采购部规划和管理

第一篇：采购部规划和管理

采购部规划和管理

现状

1：采购流程不规范，主要存在与供应商管理，供应商开发，报价，下单，对账等一系列问题。

A：供应商开发开没有收集相关的信息（营业执照，生产设备信息，公司人员信息等）。

B：没有针对供应商做相关的等级分类。C：没有正式的供应商报价单和比价信息。

D：下单没有一系列正常的规范操作（采购订单没有打印，价格，交期缺失等）。

E：和供应商对账出现分歧比较多，没有规范的对账流程和数据。F：给供应商付款后发票不能及时收回。

解决方法：A：针对供应商开发需要采购人员先给供应商发送《供应商信息调查表》，等供应商把表格回传后，采购人员和部门主管确认符合初步筛选合格后和供应商确认时间进行实地考察，到供应商工厂考核后进行打分，如符合我公司要求就导入合格供应商，如不符合就直接淘汰。

B：在和供应商进行一段时间的合作后（半年或者一年）进行数据的评估（主要针对价格，交期，质量，服务等），分三个等级（详见合格供应商目录表），a级供应商应多给订单和优先给订单，b级供应商可以正常给订单，C级供应商属于备选供应商。C：采购人员每次下单前需要让供应商以正式的文件发送报价单，应遵循两家或两家以上的供应商报价，报价全部收集好后做一个比价表然后和采购订单一起报送到部门主管签字审核。

D：采购人员下单一定要接收到需求部门的正式纸质需求单才能进行下单操作，不允许口头或者其他形式的需求进行下单，采购订单一定要产品信息,价格，交期等一系列详细的数据，等部门主管签字审核后再敲章后发送给供应商，一定要让供应商签字敲章回传，把回传后的采购订单和需求单整理好放到文件夹存档。

E：和供应商对账需要在规定时间内对好，针对一些新供应商要及时提醒，供应商发过来对账单后采购人员要及时对账并发现问题，如果没问题及时回复供应商让其及时开票，对账信息要和供应商确认然后归档。

F：在给供应商付清余款前必须让供应商把发票先开过来，收到发票后才能让财务付款。

2：各部门采购流程中的配合问题

A:目前需求部门给的采购申请单自己潦草甚至模糊不清楚，不能让采购人员及时的看清楚采购需求信息。

B：其他部门随意到采购部进行产品翻动和数据查看。

C：需求部门的信息和采购部门的信息不及时或者不一致。解决方法：

A：需求部门要把采购申请单打印好之后，经过部门负责人签字再给到采购部门进行采购。

B：样品需要整理到仓库或者单独的一个地方，其他人员不能随便到采购翻动东西

C：需求部门在提出申请时给出的产品信息或者样品一定要让采购部确认，采购部给的样品要让客户确认后一致后才能下单。

针对以上问题点和解决方法可以归纳为以下几方面

一、采购部首先要确立一下管理制度

1、采购人员的工作职责及基本目标（如采购交货及时率，产品合格率，价格等）；

2、采购计划的制定、采购订单的操作及采购订单的审批程序；

3、制定选择、评审供应商的程序文件；

4、确定公司自己的采购方式（如物料分类采购，集中采购，年度采购等采购方式）；

5、供应商评估体系文件、供应商等级评定，；

6、标准采购合同模版的建立及合同签订管理文件；

7、异常情况处理体系及文件；

8、询价、比价、批准采购的体系文件；

9、采购计划的制定、批准、采购动作、采购付款、采购入库、采购物资发票的一系列管理文件。

二、采购人员设置

采购主管1人，采购员2人，采购内勤1人

1、采购主管：统筹、日常管理和跨部门沟通；

2、采购员：执行日常采购工作；

3、采购内勤：负责实施采购计划的合并、记录、入库跟踪、对账付款相关工作及档案的建立、管理、更新等。

三、采购部工作重点

1、供应商的选择。

首先我们采购部要做到多开发物料资源，调查价格，做到货比三家，控制价格审核流程，让采购部的工作透明化，并且建立完整的采购部供应商档案及物料申购档案，同时供应商评价体系要确立为主要工作重点；做为公司合格供应商必需要能做到准时、保质、售后、乐于沟通等几个方面；完成现有物料供应商的评定工作，为公司后期的大批量生产做好准备。同时进一步发展新的供应商网络，用以获得最理想的采购价格和品质。

