接待工作注意事项[5篇材料]

第一篇：接待工作注意事项

接待工作注意事项

衣食住行工作

住宿

1、住房不安全，其他都等于零;

2、引导、组织好人员;

3、关注政务接待不同于商务接待，有多变的特性，商

务接待一般都安排好行程，政务接待在接待过程中新行程多变;

4、首长在房间接待、会客时及时提供毛巾、矿泉水

5、房间温度一般控制在23.5℃，但要根据首长的习惯

和要求而定;

6、房间多配置矿泉水;

7、检查房间内外、首长视察沿线所有悬挂物、吊灯是

否挂牢，防止意外脱落;

8、房间地面若是地毯则要配备皮拖鞋，一般拖鞋在地

毯上使用，容易摔倒;

9、询问好是否需要叫醒服务;

10、窗帘不能用透光的，应用遮光的窗帘。

餐饮

1、卫生检验、检疫部门全程跟踪食品采购、制作等过-1-

程，严把卫生管；

2、菜肴要突出芜湖地方特色，并符合首长口味；

3、油料、调料要精选，注意卫生；

4、就餐大厅最好配备大电视机，吃饭时间控制在40-60分钟；

5、上菜时间及上菜间隙要提前控制好，做好演练。

散步

1、控制周围噪声源；

2、注意过程中的细节问题。

安全保卫工作

1、尊重警卫工作，做好安全检查；

2、参与接待人员自觉接受政审，直接服务人员要填写

详细的申请表，一人一表政审；

3、酒店内部人员必须佩带证件上岗；

4、工作人员工作期间不得串岗、脱岗，首长视察时不

得围观；

5、重点要害部门要实行24小时定岗，人员轮换上岗；

6、首长及其陪同工作人员房间实行双人打扫制作，不

得一人进入房间作业。首长房间统一安排专人打扫，-2-

酒店不必安排人员；

7、楼层服务人员24小时在岗位，上下班交接严格按照

规定登记；

8、保安加强巡逻，车辆有序停放，首长散步时大型车

辆应停驶；

9、首长入住期间，酒店所有房间、娱乐、建设设施不

得对外开放；

10、首长房间安装专线电话，其他人员房间电话只能呼

出，不能呼入。

注意事项：

1、未经许可，不得随意进入核心区域；

2、重大问题及时向警卫人员报告；

3、保持安静的内外部环境，走路要轻。首长散步期间

尽量减少噪音；

4、电梯要有专人管控，原则上首长用地电梯当天不得

由他人使用；电梯使用前要详细检查设备运行情况；

5、听从警卫人员指挥，不得随意拍照。

第二篇：外事接待工作注意事项(韩国)

与韩国人交往禁忌

1.韩国人一般不用红色的笔写自己的名字，也不要当他的面用红笔写东西，因为韩国写死人的名字时用红色记载的。

2.韩国人普遍忌“4”和“13”。因韩国语中“四”与“死”同字同音，传统上认为是不吉利的，因此，在韩国没有四号楼、四层楼、四号房，军队里没有第四师，宴会厅里没有四桌，敬酒不能敬四杯，点烟不能连点四人，所以宴请或者和韩国朋友出去玩时候要注意一下，韩国人在喝茶或喝酒的时候，主人也是以1、3、5、7的数字单位来敬酒、敬茶、布菜，并忌讳力用双数。

3.韩国国花是木槿花，在韩国是禁止采摘的，不要在韩国朋友面前做这些。

4.和韩国人交谈，最好是谈韩国悠久的历史和文化，少谈政治问题，特别是当地政治。切记不要提起朝鲜。不要把首尔称作京城。

5.和韩国人交流时候，不能当面出言指责他们。不能使用“不”字来拒绝韩国人，可以委婉地表示你的不同意见。

6.与韩国朋友交往时候，不要送食物做礼物，因为它们可能不适合韩国人的口味。在送礼时，还要注意礼品上不能有韩国制造或日本制造的标志。韩国人的民族自尊心很强，一般不当别人的面打开礼物。

7.韩国人姓“李”的很多，但绝不能说“你是姓十八子李”之类的话。因为在朝鲜语中“十八子”与一个淫荡词相近。特别是不能在韩国女子面前说此话，否则会被认为有意侮辱人。

8.与韩国人在绝大多数情况下，不要直呼他人的名字，韩国人即使在兄弟姐妹之间也是这样，在社会交往活动中，相互间可称对方为“先生”、“夫人”、“太太”、“女士”“小姐”等；对有身份的人可称对方为“先生”、“阁下”等，也可加上职衔，学衔，军衔等，如“总统先生”、“总统阁下”，关系亲密的的朋友之间，往往在对方名字之后加上“兄弟”、“姐姐”、“妹妹”等称谓如“鸿哲兄弟”、“美延姐姐等。对男性也可称“君”，但往往同其姓名连称，如“尹鸿哲君”、“金相镇君”等。

