资金监管系统操作手册

第一篇：资金监管系统操作手册

资金监管系统操作手册

一、签订三方监管协议

开发企业就具体的预售商品房项目到金融机构窗口开设监管账户后，监管机构、金融机构与开发企业就为具体的预售商品房项目签署三方监管协议，协议约定将所有该项目的预售资金全部纳入监管范畴。三方协议签订主要在线下签订，不入系统。系统在开设账户时录入监管协议号，资金监管撤销也必须由三方同意后才能撤销.监管协议将作为商品房预售证办理的必收材料，否则不予受理。

开设账户撤销监管金融机构监管机构三方监管协议监管账户开发企业

预售商品房项目

图

1、监管业务关系示意图图

1、开发企业端，在“预售资金监管申请”模块中，选择对应项目，然后提交’监管申请’，最后打印“商品房预售资金监管申请书”。

2、市场处政府管理端，在“预售资金监管申请”模块中，根据开发企业提供的监管申请书，选择对应项目进行审批工作，最后打印“建立商品房预售资金监管账户通知书”。

3、银行管理端，在“预售资金监管申请”模块中，根据开发企业提供的“建立商品房预售资金监管账户通知书”，选择对应项目进行审核工作，最后打印“商品房预售资金监管账户证明”。

4、市场处政府管理端，在“预售资金监管申请”模块中，点击“签订协议”，输入项目的工程造价、重点监管金额，并在线下签署三方协议。

二、资金缴交管理

对于签订了《新建商品房预售资金监管协议》的项目所有相关资金的收取与拨付都要进行监管。

购房人购买新建商品房时，凭房地产开发企业在商品房销售管理网上打印的缴款通知书，到商业银行网点柜台将购房款直接缴入监管账户，并凭银行出具的缴款凭证向房地产开发企业换领购房专用发票。

1.开发企业网上打印“付款缴费通知单”；

2.购房人到商业银行凭借“付款缴费通知单”将购房款存入监管账户； 3.银行出具缴款凭证给购房者；

4.购户都凭借缴款凭证向开发企业换领购房专用发票。

三、监管资金的支付

监管项目进款后，房地产开发企业可以按规定的资金用途和工程进度，在网上申请使用资金。房管局监管部门按照有关规定到项目现场核查以后，符合用款条件的，准予支付。

1.房地产开发企业提供工程进度和资金用途清单，网上申请资金使用； 2.房管局监管部门受理资金使用申请；

3.监管部门到项目现场核查，符合条件准予支付；

4.监管机构打印准“准许支付证明”，开企业通过支取单并到银行提取资金； 5.银行根据“准许支取单”上的支付账户和资金拨付资金。

第二篇：北京市物业管理动态监管系统企业操作手册

北京市物业管理动态监管系统

系统操作手册

（企业版）

（2011年4月）

目录

北京市物业管理动态监管系统操作手册—企业版

一、用户登录...........................................................1

二、企业信息维护....................................................2

三、人员信息维护....................................................3

四、合同备案...........................................................4 4.1合同备案.........................................................4 4.2合同打印.........................................................5

一、用户登录

用户可以通过两步实现登陆物业管理动态监管系统。

1、登陆建委系统的网上办事大厅

您可登录北京市住房和城乡建设委员会网站办事大厅（http://www.xiexiebang.com），如图1-1。

图1-1

输入用户名、密码及验证码后，点击“用户登录”按钮，进入建委网上办事大厅页面。

2、选择页面左侧“我的办事大厅”一栏中的“申办业务”，在页面的右侧会显示所有业务列表，如图1-2。

图1-2

北京市物业管理动态监管系统操作手册—企业版

找到并点击“北京市物业管理动态监管系统”，进入系统首页，在此页面可以进行企业、人员信息维护及合同备案操作，如图1-3。

图1-3 注：

进行合同备案时系统会对企业信息和人员信息的完整性进行校验。在信息不完整的情况下不能进行合同的备案。

数据校验规则：

1、企业信息必须完整（企业资质的所有信息均要填写）

2、人员信息必须有法人和项目负责人信息

二、企业信息维护

企业的基本信息是合同备案的基础，在进行合同备案时须完成企业信息的维护。在系统首页点击“企业信息维护”按钮，进入到企业信息维护的页面。如图2-1所示，根据页面要求，完成规定信息的的填写。填写完成后点击“确定”按钮，系统将保存您所填写的企业信息。

北京市物业管理动态监管系统操作手册—企业版

图2-1 若企业有分公司，可在在企业信息维护页面，通过“分公司信息维护”进入分公司的信息维护页面,如图2-2。

图2-2

三、人员信息维护

通过系统首页中的“人员信息维护”进入到人员信息维护页面。如图3-1所示，您可对人员的信息进行增加、删除、查看和修改的操作。

图3-1 注：

1、在进行人员维护时，一个人员只允许在一个企业中维护。

2、人员信息中的项目负责人信息的岗位资格证书和岗位资格证书号不能填写，系统会自动更新。

北京市物业管理动态监管系统操作手册—企业版

四、合同备案

用户完成了企业信息和人员信息的维护，便可以进行合同备案。点击系统首页中间的“合同备案”，进入合同备案页面，如图4-1。

图4-1

4.1合同备案

用户点击“新增备案”，进入备案信息页面，如图4-2。填写完成后点击“申报”按钮，该项目信息会进入审核阶段，并在“已申报”列表中显示；若点击“保存”按钮，该信息会在未申报列表中显示，您可对其进行修改。

北京市物业管理动态监管系统操作手册—企业版

图4-2 注：

1、对合同备案中的要素指标进行填写时，会自动出现主表解释，引导用户进行填写。

2、在填写项目信息中如果有地下空间信息和设备设施信息，在上传附件后，系统会提示用户所提交的数据将在后台自动处理，用户需在次日重新进入系统查看数据的入库结果，如果显示“附件已入库”，您可以进行申报工作，否则须根据系统的反馈检查数据信息并重新上传。

4.2合同打印

合同打印指的是对已申报的合同打印，请您点击“打印物业服务合同申请表”按钮进入合同打印页面，如图4-3。

北京市物业管理动态监管系统操作手册—企业版

图4-3 找到所要申报的项目，然后点击“打印”按钮，系统会自动生成“北京市物业服务合同备案申请表”，如图4-4。您可对其进行打印操作。完成后请您带着打印出的“北京市物业服务合同备案申请表”及相关材料到建委办理合同备案手续。

北京市物业管理动态监管系统操作手册—企业版

图4-4

第三篇：商品房预售资金监管系统简介

预售资金监管系统

系统背景

为了加强商品房预售资金监督管理，保证商品房预售资金专款专用，政府出台了对商品房预售资金进行监督管理的相应办法。要求商品房预售资金遵循政府指导、银行监管、多方监督、专款专用的原则。商品房预售资金监管系统就是在这样的背景下产生的。银行与房地产交易资金监管机构（以下简称监管机构）的监管合作，对扩大客户交易规模、提高业务处理能力、大力发展潜在客户、促进房地产交易市场的健康发展都会有极大的推动。大量的托管资金沉淀相对稳定，会极大地推动银行负债业务的快速发展。作为房地产开发企业客户，必须在银行开立银行结算账户，当资金进入资金账户时在银行形成托管资金，资金回到客户银行结算账户时形成公司存款，综合效益尤为明显。

系统概述

新建商品房预售资金监管业务，是银行与房地产交易资金监管机构（以下简称监管机构）合作，对房地产开发企业商品预售资金实行监管的一种新模式，通过签订资金监管协议，并要求开发企业依协议将商品房预售资金存入资金监管专用账户，使开发企业对预售资金的使用必须经监管机构审核，确保预售资金依法用于预售房地产项目后续工程的开发建设，防止预售资金被挪用、转移，从而维护商品房交易双方、贷款银行、施工企业及其他相关当事人的合法权益，促进房地产市场健康发展。

系统特点

 动态需求支持

系统采用松耦合的SOA架构能更加真实的反映出与业务模型的结合，可独立于实现服务的硬件平台、操作系统和编程语言进行跨平台部署；并可以按照模块化方式添加新的功能需求或更新现有应用，以解决日益增多的业务变更。不同地区对预售资金管理条例的差异需求只需复用现有业务构件即可快速实现，个别客户或客户群的特殊要求也可以对原有产品适度剪裁得以迅速实现，可很好的适应各个机构的个性化需求。

 安全的监管体系 对预售资金账户的每笔入账进行确认并监管，消除不明基金情工况，严格控制出账渠道，实时与监管机构通信进行信息确认，并可定期向监管部门提供交易明细及汇总信息情况，支持手工和自动对账方式，提供对账监控，记录更详细的对账日志，并保存对账文件。

 系统的业务扩展性

提供多种方式从而可以通过不同渠道构建服务，能很好地把现有系统的IT资源利用起来。灵活的账户监管体系，不仅适应于目前对预售资金的监管，而且进行扩展后，可满足多种监管支付业务的需求。

 成熟基础产品应用平台

系统底层由成熟产品应用平台支持，该平台集成绝大多数地区监管模式，提供多种可选择监管模式，满足不同地区房管局监管力度要求，能在较短时间内不开发或快速配置开发完成系统上线，在同行中快速赢得市场先机。

业务功能

 开户

开发商通过监管部门审批后到监管银行申请开立监管账户，银行对账户进行只进不出监管，待监管部门激活后客户存入房款。

 资金存入 购房人与开发商签订购房合同后，通过多种渠道向监管账户存入房款，支持现金、卡折、POS、网银、支票等，其中只有通过柜面存入资金为开发商可支配资金，其它渠道进入资金，需通过柜面确认方可使用。

