第一篇：采购部流程及管理
采购部工作流程与管理制度
1、总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购部经理对采购员及库管员进行考核和管理。
2、采购部经理职责：
1)负责组织公司所销售产品的采购。2)对库房的管理工作负责。
3)做好销售员与供方之间的联系工作。
4)帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。5)对本部门员工制度执行情况负责。6)对本部门员工的专业知识培训负责。
7)对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。
8)严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人，发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。
9)负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。
3、库管员职责：
1)早盘查（点货备发）、晚清帐（当日工作当日完）。
2)提供及时准确的货物，做好后勤保障。具体要求：订单一发，必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态，即时登报信息，直至合同完成、存档。3)负责库房日常管理事务。4)检查库存产品状况。5)按规定收发物料。
6)物料进库储位的筹划与排放，7)填写库房相关数字登录到ERP。
8)配合盘点库房产品工作的具体执行采购部工作流程与管理制度
1、总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购部经理对采购员及库管员进行考核和管理。
2、采购部经理职责：
1)负责组织公司所销售产品的采购。2)对库房的管理工作负责。
3)做好销售员与供方之间的联系工作。
4)帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。5)对本部门员工制度执行情况负责。6)对本部门员工的专业知识培训负责。
7)对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。
8)严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人，发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。
9)负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。
3、库管员职责：
1)早盘查（点货备发）、晚清帐（当日工作当日完）。
2)提供及时准确的货物，做好后勤保障。具体要求：订单一发，必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态，即时登报信息，直至合同完成、存档。3)负责库房日常管理事务。4)检查库存产品状况。5)按规定收发物料。
6)物料进库储位的筹划与排放，7)填写库房相关数字登录到ERP。
8)配合盘点库房产品工作的具体执行。9)物料的搬运和库房废次品的回收及保管。
10)对来料来货及时入库，储放安全以防倒塌、遗失或变质。11)维护和管理搬运工具。
4、流程： 1)采购流程：
A 收到销售部从ERP发来的订单 B 审批确认 C 询价、比价
D 采购部经理审批（重大合同向公司领导请示）E 签订采购合同
F 复印后，将原始合同整理装订年末存档 2)付款流程：
A 在ERP内录入付款申请单 B 采购部经理审核 C 副总经理审批 D 财务部付款。
收货流程： A 直发：
a.根据合同执行进程督促供货方按期交货 b.供货方传真提货单 c.通知销售内勤已发货
d.销售部内勤传真提货单至最终用户并确认 e.采购员办理入库手续
f.销售部内勤办理相应的出库手续 B 转发：
