电子文件的鉴定

第一篇：电子文件的鉴定

浅议电子文件的鉴定工作

摘要

随着信息技术的飞速发展，电子文件大量产生，并成为人类社会记录信息传达信息和留存信息的重工具。在这种历史条件下，档案界对电子文件的管研究成为不可推的历史责任。鉴定作为电子文件管理中最难也最具挑战性的环节，很自然地成为档案界殿对电子文件时代挑战的一个重要课题。传统的鉴定方式对电子文件的鉴定、整理等管理职能逐渐呈现出越来越多的不适应，尤其是电子文件鉴定中，由于受到其自身的客观性因素、以及主观因素的影响，给电子文件鉴定带来一定难度。

关键字：电子文件鉴定方法

档案学者莫斯说过： “鉴定是档案工作整个系统中第一关键性决定，是随后所有决定得以产生的基础，因而是档案工作的首要职能，鉴定的重要性居第一。”鉴定工作是档案工作的核心，直接影响和制约着档案管理工作的其它方面。电子文件鉴定问题理所当然地成为档案工作者关注的焦点。加拿大档案学者T·库克也曾对电子文件鉴定的特殊性作过精辟论断： “作为鉴定的核心一一鉴别具有永久保存价值文件的过程需要改变，这是因为文件的传统概念和物质形态不复存在，需要鉴定的文件数量过大，而这种鉴定往往必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成，鉴定将因此侧重于职能、业务和风险分析，而非文件及其潜在价值”。库克的观点在档案界获得相当一部分学者的认同，事实上也毋庸置疑。

1.电子文件鉴定与传统纸质文件鉴定的区别

(一)鉴定内容。一般来讲，档案文件的鉴定主要包括价值鉴定(内容)与真伪鉴定(原始性)。对于传统纸质文件来说，其信息与载体是紧密结合难以分离的，要分离或者进行涂改都要留下痕迹，因此其鉴定主要侧重于对文件的内容进行鉴定，即主要是价值鉴定，除了高龄档案以外，对文件所处的技术状况和载体基本很少考虑。但是对于电子文件而言，其信息

很容易与原始载体脱离，在其他载体中不留痕迹的转移，很难区分哪个是原件；同时信息在转移的过程中很容易被改动和删除，难以确保其内容是最初生成的那样，很难确定文件的原始性，这些特点使得电子文件的原始性鉴定显得分外重要。电子文件的原始性鉴定包括可靠性和完整性鉴定，主要通过技术手段来实现。所以电子文件的鉴定就包括内容鉴定与技术鉴定两个方面，即形成了电子文件的双重鉴定。技术鉴定要求对电子文件的各方面技术状态进行全面的检查，包括硬件如载体、网络连接设备等，软件如文件的可读性、可靠性、完整性、有无病毒鉴定等。而电子文件的内容鉴定与传统纸质文件的鉴定基本相同，都把工作的着眼点放在文件所含的信息与其形成机构的分析上。

(二)鉴定程序。文件鉴定的程序往往是和文件运动的生命周期相对应的。传统的纸质文件的生命周期主要划分为形成、现行、暂时保存和永久保存四个阶段。其鉴定程序也有四个层次：(1)文件在文书处理完毕归档时进行初步鉴定，确认其是否有保存价值；(2)档案室对保管期满的文件进行第二次鉴定，以决定其是否应该继续保存；(3)文件需要移交给档案馆时进行第三次鉴定，以确定是否进馆；(4)档案馆对保管期满的档案进行第四次鉴定，对保存不当的档案进行调整、销毁。传统的纸质文件是在文件处理完毕后，对积累的文件集中起来进行鉴定；而电子文件则要求在文件形成之前或形成之中进行鉴定，而且是实时鉴定。此后的几次鉴定，除了电子文件要考虑载体和安全外，二者是比较类似，都侧重于内容。

(三)鉴定方法。传统纸质文件的鉴定主要是直接鉴定法。它要求档案人员逐份逐页地阅读文件的具体内容，分析其内容、来源和时间等因素，而不是根据案卷目录和标题进行文件价值的判断，这种方法是以单份文件或案卷为中心进行鉴定工作的。面对文件数量的急剧增长，直接鉴定法显得捉襟见肘，档案界也对档案鉴定理论进行了大胆的探索，把目光投向了更加宏观更具有全局性的根据职能标准进行鉴定的方法，一些国家进行了积极有效的实践。如1989年加拿大国家档案馆就开始采取“新宏观鉴定接收战略”，将档案的鉴定方法集于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架中，使得职能鉴定法得到了实践的认证。由于．电子文件的数量惊人，同时文件的内容具有易逝性和易变性，决定了在电子文件还处于设计阶段就进行初次鉴定，就不存在逐件逐张的鉴定，更需要一种高效率的“批处理”鉴定方式。因此职能鉴定法在电子环境下得到了更广泛的认可。针对电子文件鉴定的方法，美国的戴维·比尔曼最先提出“来源力量”这一概念，说明电子文件管理的基本问题是鉴定文件的职能来源，并且职能

