公司行政公文处理规定(2016年修订)

第一篇：公司行政公文处理规定(2016年修订)

公司行政公文处理规定

一、总则

（一）为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，根据国家有关规定，结合本公司的实际情况，特制定本规定。

（二）公文（亦称：文件）是公司对外联络、对内实施管理的重要工具，是执行上级部门重要指示、部署、安排的有力依据，是传达贯彻公司重要方针、政策、规章制度，下级请示、报告情况，的重要途径，是公司进行正常工作和活动的必要手段。

（三）公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

（四）公司各部门的负责人及领导应当高度重视公文处理工作，严格要求、督导各部门遵守本办法进行公文处理工作。

（五）公司各部门应当配备专职或兼职人员负责公文处理工作。

（六）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

二、公文种类

（一）公司常用公文种类有：

1、报告。适用于向领导或总部汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复总部或区域管理中心的询问或报送文件、材料。

2、请示。适用于向领导或总部请求指示、批准的事项。

3、决定。适用于对重要事项或重大行动做出的安排。

4、决议。适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

5、通知。适用于对下级发出指示、要求，发布公司各方面的管理规定、规章、办法，任免干部，转发上级或不相隶属单位的公文，批转下级的公文，需要下级单位周知或执行的事项。

6、通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

7、批复。适用于答复下级的请示事项。

8、函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请示批准等。

9、会议纪要。适用于记录、传达会议议定事项和主要精神。

三、公文格式

公文格式一般由秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位等部分组成。

1、涉及公司秘密的公文应当标明密级，分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部”。

2、公文紧急程度分为“特急”（即时办理）、“急”（限期1天办理）、“常规”（一般限期7天内办理）。

3、发文单位应当写全称或规范化简称。

4、发文字号，包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

5、签发人为公司总经理。

6、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容和文种。

7、公文如有附件，应在正文之后，发文单位之前注明附件顺序和名称。

8、成文日期以签发的日期为准。

9、公司对内或对外发文必须加盖公章以外，公司内部行文需要各相关领导传阅。

10、附注为正文需要说明的其他事项，应当加括号标注。

11、公文应当标注主题词。

12、报为公文的主要接受领导；发为公文的主要受理人或部门；抄指除主要受理单位外需要执行或知晓公文的其他单位或领导，应当使用全称或规范化简称。

13、文字从左至右横写、横排。

四、公文办理

（一）公文办理分为收文和发文。收文办理流程包括登记、分送、批办、承办、催办、归档等程序；发文办理流程包括拟稿、审核、签发、编号、盖章、分发、归档等程序。

（二）收文

1、登记：公司的收文由综合管理部档案管理员进行统一接收、登记；传阅、批办转交公司各部门的文件由各部门的文员进行登记。登记时应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期等项填写清楚。

2、分送：

（1）一般业务性文件，登记后在文件首页附上《文件批阅单》，填写有关内容后，呈交总经理批阅后转交相关部门分管领导进行处理。（2）参阅性文件，直接组织各部门人员进行传阅。

3、批办：经总经理批阅后由相关部门领导根据呈报的公文内容进行分析、决策，在《文件批阅单》上批注处理意见。

4、承办：承办部门收到交办的公文后应当及时办理、不得延误、推诿。承办单位负责人或承办人员阅办后，应在《文件批阅单》上注明办理意见、结果和时间。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的应当迅速退回交办的文件处理部门并说明理由。

5、催办：送领导批示或者交有关部门办理的公文，由经办人负责跟踪催办。

6、归档：办文完毕后，经办人应及时按领导指示和文件要求反馈公文处理结果。最后，将已处理完毕的公文归档保存。

7、发文

8、拟稿：发文部门根据领导要求或工作需要拟定公文初稿。草拟公文要求做到：

（1）符合国家的法律、法规及公司有关规定。

（2）情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚，篇幅力求简短。

（3）公文的文种应当根据行文目的，发文单位的职权和与主送单位的行文关确定。

（4）结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。

（5）应当使用国家法定计量单位。（6）用词用字准确、规范。

（三）审核

1、拟搞完成后，由各发文部门的负责人进行初审。核稿内容主要包括：文稿是否符合国家政策、法规和公司的有关规章制度；文稿提出的要求、措施、意见是否符合实际且具体可行。

2、发文部门在发文首页附上《发文审批单》，填写相关项目后，交综合管理部进行复审。主要审核文件内容是否维护公司的合法权益；文字是否妥当，行文方式是否规范，符合要求等等。经审核如符合要求，综合管理部负责人在《发文审批单》上签字确认。

3、编号：所有公司对内、对外的发文由综合管理部统一编排发文字号。以公司名义的发文字号格式为“义东（发）综[20╳╳] ╳╳号”；对外的函件格式为“深中函[20╳╳] ╳╳号”。

4、签发：所有的公文必须由总经理签发，总经理不在可由副总经理代签发。

5、盖章：公司发文需要加盖公章的，需在综合管理部申请盖章后，方可发出。

6、分发：综合管理部根据发文范围将文件分送到各相关单位及部门，并进行登记。

7、归档：公司所有对内、对外的发文在发出以后，文件原件由综合部档案管理员归档，以备查用。

第二篇：行政公文处理细则

西安科技大学行政公文处理实施细则（试行）

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发布者：admin 发布时间：2009-3-17 16:52:32 阅读：138次 西安科技大学行政公文处理实施细则

（试行）第一章 总 则

第一条 为使学校行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《西安科技大学行政公文处理办法》，特制定本细则。

第二条 凡能通过面商、会商、电话联系和领导面示等方式解决或答复的问题，可不再行文。第三条 各单位负责人要高度重视并做好本单位的公文处理工作。

第四条 草拟、修改、签发必须使用钢笔或毛笔，严禁使用“三笔”（即铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水钢笔），不得在文稿装订线以外书写。