2、账务的清理。

采购是一份繁琐，复杂的工作。同时因为其工作性质关系，对公司产品的成本有直接影响。另外因为相关物资在采购工作的运作过程中不可避免的有退，换，等情况发生，因此必须对每一批物资的采购以及合同执行情况进行台账记录，并且做好跟踪检查，定期盘点，努力做到每笔定单的进行情况都可追溯，可查核。

3、品质保证。采购部相关人员应该经常和需求部门或者客户了解相关物资的使用状况。对所采物资的使用状态进行跟踪，了解相关参数指标性能，收集数据进行同类产品的对比。每批物资至少做一次使用跟踪并做好相应的评估计录。

4、成本控制。

采购部在日常工作中进一步提高工作效率。除采购价格等方面的控制外，还将其它方面的成本控制纳入管理优化的范围内，具体方面如办公物品的使用，计算机的使用管理，物资运输费的控制等方面。

5、采购效率。

采购部日常工作应进一步完善供应商网络的建设以及采购模式的优化，尽可能的减少采购周期，提高采购的效率和及时性。并且对各种物资的采购周期进行统计计录，提供各请购部门制定请购计划时的参考。

6、异常情况的处理。

因供应商生产能力的不足，或其它原因引发采购异常时，第一时间知会相关领导并主动应对。同时将对异常情况的发生原因进行分析处理，记录在案;如有必要，将进行法律程序进行公司利益的维护工作。

7、部门之间的协调

采购部做为一个服务性部门，将谨记自己的职责，将一切以公司为重，与公司其它部门分工协作，提高生产效率，降低成本，使公司效益最大化，为公司发展提供助力。

制作人：陆峰华 日期：2017年12月4日

第二篇：采购部规划和管理

采购部规划和管理

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采购部规划和管理 现状 1 1。

：采购流程不规范，主要存在与供应商管理，供应商开发，报价，下单，对账等一系列问题。

A：供应商开发开没有收集相关的信息（营业执照，生产设备信息，公司人员信息等）。

B：没有针对供应商做相关的等级分类。

C：没有正式的供应商报价单和比价信息。

D：下单没有一系列正常的规范操作（采购订单没有打印，价格，交期缺失等）。

E：和供应商对账出现分歧比较多，没有规范的对账流程和数据。

F：给供应商付款后发票不能及时收回。

解决方法：

A：针对供应商开发需要采购人员先给供应商发送《供应商信息调查表》，等供应商把表格回传后，采购人员和部门主管确认符合初步筛选合格后和供应商确认时间进行实地考察，到供应商工厂考核后进行打分，如符合我公司要求就导入合格供应商，如不符合就直接淘汰。

B：在和供应商进行一段时间的合作后（半年或者一年）进行数据的评估（主要针对价格，交期，质量，服务等），分三个等级（详见合格供应商目录表），a 级供应商应多给订单和优先给订单，b 级供应商可以正常给订单，C 级供应商属于备选供应商。

C：采购人员每次下单前需要让供应商以正式的文件发送报价单，应遵循两家或两家以上的供应商报价，报价全部收集好后做一个比价表然后和采购订单一起报送到部门主管签字审核。

D：采购人员下单一定要接收到需求部门的正式纸质需求单才能进行下单操作，不允许口头或者其他形式的需求进行下单，采购订单一定要产品信息,价格，交期等一系列详细的数据，等部门主管签字审核后再敲章后发送给供应商，一定要让供应商签字敲章回传，把回传后的采购订单和需求单整理好放到文件夹存档。

