工程材料采购部工作流程

第一篇：工程材料采购部工作流程

工程材料采购部工作流程

一、总则；

为使公司各项规章制度的为有效实施，各业务部门之间业务流程有效衔接，提高工作效率，确保工程材料采购工作的顺利进行，多、快、好、省的完成工程材料采购任务，特制定本程序。

二、制定依据；

根据公司现有的业务流程结合工程建设的实际需要而制订。

三、适用范围；

本工作流程适用于集团公司在工程建设中工程材料采购的全过程。

四、流程及要求 ；

（一）采购计划单的接收与要求

1、采购部负责接收由施工单位编制，经工程指挥部审核批准的工程材料采购计划，经采购部长针对采购计划的内容进行审核签字后转交采购员实施市场调查，并完成询价报批工作。

2、要求；

（1）采购计划单的内容要求完整，清晰，便于采购，成本分析 和结算。

（2）对内容不全，无法采购的计划予以退回，待补充完善后再实施下一步工作。

(二)询价、报批

1、采购人员接到计划后，立即进入市场询价工作，并将价格报

审计部门批准后方可采购。

2、同品种同规格的材料，采购金额超过20万元的，由采购部组织召集，审计部门有关领导，必要时请有关专业人员参加，实施招标采购。

3、采购价格经审批后，计划单审计部门留一份，采购员自留一份外由采购人员，转交给核算员2份，由核算员送达仓库主任一份，另一份为核算员到财务报销时，同时交财务做为依据。

（三）合同签订及付款

1、采购合同由采购员负责签订，由部长审核，如不需签合同的可直接采购。

2、已签订的合同由采购员将合同转交给核算员，由核算员按计划单及合同要求办理合同和清款单的会签，并到财务部门办理清款事宜（含未签合同，直接采购部分）。

（四）材料到货交接程序

1、采购员是材料到货第一知晓人，由采购员负责通知保管员，共同到现场接货，并将随货到场的文件资料移交给保管员统一保管，同时通知质检部门到场对材料质量进行验证，须过磅计量的通知保管过磅检斤。

如批量较大的要提前通知保管和工程部做好起重设备和人员的准备。

2、到货材料的质量经质检部门检验合格后由质检部门签字确认数量由保管人员签字确认。

3、到货材料出现不合格时由采购员负责与供方联系提出解决方

案。

（五）到货材料的入库，报销及善后处理。

材料采购计划经审计部门批准的价格是保管员办理暂估入库的依据，发票到后由采购员负责将发票转交给保管员，做最终完善确认后由保管员转交给核算员，由核算员到财务部门完成报销处理。如有货款多退少补时，余款由采购员负责催收，欠款由核算员根据合同规定或欠款情况与财务联系办理。

六、工程设备部分

根据上级领导的安排，按收到经招标确认的订货合同和技术协议，由采购部在合同中签字，并由核算员负责办理如下业务。

1、合同会签直至加盖合同章及技术协议加盖合同章的办理。

2、由核算员负责办理合同中规定的各项分期付款事宜。

3、核算员负责盖章后合同及技术协议的移交和寄发。

七、此程序经讨论能过并经批准确后实施

工程材料采购部

起草人：李贵臣

2010-12-24

第二篇：采购部工作流程

采购部工作流程

一、合同签约前，工程部、技术部应根据市场部提供的图纸对应采购的原材物料进行明细，制定出《**工程材料采购明细单》，采购部根据《材料采购明细》及时到市场落实要采购的材料供应的价格、数量、时间，为公司材料供应提供准确的报价和前期的准备工作。此项工作由采购部长将采购明细分解到各采购员，在2天内完成全部的询价结果并汇总上报预算部。

