探讨企业秘书岗位职责修改

第一篇：探讨企业秘书岗位职责修改

探讨企业秘书岗位职责

作者：陈秋萍

（四川职业技术学院 08文秘班 邮编629000）

【内容摘要】改革开放以来，我国秘书工作有了飞速发展，开始走上规范化、制度化、科学化的轨道。企业秘书作为秘书工作的重要组成部分，在协助企业领导做好发展决策、市场运作、经营管理及办公室日常工作等方面，发挥了积极作用。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内部管理人员与领导的助手。基于此，本文针对总经理秘书工作的特点、工作方法，结合笔者所学和实习工作经验，进行具体的探讨，希望全文为企业秘书职责更加规范提供可借鉴的意义。

【关键词】企业董事长秘书工作特点工作方法

随着现代科学技术的飞速发展，人类已进入了信息社会和知识时代。面对市场经济竞争日益激烈的新形势，特别是“入世”后，我国企业的经营管理和决策遇到前所未有的复杂性、多变性和竞争性，企业领导迫切需要企业秘书能够适应新形势，进一步做好服务工作。因此，我国的秘书工作面临很多新形势、新问题和新困难。以“办事型”、“事务型”、“秀才型”为标准，选择企业秘书已远不适应“入世”的瞬息万变的全球化市场经济的发展需要。新的形势也对秘书提出了数字化、国际化、全球化的要求。秘书的工作重点由比较单一的事务服务转变为事务与参谋并重，工作方式由被动服务转变为主动服务。传统的工作观念、工作方式已经适应不了新形势的发展需求。所以，新形势下秘书工作的新模式、新观念、新方法越来越成为我国企业发展的迫切需要。基于此，全文希望通过针对企业秘书岗位职责方面的研究，对于提高企业对秘书这一职业的重视程度有积极的借鉴意义。

一、总经理秘书工作的特征

充分了解总经理秘书的工作特点，既有利于进一步认识和把握总经理秘书工作的规律，也有利于全面认识和有针对性地做好总经理秘书的工作。

(一)辅助性

总经理秘书的任务是协助领导工作。这一点就决定了“总经理秘书”这个职务的身份、地位、工作的内容和性质。它是领导的助手。它相对于领导永远处于辅助的、次要的和被领导的地位。例如：起草文件或撰写报告这类的文字性工作、收集领导所需的相关资料等等。“辅助性”是总经理秘书工作的特点中最基本的一个。因此，在日常工作中领导最终决定一件事情的处理方法、思路；当总经理秘书和领导的意见不统一和不一致时，不应该也不允许出现不服从领导指示，越俎代庖的情况。但是服从不代表盲从。总经理秘书要想更好的协助领导工作，必须要有独立的思考和自己的主见。当与领导的意见不统一或不一致时，总经理秘书应当有保留自己的想法和建议的勇气和智慧，并通过合适的方法和途径向领导表达，以便协助领导更好的、更全面的考虑和解决问题。但是，一旦领导做出决定，秘书就应当遵守和执行。总经理秘书只有充分地认识到自身工作的这一特点才有可能成为领导的好参谋和好助手。

（二）被动性

总经理秘书工作的辅助性质决定了它的工作存在着被动性的一面。这种被动性主要表现在两个方面：第一，作为领导的参谋和助手，总经理秘书必须按领导意图办事，不能自行其是。尽管总经理秘书可以向领导提出不同意见和建议，但在行动上必须坚决服从上级的指挥，不能我行我素。从这个意义上说，总经理秘书的工作是被动的。第二，总经理秘书作为领导与组织内部和外部沟通的枢纽和门户，随机性的工作较多，事先难以预计。虽然总经理秘书也有自己工作的计划和安排，但往往变动性大，随机性强，临时突发性的事务较多。从这个意义上说秘书工作也具有被动的特性。

（三）保密性

秘书工作是一项保密性很强的工作。汉语“秘书”一词中的“秘”字，就包含有“秘密”的意思。英语中的秘书“secretary”一词中的词干“secret”的意思也是“秘密”。这恰恰反映出秘书工作的重要性和保密性。秘书是辅助领导工作的人员。在日常工作中，对总经理秘书保密的要求也更高。在和平年代的今

天，商场如战场。企业间的商业秘密、商业情报以及核心技术等等都是竞争对手间相互争夺的重要情报。秘书工作的保密性往往与各种利益有着密切的联系。保密与窃密的斗争，在政治领域中，实质上是政党之间、国家之间进行政治斗争的重要表现；在经济领域中则是经济斗争的一种表现形式。因此，总经理秘书应当时刻都保持高度的安全保密意识。

