信贷业务档案管理办法(初定)

第一篇：信贷业务档案管理办法(初定)

山西省农村信用社信贷业务档案管理办法

（修订稿）目 录

第一章 总则

第二章 信贷业务档案管理人员职责 第三章 信贷业务档案的内容 第四章 信贷业务档案的收集整理 第五章 信贷业务档案的保管调阅 第六章 信贷业务档案的销毁 第七章 罚则 第八章 附则

第一章 总 则

第一条 为保障信贷业务的安全性、合法性，有效落实贷款责任，防范贷款风险，提供清收处置贷款的法律依据，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《贷款通则》等法律法规及《山西省农村信用社信贷业务管理基本制度》等制度规定，制定本办法。

第二条 信贷业务档案是指农村信用社在信贷业务的受理、调查、审查、审议、审批、发放和贷后管理过程中形 1 成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料，主要包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等。

第三条 信贷业务档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。

第四条 本办法所称信贷业务是指表内外信贷业务，包括贷款、贴现、承兑、信用证、保函等信贷业务品种。

第五条 本办法所称借款人是指在农村信用社办理信贷业务的企事业法人、其他经济组织及自然人客户。

第六条 信贷业务档案管理须遵循以下原则：一是信贷档案资料必须真实、完整和合法；二是档案管理的原始材料账册化，必备资料标准化，移交档案制度化，贷款资料信息化；三是严格执行谁贷款、谁立卷，谁建档、谁管理；四是按照《山西省农村信用社信贷业务基本操作流程》规定收集整理信贷业务档案。

第七条 贷款本息结清之前，档案由信贷业务部门管理；贷款本息结清之后，统一移交档案部门管理。

第八条 信贷业务档案管理工作接受上级信贷部门、档案管理部门的指导、监督和检查。

第九条 本办法所称的农村信用社包括县级联社和辖区办贷网点，其中：县级联社是指县（市、区）农村商业银行、县（市、区）农村合作银行、县（市、区）农村信用合作联社，辖区办贷网点是指县级联社辖区有权办理和经营信 贷业务的分支机构。

第二章 信贷业务档案管理人员职责

第十条 农村信用社应筛选熟悉信贷业务、责任心强、严守秘密的专（兼）职人员担任信贷业务档案管理员，负责信贷档案的立卷、保管和移交归档工作，做到科学管理、有效利用，严防毁损散失，确保信贷业务档案的完整与安全。

第十一条 信贷业务档案管理人员的职责：

(一)严格执行国家政策和法律法规，认真学习和钻研档案管理业务，提高业务素质；

(二)负责收集、整理和保管信贷业务档案资料；(三)办理档案借阅登记手续；

(四)对已超过保管期限的档案进行鉴定，按程序对超过保存期限和无保存价值的档案进行销毁。

第三章 信贷业务档案的内容

第十二条 信贷业务档案分为五大类：权证类档案、要件类档案、管理类档案、保全类资料和综合类档案。

（一）权证类档案是指采用抵（质）押担保方式办理的信贷业务，能够证明对抵（质）押物享有所有权和处置权的 要件。主要包括：

1、抵(质)押物评估报告和作价依据；

2、抵(质)押物所有权、使用权证或证明文件；

3、已办理抵(质)押登记的他项权证或有关证明文件；

4、抵（质）押物清单；

5、权利质押的各种有价单证；

6、抵(质)押物保险单；

7、抵(质)押公证书；

8、其他资料。

（二）要件类档案是指办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务合法性、合规性的基本要件。主要包括：

1、信用等级评定报告及授信资料；

2、信贷业务申请书；

3、信贷业务调查、审查报告；

4、利率测算表；

5、信贷业务审批表；

6、贷审会会议纪要；

7、上级管理机构审批(咨询)意见；

8、贷款意向书；

9、贷款承诺函；

10、信贷业务借款合同(协议书)、借据、担保合同(担保协议)或担保函；

11、到逾期贷款本息催收通知及回执；

12、贷后跟踪检查记录和贷款检查报告；

13、企业经营活动分析报告；

14、保证金进帐证明材料；

15、贷款五级分类相关资料，包括认定表(季度)、风险分类报告等；

16、涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。

（三）管理类档案是指借款人、担保人的基本资料。主要包括：

1、企业法人营业执照、事业单位登记表、企业资质登记证、特种行业经营许可证、组织机构代码证、开户许可证、国（地）税务登记证、贷款卡等证明材料复印件，以及以上资料的最新年检证明；

2、企业法人最近注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本及简历，法人授权证明书，企业章程复印件，印鉴卡，企业变更登记有关文件的复印件；

3、企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，客户资料数据采集表，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等；

4、固定资产项目贷款还应包括项目建议书及批准文件、可行性研究报告及批准文件、项目建设批准文件、项目资本金及项目自筹资金落实到位的证明材料、项目融资意向书、项目竣工及决算报告、其他需要归档的文件；

5、借款人和担保人一方或双方为自然人的，包括借款人、保证人及配偶的有效身份证件、居住证明或户口本的索引卡、财产及收入状况证明、同意提供担保的书面文件、财产共有人承诺函等。

（四）保全类档案是指信贷资产风险管理、处置等相关资料。主要包括：

1、贷款诉讼全过程的相关资料；

2、以物抵贷资产清单、权属证明、抵贷协议、法院裁定书；

3、企业兼并、破产的有关资料及证明文件等；

4、呆坏账核销的相关资料。

（五）综合类档案是指农村信用社内部管理资料。主要包括：农村信用社内部有关信贷业务的各类报表，授权及转授权文件，行业分析资料，信贷分析报告，调查检查报告，审计稽核报告等。

第四章 信贷业务档案的收集整理

第十三条 信贷员是信贷档案收集的第一责任人，对信 贷档案的真实性、完整性、及时性负责，并负责完成信贷档案资料的收集、整理工作。

第十四条 信贷档案的建立实行一户一档、一笔(项)一卷，即一个客户除权证类以外的所有档案均要存放于一处，一笔业务(一个项目)的档案设为一卷(一个借款合同项下分次发放的视同一笔)。每个客户档案内再分为立卷区和归档区，在立卷区存放执行中业务的要件类、管理类、保全类档案，在归档区存放已经执行终了业务的要件类、管理类、保全类档案。

权证类档案存放区域为权证区，其中有价单据必须存放于金库，执行中借据由会计部门保管，执行终了的借据按照要求归档，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，必须双人、双锁保管。

综合类档案存放区域为综合区。

第十五条 业务发生后，责任信贷员要在3个工作日内整理好贷款原始资料，登记信贷管理档案台账，编制信贷员档案移交清单，经双方签字确认后，将全部资料移交给信贷业务档案管理员。