 资金划拨

开发商工程建设中使用账户资金，需向监管部门提出用款计划申请，待审批同意后向银行发送用款计划信息或银行到监管部门系统读取，开发商根据审批凭证到柜 台申请使用资金。

 退房交易

因购房人个人原因，经开发商同意后，向监管部门提出退房申请，审批同意后向银行发送退房信息或银行到监管部门系统读取，购房人到银行柜台根据退房申请审批单退款。

 查询交易

可用于出账明细查询及入账补录查询。

 撤消监管

工程建设完毕，开发商向监管部门申请撤销监管，审批完毕后向银行发送撤销指令，账户释放只进不出，银行撤销对资金监管。

 日终对账

日终银行将当日所有交易流水信息发送给监管部门，供对账使用。月终发送当月所有交易流水供起对账。并需要发送当日所有监管账户余额文件，供监管部门核实。逻辑结构

柜面网银银联POS渠道通道网关、安全处理资金监管系统管理接口转换、安全处理报表统计日终处理接口处理系统监控银行核心业务系统预售资金监管系统通道网关、安全处理地方政府房管局

 资金监管

监管专用账户开立、监管、撤消监管等功能，实现专用账户和预售房屋关系的登记、账户的监管控制和撤消；对入败资金的确认及对出账的严格监管控制，以及客户相关凭证与监管机构信息一致性查询。

 系统管理模块

预售资金监管系统提供了统一的管理功能，系统管理中主要包含进程控制，风险控制，监管机构接口设置，银行机构信息管理，参数设置，银行机构个性交易设置，报表统计参数设置，专户参数设置等功能。

 报表统计模块 通过管理台实现交易信息和交易数据的查询和统计功能。

 日终处理

日终银行将当日所有交易流水信息、监管账户余额发送给监管部门，供对账使用。月终发送当月所有交易流水供起对账。

 接口处理模块

满足商品预售资金监管系统连接外围系统的接口格式，包括银行交易发起渠道、银行主机业务系统及监管机构。

 系统监控

系统能对进程、线程、服务执行情况、异常情况等进行监控。

第四篇：生产管理系统操作手册

北京络捷斯特科技开展

生产管理系统

操作手册

拟制：

日期：

日期：

日期：

日期：

文档编号:

密级:

保密

修订记录

日期

修订版本

描述

作者

引言

通用功能概述

2.1

系统登录和界面介绍

2.2

通用界面和操作

2.3

我的工作台

个人日记

根底资料管理

3.1

客户管理

3.2

供给商管理

3.3

物流公司

3.4

物料管理

3.5

仓库管理

3.6

货位管理

3.7

部门管理

3.8

员工管理

3.9

车间管理

3.10

BOM

管理

3.11

数据初始化

销售管理

4.1

销售订单录入

4.2

销售订单处理

4.3

销售订单查询

4.4

发货单录入

4.5

发货单处理

4.6

发货单查询

生产管理

5.1

生产订单

生产订单录入

生产订单处理

生产订单查询

5.2

MRP操作

MRP运算

生产建议

领料建议

采购建议

5.3

生产管理

生产作业录入

生产作业处理

生产作业查询

采购管理

6.1

采购订单录入

6.2

采购订单处理

6.3

采购订单查询

6.4

收货单录入

6.5

收货单处理

6.6

收货单查询

仓储管理

7.1

单据管理

单据录入

单据查询

7.2

作业管理

作业调度

作业反应

作业查询

7.3

库存管理

7.3.1

库存查询

可视库存

财务管理

8.1

应收应付

应收款

收款处理

收款单

应付款

付款处理

付款单

数据管理

9.1

指令管理

指令跟踪

9.2

VMI管理

库存情况

销售情况

引言

本操作手册主要是按照系统功能模块介绍具体操作，本文档的预期读者是物流管理系统实训实验的设计者和操作者，可以作为辅助实训课教与学的参考手册。

通用功能概述

这一节将对系统通用的功能进行的阐述，主要内容包括系统登录界面介绍、通用界面和操作介绍以及对“我的工作台〞局部内容的介绍。

3.1

系统登录和界面介绍

用户翻开IE，输入系统地址后，会显示登录界面，如下列图：

在此界面登录人输入登录名SC0001和密码1，确认即可进入系统，如下列图：

点击进入，系统主界面包括工具栏，主菜单，导航栏，主工作页面，和状态栏几局部。如图

工具栏

主菜单项

ie的状态栏

主工作界面

导航栏项

系统会根据登录人的岗位不同显示不同的主菜单和导航栏，用户点击主菜单项，导航栏会根据菜单的不同改变。用户点击导航栏上的按钮，在主工作界面上就会显示信息内容。系统的默认主工作界面上显示的是当前用户待审批的工作事项统计，待执行的业务统计和发给登录用户的消息通告。用户可以点击工具栏上的“查看最新〞重新显示此页面。在ie的状态栏上会显示当前时间，登录人姓名、帐号，登录部门。

系统工具栏上包括隐藏导航，查看最新，修改密码，软件安装，在线帮助，签退几个功能链接。

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点击“隐藏导航〞会将系统左侧的导航栏隐藏，从而使用户拥有更大的工作空间。

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点击“查看最新〞可以重新显示系统的默认主工作页面

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点击“修改密码〞会显示用户修改密码界面，用户输入新密码后点击确定，可以修改现有的密码。

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点击“切换系统〞会显示平台系统，只有系统管理员可以随意切换到平台系统的其他任何模块。

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点击“通讯录〞会显示系统中的机构列表，选中机构会显示机构的人员、岗位列表，供查看。

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点击“在线帮助〞会显示系统的帮助，用户可以查看帮助更好的理解和操作系统。

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点击“签退〞会退出系统，显示登录界面。

删除

3.2

通用界面和操作

1：

通用删除按钮

在上表中左边是表示删除的图标，点击图标，系统会做出删除的响应。

2：通用选择对话框

系统中所有页面上标有“*〞的字段，都表示此字段是必须填写的。

在此界面中点击，可以显示下面的选择对话框。

在此界面中输入筛选条件，点击，可以显示筛选结果，点击可以清空选项。分别表示首页，前一页，下一页，末页和当前页/总页数。在页面中选择某条记录，点击【确定】系统将把选定的记录录入到界面上。在上图中双击某条记录也能完成相同的功能。

3、通用列表

列表中表头的选择框是灰色的如，说明此列表不能多项选择，否那么说明可以多项选择。

在输入框中输入数字，点击设置，会设置系统中所有列表每页显示的行数。

各按钮的意义如各按钮的描述。

点击系统会显示打印界面。

点击系统将会显示查询对话框，如下列图。

在此处可以快速输入任意一个字段的信息，点击快速搜索，系统会搜索符合条件的记录。

在此界面中点击“高级〞，系统会显示下列图所示界面。

选择一个字段名、条件标示符并输入条件表达式内容，点击新增条件将条件添加到下面的列表中，在添加多个条件时，需要先确定各条件间的逻辑关系。点击“重新设置〞按钮可以重新添加条件，确定条件后点击“开始查询〞，系统会在列表中显示查询结果。

4、选择时间

系统中，点击需要录入时间的输入框，会弹出选择时间的对话框，如上图。

5、通用编辑操作

页面分为两大局部，第一局部是用于编辑信息的，第二局部显示已经编辑的结果列表。选择【增加】，使【确定】按钮有效，在编辑信息局部输入内容，点击【确定】，在结果列表中将显示刚刚编辑的内容。在结果列表中点击要修改内容所在的行，在编辑信息局部将显示结果列表中此行的内容，点击【修改】，使【确定】按钮有效，在编辑信息局部修改信息内容。点击【确定】，完成修改。在结果列表中点击某条记录右侧的，可以删除此条记录。注意：上述编辑操作，只是在页面上编辑，信息并没有存到数据库中。在编辑完所有内容后，要点击页面上的【提交】或【保存】按钮，将信息保存到数据库中。

6、批量增加与单行增加

上图中假设勾选“批量〞选项，再点击【添加货品】系统会显示下列图所示的对话框。

上图中点击【选择】，系统会将【选择】所在记录添加到页面上，此时对话框不会消失，用户可以继续点击【选择】直到将需要的所有记录添加到页面上，最后点击【完成】关闭对话框。

假设不勾选“批量〞选项，点击【添加货品】，系统会直接添加一条记录在页面上，此时用户可以通过点击按钮来添加信息内容。添加内容后，可以编辑可输入的字段，点击可以删除所在行。

3.3

我的工作台

“我的工作台〞局部主要包括个人日记的功能。

3.3.1

个人日记

3.3.1.1

日记

“日记〞模块用于记录用户的工作日程。

用户按如下顺序进入功能页面：我的工作台－?个人日记－?日记，系统会显示当前月的日历，点击某一天，系统会弹出编辑对话框，输入标题和日容，点击“保存〞系统会将信息保存到系统中。以后，用户可以通过页面上方的年和月选择框重新选择此日记查看或修改。

根底资料管理

【根底资料管理】维护了生产管理系统中的主要根底数据。主要包括供给商管理、客户管理、物流公司、物料管理、仓库管理、货位管理、部门管理、员工管理、车间管理、BOM管理、数据初始化几个局部。

4.1

客户管理

界面如图：

在此可对生产企业的客户资料进行新增，对列表中的客户信息进行删除、修改、查看和生成帐套等操作，如图下方显示。

新增：点击【新增】，可以输入客户资料，如图：

其中“客户码〞在提交后由系统自动生成，至少填写所有必填项，点击【提交】即新增了一条客户信息。

修改：在客户信息列表中选择一条客户信息记录点击【修改】按钮进入客户信息的修改界面〔与客户信息的新增界面相同〕，修改相应的信息后点击【提交】即可完成对客户信息的修改功能。

查看：在客户信息列表中选择一条客户信息记录点击【查看】按钮进入客户信息的查看界面，显示信息与新增或修改后提交的信息一致。

删除：在客户信息列表中选择一条客户信息记录点击【删除】按钮即可删除此条客户信息。

生成帐套：在客户信息列表中选择一条客户信息记录点击【生成帐套】按钮即可为该客户生成一个登录系统的帐号〔同客户码〕，密码默认为1。凭此帐号密码，该客户〔作为销售公司〕可登录销售公司管理系统。