二、总经理秘书的工作方法

总经理秘书的工作职责决定了它的辅助性和被动性的特点。人的能力是有限的。秘书人员应该在了解环境和适应环境的基础上，能动的改造环境。了解自己周围的工作环境并掌握一定的工作方法，对总经理秘书更好的适应和履行自己的工作职责是有利的。

（一）掌握领导的性格

有些领导眼中的喜好在另外一些领导心中有可能会为忌讳。性格的差异造成了不同的相处状态。不同性格的人待人处世的方式往往也不一样。有的领导性格沉稳，办事非常严谨。当他总是批评你、提醒你的过失时，其实也是表示他对你的留意和关心。这时秘书人员要能听得进去。在人才济济的大单位，能被领导留意并不容易。如果你不能够取得不同寻常的成绩，那就应尽量减少工作中的失误。例如笔者所在的实习公司的总经理性格开朗，有点急性子。平时安排工作时总喜欢让属下能立刻按照他的意思执行。但是他有时考虑问题时，思维比较活跃，喜欢反复，经常出现朝令夕改的情况。因此，笔者在日常工作中一旦发现领导在指示处理某些问题比较犹豫或思绪不太稳定时，经常有意识的暂缓执行，等到半天或一天后领导对该问题的处理意见没有其他变动时，才按照领导指示处理。这样就有效地避免了很多因为领导指示的频繁变动给公司人力、物力和财力上造成的损失。

当然，我们工作中不可能就遇到这么简单的几种性格的领导。每个人都有不同的性格，领导也不例外。准确的掌握领导的性格，在工作中确定适宜的原则，将会使总经理秘书和领导的相处更为融洽，日常工作更为事半功倍。

（二）了解领导的心理

每一个总经理秘书在想做好自己本职工作前，都应该扪心自问自己是否真的了解自己的领导。对于总经理秘书来说，了解和熟悉领导，应该和了解熟悉自己的本职工作一样重要。例如笔者所在的实习公司有很多员工，甚至一些在公司工作多年的老员工都觉得总经理听不进别人的意见和建议；甚至觉得他性格怪异，行为难以捉摸。笔者以前的总经理秘书任职的时间一般都不长。有的甚至仅仅只有一两个月就不得不被迫或者主动辞职。造成这种现象的原因关键是这些人没有很好地了解和把握领导的心理。因为不了解领导的心理，所以无法理解领导的行为，不能领会领导行为的真实用意；才会认为领导怪异、行为难以捉摸。例如，总经理待人比较委婉，处理事情总喜欢给人留有一定的余地。有时，当他不满意下属对某些事情处理的汇报时并不直接表达出自己的否定意见，而是喜欢答非所问，甚至东拉西扯。这时候，下属如果懂得领导的心理，便会知道适可而止。如果不能了解领导的心理，不能把握领导的真实用意，必然会引起领导的不满，甚至招致领导的反感。这种情况下，与领导的和睦相处都成问题，更不用说如何做好自身工作了。

（三）掌握必要的沟通技巧

总经理秘书在日常与人沟通中讲究技巧很重要。一般说来，人们在与自己同等级、同层次的人讲话时，表现会比较正常，行为举止都会比较自然。但是，在与比自己地位高的人交往时，就可能表现比较拘谨，感到紧张甚至自卑；相反，在与社会地位低于自己的讲话时，又会表现得比较自如、自信。上下级间的沟通好坏，不只影响领导对你的印象，有时甚至会影响一个人的工作和前途。

此外，我在实习过程中发现沟通一定要注意讲究艺术。中国人受传统文化的影响很深，表达上习惯于比较含蓄。同样一句话，在不同的环境、不同的条件下，以不同的语气、不同的语速，表达出的涵义可能完全不同。例如：如果领导问你：“你在工作上还有什么理想？”你千万别直接说：“我想升职。”但可以不失时机地给上司一个暗示：“如果有更多的挑战，我会有更多的创造”等等。这样表达可能会更能达到令人满意的效果。

现代社会赋予“总经理秘书”这个岗位更多的色彩和更多的内涵。总经理秘书作为总经理的参谋和助手，是总经理与公司各部门和外界之间沟通的重要枢纽和渠道。总经理秘书的职位虽然不是很高，但是它在现代企业管理和经营中起着越来越重要的作用。秘书能力的好坏，水平的高低，直接影响到总经理的工作和处理事务的效率，最终乃至会影响到一个企业内部运作的效率；“闻道有先后，术业有专攻”。秘书人员要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须学会放弃保守被动的心理，而应以积极的进取心来迎接一切。总经理秘书是一个富于挑战的职业。只有拥有良好的心理素质和道德修养，积极主动的工作态度，扎实的理论基础、广博的知识，丰富的工作经验和工作方法才能成为一个真正合格的总经理秘书，才能成为领导的得力助手和参谋。