其中权证类资料责任信贷员应建立登记簿，在业务发生时移交给信贷业务档案管理员并签收，同时填写收据，一式两份，一份给抵（质）押人，一份存档留底。贷款归还结清后，凭此收据将权证类原件退还客户。第十六条 信贷业务档案管理员对责任信贷员移交的信贷业务档案进行整理、立卷，要求在2个工作日内完成。

第十七条 信贷档案整理的基本要求：

(一)遵循档案资料的形成规律和特点，保持资料之间的有机联系，区别不同保管价值，以便保管和利用；

(二)归档的档案资料种类、份数及每份文件的页数要齐全完整；

(三)在归档资料中，应将每份资料的正件与附件、复印件与原稿、请示与批复、转发文与原件等立在一起，不得分开；文电应合一立卷，同时按照批复在前、请示在后，处理性决定、判决性文件在前，依据材料在后的顺序要求进行资料归档；

(四)卷内资料应按排列顺序，依次编写页码和卷号，统一在每页正面的右上角填写页码；

(五)卷内资料要去掉金属物，对破损的资料应进行托裱、修补，字迹易扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应使用标准的档案封皮，采用三孔一线的方法装订，不能装订的案卷，如定期统一报表等，应使用标准的报表封面、封底，用细线装订；

(六)按规定逐件填写《卷内文件目录》。

第五章 信贷档案的保管调阅

第十八条 信贷业务档案必须有专用库房和柜架保管，库房、柜架要坚固，并有防火、防盗、防潮、防鼠、防虫等功能。库房内不能存放与信贷业务档案无关的物品，要定期对档案资料进行检查，发现问题及时解决，确保资料安全。

第十九条 信贷业务档案管理员将已结清的信贷档案转入该借款人的归档区保管。填写档案皮的归档号，将档案装入归档区对应年度的档案盒中，填制档案盒封面，建立已归档档案保管清册。

第二十条 农村信用社应建立档案调阅管理制度。调阅档案时，按照档案保密和调阅管理规定，严格执行调阅范围和履行调阅手续，保证档案的完整和安全。农村信用社保存的信贷业务档案主要供内部使用，只能现场调阅，一律不得外借。

第二十一条 农村信用社内部人员调阅信贷业务档案应填写调阅单，建立调阅登记簿，登记调阅人姓名、调阅日期、调阅内容等；非信贷专业人员需要调阅信贷业务档案的，需经信贷部门和县级联社（或办贷网点）负责人签字同意。

第二十二条 公安、纪检、司法等部门处理案件，需查阅档案时，必须持有县级以上主管部门的正式公文介绍信，经县级联社负责人批准后方可查阅。查阅时，档案管理人员必须在场陪同，不准将档案交给查阅人放任不管，查阅人需 索取有关证据和资料时，需经有权批准人同意后方可抄录和复制，严禁将原件抽出借走。查阅档案的介绍信要粘贴在原件后保管，并将查阅日期和有关情况在案卷封底作详细记录，同时登记“借阅信贷业务档案登记簿”，由信贷部门负责人、有权批准人和档案管理人员共同签章，以备查考。

第二十三条 信贷业务档案管理人员及有关信贷人员调离时，对经管的档案资料(包括年内临时保管的文件资料)，要逐件填写交接清单，在相关部门负责人的监督下，办理交接手续，以明确责任，确保信贷业务档案资料的完整。

第二十四条 因业务需要提取出纳业务库中的权证类档案时，信贷员要填制重要抵押、质押档案出库单，经县级联社主任（行长）审批同意，由信贷业务档案管理员到会计部门办理必要的出入库手续。

第二十五条 信贷业务档案管理员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。要定期检查各类档案的保管情况，检查间隔至少为每季一次，并书面记录检查结果。

第二十六条 信贷业务档案应按照不同的保管期限进行保管。未结清的信贷业务档案要永久保管；已结清的信贷业务档案，自结清后次年1月1日起，保管五年。

信贷业务档案的保管及销毁清册为永久保管。

第六章 信贷档案的销毁

第二十七条 档案保管期满后应进行销毁，具体步骤包括整理、审批和销毁。

（一）根据档案管理规定，符合销毁条件的，由档案管理部门（人员）提出销毁意见，编造信贷业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）档案管理部门（办贷网点）负责人在信贷业务档案销毁清册上签署意见后上报县级联社。

（三）销毁前的整理。县级联社信贷部门和档案管理部门经审核同意销毁后，信贷人员及档案管理人员必须进行严格的整理和审阅。

（四）县级联社信贷和稽核部门共同组成鉴定小组进行鉴定，提出存毁意见。对需销毁的档案共同派员监销。在销毁信贷业务档案前，监销人应按照销毁清册上所列内容清点核对。销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告联社分管领导。

第二十八条 对保管期满但仍具有一定查考利用价值的信贷档案，应视情况继续保管3年以上，确无保存价值时方可进行销毁。

第七章 罚 则

第二十九条 对损毁、遗失、擅自销毁信贷业务档案，擅自对外提供、透露信贷业务档案，涂改、伪造信贷业务档案，出卖信贷业务档案及相关资料，以及信贷业务档案管理人员玩忽职守造成档案损失的行为，视情节轻重对责任人给予处罚；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第八章 附 则

第三十条 全省农村信用社要根据本办法对信贷业务档案进行清查立卷或归档。

第三十一条 信贷业务档案所用附件及档案盒由县级联社统一印制，办贷网点按需领用。

第三十二条 本办法由山西省农村信用社联合社负责解释。

第三十三条 本办法自下发之日起施行。

第二篇：信贷业务档案管理办法

信贷业务档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条

为了进一步规范信贷业务档案管理，切实做好信贷风险控制基础工作，根据《信贷管理基本办法》、《贷后管理基本办法》等规定，制定本办法。

第二条

本办法所称信贷业务档案是指本公司在办理信贷业务过程中形成的，用以记录和反映信贷业务全过程的真实记录资料，包括借款人和担保人基础资料、贷后管理资料、法律文件和信贷运作资料等重要文件、凭据和图表、声像。

第三条

信贷业务档案管理要遵循以下原则：

（一）及时完整、真实有效原则。信贷部门负责信贷业务档案移交前的收集、整理和立卷工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责；综合档案部门负责客户信贷业务档案移交后的整理、立卷、归档、保管和日常维护工作，并对移交后的客户信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。

（二）保密性原则。信贷业务档案涉及国家、本公司和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。

（三）规范管理原则。信贷业务档案管理是本公司综合档案管理体系的一 部分，信贷部门应配合综合档案部门，按照法人客户信贷业务档案由县级联社集中统一管理和其它信贷业务档案属地管理的原则进行规范化管理。做到原始资料账册化，资料内容标准化，档案移交制度化，档案管理电子化。