9.拒绝喝别人的敬酒是不礼貌的，如不能喝，就在杯中剩一点酒。韩国人原谅醉酒的人；不能把盘中的菜吃得很干净，否则是对主人的不敬；礼金要用白色的礼袋，而不是红色的，等等。

10.在社交礼仪上，韩国一般不采用握手作为见面的礼节。握手时讲究使用双手，或是单独使用右手。在晚辈、下属与长辈、上级握手时，后者伸出手来之后，前者须先以右手握手，随手再将自己是左手轻置与后者的右手之上。在韩国，妇女和小孩一般情况下，妇女不和男子握手，以点头或是鞠躬作为常见礼仪。在称呼上多使用敬语和尊称，很少会直接称呼对方的名字。要是对方在社会上有地位头衔的，韩国人一定会屡用不止。社交场合中，大部分韩国人会讲英语，对讲日语的人没有好感。在韩国，穿衣上不会过于前卫，是庄重保守的。男子一般上身穿袄，下身穿宽大的长档裤，女子一般是上穿短袄，下穿齐胸的长裙。

11.韩国人在一般的情况下喜欢吃辣和酸。主食主要是米饭、冷面。菜肴有泡菜、烤牛肉、烧狗肉、人参鸡等等。总体来说，韩国人的菜品种不是太多，而且其中的绝大多数都比较清淡。一般来是说，韩国的男子的酒量都不错，对烧酒、清酒、啤酒往往来者不拒，妇女则多不饮酒。平日，韩国人大都和茶和咖啡。但是，韩国人通常不喝稀粥，不喜欢喝清汤。韩国人一般不喜欢吃过油、过腻、过甜的东西。不啻鸭子、羊肉和肥猪肉，至于熊掌、虎肉。吃饭时，一般用筷子。为环保，韩国人的会为你提供铁餐具。与长辈吃饭时不许先动筷子，不可以用筷子对别人指指点点，用餐完毕后将筷子整齐放在餐桌的桌面上。吃饭时，不宜高谈阔论。吃东西时，嘴里响声太大，也是非常丢人的。在韩国人的家里宴请时，宾主一般都是围坐在一张矮腿方桌周围。盘腿席地而坐。在这种情况下，切勿用手摸脚，伸直双腿，或是双腿叉开，都是不允许的。

12.韩国人珍爱白色。国花是木槿花，松树为国树，喜雀为国鸟，老虎为国兽。忌讳数字是“4”和“13”，在发音与“死”相同的缘故，韩国人对相似的“私”“师”“事”等最好不要使用。

13.韩国人的民族自尊心很强，反对崇洋媚外，倡导使用国货。在赠送礼品时，最好选择是鲜花、酒类和工艺品。最好不是日本货。

14.在韩国传统的社会里，年长者因其知识经验而受到尊重，年轻者必须自觉地在行为上以此为准。在公共集会、社交场合和宴会酒店上，谁应当首先向谁表示敬意，谁应当坐在哪个位置上，谁应当首先落座，谁应当首先向谁敬酒，人人自幼都知道这些规矩，不会弄乱，否则就会被视为粗俗和缺少家庭教育。

15.在人际交往中，韩国人的常规礼貌礼节既保留了自己的传统民族特色，又受到中国儒家文化和西方文化的双重影响。韩国人初次见面时，常以交换名片相识，有些商人养成通报姓氏的习惯，并与先生等敬称联用。韩国人待客十分重视礼节，男性见面要相互鞠躬，热情握手，并道您好;异性之间一般不握手，通过鞠躬、点头、微笑、道安表示问候。分别时，握手说再见。若客人同自己一道离开便对客人说您好好走;，若客人不离开则对客人说您好好在这儿;若与长辈握手时，还要以左手轻置于其右手之上，躬身相握，以示恭敬。进门或出席某种场所，要请客人、长辈先行。与长辈同坐，要保持姿势端正、挺胸、决不能偷懒。若想抽烟。必须征得在场长辈的同意。用餐，请客人、长辈先入席，不可先于长者动筷。与客人或长辈递接东西，要先鞠躬。然后再伸双手。

16.不要当着众人的面擦鼻涕，吸烟要向主人大招呼，否则会被视为不礼貌，不懂礼节。韩国人一般不轻易流露自己的感情，公共场所不大声说笑，颇为稳重有礼。妇女在发出笑声时要用手帕捂住嘴，以免失礼。

接待外宾注意事项

在机场接送外宾需要注意:一般外宾不喜欢别人碰他的行李,所以在提供帮助前,应先征得客人的同意,再帮忙推运行李,并应提醒外宾保管好自己的物品。如果需在机场分发资料,应提醒外宾将资料收好,避免遗失。