E：和供应商对账需要在规定时间内对好，针对一些新供应商要及时提醒，供应商发过来对

账单后采购人员要及时对账并发现问题，如果没问题及时回复供应商让其及时开票，对账信息要和供应商确认然后归档。

F：在给供应商付清余款前必须让供应商把发票先开过来，收到发票后才能让财务付款。2 ：各部门采购流程中的配合问题

A:目前需求部门给的采购申请单自己潦草甚至模糊不清楚，不能让采购人员及时的看清楚采购需求信息。

B：其他部门随意到采购部进行产品翻动和数据查看。

C：需求部门的信息和采购部门的信息不及时或者不一致。

解决方法：

A：需求部门要把采购申请单打印好之后，经过部门负责人签字再给到采购部门进行采购。

B：样品需要整理到仓库或者单独的一个地方，其他人员不能随便到采购翻动东西

C：需求部门在提出申请时给出的产品信息或者样品一定要让采购部确认，采购部给的样品要让客户确认后一致后才能下单。

针对以上问题点和解决方法可以归纳为以下几方面 一、采购部首先要确立一下管理制度 1、采购人员的工作职责及基本目标（如采购交货及时率，产品合格率，价格等）； 2、采购计划的制定、采购订单的操作及采购订单的审批程序； 3、制定选择、评审供应商的程序文件； 4、确定公司自己的采购方式（如物料分类采购，集中采购，采购等采购方式）； 5、供应商评估体系文件、供应商等级评定，； 6、标准采购合同模版的建立及合同签订管理文件；

7、异常情况处理体系及文件； 8、询价、比价、批准采购的体系文件； 9、采购计划的制定、批准、采购动作、采购付款、采购入库、采购物资发票的一系列管理文件。

二、采购人员设置 采购主管 1 人，采购员 2 人，采购内勤 1 人 1、采购主管：统筹、日常管理和跨部门沟通； 2、采购员：执行日常采购工作； 3、采购内勤：负责实施采购计划的合并、记录、入库跟踪、对账付款相关工作及档案的建立、管理、更新等。

三、采购部工作重点1、供应商的选择。

首先我们采购部要做到多开发物料资源，调查价格，做到货比三家，控制价格审核流程，让采购部的工作透明化，并且建立完整的采购部供应商档案及物料申购档案，同时供应商评价体系要确立为主要工作重点；做为公司合格供应商必需要能做到准时、保质、售后、乐于沟通等几个方面；完成现有物料供应商的评定工作，为公司后期的大批量生产做好准备。同时进一步发展新的供应商网络，用以获得最理想的采购价格和品质。2、账务的清理。

采购是一份繁琐，复杂的工作。同时因为其工作性质关系，对公司产品的成本有直接影响。另外因为相关物资在采购工作的运作过程中不可避免的有退，换，等情况发生，因此必须对每一批物资的采购以及合同执行情况进行台账记录，并且做好跟踪检查，定期盘点，努力做到每笔定单的进行情况都可追溯，可查核。

3、品质保证。

采购部相关人员应该经常和需求部门或者客户了解相关物资的使用状况。对所采物资的使用状态进行跟踪，了解相关参数指标性能，收集数据进行同类产品的对比。每批物资至少做一次使用跟踪并做好相应的评估计录。

4、成本控制。

采购部在日常工作中进一步提高工作效率。除采购价格等方面的控制外，还将其它方面的成本控制纳入管理优化的范围内，具体方面如办公物品的使用，计算机的使用管理，物资运输费的控制等方面。

5、采购效率。

采购部日常工作应进一步完善供应商网络的建设以及采购模式的优化，尽可能的减少采购周期，提高采购的效率和及时性。并且对各种物资的采购周期进行统计计录，提供各请购部门制定请购计划时的参考。

6、异常情况的处理。

因供应商生产能力的不足，或其它原因引发采购异常时，第一时间知会相关领导并主动应对。同时将对异常情况的发生原因进行分析处理，记录在案;如有必要，将进行法律程序进行公司利益的维护工作。

7、部门之间的协调 采购部做为一个服务性部门，将谨记自己的职责，将一切以公司为重，与公司其它部门分工协作，提高生产效率，降低成本，使公司效益最大化，为公司发展提供助力。