4.2

供给商管理

界面如图：

在此可对生产企业的供给商资料进行新增，对列表中的供给商信息进行删除、修改、查看和生成帐套等操作，如图下方显示。

新增：点击【新增】，可以输入供给商资料，如图：

其中“供给商编码〞在提交后由系统自动生成，至少填写所有必填项，点击【提交】即新增了一条供给商信息。

修改：在供给商信息列表中选择一条信息记录点击【修改】按钮进入修改界面〔与供给商信息的新增界面相同〕，修改相应的信息后点击【提交】即可完成对供给商信息的修改功能。

查看：在供给商信息列表中选择一条信息记录点击【查看】按钮进入信息的查看界面，显示信息与新增或修改后提交的信息一致。

删除：在供给商信息列表中选择一条信息记录点击【删除】按钮即可删除此条信息。

生成帐套：在供给商信息列表中选择一条信息记录点击【生成帐套】按钮即可为该供给商生成一个登录系统的帐号〔同供给商编码〕，密码默认为1。凭此帐号密码，该供给商〔作为原材料供给公司〕可登录供给商管理系统。

4.3

物流公司

界面如图：

在此可对生产企业委托的物流公司资料进行新增，对列表中的物流公司信息进行删除、修改、查看和生成帐套等操作，如图下方显示。

新增：点击【新增】，可以输入物流公司资料，如图：

其中“编码〞在提交后由系统自动生成，至少填写所有必填项，“效劳对象〞是指这个物流公司为哪些企业或部门提供配送效劳，只有被选中的企业或部门才可以自动生成配送订单。点击【提交】即新增了一条物流公司信息。

修改：在物流公司信息列表中选择一条信息记录点击【修改】按钮进入修改界面〔与物流公司信息的新增界面相同〕，修改相应的信息后点击【提交】即可完成对该条信息的修改功能。

查看：在物流公司信息列表中选择一条信息记录点击【查看】按钮进入信息的查看界面，显示信息与新增或修改后提交的信息一致。

删除：在物流公司信息列表中选择一条信息记录点击【删除】按钮即可删除此条信息。

生成帐套：在物流公司信息列表中选择一条信息记录点击【生成帐套】按钮即可为该物流公司生成一个登录系统的帐号〔同编码〕，密码默认为1。凭此帐号密码，该物流公司可登录物流公司管理系统，为整条供给链上的生产企业、销售企业、供给商提供物流效劳。

4.4

物料管理

界面如图：

在此可对生产企业所有物料信息进行新增，包括所有原材料、半成品和成品。对列表中的物料信息进行删除、修改、查看和同步等操作，如图下方显示。

新增：点击【新增】，可以输入物料信息，如图：

其中“物料编码〞在提交后由系统自动生成，至少填写所有必填项，点击【提交】即新增了一条物料信息。回到物料信息列表，如图：

修改：在物料信息列表中选择一条信息记录点击【修改】按钮进入修改界面〔与物料信息的新增界面相同〕，修改相应的信息后点击【提交】即可完成对该条信息的修改功能。

查看：在物料信息列表中选择一条信息记录点击【查看】按钮进入信息的查看界面，显示信息与新增或修改后提交的信息一致。

删除：在物料信息列表中选择一条信息记录点击【删除】按钮即可删除此条信息。

同步：在物料信息列表中点击【同步】按钮，那么按照“货品类型〞，所有“产成品〞物料信息在该生产企业的销售公司的系统中共享使用，所有“原材料〞

物料信息在该生产企业的供给商系统中共享使用。

4.5

仓库管理

界面如下：

在此可对生产企业的自有仓库信息进行新增，对列表中的仓库信息进行删除、修改、查看操作，如图下方显示。

点击【新增】，进入页面包括“库房〞、“门信息〞、“库管员〞三个标签页。

◆

库房

库房标签页用于建立库房的根本资料，描述的是库房的编码、名称、类型等根本信息，界面如下：

其中“库房编码〞在提交后由系统自动生成，至少填写所有必填项，点击【提交】即新增了一条库房信息。填写内容如下：

◆

门信息

门信息描述的是库房门的相关信息，一个库房可能有多个门，库房门的位置将影响货品的摆放位置，离门的距离越近的区或者储位的货品存放优先等级越高。界面如下：

点击【增加】可激活下面的输入框，输入门的各项信息，点击【确定】即增加一条门信息，如下列图。还可继续增加门信息，全部增加完后点击【提交】。

◆

库管员

描述库房的库管员根本信息，一个库房可以有多个库管员，但是一段时间内一般会有一个库管员负责库房内的作业。界面如下：

点击【增加】可输入库管员信息，【确定】即增加一个库管员，可继续增加其他库管员，最后点击【提交】。

一个库房信息新增后，用户可以从仓库管理列表页面中再次选择本信息进行【修改】、【删除】、【查看】操作。删除库房时要求检查库房内是否还有库存。

4.6

货位管理

点击进入，界面如下：

在此界面可以对已有库房进行分区和储位分配。

1、分区

点击【新增】，显示如下：

首先在“库房〞选项的下拉菜单中选择一个已有库房，对此库房增加一个区。“区编码〞在提交后由系统自动生成，至少输入所有必填项，“是否分配储位〞选项中选择“是〞那么保存后用户还可以给此区分配储位，如果选择“否〞

用户不可以分配储位，系统会自动给区分配默认“储位〞。【提交】即增加一个库区。

一个区信息新增后，用户可以从货位管理列表页面中再次选择本信息进行【修改】、【删除】、【查看】操作。删除区时要求检查区内是否还有库存。

2、分配储位

如果区是要分配储位的，在货位管理信息列表界面，选中一条区记录，点击【分配储位】，可进行操作。

储位的编号规那么：系统中储位的编码为6位，如果区不划分储位，那么区内默认对应一个编号为000000的储位，如果区是分储位的，那么要根据区的存储方式不同有所区分。如果是堆垛或者托盘等平面存储方式，那么按照行和列进行编码，前两位代表列数，中间两位代表行数，后面两位为00。如果是货架等立体存储方式，那么按照货架数、截面数、层数和对应通道数进行编码，编码规那么如下列图所示：

货架数

对应通道数

截面数

层数

1位〔A～Z〕

1位〔1/2〕

2位

2位

具体操作如下：

对于托盘区和堆垛区等平面存储区，应在“行数〞和“列数〞中输入数据，点击【生成】，系统会按输入的行列数生成区的储位分布图，并为每个储位生成储位编码，如下列图。【保存】即完成。

如果是货架存储方式，那么输入货架数、截面数、层数和对应通道数，然后点击【生成】，那么界面上以多个网格的方式列出储位分布图，并为每个储位生成储位编码，如下列图。【保存】即完成。

4.7

部门管理

界面如图：

在此可对生产企业组织机构中的各个部门信息进行新增，对列表中的部门信息进行删除、修改、查看操作，如图下方显示。

新增：点击【新增】，可以输入部门信息，如图：

其中“部门编码〞在提交后由系统自动生成，至少填写所有必填项，点击【提交】即新增了一个部门信息。如生产部、财务部、采购部、销售部、物流部等。

4.8

员工管理

界面如图：

在此可对生产企业所有员工信息进行新增，对列表中的员工信息进行删除、修改、查看操作，如图下方显示。

新增：点击【新增】，可以输入员工信息，如图：

其中“员工编码〞在提交后由系统自动生成，“部门〞选项即选择该员工所在部门，“职务〞选项选择该员工职务，至少填写所有必填项，点击【提交】即新增了一个员工信息。如下图：

4.9

车间管理

界面如图：

在此可对生产企业所有生产车间信息进行新增，对列表中的车间信息进行删除、修改、查看操作，如图下方显示。

点击【新增】，可以输入车间信息，如图：

其中“车间编码〞在提交后由系统自动生成，至少填写所有必填项，点击【提交】即新增了一个车间信息，如组装车间、加工车间、检验车间等。

4.10

BOM

管理

界面如图：

BOM指物料清单，即在此可对生产企业所有物料之间的关系进行定义，即原材料、半成品和产成品之间的关系，产成品是其所需半成品的父件，半成品是产成品的子件；半成品是其所需原材料的父件，原材料是半成品的子件。

在“父件编码〞的下拉菜单中选择一个物料，点击【增加子件】，输入生产该物料所需子件，可增加多个子件，如下图：

完成后点击【保存BOM】。重复这个操作，为生产企业所有父件增加子件。

4.11

数据初始化

界面如图：

在系统上线初期需大量输入根底资料信息，对于部门、员工、车间、仓库、物料、客户、供给商、物流公司等根底资料，可在本功能模块批量导入。以“员工〞为例，具体操作如下：

首先点击“模版下载〞，保存EXCEL格式的模版，格式如下：

按照此模版整理员工信息并保存为文件1，然后在系统中“数据文件〞栏点击【浏览】，找到文件1，点击【确定】即可批量导入员工信息。

销售管理

本模块对生产企业销售相关活动进行管理，包括销售订单和发货单的录入、处理和查询。

5.1

销售订单录入

点击进入销售订单录入页面，可以看到由客户销售公司采购指令生成的销售订单，也可对销售订单进行新增、修改、查看、删除和提交操作。

点击【新增】，显示如下：

“客户〞项选择销售的客户，“联系人〞项填入客户方的联系人、，“税率〞指销售商品的增值税率，“合同号〞指生产企业与客户之间签订的合同的编号。

点击【增加物料】，录入该订单销售的商品信息，包括包装单位、数量、单价、金额等，如下列图。全部订单商品增加完后，点击【保存订单】。

返回销售管理信息列表可以对录入的订单进行修改、删除和查看。确认无误的订单，选中点击【提交】，即转入【销售订单处理】环节。

5.2

销售订单处理

凡在【销售订单录入】模块提交的订单记录都会在【销售订单处理】模块看到，如图：

在此页面可对订单进行修改、查看和审核。选中订单点击【审核】，如图：

确认无误点击【审核通过】，那么该订单进入实际履行阶段。

“是否发送到客户〞项如选中那么在【销售公司管理系统】—【采购管理】—【采购订单录入】中会产生一个针对该订单商品的采购订单。

5.3

销售订单查询

提供对所有状态的销售订单的查询。

5.4

发货单录入

当销售订单的商品准备从仓库发货时，应先点击进入【发货单录入】，选择【新增】，如图：

在“发货单号〞项可以点击【订单转入】，将会显示所有“已审核〞的销售订单，选择要发货的订单，那么销售订单的信息会自动显示在本发货单的相应项，然后指定“出货仓库〞，填入其他项信息，在此点击【增加物料】还可以增加发货商品，如赠品。如下图。最后点击【保存发货单】。

