采购部流程总结08.29

第一篇：采购部流程总结08.29

一、采购业务流程见流程图

二、采购管理规范

第一条 目的1、确保采购材料、设备符合相关国家规范及标准。

2、确保采购材料、设备严格按合同要求进场，保证工程按质按期完场。

3、保证公司采购管理工作规范化、制度化，降低采购成本，规范采购行为。

第二条 管理职责

1、公司成立材料设备采购领导小组，采购领导小组的组长由工程总监兼任，成员包括采购部、财务部等

相关部门人员。

2、采购领导小组主要职责

（1）审定公司采购业务流程。

（2）审定公司材料设备采购年度计划。

（3）决定重大材料设备采购项目的采购方式。

（4）决定材料设备采购招标方案和供应商选择方案。

（5）审定重大材料设备采购项目的验收方案。

（6）协调公司大宗材料设备的采购活动，实现信息共享、降低采购成本。

（7）决定采购工作中的重大事项。

三、采购方式

1、比质议价：确保选择物资适用、价格经济的供应商进行采购

2、独家采购：从特定的供应商处采购，在无其他适合替代的情况下，采取单一来源的采购方式。

四、采购计划的编制与审批

1、工程部根据工程需要，核算所需材料设备后，编写材料申购单，提交采购部。

2、采购部初步审核后，提出初步意见提交采购领导小组审批。

3、采购部进行市场调查，进行货比三家和供应商的资质评审，与供应商初步拟定采购合同，工程总监审批后，法务部与财务部审批，最后交由公司董事长审批，严格按照合同约定完成采购流程。

五、采购合同的签订与执行

1、采购人员代表公司与供应商洽谈合同条款并签订合同，并负责采购合同的落实。

2、采购材料设备时，根据采购方式的不同应在签订合同之前预留适当的合同审批时间。

3、采购人员负责具体执行所购材料的招投标工作，按公司的采购业务规范与投标结果与供应商签订采购合同，并报请审批。

六、材料设备的验收

验收项目至少包括以下内容：

1、材料设备的数量、品牌是否符合合同要求。

2、材料设备的色泽、材质、外观等是否符合设计及合同的要求。

3、材料设备的尺寸、规格、型号等是否符合设计以及合同的要求。

4、材料设备是都符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。

5、材料设备合同要求的配件以及辅材等是否齐全、正确。

6、材料设备的保护措施是否到位。

7、供货时间是否按照合同以及供货计划要求执行。

8、材料设备的存贮以及堆放是都符合规定。

材料设备的检查、验收工作必须达到100%的验收，由采购部组织相关人员验收合格后方可支付款项。

第二篇：采购部岗位职责及流程

采购部/岗位职责及流程

一、采购部职能

使命：为实现公司销售目标，提供产品需求保证。

职责：

-维护供应商关系，保证与供应商的业务正常进行，适时开发新供应商；-最大限度提高各门店对图书产品需求的满足率；

-降低采购成本，为公司争取利润最大化；

-为各门店需求提供便捷的专业服务。

二、岗位设置及职能

1.职位名称：采购部经理兼总店店长（1人）

业务范围与职责：

1、执行日常业务运作，完成预订业务计划并确保顺利达成业务指标。

2、分解月度计划的指标和执行工作到部门内相关人员。

3、维护正常往来供应商的关系，发掘、评估与发展新供应商。

4、出版商采购，所有优厚采购条件的谈判及达成。

5、在资源中心协助与监控下把握整体的图书品种供应。

6、根据各店的销售分析给采购数据员下调拨指令给市场采购下采购指令。

7、采购团队的管理与采购各流程的管理。

8、各店店员图书知识的培训。

9、掌握各店的大客户资料库和销售明细。

10、主持每周业务工作会议，检讨部门上周的工作进展以及执行下周的工作计划。

2.职位名称：采购员（2人）

业务范围与职责：

1、维护公司的对外形象。

2、维护正常往来供应商的关系，发掘、评估与发展新供应商。

3、维持库存结构合理性，库存产品及时清退处理。

4、第一时间完成日常的图书市场新书采购、补货采购、各店送货及与市场的调货。

5、根据月度工作计划制定相应的周、月计划，包括资金预算和退货。

3.职位名称：数据处理员（1人）

业务范围与职责：

1、图书入库及调拔的数据处理。

2、图书的保管及配送。

3、协助采购员做好进退货工作。

三、采购方式及要点

(一)、采购方式

从采购资金的使用上看，采购业务分二大类，一类是现款采购，一类是赊销采购。

A、现款采购的依据及特点：

依据:

1、新书、热点畅销图书及特价书采购，要求有折扣或时间优势；如：日常的小量急需补货市场采购，向特价公司低折扣的采购等。特点:

2、短、频、快。即销售周期短，采购频率高，资金周转快。

B、赊销采购的原则：

赊销采购因为无须现款，公司完成清退后才结账，因此风险不大，可不按现款采购的依据操作，但有以下两种情况：

1、采购员判断货品是否能适合在系统内销售，与对方谈判后（压点、账期），进货10-50册供各门店销售,账期结束时，完成退货后再结算货款；

2、采购部判断货品只可能在某个书店销售，少量进货直接调入某个店，按账期结算已销售部分、供应商自己可随时添货、未销售部分可随时退货。

无论何种方式赊销，公司一般不先付款，量一般也不过大。

特点:须集中采购,到货时间慢,资金周转慢.主要针对出版社、出版商做账期采购.（二）、采购要点

1、无论何种采购方式，其先决条件必须是保证能退换货，降低库存风险。

2、必须考查供应商的长期性与稳定性。

3、必须附合书店的图书结构和定位。

四、采购工作要求

采购工作与门店日常销售是书店最主要的两项工作。他们各自的管理有着各自不同的流程。通俗而言，他们的工作目标都是为了把书卖出去。

采购是销售的主导，为更好的提高销售，采购需要销售的反馈，需要对销售做分析，采购应以销售为根本，一切围绕销售，保证所进的图书能够最大化的销售出去。门店的店长、导购与收银员，则应该充分了解所采购图书，了解图书分类上架的基本常识，了解整体与单一客户的购买趣味并做好推荐、排行与摆放，并就店面销售情况充分与采购沟通。

为了使之融为一体。在各个采购与销售环节，采购员与店面销售都应当有一定的衔接与配合。工作要求：

1、采购员（经理或外采员）每周一天参与不同门店的店面销售工作，工作内容包括：

新进图书的讲解，客户的接触、摸底与熟悉，与店员一起调整货架。

（王胜军周一、周五今日美术馆书店，苏楠周一中国美术馆书店，何冲周三炎黄艺术馆书店）

2、采购经理每天下午5：00-----6：00对一天各店的销售做出统计并分析，并对第二天的采购与调拨工作做出安排。

3、每月一次对店面的图书销售进行跟踪，采购经理携同书店人员定期检查存货量，并

以此将滞销书进行淘汰。

4、掌握各店的大客户资料库和销售明细。

5、对图书采购架构与重点图书介绍的书面说明，每个月有一次书面总结与各店沟通。

五、电脑软件的使用及权限

1、电脑的使用分配

各书店每店一台，采购员一台，数据员一台，财务一台。

2、权限设定

由管理员按人员各自的职责进行软件工号的设定与权限设定。每个人均有各自的工号及权限。

如：

收银员：销售业务模块、统计分析模块、会员管理模块

采购员：采购管理模块、统计分析模块、内部管理模块、会员管理模块

数据员：采购管理模块、统计分析模块、内部管理模块

财务：销售业务模块、采购管理模块、统计分析模块、财务管理模块、内部管

理模块、会员管理模块

另有一些小项也必须做出限定，这些限定会使漏洞减少很多，管理更加严紧。

六、统一采购工作流程

（1）选品．

Ａ、根据图书业界（如供应商宣传部门、图书订货会、图书业专业媒体、大众媒体文化版、各大批发零售卖场）对最新图书的关注程度，参照读者对各类图书的需求统计。采购可对热点新书品种进行选择采购。