二、合同签约后，工程部应在签约后的2日内按照施工计划列出相应的采购计划《**工程一 期材料采购明细单》，该明细由

负责制定，该明细一式四份，分别报采购部、审计部、技术部。采购部根据明细做好采购准备工作。以后的采购计划都按照工程的进展分期进行。

三、采购部针对《**工程一期材料采购明细单》，首先落实库存情况，然后确定实际采购物品种类和数量，确定好之后，然后进行询价。

四、采购部在询价时，一定要参考报价时价格，向公司已经确定的合格供应商中的3家—5家发出《材料询价单》（附件一）。供应商根据要求确认价格后对我司的《材料询价单》签字，盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商付款的依据之一，需妥善保存。采购部根据供应商的报价对比研究后确定其中的一家或者几家进行供货。并将《**工程材料采购单》一式四份，分别报总经理、财务部、审计部。完成审批后，向供应商签订《采购合同》并发出《材料订购单》进行采购。

五、《采购合同》一定要注明所供应的材料的规格型号，要提供合格证、产品检验证明、3C认证证明、材质证明等材料，为验收做好基础。《采购合同》签订后三日内存档。否则对采购部长处罚

元。

六、材料购进以后，采购部应将总经理签字的《材料采购单》复印件、本期实际采购的材料明细单发给工程部，作为工程部接收的依据。

七、材料进场后，工程部应安排

负责对材料是否有缺货、少货、次品、残品进行全面的检查，检查中必须将供应商的《送货单》与我司的《材料申购单》和《材料订购单》相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写《材料到货会签单》，该单一式四份，有接收人分别交到采购部（供应商）、审计部、财务部。《送货单》交采购部保存。

八、现场接收人必须要验收产品的合格证、产品检验证、3C认证等证件，否则可以拒收。将收集好的上述证件及时交到技术部完成交接手续。如有丢失又无法补回的情况下，对责任人处罚

元。

九、采购部在采购过程中，要合理安排材料购进时间，确保工期。同时要本着节约的原则，合理安排车辆，节约运输成本。

十、采购部要不定期的到现场跟踪材料的使用、质量、产地等问题，及时纠正出现的问题，每个工程结束后，采购部、审计部、工程部一起将剩余的材料归集并办理退库手续。对没有利用价值的废弃物，由工程部负责处理，同时采购部要对工程的材料供应问题进行总结。

十一、采购结束后，采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款时，采购部填写统一的《付款申请单》（附件一），同时向财务部递交此批次材料的《材料材料单》和《到货会签单》、供应商签字盖章的《材料询价单》以及审计部审理材料采购意见，由财务部根据实际情况安排付款额度。

十二、财务部审核同意付款后，采购部应与供应商及时联系，要求供应商于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务部在收到发票后即向供应商付款。

十三、在施工过程中，如果发现有材料质量不过关、规格型号有错误等异常情况，采购部要负责进行调换、退货。

十四、采购部要根据工程部和技术部的工程变更情况，及时跟踪掌握材料的变更，适时调整采购计划，避免造成物资积压。如果因为变更后材料计划没有变更造成的物资积压，对采购部长进行

元处罚。

附件一：

**公司材料采购询价单序号材料名称规格型号单位数量报价（含税）是否送货

第三篇：采购部工作流程

第一章 货品采购

一、采购进货流程

1、对品种及供应商进行初步洽谈。

2、确定进货品种及供应商。

3、向供货商索取相关资质文件，转交质管部审核。

4、协助质管部对供应商的业务员进行合法资格的审查。

5、采购合同签订。

（1）确定采购进货明细，包括进货品种及数量，采购计划报出后的到货时间；（2）确定相应的优惠政策；（3）确认结款方式及带票与否； ①带票月结 ②带票现款 ③带票实销实结

（财务打款转账的及时性）

6、做出计划，通知发货并跟进到货情况。采购已经上报的计划需保存，留做入库依据。

二、采购进货分类

1、常规商品进货

保证日常销售采购的商品，对于这类商品的采购流程规范如下：(1)低于库存下限品种的收集途径：

① 采购部自查

② 门店断货品种报采购 ③ 配送中心断货报采购部

(2)采购品种的筛选，结合日常门店总销售量，进行采购货品的确定。(3)采购人员通过电话联系或者其他方式直接与厂家订货。(4)采购过程中如遇特殊情况需通知门店断货原因。