第五条 校内发文应尽量采取计算机网上传输，推行无纸办公。

第二章 公文格式

第六条 公文一般由文头、文干和文尾等三大部分组成。

第七条 公文文头部分包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人等要素。各要素根据需要选择。

（一）涉及国家和学校秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限，一般情况下，行政公文无须标明。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识（以下简称“版头”）由发文单位全称或者规范简称后加“文件”组成，也可只用发文单位全称或简称，红色套印。联合行文，主办单位一般列在前。

我校公文版头包括：“西安科技大学文件”，“西安科技大学”，“西安科技大学校长办公室文件”，“西安科技大学校长办公室”，“西安科技大学院处函件”及“西安科技大学会议纪要”。各学院可根据需要自行印制“西安科技大学××学院”版头。

根据职权范围和行文关系，学校各发文版头的使用范围为：

1、“西安科技大学文件”版头，适用于印发学校决定、工作部署、以学校名义下发的学校综合性通知、工作安排等；向省政府和省教育厅及领导人请示、报告；批复、批转校内非行政单位的重要请示、报告、意见；公布根据学校决定设置和调整的学院、处级行政机构、具有行政管理职能的无级别单位、常设或临时机构，以及学科（专业）的设置、调整方案；校长依照职权任免院、处及其它相应职级的负责人，依照《公司法》任免学校控股企业或独资企业的法人代表；校级表彰奖励和惩处；公布由校长办公会议或党委会通过的规章制度等。

2、“西安科技大学”版头，适用于向不相隶属的政府业务归口管理部门询问、商榷、答复、请求批准有关事项；向校外不相隶属的单位询问、商榷或答复有关事项等。

3、“西安科技大学校长办公室文件”版头，适用于转发上级机关的重要文件；印发上级领导和学校领导的重要讲话；印发学校领导的工作分工；印发经主管校领导签发的部门规章和职责范围；印发各常设委员会、领导小组换届、成员调整名单；启用或废止校属职能机构和单位的印章；发布学校有关的统计资料和信息；根据学校授权和决定，就全校带有综合性的工作作出具体安排和布置等。

4、“西安科技大学校长办公室”版头，适用于印发全校性的重要会议通知和工作安排；印发学校非正式公布的讨论稿、征求意见稿；全校节假日安排、临时性的工作调整；以校长办公室名义出具的说明类函件等。

5、“西安科技大学院处函件”版头，适用于印发职能部门（含具有行政管理职能的无级别单位，以下同）职权范围内的工作安排，印发根据上级和学校的工作部署，要求各单位和人员需要办理或知晓的事项；印发由各职能部门向校内其它部门和单位答复的事项；院处级表彰奖励等。

6、西安科技大学××学院版头，适用于就本学院的工作和有关事项作出安排；院级的表彰奖励和惩处；向学校及有关职能部门就有关问题、情况进行询问、商榷、答复、报告、请示等。

7、“西安科技大学会议纪要”版头主要适用于校长办公会议、专题会议。

（四）学校行政公文版头文头用字规格一般为20×14毫米，文件文头天高为62毫米，文头下沿与红线间隔34毫米；校长办公室公文版头文头用字规格为20×10毫米，文件文头天高为62毫米，文头下沿与红线间隔25毫米；机关各职能部门所发公文文件文头用字规格为14×10毫米，文件文头天高为62毫米，文头下沿与红线间隔22毫米。各学院、产业集团公司等所发公文文件文头用字规格为14×10毫米，文件文头天高为62毫米，文头下沿与红线间隔22毫米。

函件文头天高为30毫米，文头下沿4毫米处为一武文线（上粗下细），距下页边20毫米处为一文武线（上细下粗），两条线均为170毫米。

（五）秘密等级：秘密公文应按密级划分规定，在文头右上方注明“机密”或“秘密”字样，“机密”公文应在文头左上方标明份数序号。

（六）紧急公文应根据重要程度、时限要求在文头右上方标明“特急”、“急件”。同一公文既是密件又是急件的，紧急程度标于秘级之上。

（七）发文字号：正式公文须编发文字号，发文字号一般由学校代字、机关或单位代字、职能代字、年号、序号等部分组成。如学校教学工作方面的文件，发文字号为“西科教发[2003]××号”，其中“西科”为学校代字，“教”为职能代字，方括号内“2003”为年号，后为文件序号；又如校长办公室发文，字号为“西科办发[2003]××号”，其中的“办”为机关代号。为使发文字号规范，避免发文字号的交叉、雷同，各学院、产业集团公司、机关部门等的发文字号不出现学校代字和职能代字，只出现单位代字和年号、序号，如教务处的发文字号为“教务发[××××]××号”，教务函[××××]××号。

红头文件的发文字号下行文标注在横线之上中间位置，上行文标注在横线左上方；机关部门发文字号标注在横线右下方。

各部门、单位启用发文字号前须报校长办公室备案。

（八）签发人：凡上报公文均须注明签发人；联合上报的公文，应注明主办机关签发人。其中“请示”还应当在附注处注明联系人（具体承办人）的姓名和电话。签发人姓名要注在文头红线右上方，发文字号适度左移。下行公文可不注明签发人。

第八条 公文文干部分包括：标题，主送单位，正文，附件说明，落款（印章），成文日期等。

（一）公文标题：公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范的简称、公文主题、公文文种三部分组成。因公文文头已含发文机关名称，标题中可将发文机关名称省略。转发类公文标题，应避免冗长。在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。

（二）主送机关：一般公文的主送机关应写于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。有的公文如决定、会议纪要等，主送机关不写或写于正文之后的印刷板记栏内。

学校行政公文“主送机关”的用法为：校内行文，学校发至全校的文件，“主送机关”用“各部门、各单位”；发文范围较小的文件，“主送机关”用“各有关单位”或直接列明部门、单位名称（部门是指具有管理职能的处级机构；单位是指相对独立的处级业务单位或直属单位）；对外行文，“主送机关”直接列明收文机关名称。

