机关应用文GESHI[推荐]

第一篇：机关应用文GESHI[推荐]

应用文写作格式大全

祝酒词 ：与开幕词相仿，但更简单扼要，在最后有举杯祝愿内容。格式内容：篇幅简短，语言口语化，态度热情。

［范例参考］

女士们、先生们：

晚上好！“中国国际xx展览会”今天开幕了。今晚，我们有机会同各界朋友欢聚，感到很高兴。我谨代表中国国际贸易促进委员会xx市分会，对各位朋友光临我们的招待会，表示热烈欢迎！

“中国国际xx展览会”自上午开幕以来，已引起了我市及外地科技人员的浓厚兴趣。这次展览会在上海举行，为来自全国各地的科技人员提供了经济技术交流的好机会。我相信，展览会在推动这一领域的技术进步以及经济贸易的发展方面将起到积极作用。

今晚,各国朋友欢聚一堂，我希望中外同行广交朋友，寻求合作，共同度过一个愉快的夜晚。

最后，请大家举杯，为中国国际xx展览会的圆满成功，为朋友们的健康，干杯！

感谢信： 感谢信是一种礼仪文书，用于商务活动中的许多非协议的合同中，一方受惠于另一方，应及时地表达谢忱，使对方在付出劳动后得到心理上的收益，它是一种不可少的公关手段。

［格式内容］ 感谢信的写作格式是书信体。写作时应篇幅短，中文200字左右即可；对收信人为自己做的好事了然于胸，不要忘了什么；把对方给你带来的好处都写清楚，不要含糊其词；表示感谢的话要合乎商家往来的习惯，语气不应过于卑屈。谢意之外，如果允许别人什么应切实可行，能说到做到。

［范例参考］

感谢信

xxxx电缆有限公司于xx年x月x口在南京举行隆重开业典礼，此间收到全国各地许多同行、用户以及外国公司的贺电、贺函和贺礼。上级机关及全国各地单位的领导，世界各地的贵宾，国内最著名的电缆线路专家等亲临参加庆典，寄予我公司极大的希望，谨此一并致谢，并愿一知既往与各方加强联系。进行更广泛、更友好的合作。xxxx电缆有限公司

董事长:xxx 总经理:xxx xx年x月x日

介绍信 介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体。它具有介绍、证明的双重作用。

[格式内容] 介绍信主要有两种形式，普通介绍信和专用介绍信。

普通介绍信一般不带存根，正中写 介绍信。内容包括:称呼、正文、结尾、署名和门期，并注上有效日期。

专用介绍信共有两联，一联是存根，另一联是介绍信的本文。两联正中有间

缝，同时编有号码。[范例参考] 范例一 普通介绍信

普通介绍信 ：

兹介绍我公司 同志等 人（系我公司），前往贵处联系，请接洽。此致

敬礼 xx公司（盖章）

范例二 专用介绍信

专用介绍信(存根)(字第 号)等人前往 联系。

年 月 日

（有效期 天）„xx字第x号„„„（盖章）„„

开幕词在表示欢迎后是介绍本次会议的意义、主办人的意愿的讲话。

［格式内容］ 篇幅要求简短，内容切忌重复、罗嗦，语言要求口语化、富有感情色彩，又要求生动活泼;语气要热请、友好。

［范例参考］

在 中国国际xx展览会开幕式上的讲话

女士们、先生们：

同志们：

早上好!由新加坡xx有限公司主办。中国xx协会与我分会所属的上海市国

际贸易信息和展览公司承办的中国国际xx展览会今天在这里开幕了。我谨代表中国国际贸易促进委员会上海市分会、中国国际商会上海分会表示热烈祝贺!向前来上海参展西班牙、比利时、中国台湾省、香港地区以及我国各省的中外厂商表示热烈的欢迎!本届展览会将集中展示具有国际水准的各类xx产品及生产设备，为来自全