回到发货单列表界面，如下图，可以对已录入的发货单进行修改、删除、查看和提交操作。【提交】后，发货单进入下一个环节〔发货单处理〕。

5.5

发货单处理

进入【发货单处理】，将会看到所有在【发货单录入】中提交的发货单记录。可以对选定发货单进行修改、查看和审核/下达操作。点击【审核/下达】显示如图：

核对信息，确认无误后点击【审核通过】，如勾选“是否发送到客户〞，那么系统在【销售公司管理系统】—【采购管理】—【收货单录入】中自动生成一条针对该发货商品的收货单记录。回到发货单处理列表，这条发货单的状态为“已审核〞，如图：

再次选中“已审核〞的发货单，点击【审核/下达】，显示如图：

在“物流公司〞项选择一家物流公司，点击【下达发货指令】，发货单进入实际履行阶段，即向内部仓储部门和外包物流公司发出指令，在【仓储管理】—【单据管理】—【单据录入】中自动生成一条出库订单，同时在【物流公司系统】—【仓储管理】—【单据管理】—【单据录入】中自动生成一条配送订单。

5.6

发货单查询

提供对所有状态的发货单的查询。

生产管理

6.1

生产订单

6.1.1

生产订单录入

在销售订单的拉动下，对于库存缺乏的商品要组织生产。首先进入【生产管理】—【生产订单录入】，点击【销售订单转入】，可以看到所有需要组织生产的订单，如图：

点击“销售订单列表〞中的订单，下面“销售订单货品列表〞中会显示该订单项下的货品，如图：

选中“销售订单货品列表〞的货品，填入“开工日期〞“完工日期〞，如图：

点击“生成生产订单〞，显示如图：

选中点击【提交】即进入生产订单处理环节。

6.1.2

生产订单处理

进入【生产订单处理】，会看到录入并提交的生产订单列表，如图：

选中点击【审核】，如图：

核对订单内容，如有修改需点击【保存修改】，准确无误后点击【通过审核】那么该生产订单进入实际履行阶段。

6.1.3

生产订单查询

在此可以查询各种状态的生产订单。

6.2

MRP操作

6.2.1

MRP运算

点击进入【MRP运算】会看到所有已经审核的生产订单列表，选中一个或多个生产订单，填入“运算日期〞和是否考虑平安库存、半成品库存和考虑损耗率，点击【MRP运算】，系统根据计算结果会给出生产建议〔库存缺乏的半成品和产成品〕、出库〔领料〕建议〔库存现有的半成品和所有原材料〕、采购建议〔库存缺乏的原材料〕。

MRP查询

点击进入【MRP查询】，可以查看所有MRP运算的记录和结果，如图：

点击一条记录，下方会显示该运算结果给出的生产建议、采购建议和出库建议〔领料建议〕。也可以在“运算日期〞中输入一个时间段查询这个时间段内的运算记录。

6.2.2

生产建议

进入【生产建议】会看到根据MRP运算结果生成的生产建议列表。选中一条记录，指定“生产车间〞和“生产工人〞，点击【生成加工单】，该加工单将自动转入【生产管理】—【生产作业录入】的列表中。如图：

6.2.3

领料建议

指原材料出库建议或领料建议，点击【生成领料单】，生产车间领料。

6.2.4

采购建议

点击【采购建议】会看到根据MRP运算结果生成的生产建议列表。选中一条记录，指定一家供给商，点击【生成采购单】。如图：

该采购单会自动转入【采购管理】—【采购订单录入】列表中。

6.3

生产管理

6.3.1

生产作业录入

点击进入【生产作业录入】，列表中显示从【生产建议】转入的加工单，如图：

也可手动【新增】生产加工单。选中一个加工单，点击【审核】即进入下一个环节。

6.3.2

生产作业处理

进入【生产作业处理】，点击“未完成加工单〞，列表显示尚未完工的加工单，如图：

当某加工单完成时，在此页面选中该加工单，点击【完工】，那么该加工单自动转入“未入库加工单〞列表。点击“未入库加工单〞，列表显示已经完工但尚未入库的加工单，如图：

选中要入库的货品〔同类货品入同一库房的可多项选择〕，点击【入库】，那么【仓储管理】—【单据管理】—【单据录入】自动生成一条入库订单，所选货品自动转入的这条入库订单的货品信息。

6.3.3

生产作业查询

查看所有状态的加工单信息。如图:

采购管理

7.1

采购订单录入

进入【采购订单录入】会看到采购订单列表，从【MRP操作】—【采购建议】处生成的采购单会转入到这里并在列表中显示。选中可查看或修改，如图：

在此，还可以根据需要手动【新增】采购单，如图：

核对无误后可返回列表选中该采购单，点击【提交】即进入下一个环节。如图：

7.2

采购订单处理

凡在【采购订单录入】中提交的采购单都会显示在【采购订单处理】列表中，选中查看、修改，点击【审核】，如图：确认无误后点击【审核通过】，订单进入实际履行阶段。如勾选“是否发送到供给商〞那么在指定供给商系统的【销售管理】—【销售订单录入】中自动生成一条销售订单记录。

7.3

采购订单查询

在此查看所有状态的采购订单。

7.4

收货单录入

进入【收货单录入】，点击【新增】，如图：

点击【订单转入】

将会显示所有“已审核〞的采购订单，选择要收货的订单，那么采购订单的信息会自动显示在本收货单的相应项，然后指定“收货仓库〞，填入其他项信息，在此点击【增加物料】还可以增加收货商品，如附赠品。如下图。最后点击【保存收货单】。回到收货单录入列表，选中保存的收货单，点击【提交】即进入下一个环节。

7.5

收货单处理

进入【收货单处理】，将会看到所有在【收货单录入】中提交的收货单记录。可以对选定收货单进行修改、查看和审核/下达操作。点击【审核/下达】显示如图：

回到收货单处理列表页面，这条收货单的状态为“已审核〞，如图：

再次选中“已审核〞的收货单，点击【审核/下达】，显示如图：

点击“下达收货指令〞，那么向仓储部门发出收货指令，在【仓储管理】—【单据管理】—【单据录入】中自动生成一条入库订单。

7.6

收货单查询

查询所有状态的收货单信息。

仓储管理

8.1

单据管理

8.1.1

单据录入

进入【单据录入】页面会看到由于销售发货、采购收货、生产入库、领料出库等指令生成的出入库订单，也可新增订单。显示如图：

选中一条订单，点击【生成作业方案】，显示订单信息如图：

分别核对“订单信息〞、“订单入库信息〞和“订单货品〞三栏信息，确认无误点击【确认生成】，那么将入库订单转化为仓库作业方案，转入【作业管理】—【作业调度】环节。

8.1.2

单据查询

在此可查询所有状态的出入库订单信息。

8.2

作业管理

8.2.1

作业调度

选择【作业管理】－【作业调度】，系统会显示当前系统中尚未调度资源进行操作的作业方案单列表，如图：

8.2.1.1

出库调度

选择一个类型为“出库〞的作业方案单，点击【调度】按钮，此时系统会显示作业方案单的调度编辑界面。此页面包括“拣货调度〞、“资源调度〞和“根本信息〞三个标签页。

◆

拣货调度

拣货调度页面从上到下分为四个局部，第一局部显示操作的货品，用来进行拣货操作，第二局部显示已经拣货的货品，第三局部显示要拣货的货品，第四局部显示要拣货的货品的库存情况。

用户首先点击待拣货结果中货品记录右侧的【库存】按钮，此时在库存局部将显示待拣货贫的库存情况，从库存中选择要出库的货品记录，此时拣货操作局部将显示此货品，输入拣出的货品数量，点击【拣货】在已拣货结果中将显示此条信息，系统将自动更新各局部货品的数量。对于拣货结果中不应出库的货品可以点击【删除】恢复库存。拣货后用户可以点击【打印拣货单】和【打印出库单】执行相应操作。

◆资源调度

在资源调度页面可以分配执行此次出库任务的下架作业和理货作业的资源。

点击上图中的【作业资源】，系统将弹出页面，页面包括三个标签页，如下面三图。用户选中需要的设备和人员，点击【提交】保存信息。

◆

根本信息

根本信息局部显示的是本作业调度的根本信息。

最后用户点击【调度完成】保存所有信息。

8.2.1.2

入库调度

选择一个类型为“入库〞的作业方案单，点击【调度】按钮，此时系统会显示作业方案单的调度编辑界面。此页面包括“上架调度〞、“资源调度〞和“根本信息〞三个标签页。“资源调度〞和“根本信息〞标签页与出库调度相同，此处不再介绍，下面说明一下“上架调度〞标签页。

◆

上架调度

上架调度页面从上到下分为三个局部，第一局部显示操作的货品，用来进行上架操作，第二局部显示已经上架的货品，第三局部显示要上架的货品。用户首先在待上架货品中选择要入库的货品记录，此时上架操作局部将显示此货品，选择要存储到的区编码和储位编码，输入上架的货品数量，点击【上架】在已上架结果中将显示此条信息，系统将自动更新各局部货品的数量。对于已上架结果中不应入库的货品可以点击【删除】恢复库存。上架后用户可以点击【打印储位分配单】和【打印入库单】执行打印操作。