Ｂ、根据读者推荐和其它网站、卖场等排行榜，参照销售统计，对产品进行筛选确定后下单采购。

（2）根据书店销售排行榜及时进行补货采购。

A、根据销售动态，结合目前的库存结构采购。应常进常添，一次不宜超过10册，可预警

库存，再及时补充，以免产品滞销，不能产生实际销售。

（3）制单、下单:

①确认当天供应商对口业务人员受理订单。

②确认订单在一周内完成处理，并到货。

③ 将已确认供应商到货（特别适用无随货清单情况）相关信息分别通报 “数据员”、“书店”、“财务部”——

A、“数据员”——供应商、品种、册数、到货录入折扣；

B、“书店”——供应商、品种、册数、最低销售折扣；

D、“财务部”——供应商、品种、到货折扣、录入折扣、应付款项。

（4）到货跟踪

1、供应商供货：产品未到，向“供应商”查询；

2、异地供应商发货：未按所载时间到货票或到货的，直接向供应商查询。

（5）到货确认

1.关注每日到货流水号，核实录入数据（录入折扣、册数、书卡），发现问题及时反馈至数据员做出修改。

2.到货有残、破、损、少、多情况发生，由数据员当日填制“收货回执单”，即时知会“采购员”，“采购员”回复处理意见，到货清单统一由采购人员保管。

3.“采购员”收到“收货回执单”的当天完成向供应商差错确认工作，并在“收货回

执单”上注明与供应商确认的处理结果，将该单交数据人员做数据处理，如数据已确认则交“财务部”做帐务处理。

（6）产品退货

为优化库存结构，提高资金利用率，同时规范与各供应商之间的合作关系，采购员须将账期即将结束的图书以及不能销售的产品日常性退回供应商。

退货基本流程为：

1、采购员处理退货数据并把数据移交数据员，数据员做出回调。并打印出单交各店拣书，调拨根据实物反馈数据处理人员，数据根据反馈出的调拨修改单并交采购员再次核对

2、打包。将退货数核实后的数据反馈至数据处理人员，将数据传送采购员，采购员对退货数据作检查、修正和最后的确认

3、采购员提供退货时间要求、发运方式以及收货方的通联等信息，数据出三联单交打包，一份随货走，一份交财务。

4、发送完毕后将货运凭证连清单数据员确认，做帐

5、采购员负责后续跟踪，收货后与对方核实数字；

（7）供应商付款

一、付款信息来源总体上分三种

1.来源于付款计划表，一般为结算类型付款，即：货款已到期需要结算的。

2.来源于临时采购，也可定义日常性补货采购，即：先付款再发货形式的。

3.来源于期票，图书已入库，数据已确认，原始入库单已转到采购员核对完的，可以

按协议和帐期要求开出远期支票。（除特殊情况外，一般不开具）

二、付款计划表

1.每月月底采购员将统计下个月必须支付的表格发给财务及公司审批。

2.根据财务回复的审批付款计划做相应的付款安排及业务工作。

三、做付款单

1.结算付款：本地有三种付款形式（支票、现金、网上划帐），款付出的同时要拿回

发票；外地付款有电汇、商业承兑汇票及网上划帐三种，外地一般都会预先寄发票来，所以单子做好时要附好发票。

2.临时采购：先以借款形式操作，后期做好冲帐单，把发票附在冲帐单后，图书入库

后把流水号码洋实洋等填在冲帐单上。

3.期票付款，图书按规定流程全部处理完成后，可根据入库实洋开出帐期规定的远期

支票。（除特殊情况外，一般不开具）

四、付款单做好后签字：经手人——采购经理——财务部经理——公司领导

五、付出以后的后续工作

1.如果是外地的付款，尤其是外地的预付款，是一定要电汇出款的。把电汇凭证复印

件传真对方，可以提前发货。

2.到期的远期支票要向供应商索要发票。

入库操作流程：

（1）、数据员凭货运单或原始清单与送货人办理到货交接，单据不全不予交接。

（2）、单据项目不完整（如来货单位，折扣等不详），应及时通知相关人员，并督促补全，方可办理入库手续。