a.根据合同执行进程督促供货方按期交货 b.供货方传真或邮寄提货单 c.通知办公室相关人员提货
d.提货人员将货物交库管员并办理交接手续 e.采购员清点货物并办理ERP入库手续 4)收进项发票流程： a.催供货方开具发票 b.核对开票内容 c.录入ERP d.将发票交财务部签收。5)出库流程：
a.库管员收到销售部销售内勤发出的ERP出库申请 b.库管员备货并复核 c.交办公室发货 d.办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤
5、采购管理制度：
1)建立好供方及用户档案，并做好工作记录。2)建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。
3)建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。a.根据合同执行进程督促供货方按期交货 b.供货方传真提货单 c.通知销售内勤已发货 d.销售部内勤传真提货单至最终用户并确认 e.采购员办理入库手续 f.销售部内勤办理相应的出库手续 B 转发：
a.根据合同执行进程督促供货方按期交货 b.供货方传真或邮寄提货单 c.通知办公室相关人员提货
d.提货人员将货物交库管员并办理交接手续 e.采购员清点货物并办理ERP入库手续 4)收进项发票流程： a.催供货方开具发票 b.核对开票内容 c.录入ERP d.将发票交财务部签收。5)出库流程：
a.库管员收到销售部销售内勤发出的ERP出库申请 b.库管员备货并复核 c.交办公室发货 d.办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤
5、采购管理制度：
1)建立好供方及用户档案，并做好工作记录。2)建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。
3)建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。4)每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。5)签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知销售内勤 6)所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。7)采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按操作规程准确登录ERP。
8)采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册 9)违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。
6、库房管理制度：
1)库房由专人管理，各种货物登记，做到帐物相符，非库房管理人员不得私自进入库房，拒绝任何人在库房逗留。
2)保持库房的整洁、有序。库区禁止吸烟，杜绝烟火隐患，如有违反罚款100元。3)所有货物依据销售部门或合同号合理存放。
4)任何出入库物品都要履行手续，见单发货，领用登记。
5)保证货物完整出库、应有装箱单、发货清单（一式两份）和回执。保证货物和备品的及时、准确出库。6)接到出库申请后根据合同内容进行备货，并由领货人签字方可办理出库。7)出库返回单，应由销售内勤保管（需方签字）。
8)对客户所需样品及实验品，库管员及时登记领用人、领用时间、退回时间。退回后应妥善保管。9)库管员每月第三周的周六对库房盘点，并将盘点结果在次日报副总经理。10)违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。
第二篇：采购部工作流程与管理方案
神河集团采购工作流程与管理方案
1、总则