来源信息包括数据内容、数据结构、数据联系。随后的凯瑟琳·加沃尔对其进行了进一步解释，而德国的汉斯·布姆斯则于1991年明确提出鉴定要通过了解主要文件形成机构的职能来间接进行，档案工作者要对文件形成部门的职能进行有效地分析，此后的特里·库克更是提出了“后保管鉴定法”，都使得职能鉴定法在电子文件鉴定领域得到了发扬光大。在我国档案界对职能鉴定论的呼声也很高直接鉴定法和职能鉴定法在纸质文件和电子文件的鉴定中都有应用，只是其侧重不同。在电子文件的初次鉴定之后的鉴定阶段中，直接鉴定法仍然发挥着重要的作用，尤其是在技术鉴定时要对每份文件进行全面地检查，不能用“批处理”的方式。只是电子文件的鉴定是可以随时进行，而且鉴定时涉及到计算机系统知识和元数据的问题，和纸质文件有明显的不同。而在对纸质文件的直接鉴定中并不排除职能因素，而是在机构职能的基础评估文件的价值，特别是在文件数量增多的情况下。所以职能鉴定不是电子文件的专利，只是在电子文件时代显示出了更大的优越性。个人认为，纸质文件和电子文件在鉴定方法上没有大的区别，电子文件时代职能鉴定法不可能取代直接鉴定法；而且新的职能鉴定方法或者说“宏观职能鉴定法”也和传统的职能鉴定法没有本质的区别，而且显得更加抽象一些，在文中就统一用职能鉴定法。

(四)鉴定标准与鉴定人员。一般来讲，传统文件的鉴定主要依据文件的属性标准和社会需要标准，即通过分析文件来源、内容、形式特征、效益和社会需求等全面把握其价值。但是电子文件仅仅依照这些标准是不够的，人们对电子文件提出了另外一个标准：技术标准，具体原因如前文所述，由电子文件自身的特性决定。另外正是由于电子文件多了一层技术鉴定，所以对文件鉴定人员也提出了新的要求。传统纸质文件鉴定的人员一般是由文件人员、业务人员、档案人员进行不同阶段的鉴定。与纸质文件的鉴定不同的是，信息技术人员也是鉴定电子文件不可少的专家，特别是在文档一体化的管理过程中，需要他们对原数据进行识别和保留，就电子文件的捕获和维护提供专家意见，并承担这方面的工作。

(五)鉴定的特点。这一方面主要是从以上几点总结出来的，由前文可以看出电子文件的鉴定过程具有一些新的特点。首先是多维性，表现在鉴定的范围拓宽，要看文件信息，又要看文件的技术状况，同时鉴定工作要与其他工作如文档管理系统的设计等有密切联系，内容有交叉的地方；其二是连续性，要不断地随着文件信息的迁移对信息和载体进行鉴定；其三是分散性，鉴定职责由多方承担，如系统设计部门，标准检查部门等，特别是需要文件形成部门、档案部门和计算机部门要通力合作，才能保证

文件鉴定的质量。这些特点在传统文件的鉴定中或多或少的具有，但是没有电子文件鉴定中表现得直观和明显。

2.电子文件鉴定的内容

电子文件鉴定的工作内容包括文件内容鉴定和技术鉴定。内容鉴定和传统纸质文件的鉴定工作基本相似，技术鉴定主要包括电子文件完整性、可读性、记录方式、载体情况、病毒情况、保管费用的检查等各方面。

电子文件的技术鉴定，一般包括以下几个方面：

(一)可读性鉴定。必须确保所保存的电子文件的内容在管期限内可以正常的读出!没有丢失或产生差错，否则，即使文件中的信息有着极大的价值，也没有保存的意义。

(二)可靠性鉴定。它主要检测电子文件的可信度和真实性。为此，在鉴定时要保证有关电子文件的背景信息和元数据的安全，不易被修改破坏。

（三）完整性鉴定。由于电子文件的产生分散，一套电子文件可能由分布在不同地方的多个部分组成，因此，在进行技术鉴定时!要保证同一项目中所有的电子文件收集齐全。同时，在进行电子文件的完整性鉴定时!还要注意除了文件的实际内容和计算机系统自动加上的一些信息外，是否还有一些有关该份电子文件的辅助信息被遗漏，否则将影响该文件的阅读利用"

（四）无病毒鉴定。由于档案管理部门，尤其是档案馆的电子文件来自四面八方。比起一个业务部门，一个机关受病毒侵害的概率自然大大增加，档案部门一旦遭受病毒感染，其危害是难以估量的。因此对于以介质状态接收进来的电子文件，应使用查毒、杀毒软件进行检测和处理。

（五）载体状况鉴定。电子文件的载体是信息最直接的“生存环境”，载体质量发生问题会直接损伤存储在上面的信息，可在有关设备上演示或检测，确认归档文件载体质量良好，运转正常。.电子文件鉴定的程序