第二章 信贷业务档案管理职责

第四条

本公司以客户为单位建立信贷业务档案，落实专门部门和人员统一管理。

第五条

客户经理职责。客户经理负责收集整理所经办业务的信贷资料，将已审批或发放信贷业务的资料于月后10个工作日内交管理员统一归档管理，不得长期留存信贷资料原件。抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收件当日移交会计部门现金库管理，纳入表外科目核算。

第六条

信贷部门职责。信贷业务档案形成后、移交档案库前，信贷部门负责收集管理信贷业务档案。信贷部门要按照谁经办、谁负责的要求，认真履行信贷业务档案管理职责，对所管理信贷业务档案的真实性、有效性、规范性、完整性和保密工作负责。信贷管理系统是信贷电子档案的主要档案库，信贷部门要严格执行信贷管理系统相关管理规定，确保信贷电子档案信息及时、准确、真实和完整，保证电子文档和纸质文档在时间和内容上的统一性。

第七条

不良贷款按规定移交给综合部后，由该部门履行客户档案管理职责。

第八条

信贷业务档案库管理员职责。信贷业务档案库负责审核、接收相关部门移交管理的信贷业务档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性把关；按照信贷业务档案管理要求规范管理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责信贷业务档案的各项基础管理工作。信贷业务档案库管理员有权对相关机构和部门的信贷业务档案管理工作进行指导和监督。

第三章 信贷业务档案内容

第九条

信贷业务档案资料分为五类：

（一）权证类：采用抵押、质押担保方式的信贷业务，能够证明对抵押物、质押物享有所有权和处置权的要件；

（二）要件类：办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件；

（三）管理类：法人客户的基本资料；

（四）保全类：贷后管理及资产风险管理的相关资料；

（五）综合类：本公司内部管理资料。

第十条

信贷业务档案按照客户建立，一户一档，一笔（项）一卷，即一个客户除权证类原件（只保存复印件）以外的所有档案存放在一起，一笔业务（一个项目）的档案设为一卷（一个借款合同项下分次发放的视同一笔），每个客户档案内再分权证区、要件区、管理区、保全区和综合区，分别存放各区规定的资料。

第十一条

权证类档案包括：抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证的复印件（原件入会计部门金库保管），抵押物（质物）评估报告或作价依据，抵押物清单，法人客户贷款的抵押（质押）公证书，有权机关办理的抵(质)押登记表。

第十二条

要件类档案包括：

（一）企业授信情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类法人客户信贷业务申请报告和申请书、各类法人客户信贷业务调查报告、各类法人客户信贷业务调查审查审批表、审贷会会议纪要；

（二）贷款意向书、贷款承诺函、各类法人客户信贷业务借款合同（协议书）、借据、担保合同（担保协议）或担保函、核保书、抵（质）押核实书、以保证保险为担保的保证保险合同、贷款法律审查意见、保证金进账证明资料、外汇贷款（转贷款）和对外担保在外汇管理局登记的证明文件或上级联社下发的生效通知，以及涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。

（三）非融资类担保业务还应包括担保涉及的有关合同、协议、标书及其他能够证明真实、合法交易背景的资料。融资类担保业务应包括政府有关部门批准的融资计划，担保项目可行性研究及批复，担保涉及事项按照规定需事先获得有关部门批准或核准的，应有有关部门批准或核准的文件。

第十三条

管理类档案包括：

（一）借款人和担保人的相关资料：《企业法人营业执照》副本或复印件、《事业单位登记表》副本或复印件、《企业资质登记证》复印件、《特种经营许可证》复印件、《税务登记证》（国税、地税）复印件、《外商投资企业批准证书》复印件、《外商投资企业外汇登记证》复印件、《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件、事业法人证书复印件、民办非企业法人登记证书复印件、及某些行业必备的卫生许可证复印件、前置许可证明复印件；

贷款卡证明材料复印件以及最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料；

法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印鉴卡，借款人企业项目责任人任职资格表，企业变更登记有关文件的复印件；

企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。

（二）自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。

第四章 信贷业务档案管理

第十七条

信贷业务档案的整理、移交和归档。

（一）信贷业务档案的整理及移交。信贷部门经办人员要按信贷业务档案内容的分类要求对档案资料逐笔整理、排序、组卷，编制归档目录，及时移交。信贷业务档案库管理员要及时对相关部门移交的档案资料进行收集整理，归档入库；建立目录索引，记录信贷部门移交的信贷业务档案资料，审核确认移交档案资料的规范性和完整性，并与移交人员共同在移交档案目录(一式两份，各留存一份)上签字。

（二）信贷业务档案的归档。档案资料归档要便于保管、查找和利用。1．立卷、建档要求：档案资料要按户编号建档，专盒(或夹)保管，标明客户全称和立档时间。档内有多笔业务的，要按笔立卷，以信贷业务审批时间排列卷号。卷内资料按照信贷业务档案内容的分类要求进行排序。客户基本资料可以归集后独立组卷，作为首卷；授信、最高额抵押担保作为单笔业务立卷。2．目录、标注要求：以方便检索为目的，分层次建立三级目录。一是建立档案库客户目录，检索定位到客户层次，法人客户及个人客户分开编目。二是以客户为单位建立档案目录,检索定位到单笔业务，档案目录应包括客户名称、卷号、卷名(包括审批时间、业务品种、金额、期限)等，并注明卷与卷之间的从属关系。三是建立卷内目录，检索定位到具体业务资料。

3．装订要求：已结清信贷业务要按卷装订成册，以运作程序及资料形成时间编制页码。

4．贷款台账等难以逐户归档的信贷业务档案以及核销客户档案等重要档案另柜存档。《贷款审查审批表》、会议纪要、会议记录本等贷审会档案，以会次装订成册，逐年建档。

第十八条贷后检查记录、贷款五级分类资料、企业各期财务报表、各种证书的年检证明复印件等业务后续资料，应及时移交。即主管信贷员（客户经理）取得资料后，实时或批量移交给原信贷档案接收部门的贷后监督检查部门指定人员，双方签字确认。贷后监督检查部门在规定时间内审核完毕后，次日由指定人员将全部资料移交给综合部。

第十九条

信贷业务档案的借阅

（一）内部人员借阅信贷业务档案。借阅本人经办业务资料的，信贷业务档案库管理员负责登记借阅人员名单、时间、借阅内容和借阅用途，借阅人签字确认。因工作需要借阅他人经办业务资料的，应由借阅人出具借条，并由借阅部门负责人签字同意方可借阅。借阅的档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，用后必须及时归还。