参考文献

[1] 王祥 《秘书工作随想》期刊 2005年第07期

[2] 王晓聪《我的<秘书工作>情缘》期刊 2005年第08期

[3] 张业展《良师出“高徒”》 期刊 2005年第09期

第二篇：企业管理人员主要岗位职责经修改

董事长工作职责

1、贯彻执行党和国家的方针政策、法律法规，制定企业总体发展规划和发展战略。

2、主持董事会工作，定期向董事会报告工作。

3、决策企业经营方向和经营策略。

4、任免副总经理以上高层管理人员。

5、审批财务报告。

总经理工作职责

1、执行党的方针、政策，遵照国家法令法规行使企业全面管理指挥权。

2、执行董事会的决定，领导企业实现经营目标。

3、向政府和主管部门报告市场管理、经营工作情况。

4、拍定管理、经营重大事项。

5、执掌财务、人事管理权、审定财务收支、决定重大人事任免。

6、主持经理工作会议。

7、听取副总经理述职报告，考核副总经理工作业绩。

副总经理工作职责

1、负责基建管理，组织基建工作各项重大活动，为总经理决策基建工作当好参谋。

2、审查工程项目费用概算、结算，制定工程项目招投标方案，检查工程建设进度、质量、安全，组织工程建设竣工验收。

3、布置基建办工作，安排工作程序，考核下属人员工作完成情况。

4、协调处理基建工作方面的问题和矛盾。理顺与行政主管部门的关系。

5、参与招商引资活动，协同董事长、总经理策划项目开发。

工程部职责

1、努力掌握、运用各种有关法规、规范和标准，不断提高自身素质和文化水平，具备独立解决、处理现场实际问题的能力，对工程建设项目负直接责任。

2、会同监理协调、处理并完成开工前各项准备工作，具体包括：

.认真熟悉图纸和设计引用的标准构（配）件图，会审前提出图纸存在的问题，保证工程按图施工。

.掌握工程建设场地的状况，包括工程地质、地下管网及临近建（构）筑物等，协调处理有关事宜。

.审核施工组织设计（施工方案），完成施工用水、用电及电话的管线引入，满足工程施工需要。

.负责将工程确定的坐标及水准点书面交给乙方，工程定位以后，要进行实际复测、验定。

.对施工单位提出文明施工、安全生产的要求。

.留存一份报建手续及批件的复印件，以备有关部门检查。

3、工程施工中要做到认真负责，检查、监督到位，具体要求如下：.工程中使用的所有建筑材料、构（配）件使用前均要会同监理进行

现场检验。实行责任人签字验收制度。

.确定单位工程、分部工程的质量认定等级，对存在的问题要提出书

面整改意见，限期进行整改，并按有关标准进行验收。.填写施工日志,隐蔽工程验收必须有监理的签字。

4、对涉及设计图纸的修改、变更要有监理、甲方代表、设计的签字，确认后方可实施。重大的修改、变更要上报领导审批。

5、涉及图纸的修改、变更，要督促设计单位按时修改、完善，做到

及时准确，不能影响正常施工。

6、对工程进度拨款，要会同工程监理认定已完工程质量合格或质量

问题已处理完毕，然后签字上报，办理付款手续。

7、负责监督、指导、协调施工现场交叉施工的有序进行。

8、对监理公司、施工项目经理部的现场监督、管理要积极配合，提

出问题要讲究方式方法，严格管理的同时要加强服务意识。

9、参加工程竣工验收、移交等事宜，负责验收后保修期内的质量问

题处理等项工作。

10、配合政府及其他有关部门的检查、验收，并办理各项相关手续。

11、配合中介机构（审计部门）做好工程建设期间的跟踪服务及竣工结算。

12、及时向上级汇报各项工作完成情况。

办公室主任岗位责任制

1、在主管副总经理领导下，主持办公室工作。

2、全面负责公司人事、行政工作，处理日常办公事务。

3、拟制办公用品采购计划，审查办公费用支付。

4、制订办公室系统的管理办法和措施。

5、制订下属单位工作标准，并予以考核。

6、向主管领导提交下属单位责任人的优劣奖惩报告和任免建议。

7、召集内部工作会议，拟定会议内容，作好会议记录。

8、撰写工作总结、编写市场大事录。

市场管理部主管岗位责任制

1、在主管副总经理的领导下，负责市场现场管理。

2、制定现场管理办法和措施，保证正常的经营秩序和内部经营环境。

3、代表市场签订门面、场地、器具等租赁合同，洽谈有关经营方面的协议。

4、制定市管队工作标准，并予以考核。

5、处理市场管理日常事务，调解市场内一般经营纠纷。

6、及时处理市场内突发事件，并及时报告主管经理和值班经理。

7、向主管副总经理提交下属单位责任人的优劣奖惩报告和任免建议。

财务部主管岗位责任制

1、在总经理的领导下，负责财务管理工作。

2、制定财务管理办法和措施，保证财务制度的严肃性。

3、制定会计员、出纳员、票据管理员、收费员的工作标准，并予以考核。

4、按物价部门批示，制订收费项目及标准，报主管领导审查确认。

5、严格执行收费稽查，监管制度，向主管领导提交下属单位负责人的优劣奖罚报告和任免建议；对徇私舞弊行为提出处理意见。

6、督促会计报表及有关报表按时完成及上报。

7、制定财务收支计划，审核开支报销。

会计岗位责任制

１、认真贯彻执行“会计法”及有关财经管理法规，正确行使会计职能，对企业法人代表负责。

２、按照会计制度，正确处理会计账务凭证，做好资金核算，财务报表，财务分析。３、编制企业财经收支计划，严格控制各项费用支付。

４、定期进行财务分析，为领导提供可靠的经营决策依据。

５、按旬与出纳核对库存现金，银行存款，每季度清查一次固定资产、低值易耗品，并填制清查报告书，上报总经理。

６、按时准确完成月报、季报、年报的编制，并及时报送各有关职能部门和企业法人代表。

７、按照国家现行会计制度。妥善保管会计凭证、账簿、报表，不得泄露企业财务经济秘密。

８、负责对上级主管部门及财政、税务、审计、银行等职能部门提供真实可靠的财务情报，并接受其检查。

出纳员岗位责任制

１、办理现金收付和银行结算业务。严格按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定，办理款项收付。对于重大的开支项目，必须经过主管领导和总经理审核签批后，方可办理。