由于电子文件的特殊性，电子文件的鉴定程序也与传统文件有所不同。电子文件的鉴定分为逻辑层和物理层两个层次，而传统载体文件的鉴定一般只限于物理层。

传统档案文件的鉴定程序是这样的：初次鉴定是文件在文书处理程序完毕后立卷归档时进行的，以确认其是否有保存价值：档案室对保管期满的档案进行第二次鉴定，以决定其是否应继续保存；第三次鉴定是档案需移交给档案馆时进行，以确定其是否进馆；第四次鉴定则是档案馆对长期保管的档案进行期满鉴定。传统文件的鉴定是针对文件实体进行的文件内容价值的评估。我们将这种对实体进行的操作称为物理层的鉴定。电子文件不仅有物理层的评估，更为重要的是还有逻辑层的鉴定。所谓逻辑层的鉴定是以职能分析为基础，从概念一卜而非实体上指出哪些文件应当被捕获、哪些文件应保存可存取性，而不是对文件内容的价值进行讨论。逻辑层的鉴定与文件实际上怎样被记录无关，也与常见的技术变更无关。

在电子环境，由于一方面“根本不存在档案工作者或信息管理者传统意义上理解的文件实体，而只是一系列反映不同职能活动的动态信息集合。在某一特定时刻，数据元素以不同方式为处理不同事务而组合或重组，在此过程中文件属性得以体现，在终端显示器上却转瞬即逝⋯⋯”。因此，这些由若干数字信息通过瞬间逻辑组合而成的、极度不稳定的电子文件如不及时存盘或打印、输出复制至其它硬拷贝上，极有可能转瞬消失得无影无踪。另一方面，有许多信息系统具有动态删除和更新数据的功能，若文件制作者、承办者和使用者不去关注电子文件的鉴定归档问题，则会大大增了电子文件随时被删除的可能性。因此，电子文件的初次鉴定不可能像纸质文件那样等到文书处理程序完毕之后再进行，而必须提前到信息系统设计的时候进行。也就是在编制信息系统软件时，就把有关鉴定的准和程序编入到系统软件之中，从概念上明确哪些文件应保存、应保存多久等，即进行逻辑层的鉴定。正如国际档案理事会电子文件委员会编制的《电子文件管理指南》。书指出：“设计阶段是评估电子文件最合适的阶段，因为这个阶段提供了证实从评估的决定是继评估结果之后实际得到实行的最佳时机。”但是，提前在信息系统设计阶段进行初次鉴定对于大多数电子文件而言是有一定难度的，至今尚无成功的经验。为此，该《指南》指出，若设计阶段未能进行鉴定，可以在电子文件的形成阶段加以弥补，而到了以后的阶段则相对比较闲难。

电子文件的物理层鉴定也可划分为若干层次。物理层鉴定的初次鉴定

主要是对电子文件的内容价值进行鉴定。本单位制发的文件可由草拟文件的人在草拟文件的同时，根据保管期限表提出对保管期限的建议；外单位来的文件由负责承办的人在承办文件的同时，提出对保管期限的建议；档案部门应从网上进行监控与确认。电子文件的第二次鉴定是在电子文件脱机保存在移动载体上时进行的。次鉴定的内容既包括对内容价值的鉴定，也包括技术鉴定。电子文件的第三次鉴定从理论上讲应该是档案室在电子文件保管期满时进行，但为了保证贮存在光盘、磁带上的数字信息能长期存取，电子文件需不断地定期复制。因此，往往可以将两者结合起来，在复制前对电子文件再作一次内容鉴定，确系有继续保存价值的电子文件才复制，否则可删除销毁。当电子文件向档案馆移交时，对它进行第四次鉴定，以确保进入档案馆的电子文件均是具有永久保存价值的。

文件鉴定工作一直都是档案工作的薄弱环节，虽然学术界对文件鉴定的研究非常关注，可是我国还没有建立比较完善的档案鉴定制度在可以预见的未来电子文件的生产速度也会大幅增加，因此档案工作机构必须加强文件的鉴定工作，特别是电子文件的鉴定工作，将真正有价值的档案更好的保存下来。

参考文献

【1】李继军 电子文件的整理归档和保管利用[期刊论文]-咸宁学院学报2005,25(2)

【2】董秀梅 电子文件归档管理的问题及对策[期刊论文]-哈尔滨职业技术学院学报2009(3)

【3】谭新浅析电子文件与纸质文件不同鉴定方法的运用[期刊论文]-卫生职业教育2009,27(14)

【4】路宜庆.马淑娟论归档纸质文件与电子文件整理的统一[期刊论文]-山东档案2003(1)

【5】张丽霞 电子文件与纸质文件的区别[期刊论文]-陕西档案2001(5)

【6】张秀敏 电子文件与传统文件鉴定之比较研究[期刊论文]-浙江档案2003(9)

【7】于慧敏 国外电子文件的鉴定理论分析及启示[期刊论文]-兰台世界2003(3)

【8】谭争培论电子文件鉴定的特殊性[期刊论文]-档案与建设 2002(01)