（二）外部人员借阅信贷业务档案。信贷业务档案要严格保密，原则上不对外借阅。当出现经济纠纷、案件等情况，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持有协助查询通知书或其他有效法律文书，以及查阅人工作证明。查阅时，本公司应有专人在场陪同，不得将原件借出。如遇特殊情况，确需外借的，需经档案保管部门负责人和主管档案工作的领导签字同意后，方可外借。外借档案必须填写档案外借单，登记外借人姓名、外借日期、外借档案内容、外借原因及归还日期等。存放在金库的权证类档案，一律不得外借

第二十条。要建立信贷业务档案调阅登记制度。

第二十一条

档案库房建设及档案存放。档案库房要按照当地政府档案行政管理部门的相关要求设置。档案库应配置相应铁柜和防盗、防火、防强光、防潮湿、防虫蛀等方面的设施。

第二十二条

档案保管。档案管理人员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违规借出或透露档案内容。主管部门要定期检查信贷业务档案的保管情况，检查间隔期为每半年一次，并书面记录检查结果。

档案保管期限：短期信贷业务到期结清的，其信贷业务档案再保管期限为至少5年；中长期信贷业务到期结清的，其信贷业务档案再保管期限为至少10年；信贷业务到期时未结清，其后以现金或以资抵债方式收回的，短期信贷业务档案再保管期限为至少10年，中长期信贷业务档案再保管期限为至少15年；信贷业务到期未结清、至今未收回的(包括已核销的信贷业务)信贷业务档案、各种报表的汇总表、档案保管及销毁清册要永久保管。

第二十三条

信贷业务档案的销毁。保管期满的法人客户信贷业务档案要按照以下程序销毁：

（一）档案管理部门提出销毁意见，编制法人客户信贷业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）经档案保管部门的负责人同意，并在法人客户信贷业务档案销毁清册上签署意见。

（三）档案管理部门和信贷管理部门共同派员监销。监销人在销毁信贷业务档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对；销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管信贷管理部门的负责人。

第二十四条

对于未按本规定履行职责，造成档案损毁、遗失，及擅自销毁、擅自对外提供、涂改、伪造客户信贷业务档案和擅自透露客户信贷业务档案信息的行为，视情节轻重，按有关规定对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第五章

附 则

第二十五条

信贷业务档案必须严格按照本办法进行管理。

第二十六条

以录音、录像、扫描、缩微等方式保存的客户信贷业务档案也要集中到综合档案部门保管。个体工商户、自然人贷款业务档案管理参照本章有关规定执行，农户贷款业务档案管理比照此办法，并可适当简化。

第二十七条

本办法自发布之日起施行。

第三篇：信贷业务档案管理办法(讨论稿)

长兴诺力小额贷款有限责任公司

信贷档案管理实施办法（讨论稿）

为规范信贷档案管理，做到妥善归卷、资料完整，调阅方便，查找快捷，每笔贷款都能有据可查、责任明确，使信贷档案管理做到制度化、规范化，从档案管理上保证信贷资产的安全性，经公司研究，特制定本办法。

一、信贷档案的概念

信贷档案是指所经办的全部贷款和已归还的贷款资料或信用结束全过程的信贷管理行为所有记录的总和。

二、信贷档案管理的基本要求

1、信贷档案实行统一领导、分级管理、逐级建档的管理原则。

2、信贷档案要设专人或兼职人员管理

3、信贷员要建立一户一档，包括客户基础资料、财务报表、信用全过程的所有记录复印件、办理担保保全措施的复印件、还贷——收息记录凭证复印件等相关资料进行编号归档。按月将当月已结清贷款本息的客户档案移交部门经理或分管副总经理

4、部门经理或分管副总经理收集保管信用全过程中的原始记录，主要包括借款合同、客户借款的确定件和权利证书原件等；保管信贷人员移交的已结清贷款本息的档案资料；保管信贷文件；保管信贷报表等资料。

5、信贷档案要实现统一收集，集中保管的办法。

6、信贷档案要在本公司总经理领导下进行，同时接受上级管理部门的指导、监督和检查。

7、按照信贷档案归卷要求，对每笔贷款要求做到资料完整，装订前仔细审查。

8、各类资料要按月装订，当月资料较多的，可装订多卷。对卷内的资料要逐页编写顺序页码，位置在每页的右上角，同时填写每卷的封面目录和封底，填写时须用蓝色或黑色墨水书写或打印，不得使用圆珠笔填写。

三、信贷档案的内容

1、文件类：各类金融法律、法规，信贷管理制度、办法，竞赛通知，领导讲话等。

2、申请书类：各类借款的申请、审批表，贷款展期申请书及审批表、借款人、担保人身份证件（复印件）。

3、合同类：各类借款合同，担保合同，抵（质）押清单、房产土地、船泊、他项权利证书复印件等。

4、、报表类：期限管理类报表，再贷款管理类报表、贷款质量分析类报表、贷款信息咨询类报表、五级分类报表、不良贷款监测类报表等

5、台帐类：贷款期限类管理台帐，五级分类台帐，不良贷款管理类台帐，抵债资产类等台帐。

6、其它类：客户经理的贷款调查报告，会议记录薄，贷后检查报告、催收通知书，五级分类分析表、认定表，企业基础资料、财务

报表，诉讼保全类资料，抵债资产资料，已核销呆帐贷款台帐、房产承租协议等。

四、信贷档案的装订

1、装订的信贷档案，每卷要以A4纸面为标准长宽，凡合同书、申请审批书等均应将有文字的面向外，对折后装订要求每卷加装封面、目录和封底，左边和下边双边整齐，于左边采用三孔一线法装订，装订要牢固、整齐、美观，不丢页，不压字，不破损，不妨碍阅读。

2、一份文件如果既属于信贷档案范围，又属于文书档案范围，其原件首先满足文书档案的需要，信贷档案可采用复印件或摘录主要内容、文号的方法收集归案。

3、属于国家秘密或本公司商业秘密的文件，信贷员、信贷业务部门信贷档案管理员应在档案目录“备注”栏内注明密级或保密期限，以免造成泄密、失密现象。

4、案卷封面及案卷脊背各项应逐项填写清楚。

5、当月的信贷档案应于下月的上旬前装订完毕。

五、信贷档案的期限管理

1、永久保管档案。主要包括：贷款核销审批资料及清单、信贷档案销毁核准书及清单、未收清贷款的借款申请书、合同书及清单、贷款审查委员会决策记录。

2、长期保管档案，保管期限为15年。主要包括：借款合同、担保合同等。

六、信贷档案的调阅

1、内部调阅档案的控制：应由调阅人出具《档案调阅单》、经总经理或副总经理批准，并登记《档案调阅登记簿》、借阅的信贷档案不得传阅、涂改或拆散等，并按借阅期限归还。信贷档案的借阅时间、借阅人、批准人、经管人员必须在《档案调阅登记簿》上登记。