（三）正文：公文正文应按照行文关系及拟文要求认真撰写。

（四）附件：公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前，按顺序注明附件名称（如“附件：

1、××××”）并与所附附件顺序和名称相一致。附件名称后不加标点符号。附件一般不盖印章。印发、转发类公文，应在标题和正文中表述附件名称，正文之后不再列述。

（五）落款：包括发文单位印章（发文单位）和成文日期。落款或印章与发文版头必须一致。

1、上报公文和其它对外行文,不署名,只盖发文单位印章。

下发的公文：数量较大的普发性公文暂以署名代替印章，但存档的公文必须加盖印章；凡涉及对师生员工奖惩、涉及学校权益等重要文件（包括普发性公文）必须加盖印章。以单位负责人名义行文，同时冠以职务和身份。

联合下发的公文，各单位都应加盖印章，印章顺序要与行文机关相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。

2、成文日期：确定成文日期的原则是，凡会议通过的，以通过日期为准；领导签发的，以领导签发日期为准；联合行文的，以最后签发机关领导人签发日期为准。成文时间应标注于正文之后。成文日期必须标全汉字年、月、日，“零”应写为“○”。

3、当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第九条 文尾部分一般由附注，主题词，抄送单位，印发单位，印发日期和印发份数等。

(一)公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注在落款之下主题词之上。“请示”类公文根据需要在附注处注明联系人的姓名和电话。

(二)主题词：公文应当标注主题词，主题词按照上级机关的要求标注。主题词标注于抄送机关之上。以学校和校长办公室名义制发的公文，主题词由校长办公室统一标注。各学院、产业集团公司制发的红头文件的主题词，由各制发单位按有关规定自行标注。机关各部门所发函件不标注主题词。

(三)抄送机关：抄送机关指除主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。排列方法与“主送单位”相同。公文如需抄送个人，应排在单位名称之后。

(四)印制单位、印发时间和份数：印制单位列抄送机关之下，并标明时间、份数。印发时间以送印日期为准。

第十条 公文文字从左至右横写、横排。标题用2号宋体，正文用3号仿宋体。原则上每页20行，每行22字。公文用纸一律使用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），右侧对齐，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第三章 发文办理程序

第十一条 发文处理一般包括拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、登记（编号）、复核、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第十二条 拟稿：学校的综合性公文，由校办组织拟稿或者由校办会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文，由职能部门拟稿。重要的公文，领导人要亲自起草或者主持起草。第十三条 草拟公文应当做到：

（一）严肃认真。文稿要符合党和国家的方针政策及有关规定，符合学校实际情况。如变更现行政策规定或提出新的政策规定，要切实可行，并与原有政策规定相衔接。

（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，用词规范，篇幅力求简短。

（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号（用圆括号括起）。时间应写具体的年、月、日。

（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为㈠，第三层为“1”，第四层为“⑴”。公文应避免采用过多的层次结构。

（五）必须使用国家法定计量单位。

（六）用词用字要准确、规范，文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

（七）拟制紧急公文，应当体现紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十四条 拟稿完毕，拟稿人应当清楚填写“西安科技大学发文稿纸”中的有关要素；需要说明情况的，应在“拟稿说明”栏中注明。

第十五条 核稿：核稿由拟稿人送由主办单位负责人审核。

核稿的重点是：是否符合国家的法律法规和方针政策及学校有关规定；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本细则规定；是否需要其它单位会稿。

第十六条 会稿：会稿由拟稿单位文秘人员送审，由会稿单位负责人完成。

会稿的重点是：把握正文涉及本部门职权范围内需要配合执行或者核定的事项。会稿部门如有不同意见，应明确表述，若只签姓名，则视为同意。

第十七条 审稿：一般拟稿人送审，凡以学校或校长办公室名义印发的重要公文（包括规章制度）在报校领导签发前，必须送校办审稿。

审稿重点是：是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定；是否需要其它单位会稿；是否与学校已有的规章、政策相一致；是否需要经学校研究决定。需要由校领导签发的，注明“请×××签发”，由校办文秘人员报校领导签发。

第十八条 签发：公文一经签发即成定稿，并据此生效。签发人代表本发文单位对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负完全责任。急件公文，签发人如果不在校内，可通过电话联系，经请示同意后，可先发文，再补办签发手续。

公文签发应按照领导的分工和职权范围进行：

（一）以“西安科技大学文件”、“西安科技大学”版头制发的公文，由校长或者主管副校长签发。其中，常规性、例行性公文，经校长或主管副校长书面授权委托后，可由被授权委托人签发并向授权委托的校领导负责。

以部门或者单位名义制发的公文（包括“西安科技大学校长办公室文件”、“西安科技大学校长办公室”、“西安科技大学院处函件”），由主管校领导签发，或经主管校领导同意，由部门或者单位的主要负责人或者主持工作的负责人签发。其中，“西安科技大学院处函件”由发文单位审核把关，签发后直接送校长办公室文印室打印。

（二）需要经过会议通过的必须按照规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的公文，必须注明会议名称和通过日期。

（三）学校各单位、各部门向学校上报的请示、报告须按学校公文处理办法的有关规定行文，要有签发人，并加盖公章，否则学校拒收退回。

（四）公文签发应在签发栏中写明“发”、“速发”等字样，并签全名和年月日。只签姓名，视为同意。签发人如认为需送其他负责人（或上级领导）事先阅知时，可注明“请先送×××阅后再发”。第十九条 各单位正式公文必须正式登记编号。

第二十条 缮印：一般由拟稿单位负责校对。由打字员按照规定的公文格式排版并通知拟稿单位校核后缮印。

公文印制前，拟稿单位的文秘人员应当进行复核。复核确系无误后必须签署“同意印刷”字样，否则文印室不得印刷。复校重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。第二十一条 盖印：拟稿单位将文件装订好后，由拟稿人在送发前，按本细则第八条第（五）款规定加盖印章。所盖印章必须与发文版头的单位名称相一致。