第二篇：文件 电子稿

获得荣誉

1990年以来，该镇农村经济总收入位次由全市乡镇第二名升为第一名。全镇获得的荣誉称号主要有： 首届中国乡镇投资环境100强、国家农业示范基地、中国板栗之乡、山东省双文明明星乡镇、山东省农村经济前200名乡镇、山东省小康乡镇、山东省中心镇、山东省乡镇企业示范区、齐鲁乡镇之星、山东省旅游强乡镇、潍坊市农村工作模范乡镇、潍坊市村镇建设新型乡镇、潍坊市拥军优属模范单位、潍坊市乡镇企业十强乡镇、潍坊市农村工作先进乡镇、潍坊市先进科普示范基地、潍坊市先进基层党组织、潍坊市小城镇建设先进镇、潍坊市科技兴农先进单位。

第一产业

1947年春，昌城实行土地改革，1949年粮食亩产仅59公斤左右，总产仅354万公斤。1978年粮食亩产达到329.5公斤，总产达到2538.4万公斤。

1990年以来，全镇实行农业结构调整。共建冬暖式大棚5000多个，小拱棚1500个，主要种植韭菜、黄瓜、豆荚、芹菜、葡萄、西红柿、茄子等蔬菜瓜果。2000年，与诸城市园艺一场合作，采取“反租倒包”的形式，建立了6000亩无公害蔬菜生产基地，产品全部出口，亩收入高达2000多元。

该镇重视植树造林，保护生态环境。近几年，共投资500多万元，建设苗木繁育基地5000余亩，成材林5760亩，立木蓄积量2.3万立方米，全镇林木覆盖率达30%以上。农田全部实现林网化，促进了农作物的增产增收，取得了较大的社会效益、生态效益和经济效益。

2000年底，全镇实现农村经济总收入29.9亿元，其中种植业2.4亿元，林果业2400多万元，畜收业4.3亿元。

第三篇：电子文件学习心得

电子文件学习心得

档案学司念鹏2008302490037

一个学期马上就要结束了，刘家真老师的电子文件课程也告一段落，在每个星期三的早上，刘老师都会以热情饱满的精神状态和广博渊深的学识迎接我们，并为我们传授电子文件的相关知识。通过一个学期的学习，我们也学到了许多电子文件管理的相关知识。

1.通过学习明了了什么，这个问题是过去不知道的，或是模糊的，通过学习明确了

通过学习，我明白了学习电子文件管理的重要性，电子文件和电子文档这些相近概念的联系和区别，电子文件长期保存的有关问题，元数据的有关知识，电子文件和信息管理系统之间的联系，电子文件管理系统开发的需求过程以及电子邮件管理的一些知识。可以说这些知识点都是原来自己不知道的，通过上课学习才大致弄清楚了，其中，电子文件保存、元数据和电子邮件的知识在没上课之前我自己凭借已有的知识和所见所闻先思考了一些可能的知识点，但是仍然对这些问题的具体内容不甚了了，上过相关章程后我才发现我先前自己思考的东西有很多是不正确的，有很多是不严谨有缺陷的。

一、电子文件保存问题

在我原来的思维中，电子文件保存是很有必要的，而具体的保存方法就是在电脑中单独建立一个新的文件夹，将此电子文件移入，必要的话可以给文件夹加密，并且我知道对文件的保存要用到相应的许多技术，但是对这些技术的具体使用方法却说不出来。经过学习，我大吃一惊，原来电子文件的保存涉及到这么多知识，而且知识点都分的很细很细，特别具体。比如电子文件的保存可以分为短期保存和长期保存，长期保存里又有永久保存，而不同的保存期限对保存的一些要求也不尽相同。保存电子文件的技术要求要确保以下几个方面的实现，首先是文件格式的有效性，然后是文件载体的有效性，再次是对风险或灾难的可抵御性，最后是严格的系统监控管理。文件格式和文件载体的方面我考虑到了，但是我忽略了对风险或灾难的可抵御性和系统监控管理。由于大二所学的《文献遗产保护》课中涉及到对风险或灾难的可抵御性和系统监控管理，所以忽略这一点显然是不用应该的。

另外我还具体学习到了对长期保存电子文件已有的技术解决方案，它包括：（1）迁移，包括硬件迁移和软件迁移，及其优点和存在的问题；（2）仿真，及其几种形式和技术方法，同时及其优点和存在的问题；（3）技术保存，又被称为硬件博物馆，这是我以前没有听说过的，它最大的优点是可以是电子文件以最初的原貌展现，而缺点也十分明显，当被淘汰的硬件软件数量过大时，不可能做到万无一失地保存所有过时的硬件或软件，同时，被保留的这些硬件与软件几乎不可能在当前环境下得到维护，因此难以作为长期解决方案。（4）风干，这个风干我一开始理解错了，以为是晒东西的那个风干，学习过后我才知道此处的风干是指采用最简单的技术对电子文件进行保存，风干只是一种形象的说法。