如果是接待团体外宾,要事前准备好明显的标志并放在空间宽敞处,先行集中行李和人员,等全体人员到齐后,再致简短的欢迎辞。接机时,如需拍照留念,需迅速进行,拍完后应尽快离开。

如客人需要兑换当地货币,可陪同其前往银行柜台,并告知当前汇率及本地物价水平,以便外宾了解可能需要的支出,同时主动告知客人由机场通往市区目的地的交通工具及所需时间。

西方人的行礼方式与东方人有区别。鞠躬礼和握手礼比较适用于东方,中国人还有比较特殊的拱手礼节,西方人则多采用拥抱礼或吻颊礼,吻颊可以吻单颊或双颊,仅轻贴脸面,并不出声,亦不可将唇印留在对方脸上。有些国家或地区的见面礼仪非常奇特,除了常见的注目、握手、双手合十、拥抱、吻颊等外,还有吻手礼。行吻手礼一般是妇女先伸手,而且手作下垂式,这时对方便可将她的手轻轻置于手中而吻之,但不可过于接近。

在作自我介绍前,一定要先说“您好”,然后再介绍自己的姓名。西方人喜欢直呼名字,东方人则需要称呼姓氏,并加上头衔。若没有头衔,则需要称呼对方女士或先生。接待外宾时,如果是初次见面,不能询问女方年龄或已婚还是未婚,为避免用错称呼,最好还是称呼名字。

外宾经过长途跋涉,都很劳累,应尽快协助其前往旅店休息,不要在机场逗留过长时间。若外宾没有预定住房,应在机场先行协助订房。若外宾已知住宿地点,则应再次帮助其确认下榻处。离开机场前,应请外宾再次确认护照、机票、行李等重要物品是否均已收好,保证万无一失。

2、在儿童中推广礼貌用语

我国在儿童中推广学用“请、您好、再见、谢谢、对不起”等礼貌用语，表示对他人的尊重、关心、热情、谦让，这是一项很好的举措。在接待外宾时，与人见面就能用英语问好：“How do you do!”告别时用英语说再见：“Good bye!”当我们有什么事情请对方让一下，可以对外宾说“Please!”感激对方时说“Thank you.”有做得不对时，可以说“sorry。”得到对方的感谢，可以说“that's all right。”

外事人员守则

要严格按照党的方针政策办事。内外有别，执行保密规定。

热情友好，以礼相待，不卑不亢，落落大方。

严禁酗酒。在外事活动中，饮酒不得超过本人酒量的三分之一。勤俭办外事，反对铺张浪费。

如实反映情况，严格执行逐级请示报告制度，顾全大局，协同对外。

应该掌握的常识

1．对外交往中，要严守国家秘密，决不能麻痹大意，有意无意地把属于国家机密的内容泄露出去。

2．领导授权的可谈，没授权的不能谈，不符和自己身份的话不说。

3．对外谈判中，不能随意许诺，不随便答应外宾提出的要求，要研究后再答复。

谈判人员注意事项

谈判前，应确定主谈人，其职务与对方大致相等。其他谈判人员非经主谈人同意，不得向对方提意见。对外应事先统一意见。内部意见不统一时，不得当场争论，以主谈人意见为最后意见。意见不同，可在会后讨论或休会后在场外讨论。

谈判前，应对所谈问题做充分准备。谈判时，要充分阐述自己观点，以理服人，避免说理不足，有强加于人之嫌；同时，要认真听取和分析对方意见，吸收其合理部分，对不能接受部分，要研究以后再答复，不轻易表态，轻率从事。

接待外宾注意事项

（一）接待单位应有一名主要领导干部负责业务谈判和接待工作，选派专职陪同人员，技术人员以及翻译人员，组织好接待班子。

（二）制定工作计划（会谈内容要点资料准备，主要外宾背景资料，来访人数，抵达日期等），安排日程。指定相应身份人员迎送，会见和宴请。

（三）贯彻“中共中央关于禁止在外事活动中送礼和受礼的决定”，不应主动赠送礼品。

（四）对本单位的介绍力求突出特点，简明扼要，实事求是。介绍情况时要照顾到所有外宾。

（五）外事部门应根据来访外宾情况，主动和保卫部门密切协作，有事共同商量，作好保卫工作。

驾驶人员注意事项

（一）应严格遵守交通规则，集中注意力，确保外宾安全。若违章造成事故，会产生国际影响。

（二）工作时间，严禁饮酒。

（三）一切外事活动，均应保证准时到达指定地点。

（四）注意仪容风范。

（五）出车前，要注意车辆整洁，保养和维修，保证车辆不出故障。

第三篇：秘书接待工作程序、注意事项

接待工作是一个单位的门面，是透视一个单位作风的窗口，也是联系和增进感情的纽带。搞好接待还是为上级领导机关和来访者创造良好工作环境的前提。所以，作为一名机关干部绝不能把它看作是一件小事，应以高度负责的态度认真做好。