2、新品采购

新品采购包括：替代品采购、顾客订购品种采购及常规新品采购三大类。（1）替代品的采购，功效类似、比现有销售商品有优势的商品采购。替换商品产生的原因如下： ①格过高，货比三家，处于劣势。②厂家新品替代老化品种。③毛利低，市场淘汰。

（2）顾客订购品种的采购，顾客必须在门店交订金，采购部专门为其采购的品种。

①采购确定到货时间，超过约定时间导致门店不能销售的由采购负责。（特殊情况除外）

②这类商品采购数量极少，专订专销，采购做好登记，到货入库后及时送至订货门店。

③这类商品不得退货，到货后两个月内未售出由店长负责（3）常规新品的引进，是为满足公司发展的需要引进的新品。①结合本公司实际情况，对现有品类进行规划，确定新品引进。②门店部及采购部每周一次对当地市场进行了解。

第二章 到货入库跟进

一、落实到货情况

1、查当日到货入库记录

（1）核对到货的准确性，指所到品种与采购计划的一致性。若厂家发了未计划货品，退单处理。

（2）核对到货入库正确性，包括厂家、带票与否及结款方式等；

（3）仓储部收到货后严格按照要求验收，差异必须在到货的第二个工作日内准确上报采购部。

2、审核当日入库人员登记的：新品本、涨价本及效期本。（1）查看到货新品，跟进新品到货情况。

①门店定购新品，到货入库后，及时通知开单员配至门店；

②常规新品采购，入库后，在最短时间内（最迟不超过入库后第三天）铺货至门店销售并跟进。

③按照要求对新品的零售价、毛利属性进行核定；（2）查看货品涨价情况

①了解核对厂家（供应商）通知涨价与实际到货价是否一致 ②核查计划时答应给的返点及赠品是否一致；（3）查看效期本情况

配合配送中心把握好效期商品流入库中，当天内与厂家联系，做出退货或者承诺换货处理；

二、追踪未到商品

1、厂家不再生产或销售商品的追踪（1）拓宽渠道，从其他厂家进货；（2）考虑功效相似替代品的进货；

2、厂家有货但未发商品追踪

（1）当天与厂家联系，询问未发货原因。

①暂时断货不能发货的，及时追踪，最短时间内保证商品到库； ②提价而暂不发货的，与厂家谈协议，争取最后一批不涨价货品；（2）考虑一个品种多渠道进货。

①货比三家，选取最低价进货； ②充分保证货源。

三、关注销售过程，积极争取厂家资源，做商品促销活动。

第三章 业务洽谈

一、厂家合作协议的签订

1、合作协议的分类：（1）协议：

①双方约定进货量、返点；

②指定供货渠道：保证货源及价格统一。（2）临时协议：短期的促销奖励

2、合作协议包括的主要内容：参照采购合同。

3、对于长期合作的厂家，应在原有合作的基础上，为公司争取最大优惠政策。（1）精减供货商的数量，加大深度合作；

（2）把握最佳进货时机，结合公司销量，争取最大优惠政策。

二、返点的管理

1、协议好的返点严格做好登记。

2、依据签订的合作协议在规定时间内追踪厂家返点；（1）确定返点金额，确定兑换返点金额商品；（2）确定返点商品到货时间；

3、返点商品到货入库

（1）返点商品的入库按照“不带票”“月结”开单，且入库单价金额为0，并在备注注明“XX月份返点”，便于核查；

（2）返点商品要求配送入库时在《涨价本》上做详细登记，注明返点商品名称及数量；

（3）采购审核《涨价本》后，对返点商品做采购退补价、勾账，系统里恢复进货金额。

①退补后的价格是采购下次计划价格参考 ②退补后的价格是开单入库价格参考。

（4）现金返点，采购做好登记，做进系统，由返点方直接上交财务部，财务部收款后开据收据，进行勾账。