２、库存现金不得超过银行核定的限额，超过部份要及时存入银行。挪用现金以贪污行为论处。

３、严格禁止签发空白支票，对于填写错误的支票，必须与存根一并保存，支票遗失时，应立即向银行办理挂失手续，并登报公开申明作废。

４、登记现金和银行存款日记账，结算金额必须与总账金额相符，要随时掌握银行存款余额，不准将银行账户借给任何单位和个人办理结算。

５、确保库存现金安全，现金柜锁匙不得任意转交他人，库存现金发生短缺，或收取假钞伪钞应负赔偿责任。

６、印鉴，空白收据和空白支票必须妥善保管，严格按规定使用。空白收据、支票设立专门领发登记簿，及时办理领用回收注销手续。

７、发放工资应按照工资总额的组成，负责编制明细工资表，报总经理审批后发放工资（奖金）。

财务部职责

1、公司财务预算、决算、预测。

2、编制财务计划及会计报表，拟写财务状况分析报告。

3、负责合同的管理，对公司对外的经济合同进行审核并备案。

4、负责建立公司内部成本核算体系，并进行核算及控制工作。

5、对各种单据进行审核。

6、负责各种财务资料的收集、保管、保密工作。

7、处理应收、应付货款等有关业务工作。

8、负责公司税务处理工作。

9、与财政、税务、银行等机关政府机构的协调与沟通，政府文件的执行。

10、监督公司不合理费用开支。

11、公司全盘账务业务处理。

12、核算、发放公司员工的工资。

行政办公室职责

1、负责内部文件和外部文件的收取、编号、传递、催办归档。

2、负责公司文件打印、复印、传真函件的发送、各种会议的通知、安排、记录及纪要的制发跟踪检查实施情况及时向总经理作出汇报。

3、负责公司的对外公关接待工作。

4、为总经理起草有关文字材料及各种报告。

5、保管公司行政印鉴，开具公司对外证明及介绍信。

6、协助总经理做好各部门之间的业务沟通及工作协调。

7、负责安排落实领导值班和节假日的值班。

8、负责处理本公司对外经济纠纷的诉讼及相关法律事务。

9、负责调查和处理本公司员工各种投诉意见和检举信。

10、负责公司公务车辆管理。

11、负责公司员工食堂、员工宿舍管理。，12、负责公司办公用品采购及管理。

13、负责公司内的清洁卫生管理门卫、厂区治安管理。

14、分析公司经济活动状况找出各种管理隐患和漏洞并提出整改方案。

15、负责填报政府有关部门下发的各种报表及公司章程，营业执照变更等工作。

16、公司人员招聘及员工培训员工考勤管理。

17、员工绩效考核，薪酬管理。

18、员工社会保险的各项管理。

19、针对公司的经营情况提出奖惩方案，核准各部门奖惩的实施，执行奖惩决定。20、人员档案管理及人事背景调查。

21、检查和监督公司的员工手册和一切规章制度是否得到执行。

22、负责与劳动、人事、公安、社保等相关政府机构协调与沟通及政府文件的执行。

23、负责员工的劳资纠纷事宜及各种投诉的处理。

24、负责公司员工工伤事故的处理。

25、完成总经理交办的各项工作。

第三篇：秘书岗位职责

综合办秘书岗位责任制

一、做好露天矿各类上报、下发文件材料的起草、上报等工作。

二、负责各类会议材料的起草，会议筹备等工作。

三、负责各类行政会议的通知，记录和办公会议纪要、决议、决定的起草、印发，同时协助矿领导起草有关文件、材料。

四、协助主任收集各类信息、资料，处理日常事务。

五、完成领导交办的各项工作。

第四篇：秘书岗位职责

秘书岗位职责

一、忠诚

1、忠诚于老板，忠诚于公司。

2、公司的利益高于一切，甚至是秘书个人的利益。

3、不为个人一己之利出卖公司利益，关键时刻为老板和公司敢于奉献自己的全部乃至生命。

二、秘密

1、公司文件保密。

2、老板及家人信息保密（包括：电话、住址、信件、个人证照等）。

3、老板的社会关系信息保密。

4、老板的出行信息保密。

5、老板社交活动及商议事项保密。

6、老板使用的通信工具保密。

7、参与公司重大事项研究问题保密。

8、三、安全

1、老板出行，注意观察周边情况，及时发现问题，主动提醒辅助遮挡危险源，保护老板人身和财产安全。

2、苦练开车技能，确保老板使用车辆的行车安全。

3、定期提醒老板进行健康检查，预防为主，按时用药，保持健康体魄。

4、随时检查食物材质，保质期及是否使用农药等，保证饭菜质量安全。