制作人：陆峰华 日期：2017 年 12 月 4 日

第三篇：采购部管理与未来规划

采购部管理与未来规划

一、采购部的管理

1、制定采购作业标准规范采购人员的作业流程,提高工作效率,减少出错.a、必须根据多途径，少环节，货比三家，适时，适地，适质，适量，适价保证原物料的供给。b、必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析。

c、定期与不定期召开例会。例如：根据年、季、月销售和 生产目标应定期举行；根据原物料的采购特点及资金调度情况应不定期的举行。

d,采购部和财务部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料.e,临时的、紧急的采购，由使用部门提出申请，采购部负责询价，呈总经理签准。

f,具体采购业务由采购部负责执行，而特定仪器、设备之采购须由技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。

g,定期对采购人员进行业务知识和职业道德培训考核，以提高采购人员的业务能力和思想品德水平制定KPI考核指标对员工表现进行考核(如:来料良品率的提升,减少新增加呆滞物料金额,材物料库存金额控制,交期达成率)

2、材物料的请购原则，分析方法。

a,请购作来必须“5R”原则适时，适地，适价，适量，适质。降低库存、减少呆滞产生，使生产顺畅。b,协助技术工程人员对产品建立物料清单（BOM）,以便后续请购和避免错误请购。

c, 根椐原材料，零配件，器材，包装物等，不同属性制定适合的请购方法。如：ROP：定量请购法；MRP：定期请购法等.d,定期对请购方式进行讨论研究和修定。如：ROP中的最底定购点，MRP中的请购时间和耗损率。e,采购人员制定采购计划后，需经采购部经理审核后，才能下单供应商订购。下单后必须追踪，督促交货进度。

3、供应商管理和开发

a对已有供应商进行产能,品质,交期的审核工作,以确定原有供应商的能力。

b,为确保货源，对于经常采购的原物料，应寻找两家或两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。

c，在制定月度或采购计划时，告之每月货款多的供应商明年计划和预估请购量，以请购量获取价格优惠或拉长应付账款天数。并可以建立深层合作关系。

d,建立供应商分级制度.据供应商的信誉状况、货源稳定性(数量、品质)、资金状况、发运能力等方面进行分类对不合格的供应商进行淘汰.并开发新的优质供应商.e,应积极调查原物料资讯，收集原物料市场行情，积极开发新的供应商,以降低采购成本

f,开发原料新供应商时，应取样经品管部或使用部门检验分析，提出报 告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细 评估，决定是否列为供应商。

4、合同和货款结算

a, 所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份(一份采购部自存，一份 交供应商，一份交财会部)。信件和数据电文可以作为合同附件，应注 意互相之间时间和内容的一致性。

b, 如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部经理报送总经理核准后才可变更，必要时，可临召开会议讨论决定。

c, 采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不得含糊其辞

d,所有合同经采购部经理签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专 用章后生效。合同签订后若有异议，应按《合同法》有关规定处理。

e,采购部根据所订原料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间，填报 “原料采购用款计划”报财会部筹款，每周或每月应提报“付款计划”报财会部和总经理。

f原料的付款凭证有：采购申请单、合同、原料收货报告、发票；物料/零件的 付款凭证有：采购申请单、合同、验收单、发票。

g,采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止出现差错。

5、仓库管理和库存控制

a,必须做到仓库人员负责制，做好出入库登记，严格按照“先入先出”原则。

b,对物料进行编号便与采购，贮存，发放，出货核销。

c,对危险品，贵重品，易锈，易碎进行标识，根椐不同程度实施级别管理。

d,实行ABC库存管理法，以提高工作效率。

e，对ROP（定量请购）和国外请购的物料的安全库存设定要合理，定期需要讨论研究。国内请购物料可通过缩短向供应商请购的前置时间和提高交期准确率来减少安全库量，最终实现0库存。