为了加强神河集团的采购管理，提高采购工作效率，做到质量满足需求，价格适中合理，服务方便快捷，制定本方案。所有采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
2、采购目标及服务承诺
采购人员要尽快做到按需采购，及时准确，质优价廉，务实高效。坚持用制度管人，尽心尽责做事的原则，积极主动搞好采购工作。
外地定购（或委托加工）物资一般二周内到货，常规物资为3—5天内到货，市内供方3天内到货。生产经理确认为特别急需的少量物资，采购人员要全力以赴，确保当天到货。
3、采购流程
1)统一申报。集团各公司根据所需物资情况由车间主任到仓库统一申报。
2)审批确认。采购计划由各公司经理或生产经理审核签字，必要时经采购部报集团总经理审批后采购。
3)签订合同。由各公司和技术部配合采购部对供方进行评审，确定配套产品及价格并签订定供销合同后，按合同规定供货。合同中要明确约定产品质量及服务等条款和事项。
4）询价比价。对没有签定一年供货合同或零星物资的，采购人员要做到货比三家，进行询价、比价，报总经理审批采购。对可能以次充好的特殊物资实行先采购再报价审批，以确保货真价实。
5）按时交货。由采购员根据合同执行进程督促供方按时交（提）货。
6）验收入库。若由供方送货，以个数计量的大件物资，先由供方代表到门卫登记并交仓库验收，将收条交仓库主任核实后办理入库手续。若供方送货，是以重量计量或特殊物资的，先由仓库除皮收货，再办理入库及有关手续。若外地发货的，统一由采购人员提货交库管员，并及时办理登记入库手续。
7）开票挂账。督促供方于当月底开具发票，并转交财务挂帐。
4、采购部长职责
1）负责组织集团各公司（液压合资公司除外）所需物资的采购工作。
2）做好采购员和供方之间的联系工作。
3）对采购员进行考核和管理，并对本部门制度执行情况负责。
4）严格内部管理，抓好各项规章制度的落实。做到责任到人，发现问题及时向公司领导汇报，并根据采购人员的表现和供方情况向公司提出奖惩建议。
5）负责制定采购计划，并配合财务制定付款计划。
5、人员及分工
1）金磊，主要负责车身、联达公司所需物资的采购工作。
2）王雷，配合金磊搞好车身、联达物资的采购工作。
3）毛琴，主要负责各公司所需钢材的采购工作。
4）魏新莹，主要负责各公司五金、工具、配件及其它零星物资的采购工作。
以上人员在搞好上述工作的前提下，必要时相互交差配合搞好采购工作。
6、采购管理制度
1）采购人员必须遵纪守法，恪尽职守，努力做到务实、高
效。
2）采购人员每天联系好业务后，必须深入车间一线及仓库了解库存及所需情况，做到心中有数。
3）建立好供方及用户档案，按照质量认证机构的有关要求做好记录。
4）严格执行比价询价制度，保证采购物资的质优价廉。
5）一般物资由仓库开箱验收，部分物资由车间装车验收。发现问题及时和供应商联系，尽早解决。
6）供方送货及采购员外购办理入库手续，一般当时办理；若发货的，应在货到后三个工作日内办理。
7、考核及奖惩
1）不能深入市场调查，非特殊情况没能按要求及时采购配套产品、材料及零部件而影响生产的，一次对经办人罚款100元。
2）采购人员进水货或质次价高的，一律无条件退货，并一次罚款200元。
3）非特殊情况未经领导批准，进价明显高于市场价格的，除退赔差额外，一次罚采购人员300元。
4）采购人员对客户吃、拿、卡、要或中饱私囊损害公司利益的，一次罚款500元，并调离采购岗位，严重的由集团公司从重处理。
5）若因管理不到或工作严重失误，给公司造成损失的，部长承担5%，采购员承担其余赔偿责任。
第三篇：采购部岗位职责及流程
采购部/岗位职责及流程
一、采购部职能
使命：为实现公司销售目标，提供产品需求保证。
职责：
-维护供应商关系，保证与供应商的业务正常进行，适时开发新供应商；-最大限度提高各门店对图书产品需求的满足率；
-降低采购成本，为公司争取利润最大化；
-为各门店需求提供便捷的专业服务。
二、岗位设置及职能
1.职位名称：采购部经理兼总店店长（1人）
业务范围与职责：
1、执行日常业务运作，完成预订业务计划并确保顺利达成业务指标。
2、分解月度计划的指标和执行工作到部门内相关人员。