（一）接待工作的种类

接待工作的种类很多，按对象分：有对上级领导机关的接待，有对地方领导和群众的接待，有对友邻单位和部属的接待；按规模分：有对团体的接待，有对工作组的接待，有对个人的接待；按准备时间分：有预有准备的接待，有临时准备的接待，有毫无准备的接待。

（二）、接待的一般程序

通常分三个阶段：一是准备阶段，二是实施阶段，三是收尾阶段。以接待上级领导机关工作组为例，一般应做好以下工作：

1、了解情况。当受领任务后，首先弄清对方的人数、职务、乘座车种（车次）、到达时间、活动意图、可能停留的时间及我方领导在接待方面的意图和要求，视情协调管理部门安排好食宿。

2、搞好迎接。事先在来人预定到达的车站、码头、机场等候，对带车来的、职务比较高、路线不熟悉的，建议在明显的路口、标志物或开阔地等候。客人安排就绪后，要及时向单位首长报告，双方领导接触时，要向对方介绍我方领导的身份。

3、安排活动。及时通知所到单位做好相应准备。对上级领导临时改变活动方式和工作安排的，处置要灵活，并及时报告领导。

4、组织送行。提前了解客人返程的时间、预订好车票（机票、船票），预先准备好车辆，通知我方领导送行。如到下一个单位活动，要及时通知客人所去单位按时迎接。

（三）、做好接待工作需注意的几个问题

无论什么样的接待，都应坚持做到：热情、周到、朴实、勤俭。

一要思想端正。有的同志认为接待工作是管理部门的事，即使受领了任务，也是抱着应付的态度去做，缺乏主动性，工作不细致、考虑不周密，工作标准不高。要认识到搞好接待不是简单的迎来送往，是工作作风的体现；还有的同志认为接待工作是服务性的工作、侍候人的工作，因此产生低人一等的想法，认识不到接待的过程也是学习交流、促进工作、增进感情的过程。

二要热情周到。不管接待对象从哪里来、来干什么、职务大小、有无权势，都要一视同仁，笑脸相迎，欢颜相送，使人人乘兴而来，满意而去。绝不能分出三六九等，看人下菜。要做到“三细”：住宿安排要细心，陪同活动要细心，迎来送往要细心。

三要吃苦耐劳。搞接待是一个苦差事，人家休息自己忙，遇到一些矛盾和棘手问题，往往很难处理，稍有疏忽可能还要受埋怨、挨批评。这就要求我们能吃得下苦，能吞得下怨，有时忙的时候，一帮接一帮，常常是前面的走了，后面来，不能有厌烦，“一米七的个子，一米六的脸”，很难看，出了力不讨好，陪了夫人又折兵。来

第四篇：酒店接待工作应该注意事项前台

一、接待散客入住程序及注意事项：1 当客人进入大厅，距总台两米远时，应目视客人，向客人微笑示意,并问候：“先生/小姐，您好！（早上好/下午好/晚上好）”。（1）如正在接听电话，只需目视客人，点头微笑，示意客人稍候。（2）如正在处理手头文件，应随时留意客人的到达。2 确认客人是否预订（1）如客人预订了房间，请客人稍等，并根据客人预订时使用的姓名或单位查找预订单，与客人进行核对（2）如客人未预订，有空房时，应向客人介绍可出租的房间的种类，价格，位置。等候客人选择，并回答客人询问，没有空房时，应向客人致歉，并向客人介绍附近宾馆情况，询问是否需要帮助。可帮其联系。（3）如客人只是询问，并非入住，应耐心解答客人的询问，并欢迎客人光临。3 入住登记（1）持住宿登记单上端，同时持笔的下端，递给客人，请其填写。（2）核实人证是否一致，对证件进行扫描并保存。（3）核查住宿登记单是否填写齐全，如有缺项或不详的情况，应询问或根据证件补充完整。如客人无贵重物品寄存，请其在登记单的右下角签名。并记录下车牌号。（4）确认付款方式（挂帐、信用卡、现金，）。（5）将证件，房卡，一起交给客人，并提醒初次到酒店的客人所住房间的大概位置。（6）如有大件行李，可让行李员为其搬运。（7）通知房务中心及总机房，将入住资料输入电脑。注：

1、入住时，要解释清楚房价，特别是凌晨特价、钟房价和之后续住房价。

2、会员卡、贵宾卡一般入住时出示有效，否则无效。（接待修改房价一定要注明原因，开房价变更单）。

3、住宿登记单上，住几个人写几个人的名字，以便开门。入住时要询问客人住几天，以便刷几天的房卡，收几天的押金。同时，电脑上时间也要与此一致，以方便楼层。坚持姓氏称呼。