国各的科技人员提供一次不出国的技术考察机会;同时，也为海内外同行共同切磋技艺创造了条件。

朋友们，同志们:上海是中国最重要的工业基地之一，也是经济、金融、贸

易、科技和信息中心。上海作为长江流域乃至全国对外开放的重要窗口，将实行全方位的开放。我国政府已将浦东的开发开放列为中国今后十年发展的重点，上海南浦大桥的正式通车，将标志着浦东新区的开发已经进入实质性的启动阶段。上海将进一步改善投资环境，扩大与各国各地区的合作领域。我真诚地欢迎各位 展商到上海的开发区和浦东新区参观，寻求贸易和投资机会，寻找合作伙伴。作为上海市的对外商会---中国国际贸易促进会上海市分会将为各位朋友提供卓有成效的服务。

最后，预祝中国国际xx展览会圆满成功!感谢大家!表扬信：表扬信是对他人的行为表示赞扬的信函。在表扬信中应反映他人的事迹与品质，赞扬不要太过分。语言要热情而简朴。[格式内容] 1．标题。写成 “表扬信”即可。2．称谓。一般写给被表扬人的上级领导单位。3．事迹经过。4．表扬的语句。

5．学习的语句。

慰问信：是表示向对方关怀、慰问的信函。它是有关机关或者个人，以组织或个人的名义在他人处于特殊的情况下(如战争、自然灾害、事故)，或在节假日，向对方表示问候、关心的应用文。慰问信包括两种:一种是表示同情安慰;另一种是在节日表示问候。信应写得态度诚恳、真切。[格式内容] 1．标题。可写成慰问信或者xxxx致xxxx的慰问信。2.称谓。称谓应表示尊敬。3.慰问的原因。可写事件的情况，或介绍他人的事迹等。4.慰问。

5.署名和署时。通告：通告是使用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告不同公告。

通告主要用于有关单位开展业务工作需要。

【格式内容】

1、标题的写法有三种：

①”通告

②关于xxx的通告。

③xxx关于xxx的通告。

2、原由。

3、通告事项。

4、结语。用特此通告表达。

【范例参考】

xx电力工业局关于使用定期借记业务结算方式的通告

根据中国人民银行xx分行的通知精神，从2001年12月起，原来使用xx市专用委托收款方式结算电费的用电户，将统一xx电子资金转帐系统定期借记系统。为此，对于愿使用专用委托收款结算方式缴交电费的企事业单位客户，我局将从2001年 12月起改为使用定期借记方式收取电费。请有关用电户配合我局做好以下工作，以便顺利结算电费：

一、请各用电客户尽快与开户银行联系，按照中国人民银行xx分行的统一要求签订《定期借记业务授权委托书》，并于2002年1月31日前将复印件送达所在区供电局。

二、部分商业银行由于系统升级原因更改了开户银行账号格式，请客户在签订 《定期借记业务授权委托书》的同时与贵开户银行确认新的银行账号，并于2002年 1月31日前以正式公函形式通知我局，若届时未受到客户的《定期借记业务授权委托书》及新的银行帐号的，客户将无法使用定期借记方式缴交电费，我局将采取现金方式收取电费。

三、由于定期借记业务系统投运后，银行系统将不再代为传递电费票据，故我局将统一采取邮政递送，客户签收的方式派发电费票据予客户。为了确认各客户的邮递地址以及签收人，请客户于2002年1月2日至1月5日前往所在区供电局领取2001年12月份的电费发票，同时填报有关资料交我局工作人员(具体格式将在各营业点派发)。特此通告

x x电力工业局 2001年12月10日 函：函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

【格式内容】

1、标题。写成“关于x x x的函”。

2、主送机关。

3、原由。

4、函告的事项。

5、结语。

会议纪要：是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。

【格式内容】

1、标题。由“会议名称+会议纪要”构成。

2、导言。介绍会议召开的基本情况，如时间、地点，参加人，讨论的问题。

3、会议的成果及议定的事项。应逐项列出。

4、希望。

请示：适用于向上级机关请求批准、请示用。

［格式内容］ 1.标题。一般写成“关于xxx的请示”。2.主送机关（只写一个）。3.请示的原因。

4.请示的事项。5.结语。

报告：是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级机关的询问的公文。

［格式内容］ 1．标题。一般写成“关于xxx的报告”。2．原由。说明根据而报告。3.报告事项。应条理清楚、重点突出。4．结语。用“专此报告”表达。1995年3月3日