3、维护正常往来供应商的关系，发掘、评估与发展新供应商。
4、出版商采购，所有优厚采购条件的谈判及达成。
5、在资源中心协助与监控下把握整体的图书品种供应。
6、根据各店的销售分析给采购数据员下调拨指令给市场采购下采购指令。
7、采购团队的管理与采购各流程的管理。
8、各店店员图书知识的培训。
9、掌握各店的大客户资料库和销售明细。
10、主持每周业务工作会议，检讨部门上周的工作进展以及执行下周的工作计划。
2.职位名称：采购员（2人）
业务范围与职责：
1、维护公司的对外形象。
2、维护正常往来供应商的关系，发掘、评估与发展新供应商。
3、维持库存结构合理性，库存产品及时清退处理。
4、第一时间完成日常的图书市场新书采购、补货采购、各店送货及与市场的调货。
5、根据月度工作计划制定相应的周、月计划，包括资金预算和退货。
3.职位名称：数据处理员（1人）
业务范围与职责：
1、图书入库及调拔的数据处理。
2、图书的保管及配送。
3、协助采购员做好进退货工作。
三、采购方式及要点
(一)、采购方式
从采购资金的使用上看，采购业务分二大类，一类是现款采购，一类是赊销采购。
A、现款采购的依据及特点：
依据:
1、新书、热点畅销图书及特价书采购，要求有折扣或时间优势；如：日常的小量急需补货市场采购，向特价公司低折扣的采购等。特点:
2、短、频、快。即销售周期短，采购频率高，资金周转快。
B、赊销采购的原则：
赊销采购因为无须现款，公司完成清退后才结账，因此风险不大，可不按现款采购的依据操作，但有以下两种情况：
1、采购员判断货品是否能适合在系统内销售，与对方谈判后（压点、账期），进货10-50册供各门店销售,账期结束时，完成退货后再结算货款；
2、采购部判断货品只可能在某个书店销售，少量进货直接调入某个店，按账期结算已销售部分、供应商自己可随时添货、未销售部分可随时退货。
无论何种方式赊销，公司一般不先付款，量一般也不过大。
特点:须集中采购,到货时间慢,资金周转慢.主要针对出版社、出版商做账期采购.（二）、采购要点
1、无论何种采购方式，其先决条件必须是保证能退换货，降低库存风险。
2、必须考查供应商的长期性与稳定性。
3、必须附合书店的图书结构和定位。
四、采购工作要求
采购工作与门店日常销售是书店最主要的两项工作。他们各自的管理有着各自不同的流程。通俗而言，他们的工作目标都是为了把书卖出去。
采购是销售的主导，为更好的提高销售，采购需要销售的反馈，需要对销售做分析，采购应以销售为根本，一切围绕销售，保证所进的图书能够最大化的销售出去。门店的店长、导购与收银员，则应该充分了解所采购图书，了解图书分类上架的基本常识，了解整体与单一客户的购买趣味并做好推荐、排行与摆放，并就店面销售情况充分与采购沟通。
为了使之融为一体。在各个采购与销售环节，采购员与店面销售都应当有一定的衔接与配合。工作要求：
1、采购员（经理或外采员）每周一天参与不同门店的店面销售工作，工作内容包括：
新进图书的讲解，客户的接触、摸底与熟悉，与店员一起调整货架。
（王胜军周一、周五今日美术馆书店，苏楠周一中国美术馆书店，何冲周三炎黄艺术馆书店）
2、采购经理每天下午5：00-----6：00对一天各店的销售做出统计并分析，并对第二天的采购与调拨工作做出安排。
3、每月一次对店面的图书销售进行跟踪，采购经理携同书店人员定期检查存货量，并
以此将滞销书进行淘汰。
4、掌握各店的大客户资料库和销售明细。
5、对图书采购架构与重点图书介绍的书面说明，每个月有一次书面总结与各店沟通。
五、电脑软件的使用及权限
1、电脑的使用分配
各书店每店一台，采购员一台，数据员一台，财务一台。
2、权限设定
由管理员按人员各自的职责进行软件工号的设定与权限设定。每个人均有各自的工号及权限。
如：
收银员：销售业务模块、统计分析模块、会员管理模块
采购员：采购管理模块、统计分析模块、内部管理模块、会员管理模块
数据员：采购管理模块、统计分析模块、内部管理模块
财务：销售业务模块、采购管理模块、统计分析模块、财务管理模块、内部管
理模块、会员管理模块