二、元数据问题

对于元数据这个概念我了解甚少，也没有将其和电子文件联系起来，因为元数据原来只是计算机软件技术里面的内容。但是通过学习我更清楚地了解了元数据，也知道了原来元数据可以使用的范围很广，在电子文件领域也涉及到并且是个十分重要的概念和内容。具体来说，有元数据、元素、元数据集的基本概念，元数据的基本特点，元数据的实质，背景信息与元数据的区别与联系，元数据的基本作用，元数据的主要类型，元数据的创建，元数据的质量评价，元数据标准的设计，文件管理元数据的作用与覆盖范围，文件管理元数据的来源与特点，文件管理元数据的主要类型，文件管理元数据的捕获方式和特点，文件管理元数据的管理原则、方式与特点。老师应该注意到了，我把元数据一章的关键内容全写了下来，因为在学习之前我确实对于元数据几乎一点都不了解，在学习中才慢慢地学到了元数据的一些知识。再加上在ppt演讲时我们组的主题就是关于原数据和其在电子文件管理中的作用，在写小论文和作ppt时查阅了很多元数据的相关资料，所以对元数据的理解又深了一些。

由于元数据的内容较多，所以我举个例子来说明下，通过学习我知道了元数据的创建有许多不同的途径，比如一些基本结构型元数据和管理型元数据是由资源的创建者提供的，他们在创建数字对象或最初数字化过程中创建了元数据；由技术人员设计的自动化处理程序也能够产生这些元数据。对于一些描述型的元数据，由编索引的人或其他信息管理专业人员来创建会更有效。有些元数据的创建，则需要相关研究人员和信息专业人员一起协作。研究人员可以创建一个元数据纲要，完成最容易填补的元数据，然后信息管理人员再对结果进行补充或审查。与此同时，越来越多的元数据创建工具也被开发，可以划分为：模板、置标工具、抽取工具和转换工具几类。模板允许用户将元数据值输入预设的字段中，这些字段与所使用的元素集相匹配。接着，模板将生成一个有关元素及其对应值的格式化集合；置标工具将元数据的属性与值构造进制定的schema语言中，大多数这样的工具生成XML或SGML文档类型定义。有些模板包含这类置标，作为元数据的最终译本；抽取工具可对数字资源进行自动分析并创建元数据，这些工具通常限于文本资源。这类工具只能作为协助创建元数据的辅助工具，最终抽取的元数据通常需要手工进行审查和修改编辑；转换工具可将一种元数据格式转换成另一种格式，源格式目标格式中各元素的相似性将影响附加编辑修改工作的工作量，并且需要手工输入元数据。

由于元数据的内容太多，暂且举这个例子，对于元数据这章我感觉是收获最大的，因为几乎完全是从零学习的，所以感觉学到的东西也最多。

三、电子邮件的问题

电子邮件对于我们来说一点也不陌生，我们几乎每天都会与它打交道。在电子文件领域中电子文件也有着十分重要的作用。我们所谓的电子邮件其实在电子文件领域中其实有更多的内容，我们平时只是接触了其表面，而对其内在的一些东西知之甚少。

比如在收到电子文件后我们可能就会认为其已经保存了，但是在学习后我们知道邮件系统不具备文件保存功能。尽管电子邮件可以借助附件传递更多格式、更大容量的文件，并且邮件数量增长迅速。但是电子邮件系统的容量是有限的，这就必然会带来空间争夺的问题。如果不对电子邮件加以管理，就会由于空间不足而使某些电子邮件消息被自动删除，使具有文件价值的重要邮件面临丢失的危险。此外，电子邮件系统不具有对电子邮件的价值鉴别、组织、分类、处置与存取等功能。

2.对哪些问题理解最深，并有利于今后的学习与工作

感受最深的应该是元数据里面的电子文件元数据在电子文件管理中的作用以及电子文家长期保存的问题。

一、电子文件元数据在电子文件管理中的作用

理解了电子文件元数据在电子文件管理中的作用无疑在今后的工作中针对电子文件管理问题中会更重视元数据的作用。元数据的作用基本可概括为描述、定位、搜寻、评估和选择。在电子文件管理系统中，元数据系统一般是通过设计阶段预设在电子文件管理系统中，作为一个持续的动态过程，自始至终伴随着电子文件的整个生命周期，由此可见元数据在电子文件管理中起的作用是何等重要。以下是元数据在电子文件管理中发挥的主要作用：

1.构建信息检索机制。元数据具有动态跟踪功能，能够即时动态地获取电子文件管理的各项信息，面对海量信息资源管理，借助基于资源组织和发现的描述型元数据，快速发现并获取特定的信息单元。

2.维护信息的识别与读取功能。元数据具有静态映射功能，一旦获取了电子文件所携带的元数据信息，就可以完整地记录电子文件的原始状态，能够系统地映射出电子文件的信息内容、背景和结构；还能够映射出电子文件的生成环境和行政管理环境。只有在获取数据对象的同时也获取这些信息，被检索到的数据单元才是可理解的、可读的。

3．保障电子文件的真实性与凭证性。信息单元的变迁历史和操作记录的信息是管理元数据的元素项，元数据系统能够跟踪记录电子文件从产生那一刻起，其载体、设备及所用技术的变迁史，以及使用干预该文件的整个历史过程，即不论载体、设备、技术如何更新换代，不论使用者、使用人数的多少都全部作为历史数据保存下来，记录备案。这些为数字信息单元真实性和凭证性提供了重要的佐证。可见，元数据成为电子文件管理的关键所在。

