印章使用制度及管理办法

第一篇：印章使用制度及管理办法

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印章使用管理办法

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第一章 总则

第一条 为维护公司各类印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，从上市公司运作规范需要出发，避免印章管理出现不规范行为，有效地维护公司利益，特制定本办法。

第二条 本制度所指印章，包括公司行政印章、公司法人代表印章、总裁私人印章、财务总监印章、公司财务专用印章、公司发票专用章、工会行政印章、工会主席印章、工会财务专用印章、分公司印章。

第三条 本办法适用于公司各部门、各办事处及各分公司的公文、便函、授权委托书、介绍信、证明、证件、证书、统计报表及对外签署的合同、协议及其他需用印章的文本等。

第四条 印章的使用，必须严格执行我公司印章使用管理规定，凡不符合本办法的，一律不得用印。

第五条 公司行政印章、总裁私人印章、工会行政印章、工会主席印章由综合部负责管理和使用；公司法人代表印章、公司财务专用印章、财务总监印章、工会财务专用印章、公司发票专用章由公司财务部负责管理和使用；分公司印章由各分公司自行保管。上述印章外的其他印章由公司总裁授权各相关部门管理和使用。

第二章 印章的适用范围

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第六条 总公司印章的使用范围

（一）公司行政印章：使用于以公司（分公司、办事处）名义上报行政机关、省、市、区政府部门的重要公函和文件，以公司（分公司、办事处）名义出具的证明、函件及下发的各类内部文件，以公司（分公司、办事处）名义签订的各类协议、合同等有法律约束力的文件。

（二）公司法人代表印章：使用于由公司法定代表人签章的文件、合同、法人代表授权委托书、统计报表、财务支票汇票等。

（三）公司财务专用章：使用于公司（分公司、办事处）财务部开具支票汇票及其他财务凭证等。

（四）工会行政印章、工会主席印章：使用于以工会名义出具的公告、报告、文件、函件等。

（五）工会财务专用印章：使用于工会财务涉及工会账务开具支票及其他工会财务凭证等。

（六）总裁私人印章：使用于需总裁签字盖章的文件、公函等。

（七）财务总监印章：使用于公司对外报送财务相关资料性文件等。

（八）公司发票专用章：使用于公司对外开具发票等。

第七条 分公司印章适用于以分公司名义签订的一般日常业务文件、出具的证明等。

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第三章 印章的刻制

第八条 总公司所有印章的刻制由公司综合部统一办理。需刻章的部门应填写《****信息技术股份有限公司印章刻制申请表》（见附表1），报公司总裁批准后，由公司综合部根据法律法规程序按具体规格要求统一刻制。

第九条 分公司印章的刻制根据法律法规相关要求向总公司提出刻章申请，经总公司总裁审批通过后方可按程序办理。

第十条 公司及分公司、办事处的其他任何部门和个人均不得私自刻制公司各类印章。

第十一条 新印章要做好戳记，并由综合部留样保存，以便备查。

第四章 印章的使用

第十二条 总公司行政印章的使用规定

（一）以公司名义对外发出的公文（如向政府机关提请的报告、公司股东会决议等重大文件）由经办人填写《公司行政印章用印申请单》，经部门经理签字、总裁批准后由综合部对文件原稿用印。业务专用授权委托书由经办人填写《公司行政印章用印申请单》，经部门经理签字、分管领导批准后由综合部负责用印，其他授权委托书由总裁批准后综合部负责用印。

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（二）对外签署的业务合同或协议，由经办人填写《公司行政印章用印申请单》，经公司副总裁或总裁批准后综合部负责对文件原稿用印。

（三）公司对外提交的各类业务报表（财务报表、统计报表），由申请人填写《公司行政印章用印申请单》，经申请人部门经理审核签字，报分管领导或公司总裁审批签字后由综合部负责用印。

（四）公司开具的便函（例如：放行条）、证明（例如：在职员工证明、收入证明）、需要公司资质材料复印件加盖公章的，由申请人填写用印登记本，经申请人的部门经理审批签字后由综合部负责用印；员工离职手续办理中需用公司行政印章的文本，由人力资源部人事专员填写用印登记本，经人力资源部经理审批签字后由综合部负责用印。