另有一些小项也必须做出限定，这些限定会使漏洞减少很多，管理更加严紧。
六、统一采购工作流程
（1）选品．
Ａ、根据图书业界（如供应商宣传部门、图书订货会、图书业专业媒体、大众媒体文化版、各大批发零售卖场）对最新图书的关注程度，参照读者对各类图书的需求统计。采购可对热点新书品种进行选择采购。
Ｂ、根据读者推荐和其它网站、卖场等排行榜，参照销售统计，对产品进行筛选确定后下单采购。
（2）根据书店销售排行榜及时进行补货采购。
A、根据销售动态，结合目前的库存结构采购。应常进常添，一次不宜超过10册，可预警
库存，再及时补充，以免产品滞销，不能产生实际销售。
（3）制单、下单:
①确认当天供应商对口业务人员受理订单。
②确认订单在一周内完成处理，并到货。
③ 将已确认供应商到货（特别适用无随货清单情况）相关信息分别通报 “数据员”、“书店”、“财务部”——
A、“数据员”——供应商、品种、册数、到货录入折扣；
B、“书店”——供应商、品种、册数、最低销售折扣；
D、“财务部”——供应商、品种、到货折扣、录入折扣、应付款项。
（4）到货跟踪
1、供应商供货：产品未到，向“供应商”查询；
2、异地供应商发货：未按所载时间到货票或到货的，直接向供应商查询。
（5）到货确认
1.关注每日到货流水号，核实录入数据（录入折扣、册数、书卡），发现问题及时反馈至数据员做出修改。
2.到货有残、破、损、少、多情况发生，由数据员当日填制“收货回执单”，即时知会“采购员”，“采购员”回复处理意见，到货清单统一由采购人员保管。
3.“采购员”收到“收货回执单”的当天完成向供应商差错确认工作，并在“收货回
执单”上注明与供应商确认的处理结果，将该单交数据人员做数据处理，如数据已确认则交“财务部”做帐务处理。
（6）产品退货
为优化库存结构，提高资金利用率，同时规范与各供应商之间的合作关系，采购员须将账期即将结束的图书以及不能销售的产品日常性退回供应商。
退货基本流程为：
1、采购员处理退货数据并把数据移交数据员，数据员做出回调。并打印出单交各店拣书，调拨根据实物反馈数据处理人员，数据根据反馈出的调拨修改单并交采购员再次核对
2、打包。将退货数核实后的数据反馈至数据处理人员，将数据传送采购员，采购员对退货数据作检查、修正和最后的确认
3、采购员提供退货时间要求、发运方式以及收货方的通联等信息，数据出三联单交打包，一份随货走，一份交财务。
4、发送完毕后将货运凭证连清单数据员确认，做帐
5、采购员负责后续跟踪，收货后与对方核实数字；
（7）供应商付款
一、付款信息来源总体上分三种
1.来源于付款计划表，一般为结算类型付款，即：货款已到期需要结算的。
2.来源于临时采购，也可定义日常性补货采购，即：先付款再发货形式的。
3.来源于期票，图书已入库，数据已确认，原始入库单已转到采购员核对完的，可以
按协议和帐期要求开出远期支票。（除特殊情况外，一般不开具）
二、付款计划表
1.每月月底采购员将统计下个月必须支付的表格发给财务及公司审批。
2.根据财务回复的审批付款计划做相应的付款安排及业务工作。
三、做付款单
1.结算付款：本地有三种付款形式（支票、现金、网上划帐），款付出的同时要拿回
发票；外地付款有电汇、商业承兑汇票及网上划帐三种，外地一般都会预先寄发票来，所以单子做好时要附好发票。
2.临时采购：先以借款形式操作，后期做好冲帐单，把发票附在冲帐单后，图书入库
后把流水号码洋实洋等填在冲帐单上。
3.期票付款，图书按规定流程全部处理完成后，可根据入库实洋开出帐期规定的远期
支票。（除特殊情况外，一般不开具）
四、付款单做好后签字：经手人——采购经理——财务部经理——公司领导
五、付出以后的后续工作
1.如果是外地的付款，尤其是外地的预付款，是一定要电汇出款的。把电汇凭证复印
件传真对方，可以提前发货。
2.到期的远期支票要向供应商索要发票。
入库操作流程：
（1）、数据员凭货运单或原始清单与送货人办理到货交接，单据不全不予交接。
（2）、单据项目不完整（如来货单位，折扣等不详），应及时通知相关人员，并督促补全，方可办理入库手续。