第二十二条 分发：由拟稿单位负责按规定份数和发送范围发送。重要的和有办理时限的校内发文必须一一送交签收；寄送校外的请示、重要报告必须用挂号发出或亲送签收。公开印发的公文，可以张贴、上网，可以自行翻印。

利用计算机、传真机传输秘密公文，必须采取加密措施，绝密级公文不得用计算机、传真机传输。第二十三条 公文分发后，拟稿人应及时收集底稿并连同印制好的公文一起交文秘人员立卷和归档。第二十四条 需要办理的公文，有关人员应及时按学校有关规定督查、督办。

第四章 收文办理程序

第二十五条 收文办理一般包括审核、签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。校长办公室机要秘书负责行政收文处理。

第二十六条 审核、签收：收到来文，应当先依据本细则行文的有关规定进行审核，不符合行文规则的予以拒收退回。

凡涉及两个以上部门来文，主办部门必须与相关部门协商一致形成统一意见上报；若意见不一致也须说明。第二十七条 编号、登记：审核合格后的各类来文，需按照来文单位及类别进行分类，并按照收文时间先后进行编号，然后将公文标题、来文单位、来文字号、承办期限等情况在公文登记簿上逐项进行登记，来文编号、登记时间一般不超过12小时。

学校收到的来文，属陕西省人民政府、陕西省教育厅、西安市人民政府的，编政字号；其它部委、厅局和单位的，编综字号；简报类的、编简字号，校内各单位的，编内字号。

第二十八条 拟办：编号、登记后的来文，机要秘书要在24小时内进行拟办处理，或提出拟办意见，或呈送校办主任处理。若遇到急件公文，可先通知主办单位按文件要求做准备，再送有关领导批办。凡属给职能处室的复函、报表、会议通知、调查表、外事接待等一般性来文，可直接送各职能部门签收阅办；其它来文附“文件阅办单”后，送校办负责人批注拟办意见。

第二十九条 批办：按照拟办意见，送有关领导批办。批办时间一般不超过3天，并答复来文单位。凡涉及两个或两个以上职能部门办理的文件，批办时应注明主办单位。

第三十条 承办：已批办的文件须按领导批示交由主办单位承办。承办时间一般不超过一周，紧急文件应当按文件时限要求办理，确有困难的应及时向来文单位说明原因。涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，主办单位应及时、主动与协办单位协商办理。

第三十一条 催办：对超出办理时限要求的文件，文秘人员要进行催办。催办时，应附催办单。第三十二条 立卷归档：文件办理完毕后，各单位应对本单位收到的文件按照有关规定进行立卷与归档。涉及两个以上职能部门办理的文件，由主办单位进行归档。

第五章 附 则

第三十三条 学校各独立法人单位的行政收发文办理可参照本细则执行。

第三十四条 本细则自发布之日起施行。过去下发的，凡与本细则不一致的，以本细则为准。第三十五条 本细则由校长办公室负责解释。

西安科技大学行政公文发文代字

一、发文“字”、“发”、“函”的用法

上行文用“字”，下行文用“发”，平行文用“函”。

二、学校发文代字

1、西科字（发、函），适用于学校产生的重要文件；

2、西科办字（发、函），适用于办公室产生的重要文件；

3、西科人（发、函），适用人事处产生的重要文件；

4、西科财（发、函），适用财务处产生的重要文件；

5、西科教（发、函），适用于研究生、本科、成人教育及图书馆等教辅部门产生的重要文件；

6、西科研（发、函），适用于科技处、学报、高教研究、网络中心口产生的重要文件；

7、西科学（发、函），适用学工处产生的重要文件；

8、西科基（发、函），适用基建处产生的重要文件；

9、西科后（发、函），适用总务处产生的重要文件；

10、西科保（发、函），适用保卫处产生的重要文件；

11、西科产（发、函），适用校办科技产业及劳司、机电厂口产生的重要文件；

12、西科监（发、函），适用于监察处产生的重要文件；

13、西科审（发、函），适用审计处产生的重要文件；

14、西科学科（发、函），适用学科办产生的重要文件；

15、西科资（发、函），适用国资处产生的重要文件；

16、西科外（发、函），适用国际交流中心产生的重要文件；

17、西科离（发、函），适用离退处产生的重要文件；

18、西科证函，适用于学校出具的证明类函件。

三、各处（室）发文代字

各处（室）产生的一般内发文件，均取消“西科”字样，学校认定的各处（室）发文字号如下：

1、办秘字（发、函）适用于校长办公室产生的一般文件：

2、人事字（发、函），适用人事处产生的一般文件；

3、财务字（发、函），适用财务处产生的一般文件；

4、教务字（发、函），适用于教务处及教辅部门产生的一般文件；

5、研究生字（发、函），适用于研究生处产生的一般文件；

6、成教字（发、函），适用于成人教育学院产生的一般文件；

7、科研字（发、函），适用于科技处、学报、高教研究、网络中心口产生的一般文件；

8、学工字（发、函），适用学工处产生的一般文件；

9、基建字（发、函），适用基建处产生的一般文件；

10、总务字（发、函），适用总务处产生的一般文件；

11、保卫字（发、函），适用保卫处产生的一般文件；

12、产业字（发、函），适用校办科技产业及劳司口产生的一般文件；

13、监察字（发、函），适用于监察处产生的一般文件；

14、审计字（发、函），适用审计处产生的一般文件；

15、学科字（发、函），适用学科办产生的一般文件；

16、国资字（发、函），适用国资处产生的一般文件；

17、外事字（发、函），适用外事办产生的一般文件；

18、离退字（发、函），适用离退处产生的一般文件。

第三篇：行政公文处理办法

行政公文处理办法》制定本细则。

第一章公文格式

第一条公文通常由文头、文干和文尾三大部分组成。

第二条文头部分包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人等要素，各要素根据需要选择。

1.涉及国家和学院秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限，一般情况下，行政公文无需标明。

2.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

3．发文单位标识（以下简称“版头”）由发文单位全称或者规范化简称后加“文件”组成，也可以只用发文单位全称或者规范化简称，红色套印。联合行文，主办单位一般排列在前。我院的发文版头包括“西安交通大学城市学院文件”、“西安交通大学城市学院”、“西安交通大学城市学院会议纪要”，印制时应采用小标宋体字，字号为14mm×10mm。