{3}、做到货记录（日期、发货单位、件数等），每天下班前将当天的到货情况发邮件告知采购员。

(4)、到货按来货单位分类摆放好，整件分类排放好，零散的按出版社或到货单位排放好。

(5)、对到货图书整件拆包进行清点，图书按品种分类摆放好，同一品种图书集中摆放。对能回收利用的包装纸，在拆包的同时折叠好，图书清点完后，转交采购员。

(6)、凭原始单据核对书名、书号、单价、数量，逐一验收，正确的在数量的右方打“√”作为收书正确标记。

(7)、如在验收中发现问题

a.书名、书号如有错误，应及时在原位上修改正确并签名确认.b.书价如有价格与清单不符，先与采购员进行确认。把正确的书价添写在到货单的指定位置，并签字确认修改。

c.到货有残、破、损、少、多情况发生，由数据员当日填制“收货回执单”，即时知会“采购员”，“采购员”回复处理意见。

(8)、验收完后，在清单上签上自己的姓名及清点日期。

(9)、将验收的单据及提取的样书及时录入。

(10)、到货验收、清点不超过3个小时（到货量较大、品种较多情况除外）。

（11）、数据员根据入库的清单和样书进行录入，操作要求如下：

a.．根据到货清单进行录入。到货清单应具有详细的供货单位、书号、书名、定价、折扣、册数等相关信息。

b新增到货

c．如果图书到货为新书，则要先建书卡再进行到货录入。建书卡程序：增到货 图书书卡管理一般图书建卡。根据图书信息添写书号、定价、作者、书名、出版日期、出版社、版次、装帧、类型、平均折扣等。

d．录入完毕后要检查录入折扣与原书卡折扣是否一致，如不一致则要进行修改，将录入数据与到货数据进行核对，打印录入一联单交财务。

e．录入工作不能超过两个小时（品种较多时除外），录入错误率为零。

调拔操作流程：

（１）、数据员将到货数据进行分配，此工作也可由采购员完成。

(２)、数据员、采购员根据调拨数据配书给各店销售。

（3）、收银员按当天的调拔数据进行数据下载。

(4)、采购员尽可能与店员完成店内上架，并与店长核对到货。打印两联单，一联转数据员存档，一联交书店存档。上架及确认一个小时完成。

第三篇：采购部工作流程

采购部工作流程

一、合同签约前，工程部、技术部应根据市场部提供的图纸对应采购的原材物料进行明细，制定出《**工程材料采购明细单》，采购部根据《材料采购明细》及时到市场落实要采购的材料供应的价格、数量、时间，为公司材料供应提供准确的报价和前期的准备工作。此项工作由采购部长将采购明细分解到各采购员，在2天内完成全部的询价结果并汇总上报预算部。

二、合同签约后，工程部应在签约后的2日内按照施工计划列出相应的采购计划《**工程一 期材料采购明细单》，该明细由

负责制定，该明细一式四份，分别报采购部、审计部、技术部。采购部根据明细做好采购准备工作。以后的采购计划都按照工程的进展分期进行。

三、采购部针对《**工程一期材料采购明细单》，首先落实库存情况，然后确定实际采购物品种类和数量，确定好之后，然后进行询价。

四、采购部在询价时，一定要参考报价时价格，向公司已经确定的合格供应商中的3家—5家发出《材料询价单》（附件一）。供应商根据要求确认价格后对我司的《材料询价单》签字，盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商付款的依据之一，需妥善保存。采购部根据供应商的报价对比研究后确定其中的一家或者几家进行供货。并将《**工程材料采购单》一式四份，分别报总经理、财务部、审计部。完成审批后，向供应商签订《采购合同》并发出《材料订购单》进行采购。

五、《采购合同》一定要注明所供应的材料的规格型号，要提供合格证、产品检验证明、3C认证证明、材质证明等材料，为验收做好基础。《采购合同》签订后三日内存档。否则对采购部长处罚