4、对于不按时按量返点的厂家，依据《合作协议》条款作出相应的处理。

三、新业务到访：

新品：有意向品种按进货流程进货。

四、老业务到访：（1）流向查询；

（2）查询进销存；（3）临时促销；

要求厂商提前做好方案，与门店部负责人沟通。（4）配合厂家统一调整商品零售价；

①厂家必须提供统一的调价函

②下发通知由门店部具体落实后反馈价格，再进行调整。（5）效期及不动销退换货跟进

第四章 退货及维修

一、公司统一要求效期、质量问题的退货

1、退货通知内容。

①通知退货的对象（门店、门店经理和开单退货）； ②退货商品明细； ③商品有批号效期的限制 ④退货时间段；

2、通知途径。①腾讯通；

② 手机短信的方式（腾讯通断网时）。

3、退货要求：

①退货通知统一由采购部在每个周二、周四十二点前下发到有关部门。②采购部在发退货通知时，门店必须在规定的时间内严格按照退货要求完成退货；

④退货打单员收到退货后，在供应商要求的退货时间内完成，并反馈采购部。

二、门店及仓库自查，发现效期及质量问题的商品，上报采购部，采购部确认可以处理的，整理下发退货通知。

三、配送中心验收时拒收商品退货

1、破损，批号效期不明商品退货：

2、资质不全，不合格商品退货；

3、近效期商品退货，效期已超过半的商品拒绝收货；

四、返修商品处理

1、门店发现有质量问题及顾客返回的商品，先报采购部确认处理方式；

2、门店凭采购部提供的处理方式退回配送中心；

3、配送中心收到商品进行登记；

4、退货开单员在《维修记录本》登记，由采购确认签字，发回厂家维修；

5、维修返回后由退货开单员返回门店。

第四篇：采购部工作流程（推荐）

采购部工作流程

（2）采购工作管理

①测定最好的商品来源、商定采购合约内容，包括订价、品质、按时交货、规则、保证、零件之补充及退货。

②致力于对公司最有利的地方、采购时考虑到“公司优势”的货源以及以尽可能的低价购进。

③要向营运负责人提出忠告：有关主要货源和需求因素的状况，而这些状史是会影响到将来采购成本的有利或不利的一些因素。

④与市场营销部、营运促销部协调部促销计划中各人应负责、联系的事项。

⑤创立或建立一个标准的陈设或是商品分类容积所需要的适当空间。

⑥为了增加销售，要选择适当的商品及提出合理的价格并与厂商及营运部门合作，来改善销售。⑦检讨营销部的促销计划活动，例如：广告方式、陈列介绍的正确性等。

⑧一项一项检讨及分析销售及库存的报告，以便决定那些商品的库存是否适当，那些应该降价，那些应清。

（3）监督：指导所有采购员的采购作业，分派采购职责，协助他们选商品及训练，建立工作的标准，订

定责任和考评绩效。

（4）业务与责任：

①改善实际销售计划以达到满意的销售额，适当的周转数及高利润目标。

②建立适当的商品结构，以适合市场需求及达成预期的库存及周转能力。

③是否有能力在商品品质、效用和价格方面做改进以达到有竞争潜力。

④能否改善商品来源、以达成品质、样式、价格及时间上能适合的程度。

⑤能否与有关支援单位营销部协调达到对促销有贡献这方面的能力。

⑥能否与厂商保持良好关系的能力，而这良好关系导致厂商愿意提供我们所要求的商品。

（二）、职称：采购副经理

1、基本职能：

在公司的政策之下，配合协助采购部长制定采购、销售计划，负责采购业务工作的日常管理，负责商

品采购业务的具体谈判，负责采购合同的审核、商品价格、毛利水平的拟定，商品变价、调价的审核，商品促销计划、跟进销售情况、对比分析销售业绩及销售方式改进的拟定。对于所负责部门商品的挑选、订价和销售担负完全责任。