（五）使用公司工会行政印章、工会主席印章的，由综合部自制用章登记表，由申请人填写后，经申请人部门经理审批签字后综合部负责用印；

（六）使用总裁私人印章的，由综合部自制用章登记表，经申请人所在部门经理审核签字后、由综合部经理审批使用。

（七）财务人员依日程工作权限及常规工作内容使用公司财务专用印章、法人代表印章、财务总监印章、工会财务专用章的，由财务部自制用章登记表经财务经理审批后使用。

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（八）上述未规定事项的印章使用审批程序，至少由申请用章部门经理审批，综合部根据实际情况审核申报后方可用印。

（九）需要用印的部门按用印材料的名称、份数、事由及所需印章名称填写《公司行政印章用印申请单》（附表2）根据以上用印审批程序申请用印。

（十）外单位人员用印，须经相关部门经办人的陪同，由经办人按相关程序申请办理用印手续后方可用印。

第十三条 公司各办事处、分公司使用总公司印章、分公司印章的规定

（一）公司各办事处、分公司需使用总公司行政印章时，需要认真 填写《各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表》（附表3），由用印人的办事处或分公司经理签字后随同用印文件一并邮寄回综合部，经综合部审核无异议后按相关流程进行办理。

（二）若办事处或分公司直接向总公司索要相关用印资料，需事先以邮件方式发送说明用途，经综合部经理确认后，综合部工作人员方可为相应办事处/分公司准备用印资料并安排邮寄。事后办事处或分公司工作人员需补交《各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表》一份，邮寄回总公司综合部。

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（三）分公司印章的使用由分公司工作人员根据实际情况打印《分公司印章用印登记表》，认真填写分公司用印记录，并于每月底统一将用印记录原件邮寄回总公司综合部备案，各公司保留复印件存档。

第五章 印章的管理

第十四条 印章的管理

（一）公司行政印章由综合部经理负责直接用印。综合部经理不在公司时，可委托专人进行用印，并办理印章交接程序。

（二）各部门借用公司行政印章到公司外用印时，必须由借章经办人在综合部经理处的《公章借出登记本》上进行登记，认真填写借章时间、借章人、事由等事项，由总裁审批签字后方可借出公章。公章在借出时间内，须由一人以上随同监印，并于当天下午5：30以前将印章归还到综合部。

（三）公司各类印章分别由部门经理指定专管人员保管和按规定使用。每天上下班，应仔细检查所保管印章是否安全上锁，若发现意外情况应立即报告相关领导。工作时间印章专管人员因外出不在岗位时，应将印章妥善保管。

（四）印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，应事先指定他人代管，专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意

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事项。专管人员正常上班后，应首先向代管人员索取回印章，并妥善保管。

（五）印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。

（六）未按批准权限用印或用印内容有误的，印章专管人员不予用印；经办人拒绝专管人员审核用印内容的，专管人员可拒绝用印，或报告领导处理。

（七）印章专管人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理。

（八）因特殊原因需要停用印章的，由总裁决定并签字同意，由综合部将停用原因、停用时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。

第六章 用印规范

第十五条 用印的规范

（一）用印及盖章位臵要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。

（二）介绍信、证明信如有存根，要在落款和间缝处一并加盖印章。

（三）不得在空白表格、介绍信、空白便函、空白证件上用印。

第七章 附则

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第十六条 本办法由综合部负责拟定并适时进行修改，报总裁批准后自颁布之日起实施。

第八章 其他

附件1：《****信息技术股份有限公司印章刻制申请表》 附件2: 附件3：《各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表》附件4：《分公司印章用印登记表》

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综合部 二○一一年十一月 《公司行政印章用印申请单》（总部）

第二篇：印章使用管理办法

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印章使用管理办法

第一条为加强对公司印章的使用及管理，特制定本办法。

第二条本办法所指公司印章是指代表公司、分公司权利义务的行政公章及合同专用章、财务专用章等专用印章和董事会、监事会印章。

第三条印章刻制

3.1公司印章的刻制统一由办公室提出并报请董事长批准后刻制。

第四条用印手续与审批

4.1需使用公司行政公章时，应先填写“用印申请单”或“报告审批单”，写明申请事由报公司主管部（室）和分管领导签署意见后，报请总经理批准，然后连同用印文件一并交印章管理者用印。

4.2需使用分公司行政公章时，需填写“用印申请单”或“报告审批单”，写明申请事由，经分公司负责人签署意见，并报公司主管部（室）签署意见后由分管领导批准，然后连同用印文件交印章管理者用印。