二、电子文件长期保存的管理方案

电子文件的长期保存一直以来都受到特别的重视，而保存中的一些问题只有理解了才能在以后的工作中电子文件保管这方面有的放矢。

长期保存电子文件的管理涉及多方面的内容，有几个必须考虑到主要问题：

1.将长期保存的电子文件从原生系统中分离出来。电子文件的逻辑归档并不要求将电子文件的数据装一道档案馆保存，但这并不意味着允许将长期保存的电子文件放在原生系统中。

2.电子文件格式的监控与迁移。系统中的文件格式应被监控并定期检查，以防文件格式过时。若不能对格式进行监控并定期进行转换，信息就可能丢失。

3.电子文件的备份和安全拷贝。电子文件在其保存过程中面临着种种潜在的威胁，例如系统故障、人为误操作等，因此需要对电子文件进行备份和安全拷贝，从而在电子文件管理系统遇到人为破坏或者自然灾难时能够通过备份或者拷贝对系统及其数据进行有效地恢复。

4.电子文件载体的更新和迁移。电子文件常见的存储介质包括磁带、磁盘、光盘等。电子文件的存储介质寿命很有限，而且容易变质，易受阳光、尘埃、磁场、温湿度等外界因素的因素的影响。为了避免由于载体损坏所带来的文件丢失或者破坏，必须要对电子文件载体进行更新和迁移。

5.灾难预防。电子文件的灾难预防比纸质文件重要，因为其数据高度集中，还因为其存储介质稍微受损就会丢失数据，甚至无法恢复。预防灾难的相关管理方案有：

（1）加强电子文件存储库的安全防护措施。

（2）制作常规数据备份件。一旦灾难发生，就可以通过备份恢复档案数据，降低电子文件保存过程中可能造成数据丢失的风险。

（3）灾备。不同于常规数据备份，它是通过在异地建立与维护一个备份中心，利用地理位置上的分离来保证电子文件存储系统对灾难事件的抵御能力。

谢谢老师！

第四篇：学历证书电子鉴定

学历证书电子鉴定

电子注册学历就是你通过正规大学毕业，那么你的学历就在网上可以查看，辨别真伪，学历证书电子鉴定。一般给用人单位参考。你可以通过教育部门网站与学信网查询。

1.中专学生可以考中级资格，大专学生可以考高级资格，教师可以申请技师资格。

2.资料报上来后2-3周 可以邮寄证书。一个月后可以网上查询。

电子行业职业技能鉴定指导中心详细工种

计算机(微机)维修、用户通信终端销售员、家用电器产品维修工、办公设备维修工、计算机操作员、电线电缆制造工、电子仪器仪表装配工、电子仪器仪表装配工、常用电机抢修工、电气设备安装员、电子装配工、音响调音员、家用电子产品维修工、话务员、用户通信终端维修员、计算机检验员、计算机程序设计员、多媒体作品制作员、计算机网络设备调试、半导体芯片制造工、半导体分立器件、集成电路装调工、电容器制造工、压电石英晶片加工工、石英晶体元器件制造工、电子产品制作工、电子产品制版工、铅酸蓄电池制造工、原电池制造工、雷达装配工、雷达调试工、电源调试工、印制电路检验工、空调器装配工、电冰箱(柜)装配工、洗衣机装配工、小型家用电器装配工、真空电子器件化学零件制造工、电极丝制造工、真空电子器件金属零件制造工、真空电子器件装配工、真空电子器件装调工、电子用水制备工、镉镍、金属氧化物镍、铁镍蓄电池制造工、热电池制造工、铝离子蓄电池制造工、计算机软件。

学历证书鉴定证明

一、办理认证申请

个人办理须填写《学历认证申请表》(个人)，交验申请人毕业证书、身份证原件和复印件，自我鉴定《学历证书电子鉴定》。单位办理须填写《学历认证申请表》(机构)，出具单位委托函及经办人身份证件，提供需认证的学历证书原件、复印件和证书所有人身份证复印件，以及送验学历证书的清单(含姓名、性别、毕业学校、专业、层次、毕业时间);个人委托他人代理的，须有委托函，并交验委托人和被委托人的身份证件，将材料交花都人才市场人事代理部。(复印件一式二份，复印要求：按1:1比例复印，字迹清晰，A4纸)。

二、受理委托鉴定

本单位工作人员对送验证书的原件和复印件进行初步核验后，将原件退回委托人(单位)，留下复印件进一步鉴定。

三、交纳证书鉴定费

缴费标准：广东省内学校研究生证书(含博士、硕士)100元/本，本科、专科、中专证书各70元/本;广东省外学校研究生证书(含博士、硕士)150元/本，本科、专科、中专证书各140元/本。出具教育部《中国高等教育学历查询报告》(提供网上查询)。

第五篇：电子文件与纸质文件的鉴定区别

电子文件与纸质文件的鉴定之比较

随着计算机的普及以及知识经济时代的迅速发展,电子文件已经成为目前社会上数量最大的文件种类,对其进行收集、鉴定、归档、整理已经是档案界目前工作的主要任务内容。电子文件的鉴定与纸质文件鉴定相比,在时间、程序、内容、方法、鉴定人员等方面上都有很多的不同之处。

