公文函的格式

第一篇：公文函的格式

公文函的格式

一、函的概念

函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下

级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

二、函的特点

沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

单一性。函的主体内容应该具备单

一性的特点，一份函只宜写一件事项。

三、函的分类。

函可以从不同角度分类：

按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

四、函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容

单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

五、撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明

确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

例文一 商洽事宜函

中国科学院××研究所关于

建立全面协作关系的函

××大学：

近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

中国科学院××研究所

一九九五年×月×日

第二篇：公文——函

函

不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函十三种公文中唯一的平行文。适用范围最广。

函的特点

沟通性:起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。灵活性：相对其它的12种公文而言，它的行文关系和格式更灵活。单一性:一份函只宜写一件事项。

分类

按内容和用途

商洽函：关于鄂穗两地携手联合打捞“中山舰”的函 请求批准函：岭南职业技术学院关于申请建设贷款的函 转办函：广东省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函 催办函：交通部广州救捞局催办函

报送材料函：关于上报《中科公司二期改造项目评估报告》的函 答询函：广州市人民政府办公厅关于临时工安置问题请示的复函

按性质分

公函：用于机关单位正式的公务活动往来。格式严格按照正规的公文格式来写。

便函：用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。如P26 例文3

按发文目的分

发函：发函即主动提出了公事事项所发出的函 复函：复函则是为回复对方所发出的函 例如

国务院办公厅关于同意宁波海关升格为正厅(局)级直属海关问题的复函

“请示”与“请批函”的异同

同：作用一样——可用于请求审批有关事项 异：

1.行文方向不同：请示为上行文，函为平行文。2.行文对象不同：请示的为有隶属关系的上级领导 或业务指导机关，函的为不相隶属机关。

3.行文内容不同：请示一般是比较重大的事项，涉及机关政务、人事、财务、政策等方面的问题，函的行文内容只限于请批具体事项，局限于事务和业务方面的问题。

4.行文目的不同：请示旨在希望得到上级机关的指示、批准和帮助；函的行文目的仅在于“请求批准”，让不相隶属的业务主管机关了解并掌握情况，体察发文机关难处，对于请批事项能给予理解，并给予肯定答复。

5.行文语气不同 ：行文语气的特点是谦恭、征询的，不能直接用“决定”、“要求”等词，而应选用“拟定”、“请求”等词，此外，结束用语中常用“妥否”、“当否”、“可否”等词来征询上级意见。函的行文多用商请的语气，结束用语常用“当否，请予批准”、“请予批准为荷”等等。

6.反馈文种不同：请示收到批复，请批函收到复函。

批复与复函的异同

同：都可用于批答请求

异：

1.回复的文种不同：批复是有隶属关系的上级机关对下级机关行文，是对请示的回复；复函是主管机关向不相隶属的机关行文，是对请批函的回复。2.行文语气和常用语不同。如引述来文时，“批复”常用“你单位《关于„„请示》收悉”，而“复函”习惯于用“贵单位《关于„„的函》收悉”；回复意见时，“批复”中常用“经研究，同意你单位„„”或“现将意见批复如下„„”引出执行依据和要求，“复函”则常用“函复如下„„”或“经审核，确认符合„„，准予„„”等回复明确的意见。

格式

1.标题：三要素式；两要素式

2.发文字号：机关代字+函+发文年份+发文顺序号

3.主送机关 ：受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号——需要谁帮忙解决问题，或需要谁来看这份函，就写谁。

正文

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。

3.结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。

注意

语言艺术——语气平和有礼.客气、谦恭,简洁得体。

处事艺术——换位思考。不要倚势压人,不要强人所难，不要认为是理所当然的。也不必逢迎恭维、曲意客套。

结语

通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。

如发函给对方一般可用“此函”“专此函达”“特此函询（商）” “特此函告”“请即复函”。

复函的结语一般可用“此复”“特此函复”等。

有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

落款

署名、成文时间。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。注意事项

1.行文简洁明确，用语把握分寸。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

2.讲求时效性，特别是复函更应该迅速、及时。3.公函要严格按照公文的格式。

4.一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。

5.内容必须真实、准确。

6.写法以陈述为主。

7.“函”的语言要求朴实，语气要恳切，态度要谦逊。

8.开门见山，直奔主题。不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。练习练习

XX乡人民政府要向县财政局申请修路的经费 《关于申请修路所需经费的函》

XX市政府收到X县政府《关于调整县职业教育结构的请示》后，转办市教育局，市教育局要就该问题答复X县政府

《关于调整X县职业教育结构的复函》

XX市水利局拟向市人事局申请增加人员编制 《XX市水利局关于申请人员编制的函》

催款函格式范文

_______公司：

截至_____年__月31日，我公司账面尚有贵公司欠款_____元(大写人民币_____元整)。按照与贵公司的有关合同协议的约定，贵公司应当在_____年__月__日之前支付上述款项，但我公司至今仍未受到该笔款项。因此，特请贵公司能够在近期内及时向我公司支付上述款项。

此函

_____公司(印章)

_____年___月___日

告知函范文 _____先生：

我方三月十日致贵方函谅悉，故在函中曾强调我方第816号订单交货之重要，务必将货物于四月三十日前运达。

货物虽已运出，但尚未接到贵方寄来的任何资料，除取消本订单外，别无选择。因为我方顾客坚持交货日期，这样做实出无奈，至感遗憾。

_____有限公司

XX年XX月XX日

告知函

张经理：

就纯棉t恤供应一事，国内若干贸易公司已与本公司接触，请以cif巴西圣保罗报价，500件价格多少，请惠函告知。

目前此地对廉价衬衫市场销路甚佳，或贵方报价合理本公司就可能要求立即装运。因此，对贵方给予特别优待折扣一事，至表感激。

欧亚实业有限公司 XX年XX月XX日

练习

广州市电大拟定于2011年1月1日举行文艺汇演，但因本校的剧场正在大修，则拟向广州大剧院租借1号厅。请以广州市电大的名义，写一份公文给广州大剧院。再以广州大剧院的名义写一份公文答复广州市电大。