2、职责与任务：

（1）负责采购员的甄选、训练及工作指导；

（2）负责对新品的开发选择，要确保所选购之商品能销售、进货成本低；

（3）与厂商合作发展：①新商品。②独占性商品③廉价品。④促销广告用之商品。

（4）尽可能在促销广告时争取到厂商的协作赞助；

（5）向营运部建议某项商品促销陈列；

（6）以下列原则为准来订价：

①以人们对顾客所愿意付出之价格来判断；②与别家公司相同的或相似的货品要订出竞争性的价

格；③进货成本；④厂商建议的价格；

（7）下列原则降价、涨价：①销售的速度；②商品的存放时间；③同行之价；④库存状况；⑤季节变

换。

（8）属于协助方面的责任：①督导销售人员；②追加补货时协助计算库存；③使仓库保持整齐清洁；

④处理赊欠并确保顾客能马上收到商品及周到的服务

（9）在其他人协助的情况下，遵照规定，使正确的实物盘存。

3、组织关系：报告——采购部经理、总经理；督导——采购主管、采购员；

协调——营业部、市场营销部。

4、考核事项：工作表现依下陈述之事项衡量：①商场的营业情形与商品计划及预算相符合的程度；

②商品所获毛利和商品计划及预算相符合的程度；

（四）鲜食、食品、非食品采购员及联营租赁业务的职责说明

1、采购员的职责说明：负责当地市场农副产品、水果蔬菜的采购谈判，按公司的采购政策，尽力减少供

应商中间环节，直接向生产商采购；负责鲜食部每日销售商品的采购补货。

2、我商场销售商品的主要货源基地主要靠市场采集。通过市调、谈判、开发引进适合消费市场的销售商

品。

3、联营招商业务的职责说明：按公司政策开发引进新品名牌，洽谈招商租赁业务；并对该项

目跟进监督；对市场情况、销售情况及时反馈并做出调整改进措施。

4、采购员基本要求：

① 具有诚实敬业的个人素质，有相当的采购经验，具有敏锐的市场意识，较强的谈判能

力；

② 作为采购部的员工必须对公司绝对忠诚；不接受厂商的回扣、旅游招待、赠品、宴会，违者将按公

司有关规定处理；

③ 采购人员应密切注意市场行情的变化，掌握市场信息；

④ 采购人员必须了解本部门的专业知识，避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙骗；

⑤ 采购人员必须具备丰富的商品知识，慎重选择商品，建立商品类别组织，控制品项结构，清除滞销

商品，经常引起新商品，维持商品的快速周转及新鲜度；

⑥ 采购员应了解商品特性，并突显其特性；控制毛利，尽量达到目标毛利；创造销售业绩，完成目标

值；

⑦ 采购员必须考虑新商品的陈列问题，对正常陈列的商品要画出陈列图（MODULAR），促销商品应

注明其陈列方式；

⑧ 采购员应随时关注天气的变化，及时调节受较大影响的商品库存；

⑨ 采购人员应经常深入卖场，了解商情，客情，以期创造最佳的销售业绩；

⑩ 采购员应建立稳定的采购渠道，寻找充足的货源，避免商品脱销断档；

⑾ 采购员必须适时开发新商品；

⑿ 采购员应经常做市场调查，掌握竞争对手的商品构成、价格策略、促销手段等；并采取相应对策； ⒀采购人员应定期收集销售数据，分析销售状况；且应定期拟定促销计划，并策划实施。