电子文件鉴定工作，包括真伪鉴定，开放鉴定，密级鉴定，价值鉴定等。电子文件鉴定的概念是价值鉴定，即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期限已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。电子文件的鉴定比纸质文件的鉴定更具复杂性和难度。

一.鉴定的时间

“纸质文件的鉴定时间一般都是在文件形成之前，由于电子文件中的“微观数据”有时候并不是独立存在的。在动态数据库中，最新的数据覆盖刚过时的数据，分散的数据不断地汇入结论性的数据中。因此，为了保证电子文件的原始性，鉴定工作被提前到文件管理系统后设计阶段，鉴定在时间上的变化要求档案工作者介入文件的管理。”①

二．鉴定的程序

由于电子文件的特殊性，电子文件的鉴定程序也与传统文件有所不同。“纸质文件和电子文件具有不同的文件运动生命周期，鉴定工作也分别处于运动生命周期的不同阶段。”② 纸质文件鉴定程序，初次鉴定是文件在文书处理程序完毕后立卷归档时进行的，以确认其是否有保存价值；档案室对保管期满的档案进行第二次鉴定，以决定其是否继续保存；第三次鉴定是档案需移交给档案馆时进行的，以确定是否进馆；第四次鉴定是档案对长期保管的档案进行期满鉴定。纸质文件的鉴定是针对文件实体进行的文件内容价值的评估。电子文件的初次鉴定不可能像纸质文件那样等到文书处理程序完毕之后再进行，也就是在编制信息系统软件时，就把有关鉴定的标准和程序编入到系统软件之中，由计算机自动对电子文件进行鉴定。电子文件的第二次鉴定在形成阶段进行的，电子文件在这一阶段进行网络归档脱机保存到介质载体上，有档案部门对保存于介质载体上的电子文件进行鉴定。这次鉴定既包括了内容鉴定，也包括了电子文件的技术鉴定。电子文件的第三、四次鉴定主要是维护阶段进行，档案部门肩负起了对电子文件进行维护的职责。

三．鉴定的内容

档案文件的鉴定，包括真伪与价值两方面。由于纸质文件的物理载体相对稳定，信息与载体是紧密结合难以分离的。即使要使其分离，也难免不留痕迹。因此，其真伪的鉴定与保护是件轻而易举的事，故而纸质文件鉴定一般不包括真伪鉴定而专指价值鉴定。而电子文件的鉴定则不同，由于电子文件信息的易变性和信息与载体之间易分离的特性，使得对电子文件原始性的鉴定显得格外重要。电子文件信息是编码信息，需要通过机器的还原才能为人所识读，电子文件的价值不再像纸质文件那样可以直接为利用者获取，而是需要借助于计算机软硬件系统这个中介。电子文件的鉴定，包括文件的内容鉴定和技术鉴定。内容鉴定和传统纸质文件的鉴定基本相似，就是采用“直接鉴定法“对电子文件的信息进行鉴定，确定电子文件的保管期限。技术鉴定主要包括电子文件的完整性，真实性，可读性，无病毒鉴定，介质状况检测。与纸质文件不同，电子文件的完整性可以分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。

电子文件的双重鉴定，“法国档案学者哈罗尔德·瑙格勒（HaroldNaugler）1984年在其研究报告《机读文件的鉴定》中深入分析电子文件鉴定与传统文件的差异，首次明确提出并系统阐述了电子文件双重鉴定的思想。他认为“机读文件的鉴定包括文件所含信息的鉴定（内容鉴定）和文件技术状况的鉴定（技术分析）”。这一思想在实践上为电子文件的鉴定

工作提供了一条新的思路，在理论上为鉴定电子文件的保存价值建立了两个支点——内容的有用性和技术状况，从而引起了各国档案研究人员和实际工作人员极大的关注，这在文件鉴定理论的发展史上是很有创见的。

毫无疑问，和纸质文件一样，对电子文件的内容需要加以鉴定，以便从难以数计的文件河流中“淘出”经得起历史考验的真正具有价值的“金子”。随着我们对电子文件了解的增多，逐渐发现在电子文件中“淘金、’比纸质文件还困难，还重要，原因在于电子文件的量更大，流向和分布更为复杂。电子文件“制成材料”的物理性能比纸质文件材料要脆弱得多，电子文件中的信息也比纸质文件要易变、易失得多，这就意味着电子文件的有用性对于支持其存在的技术状况的依赖性要大得多，良好的技术状况是电子文件真实、可靠、完整、可读的基础。纸质文件鉴定中把鉴定的思想和原则转化成明确、具体的保管期限表的作法在电子文件的鉴定中依然必要，这可以给文件管理人员提供一个清晰的，易于执行的标准。纸质文件的保管期限表对于从内容上鉴定电子文件具有一定的参考价值，但由于电子文件的种类、成分和形成、积累过程有诸多特点，一些文件的价值还会随着信息技术的发展而有所改变，因此不能简单地套用原有的保管期限表，我国应该在积累经验的基础上为电子文件编制专用的保管期限表，用以体现文件内容和信息技术对保管期限的双重要求。”③