{3}、做到货记录（日期、发货单位、件数等），每天下班前将当天的到货情况发邮件告知采购员。
(4)、到货按来货单位分类摆放好，整件分类排放好，零散的按出版社或到货单位排放好。
(5)、对到货图书整件拆包进行清点，图书按品种分类摆放好，同一品种图书集中摆放。对能回收利用的包装纸，在拆包的同时折叠好，图书清点完后，转交采购员。
(6)、凭原始单据核对书名、书号、单价、数量，逐一验收，正确的在数量的右方打“√”作为收书正确标记。
(7)、如在验收中发现问题
a.书名、书号如有错误，应及时在原位上修改正确并签名确认.b.书价如有价格与清单不符，先与采购员进行确认。把正确的书价添写在到货单的指定位置，并签字确认修改。
c.到货有残、破、损、少、多情况发生，由数据员当日填制“收货回执单”，即时知会“采购员”，“采购员”回复处理意见。
(8)、验收完后，在清单上签上自己的姓名及清点日期。
(9)、将验收的单据及提取的样书及时录入。
(10)、到货验收、清点不超过3个小时（到货量较大、品种较多情况除外）。
（11）、数据员根据入库的清单和样书进行录入，操作要求如下：
a.．根据到货清单进行录入。到货清单应具有详细的供货单位、书号、书名、定价、折扣、册数等相关信息。
b新增到货
c．如果图书到货为新书，则要先建书卡再进行到货录入。建书卡程序：增到货 图书书卡管理一般图书建卡。根据图书信息添写书号、定价、作者、书名、出版日期、出版社、版次、装帧、类型、平均折扣等。
d．录入完毕后要检查录入折扣与原书卡折扣是否一致，如不一致则要进行修改，将录入数据与到货数据进行核对，打印录入一联单交财务。
e．录入工作不能超过两个小时（品种较多时除外），录入错误率为零。
调拔操作流程：
（１）、数据员将到货数据进行分配，此工作也可由采购员完成。
(２)、数据员、采购员根据调拨数据配书给各店销售。
（3）、收银员按当天的调拔数据进行数据下载。
(4)、采购员尽可能与店员完成店内上架，并与店长核对到货。打印两联单，一联转数据员存档，一联交书店存档。上架及确认一个小时完成。
第四篇：采购部工作流程
采购部工作流程
一、合同签约前，工程部、技术部应根据市场部提供的图纸对应采购的原材物料进行明细，制定出《**工程材料采购明细单》，采购部根据《材料采购明细》及时到市场落实要采购的材料供应的价格、数量、时间，为公司材料供应提供准确的报价和前期的准备工作。此项工作由采购部长将采购明细分解到各采购员，在2天内完成全部的询价结果并汇总上报预算部。
二、合同签约后，工程部应在签约后的2日内按照施工计划列出相应的采购计划《**工程一 期材料采购明细单》，该明细由
负责制定，该明细一式四份，分别报采购部、审计部、技术部。采购部根据明细做好采购准备工作。以后的采购计划都按照工程的进展分期进行。
三、采购部针对《**工程一期材料采购明细单》，首先落实库存情况，然后确定实际采购物品种类和数量，确定好之后，然后进行询价。
四、采购部在询价时，一定要参考报价时价格，向公司已经确定的合格供应商中的3家—5家发出《材料询价单》（附件一）。供应商根据要求确认价格后对我司的《材料询价单》签字，盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商付款的依据之一，需妥善保存。采购部根据供应商的报价对比研究后确定其中的一家或者几家进行供货。并将《**工程材料采购单》一式四份，分别报总经理、财务部、审计部。完成审批后，向供应商签订《采购合同》并发出《材料订购单》进行采购。
五、《采购合同》一定要注明所供应的材料的规格型号，要提供合格证、产品检验证明、3C认证证明、材质证明等材料，为验收做好基础。《采购合同》签订后三日内存档。否则对采购部长处罚
元。
六、材料购进以后，采购部应将总经理签字的《材料采购单》复印件、本期实际采购的材料明细单发给工程部，作为工程部接收的依据。
七、材料进场后，工程部应安排