f，实行日盘点/月盘点/年终盘点，以督促仓库人员认真工作和确认帐，物一致性。

6、物料/设备接收和不良退货

a, 物料/设备到厂后，接收人员核对采购计划、供货合同、技术说明书等的具体要求；对于 无计划、无合同的物料仓库管理员应拒绝接收。

b,对接收物料设备，品保和技术人员应该1至2工作天内对其进检验。检验合格，仓库人员入库处理。不合格的，应放置退货区并标识通知采购人员按排退货处理。

7，异常情况处理

a，如遇供应商送来的原物料品质、数量等与合同规定的不相符，应及时书 面通知供应商处理。

b，如临时需采购原物料，则须按以下程序办理：使用部门申请→总经理核准→采购部询价、比价→总经理核准→采购部采购→品管部或使用部门验收。

c,因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂，应以逾期交货处理。

d,如遇异常事情，物料无法满足生产需求。（如供应商无法满足交期，物料品问题等）必须立即通知上级处理不得隐瞒

二、采购部未来规划

1、随着公司的发展不断状大，除了完善管理制度外，还需进行信息化管理。

a，建立适合自身的采购物流系统，使公司进入信息化，提高工作效率。（在前提的物料清单建立，请购方法制定，料编和供应商资料整理入档等，已为建立系统提供了数据的支持。）

b，EOS（电子自动订购系统）的建立。公司与供应商利用订购系统，可以实现订货作业和信息的交换，缩短从接到订单到发货订货时间。降低订货出错率，节省人工费，最终有利于减少公司库存。（对每货款多和关系良好的供应商优先建立）。

2、在电子系统的帮助下可以实际先进的采购方式。通过先进的采购方式减少采购成本，降价库存。

a，SSTS模式：Stock Shipped To Shop，直接送货至使用部门。供应商商根据我司定期提供的需求计 划按照计划把需求部門需要數量的产品送至使用地點（产品免检，适用于品质稳定，价值底的物料，例如贴纸，标签，包装袋和纸箱等，可实际0库存管理）

b，CON.S模式：Consignment，寄售/委托销售模式。供应商租用我司一定数量的闲置仓库，按照我司预估订单，一次送进一定数量的产品到仓库。公司根据实际生产需要领取倉库内产品，月底結算，使用多少，結算多少.（适合：用量大，价值高，不易变质的原材料，例如：钢材）

c,Collaboration Extension :延展计划.供应商根椐我司提供的预估计划進行備料並生產, 待接到我司正式的采购计划后, 48小時內出貨（与供应商有长期良好合作关系，对订单有较准确的预测）。

制作人：苏敬慈2012年3月20日

第四篇：采购部工作总结及规划

采购部工作报告

进入采购部一年多来，通过公司领导和同事的支持和帮助，各项工作都得以顺利完成，在这一年里基乎每天都在学习和忙碌中度过，为了更好地方便公司将采购部工作开展下去，现将采购部相关工作存在的问题作如下总结：

我司所有部门都有着各自的管理制度，当然采购部也不例外，极力控制采购成本，保质保量地完成各项采购任务一直是公司采购部的工作目标，因采购部是公司所有部门的辅助部门，是公司正常运营的枢纽，因而也是公司存在问题最多的部门，如采购及时率仍然尚有达标，迟发货，质量不合格等因素仍然存在，总结这些问题的跟本，我从如下几个方面分析和建议：

1、采购合同审核周期太长，导致采购周期较多停滞在采购前的合同审

核中，建议采购对主材等作出更多的备用厂家，并作出计划，包括比价、质量、供贷及时率等均作出存档，采购和审核组各执一份

2、采购公司内部下单技术要求图纸无明细标注，且采购下单后技术变

更太频繁，导致采购物料退料、返工等造成的迟发贷现象常出现，建议技术部设置技术审核的专项责任人，同时对技术变更作出记录，作为技术部考核凭据，从源头杜绝此现象发生

3、采购流程繁琐，常规流程如盖章、请款、比价等均为手工和OA各

执一份，且各流程负责人各执其职，导致采购部整天的工作均耗在走流程和跟流程上，建议采购部经理理好规划部门内部流程，同时去除不必要的繁琐流程

4、采购部人员流动太大，部门各成员间融洽度不够，部门经理与员工

沟通太少，新员工未能得到更好的关怀，导致员工工作能动性太差，各项工作均存在被动性，且员工薪资梯度不够，没有明确的绩效考核标准，建议公司人事等高层对采购介入管理，充分调动人的积极性和能动性，去除更多的空话和白话，让每位员工均能感受到在闽光能有自己的一番天地