书信：书信

（1）称呼：第一行顶格写，后用冒号。

（2）正文：另起一行空两格。一般先写问候语，再写主要内容。

（3）结尾：写祝颂语。“祝”、“此致”等词语可紧接正文之后写，也可独占一行，空两格写。“健康”、“敬礼”等用语要另起一行，顶格写。（4）署名：写在另起一行的偏右处。

（5）日期：写在署名下一行的右边。

（6）用语要简洁得体、条理清晰，有真情实感

通知：通知

（1）标题：第一行居中写明“通知”或“关于xx的通知”。

（2）称呼：换行顶格写明被通知方的名称，后用冒号。

（3）正文：另起一行空两格写通知内容，如会议通知包括会议内容、时间、地点、出席对象和有关准备事项等。

（4）署名：正文下一行的右下方写发出通知的单位或组织。

（5）日期：写在署名下一行的右边。

启事：启事篇二：常用应用文格式大全

祝酒词

［概念解说］

与开幕词相仿，但更简单扼要，在最后有举杯祝愿内容。

［格式内容］

篇幅简短，语言口语化，态度热情。

［范例参考］

祝酒词

女士们、先生们： 晚上好！中国国际xx展览会今天开幕了。今晚，我们有机会同各界朋友欢聚，感到很高兴。我谨代表中国国际贸易促进委员会xx市分会，对各位朋友光临我们的招待会，表示热烈欢迎！

中国国际xx展览会自上午开幕以来，已引起了我市及外地科技人员的浓厚兴趣。这次展览会在上海举行，为来自全国各地的科技人员提供了经济技术交流的好机会。我相信，展览会在推动这一领域的技术进步以及经济贸易的发展方面将起到积极作用。

今晚,各国朋友欢聚一堂，我希望中外同行广交朋友，寻求合作，共同度过一个愉快的夜晚。

最后，请大家举杯，为中国国际xx展览会的圆满成功，为朋友们的健康，干杯！

感谢信

［概念解说］

感谢信是一种礼仪文书，用于商务活动中的许多非协议的合同中，一方受惠于另一方，应及时地表达谢忱，使对方在付出劳动后得到心理上的收益，它是一种不可少的公关手段。

［格式内容］

感谢信的写作格式是书信体。写作时应篇幅短，中文200字左右即可；对收信人为自己做的好事了然于胸，不要忘了什么；把对方给你带来的好处都写清楚，不要含糊其词；表示感谢的话要合乎商家往来的习惯，语气不应过于卑屈。谢意之外，如果允许别人什么应切实可行，能说到做到。

［范例参考］

感谢信

xxxx电缆有限公司于xx年x月x口在南京举行隆重开业典礼，此间收到全国各地许多同行、用户以及外国公司的贺电、贺函和贺礼。上级机关及全国各地单位的领导，世界各地的贵宾，国内最著名的电缆线路专家等亲临参加庆典，寄予我公司极大的希望，谨此一并致谢，并愿一知既往与各方加强联系。进行更广泛、更友好的合作。xxxx电缆有限公司