2、外部调阅档案的控制：公安、税务、工商、司法等部门在查处案件需要查阅档案时，必须持有县级以上司法机关的正式公文或文书方可查阅。经核准查阅的档案，由档案管理人员登记《档案调阅登记簿》，查阅时档案管理人员必须在场陪同，不准将信贷档案交给调阅人带走，未经批准不得在档案资料上复制、照像、圈划。查阅档案介绍信、《档案调阅单》和《档案调阅登记簿》一并保管。

七、信贷档案的销毁

信贷档案的销毁工作由公司统一办理，公司档案管理人员登记《档案销毁登记簿》，将已核准销毁的信贷档案整理装箱后，报送公司主管部门进行销毁，销毁工作必须由三人以上参加，监销人员要认真清点档案数量，并在《档案销毁核准单》上签名后，到指定地点进行销毁。凡需销毁的信贷档案一律不得作为废纸出售。

八、本实施细则由长兴诺力小额贷款有限责任公司制订，解释权亦同。

九、本办法自发布之日起执行。

附件11

信贷业务档案调阅单

调阅单位调阅人调阅日期调阅内容调阅用途

审批人签字档案管理员签字

年月年日日月

附件12

信贷业务档案销毁清册

档案类别归档号内容档案形成日期页数应保管年数已保管年限监销人签章监销人签章

监销日期

第四篇：中国农业银行信贷业务档案管理办法

中国农业银行信贷业务档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了进一步规范信贷业务档案管理，切实做好信贷风险控制基础工作，根据《中国农业银行档案管理办法》、《中国农业银行信贷管理基本制度》、《中国农业银行信贷业务基本规程》、《中国农业银行关于进一步加强贷后管理的若干规定》以及相关信贷综合制度和单项业务管理办法等规定，特制定本办法。

第二条 本办法所称信贷业务档案是指农业银行提供、管理、收回各类信用全过程的真实记录资料，包括客户和担保人基础资料、贷后管理资料、法律文件和信贷运作资料的纸质和电子档案。

第三条 信贷业务档案管理要遵循以下原则：一是集中统一管理原则；二是及时完整、真实有效原则；三是方便实用原则；四是保密性原则；五是规范管理原则。做到原始资料账册化，资料内容标准化，档案移交制度化，档案管理电子化。

第四条 下级行的信贷业务档案管理工作，在业务上接受上级行信贷管理部门、档案管理部门的管理、指导和监督。

第二章 信贷业务档案管理职责

第五条 信贷业务管理行和经营行应以客户为单位建立信贷业务档案，落实专门部门和人员统一管理，及时将档案信息录入信贷管理系统并在规定时间内将纸质、电子档案移交信贷业务档案库归档。

第六条 信贷业务档案库的设立及管理员职责。

（一）信贷业务经营行应在信贷管理部门或档案管理部门设立信贷业务档案库，配备档案管理员，集中统一管理信贷业务档案。具有非低风险信贷业务审批权的分理处视同经营行。

（二）信贷业务管理行应在档案管理部门设立信贷业务档案库，配备档案管理员，集中统一管理本级行内部运作形成的信贷资料档案（以下统称本级行信贷运作档案），包括本级行信贷决策所依据的有关资料、本级行信贷决策产生的有关资料、向上级行的报备报批材料及上级行批复。

承担经营职能的管理行参照经营行模式管理全部信贷业务档案。

（三）信贷业务档案库管理员职责。信贷业务档案库负责审核、接收相关部门移交管理的信贷业务档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性把关；按照信贷业务档案管理要求规范管理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责信贷业务档案的各项基础管理工作。信贷业务档案库管理员有权对相关机构和部门的信贷业务档案管理工作进行指导和监督。

第七条 信贷部门职责。信贷业务档案形成后、移交档案库前，信贷部门负责收集管理信贷业务档案。信贷部门要按照谁经办、谁负责的要求，认真履行信贷业务档案管理职责，对所管理信贷业务档案的真实性、有效性、规范性和完整性负责。

（一）经营行客户部门职责。

客户部门负责收集整理客户和担保人基础资料、贷后管理资料、法律文件等信贷业务档案。客户经理负责收集整理所经办业务的信贷资料，将已审批或发放信贷业务的资料于月后10个工作日内交信贷业务档案库管理员统一归档管理，不得长期留存信贷资料原件。抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收件当日移交会计部门现金库管理，纳入表外科目核算。

不良贷款按规定移交给风险资产经营管理部门或其他专业不良贷款经营管理部门后，由该部门履行客户部门档案管理职责。

没有非低风险信贷业务审批权、履行客户部门职责的支行或分理处视同客户部门，管理信贷业务档案。客观上不具备向上级行移交信贷业务档案条件的，经一级分行信贷管理部门和办公室批准，可设立临时信贷业务档案库，落实专人统一管理信贷业务档案，年后40个工作日内将已结清或核销的信贷业务档案资料移交上级行。

经营行直接审批的信贷业务，可将客户和担保人基础资料原件作为各环节决策资料。经营行报上级行审批的信贷业务，客户和担保人基础资料原件仍留经营行客户部门，需要上报的基础资料由经营行调查人员复印并签署“与原件核对相符”字样。

（二）经营行信贷管理部门职责。

经营行信贷管理部门负责管理本级行信贷运作档案。其业务经办人员负责收集整理本级行信贷运作档案资料，月后10个工作日内交信贷业务档案库管理员统一归档管理。

（三）管理行信贷部门职责。

管理行信贷运作档案由审查部门负责，落实部门档案管理人员统一管理。特事特办业务在总行层次的信贷运作档案年中由客户部门负责收集管理。贷审会审议信贷事项的运作档案年中由贷审会办公室负责收集管理。信贷运作档案于年后40个工作日内统一移交信贷业务档案库归档。

第八条 信贷管理系统是信贷电子档案的主要档案库，信贷部门要严格执行信贷管理系统相关管理规定，确保信贷电子档案信息及时、准确、真实和完整，保证电子文档和纸质文档在时间和内容上的统一性。