根据职权范围和行文关系，学院发文版头的使用范围为：

（1）“西安交通大学城市学院文件”版头，适用于印发学院决定、工作部署，以学院名义下发的学院综合性通知、工作安排等；向教育部和省、市级政府、省教育厅及领导人请示、报告；批复、批转院内单位的重要请示、报告、意见；院长依照职权任免相应职级的负责人；院级表彰奖励和惩处；公布院长办公会议通过的规章制度等。

（2）“西安交通大学城市学院”版头，适用于向不相隶属的政府业务归口管理部门询问、商榷、答复、请求批准有关事项；向院外不相隶属的单位询问、商榷或答复有关事项等；转发上级机关的重要文件；印发上级领导和学院领导的重要讲话；就全院带有综合性的工作作出具体安排和布置等。

（3）“西安交通大学城市学院会议纪要”版头，主要适用于院长办公会议、董事会会议。

4.发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。联合行文只标明主办单位发文字号。发文单位代字应使用规定的代字，重要发文都应有发文字号。

5.“请示”文在发文单位标识右下方注明签发人姓名。

第三条文干部分包括标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章落款等。

1.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

2.主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位较多时，应按单位类别集中排列。

3.公文正文应按照行文关系、文种及拟文要求认真撰写。

4.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称（如“附件：1.××××”），并与所附附件顺序和名称相一致。附件名称后不加标点符号。附件一般不加印章。印发、转发类公文，应在标题和正文中表述附件名称，正文之后可不再列述。

5.落款，包括发文单位印章（发文单位）和成文日期。落款名称和印章与发文单位版头必须一致。

（1）上报的公文和其他对外行文：不署名，只盖发文单位印章。

（2）下发的公文：数量较大的普发性公文暂以署名代替印章，但存档的公文必须加盖印章；凡涉及对师生员工奖惩、涉及学院权益等重要文件（包括普发性公文）必须加盖印章，并以单位负责人名义行文，同时冠以职务或身分。

（3）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。成文日期必须标明汉字年、月、日，“零”应写为“0”。

（4）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第四条文尾部分一般由附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。

1.附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注在落款之下主题词之上。“请示”类公文根据需要在附注处标明联系人的姓名和电话。

2主题词。公文应当标注主题词。

3.抄送机关。抄送机关指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。排列方法与“主送单位”相同。公文如需抄送个人，应排在单位名称之后。

4.印发单位和时间。在公文末页下方最后一行，应当注明公文的印发单位和印发时间。印发时间以送印日期为准。

第五条文字从左至右横写、横排。版头、公文用纸一般为A4型，右侧对齐，左侧装订。需公开张贴的公文用纸大小，可根据时间需要确定。

第二章发文办理程序

第六条发文处理一般包括拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、登记（编号）、缮印、用印、分发、立卷、归档等程序。

第七条拟稿。学院的综合性公文，由党政服务中心组织拟稿或者由党政服务中心会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文，由职能部门拟稿。重要的公文，领导人要亲自起草或者主持起草。草拟公文应当做到：

1.内容符合党和国家的路线、方针、政策及有关法律、法规、行政规章等规定。

2.情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，文字简洁，书写工整，标定正确，篇幅力求简短。

3．公文的文种应当根据行文目的、发文机关职权和与主送机关的行文关系确定。

4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6．结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

7．使用国家法定计量单位。

8．文内使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第八条拟稿完毕，拟稿人应当清楚地填写“西安交通大学城市学院发文稿纸”中的有关要素。

第九条核稿。核稿由拟稿人送主办单位负责人完成。核稿的重点：是否符合国家的法律法规和方针政策及学院有关规定；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本细则规定；是否需要其他单位会稿。

第十条会稿。会稿一般由拟稿人送审，由会稿单位负责人完成。会稿的重点是：把握正文涉及本部门职权范围内需要配合执行或者核定的事项。会稿部门如有不同意见，应明确表述，若只签姓名，则视为同意。

第十一条审稿。一般由拟稿人送审，凡以学院名义印发的重要公文（包括规章制度）在报院领导签发前，必须送党政服务中心审稿。审稿的重点是：是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定；是否需要其他单位会稿；是否与学院已有的规章、政策相一致；是否需要经学院研究决定。需要由院领导签发的，注明“请×××签发”。

第十二条签发。公文一经签发，即成为定稿，并据此生效。签发人代表本发文单位对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负完全责任。紧急公文，签发人如果不在校内，可以通过电话联系，经请示同意后，可先发文，再补办签发手续。公文签发应按照领导的分工和职权范围进行。

1.以“西安交通大学城市学院文件”、“西安交通大学城市学院”版头制发的公文，由院长、常务副院长或主管副院长签发。

2.需要经会议通过的必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的公文，必须注明会议名称和通过的日期。

3.公文签发应在签发栏中签全名和年月日。只签姓名，视为同意。签发人如认为须送其他负责人（或上级领导）事先阅知时，可注明“请先送×××阅后再发”。

第十三条缮印。公文正式印制前，负责该文的文秘人员应当进行复核。重点是：审批、核发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。尔后按照规定的公文格式排版缮印。

第十四条盖印。拟稿单位将文件装订好后，由拟稿人在送发前，按本细则规定加盖印章。

第十五条分发。由拟稿单位负责按规定的份数和范围发送。重要的和有办理时限的院内发文必须一一送交签收；寄送校外的请示、重要报告必须用挂号信发出或亲送签收。

第十六条利用计算机、传真机传输秘密公文，必须采取加密措施，绝密级公文不得用计算机、传真机传输。

第十七条公文分发后，拟稿人应及时收集底稿并连同印制好的公文一起交有关人员立卷和归档。第十八条需要办理的公文，有关部门及人员应及时按学院有关规定督查、督办。

第三章收文办理程序

第十九条收文办理一般包括签收、编号、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷等程序。党政服务中心负责学院行政收文处理。