4、一起入住的客人押金单分开写，登记单也要分开写。

5、客人入住要主动询问客人是否要保密，电话查询要询问客人是否要转，不要告之房号。

6、有过生日的客人或VIP入住，要及时通知房务中心。

二、接待团队入住程序及注意事项1 准备工作：（如一个房间需要两张房卡，要提前一天准备好房卡）（1）提前1-2天就做好预订工作，确保团队用房。（2）同时抵店有两个以上团队时应先预排级别高的重点团队，再排用房数多的团队。（3）同一团队的客人尽量集中安排。（4）一时无房间预排时，可暂时等候，但最迟应在客人抵达前（一小时）排出房间。（5）当班人员应清楚每个团队领队的名字及联系电话、单位和特殊事项。并做好和房务中心、销售部的沟通。2 迎候客人（1）当团队抵达时，根据客人信息查找该团预订单。（2）根据预订单信息与客人核对人数、房间数、是否订餐等。内容无误后，请其领队签单。特殊情况需要增减房间时，礼貌征询领队，并请其签字，然后通知房务中心和收银处作好相应变更。并礼貌征询领队团队的活动安排，以便为客人提供服务。（比如，知道退房时间，楼层可以组织人力查房，以保证退房时不耽搁客人时间）3 填单，验证，分房。请客人填写住房登记单，如团队是挂帐的可免去每人填单，由领队统一签单，统一清点房卡数，由领队分发给队员。4.入住资料输入电脑，并通知房务中心及总机房，团队住房。该团领队的姓名及房号通知房务中心。注：

1、将团队预订单交收银留存，特别是注明结帐方式的单子。

2、销售部送来的团队单必须确认入住时间、酒吧、长途情况，提前1、2天通知房务中心。销售部的订房尽量给予满足（销售部领导有特殊优惠的权限）。团队免费房安排副楼。

1、酒店要求全体工作人员在任何场合，任何时间顾客服务时不能说“不”、“没有”、“不知道”、“不行”、“办不到”、“不可能”等直接回答客人，只能说“请稍等，请您留下房号或电话号码，我帮您联系一下或尽力帮您联系”等话语，否则引起顾客或领导投诉的严肃处理。

2、上班不允许在办公室看报纸、书刊、大声谈论与工作无关的事情。

3、接待员在报退房房号房务中心时务必准确，清楚。必要时重复房号，不允许报错房号，否则造成工作失误者追究当事人责任。

4、接待处在入住登记时坚持用入住客人身份证登记的原则，如无身份证或持他人身份证的客人在坚持原则同时，婉转解释是治安管理规定，并询问客人是否有警官证、驾驶证、记者证或其他有效证件，如无任何证件的不允许入住，若引起争吵则请求值班经理解决。

5、礼宾部发现有车辆停泊在大厅前车道等人时，婉言劝告客人把车开到停车场等候，以免影响其它车辆往来，堵塞交通。

6、如有特殊情况发现楼层查房慢、开门慢、送物品慢、报维修慢等，且时间较长超过10分钟以上引起客人投诉的，记录有关情况直接反映给前厅部经理，由前厅部经理与客房部经理进行沟通协调。由客房部经理进行调查处理。

7、所有前厅部员工包括礼宾部、总机、预订部、接待处在用餐、送文件、物品时统一在礼宾部去向登记本登记动向和时间，由前厅接待进行监督，有超过规定时间10分钟以上引起工作紧张或其他员工用餐不正常的，按有关规定处理。

8、所有到前厅部办公室复印的资料用纸情况由预订部进行分类登记，即分为内部和对外业务登记。每天只规定45份白纸由预订部控制。酒店内部复印的先出示有关行政办或部门经理的批条，由预订部给相对应的纸张数量进行登记，下班后由大堂副理或经理检查后补充用纸。如有纸紧张可请示副理或经理同意后由副理或门童补充，并做好记录。

9、接待处对VIP房号有临时更改的马上通知房务中心，并由房务中心转告客房部经理，以便重新调整工作和检查卫生。

10、预订部在接到局长级以上人员订房时，内部按VIP服务标准接待，引起调试重视，当即通知经理，并通知客房部经理留意此房的卫生和服务。

11、接待员开房时看清房态，如果房间紧张且卫生未完成时，给登记入住的客人解释清楚，卫生暂时清扫，客人可以先放行李到房间或在大堂休息一会，马上通知房务中心服务员搞卫生，并告诉客人需等待的时间。