第三章 信贷业务档案内容

第九条 信贷业务档案资料分为三类：客户、担保人基础资料及相关法律文件；本级行信贷运作档案资料；贷后管理资料及相关法律文件。

第十条 客户、担保人基础资料及相关法律文件包括：

（一）客户基本资料。客户和担保人的营业执照或事业法人证书，法人授权书(为分支机构的)，法定代表人身份证明复印件；特殊行业经营许可证；企业资质等级证书；组织机构代码；验资证明；公司章程；各期财务报表、审计报告；贷款卡及查询资料；客户印鉴卡，董事会成员、法定代表人、有权签字人的签字样本等。

（二）业务资料。客户信贷业务申请书；法定代表人的授权书；董事会同意申请办理信贷业务的决议；项目建议书；项目可行性研究报告；项目立项批复；项目水、电、环保、消防、规划和土地等部门的有关批复文件；进口合同、销售合同或代理进口协议等。

（三）担保资料。担保人法定代表人的授权书；董事会同意提供担保决议；共有人同意抵（质）押书面证明；有权机关办理的抵（质）押登记，抵（质）押物清单及评估报告；抵押物他项权证、产权证明书、保险单等法律文书的复印件（原件入会计部门现金库保管）等。

（四）信贷业务承诺函、意向书、合作协议，主从合同、借据等。

（五）其他综合及单项业务管理制度规定的信贷业务资料及辅助资料。第十一条 本级行信贷运作档案资料包括：

（一）本级行信贷决策所依据的有关资料。

开户行负责人签署同意进行调查的客户信贷业务申请书复印件，客户及担保人基本资料、业务资料、担保资料复印件。经营行直接审批、以原件作为内部运作材料的，相关基础资料不重复保存。

有权审批行受理上报业务的，决策依据资料还包括申报行的请示报告（文件）、调查报告、审查报告、有权审批人签字的贷审会审议表、《主责任人名单表》等；其他综合及单项业务管理制度规定的业务资料及辅助资料。

（二）本级行信贷决策产生的有关资料。

1．评级、调查资料，包括客户基本情况调查表、信贷业务调查表；客户信用等级测评资料；信贷业务评估报告；保证人担保能力、抵（质）押物担保能力调查的相关资料；调查经办人和调查主责任人签字的信贷业务调查报告等。2．审查资料，包括信贷业务审查表、信贷业务法律审查表，审查经办人和审查主责任人签字的信贷业务审查报告等；

3．贷审会审议、审批、报备资料，包括会议记录本、《贷审会投票表决表》、会议纪要、行长签字的审议表、批复、《主责任人名单表》等。

（三）向上级行的报备报批材料及上级行批复，包括信贷业务报备表及报告、上报有权审批行的请示报告（文件）、有权审批行的批复等。

（四）不良贷款认定资料，包括申报行的请示报告、对应的《贷款风险分类认定表》、《不良贷款认定审批表》、损失类贷款的内部确认材料或外部证明材料、审查报告、贷审会审议表（没有设立贷审会的支行可以不提交贷审会审议表）；本行的审查报告、贷审会审议表、会议纪要、批复等。

（五）核销资料，包括呆账核销审批呈报表、申请报告、呆账形成原因及责任的审计报告、责任人处理文件；按规定须提供的有关证明材料；内部审查、审批材料等。核销申报审批材料的管理执行核销管理办法相关规定，并于年后40个工作日内统一移交信贷业务档案库归档。

（六）风险预警信号处理资料，包括经营行上报的《风险预警信号处理表》、审批行信贷管理部门或客户部门组织研究制定的风险化解措施方案、主管行长审批同意的批件等。

（七）其他综合及单项业务管理制度规定的业务资料及辅助资料。第十二条 贷后管理资料及相关法律文件包括：

（一）经营主责任人、管户主责任人、风险监控主责任人名单，重点管理客户的客户经理组名单，贷后管理方案及贷款台账。

（二）贷后检查材料：按规定填制的《贷后管理台账》、《信贷业务发生后首次跟踪检查表》及限制性条款落实情况报告；日常检查形成的《信贷业务发生后定期检查表》及检查分析报告，项目法人贷款填制《项目贷款检查表》；客户、担保人的各期财务报表；《贷后管理检查表（按客户）》及所附专题报告说明等。

（三）按规定复测客户信用等级的资料，信贷资产风险分类资料。

（四）《风险预警信号处理表》及报告，化解措施方案，处理情况报告；潜在风险客户退出方案。

（五）信贷业务到期处理材料：向借款人发出的《贷款到期通知书》，会计部门填写的《还款凭证》；贷款展期的，有《借款展期申请书》，担保人同意担保展期的书面证明，经营行信贷业务展期决策各环节的运作材料，展期备案材料，与借款人、担保人签订的《借款展期协议》等。

（六）有问题信贷业务处理材料：在诉讼时效内和保证期间内取得借款人、保证人签名的《贷款逾期催收通知书》；《贷款风险分类认定表》、《不良贷款认定审批表》及相

关认定资料；事实风险客户退出方案，不良信贷资产清收、盘活、保全方案及组织实施情况报告；通过法律程序起诉、裁定、以资抵债、保全的有关资料等。

（七）信贷业务总结评价报告。

（八）信贷管理系统中相关电子档案资料完整性情况说明。

（九）其他综合及单项业务管理制度规定的业务资料及辅助资料。

第十三条 个人信贷业务档案内容执行《关于印发〈中国农业银行个人信贷业务贷后管理实施办法（试行）〉的通知》（农银办发［2003］481号）、《关于印发〈中国农业银行个人住房贷款业务档案管理规定〉的通知》（农银办［2001］58号）及相关管理制度的要求。

第四章 信贷业务档案管理要求

第十四条 信贷业务档案的整理、移交和归档。

（一）信贷业务档案的整理及移交。信贷部门经办人员要按信贷业务档案内容的分类要求对档案资料逐笔整理、排序、组卷，编制归档目录，及时移交。信贷业务档案库管理员要及时对相关部门移交的档案资料进行收集整理，归档入库；建立目录索引，记录信贷部门移交的信贷业务档案资料，审核确认移交档案资料的规范性和完整性，并与移交人员共同在移交档案目录（一式两份，各留存一份）上签字。

（二）信贷业务档案的归档。档案资料归档要便于保管、查找和利用。

1．立卷、建档要求：档案资料要按户编号建档，专盒（或夹）保管，标明客户全称和立档时间。档内有多笔业务的，要按笔立卷，以信贷业务审批时间排列卷号。卷内资料按照信贷业务档案内容的分类要求进行排序。客户基本资料可以归集后独立组卷，作为首卷；授信、最高额抵押担保作为单笔业务立卷。

2．目录、标注要求：以方便检索为目的，分层次建立三级目录。一是建立档案库客户目录，检索定位到客户层次，法人客户及个人客户分开编目。二是以客户为单位建立档案目录，检索定位到单笔业务，档案目录应包括客户名称、卷号、卷名（包括审批时间、业务品种、金额、期限）等，并注明卷与卷之间的从属关系。三是建立卷内目录，检索定位到具体业务资料。

