公司员工人事档案管理办法

第一篇：公司员工人事档案管理办法

员工人事档案管理办法

第一章总则

第一条为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用人事档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际，制定本办法。

第二条人事档案是企业在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。是历史地、全面地考察职工、办理退休等的重要依据。

第三条人力资源部负责对公司及所属子公司(是指经人力资源部审批招聘录用人员)员工人事档案材料的归档督促和日常管理工作。

第四条在档案管理中，严格执行保密制度，保证档案的安全。

第二章人事档案的材料的收集

第五条收集范围

（一）统一布置填写的履历表、自传、年度考核表；

（二）更改姓名、民族、出生日期、参加工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查及所依据证明材料、上级批复等材料；

（三）干部提拔、任免、考察工作中形成的干部任免审批表、考察材料；

（四）中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、入党转正申请、自传、综合性政审材料及有关的证明；党员登记表，民主评议党员登记表；民主评议党员中认为不合格的党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见、退党材料；

（五）加入民主党派的有关材料；

（六）纪律检查、监察等部门工作中形成的材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；复查甄别报告、决定（结论），上级批复；

（七）国民教育、成人教育（大、中专）考生登记表、入学考试成绩、学生登记表、学习成绩表、鉴定表、毕业生登记表、外语水平或学科综合水平考试、论文答辩评审表，学历、授予学位证明材料、培训结业成绩，高校毕业生分配报到证等；

（八）评审专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的材料：专业技术职务任职资格评审表、申报表等；

（九）各种表彰、奖励形成的审批表、呈报表及嘉奖通报材料；

（十）干部、工人录用、聘用工作中形成的审批表、劳动合同书、协议书，续聘、解聘和辞退、辞职审批材料等；

（十一）办理工资、待遇等工作中形成的转正定级审批表、工资变动审批表、享受专家特殊津贴的呈报表、提前晋升工资审批表等；

（十二）办理因公出国（境）审批工作中形成的：因公出国（境）审批表、备案表，在国外工作、学习情况材料或鉴定材料；

（十三）反映从事特殊工种的材料（如：工资变动审批表等，须每年一份）；

（十四）确定工伤致残的材料、死亡通知、法院判决书等。第六条收集方法

（一）组织、人事、纪检（审）、教育培训以及各有关单位，及时向人力资源部档案室提供新形成的人事档案材料。

（二）形成人事档案材料的部门，在形成材料后的一个月内，按要求将材料送交人力资源部档案室归档。

（三）人力资源部根据工作需要，适时布置填写干部（工人）履历表，及时补充档案内容。

（四）各子公司、外借人员档案材料由各子公司及外供人员所在单位负责按时提供。

（五）需由职工个人提供的存档材料由个人负责提交。

第三章 人事档案的保管

第七条人事档案保管的基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

第八条人事资料承办人应及时将办理完毕或经批准的文件资料收集齐全，加以整理后送交人事档案管理人员归档，对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求：

（—）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人签字、有形成时间的日期；

（二）归档的材料，凡规定应由组织盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签名的，由组织注明；

（三）人事档案材料的载体使用A4办公用纸，材料左边应留出2.5厘米装订边。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。如确需复印件存档的，须经人力资源部与原件验证后盖章方能认可。

第九条人事档案管理人员必须定期对人事档案进行检查核对，以防霉烂，虫蛀、或存放错误。

第十条人事档案的转递。档案转递应遵循保密原则，调动人员档案凭《调档函》并经人力资源部负责人签署意见后由公司办公室通过机要交通转递，不能交本人自带；解除或中止劳动合同人员档案，公司本部的由人力资源部转递，子公司人员由所在单位工作人员在规定的时间内转至襄樊市劳动就业局。