电子文件价值鉴定的内容比传统文件鉴定扩大了许多,增加了对电子文件所依赖的技术状态的鉴定,形成双重鉴定:既有对文件所含信息的鉴定,又有对文件技术状况的鉴定,而且技术鉴定比对文件所含信息的鉴定更重要。

四.鉴定的方法

纸质文件多采用直接鉴定法，即要求鉴定人员逐件逐张地审查文件，根据其内容所记载和反映的重要性判断其价值的大小。再分析档案来源和形成实践、文件名称和稿本、文件的有效性和外形特点。如果电子文件继续沿用纸质文件的鉴定方法，通过直接阅读文件内容，决定其保管期限，其工作量是文件管理人员难以承受的。其结果可以导致越来越多的电子文件因来不及鉴定而流失或积压。这样的鉴定方法显然不适用于电子文件的鉴定，尤其初次鉴定。与纸质文件相比，电子文件具有多变性和转瞬即逝以及载体的脆弱性等特点，因此，电子文件鉴定应采用一种高效的鉴定方法。

“1989年以来加拿大国家档案馆开始实行“新宏观鉴定接收战略”，采取了一种“职能结构研究模式”，将档案的鉴定方法于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架中，而不是于以内容为基础的历史文献框架之中。荷兰国家档案馆也采取了类似的鉴定方法，即根据文件在政府活动和任务中的作用来鉴定其情报价值，各机构首先应分析对其履行使命和完成任务至关重要的活动，通过挑选和鉴定出来的信息必须反映活动的价值。”④

宏观鉴定理论是件伴随信息技术在现代社会广泛而深入地渗透应运而生的。它反映了信息社会机构和文档的特点，阐明了电子文件的来源是动态的、虚拟的、多元的。在电子环境中，虚拟机构在网上大量涌现。与纸质文件产生的机构不同。在机构的职能和内部结构不断变动且难于辨别的情况下，继续用传统的理论方法鉴定电子文件的价值显得十分困难。

职能鉴定法是宏观的、以职能为基础的鉴定方法。职能鉴定法依据电子文件形成过程、机构职能活动、文件的本质联系，其思路较内容鉴定法是宏观的。因此，职能鉴定法从总体上判断机构形成有价值文件的能力，而不是直接对文件加以处理。

我国在电子文件的保管、整理方面仍采用输出纸质拷贝，在纸质文件保存系统内管理的方式，即电子文件的“双套制”管理都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同，这种不同随着电子文件和纸质文件的互动发展，最终将使电子文件的管理经验和信息技术逐渐丰满完善，“两套制是文件介质转换时期不可避免的一种现象，可以预见，这种模式将持续相当一个时期。随着技术的成熟、法律的完备和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子文件，纸质文件的数字化应有所选择”⑤，并逐步取代纸质文件。

五.鉴定的人员

主持鉴定工作人员的组成、及所处的立场、出发点、价值取向等，很大程度上影响着档案鉴定工作的前进方向。“我国的纸质文件鉴定分三步走。第一步立卷前鉴定，鉴定人员由文书或业务部门人员组成，他们确切了解自己的需要，对文件的第一价值能做出较为准确的判断，而对文件的第二价值（即对形成者以外的文件价值）则关注得很少，这种做法可能产生的后果是有相当历史价值、值得永久保存的文件还未进入档案人员的视线，就被判处死刑，进了废纸堆。第二步鉴定工作主要由机关或企业的档案室工作人员承担，对立卷归档时确定的保管期限进行检查并适当调整，经鉴定无继续保存价值的剔出销毁。档案馆人员也要实行超前控制，介入档案室鉴定工作，进行业务指导。第三步鉴定工作由档案馆人员主持，主要对进馆档案保存期限不当的进行调整以至销毁。由此可见，在我国，对文件的生死处置发生在立卷前鉴定，掌握生杀大权的实际是机关或企业的文书或业务部门人员，后两次有档案人员参与的鉴定在一定程度上只起到修正作用，这种鉴定方法对全面考量文件价值的弊端不言而喻。” ⑥（注：《电子文件与纸质文件的鉴定工作比较》 四川大学信息与档案管理系研究生班王萍）

经过电子文件与纸质文件鉴定的比较，分析两者异同，各取其长，从而推动电子文件和纸质文件鉴定工作的发展，为档案的鉴定工作提供宝贵经验。

注释：

①江苏常州信息职业技术学院 孙文靖《电子文件与纸质文件鉴定的不同之处》）

②四川大学信息与档案管理系研究生班 王萍《电子文件与纸质文件的鉴定工作比较》 ③中国人民大学档案学院 冯惠玲《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之三 ④特里·库克 1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响 《第十三届国际档案大会报告集》

⑤汤小佳《建立电子文件与纸质档案两套制的必要性》《兰台世界》2001年第6期 ⑥四川大学信息与档案管理系研究生班 王萍《电子文件与纸质文件的鉴定工作比较》