编辑各标签页信息后，最后用户点击【调度完成】。

8.2.2

作业反应

用户选择【仓储管理】－?【作业管理】－?【作业反应】，系统会显示当前系统中已经调度完成未反应的作业方案单列表，选择一个作业方案单，点击【作业方案单反应】，根据作业单的入库和出库类型，系统会显示不同的作业反应页面。

8.2.2.1

出库反应

选择一个类型为“出库〞的作业方案单，点击【作业方案单反应】按钮，此时系统会显示作业方案单的反应编辑界面。此页面包括“拣货反应〞、“理货反应〞、“资源反应〞和“根本信息〞四个标签页。

◆

拣货反应

拣货反应页面从上到下分为五个局部，第一局部显示操作的货品，用来进行拣货操作，第二局部显示已经拣货的货品，第三局部显示要拣货的货品，第四局部用来查询非订单货品的库存，第五局部显示货品的库存情况。用户首先点击待拣货结果中货品记录右侧的【库存】按钮，此时在库存局部将显示待拣货品的库存情况。用户也可以在非订单货品的查询条件中输入货品的信息，点击【查询库存】此时库存局部将显示非订单货品的库存情况，用于非订单货品的拣货。用户从库存中选择要出库的货品记录，此时拣货操作局部将显示此货品，输入拣出的货品数量，点击【拣货】在已拣货结果中将显示此条信息，系统将自动更新各局部货品的数量。对于拣货结果中不应出库的货品可以点击【删除】恢复库存。拣货后用户可以点击【打印拣货单】和【打印出库单】执行相应打印操作。

◆

理货反应

理货反应显示的是拣货反应的结果，方便用户查看。

◆

资源反应

在资源反应页面可以分配执行此次反应任务的下架作业和理货作业的资源。

点击上图中的【作业资源】，系统将弹出页面，页面包括三个标签页，如下面三图。用户选中需要的设备和人员，点击【提交】保存信息。

◆

根本信息

根本信息局部显示的是本作业反应的根本信息。

最后用户点击【反应完成】保存所有信息。

8.2.2.2

入库反应

选择一个类型为“入库〞的作业方案单，点击【作业方案单反应】按钮，此时系统会显示作业方案单的反应编辑界面。此页面包括“理货反应〞、“上架反应〞、“资源反应〞和“根本信息〞四个标签页。“资源反应〞和“根本信息〞标签页与出库调度相同，此处不在介绍，下面说明一下“理货反应〞和“上架调度〞标签页。

◆

理货反应

理货反应显示了拣货反应的结果。在此可以增加方案外货品。用户点击【增加方案外货品】系统将显示方案外货品的查询界面，输入或选择货品、单位、质量和数量等信息，点击【确定】把方案外货品参加到理货反应中。对于方案外的货品可以删除。

◆

上架反应

上架反应页面从上到下分为三个局部，第一局部显示操作的货品，用来进行上架操作，第二局部显示已经上架的货品，第三局部显示要上架的货品。用户首先在待上架货品中选择要反应的货品记录，此时上架操作局部将显示此货品，选择要存储到的区编码和储位编码，输入上架的货品数量，点击【上架】，在已上架结果中将显示此条信息，系统将自动更新各局部货品的数量。对于已上架结果中不应反应的货品可以点击【删除】恢复库存。上架后用户可以点击【打印储位分配单】和【打印入库单】执行打印操作。

编辑各标签页信息后，最后用户点击【反应完成】保存所有信息。

8.2.3

作业查询

在此查询所有状态的作业方案单。

8.3

库存管理

8.3.1

库存查询

进入【库存查询】页面可以查询各个仓库的库存信息，如图，选择查询条件，点击“查询库存〞即可。

8.3.2

可视库存

在此可以按库房查看库房利用情况。如图在“库房〞项选择一个库房，点击【查询】。

财务管理

9.1

应收应付

9.1.1

应收款

针对销售客户的应收款帐单生成，点击进入【应收款】，显示如图：

列表显示所有未结算的销售订单，选择要结算的订单记录，点击【生成收款单】，如图：

填写“发票号码〞、“结算账户〞、“部门〞等信息，点击【收款确认】，转入【收款处理】环节。

9.1.2

收款处理

进入【收款处理】，显示应收款单列表，如图：

选中一条记录点击【审核/下达】，那么进入实际收款环节。

9.1.3

收款单

查看所有状态的收款单。

9.1.4

应付款

针对供给商的采购应付款帐单生成，点击进入【应付款】，显示如图：

列表显示所有未结算的采购订单，选择要结算的订单记录，点击【生成付款单】，如图：

填写“发票号码〞、“结算账户〞、“部门〞等信息，点击【付款确认】，转入【付款处理】环节。

9.1.5

付款处理

进入【付款处理】，显示应付款单列表，如图：

选中一条记录点击【审核/下达】，那么进入实际付款环节。

9.1.6

付款单

查看所有状态的付款单。

数据管理

10.1

指令管理

10.1.1

指令跟踪

在【指令跟踪】中可以查询客户指令列表。如图：

10.2

VMI管理

基于客户的库存和销售情况，主动做出供给方案。

10.2.1

库存情况

在此查询下游客户的库存，如图：

在“客户〞选项选择一家客户，点击【查询库存】，如图：

10.2.2

销售情况

在此查询下游客户的销售情况，结合客户的库存预测其需求，做出供给方案，主动供给。点击【销售库存】，如图：

第五篇：书生系统操作手册

哈尔滨市政府公文传输系统

第一章 哈尔滨市政府公文传输系统概述

哈尔滨市政府公文传输系统是北京书生电子技术有限公司(以下简称书生公司)依照哈尔滨市政府公文传输需求而定制开发的实现红头文件和相关信息在网络中安全传输的公文处理系统.该系统利用数字文档技术、信息安全技术、中间件技术及计算机网络技术等，实现了红头文件的制作、盖章、分发、接收、阅读、打印、归档等功能，以现代的电子公文传输模式取代了传统的邮路传递模式。

它在不改变现有工作流程的情况下，使发送红头文件像发送普通电子邮件一样快捷，同时能保留红头和公章，符合现行所有公文和公章管理制度，保证文件的有效性、规范性、严肃性，安全程度有质的提高，适合中国国情。它既与现行有纸办公方式兼容，又是通向未来无纸办公的桥梁。

1.1系统总体目标

公文有其特殊性、重要性、严肃性和规范性。鉴于此，此系统不同于一般能完成电子邮件功能的软件，对安全性、稳定性、可靠性要求极高。系统要求：

(1)电子公文的内容和版面形式均与现有公文保持一致，保留原有红头、印章，以保证红头文件的严肃性和规范性。

(2)与现有公文收发工作流程保持一致。

(3)安全性：防止公章被盗用，防止文件被篡改，防止文件被未经授权的人阅读。

(4)覆盖面要求：要求电子公文的传递范围应达到商务部及以下各分支机构。哈尔滨市政府公文传输系统

(5)处理速度要求：要求电子公文当天可发送到收文单位。

(6)操作简便，简单易学，最少地影响使用人员人群，使系统易于普及。(7)为适应网络传输系统的现实条件，电子文件应压缩到尽量小。

1.2 系统构成

由以上总体目标的设计，公文传输系统由排版软件、电子公章红头制作软件、电子盖章（含加密）软件、网络系统、发排系统、专用浏览器、脱密软件、收发文管理系统等构成，并视用户的要求嵌套用户认为满意的数据库系统平台。硬件方面除网络设施外，还需要保密/发排二合一卡、扫描仪、彩色打印机等。

1.3 技术特点

“公文传输系统”将公文传输方式从传统的“先打印后传输”更改为“先传输后打印”，从而达到既能用计算机网络传输红头文件，又基本不改变现有工作流程的目的，并解决了相应带来的远程传版、电子公章管理、系统安全性等问题。该产品实现了用数字化方式传送传统带红头红章的公文的目标，其创造性和先进性主要体现在以下几个方面：

(1)红头文件的数字化:包括红头、印章、文件正文的数字化处理，以 及三者整合为一体的电子盖章技术。

(2)国际先进的远程传版技术:发文方发送的是数字化的红头文件，接收方对收到的电子公文直接发排就可得到内容和版面效果与发送方发送的公文完全一致的文件。

(3)极高的安全性：加密的电子公文文件可以在不解密的前提下直接分色输出,使电子公文自生成后就一直只以密文形式存在,有效地保证了系统的安2

哈尔滨市政府公文传输系统

全性。

(4)由于将其加密算法嵌入到本系统中，使本系统的加密强度符合国家最高密级要求。

(5)独有的打印仿伪技术：在任何情况下,包括机械故障或人为损坏,都能保证不会将公章打印到别的文件上,或将公章盖到空白页上。

(6)极强的通用性和可扩充性：系统通用性好，对网络无特殊要求，可嵌套在用户自己满意的数据库平台上，实现用户各种专用要求。

(7)公文的规范性：采用国际首创的电子盖章技术，能在版面上指定电子红头和电子公章的位置,保证红头、红线、发字头、标题和正文的相互位置关系，符合现行公文标准。

(8)代码重用：构造了一个非常通用的内核,通过条件编译,能产生出多种平台多种应用方式的代码，不仅减少大量重复工作,更重要的是保证了核心的一致性，也大大方便了产品的维护和版本控制。

(10)编写了一个完整的RIP：是除了方正外唯一能够完整准确地解释处理方正全部排版命令的产品，用于公文处理绰绰有余。

(11)国际先进的高效压缩算法:本系统采用压缩算法使公章的压缩比在没有失真的情况下与有损的矢量化算法相当，红头、红线能无损压缩到千分之一，从而大大增加了系统数据量的处理能力。