负责对材料是否有缺货、少货、次品、残品进行全面的检查，检查中必须将供应商的《送货单》与我司的《材料申购单》和《材料订购单》相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写《材料到货会签单》，该单一式四份，有接收人分别交到采购部（供应商）、审计部、财务部。《送货单》交采购部保存。
八、现场接收人必须要验收产品的合格证、产品检验证、3C认证等证件，否则可以拒收。将收集好的上述证件及时交到技术部完成交接手续。如有丢失又无法补回的情况下，对责任人处罚
元。
九、采购部在采购过程中，要合理安排材料购进时间，确保工期。同时要本着节约的原则，合理安排车辆，节约运输成本。
十、采购部要不定期的到现场跟踪材料的使用、质量、产地等问题，及时纠正出现的问题，每个工程结束后，采购部、审计部、工程部一起将剩余的材料归集并办理退库手续。对没有利用价值的废弃物，由工程部负责处理，同时采购部要对工程的材料供应问题进行总结。
十一、采购结束后，采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款时，采购部填写统一的《付款申请单》（附件一），同时向财务部递交此批次材料的《材料材料单》和《到货会签单》、供应商签字盖章的《材料询价单》以及审计部审理材料采购意见，由财务部根据实际情况安排付款额度。
十二、财务部审核同意付款后，采购部应与供应商及时联系，要求供应商于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务部在收到发票后即向供应商付款。
十三、在施工过程中，如果发现有材料质量不过关、规格型号有错误等异常情况，采购部要负责进行调换、退货。
十四、采购部要根据工程部和技术部的工程变更情况，及时跟踪掌握材料的变更，适时调整采购计划，避免造成物资积压。如果因为变更后材料计划没有变更造成的物资积压，对采购部长进行
元处罚。
附件一：
**公司材料采购询价单序号材料名称规格型号单位数量报价（含税）是否送货
第五篇：采购部工作流程
第一章 货品采购
一、采购进货流程
1、对品种及供应商进行初步洽谈。
2、确定进货品种及供应商。
3、向供货商索取相关资质文件，转交质管部审核。
4、协助质管部对供应商的业务员进行合法资格的审查。
5、采购合同签订。
（1）确定采购进货明细，包括进货品种及数量，采购计划报出后的到货时间；（2）确定相应的优惠政策；（3）确认结款方式及带票与否； ①带票月结 ②带票现款 ③带票实销实结
（财务打款转账的及时性）
6、做出计划，通知发货并跟进到货情况。采购已经上报的计划需保存，留做入库依据。
二、采购进货分类
1、常规商品进货
保证日常销售采购的商品，对于这类商品的采购流程规范如下：(1)低于库存下限品种的收集途径：
① 采购部自查
② 门店断货品种报采购 ③ 配送中心断货报采购部
(2)采购品种的筛选，结合日常门店总销售量，进行采购货品的确定。(3)采购人员通过电话联系或者其他方式直接与厂家订货。(4)采购过程中如遇特殊情况需通知门店断货原因。
2、新品采购
新品采购包括：替代品采购、顾客订购品种采购及常规新品采购三大类。（1）替代品的采购，功效类似、比现有销售商品有优势的商品采购。替换商品产生的原因如下： ①格过高，货比三家，处于劣势。②厂家新品替代老化品种。③毛利低，市场淘汰。
（2）顾客订购品种的采购，顾客必须在门店交订金，采购部专门为其采购的品种。
①采购确定到货时间，超过约定时间导致门店不能销售的由采购负责。（特殊情况除外）
②这类商品采购数量极少，专订专销，采购做好登记，到货入库后及时送至订货门店。
③这类商品不得退货，到货后两个月内未售出由店长负责（3）常规新品的引进，是为满足公司发展的需要引进的新品。①结合本公司实际情况，对现有品类进行规划，确定新品引进。②门店部及采购部每周一次对当地市场进行了解。
第二章 到货入库跟进
一、落实到货情况
1、查当日到货入库记录
（1）核对到货的准确性，指所到品种与采购计划的一致性。若厂家发了未计划货品，退单处理。
（2）核对到货入库正确性，包括厂家、带票与否及结款方式等；
（3）仓储部收到货后严格按照要求验收，差异必须在到货的第二个工作日内准确上报采购部。