3．装订要求：已结清信贷业务要按卷装订成册，以运作程序及资料形成时间编制页码。4．与房地产开发商、汽车经销商等合作批量办理的个人消费信贷业务、个人住房贷款业务，可以将合作协议项下客户归集建立总档，以客户名称、审批发放时间建立总档目录，以具体客户为单位建立分档，分档参照立卷、建档要求管理。其他个人客户信贷业务逐户建档。

5．贷款台账等难以逐户归档的信贷业务档案以及核销客户档案等重要档案另柜存档。《贷审会投票表决表》、会议纪要、会议记录本等贷审会档案，以会次装订成册，逐年建档。本级行直接经营的信贷业务，其信贷运作档案归入客户档案管理；经本级行贷审会审议、下级行经营的信贷业务，其本级行信贷运作档案作为贷审会档案附件归档。

第十五条 信贷业务档案的借阅。

（一）内部人员借阅信贷业务档案。借阅本人经办业务资料的，信贷业务档案库管理员负责登记借阅人员名单、时间、借阅内容和借阅用途，借阅人签字确认。因工作需要借阅他人经办业务资料的，应由借阅人出具借条，并由借阅部门负责人签字同意方可借阅。借阅的档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，用后必须及时归还。

（二）外部人员借阅信贷业务档案。信贷业务档案要严格保密，原则上不对外借阅。当出现经济纠纷、案件等情况，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持有协助查询通知书或其他有效法律文书，以及查阅人工作证明。查阅时，本行应有专人在场陪同，严禁将原件借出。

第十六条 信贷业务档案库管理员应保持相对稳定，因工作变动离岗的，应对信贷业务档案收进、移出、销毁情况予以书面说明，待接管人员到位，办结移交手续后，方可办理调动手续。信贷业务档案资料办理移交手续，要由所在部门负责人进行监交。

第十七条 档案库房建设及档案存放。档案库房要按照《关于印发〈中国农业银行档案管理办法（试行）〉的通知》（农银发［2000］135号）的相关要求设置。档案库应配置相应铁柜和防盗、防火、防强光、防潮湿、防虫蛀等方面的设施。

第十八条 档案保管期限。信贷业务档案保管期限分为短期保管、长期保管和永久保管。短期保管的信贷业务档案保管期限为5至10年：短期信贷业务到期结清的，其信贷业务档案再保管期限为至少５年；中长期信贷业务到期结清的，其信贷业务档案再保管期限为至少10年。

长期保管的信贷业务档案保管期限为10年至15年：信贷业务到期时未结清，其后以现金或以资抵债方式收回的，短期信贷业务档案再保管期限为至少10年，中长期信贷业务档案再保管期限为至少15年。

永久保管的信贷业务档案：信贷业务到期未结清、至今未收回的（包括已核销的信贷业务），其信贷业务档案要永久保管。

第十九条 信贷业务档案的销毁。对超过保管期、需要销毁的信贷业务档案由信贷业务档案库管理员提出并慎重鉴定，编制销毁清册，经办公室、信贷管理部门负责人审查，行长审批后，送专门文件销毁单位或指定造纸厂进行销毁。档案销毁须由监销人员现场监督。信贷业务档案库管理员和办公室、信贷管理部门负责人同时在留存销毁清册上签字备查。政府档案行政管理部门对档案保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法有另行规定的，应同时执行，禁止擅自销毁档案。

第二十条 信贷管理系统电子档案信息的保管和利用，执行信贷管理系统相关管理规定。第二十一条 各级行要加强信贷业务档案管理工作的检查。对未按规定要求设立信贷业务档案库集中统一管理信贷业务档案或未按规定履行档案管理职责形成风险的，按照《中国农业银行员工违反规章制度处理暂行办法》及《中国农业银行关于进一步加强贷后管理的若干规定》等制度规定追究相关责任人责任。信贷业务档案管理工作成绩突出的，给予表扬和奖励。

第五章 附 则

第二十二条 本办法实施前已办理信贷业务的档案原则上要按本办法进行补充、整理、完善和归档；新发生信贷业务档案必须严格按照本办法进行管理。

第二十三条 各一级分行可结合实际情况制定信贷业务档案管理实施细则，并报总行备案。境外分行及公司在参照本办法基础上结合当地监管机构有关要求制定实施细则，报总行备案。

第二十四条 本办法由总行制定、解释和修订。第二十五条 本办法自发布之日起执行，《关于印发〈中国农业银行贷款客户档案管理办法〉的通知》（农银函［1999］1059号）同时废止。

第五篇：信贷业务档案管理办法

小额贷款公司

信贷业务档案管理制度

第一章总则

第一条为加强信贷业务档案管理，确保信贷资料的完整性，促进信贷业务经营的合法性和信贷资产的安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《商业银行法》、《贷款通则》等有关法律法规和信贷管理的相关规定，特制定本制度。

第二条信贷业务档案是指在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与信贷客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。主要由借款人的基本资料、信贷业务中的相关契约和信贷管理资料等组成。

第三条信贷业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，各信贷部门应配合综合档案部门，对信贷业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。信贷部门负责信贷业务档案移交前的收集、整理、立卷、归档工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。综合档案部门负责信贷业务档案移交后的整理、保管和日常维护工作，并对移交后的信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。

第四条各级管理单位要制定有关信贷业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保信贷业务档案的完整和安全。

第五条信贷业务档案涉及国家、小额贷款公司和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。

第二章信贷业务档案的归档方法

第六条信贷业务档案按照法人客户建立，一户一档，自然人客户也可按区域建档。

第七条信贷业务档案分为五类：

权证类：采用抵押、质押担保方式的信贷业务，能够证明对抵押物、质物享有所有权和处臵权的要件；

要件类：办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件；

管理类：借款人的基本资料；

保全类：资产风险管理的相关资料；

综合类：小额贷款公司内部管理资料等。

每个客户档案分为三个区域即：立卷区、归档区、权证区。

1、立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。

2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。

3、权证区（立卷区和归档区的权证类主要是指抵（质）押物的清册和移交清单等）抵押物、质物享受所有权处臵权的相关要件不在信贷档案中管理，其中有价单据必须

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存放于金库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双人、双锁保管。

第三章信贷业务档案的基本内容

第八条权证类档案包括：抵押物（质物）评估报告或作价依据，抵押物（质物）所有权、使用权证或证明文件，已办理抵押（质押）登记的他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物（质物）保险单，抵押（质押）公证书（企业办理的要收集）等，抵押物的保险单。