12、总机接到客人开通长途电话时，告之客人需交有关长途电话押金，如果客人说从押金中扣除时，与前台收银联系了解押金情况，如果押金不足，再与客人联系需交长途押金，如果客人不愿意交押金则说明长途电话的权限，“届时会自动断线等。”

13、接到工程部停电通知后，立刻打印有关停电通知，放好告示牌在电梯旁，警告，以免引起不必要的麻烦。

14、对于VIP房间，副理级以上人员必需督促房间的安排和检查卫生情况，提前3个小时到房间检查落实，并试用房卡是否有正常打开房门。

15、接待外籍团队特别是马来西亚团客人退房时，行李员在没有得到客人通知的情况下，只拿走廊行李，不能私自把房间的行李拿到大堂，以免客人对贵重物品的丢失或损坏有异议时处在被动的局面。

16、礼宾员在送信件、资料或较轻物品到五楼办公区时，只允许走楼梯，不允许乘坐电梯，否则按有关规定处理。

17、有关调班情况一律写调班申请单，并注明日期、班次、双方签字，并经经理批准，一旦调班后发现没有人上班现象，追究双方责任。每月调班、调休不许超过三次。

18、所有请假(包括事假、病假、婚假等)一律提前8小时经经理批准方可执行，严禁请霸王假，否则按旷工处理，用欺骗手段骗取假期的，一经发现严肃处理。

19、严禁在酒店范围内特别是在办公室谈论***事宜，更不能利用办公电话报***号码，否则一旦发现属赌博现象严肃处理。

20、未经酒店批准私自到其它酒店进行业务培训，酒店将作开除处理；一旦发现有泄露酒店有关经营管理的各种信息与资料的情况并造成损失，酒店将保留追究其法律责任的权利。

21、接待处制作完房卡后，不允许放在电脑制卡机或总台面上，以防忙乱时弄丢，一旦房卡丢失马上上报，并全力查找，并与房务中心联系或与相对应房间联系，下班后写明事情经过上交等待分析总结。

22、每个月的月初第一个星期一升旗要求除当班人员外全体人员参加。无故不参加者一次扣2分，连续二次不参加者扣4分，依次类推，三次不到者下口头警告单报人力资源部进行处罚。有特殊情况需提前向经理请示，事后补事情经过。

23、以协议单位名义订房并炒房给旅行团要求给早餐券的要坚持原则，不予办理。

24、接到客人要求增加床上用品或其它设施时先了解情况，后反馈给房务中心。因达不到客人要求而引起投诉的马上报告大堂副理，由大堂事理与客房部经理联系协商解决。

25、客人因事暂时寄存房卡时，用信封装好，填写有关资料、房号、领取人姓名、临时寄存人姓名等，放在总台统一地方，方便快速查找。

26、接待处将每天入住超过5间房(或以上)的单位房号统一报到房务中心，以便房务部安排人手查退房，准备不足造成查房慢而引起客人投诉。

27、团队入住时，发给客人餐券外，导游、司陪、司机另发餐券，并在餐券上注明具体内容，方便餐厅控制因团队司陪利用酒店管理漏洞做人情增加司陪用餐人数，不利成本控制。

28、前厅部接到客人投诉或有关摔伤、患病等情况时，马上通知大堂副理，晚上马上与值班经理联系到出事地点了解情况，联系酒店医生或“120”处理，把损失降到最低点。

29、总机收到消防报警时，马上通知相应部门派人前往检查，核实其中的严重程度，如属误报则恢复记录，如有其它情况通知值班经理或工程部前往解决。

30、客人有遗留物放在行李房的纸箱内时，填写有关单据，具体内容有遗获物品名称、数量、经手人、日期等物品一起放置，方便查找并了解具体情况。

31.酒店客满又投诉空调不凉而无法换房时，给客人建议配落地电风扇解决，必要时请示领导打折解决。

32、客人领取遗留贵重物品时，核对无误后，要求客人写收条，填写具体内容和身份证号码并签名，以防冒领。

33、客户报房间外宿无行李时，总台接待处调查电脑有关资料，是否客人已退房或电话退房，查问收银是否还有押金，是现付还是挂帐等，避免因时间问题增加房费挂帐后又投诉的事件。

