批总金额<5万总金额<10万总金额<20万总金额<50万总金额>=50万总金额>=20万总金额>=10万行政部执行采购选择行政部采购行政部长审核总裁审批常务副总裁审批营运总监审批选择总裁办采购归档总裁办执行采购

4、常备资产采购审批：

常备资产采购审批流程及权限与标配资产一致，只是申请人为总裁办/行政部采购主管（采购专员）。4.1全国管理机构采购审批流程：

采购员申请行政部助审核行政总监审批总金额>=5万常务副总裁审批总金额>=20万总裁审批总金额<20万总金额<5万归档（采购员、资产开票员）4.2子公司采购审批流程：

采购员申请行政部负责人审核总经理审批总金额>=5万行政总监审批常务副总裁审批总金额<5万总金额<20万总金额>=20万归档总裁审批

五、实施采购

1、市场调查与合同谈判：全国管理机构的采购由总裁办具体负责。分（子）公司的采购由行政部具体负责。单次采购金额超过5000元的（包括首次执行的采购，原有资产供应商或价格发生变化的采购），要求筛选三个以上的供应商，对采购物资的品质、市场价格等信息进行比较，在权衡质量、价格、交货时间等因素的基础上进行综合评估，择优采购。必须将三方询价的资料在采购前3天上交审计部签字备查。审计部在事后审计资产采购执行过程中，发现应按要求提交三方询价报备表而未提交的，按未提交次数对相关责任人进行处罚，处罚标准为：具体负责执行行政资产采购的部助/主管/专员每次处罚100元，分管行政资产采购的行政总监/行政部负责人每次处罚50元。

2、采购合同正式签定：物资采购部门负责人根据与供应商谈判结果，与供应商签定物资采购合同：采购金额在采购申请审批金额以内的，直接签定采购合同；采购金额超过采购申请审批金额的，必须重新申报至终审领导重新审批后方能签定采购合同。印章管理部门根据审批后的《物资采购申请表》，对正式合同加盖印章。

3、物资验收：收货部门根据合同或采购要求验收实物，再打入库单。

六、货款支付，按照《财务审批授权制度》要求执行。附：《行政物资采购三方询价报备表》