第二十条签收：收到来文，应当先依据本细则行文的有关规定进行审核签收。

第二十一条编号、登记：按照来文单位及类别进行分类，并按照收文时间先后进行编号，然后将公文标题、来文单位、来文字号、承办期限等情况在公文登记簿上逐项进行登记。来文编号、登记时间一般不超过12小时。

学院收到的来文，属国务院、国家教育部、陕西省教育厅、陕西省政府、西安市政府的，编“政”字号，其它部委和单位的，编“综”字号，简报类的，编“简”字号，院内各单位的，编“内”字号。第二十二条拟办：编号、登记后的来文，党政服务中心附“文件阅办单”后，要在24小时内进行拟办处理。若遇到紧急公文，可先通知主办单位按文件要求做准备，再送有关领导批办。

第二十三条批办：按照拟办意见，送有关领导批办。批办时间一般不超过三天，并答复来文单位。凡涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，批办时应注明主办单位。

第二十四条承办：已批办的文件须按领导批示交由主办单位承办。承办时间一般不超过一周，紧急公文应当按文件时限要求办理，确有困难的应及时向来文单位说明原因。涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，主办单位应及时、主动与协办单位协商处理。

第二十五条催办：对超出办理时限要求的文件，文秘人员要进行催办。催办时，应附催办单。第二十六条立卷、归档：文件办理完毕后，各单位应对本单位刚收到的文件按照有关规定进行立卷归档。涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，由主办单位进行归档。

第四章附则

第二十七条本细则由党政服务中心负责解释，自印发之日起施行。公文格式样板见附件。

第四篇：行政公文处理办法

行政公文处理办法

第一节 总则

第一条 为做好公司的行政公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国家有关规定，特制定本办法。

第二条 公司行政公文，是公司在各项工作管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司决定，发布规章制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条 公文处理是指围绕公文的形成、办理、管理等所进行的一系列衔接有序的工作。行政管理部主管负责指导公司系统的公文处理工作，坚持统一领导、统一管理、统一归档的原则。

第四条 公文处理工作人员应当具备一定的政治、文化和业务素质，工作积极，作风严谨，严守纪律，恪尽职守，树立为领导、为基层服务意识。

第五条 公文处理的基本要求是准确、及时、安全、保密。

第六条 公文处理要坚持实事求是的原则，力戒官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。

第二节 行文规则

第七条 公司行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。

第八条 公司各部室、各子公司可分别以本单位名义行文，但不得以本单位名义自行对外行文，更不能自行对外报送请示性公文。因业务工作需要对外行文时，自拟文稿，经总公司领导签发后以公司名义行文。

第十条 公司各部室，在自己的职权范围内，可以向各公司行文；根据集团公司的授权和有关规定，可以答复各公司请示事项。在一般情况下，各部室不能对各公司发布指示性公文。相关部室对同一问题未达成一致意见，不得各自行文。

第十一条 请示的公文，不要同时抄送同级或下级单位，在上级单位未批复前，下级单位不得擅自按请示公文的内容执行，请示问题坚持“一文一事”制度，避免“一文数事”和在“报告”中夹带请示事项。

第十三条 各公司向集团公司报送正式公文，公文抬头一律写“集团公司”送行政管理部拟办、呈批，不要直接送领导同志本人，更不要同时送几位领导同志，以免重复批示或遗漏。

第十四条 向下级单位行文，一般不抄报上级单位。重要行文，经签发人审定，可以抄报直接上级单位。

第十五条 行文要注重效用，坚持少而精的原则，对普发性文件，应严格控制发文数量，发文范围为集团公司各领导和各公司、各部室。

一、凡是通过网络、口头、电话或其他便捷方式能够解决的问题，不要再行文；

二、某项工作方针已经明确，执行过程中不需要采取新的措施，只是一般性号召或重申已有的规定、要求，不要再行文。

三、发布内部制度、规范性公文，必须注意与已发布的同类规章相衔接，内容不得抵触。若有新的规定，必须在行文时注明对原发布规章修改或废止，已有的规章未废止前，不要重复发布同类规章。

四、只有原则性意见，尚未有切实可行的执行措施或办法前，不要仓促行文。

第三节 常用文种

第十七条 集团公司常用文种主要有：决定、决议、意见、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要等。

决定：对重要问题或重大行动做出的决定及采取的措施，用“决定。”

决议：经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项，用“决议。”

意见：发布对重大问题的主张，要求有关部门贯彻执行，用“意见。”

通知：发布规章，任免干部，传达上级的指示，向各部室、各公司布置工作，转（印）发上级、同级单位和不相隶属单位的公文，发布要求各部室、各公司办理、周知或共同执行的事项，用“通知”。

通报：表彰先进，批评错误，交流经验，传达重要精神或情况用“通报”。请示：向公司外或上级单位请求指示、批准，用“请示”。

报告：向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级单位的询问或要求，用“报告”。“请示”和“报告”必须严格分开，不得在“报告”中夹带请求指示和批准事项，公文标题不得用“请示报告”。

批复：上级单位向下级单位答复请示用“批复”。

会议纪要：记载和表达会议主要精神和议定事项，要求与会单位共同遵守，用“会议纪要”。

第四节 公文起草

第十八条 起草公文是在领导决策过程中一项重要的参谋工作。公文起草要在调查研究的基础上认真撰写，反复修改。起草重要文件，应在总经理办公会认真研究的基础上，由有关领导亲自动手或亲自指导、主持进行。

第十九条 公文起草的基本要求：

一、全面、准确地反映客观实际情况，符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规，符合上级单位的有关指示精神；