34、接待与房务中心保持联系每天下班前进行核对房态，并核对回收房卡，发出双方房态有异常情况时，立刻要求房务中心派人到房间查实，然后修改。

35、客人因患病要求酒店工作人员外出买药时，应婉言谢绝并建议客人去医院就诊。因为工作人员不是医生，不能诊断客人用药，一旦客人用药有问题时责任很难分清楚。

36、公安局通知有通缉犯时，上报前厅经理和客房部经理留意此事，做好有关警惕事宜。

37、遇到客人到总台要求帮开门时，查核电脑无误后与房务中心联系时，告诉房务中心帮开门客人的特征、年龄等，方便服务员辩认，减少服务员与房务中心重复核实客人身份。

38、凡是与酒店其它部门发生业务联系时，需以书面形式为准，避免电话联系、电话通知、口头通知等传达信息不准确，事情发生无根无据，责任不清，特别是订餐、订房等业务。

39、客人中午要求延迟退房时，原则上转告客人退房时间为中午12：00，过此时间后电脑会自动调整房费，希望客人能理解配合，特殊情况下按权限进行处理。

40、总机一旦接到客人投诉骚扰电话时，立刻查看电脑，如果发现同一房间打出多个电话到不同房间时，回电警告，必要时请示值班经理关闭其电话的呼出权。

41、团队入住时，可让导游先发房卡给客人上房间，然后让导游或司陪留下补办有关手续，避免大量客人在大堂停留、喧哗，加快入住登记速度。如果团队入住时不能出示入住凭条的，要求导游现付或与销售部负责人联系。

42、住房紧张时确认预订客人到达时间，联系预订客人是否入住酒店，超时不到则总台有权销售，避免预订未到当晚放空房间，酒店遭受经济损失。

43、客人押金不足时及时统治房务中心有关房号并注意，客人要求帮开门时不要轻易开门，婉言要求客人到总台办理手续，并在房间内留言进行催款。

44、VIP叫醒时，除总机电脑设置外，通知房务中心要求服务员在开夜床服务时在房间电控板进行设置叫醒时间，确保万无一失。

45、总机人员必须根据各部门对电话控制的要求控制电话使用权利，如私自帮其开通电话或赞成电话费超限的，追究当事人责任。总机人员还必须按部门规定控制好总机两台电话的使用，除转接董事长或副总经理以上电话外，任何电话不予通过总机转接，无故产生话费的由总机人员负责。

46、礼宾部人员由门口回到礼宾部办理事情事或非工作需要应绕着大堂柱子周围回来，不许直接穿越大堂中线回来或到门口值勤。

47、接待处或礼宾在前厅使用电话时不许使用免提拨打。

48、禁止在总台大声谈话及聚众聊天，怠慢客人，影响酒店形象。

49、在客人面前不得用本地方言与同事交谈，工作时间一律使用普通话交谈。

50、签单协议单位帮客人订房属签单或只结基本费用的，与客人当面讲明情况，结基本费用的需交付一定的押金。签单单位预订几天就办理几天，如客人要求继续住，则请求有关接待单位的负责人确认是否可以，并确认继续住的期限，确认后要求负责人签字或在住宿单和电脑上注明清楚。

51、如果有公安人员要求例行检查酒店住宿情况或进房间检查客人时，请其出示警员证并做登记，请其稍候马上联系大堂副理或值班经理处理，同时报告保安部经理。

52、接待处由于工作需要翻看或查找收银住宿资料时必须得到收银员的同意方可。

53、接待在报退房房号给房务中心时，主动报出自己的姓名，同时记录对方的姓名，方便有关信息的查询。

54、所有分部门在日常工作中引起客人投诉、部门投诉或自己权利范围外的事及时报告经理并以书面形式详细陈述有关细节，以方便了解细节情况并及时处理。经理不在酒店时用电话汇报请示。

55、接待交班注意事项：上一班未完成事宜继续交班，暂时寄存的房卡用信封装好并用铅笔填写详细资料如房号、寄存人、领取人、接待经手人、日期、时间等，然后用透明胶贴在总台内边沿。属于资料、物品类则写明存的具体方位和交班人姓名，当班如有不明白者则联系具体交班人。

第五篇：接待工作（定稿）

接待工作

接待工作是行政办公室的日常工作之一，也是最为重要的工作职能之一。以迎来送往为主要内容的接待工作不仅代表了组织的整体形象，也是组织行政管理绩效的重要体现。文章就如何提升行政办公室接待工作质量进行了详细的分析。

一、引言

无论是政府机关或是企事业单位、抑或是社会团体组织，都需要面对各种级别、各种目的的接待工作，这项工作是组织间开展交流合作的纽带和结合点，是组织间第一印象形成的关键因素。因此，任何组织对行政接待工作的关注都会对组织发展起到十分积极的作用。

二、行政办公室的接待工作内容和特点

（一）行政办公室接待工作内容

行政办公室接待工作的主要内容包括以下几方面：第一，迎接来访人员。迎接来访人员是接待工作的第一个环节，这一环节需要提前与对方接洽，知晓来访时间、人员，并根据来访人员的目的、规模安排相关行政工作人员做好欢迎活动的准备。第二，安排好来访人员的行程。在于对方充分沟通的前提下，为来访人员制定访问期间的行程安排，并在征求对方同意后，制定相应的接待方案。第三，做好食宿接待工作。根据来访人员数量、级别，安排相应的食宿接待项目，为来访人员在访问期间提供舒适的居住和饮食服务。第四，协调办理访问事项。就来访人员的访问目的，做好访问期间的具体事务协调工作，按照事先的接待方案，做好交通服务、意见传递工作，确保来访人员能够准时抵达访问地或及时转场，并及时解决来访人员提出的要求和问题。第五，做好欢送工作。结束来访形成后，接待人员需要按照事先制定的方案，做好欢送活动，让来访人员满意而归。