广州市电大关于租用广州大剧院一号厅的函

广州大剧院：

我校将于2011年1月1日举行文艺汇演，但因我校剧场正在大修，故与贵院协商，租用一号厅。

租用时间为2011年1月1日一天，并请提供相应设施和管理人员。租借费用另行面洽。

恳请支持并函复。

广州市电大（章）

二〇一〇年十二月十五日

关于租借一号厅的复函

广州市电大：

贵校于2010年12月15日发来的《广州市电大关于租用广州大剧院一号厅的函》收悉，现复函如下：

经研究，我院同意于2011年1月1日将一号厅租给贵校使用一天，并提供相应的设施和管理人员，租借费谨请派人面洽。

特此函复

广州大剧院（章）

二〇一〇年十二月十八日

练习材料

XX市节能电器厂于2009年1月向第一变压器厂借了10万元，用作该厂所属劳动服务公司的开办费，借款时双方协商后决定，节能电器厂在当年年底将借款还清。现在已是2010年1月12日，第一变压器厂为编制2009年财务决算，需向节能电器厂催讨这笔欠款。

XX市第一变压器厂关于催讨节能电器厂欠款的函

XX市节能电器厂：

贵厂于2009年1月从我厂借去资金10万元，用作贵厂所属劳动服务公司开办费，当时双方商定该款于年内偿还，现在所借款项已经超期。目前我厂正在编制2009年财务决算，为及时搞好我厂各类款项的清理结账工作，望贵厂能在2010年1月20日前将欠款偿还我厂。

特此致函

XX市第一变压器厂（公章）

二〇一〇年一月十二日

第三篇：公文函格式

公文函概念

函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公文函格式

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

公文函用法

1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

公文函范文一

商洽事宜函

中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函

××大学：

近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

中国科学院××研究所（盖章）

一九九五年×月×日

公文函范文二

通知事宜函

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国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）

二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）

四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）

上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

国务院办公厅（盖章）

一九九三年一月三日

公文函范文三

征求意见函

国务院办公厅关于征求

《国家行政机关公文处理办法（草案）》

意见的函

国办函 [1999] ××号

各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅（室）：

现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法（草案）》送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。

国务院办公厅（盖章）

一九九九年×月×日

公文函范文四

请求批准函

广州××局销售公司请求批准函

××局销办函 [1996] 5号

广州××局：

我销售公司从去年十月成立以来，国内商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。

可否，请批复。

广州××局销售公司（盖章）

一九九六年一月十日

公文函范文五

答复事宜函

××市人民政府办公厅关于临时工、合同工

能否执罚问题请示的复函

市政办函 [1996] 40号

市市容环境卫生管理局：

你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下：

《中华人民共和国行政处罚法》于1996年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。

……

你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。

此复

××市人民政府

一九九六年十月七日

公文函范文六

报送材料函

关于上报《××公司二期改造项目评估报告》的函

××工银商字 [199×] ××号

××市××分行：

现呈报〈 ××公司二期改造项目评估报告〉，请审阅。

附件：××公司二期改造项目评估报告。（略）

×××工商银行（盖章）

一九九×年十一月五日

公文函范文七

转办函

××省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函

省人民政府：

省九届人大三次会议已经闭幕。会间，省人民代表以主人翁精神，对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时，可请省高级人民法院和人民检察院密切配合。

附：〈××省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见〉（抄送单位附件各二册）

××省人民代表大会常务委员会（盖章）

一九九九年×月××日

附件：（略）

公文函范文八

催办函

交通部广州救捞局催办函

××造船厂：

贵厂××××年为我局建造的2640马力拖轮“穗救202”轮，出厂至现在已经三年了，可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决，但贵厂一直未明确答复。该轮由于缺少拖缆机，长期无法正常执行生产任务，经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救202”轮安装拖缆机，以免再延误该轮的正常生产。

敬礼

交通部广州救劳局（盖章）

××××年×月×日

公文函范文九

关于出席××××研讨会的邀请函

××秘书长：

最近，国家××部××××科学研究院批准关于××××课题研究的项目。经商议，定于三月下旬在××省××市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下：

一、会议报到时间（略）

二、会议地址（略）

三、联系人及电话（略）

特邀请您届时出席。

××××研究中心（盖章）

二000年三月×日

第四篇：公文 函

天 开 电 化 有 限 公 司

天开函〔2011〕03号

关于选派员工前往东瓯大学

进修英语的函

东瓯大学：

随着我公司日趋走向国际化，对外贸易的窗口不断增多，英语已经成为了公司员工不可缺少的技能。为了提高技术人员的英语水平，我公司选派17名技术人员前往参加英语强化班进修，为期一个月的培训。开始时间是11月13日，结束时间是12月13日。具体费用由我公司全额支付。敬请你校同意，具体培训事项有劳你校安排。专此函达，敬请答复。

二○一一年十一月九日

主题词：选派进修函

天开电化有限公司办公室2011年11月9日印发

（共印XX份）

第五篇：公文函格式

公文函格式

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。公文函用法

1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。