第十一条人事档案需设专人负责专职或兼职保管，并应备齐必要的存档设备。具体要求如下：

（一）库房备有必要的防火、防潮器材。

（二）库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

（三）任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

（四）无关人员不得进入库房。

（五）库房内严禁吸烟。

（六）离开时关灯关窗，锁门。

第十二条人事档案管理人员应定期对人事档案材料及管理利用情况进行统计,为人事管理工作提供有效信息。

第十三条档案管理人员应及时将档案管理工作有关问题向人事部门主管汇报。

第四章人事档案的利用

第十四条人事档案的利用必须遵循一定程序和履行有关手续，工作人员必须严格按照本制度规定的程序办事。

第十五条人事档案利用的方式 ：(一)设立阅览室以供利用查阅。(二)借出使用。(三)出具证明材料。

第十六条进行人事档案的查阅、借出等，必须履行如下手续：

（一）查阅手续

凡查阅档案，利用单位应派中共党员干部到档案室查阅。

1、由申请查阅者填写《查阅档案审批表》；

2、查阅单位(部门)盖章、负责人签字；

3、由人事档案管理部门审核批准。

4、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

5、查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取或撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。

(二)外借手续

1、借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。

2、借档单位(部门)盖章，负责人签字。

3、人事档案管理部门对其进行审核、批准。

4、进行借档登记，把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。

5、归还时，及时在外借登记上注销。

(三)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

1、由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；

2、人事档案管理部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；

3、证明材料由人事档案管理部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

第五章附则

第十七条本办法由人力资源部负责解释。第十八条本办法自印发之日起施行。

第二篇：人事档案管理办法

人事档案管理办法

为了加强单位人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，促进人事档案管理的规范化、制度化，根据国家有关规定，结合本单位实际情况，制定本办法。

第一条 人事档案管理权限及职责

单位人事档案按照人事管理权限实行集中管理。

（一）单位人力资源部依据此规定，管理单位人事档案，并配备政治上可靠、责任心强的中共党员作为专职或兼职档案管理人员。

（二）档案管理员及其直系亲属的档案，由上一级档案管理人员（或分管领导）负责保管。

第二条 人事档案管理职责

（一）保管人事档案；

（二）收集、鉴别和整理人事档案材料；

（三）建立人事档案名册，办理人事档案的查阅、接收和转递；

（四）登记人员职务、工资的变动情况；

（五）档案管理人员岗位变动时，应及时对所管档案进行清点，并履行交接手续；

（六）为有关部门提供人员情况；

（七）做好人事档案的安全、保密、保护工作；

（二）人事档案材料按照上述十个类别的顺序排列，应符合以下有关要求。

1．第一至四类、七类、十类材料，同一问题按形成时间先后顺序集中排列，以最后时间为准。

2．第五类、八类材料，同一问题材料集中后，按材料的主次关系排列，具体顺序是：上级批复、结论或处分决定；本人对结论的意见；调查报告、证明材料、本人检讨、交代材料。

3．第六类材料，按以下顺序排列：入团志愿书、入团申请书、离退团材料；入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表；加入其他党派材料。

4．第九类材料，按所列材料的性质的不同排列，每一种材料再按时间先后顺序排列（如工资、任免等）。

（三）人事档案材料页码的编写要求：

1．对每份材料逐页分别编写页码，页码用铅笔标注在档案材料右下角（双面书写的材料，其背面页码标注在左下角），档案材料目录不编页码。

2．每份材料的编号由材料的类别号、份次号组成，用铅笔标注在每一份材料的右上角，中间用短横线连接。例如：编号为3—1，是指第三类的第一份材料。

（四）人事档案目录的编排：

1．类号。标明本类档案材料的类别，根据档案种类材料的多少，每页档案目录可放两类或三类，由上而下排列。

3．中层以上管理人员人事档案归档材料，须由单位组织人事部提供并审核后，方可归档。

4．基层管理人员人事档案归档材料，须由所在单位组织人事（劳资）部门提供并审核后，方可归档。

5．专业技术人员的学历认定、职称晋升等材料，须由单位组织人事部提供并审核后，方可归档。

第四条 人事档案的保管

（一）根据安全、保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严格、科学地保管。

（二）人事档案保管应设专门的档案库房，配备档案柜，房内应备有防火、防盗、防光、防高温等安全防护措施，要保持库房的清洁和适宜的温湿度（温度14——24℃，相对湿度45——64%），并经常进行检查。