（二）行政办公室接待工作特点

行政办公室接待工作具有以下特点：第一，时效性。来访人员一般都有一定的访问期限，在不同访问事项间，也需要系统的时间安排，并做到事项间的紧密衔接。第二，突然性。有些来访人员是突然抵达的，这时的接待工作就存在立即启动的问题，这种突然性的接待对组织行政接待能力是一次巨大的考验。第三，接待方案的可变性。由于来访人员有临时的访问需求或是组织接待工作因特殊情况需要作出调整，接待工作中时常会出现对接待方案的变动和调整，这也就需要接待人员能够根据方案的改变而做好相关的沟通、协调和服务工作。

（三）细节管理

行政办公室接待工作的细节管理决定了接待工作质量的好坏。接待工作的细节管理主要体现在服务的细节上，如：准时迎接来宾，为来宾安排舒适的客房，针对来宾的需求和个人习惯提供可口的饮食服务。如有会议或集体活动安排，还需做好现场的服务和协调工作，例如文件资料的准备和送达，会议现场的布置，设备的调试，现场茶水服务等。

三、行政办公室接待工作的主要问题

（一）计划安排不到位

由于接待工作具有一定的突然性，很有可能会导致接待方的措手不及。这一问题尤其表现在计划工作不到位。接待方没有及时制定出周密的接待计划，对来宾的访问行程安排、时间控制、接待人员的安排等没有细致考量，导致了接待过程中手忙脚乱、频频出错。

（二）沟通协调机制不完善

接待工作并不是仅仅依靠行政办公室的人员就能完成的，这项工作还需要与其他部门的紧密协调和配合。例如，接待人员需要与酒店联系住宿和餐饮服务，需要预定会议活动的场馆，需要与来宾接洽了解来宾的具体需求，并及时将来宾需求反馈给借贷方等等。这些沟通协调工作是确保接待工作顺利进行的重要保证。然而，目前有很多单位在接待过程中没能做好沟通协调工作，使得来宾的意见得不到及时的传达，需要办理的接待事项没有及时办妥，影响了接待的质量。

（三）接待人员的素质有待提高

接待工作的主体组织行政办公室的工作人员，这部分人员的素质决定了接待工作的质量和效率。目前有些组织的接待人员的专业素质不高，表现为时间观念不强、服务技能缺乏、组织协调能力差、工作责任心不强等。

四、提升行政办公司接待工作质量的建议

（一）制定周密的接待计划

行政办公室的工作人员需要根据来宾的目的、规模及来访事项制定周密的接待计划，例如迎来送往的时间安排，来访事项的准备和形成安排，特别是要针对不同的事项安排充足的人手，确保服务工作的顺利开展。在不同的事项间要注意转场的安排和协调，保证整个访问期间不同事项能够紧锣密鼓的进行。

（二）建立顺畅的沟通协调机制

行政办公室的工作人员需要与其他部门建立常态化的沟通协调机制，例如与酒店签订长期接待服务合同，建立长期合作的机制，并制定专人负责我方的接待协调工作，确保房间和餐饮服务都能够及时提供。再如，与会议承办机构间达成长期使用协议，确保在有需要时能够及时订到会议场馆。更为关键的是，接待方内部要建立及时有效的信息传达机制，确保在接待中的各种重要信息能够及时传递到相关部门，确保接待的顺利进行。

（三）提高接待人员素质

行政办公室需要定期开展接待人员的培训工作，针对工作人员在接待过程中的能力短板，有针对性进行系统的学习和提高。特别是要加强时间观念和责任心的教育，帮助接待人员树立较强的时间观念和强烈的责任感，进而增强接待和服务能力。

（四）完善接待工作效果反馈机制

一次接待工作结束后，行政办公室需要对该次接待工作效果进行细致分析，认真总结接待工作的经验和不足，并将其中有益的经验制度化，以备下次接待所需。特别是需要对接待工作中所出现的问题进行深入的分析，并研究相应的改进策略，以提高今后接待工作的质量。

五、结论

组织接待工作是行政办公室日常工作的核心内容之一，做好这项工作必须树立服务理念，充分认识到接待工作对组织管理的重要意义，进而注重接待和服务的细节，避免接待工作中的失误，提高接待的效率和质量