5、公司对采购的物料没有经过有效的检验，更为重要的是质量部没有

建立每年对常用供应商的质量评估报告，导致采购到公司产品出现

质量异常均是临时通知供应商来我司整改，没有作出更好的预防措

施，重复让公司作出浪费时间的工作，建议公司质量部作出更好的IQC检验规划，公司管理层落实工作，不做表面工作

6、公司设备、固定资产管理没有更好地落实，各种辅材采购回来，各

部门没有作出合理保管，一到设备坏了才仓促通知请购，维修，且

无明确型号，厂家，各部门均是临时要临时通知，无更好的辅材管

理规划，给采购工作造成极大的压力，建议各部门主管作出更好的设备和固定资产管理和、月度采购计划

7、各部门协调欠佳，出现问题没有具体、合理的处理方案，更多的是

用争吵，这样的工作如菜市场买菜无异，各部门主管没有更好地起

到中层管理的作用，各种会议频繁，且无更好的会议准备和会议决

议方案，建议规范中层管理，让中层管理起到更好的实在作用

以上即为我在采购部一年来的工作体会，闽光的发展，采购部相关问题首当其冲需要解决，当然公司采购部也有成功和可取之处，在以后的工作中，我会更加努力学习，不断积累相关经验，高标准完成各项工作。

报告人：11111

2012/3/11

第五篇：2015采购部管理评审

质量管理体系工作报告（采购部）

JL 060

使用顺序号：

在公司持续有效运行GB/T 19001-ISO 9001和YY/T 0287-ISO 13485质量管理体系的基础上，采购部全体员工以“为公司节约每一分钱”的思想为指导，积极落实采购工作要点和年初制定的工作计划，坚持同等质量比价格，同等价格比质量，争取以最小的成本，采购优质高效的产品，现将全年工作总结如下：

一、组织实施“阳光采购策略”公开透明地按采购程序办事，在采购前、采购中、采购后的各个环节中主动接受其他部门监督。2015年我们进一步强调采购工作透明，在采购工作中做到公开、公平、公正。不论是大宗材料、设备还是小型材料的零星采购，都尽量多地邀请相关职能部门参与。即使在时间紧，任务重的时候，也始终坚持这个原则，邀请相关人员一起询价，采购前、采购中、采购后的各个环节中主动接受监督。即确保工作的透明，同时保证工程进度。

二、积极分解公司的质量目标。

采购部的质量目标准时交货率为99.5%。从全年的目标达成情况来看采购部制定的目标是切实可行的，符合体系文件要求的。虽然有时会出现供应商不能按期交货的情况，但通过与供应商进行沟通协调，加上多选择几家供应商，大多数情况下都能满足公司所需的交期。有时虽然出现供应商送货不能满足公司要求交期的情况，主要是订单下得急。针对这种情况，公司尽量提前下单、多选择几家供应商并加强与供应商的沟通，来进行改善，努力提高原材料料准时交货率满足公司生产所需。

因为在确定新的供应商前采购部都是严格按照程序文件的要求，筛选新的供应商，每年对供应商进行选择和评估，不符合公司产品要求的供应商不予选择，拒收不符合公司要求的原材料，并且在采购过程中与生产，技术，质量等相关部门做好沟通，严把产品质量关，所以在一整年的采购过程中，没有什么大的质量事件发生，圆满地完成了公司分解的质量目标，采购产品合格率部不低于99%。

三，内部审核情况报告

采购部在内审中发现一个不合格项：合格供方宁夏东方钽业的资质过期，原因是宁夏东方钽业有限公司是我们公司的成熟供应商，资质也在不断地收集和更新，但是因为今年企业更换了法人，新的资质还没有下发，所以暂时没有更新该企业的资质。内审后采购部又重新统计了合格供应商的资质，确认没有其他合格供应商的资质过期，电话通知宁夏东方钽业股份有限公司，新的资质下发后，尽快传给我公司。

根据2015 总结的情况，列出以下重点作为 2016工作开展的参考。

1.完善采购部的工作流程（内部沟通、运作流程，对内对外接口等）； 2.完善供应商的档案管理（收集必要的资料、包括合格供方再评价）；

3.完善供应商的绩效管理（包括一些数据的统计、问题的分析处理）； 4.对于采购部的工作人员做一些培训，确保上岗人员胜任本职工作（包括产品知识的培训以及新进员工的岗位培训等）；

采购部：