元。

六、材料购进以后，采购部应将总经理签字的《材料采购单》复印件、本期实际采购的材料明细单发给工程部，作为工程部接收的依据。

七、材料进场后，工程部应安排

负责对材料是否有缺货、少货、次品、残品进行全面的检查，检查中必须将供应商的《送货单》与我司的《材料申购单》和《材料订购单》相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写《材料到货会签单》，该单一式四份，有接收人分别交到采购部（供应商）、审计部、财务部。《送货单》交采购部保存。

八、现场接收人必须要验收产品的合格证、产品检验证、3C认证等证件，否则可以拒收。将收集好的上述证件及时交到技术部完成交接手续。如有丢失又无法补回的情况下，对责任人处罚

元。

九、采购部在采购过程中，要合理安排材料购进时间，确保工期。同时要本着节约的原则，合理安排车辆，节约运输成本。

十、采购部要不定期的到现场跟踪材料的使用、质量、产地等问题，及时纠正出现的问题，每个工程结束后，采购部、审计部、工程部一起将剩余的材料归集并办理退库手续。对没有利用价值的废弃物，由工程部负责处理，同时采购部要对工程的材料供应问题进行总结。

十一、采购结束后，采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款时，采购部填写统一的《付款申请单》（附件一），同时向财务部递交此批次材料的《材料材料单》和《到货会签单》、供应商签字盖章的《材料询价单》以及审计部审理材料采购意见，由财务部根据实际情况安排付款额度。

十二、财务部审核同意付款后，采购部应与供应商及时联系，要求供应商于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务部在收到发票后即向供应商付款。

十三、在施工过程中，如果发现有材料质量不过关、规格型号有错误等异常情况，采购部要负责进行调换、退货。

十四、采购部要根据工程部和技术部的工程变更情况，及时跟踪掌握材料的变更，适时调整采购计划，避免造成物资积压。如果因为变更后材料计划没有变更造成的物资积压，对采购部长进行

元处罚。

附件一：

**公司材料采购询价单序号材料名称规格型号单位数量报价（含税）是否送货

第四篇：采购部工作流程

第一章 货品采购

一、采购进货流程

1、对品种及供应商进行初步洽谈。

2、确定进货品种及供应商。

3、向供货商索取相关资质文件，转交质管部审核。

4、协助质管部对供应商的业务员进行合法资格的审查。

5、采购合同签订。

（1）确定采购进货明细，包括进货品种及数量，采购计划报出后的到货时间；（2）确定相应的优惠政策；（3）确认结款方式及带票与否； ①带票月结 ②带票现款 ③带票实销实结

（财务打款转账的及时性）

6、做出计划，通知发货并跟进到货情况。采购已经上报的计划需保存，留做入库依据。

二、采购进货分类

1、常规商品进货

保证日常销售采购的商品，对于这类商品的采购流程规范如下：(1)低于库存下限品种的收集途径：

① 采购部自查

② 门店断货品种报采购 ③ 配送中心断货报采购部

(2)采购品种的筛选，结合日常门店总销售量，进行采购货品的确定。(3)采购人员通过电话联系或者其他方式直接与厂家订货。(4)采购过程中如遇特殊情况需通知门店断货原因。

2、新品采购

新品采购包括：替代品采购、顾客订购品种采购及常规新品采购三大类。（1）替代品的采购，功效类似、比现有销售商品有优势的商品采购。替换商品产生的原因如下： ①格过高，货比三家，处于劣势。②厂家新品替代老化品种。③毛利低，市场淘汰。

（2）顾客订购品种的采购，顾客必须在门店交订金，采购部专门为其采购的品种。

①采购确定到货时间，超过约定时间导致门店不能销售的由采购负责。（特殊情况除外）

②这类商品采购数量极少，专订专销，采购做好登记，到货入库后及时送至订货门店。

③这类商品不得退货，到货后两个月内未售出由店长负责（3）常规新品的引进，是为满足公司发展的需要引进的新品。①结合本公司实际情况，对现有品类进行规划，确定新品引进。②门店部及采购部每周一次对当地市场进行了解。