二、完整、准确地体现工作意图；

三、重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字清晰，标点准确，书写工整，篇幅力求简短。

四、正确使用文种，符合公文格式要求；

五、人名、地名、时间、数字、引文等要准确，时间应写具体的年月日，引用文件应先引用标题，后引发文字号；

六、公文中的数字，除部分序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作词素的数字以及其他必须使用汉字的外，一般使用阿拉伯数码。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，不得逆向使用。在同一公文中，数字的使用应前后一致；

七、公文中的汉字和标点符号按国家发布的标准方案执行，计量单位采用国家法定计量单位；

八、文字规范，用词准确。使用简称时，除已规范化的简称外，一般先用全称，并注明简称。

第二十条 拟送审核、签发的文稿首页必须使用规范的发文稿纸。

第五节 公文校核

第二十一条 集团公司公文在送领导审批或签发前，均须行政管理部负责认真核稿。第二十二条 公文核稿的重点：

一、是否确需行文；

二、内容是否符合党和国家的路线、方针、政策以及有关的法律、法令和规定，是否完整、准确地体现了发文单位的意图，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关公文相衔接，提出的措施和办法是否切实可行，内容涉及的单位是否经过协调，意见是否一致；

三、篇章结构是否合理，层次是否清楚，文句是否简明通顺、符合语法规范，书写是否工整；

四、公文格式如标题、主送单位、发文单位、成文日期等的拟写是否合乎要求，文种的选择是否适当等；

五、是否符合规定的审批、会签手续，附件是否齐全。

第六节公文审批权限

第二十三条 公文必须经有关领导签发方能印发生效。集团公司公文，按照下列规定签发：

一、凡属对外公文，由集团公司总经理签发，特殊情况由经授权的其他领导签发。

二、凡属内部行文由总经理签发。

三、经会议授权或经签发人授权的公文，可由被授权人签发。

第七节 公文格式

第二十四条 公文格式包括版式和公文体式的有关部门。即：版头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、发文日期、单位印章、主题词、抄送（报）单位、秘密等级、缓急时限、印制版记等。

一、版头由发文单位全称或规范化简称（或加括号标注文种名称）组成。版头文字一律用红色套印。

二、发文字号由单位代字、发文和发文顺序号组成（如“××字[2003]××号”），位于发文单位标识下方居中。公文的发文顺序号一律以本单位发文顺序统编大流水号。

三、签发人姓名标注在发文字号右侧适当位置。

四、公文标题应当准确、概括地反映公文的主要内容，一般由发文单位名称、公文内容和文种三部分组成，使用版头的公文，标题中可省略发文单位名称。公文标题位于发文单位标识和发文字号下方居中。

五、主送单位是指收受、办理公文的单位，写在标题之下，正文之上，顶格书写。

六、正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容。

七、公文如有附件，标题置于正文之后、发文单位名称之前；如附件较多，应标注顺序号，逐件写明附件的名称。

八、发文单位名称应使用全称，写在正文的下面偏右侧，一般不得省略。

九、成文日期以公文签发或会议通过日期为准，一般标注在发文单位名称下方居中。

十、公文的秘密等级分“绝密”、“机密”、“秘密”，紧急公文为“特急”、“急”。公文的密级范围和缓急由拟稿人提出，核稿人和签发人审定。密级和紧急程度标注在公文首页左上角。

十一、正式公文都应加盖单位印章（有特定版头的普发性公文除外）。用印位置要求上不压正文，下要骑年盖月，端正清楚。

十二、集团公司行政公文，要逐步实现标注主题词，以利于现代化工具检索。主题词由反映公文主要内容的规范化名词或词性词组组成，标注在公文末尾左下部，抄送范围上方。

十三、公文抄送（报）范围标注在发文单位下方位置。除主送单位外，对其他需要了解公文的主管单位或部门用“抄报”，同级单位和不相隶属单位用“抄送”。对抄送（报）单位的数量应严格控制，既不要滥抄滥送，又要防止遗漏。

十四、印制版记包括打字人、校对人和印刷份数。公文末页下端，并加上、下隔线。

十五、当发文单位署名页无正文时，应当在发文单位名上方标明“（此页无正文）”。第二十五条 公文使用的汉字从左至右横排，采用3号仿宋字体打印。公文用纸幅面规格一般用A4纸型，左侧装订，页数多的公文在左册两处用钉，毛天齐地，毛左齐右。第二十六条 公文制作要先急后缓，保证时限要求，做到准确及时、文面清晰、字体适当、用纸规范、美观大方、装订整齐。

第八节公文办理

第二十七条 公文办理为收文办理和发文办理。收文办理主要包括公文的签收、启封、登记、拟办、分发、传阅、批办、承办和对内催办等程序；发文办理主要包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。

一、签收公文要逐件清点，重要公文要逐页查点；如发现问题，应及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。各部室、各公司要指定人员按时负责公文的取送签收。

二、启封应按规定的职责范围进行。一般公文由行政管理部人员启封；写明领导“亲收”、“亲启”的封件，应交本人启封。

三、登记须将公文标题、发文字号、发文单位、成文时间、主送单位、份数、收发时间及处理情况等逐项填写清楚，以利管理、查询和催办。

四、拟办主要指行政管理部负责人对收文提出初步处理意见，注请主管领导批示或注送有关职能部室办理，并提供背景材料，供领导审批时参考。

五、分发是指行政管理部根据拟办意见或领导批示、有关规定将公文分送有关领导和有关单位。时限性强的公文要及时分送，以免延误。

六、传阅是指行政管理部根据领导批示或授权，按照一定的程序将公文送有关领导阅批。办理公文传阅应当注明送传时间，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。

七、批办是领导对公文作出批示性意见，是公文处理的决策程序。有领导重要批示的公文批示文件必须妥善保存、归档；批示意见须其他领导阅知或须有关人员办理时，由行政管理部人员统一分送，不得横传，防止丢失或延误。送领导批示的公文除急文随到随办外，领导一般在三日内做出批示。