董事长:xxx 总经理:xxx xx年x月x日

介绍信

［概念解说］

介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体。它具有介绍、证明的双重作用。

介绍信主要有两种形式，普通介绍信和专用介绍信。[格式内容] 普通介绍信一般不带存根，正中写 介绍信。内容包括:称呼、正文、结尾、署名和门期，并注上有效日期。

专用介绍信共有两联，一联是存根，另一联是介绍信的本文。两联正中有间缝，同时编有号码。

[范例参考] 范例一 普通介绍信

普通介绍信

：

兹介绍我公司 同志等 人（系我公司），前往贵处联系，请接洽。

此致

敬礼

范例二 专用介绍信 等人前往 联系。xx公司（盖章）年 月 日 专用介绍信(存根)(字第 号)年 月 日（有效期 天）„„xx字第x号„„„（盖章）„„

［概念解说］

开幕词在表示欢迎后是介绍本次会议的意义、主办人的意愿的讲话。［格式内容］ 篇幅要求简短，内容切忌重复、??嗦;语言要求口语化、富有感情色彩，又要求生动活泼;语气要热请、友好。

［范例参考］

在 中国国际xx展览会开幕式上的讲话

女士们、先生们: 同志们: 早上好!由新加坡xx有限公司主办。中国xx协会与我分会所属的上海市国际贸易信息和展览公司承办的中国国际xx展览会今天在这里开幕了。我谨代表中国国际贸易促进委员会上海市分会、中国国际商会上海分会表示热烈祝贺!向前来上海参展西班牙、比利时、中国台湾省、香港地区以及我国各省的中外厂商表示热烈的欢迎!本届展览会将集中展示具有国际水准的各类xx产品及生产设备，为来自全国各的科技人员提供一次不出国的技术考察机会;同时，也为海内外同行共同切磋技艺创造了条件。朋友们，同志们:上海是中国最重要的工业基地之一，也是经济、金融、贸易、科技和信息中心。上海作为长江流域乃至全国对外开放的重要窗口，将实行全方位的开放。我国政府已将浦东的开发开放列为中国今后十年发展的重点，上海南浦大桥的正式通车，将标志着浦东新区的开发已经进入实质性的启动阶段。上海将进一步改善投资环境，扩大与各国各地区的合作领域。我真诚地欢迎各位展商到上海的开发区和浦东新区参观，寻求贸易和投资机会，寻找合作伙伴。作为上海市的对外商会---中国国际贸易促进会上海市分会将为各位朋友提供卓有成效的服务。

最后，预祝中国国际xx展览会圆满成功!感谢大家![概念解说] 表扬信是对他人的行为表示赞扬的信函。在表扬信中应反映他人的事迹与品质，赞扬不要太过分。语言要热情而简朴。[格式内容] 1．标题。写成 表扬信即可。2．称谓。一般写给被表扬人的上级领导单位。3．事迹经过。4．表扬的语句。5．学习的语句。

慰问信

［概念解说］

慰问信是表示向对方关怀、慰问的信函。它是有关机关或者个人，以组织或个人的名义在他人处于特殊的情况下(如战争、自然灾害、事故)，或在节假日，向对方表示问候、关心的应用文。慰问信包括两种:一种是表示同情安慰;另一种是在节日表示问候。信应写得态度诚恳、真切。[格式内容] 1．标题。可写成慰问信或者xxxx致xxxx的慰问信。2.称谓。称谓应表示尊敬。3.慰问的原因。可写事件的情况，或介绍他人的事迹等。4.慰问。

5.署名和署时。篇三：各种应用文写作格式

常用应用文写作格式

一、“通知”的写作格式

通知的功能：

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。这里主要介绍的是指示性通知和告知性通知两种。

通知的写法：

（1）标题：

发文机关+事由+文种，如：《××省关于进一步做好城市蔬菜产销工作的通知》； 事由+文种，如：《关于召开省属高校档案工作会议的通知》。

（2）正文：

正文一般由三部分组成。

第一部分是对通知事项的总体概括，按照具体通知的需要应交代清楚通知事项的背景、原因、以及它所依据的政策和文件等，即写明为何要制发该通知。然后以“现将有关事项通知如下”的过渡语引出第二部分；