（三）人事档案的保管必须建立登记制度，并定期进行核对，发现问题及时解决。

（四）档案库房的钥匙不得随身携带，档案柜平时要锁好并保管好钥匙。

（五）严禁任何个人私自保存和复制人事档案。第五条 人事档案的查阅须遵守下列规定：

（一）查阅人事档案必须是工作需要并与其所从事业务相符，并按人事管理权限征得有关部门领导同意后方可查阅。

（二）查阅单位中层管理人员人事档案，须经人力资源部领

（四）转递人事档案，不得以平信、挂号、包裹等公开邮寄，必须通过机要交通转递或由组织指定专人递送，不准本人自带。

（五）对转出的人事档案不得扣留或分批转出。对转出的人事档案，超过一个月未收到回执，应及时催问。

（六）接收转入的档案要核对是否是本单位所属人员档案，认真核对档案材料数量，确认无误后，将转入的档案详细登记，在转递通知单回执上盖章，将回执及时退回寄出单位。

第七条 人事档案的统计

人事档案要定期进行统计，确保所管理的档案与所管人数相符。人员调动、离退休、死亡后，应及时进行分类保管，随时做好接收、转出变动情况的登记以及档案数字统计。

第八条 档案材料的销毁

（一）经鉴别属于重复或不应归档的材料，要进行清退或销毁。销毁材料要进行登记，并经分管领导批准签字后进行。

（二）销毁档案材料必须到保密部门指定的场所进行，其中要有两名正式党员负责监销。

第九条 本办法的解释权属单位人力资源部。

第三篇：人事档案管理办法

人事档案管理办法

第一章基本原则

第一条为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中国共产党中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字［1991］13号），特制定本办法。

第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。

第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章体制、任务和人事档案干部

第五条人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

第九条公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。

第十条收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十一条不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。

第十二条人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第四章人事档案的管理和利用

第十三条人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。

第十四条对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

第十六条档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。

第十八条做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章，方能有效。

第二十条对人事档案的接收、传递必须

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第四篇：人事档案管理办法

某某某——**某某大有限公司

人事档案管理办法

第一章

总

则

第一条

为加强员工人事档案管理，切实做好员工人事档案归档工作，根椐国家有关法规和公司相关规章制度，特制定本办法。

第二条

本办法所指人事档案为员工个人在不同时期学习、工作等过程中形成的，记录个人学习、工作情况的具有保存价值的个人书面真实材料。

第三条

本办法适用于某某某——**某某大有限公司所有在编员工。

第二章

管理职责

第四条

某某某公司员工人事档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

第五条

某某某公司某某中心/人力资源部负责人事档案管理制度的制定及某某某公司本部员工、各子（分）公司正副职及某某某公司委派的财务人员、###（（（财务及行政人事管理人员、·###（（（财务及行政人事管理人员、需报某某某公司审批任免的各级干部及其他人员的人事档案的统一管理。

第六条

###（（（、·###（（（人力资源部门按照某某某公司人事档案管理办法负责其本公司及属下公司员工人事档案的管理。

第三章

人事档案的形成与归档

第七条

员工人事档案由各单位人力资源部门负责立卷和归档管理。

某某某公司本部员工、各子（分）公司正副职及某某某公司委派的财务人员、###（（（财务及行政人事管理人员、·###（（（财务及行政人事管理人员、需报某某某公司审批任免的各级干部及其他人员的人事档案由某某某公司某某中心/人力资源部负责材料积累、立卷和归档管理。###（（（、·###（（（本公司及属下公司员工人事档案由其人力资源部门负责材料积累、立卷和归档管理。