八、承办是指有关部室、公司和人员对公文的具体办理。凡属承办单位职权范围内可以答复的事项，承办单位应当直接答复呈文单位，同时在批办单上注明办理结果并签署日期，送行政管理部销结；凡涉及其他单位的业务事项，承办单位要主动与有关单位协商办理；凡须报请领导审批的事项，承办单位应当提出处理意见，送请主管领导审批。承办公文一般要在三日内做出处理。

九、催办是指行政管理部对需要办理的公文的承办情况进行督促检查，是实现公文效用的关键环节。它贯穿于公文办理的各主要环节中。紧急或重要的需要办理的公文应当及时、重点催办，一般公文应当定期催办，防止公文漏办或延误，做到件件有结果，并随时或定期向领导反馈。

十、核发是指行政管理部在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、确定分送单位和印制份数。

第二十八条 起草、修改、校核、签批、办理公文，应当使用符合存档要求的书写材料，禁用铅笔、圆珠笔，并书写在装订线以内。

第九节 公文管理

第二十九条 行政公文的传阅、复印、销毁由行政管理部统一管理，复制的公文应与正式印发的公文同样管理。

第三十条日常公文管理由行政管理部和各公司、各部室兼职档案员负责。工作人员调离工作岗位时，不得将个人保管或借用的公文带走，应当按照有关规定移交、退还。

第十节 公文立卷和归档

第三十一条 公文办理完毕后，各公司、各部室兼职档案员负责及时、按要求将本单位具有查考和保存价值的公文（包括文件、电报、传真件等文字材料）收集齐全，上交行政管理部（档案室）按照《档案管理制度》有关规定进行立卷和归档。其他部门和个人不得保存应归档的公文。

第三十二条 行政管理部（档案室）负责对各公司、各部室文书立卷归档工作进行业务指导、协调、检查、督促。

第十一节 附则

第三十三条 集团公司各部室、各公司各级领导干部应带头执行本办法，并认真督促检查本办法的贯彻落实，对违反本办法造成严重后果的，应严肃处理。

第三十四条 本办法由集团公司行政管理部负责解释。

第十四章文书收发制度

第一条 本公司文件（本公司之间的书信、文件、传票、小包裹等）以及公司外文件的收发、分发等均按本制度执行。

第二条 文书的收发、分布等事务，由行政管理部统一管理。

第三条在部室中设文件负责人，负责本部门内文件的分发、保管等工作。

第四条对公司外来文书的接收由行政管理部负责。

第五条收文中除亲启信函、挂号信、传递证明外，其余一般信函全部拆封，拆封后，以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处、将信封附上，用别针别在一起。

行政管理部将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在“收文簿”上，交行政管理部负责人。

第六条行政管理部在对文件及“收文簿”加以审核后，作出分发。

第七条行政管理部将“收文簿”及文件分发各部门，各部门的领导或文书负责人应该在“收文簿”上签收。

第九条 文书的发送由行政管理部负责。

第五篇：行政公文处理规范

第一章　总 则

第一条　为使我校行政公文处理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合我校实际情况，特制定行政公文处理规范。

第二条　行政公文是我校行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条　各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位行政公文处理工作的领导和检查。

第七条　校办是校行政公文处理的管理机构，主管校行政的公文处理工作并指导各单位的行政公文处理工作。

第八条　各单位办公室主任（综合科科长）负责本单位的行政公文处理工作。

第二章　公文种类

第九条　行政公文的种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销校内各单位不适当的决定事项。

（二）公告

适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告

适用于公布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）通知

适用于批转、转发公文，传达要求有关单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六）议案

适用于学校及下属单位按照法律程序向同级教代会提请审议事项。

（七）报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

（八）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（十）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章　公文格式

第十条　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）文字从左至右横写、横排。

第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章　行文规则

第十三条　行文应当确有必要，注重效用。

第十四条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十五条　校内各职能部门依据部门职权可以相互行文和向各学院的相关业务部门行文。

各单位不得对外正式行文。

第十六条　同级单位可以联合行文；行政单位与同级党委可以联合行文。

第十七条　属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经校行政审批的事项，经校行政同意也可以由部门行文，文中应当注明经校行政同意。

第十八条　属于主管职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管职能部门处理。

第十九条　职能部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，校行政应当责令纠正或撤销。

第二十条　各单位的重要行文，应当同时报送校行政。

第二十一条　“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

“报告”不得夹带请示事项。

第二十二条　除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十三条　受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。

第五章　发文办理

第二十四条　发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。

第二十五条　草拟公文应当做到：

（一）符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十六条　拟制公文，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见,并与有关单位会签后报请校办协调或校行政裁定。

第二十七条　公文送负责人签发前，应当由办公室（综合科）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十八条　以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

第二十九条　公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章　收文办理

第三十条　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条　收到校内各单位上报校行政的公文，校办应当进行审核。审核的重点是：是否应由校行政办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第三十二条　经审核，对符合本规范的公文，校办应当及时提出拟办意见送校行政领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本规范的公文，经校办主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第三十三条　承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回校办并说明理由。

第三十四条　收到上级单位下发或交办的公文，由校办提出拟办意见，送校行政领导批示后办理。

第三十五条　公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请校办协调或校行政裁定。

第三十六条　审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十七条　送校行政领导批示或者交有关部门办理的公文，校办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章　公文归档

第三十八条　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十九条　归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十条　联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制或其他形式的公文副本。

第四十一条　本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

第四十二条　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十三条　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章　公文管理

第四十四条　公文由专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十五条　各单位办公室（综合科）应当建立健全本单位公文处理的有关制度。

第四十六条　上级单位来文，除绝密级和注明不准翻印的以外，校内各单位经校办主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

第四十七条　公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

第四十八条　公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十九条　不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经校办主任批准，可以销毁。

第五十条　销毁秘密公文应当指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十二条　单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作有员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。