第二章 到货入库跟进

一、落实到货情况

1、查当日到货入库记录

（1）核对到货的准确性，指所到品种与采购计划的一致性。若厂家发了未计划货品，退单处理。

（2）核对到货入库正确性，包括厂家、带票与否及结款方式等；

（3）仓储部收到货后严格按照要求验收，差异必须在到货的第二个工作日内准确上报采购部。

2、审核当日入库人员登记的：新品本、涨价本及效期本。（1）查看到货新品，跟进新品到货情况。

①门店定购新品，到货入库后，及时通知开单员配至门店；

②常规新品采购，入库后，在最短时间内（最迟不超过入库后第三天）铺货至门店销售并跟进。

③按照要求对新品的零售价、毛利属性进行核定；（2）查看货品涨价情况

①了解核对厂家（供应商）通知涨价与实际到货价是否一致 ②核查计划时答应给的返点及赠品是否一致；（3）查看效期本情况

配合配送中心把握好效期商品流入库中，当天内与厂家联系，做出退货或者承诺换货处理；

二、追踪未到商品

1、厂家不再生产或销售商品的追踪（1）拓宽渠道，从其他厂家进货；（2）考虑功效相似替代品的进货；

2、厂家有货但未发商品追踪

（1）当天与厂家联系，询问未发货原因。

①暂时断货不能发货的，及时追踪，最短时间内保证商品到库； ②提价而暂不发货的，与厂家谈协议，争取最后一批不涨价货品；（2）考虑一个品种多渠道进货。

①货比三家，选取最低价进货； ②充分保证货源。

三、关注销售过程，积极争取厂家资源，做商品促销活动。

第三章 业务洽谈

一、厂家合作协议的签订

1、合作协议的分类：（1）协议：

①双方约定进货量、返点；

②指定供货渠道：保证货源及价格统一。（2）临时协议：短期的促销奖励

2、合作协议包括的主要内容：参照采购合同。

3、对于长期合作的厂家，应在原有合作的基础上，为公司争取最大优惠政策。（1）精减供货商的数量，加大深度合作；

（2）把握最佳进货时机，结合公司销量，争取最大优惠政策。

二、返点的管理

1、协议好的返点严格做好登记。

2、依据签订的合作协议在规定时间内追踪厂家返点；（1）确定返点金额，确定兑换返点金额商品；（2）确定返点商品到货时间；

3、返点商品到货入库

（1）返点商品的入库按照“不带票”“月结”开单，且入库单价金额为0，并在备注注明“XX月份返点”，便于核查；

（2）返点商品要求配送入库时在《涨价本》上做详细登记，注明返点商品名称及数量；

（3）采购审核《涨价本》后，对返点商品做采购退补价、勾账，系统里恢复进货金额。

①退补后的价格是采购下次计划价格参考 ②退补后的价格是开单入库价格参考。

（4）现金返点，采购做好登记，做进系统，由返点方直接上交财务部，财务部收款后开据收据，进行勾账。

4、对于不按时按量返点的厂家，依据《合作协议》条款作出相应的处理。

三、新业务到访：

新品：有意向品种按进货流程进货。

四、老业务到访：（1）流向查询；

（2）查询进销存；（3）临时促销；

要求厂商提前做好方案，与门店部负责人沟通。（4）配合厂家统一调整商品零售价；

①厂家必须提供统一的调价函

②下发通知由门店部具体落实后反馈价格，再进行调整。（5）效期及不动销退换货跟进