第八条

归档要求:立卷归档按照文件材料自然形成的规律，保持有机联系，进行整理组卷。编写页号或件号，填写卷内目录、备考表、案卷目录，注明保管期限和密级，归档的文件材料同一类的须格式一致、装订工整、字迹图像清晰，符合规范的要求。书写要用钢笔，禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。

第九条

归档时间:员工入司后，待条件符合公司人事档案的接收条件，某某中心/人力资源部门应按国家法规要求，及时办理个人档案转移事宜；员工入司后形成的人事档案，某某中心/人力资源部门须及时立卷归档。

第四章

档案管理

第十条

档案内容及分类：

第一类、履历材料

第二类、自传材料

第三类、鉴定、考核、考察材料

第四类、学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、成绩、审批材料）第五类、政治历史材料的审查材料（包括甑别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）

第六类、参加中国*&^)_、共青团及民主党派的材料

第七类、奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹等）第八类、处分材料（包括甑别、复查材料，免于处分的处理意见等）

第九类、录用、任免、聘用、转业、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料

第十类、其他可供组织上参考的材料

第十一条

各单位应根据国家有关档案管理法规对员工人事档案进行妥善保存。第十二条

人事档案的查阅。任何个人不得查阅或借用本人和他人人事档案。公司有关单位或个人因工作需要查阅普通员工个人档案，需经人力资源部门负责人签署意见，查阅部门经理及以上人员人事档案需经公司总经理签署意见方可查阅。查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露或擅自向外公布员工人事档案内容，违犯者将视情节轻重，予以严肃处理。第十三条

借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示相关人事部门及公司领导审查批准后方可复制（拍摄）。

第十四条 档案保密安全制度。各单位人事档案管理人员必须严格遵守国家保密法，认真做好保密工作。档案管理人员，必须严格执行

档案查阅借阅制度；履行借阅登记、归还清点手续。第十五条

人事档案转移。员工进、出公司或在某某某公司内调动，各单位须按规定及时办理人事档案的转入转出手续。

第五章

档案管理要求

第十六条

员工档案管理是员工服务的重要内容之一，各单位人力资源部门及相关人员须遵守本规定，做好员工个人档案材料的收集、整理、立卷、归档和保护档案的工作。

第十七条

各单位人力资源部门和有关人员，须严格遵守国家《档案法》和《保密法》的规定，认真做好人事档案归档保管工作，对严重失职人员，给公司或员工造成损失的，公司将视其行为及情节轻重，分别按照公司规定和国家法律法规规定进行处理。

第六章 附

则

第十八条

本规定由某某某公司某某中心/人力资源部负责解释和修订。

第十九条 本规定自发布之日起执行。

第五篇：人事档案管理办法

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人事档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了规范公司劳动人事档案管理工作，特制定本办法。

第二章 管理体制

第二条 对具有人事调配权的公司，人事档案在公司人事部保存。

第三条 对无人事调配权的公司，可委托上级主管部门或母公司人事部门保存。

第四条 对无上级企业，可在当地人才交流中心设一专户，保存公司人事档案。

第五条 对小型企业，员工个人将人事档案存人才交流中心。

第六条 公司应有专人专职或兼职管理人事档案工作。

第三章 管理内容

第七条 对员工人事档案的建档工作。

第八条 员工调入时，人事档案的转调工作。

第九条 员工考核结果及奖励、惩罚决定存入人事档案。

第十条 统计分析人事档案资料，合理调配人才，做到人尽其才。

第十一条 员工调出时，作出工作总结与工作证明、人事档案调转工作。

第十二条 人事档案为密件，须合理存放，不泄露秘密，无关人员不得查阅。

第十三条 因各种特殊原因，如调入人原单位无正当理由不予调动、档案丢失、毁损等，公司按有关规定为其重新建立人事档案。

第四章 附 则

第十四条 本办法未尽事宜，参照公司档案管理办法执行。

第十五条 本办法由人事部解释、补充，经总经理批准颁行。

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