第九条要件类档案包括：企业授信情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类客户信贷业务申请报告和申请书、各类客户信贷业务调查报告、各类客户信贷业务调查审查审批书、审贷会会议纪要、公司向上级部门的推荐审查意见、上级部门的贷款批准意见、贷款意向书、贷款承诺函、各类法人客户信贷业务借款合同（协议书）、借据、担保合同（担保协议）或担保函、核保书、抵（质)押核实书、保险合同、贷款法律审查意见（按相关制度规定应出具的）、准贷（签）证、到逾期贷款本息催收通知及回执、贷后检查记录和贷款检查报告、企业经营活动分析报告、保证金进账证明资料、贷款五级分类认定表（季度）、自然人（农户）的资信评定书，法人客户的信贷登记咨询书，以及涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。

项目贷款还应包括项目立项建议书、可行性研究报告、开工报告、环保部门及其他国家有权部门对贷款项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件、项目建设进度表、资金使用计划等。

签发银行承兑汇票还应包括银行承兑汇票复印件、商品交易合同或增值税发票复印件。

其他业务所必须的要件等等。

第十条管理类档案包括借款人的基本资料和担保人的相关资料：《企业法人营业执照》副本或复印件、《事业单位登记表》副本或复印件、《企业资质登记证》复印件、《特种经营许可证》复印件、《税务登记证》（国税、地税）复印件、《外商投资企业批准证书》复印件、《外商投资企业外汇登记证》复印件、《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件、贷款卡证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印鉴卡，借款人企业项目责任人任职资格表，企业变更登记有关文件的复印件，企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。

专业担保机构为保证人的还应包括一定数额的担保基金已存入在设立的专门账户、实行专项储存和专户管理的证明文件，担保责任余额表，同意提供该保证担保的书面文件。

自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。

第十一条保全类档案包括：贷款诉讼全过程相关资料，全部相关贷款

档案，以物抵贷资产清单、权属证明、抵贷协议、法院裁定书，投资资产的投资协议书、股权证明等法律文书的其他必要资料。企业兼并的有关批示文件，包括各类借款合同、担保合同、借据等契约，社企三方或四方签订的借贷关系转移协定，兼并方企业承接被兼并方企业积欠贷款本息协议以及分年还贷计划。

呆坏账核销申报材料，包括申请核销报告及责任认定文件、债权证明材料、债权损失证明材料，上级部门批复文件，破产终结后需要继续追偿我社债权的有关文件和材料，呆坏账核销后收回债权的重要凭据、帐务处理凭据和相关材料。

第十二条综合类档案包括：公司内部有关信贷业务的各类报表、授权转授权文件、行业分析资料、信贷分析报告、调查检查报告、审计稽核报告等。

第十三条权证类、要件类必须存放原件，其他各类档案原则上存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响权益的前提下，可以存放复印件，信贷员将复印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。

第四章信贷业务档案的日常管理

第十四条信贷档案资料的收集、整理、立卷、归档

收集：各信贷员应根据每笔业务的类别收集要件归档，档案中随每笔业务发生和产生的信贷资料，审核权证类、管理类、综合类等齐全和有效，已失效的要及时补充，第一笔业务的要收齐和审核各信贷档案类别的相应资料。

整理：业务实际发生结束后，应对信贷业务原始资料进行排序，编写页码（附件一），从信贷资料的首页到尾页逐页编号（凡有字迹即为一页）填写卷内目录。

立卷：资料整理后，根据目录和编号存放在本年信贷档案立卷盒中，法人客户一户一盒，每盒按档案类别分为五块，分门别类，权证类中的抵押、质押等权证类（他项权证等）应填写收样凭证（附件二）一式两份，双方签字移交会计部门按规定保管，另一联收样凭证，存放立卷盒中的权证类袋页中，自然人以每一户一档，不分类别。

归档：对已还清贷款的随笔和已失效或已处臵完毕的信贷资料从本年信贷立卷盒中抽出，按结清日期排序，编写页码等，填写卷内目录，案卷封面，分类装订后存放在档案盒中，编制移交清单，最迟不得超过次年的3月31日前移交给综合档案管理员管理。综合档案管理人员应根据移交清单逐一核实，并对卷内资料进行审查，保证其齐全（附件八），对接收的档案进行排序，放入固定位臵，记载档案归档登记簿，载明案卷号、档案内容、形成时间、页数、是否原件、存放位臵等要素，对权证类档案，并单独建立权证类档案要单独建立权证类档案登记簿进行登记（附件九）、管理、定期核对。

第十五条信贷档案的调阅、外借、保管、销毁

调阅：各级单位都应建立信贷业务档案调阅登记制度，本级相关人员调阅信贷档案应填写调阅单，登记调阅人姓名、日期、内容等需经本级信贷主管负责人签字同意（附件十）。

外借：信贷业务档案的调阅原则上只能现场调阅，不得外借，如遇特殊情况，需报县联社主任批准才能外借，必须填写档案外借单，登记外借人姓名、日期、内容、原因和归还日期等，存放在金库的权证类档案一律不得外借。

保管：档案管理人员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定

期检查信贷档案的保管情况，并作书面记录。

尚有信贷关系的信贷档案作永久保管，清理全部信贷业务的档案从客户与本社的最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起，保管期五年。

综合类信贷业务档案为长期保管，保管期限十五年，其中各种报表的汇总表为永久保管。

信贷业务档案保管及核销清册为永久保管。

销毁：档案管理部门提出销毁意见，编制信贷档案销毁清册（附件14），到期销毁的名称、卷号、册数、起止和档案编号，应保管期限，已保管期限、销毁时间等内容，经档案保管社的主任在销毁清册签署意见，报联社信贷管理部门审核，主管主任签字同意。

档案管理部门和信贷管理部门共同派员监销，监销人应按销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，应在销毁清册上签字盖章，并书面将监销情况报告主管信贷的主任。

第五章责任

第十六条对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露信贷业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第六章附则

第十七条信贷业务档案管理所需档案盒和清单均按规定格式统一印制。

第十八条以录音、录像、扫描、缩等方式保存的信贷业务档案归集在结合档案部门保管。

第十九条本制度规定的信贷业务档案内容是各信贷管理部门至少应包括的基本内容，不仅限于此。

第二十条设有专职信贷业务档案管理员的单位，信贷员收集好资料应在次日按移交清册交专职管理员做好立卷、归档工作，移交综合档案管理部门。由于信贷业务对象不同，信贷档案管理也略有不同，各单位参照本制度，具体细化执行。

第二十一条本制度自董事会审议通过之日起执行，修改、解释权归董事会。