第四章 退货及维修

一、公司统一要求效期、质量问题的退货

1、退货通知内容。

①通知退货的对象（门店、门店经理和开单退货）； ②退货商品明细； ③商品有批号效期的限制 ④退货时间段；

2、通知途径。①腾讯通；

② 手机短信的方式（腾讯通断网时）。

3、退货要求：

①退货通知统一由采购部在每个周二、周四十二点前下发到有关部门。②采购部在发退货通知时，门店必须在规定的时间内严格按照退货要求完成退货；

④退货打单员收到退货后，在供应商要求的退货时间内完成，并反馈采购部。

二、门店及仓库自查，发现效期及质量问题的商品，上报采购部，采购部确认可以处理的，整理下发退货通知。

三、配送中心验收时拒收商品退货

1、破损，批号效期不明商品退货：

2、资质不全，不合格商品退货；

3、近效期商品退货，效期已超过半的商品拒绝收货；

四、返修商品处理

1、门店发现有质量问题及顾客返回的商品，先报采购部确认处理方式；

2、门店凭采购部提供的处理方式退回配送中心；

3、配送中心收到商品进行登记；

4、退货开单员在《维修记录本》登记，由采购确认签字，发回厂家维修；

5、维修返回后由退货开单员返回门店。

第五篇：采购部工作流程（推荐）

采购部工作流程

（2）采购工作管理

①测定最好的商品来源、商定采购合约内容，包括订价、品质、按时交货、规则、保证、零件之补充及退货。

②致力于对公司最有利的地方、采购时考虑到“公司优势”的货源以及以尽可能的低价购进。

③要向营运负责人提出忠告：有关主要货源和需求因素的状况，而这些状史是会影响到将来采购成本的有利或不利的一些因素。

④与市场营销部、营运促销部协调部促销计划中各人应负责、联系的事项。

⑤创立或建立一个标准的陈设或是商品分类容积所需要的适当空间。

⑥为了增加销售，要选择适当的商品及提出合理的价格并与厂商及营运部门合作，来改善销售。⑦检讨营销部的促销计划活动，例如：广告方式、陈列介绍的正确性等。

⑧一项一项检讨及分析销售及库存的报告，以便决定那些商品的库存是否适当，那些应该降价，那些应清。

（3）监督：指导所有采购员的采购作业，分派采购职责，协助他们选商品及训练，建立工作的标准，订

定责任和考评绩效。

（4）业务与责任：

①改善实际销售计划以达到满意的销售额，适当的周转数及高利润目标。

②建立适当的商品结构，以适合市场需求及达成预期的库存及周转能力。

③是否有能力在商品品质、效用和价格方面做改进以达到有竞争潜力。

④能否改善商品来源、以达成品质、样式、价格及时间上能适合的程度。

⑤能否与有关支援单位营销部协调达到对促销有贡献这方面的能力。

⑥能否与厂商保持良好关系的能力，而这良好关系导致厂商愿意提供我们所要求的商品。

（二）、职称：采购副经理

1、基本职能：

在公司的政策之下，配合协助采购部长制定采购、销售计划，负责采购业务工作的日常管理，负责商

品采购业务的具体谈判，负责采购合同的审核、商品价格、毛利水平的拟定，商品变价、调价的审核，商品促销计划、跟进销售情况、对比分析销售业绩及销售方式改进的拟定。对于所负责部门商品的挑选、订价和销售担负完全责任。