四、勤于事务

（一）办公室内务 ■办公环境

明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐。

1、每天准时上班。

2、开窗通风。

3、清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。

4、清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。

5、为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。

6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。

7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。

8、每两周吸尘一次。■文件管理

流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范。

1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。

2、外来红头文件：填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录。

3、内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于老板查阅。

4、外来公函、通知及文字资料：及时送交老板阅示，根据老板批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

5、内部通知、报告：及时送交老板阅示，根据老板批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

6、公司各部门（单位）送交老板签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。

7、重要的和紧急的文件，须提醒老板。

8、每天将送交老板批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

9、根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。

（二）来宾接待 彬彬有礼、热情接待。

1、笑脸相迎，茶水相待。

2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。

3、索要名片。

4、及时向老板请示。

5、按老板意见引见，接待（按情况给予续茶水）。

6、根据客人来访时间及职务等级，征询老板意见后确定是否客餐、宴请。

（三）会务服务 ■专题会

准备充分、安排周全、接待周到、组织完善。

1、会议议程的拟定。

2、确定与会人员。

3、会议通知起草和发送。

4、会议文件的准备。

5、会议场所的确认及会场布置。

6、会议签到及记录。

7、与会人员的接待工作。■ 工作会

1、检查会场环境是否干净整洁。

2、检查会议通知是否到位。

3、检查会议文件准备是否齐备。

4、会议人员的接待。

5、会议期间的服务。

第五篇：秘书岗位职责

秘书岗位职责

岗位职责：

1.合理安排院长的日常工作和程序，做好院长的秘书工作；

2.及时传达院长的各项指示、安排，做好学院信息收集、整理、编辑、上报工作；

3.做好院长各类文件的处理指示工作，做好有关公文、材料的归档、清退、暂存或销毁工作；

4.做好院长来宾的迎接、送往等联络接待工作；

5.起草执行院长的讲话稿、信函，并负责院长的讲话记录、文稿、档案资料整理；

6.根据院长要求，跟踪决议事项的推进，完成院长交办的其他事项的督办、协调和落实工作；

7.及时收集资料，整理信息，并对统计资料进行适当的统计分析，供领导决策作参考；

8.做好院长出差、外出办公等资料准备工作，完成院长出差费用、接待经费等的报销工作；

9.妥善保管重要文件材料内容，做好保密工作；

10.参与办公室开展的其他工作，协助完成办公室大型会议、活动的筹办，完成院长、办公室交办的其他工作。