4.3需使用公司合同专用章的经济合同文件，由承办单位填写“用印申请单”或“合同审批单”，写明事项交（合同文本交法律顾问室审核）公司主管部（室）审查、分管领导签署意见后，报总经理审批，然后连同用印文件交印章管理者用印。

4.4董事会、监事会公章使用，应分别报董事长或副董事长及监事会召集人审批。

4.5财务专用章使用按公司有关财务管理办法规定执行。

第五条严禁将公司行政公章借给非印章管理专人使用或带出公司，如确需借出或带出时，应报经总经理批准。

第六条印章管理由公司办公室或指定的专人保管。

第七条本办法从发文之日起实施。

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第三篇：印章使用管理办法

印章使用管理办法

第一章总则

第一条为规范公司印章的使用，降低印章使用的风险，特制订本办法。

第二条总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人填写《印章管理登记表》（附表1）签字领取印章，指定专人保管。

第三条本办法适用于公司各类印章。

第二章 印章的刻制

第四条公司的印章刻制均须报分公司总经理审批。（见附表2：《印章刻制申请表》）

第五条公司各部门的专用章（办公室、业务部、仓储物流等），由公司根据各部门工作需要自行决定其形体、规格。

第六条未经总经理批准，任何部门和个人不得擅自刻制本公司各类印章。

第三章 印章的分类及适用范围

第七条印章的种类包括公司的行政印章、业务印章、因公使用的私人印章。

第八条行政印章是指公司的行政公章、财务专用章、发票专用章、合同专用章等。业务印章是指仓库使用的发货章、收货章，结算用的收讫、付讫章等。

第九条公司的行政公章对外使用具有法律效力，可用于证明、签订协议、合同及用于对内发布公文等。具体适用范围如下：

1、授权书：仅限于“授权经销商代表好孩子投标”，“授权经销商在特定区域销售好孩子产品”，“授权广告公司使用好孩子相关标志”三种授权书；

2、提货证明：仅限于分公司领取总公司以邮寄或零担方式发送之物品时，承运方要求证实“好孩子公司”身份的提货证明；

3、身份证明：指对经销商（终端卖场、母婴店、零售网点）出具的身份证明及因公需要对员工个人出具的身份证明；

4、电信证明：仅限于“办公电话开户、移机、过户”及“办公电话清单打印”等；

5、人才招聘广告；

6、社会保险及公积金材料证明；

7、广告制作品收货单；

8、发送正式公文、电函、传真件；内部奖励与处罚通知；报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等；

9、员工调动、任免聘用、劳动合同、协议等人事资料及档案；

10、其他由公司出具的证明及有关材料。

第十条公司的财务专用章、发票专用章、合同专用章等是以公司名义对外从事相应业务工作而专项使用的公章，对外使用具有法律效力，具体适用范围如下：

1、财务专用章：用于支票、财务报表及相关会计函件等；

2、发票专用章：用于普通发票和增值税专用发票等盖章；

3、合同专用章：仅限于对外签署合同时，在合同书上盖印使用。

第四章使用流程

第十一条日常使用

1、除日常范围内的印章使用外，特殊用途须加盖印章的文件材料，使用前要由经办人填写《印章使用审批单》（附表3），并经指定的审批负责人进行审核。审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内，审批通过后通知印章保管人员后，方可使用印章。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖印章的文本连同《印章使用审批单》归档保存。

2、公司印章原则上不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写《借用申请表》（见附表4），并必须两人以上一起办理借用手续，在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责（公司证照原件借用按此条规定执行）。

3、印章保管员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，财务用章由部门负责人指定专人负责，行政用章移交人事行政部负责。并办理移交手续，填写印章移交登记表。（见附表5：《印章移交登记表》）

3、员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，总经理签字后方可盖章。

4、任何印章管理人不得在当事人或委托人所持空白格式化文件

上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。

第五章 注意事项

第十二条印章管理：印章由指定保管人专人妥善保管。保管人对所负责的印章丢失或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。