2、职责与任务：

（1）负责采购员的甄选、训练及工作指导；

（2）负责对新品的开发选择，要确保所选购之商品能销售、进货成本低；

（3）与厂商合作发展：①新商品。②独占性商品③廉价品。④促销广告用之商品。

（4）尽可能在促销广告时争取到厂商的协作赞助；

（5）向营运部建议某项商品促销陈列；

（6）以下列原则为准来订价：

①以人们对顾客所愿意付出之价格来判断；②与别家公司相同的或相似的货品要订出竞争性的价

格；③进货成本；④厂商建议的价格；

（7）下列原则降价、涨价：①销售的速度；②商品的存放时间；③同行之价；④库存状况；⑤季节变

换。

（8）属于协助方面的责任：①督导销售人员；②追加补货时协助计算库存；③使仓库保持整齐清洁；

④处理赊欠并确保顾客能马上收到商品及周到的服务

（9）在其他人协助的情况下，遵照规定，使正确的实物盘存。

3、组织关系：报告——采购部经理、总经理；督导——采购主管、采购员；

协调——营业部、市场营销部。

4、考核事项：工作表现依下陈述之事项衡量：①商场的营业情形与商品计划及预算相符合的程度；

②商品所获毛利和商品计划及预算相符合的程度；

（四）鲜食、食品、非食品采购员及联营租赁业务的职责说明

1、采购员的职责说明：负责当地市场农副产品、水果蔬菜的采购谈判，按公司的采购政策，尽力减少供

应商中间环节，直接向生产商采购；负责鲜食部每日销售商品的采购补货。

2、我商场销售商品的主要货源基地主要靠市场采集。通过市调、谈判、开发引进适合消费市场的销售商

品。

3、联营招商业务的职责说明：按公司政策开发引进新品名牌，洽谈招商租赁业务；并对该项

目跟进监督；对市场情况、销售情况及时反馈并做出调整改进措施。

4、采购员基本要求：

① 具有诚实敬业的个人素质，有相当的采购经验，具有敏锐的市场意识，较强的谈判能

力；

② 作为采购部的员工必须对公司绝对忠诚；不接受厂商的回扣、旅游招待、赠品、宴会，违者将按公

司有关规定处理；

③ 采购人员应密切注意市场行情的变化，掌握市场信息；

④ 采购人员必须了解本部门的专业知识，避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙骗；

⑤ 采购人员必须具备丰富的商品知识，慎重选择商品，建立商品类别组织，控制品项结构，清除滞销

商品，经常引起新商品，维持商品的快速周转及新鲜度；

⑥ 采购员应了解商品特性，并突显其特性；控制毛利，尽量达到目标毛利；创造销售业绩，完成目标

值；

⑦ 采购员必须考虑新商品的陈列问题，对正常陈列的商品要画出陈列图（MODULAR），促销商品应

注明其陈列方式；

⑧ 采购员应随时关注天气的变化，及时调节受较大影响的商品库存；

⑨ 采购人员应经常深入卖场，了解商情，客情，以期创造最佳的销售业绩；

⑩ 采购员应建立稳定的采购渠道，寻找充足的货源，避免商品脱销断档；

⑾ 采购员必须适时开发新商品；

⑿ 采购员应经常做市场调查，掌握竞争对手的商品构成、价格策略、促销手段等；并采取相应对策； ⒀采购人员应定期收集销售数据，分析销售状况；且应定期拟定促销计划，并策划实施。

4、专业知识：作为一个合格的采购员，除应具备丰富的商品知识外，还应了解与采购有关的法律、法规

等相关的专业知识。具体如下：

△ 国家规定的商品检验标准。△商品安全期限。△商品品质的辨别方法。△商标认识。

△销售技巧。△商品功能。△商品的制作技术。△商品制造成本的构成。△商品价值的显现方法。△供应商的优缺点。△商品的季节变化规律。△供应商谈判技巧。

（五）商品行政部的职责说明

懂商品知识、熟悉操作电脑、基本电脑维护、商品分类编码、商品登信息录入、供应商档案管理、商品变价调价的执行以及每日价格单据、公司文件等资料的存档、传递，每日或每周交配送中心配送员，传交松原公司财务部。

一、商品行政部主管岗位职责

1、采购员签完合同拿到财务处加盖合同章、布置录入工作；

2、核查商品的报告表，布置录入工作；

3、供应商档案、商品信息的录入；

4、审核生效订单，调价单、恢复采购、停止采购单、并转移更换供应商的商品信息；

5、修改供应商档案、错误条码、商品信息等系统资料；

6、为经理、采购员查寻、提供系统中资料；

7、录入、打印商品计划表、备忘录、报告等采购部所需资料；

8、申领、保管、控制采购部所需办公用品；

9、考勤，制定商品行政部文员排班表；

10、严格遵守公司企业文化及公司规章制度。

需掌握技能：①熟练使用微机及应用系统；②能维护微机及设备；③熟悉商品知识及商品分类编码。

二、商品行政部文员岗位职责

1、录入供应商档案、商品信息、竞争商品、停止采购单、恢复采购单；

2、录入调整商品进、售价单；

3、录入打印未生效订单、生效的商品进、售价单、商品计划表、备忘录、报告等资料；

4、为经理、采购员查寻、提供系统中的资料；

5、打印商品自产制作打印各种报表；

6、向相关部门传送有关单据；

7、为采购部制作打印各种报表；

8、修改错误商品信息；

9、系统维护；

10、严格遵守公司企业文化及规章制度。

需掌握技能：

1、熟练使用微机；

2、打字速度快；

3、熟练应用系统。

第二章 采购流程

一、采购业务流程图