2、审核当日入库人员登记的：新品本、涨价本及效期本。（1）查看到货新品，跟进新品到货情况。
①门店定购新品，到货入库后，及时通知开单员配至门店；
②常规新品采购，入库后，在最短时间内（最迟不超过入库后第三天）铺货至门店销售并跟进。
③按照要求对新品的零售价、毛利属性进行核定；（2）查看货品涨价情况
①了解核对厂家（供应商）通知涨价与实际到货价是否一致 ②核查计划时答应给的返点及赠品是否一致；（3）查看效期本情况
配合配送中心把握好效期商品流入库中，当天内与厂家联系，做出退货或者承诺换货处理；
二、追踪未到商品
1、厂家不再生产或销售商品的追踪（1）拓宽渠道，从其他厂家进货；（2）考虑功效相似替代品的进货；
2、厂家有货但未发商品追踪
（1）当天与厂家联系，询问未发货原因。
①暂时断货不能发货的，及时追踪，最短时间内保证商品到库； ②提价而暂不发货的，与厂家谈协议，争取最后一批不涨价货品；（2）考虑一个品种多渠道进货。
①货比三家，选取最低价进货； ②充分保证货源。
三、关注销售过程，积极争取厂家资源，做商品促销活动。
第三章 业务洽谈
一、厂家合作协议的签订
1、合作协议的分类：（1）协议：
①双方约定进货量、返点；
②指定供货渠道：保证货源及价格统一。（2）临时协议：短期的促销奖励
2、合作协议包括的主要内容：参照采购合同。
3、对于长期合作的厂家，应在原有合作的基础上，为公司争取最大优惠政策。（1）精减供货商的数量，加大深度合作；
（2）把握最佳进货时机，结合公司销量，争取最大优惠政策。
二、返点的管理
1、协议好的返点严格做好登记。
2、依据签订的合作协议在规定时间内追踪厂家返点；（1）确定返点金额，确定兑换返点金额商品；（2）确定返点商品到货时间；
3、返点商品到货入库
（1）返点商品的入库按照“不带票”“月结”开单，且入库单价金额为0，并在备注注明“XX月份返点”，便于核查；
（2）返点商品要求配送入库时在《涨价本》上做详细登记，注明返点商品名称及数量；
（3）采购审核《涨价本》后，对返点商品做采购退补价、勾账，系统里恢复进货金额。
①退补后的价格是采购下次计划价格参考 ②退补后的价格是开单入库价格参考。
（4）现金返点，采购做好登记，做进系统，由返点方直接上交财务部，财务部收款后开据收据，进行勾账。
4、对于不按时按量返点的厂家，依据《合作协议》条款作出相应的处理。
三、新业务到访：
新品：有意向品种按进货流程进货。
四、老业务到访：（1）流向查询；
（2）查询进销存；（3）临时促销；
要求厂商提前做好方案，与门店部负责人沟通。（4）配合厂家统一调整商品零售价；
①厂家必须提供统一的调价函
②下发通知由门店部具体落实后反馈价格，再进行调整。（5）效期及不动销退换货跟进
第四章 退货及维修
一、公司统一要求效期、质量问题的退货
1、退货通知内容。
①通知退货的对象（门店、门店经理和开单退货）； ②退货商品明细； ③商品有批号效期的限制 ④退货时间段；
2、通知途径。①腾讯通；
② 手机短信的方式（腾讯通断网时）。
3、退货要求：
①退货通知统一由采购部在每个周二、周四十二点前下发到有关部门。②采购部在发退货通知时，门店必须在规定的时间内严格按照退货要求完成退货；
④退货打单员收到退货后，在供应商要求的退货时间内完成，并反馈采购部。
二、门店及仓库自查，发现效期及质量问题的商品，上报采购部，采购部确认可以处理的，整理下发退货通知。
三、配送中心验收时拒收商品退货
1、破损，批号效期不明商品退货：
2、资质不全，不合格商品退货；
3、近效期商品退货，效期已超过半的商品拒绝收货；
四、返修商品处理
1、门店发现有质量问题及顾客返回的商品，先报采购部确认处理方式；
2、门店凭采购部提供的处理方式退回配送中心；
3、配送中心收到商品进行登记；
4、退货开单员在《维修记录本》登记，由采购确认签字，发回厂家维修；
5、维修返回后由退货开单员返回门店。
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