第十三条 印章加盖、存档：

1、凡加盖公司印章的所有证明材料、通知文件等均应一式两份，加盖骑缝章后一份交由使用，另一份由印章保管人按编号存档，以便日后核查。

2、印章的日常使用总经理必须在用于存档的证明材料、通知文件上签字确认；严禁出现印章被其他人随意使用的现象发生。

第十四条内容登记：由印章保管人填写《印章使用登记表》（见附表6），填写内容务必完整、准确，不得随意缺省任何项目。

第六章 违规使用处罚

第十五条违规使用处罚如下：

1、未按流程使用印章者，视情节轻重处于100—1000元罚款；

2、因违规使用给公司造成经济损失或其他重大影响的，公司将追究其经济与法律责任。

第七章附则

第十六条本办法解释权归公司总经理。

第十七条本办法从发布之日起实施。

附件:《印章使用管理表格》

发： 各部门

送：分公司总经理 拟稿人：人事行政部

第四篇：印章使用管理办法

印章使用管理办法

为了加强处里印章管理工作，特制订本办法。

第一章 管理原则与范围

第一条 处里印章实行集中统一管理，使用按程序审批，建立印章使用登记制度。

第二条 处里使用的“”印章和“”专用章均属管理范围。

第三条 综合科负责对处里各类印章统一管理，其文秘人员负责印章的保管、使用和登记等项工作。财务专用章由处财会人员管理。

第四条 阶段性工作任务需刻制印章时，须经主任批准。所刻印章原则上由综合科集中管理，确需业务科室管理时，由业务科室指定专人按本办法规定，严格管理。工作任务完成后，交综合科保管或销毁。

第二章 使用审批程序

第五条 处里政务活动用印，使用“XXXXXXX ”印章，由主任签批。

第六条 公文用印。按公文签批程序办理完毕打印后，凭领导签发的文件底稿在综合科登记，登记内容填写完备后，文秘人员方可盖章。联合发文，挂本处文号的，按本处文件处理；不挂本处文号的会签文件，须经业务科室和处领 1

导签字，由业务科室经办人员办理登记后，方可盖章。

第七条 业务工作用印的审批权限及程序，由业务科室提出审批权限细则，按审批权限及程序，经主任同意，主任办公会审定后，作为本办法附件一并执行。

第八条 因公务活动外出需开介绍信的，经主任同意，文秘人员开具制式介绍信后，由主任或综合科长在底联签字，办理登记手续后，方可盖章。一般不得开具空白介绍信，如确因工作需要，经主任批准在印章使用登记册上注明原因后方可盖章，并在公务活动完毕，到综合科说明使用情况，办理补填手续。

第九条 以处名义出具证明盖章，属殡葬管理业务工作范围，按业务用印审批程序办理。凡涉及个人政治面貌、身份关系、工资、人事、财务等方面的证明，须经主任同意，办理登记后，方可盖章。

第十条 财务盖章，一律由处财会人员负责，其收费按登记程序加盖处财务专用章。具体按处财务管理制度有关条款办理。

第三章 使用登记

第十一条 由综合科建立印章使用登记册，对印章使用情况逐项登记。具体登记工作由综合科文秘人员负责。

第十二条 印章登记内容包括：印章名称、使用时间、使用分类（发文、证明、介绍信等）、内容要点、签批领导、盖章数量、经办人签字等。

第十三条 财务专用章使用，由财会人员登记。登记内容同上。

第四章 附 则

第十四条本办法执行后，凡未办理印章使用登记的，或登记内容不全而使用印章的，由印章管理人员负责；造成严重后果的，追究印章管理人员和经办人员责任。

第五篇：印章使用制度

开拓掘进科印章使用管理制度

1、本制度管理对象为本科室公章。

2、本科室公章由当天值班人员负责保管，保管人员临时外出时可临时委托下一值班人员代为暂时保管，不得随意乱放。

3、科室下发的通知、证明、变更等技术类文档需加盖科室公章的，印章保管人员必须见文档上的正/副科长签字或口头同意后方可加盖。

4、技术协议、合同、上报报表等合约性文档及对外文档需加盖公章的，必须经正职科长同意后，在分管副科长监督下方可加盖；特殊情况下可由分管副科长电话向正职科长请示同意后，方可加盖。

5、科公章每天保管人员必须高度负责。工作期间如发现人员私拿私盖应立即制止，并问清原委，然后按本制度“

3、4”条规定执行。

6、保管人员负责监督保管期间公章的使用监督及维护，缺油时及时补充，发现损坏及时上报，不得影响正常使用。

7、以上要求需严格遵守，否则每次对责任人罚款50元。如发生由于监督不力，导致私盖公章给科、系统、矿带来不良影响的，另行分析处理。