(12)电子公章管理：完全符合现行公章管理制度，可直接套用现行制度，而且在基本不增加使用人员负担的前提下比传统公章又增加了四重安全保护,使公章的管理和使用更有效、更安全。

(13)校色：专门做了校色处理，利用自行开发的彩色挂网算法实现指定效果，并经过测试人员和用户的交互沟通挑选出效果最好的一组参数，并把该参数固定到程序中。哈尔滨市政府公文传输系统

第二章 哈尔滨市政府公文传输系统使用

2.1 系统登录

在客户端上进行公文传输系统操作时需要登录服务器，我们客户端所使用的是Internet Explorer（以下简称IE），具体操作如下：

鼠标双击桌面上的IE图标，在地址栏输入http://192.1.4.8如图2-1：

图2-1

进入登录界面，输入用户名及口令，单击“登录”按钮，就可以进入到公文传输系统。

2.2 发文处理

发文处理是发送文件最重要的流程，操作流程是根据现有的工作流程进行改编的，分别有草稿、盖章、发送、查询等功能，下面我们将对每一个具体的操作流程进行详细地介绍。

哈尔滨市政府公文传输系统

2.2.1草稿

在进行发送文件时，首先需要建立一个草稿文件，进行公文的各项要素的登记工作。选择“发文处理”中的“草稿”按钮，系统显示如图2-2：

图2-2 单击“新建公文”按钮，系统进入新建公文的草稿文件，如图2-3：

图2-3 下面将各个要素进行详细说明：

公文标题：此项中应填写正确的公文标题；

哈尔滨市政府公文传输系统

公文文号：此项中应填写正确的公文文号； 发文备注：此项中应填写相应的备注内容； 文件缓急：此项中应选择正确的公文缓急程度； 文件密级：此项中应选择正确的公文密级程度； 主题词：此项中应填写正确的公文主题词； 文件页数：此项中应填写正确的公文页数； 签发人：此项中应选择填写正确的公文签发人；

打印份数：此项中应填写正确的公文打印份数，暨接收方可打印份数； 登记人：系统自动填写； 登记时间：系统自动填写；

发送人：发送文件时系统自动填写； 发送时间：发送文件时系统自动填写；

收文单位：通过点击“选择”按钮，会弹出所有收文单位的列表，如图2-4：

图2-4 可以按类选择，也可以逐个单位选择，点击收文单位后边的小方格，里边出现小对号，则表示选种此单位，选好后单击“提交”，则完成选择。

所有接收方：此项显示全部的收文单位；

所有附件：在此项中添加正文的附件，可以为任意格式的，如：*.doc、*.xls等类型的文件，可通过“上传附件”按钮选择需要添加的附件文件，然6

哈尔滨市政府公文传输系统

后单击“打开”按钮，附件文件就被上传到服务器；

正文文件：在此项中添加需要盖章的版式文件，可单击“上传正文”按钮，系统弹出“选择文件”对话框，如图2-5：

图2-5 版式文件可以是.sep;.sp2;.s2等待盖章的文件，选择版式文件，单击“打开”按钮，公文正文就上传到服务器。

确认公文要素填写无误后，单击“登记完毕”，系统自动将文件转至“待盖章”。

2.2.2待盖章

草稿文件登记完毕后，选择“发文处理”中的“待盖章”，此视图中列出所有待盖章的文件，选择需要盖章的文件，单击打开文档，然后单击“操作”按钮，如图2-6： 哈尔滨市政府公文传输系统

图2-6 单击“盖章”，系统弹出输入公文密码的对话框，分别输入“公文密码”和“确认密码”，如图2-7：

图2-7 单击“确定”，系统弹出选择公章对话框，如图2-8：

哈尔滨市政府公文传输系统

图2-8 选择好要加盖的公章后，点击“确定”，弹出输入公章密码对话框，如图2-9：

图2-9 正确输入公章密码后，单击“确定”按钮，系统弹出完成信息，如图2-10：

图2-10 单击“确定”按钮后，盖章操作完成，接下来就可以进行“打印”，“浏览”，“发送”等操作。系统自动将文件转至“待发送”流程。哈尔滨市政府公文传输系统

2.2.3待发送

刚刚由盖章人员将盖章好的发文登记单提交发送后，可直接选择接收单位进行发送，或选择“发文处理”中的“待发送”，如图2-11：

图2-11 此视图中罗列所有待发送的文件，选择需要发送的文件，单击“操作”按钮，如图2-12：

图2-12 10

哈尔滨市政府公文传输系统

在此操作中，可以选择“激光打印”或“喷墨打印”来打印公文，可以单击“浏览正文”，来查看正文内容或盖章是否有误，若没有错误，单击“发送”，把文件发送到选择的收文单位。

2.2.4已发送

文件发送后自动到”已发送”文件视图中，可进行查看回执、删除、重发等操作，可选择“发文处理”中的“已发送”，在所有完成发送的文件，单击某个要查看的文件标题或文号，进入该文件的表单，单击“操作”按钮，可以对文件进行重发、查看回执、激光打印、喷墨打印、浏览正文、脱密，如图2-13：

图2-13 重发给指定单位：单击这个按扭，系统会把这个文件重新发送给收文单位中所列出的所有单位。

重发给未回执的单位：单击这个按扭，系统会把这个文件发送给上次发送了但是没有收到回执的单位。哈尔滨市政府公文传输系统

查看回执：单击“查看回执”，可查看公文回执情况，所有收文单位回执过后，该文件就自动转到“已完成”状态。

激光打印、喷墨打印：如果要输出正式的公文文件，根据所接打印机的实际情况，选择“激光打印”或“喷墨打印”，在弹出的对话框中直接单击“确定”即可。

浏览正文：单击“浏览正文”，可以浏览盖章后的公文文件。

脱密：是根据需要把文件转换成黑头黑章的不加密文件，单击“脱密”按钮，输入公文密码，即可在“所有附件”中生成后缀为GD的脱密文件。

文件发送后，单击“查看回执”按钮，可查看文件的回执情况，如图2-14：

图2-14 若接收方全部签收，则文件会自动移到“已完成”中。

2.2.5已完成

此视图中的文件是所有接收方已经签收的文件，如图2-15：

哈尔滨市政府公文传输系统

图2-15 选中文件，点击“操作”进入编辑状态，可进行查看回执、激光打印、浏览等操作。

查看回执：单击需要查看回执的文件，进入到编辑状态，选择“查看回执”按钮，系统弹出回执信息，如图2-14所示。

此回执信息中有文号、标题、发送时间、接收单位等信息。激光打印：单击“激光打印”按钮，系统弹出对话框，如图2-16：

图2-16 说明： 页码范围： 哈尔滨市政府公文传输系统

“全部页”表示打印全部内容；

“红头印章页”表示只打印含有红头的那一页和含有印章的那一页；

“黑白文字页”表示只打印黑白文字页；

“页码范围”，可以输入指定页、连续页进行打印。打印设置：

“剩余打印分数”表示此文件还可以打印出多少份正式文件；

“打印份数”表示本次打印的份数，这里的份数不能多于发送方指定的打印份数即剩余打印分数。

“不含红头红章”表示打印出来的文件没有红头，没有红章，只有黑白文字。“不含红头红章”与“黑白文字页”的区别是前者包含红头红章页的黑白文字部分。

“逐份打印”只有打印多份时才用到，选中此项后，文件打印完一份再打印下一份，打印速度相对要慢一些。

“折页”在双面打印拼版时才会用到，也就是在一张纸上双面输出若干页的内容，选中此项打印后，折叠起来装订，内容是按起始顺序排列的。一般我们用A3的纸双面打印A4幅面时会用到。

单击“增强功能”按钮，进入增强功能对话框，如图2-17：

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图2-17 “边距”定义了上、下、左、右边距。

“页面排布”输出页面在纸张中的位置，横向、纵向均有居左、居右、居中三种，按照默认设置即可。

“确认自动拼版拆页旋转”表示当自动拼版或自动拆页或自动旋转时都进行提示，用户根据提示信息决定是否继续打印。

“拼版时页间距”定义拼版时页和页之间的间距，包括横向、纵向。

“拼版时顺序”用户可按需要选择顺序。

“拆页时打印序号”表示在每一张纸的左下角打印出序号，格式为：No.n(x/w,y/h)其中n表示这是总第几张纸，w,h表示横向和纵向总共拆几页，x,y表示这张纸的横向和纵向位置，有了这些标记，不管拆了多少页，拼接时都不会弄乱。