4、专业知识：作为一个合格的采购员，除应具备丰富的商品知识外，还应了解与采购有关的法律、法规

等相关的专业知识。具体如下：

△ 国家规定的商品检验标准。△商品安全期限。△商品品质的辨别方法。△商标认识。

△销售技巧。△商品功能。△商品的制作技术。△商品制造成本的构成。△商品价值的显现方法。△供应商的优缺点。△商品的季节变化规律。△供应商谈判技巧。

（五）商品行政部的职责说明

懂商品知识、熟悉操作电脑、基本电脑维护、商品分类编码、商品登信息录入、供应商档案管理、商品变价调价的执行以及每日价格单据、公司文件等资料的存档、传递，每日或每周交配送中心配送员，传交松原公司财务部。

一、商品行政部主管岗位职责

1、采购员签完合同拿到财务处加盖合同章、布置录入工作；

2、核查商品的报告表，布置录入工作；

3、供应商档案、商品信息的录入；

4、审核生效订单，调价单、恢复采购、停止采购单、并转移更换供应商的商品信息；

5、修改供应商档案、错误条码、商品信息等系统资料；

6、为经理、采购员查寻、提供系统中资料；

7、录入、打印商品计划表、备忘录、报告等采购部所需资料；

8、申领、保管、控制采购部所需办公用品；

9、考勤，制定商品行政部文员排班表；

10、严格遵守公司企业文化及公司规章制度。

需掌握技能：①熟练使用微机及应用系统；②能维护微机及设备；③熟悉商品知识及商品分类编码。

二、商品行政部文员岗位职责

1、录入供应商档案、商品信息、竞争商品、停止采购单、恢复采购单；

2、录入调整商品进、售价单；

3、录入打印未生效订单、生效的商品进、售价单、商品计划表、备忘录、报告等资料；

4、为经理、采购员查寻、提供系统中的资料；

5、打印商品自产制作打印各种报表；

6、向相关部门传送有关单据；

7、为采购部制作打印各种报表；

8、修改错误商品信息；

9、系统维护；

10、严格遵守公司企业文化及规章制度。

需掌握技能：

1、熟练使用微机；

2、打字速度快；

3、熟练应用系统。

第二章 采购流程

一、采购业务流程图

第五篇：采购部工作职责及流程（推荐）

采购部工作职责及流程

一、采购部备岗位职责

（一）采购部经理的岗位职责

1、做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德。

2、对采购员的工作进行监督和检查，确保采购工作顺利开展。

3、选择、评审、管理供应商，建立供应商档案。

4、审核单品进价，并进行确认：定期进行市场价格调查，保证采购成本。

5、对各部门非常规物资申购单进行审核，有权拒绝末经董事长同意的采购定单。

6、配合财务部、仓库确定合理物资采购量，及时了解存货情况，进行合理采购。

7、组织供货合同评审，签订供货合同，实旌采购活动，并对合同执行情况进行监督。

8、监督采购过程中的退、换货工作、补偿事宜，确保我司利益。

9、发展新供货商，满足公司需求。

10、加强与供应商的沟通，及时解决工作中存在的问题。

11、加强与生产部门、营运部门的沟通，及时解决工作中存在的问题。

12、每月组织采购员召开一次业务分析会，进行交流与培训。

13、建立采购合同台帐，做好保密工作。

14、完成好董事长交办的其它工作

（二）采购员的岗位职责

l、做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德，做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识，提高业务工作能力的敬业精神。

2、服从分配，听从指挥，并严格遵守公司的各项规章制度和有关规定。

3、负责公司物资的采购分单工作，对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息：对所采购的物品全面负责。

4、有权拒绝末经领导同意批准的采购定单。

5、负责保存采购工作的必要原始记录，做好统计，定期上报。

6、对所采购的物资要有申购单，采购非常规物资上报采购经理。

7、不断进行市场行情的调查、动态资讯收集、整理，及时上报，以便及时调整采购策略。

8、跟催采购进度，确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库。

9、及时传递订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的信息，确保供方满足我公司的需求。

lO、及时处理与供应商采购异常、退、换货、补偿事宣，确保我司利益。

11、加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确。

二、采购部工作流程