“拆页时重叠距离”指拆页时每一张纸都要重复一部分相邻纸张的内容 哈尔滨市政府公文传输系统

以便于将来的拼接，这段重复的距离称为拆页重叠距离。

“镜像”就是将正常版面左右颠倒，就象在镜子中的映像一样，亦称反字。用于胶片制版。正常版面是正字。

“阴图”就是黑白颠倒，也就是像片底片的效果。正常版面是阳图。

“缩放比例”当水平方向、垂直方向全为1按原样大小输出，缩放比例与输出版面大小成正比。

“局部窗口大小”选中“只输出局部”，左边、上边确定位置，宽度、高度确定大小，就可以输出局部的内容。

综上所述，通常情况下增强功能的内容我们不用做任何改动，特殊情况下输出时才修改相应参数。一般情况下选择源文件，直接打印即可。

确认无误后，单击“确定”按钮进行打印操作，完成打印后，系统弹出完成信息框，如图2-18：

图2-18 单击“确定”后，打印完成。

打印完毕后可以进行脱密处理，单击“脱密”按钮，输入公文密码后，系统弹出完成信息对话框，同时在所有附件位置生成后缀为GD的脱密文件。

2.2.5查询

发文处理中可以进行各种发文的查询，选择“发文处理”中的“查询”，16

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如图2-19：

图2-19 在此界面中可按各种关键字进行查询，输入关键字后，单击“查询”按钮，就可以查询出来，如查询标题为“关于升级的通知”，结果如图2-20：

图2-20 此视图中列出所有符合条件的文件记录，根据情况进行其他操作。哈尔滨市政府公文传输系统

2.3 收文处理

作为接收文件最重要的流程，我们设置了收文处理工作，包括签收、打印、脱密、查询等功能，下面我们将对每一个具体的操作进行详细介绍。

2.3.1待签收

登录系统后，如有待签收文件，系统会自动提示：如图2-21：

图2-21 登录系统，左侧导航器中的“收文处理”――“待签收”，如图2-22：

图2-22 在此视图中列出所有没有签收的文件，在有的新文件没有显示出来时，单击列表上边的“收取文件”按扭，就会全部显示出来了，选择需要签收的18

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文件，单击可以把文件打开，如图2-23：

图2-23 点击“浏览正文”后，系统会弹出提示框，让输入公文密码，输入密码后，系统自动调出书生浏览器浏览该文件，如图2-24：

图2-24 浏览文件后，关闭阅读器，在待签收页面中，可以做“签收”和“拒签” 哈尔滨市政府公文传输系统

还有浏览正文功能，如图2-25：

图2-25 签收：单击“签收”，系统自动把回执单发到发送单位，同时系统转换到“已签收”状态。

拒签：当浏览文件后，发现有错误，单击“拒签”按扭，系统弹出对话框，提示输入拒签理由，如图2-26：

图2-26 20

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输入拒签理由，点确定，系统转回到“已拒签”状态中，同时，发送拒签回执到发送方处。

发送方在收到拒签回执后，也在待签收中看到，如图2-27：

图2-27 单击该文件类型或文号或标题，进入到被拒签文件的详细表单中，如图2-28：

图2-28 哈尔滨市政府公文传输系统

在这个页面中，会列出拒签原因和拒签单位、时间等信息，然后需要单击“签收”按扭，给拒签方发一个回执，系统会提示回执信息已经发出，如图2-29：

图2-29 单击“确定”，处理完毕，系统会到“已签收”状态。

2.3.2已签收

进入到收文处理，单击“已签收”，如图2-30：

图2-30

在这里列出了所有已签收完毕的文件，单击文件的标题或文号或类型，打开该文件的详细表单，可以进行打印、脱密、浏览正文等处理。

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单击“激光打印”或“喷墨打印”按钮，系统弹出输出的对话框，如图2-31：

图2-31 正确选择输出页码、打印份数后，单击“确定”按钮进行打印操作，完成打印后，系统弹出完成信息框，如图2-32：

图2-32 单击“确定”后，打印工作就完成了，公文有打印份数的控制，如果剩余打印份数为“0”，就不能够再打印了。

公文处理完毕后，单击“处理完毕”，文件自动到“已完成”。

2.3.3已拒签

进入“收文处理”——“已拒签”中，列出了被拒签的所有文件，如图2-33： 哈尔滨市政府公文传输系统

图2-33 如果被拒签方发送过被拒签收到回执后，在已拒签列表中的类型中，会显示成为“拒签已回执”。

单击被拒签的文件，进入到该文件的详细表单中，如图2-34：

图2-34 在这里可以查看拒签理由，也可以浏览正文、打印、脱密等操作。

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2.3.4已完成

进入“收文处理”，选择“已完成”即列出所有已完成的文件，单击可打开文件，进入到编辑状态，可进行打印、脱密等操作。单击“脱密”按钮，系统提示输入公文密码，输入密码后，系统弹出完成信息对话框，同时在所有附件位置生成后缀为GD的脱密文件，如图2-35：

图2-35 2.3.5查询

收文处理中可以进行各种收文的查询，选择“收文处理”中的“查询”，如图2-36： 哈尔滨市政府公文传输系统

图2-36 在此界面中可按各种关键字进行查询，输入关键字后，单击“查询”按钮，查询结果如图2-37：

图2-37

此视图中列出所有符合条件的文件记录，根据需求进行各项操作。

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2.4 删除记录

此视图中记录了所有发文或收文中删除的文件，包括标题、删除时间等，如图2-38：

图2-38

在删除记录中，无论是发文的还是收文的，只能浏览该文，而不能进行别的操作。

2.5 通讯录

选择左侧导航器中的“通讯录”栏，会列出所有的通讯录信息项，在进行公文传输前就应该先设置通讯录，才能够正常使用公文传输系统，下面将“通讯录”栏中的各项内容作详细介绍： 哈尔滨市政府公文传输系统

2.5.1 地址

选择“通讯录”中的“地址”，如图2-39：

图2-39 单击“添加地址”按钮，系统弹出新建地址配置信息的对话框，如图2-40：

图2-40 下面将各项内容作详细说明：

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名称：此项中填写单位地址的名称，如：XX厅；

邮件地址：此项中填写单位邮件地址，单击后边的“选择”按扭，在弹出的对话框中选择即可。

分类：此项通过单击下拉项进行选择单位属于那个分类，单击下拉项进行选择。

单击“保存”，地址就设置完成了。

2.5.2 群组

选择“通讯录”中的“群组”栏，如图2-41：

图2-41 单击“添加群组”按钮，系统弹出新建群组的对话框，如图2-42：

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图2-42 下面将各项内容作详细说明：

群组名称：此项中填写群组的名称，如：各直属单位；

成员：单击“选择”按钮，系统弹出选择成员的对话框，可将地址列表中的成员增加到群组成员中去，如图2-43：

图2-43 在此页面中可以对成员进行增加、删除、清空等操作，若需要取消此次操作，可单击“取消”按钮，填写正确后，单击“确定”按钮这样群组就设置完成了。

分类：此项通过单击下拉项进行选择单位属于那个分类，单击下拉项进30

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行选择就可以啦。

单击“保存”，群组就设置完成了。

2.5.3 分类

选择“通讯录”中的“分类”栏，如图2-44：

图2-44 单击“添加分类”按钮，系统弹出新建分类的对话框，如图2-45：

图2-45

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此项中填写分类的名称，如：**市。单击“保存”，分类就设置完成了。

2.6 文件要素

在公文格式中有不同的缓急、密级程度、签发人等，我们可以在公文传输系统中设定这些信息。

2.6.1 缓急

登录公文传输系统客户端，选择左侧导航器中的“文件要素”――“缓急”，如图2-46：

图2-46 单击“添加缓急”按钮，如图2-47：

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图2-47 直接在缓急后边的输入框中输入即可，设定完成后单击“保存”按钮，系统将刚刚输入的缓急保存到缓急栏中，具体类别设置可参照公文管理办法。

2.6.2 密级

设置方法同缓急设置。设置完成如图2-48：

图2-48

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2.6.3 签发人

设置方法同缓急设置。设置完成如图2-49：

图2-49

2.7 配置信息 2.7.1 本地配置

选择“配置信息”中的“本地配置”栏，如图2-50：

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图2-50 若是第一次配置，可单击“新建”，若是已经配置过则单击文档，进入到编辑状态，进入系统配置信息的对话框，如图2-51：

图2-51 下面将各项内容作详细说明：

1、本地名称：此项中填写本单位的名称，如：XXX办公室；

2、邮件地址：此项中填写本单位的邮件地址（一定要填写正确，否则收不到对方的回执），也可以单击“选择”按扭，从弹出的对话框中选择；

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3、用户类型：此项是在下拉项中进行选择，除市政府以外，都是其它单位；

4、公文收件箱：此项填写的是本单位收到的公文在服务器上存放的地址；

5、是否处理拒签：选择“是”，则本单位在待签收中具有拒签的功能，选择“否”，则不具有拒签的功能；

6、OA邮箱路径、邮箱地址：除市政府以外，其它单位都空白显示，不需要填写。

7、是否导入xml数据、是否导出xml数据：这个是和OA的接口，都选择否。

8、声音提示文件：此处直接输入后缀为*.wav的声音文件所在的路径，在有文件到达时会有声音提示。

9、打印设置：此项中设置打印机的参数，单击“打印设置”按钮，系统弹出设置对话框，如图2-52：

图2-52 在该对话框中选择与用户使用打印机类型相匹配的打印机类型。提示：

（1）、本系统可以直接控制系统支持的打印机，使用本系统打印公文文36

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件时不需要另外安装打印机驱动程序。

（2）、“空设备”选项是用作测试故障的，用户不宜选择此类型。（3）、打印机是通过数据线直接连到计算机并口上。（个别打印机除外）“打印机属性设置”用于定义设备一些固定参数，如幅面和分辨率。“打印机附加设置”设置当前打印机所特有的一些较为固定的参数，如打印口、打印模式等。

我们以“Lexmark OptraC750彩色激光打印机”为例说明“激光机属性设置”、“激光机附加设置”。

首先在“激光打印机”中选择“Lexmark OptraC750彩色激光打印机”，单击“激光机属性设置”，如图2-53：

图2-53

“纸张尺寸”：指打印机打印时所用的纸张。

“打印分辨率”：根据所使用的打印机来设置，有一些打印机（如HP打印机）可以按照多种分辨率（如300DPI和600DPI）进行打印，其打印分辨率是可以通过软件来设置的，如果您使用的是这种打印机，只要在此设置相应的分辨率即可，激光打印机横向和纵向打印分辨率均为600。

注意：所设置的纸张、分辨率必须是输出设备所支持的，为了尽可能适

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应不同的打印机，系统在此不作合法性检查，这样不必更换系统即可支持将来的更高分辨率的PCL兼容打印机。如果设置了打印机不支持的纸张、分辨率，结果可能会实际输出精度和大小不正确。

“最大输出幅面”是指打印机所标明的最大输出幅面。

“不可打印边距”：几乎所有的打印机都不能打满整个幅面，页面周边至少有一段距离是打印不上的，这段距离称为“不可打印边距”，请参照所使用的打印机的说明，一般说来，填写不正确也只是打印位置有偏差。

“灰度响应曲线gamma值”：由于人眼的生理特性，当灰度等级均匀增加时给人的感觉并不是均匀的，其对应关系可以用一种类型的曲线来作近似的数学描述，该曲线的参数称为gamma值，对质量要求较高的用户可以通过调节该值来得到一个比较完美的输出。

“每打印一页就暂停一次”：表示每开始输出一张纸前都暂停一下，用于手工上片的照排机或手工上纸的打印机（如用针式打印机打腊纸时）或一体化速印机等需要在上片或上纸前暂停的情况。

“纸盒位置”定义纸张在打印机中的位置，选择“自定义”时，用“纸盒左距”定义纸张左边缘距打印机左边缘的距离（左右的定义以打印方向为准，对许多打印机来说，当人处于打印机正面时打印方向正好与人的左右方向相反）。

单击“激光机附加设置”，如图2-54：

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图2-54

“附加设置”对话框的内容因外设而异，对于使用普通打印口的打印机，在该对话框中将设置其使用的打印端口，系统默认的打印机端口为“第一打印口”，即主机板上的并口（LPT1），对于激光打印机，还可设置White Dwarf选项。使用White Dwarf技术在一般情况下可显著提高打印速度，但当页面太复杂或字为长、扁字时反而会降低打印速度，且当打印机内存不够时可能会出错字，不支持页面的逻辑运算，有些变体效果不能实现，请慎重选用。如果打印机可以双面打印，就选中“双面打印”选项。

在打印机的“附加设置”中，我们一般不需要做任何改动，如果打印时报“打印端口不存在”则检查一下打印端口，如果支持双面打印的打印机不能双面打印，就检查一下是否选中“双面打印”。

至此，打印设置全部设置完毕，上述设置只需设置一次。

10、初始化：进入初始化对话框，如图2-55：

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图2-55 “常规字库路径”指书生系统字库所在目录，通常为C:Program FilesSureSenseSedA6Font（根据安装路径而定，一般按默认设置不变）；

“补字字库路径”是存放书生补字字库的目录，通常为C:Program FilesSureSenseSedA6AuxFont（根据安装路径而定，一般按默认设置）；

“光盘字库路径”是安装光盘中书生字库的目录，一般保持默认设置；

“图片路径1”、“图片路径2”：当显示、打印公文时图片所在路径。

“记载错误信息的文件”：按系统默认。

“字心字身比”定义一个字的实际大小（字心）与定义大小（字身）的比例。为了不让相邻的字粘连在一起，应该需要一个略小于1的比例。98%和92.5%是常用的两种比例。系统默认为98%。

“缺省中文/英文字体”：指系统找不到指定字体时替代的字体。

“图片缺省分辨率”：仅当“图片尺寸”为“原图尺寸”时有效，用于40

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为没有分辨率信息的老式PIC图片定义分辨率。

“工作区缓冲区大小”：设置系统使用的内存缓冲区大小，该缓冲区用于提高系统性能，一般说来缓冲区越大，输出速度就越快，但太大的缓冲区会因为不能全部利用而造成浪费，即使设为0也不影响打印，只是速度慢一些而已，您可以根据您的系统内存大小设置该参数。

“繁简选择”：定义输出时的繁简转换方式。选择“繁体”时，文件中所有的简体字都按相应的繁体字输出，选择“简体”则相反，选择“繁简混排”时不作任何转换。

“缺字处理”：定义当字库中的没有所需要的字时的处理方法，选择“黑块”时用一个比字心略小的黑方块代表所缺的字，选择“空白”时忽略该字。

“错误处理”：共有三个选项，“忽略”表示在打印过程中忽略所发生的一般错误；“终止”表示有错就终止打印；“警告”表示有错时不终止打印，但在打印结束后报告所发生的错误。

“图片尺寸”：共有四个选项，“排版尺寸”表示图片尺寸完全依照排版时定义的尺寸，与图片本身的尺寸无关；“保持原图宽高比”以排版尺寸为主，但宽高比例与原来的尺寸相同，当排版尺寸过宽时实际输出尺寸的高与排版尺寸相同，宽度按比例算出，处于排版尺寸居中的位置，反之当排版尺寸过高时宽度撑满，高度按比例算出，上下居中；“原图尺寸”表示完全按照图片原来的尺寸，与排版尺寸无关；“原图点阵”表示完全按图片原来的像素数，既与排版尺寸无关，也与图片的分辨率无关。

“兼容方正错误”：此功能是为了与方正发排系统更好的兼容，不仅兼容其正确的地方，也兼容其错误的地方。目前是为了与方正的倾斜率兼容。例如，排版时字的倾斜度是15℃，用方正发排系统打印出来的却是30℃；而

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用书生系统打印出来的是实际的15℃。所以为了与方正兼容，应选中“兼容方正错误”。

“允许字体替换”：选中此项后就可以进入字体替换表，设置字体替换表。选中“允许字体替换”后，可以单击“字体替换”按钮可进入“字体替换表”，设置字体替换表（当某种字体未装入时可用另一种字体来替换）。一般设置成全部缺省，否则输出字体会不正确。

设置正确后，单击“保存”按钮，最后单击“退出”按钮，这样本地配置就完成了。

2.7.2 传输配置

选择“配置信息”中的“传输配置”栏，如图2-56：

图2-56 若是第一次配置，单击“新建”按钮，若已经配置过，单击文档，并进入到编辑状态，系统弹出配置信息的对话框，如图2-57：

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图2-57 下面将各项内容作详细说明：

服务器文件夹：此项中填写本单位ftp服务器文件夹的名称，如：f: ftpdataXXX单位；

相对路径：此项填写服务器文件夹下的文件夹名称,如XXX单位，它和服务器文件夹的相对应的；

本地下载路径：此项中填写本单位操作用户的本地下载地址，如：c:。填写正确后，单击“保存”按钮，最后单击“退出”按钮，这样传输配置就完成了。

配置信息中的参数设置正确后，一般不要进行修改，否则就不能正常进行传输工作。

2.8 用章记录

用章记录中记录每次盖章成功的记录，记录的要素为盖章人、盖章时间、公章名称、操作时间等信息，如图2－58：

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图2－58

2.9 修改口令

修改口令用来修改登录用户的密码。单击“修改口令”图标，进入设置新密码页面，如图2－59:

图2－59 输入旧口令，然后再输入新口令，再输入一边新口令进行确认，然后单击“修改确定”按扭，则口令修改成功，以后登录就使用新口令登录。

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目录

第一章 哈尔滨市政府公文传输系统概述.........................1

1.1系统总体目标............................................................................................1 1.2 系统构成...................................................................................................2 1.3 技术特点...................................................................................................2

第二章 哈尔滨市政府公文传输系统使用.........................4

2.1 系统登录...................................................................................................4 2.2 发文处理...................................................................................................4

2.2.1草稿.................................................................................................5 2.2.2待盖章.............................................................................................7 2.2.3待发送...........................................................................................10 2.2.4已发送...........................................................................................11 2.2.5已完成...........................................................................................12 2.2.5查询...............................................................................................16 2.3 收文处理.................................................................................................18

2.3.1待签收...........................................................................................18 2.3.2已签收...........................................................................................22 2.3.3已拒签...........................................................................................23 2.3.4已完成...........................................................................................25 2.3.5查询...............................................................................................25 2.4 删除记录.................................................................................................27 2.5 通讯录.....................................................................................................27

2.5.1 地址..............................................................................................28 2.5.2 群组..............................................................................................29 2.5.3 分类..............................................................................................31 2.6 文件要素.................................................................................................32

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2.6.1 缓急..............................................................................................32 2.6.2 密级..............................................................................................33 2.6.3 签发人..........................................................................................34 2.7.1 本地配置......................................................................................34 2.7.2 传输配置......................................................................................42 2.7 配置信息.................................................................................................34

2.8 用章记录.................................................................................................43 2.9 修改口令.................................................................................................4

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哈尔滨市政府公文传输系统 使用手册

北京书生国际信息技术有限公司

二○○六年五月

哈尔滨市政府公文传输系统

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前 言

公文（俗称红头文件）是我国行政机关实现上情下达的法定方式，印章则是文件有效性的表现形式。目前，越来越多的行政机关在开展电子政务建设时都选择公文无纸化传输作为突破口，取得了非常好的应用效果。但普通的电子邮件是不具备正式公文的效力的，必须使用专门的公文传输系统才能搭建理想的“数字神经系统”，书生公文传输系统正是其中的佼佼者。

公文传输系统利用数字文档技术、信息安全技术、中间件技术及计算机网络技术等，实现了红头文件的制作、盖章、分发、接收、阅读、打印、转发和归档等功能，以现代的电子公文传输模式取代了传统的邮路传递模式。

根据国家有关规定，公文传输系统必须使用硬件加密设备，最好是采用经过国家有关部门鉴定的专用密码机。每个专用加密设备中都包含了一个硬件数字证书,可获得比普通数字签名更高的安全度。在使用前需要先进行电子公章的制作和授权使用，对电子公章的管理完全按照现有公章管理制度进行。在制作公文时，首先进行公文排版，定稿后的文件保存成不可篡改的版式文件，再进行电子盖章（含加密），就生成了含有红头和公章的正式有效的电子公文文件，并自动生成用章记录。接收方通过计算机网络收到电子公文后，经过安全认证使用专用的公文阅读器来阅读内容和版面与发送方完全一样的公文文件，并可在权限允许范围内用彩色打印机打印出具有正式效力的含有红头和公章的纸质公文，效果与传统通过邮路传递得到的文件相同。收文方亦可使用专门的公文转发功能将文件转发给其他单位，转发过程与现有公文转发方式完全吻合。电子公文在需要时可对文件脱密，脱密文件除了用于存档外，还可用于OA等其它电子政务应用系统，使电子公文能得到最大程度的利用。整个过程都是通过计算机来实现，并且进行全程的安全保密控制，从而大大提高了公文传输的效率和公文的利用度，并有效保障了公文的安全性。