第二部分是写明通知事项，包括具体的要求和安排。这部分的写作可采用条款形式，做到条理清晰。如需提出要求，要求的内容应根据制发的单位达到相应的高度。

第三部分是对通知接受单位的要求和希望。这部分通常采用“特此通知，望??认真执行”的形式，也可直接以“特此通知”作结语。

（3）如有文件、图表类附件，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写明文件的名称。

（4）落款：

在正文之后的右下角写明制发该通知的机关名称，如果在标题中已经标明制发机关名称的，此处可以省去。

（5）日期：即在落款的下面写明制发此通知的年、月、日

请示的功能：

是向上级机关请求指示、批准时使用的请求性上行文。行文目的主要是对有关事项、问题等，请求上级机关给予明确及时的指示和批准，以便于办理、解决、开展工作。请示的写法：

（1）标题：

发文机关+事由+文种，如《**部关于申请资金的请示》； 事由+文种，如《关于清理整顿社会集团的请示》

（2）正文：

第一部分，写明请示的原因、背景、依据和理由。这是行文的重点，请示的问题和事项能否得到上级的批准，很大程度上取决于请示的理由是否充分、是否具有说服力。因此，该部分的写作应尽量突出请示事项和问题的重要性和必要性。第二部分，写明请示的内容，即请示的事项和问题。这部分的写作必须具体、清楚、一目了然。

最后，以“以上请示当否，请批示”，“妥否，请批复”为结语。一般来说，求阅性的请示用“请批示”，求准性的请示则用“请批复”或“请批准”。

根据需要，以上第一和第二部分的顺序也可调换，即先写清请示的事项，再表明请示的原因和依据。

（3）如有文件、图表类附件，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写明文件的名称。（4）落款：

在正文之后的右下角写明请示单位的机关名称，如果在标题中已经标明机关名称的，此处可以省去。

（5）日期：即在落款的下面写明制发此通知的年、月、日。

（6）请示不同于其他文种的格式在于，在落款和日期后，应用括号注明请示单位的联系人和联系方式。

报告的功能：

适用于向上级汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。报告的种类主要包括综合性工作报告、情况报告、答复报告等。工作报告主要用于汇报工作的进展；情况报告用于介绍经验、提出问题；答复报告用于答复上级询问或呈送（报）一些物件。

报告的写法：

（1）综合性工作报告：其结构主要包括工作情况概述、主要成绩、经验或重大进展情况、体会、存在问题和今后努力的方向。

这类报告的写法一是单项分类写作。将所要汇报的各方面的情况逐项写清，每项单独成一段，可根据需要加上序号或小标题。二是综合分类写作。即将全部内容综合后再写出情况概述、成绩经验、体会教训、意见措施。

综合性报告的写作，要做到详略得当，成绩经验、体会教训要写透写深，其余从略；要做到点面结合、主次分明，既要写出总体情况，又要正对重点做详细的说明，给人留下总体印象的同时又能抓住重点。

（2）情况报告：这类报告的正文结构为情况、问题、打算三方面。首先写事情的经过、原因、结果、性质等；其次写暴露出的问题、管理上的缺陷、工作中的疏漏等；最后写具体的处理意见和简要的建议。

（3）答复报告：这类报告的的内容要有针对性，如实呈报问题，不能答非所问。一般开头要引叙来件，然后根据要求，报告有关内容，结束语一般用“专此报告”。

一、讲话稿的涵义与特点

讲话稿有广义和狭义之分。广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿,是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。是应用写作研究的重要文体之一

讲话稿有如下特点：

（一）内容的针对性

讲话稿的内容是由会议主题和讲话者身份来决定的。因此在写讲话稿之前，必须要了解会议的主题、性质、议题，讲话的场合、背景，领导者的指示、要求，听众的身份、背景情况、心理需求和接受习惯等。

（二）篇幅的规定性

讲话是有时间限制的，因此对讲话稿篇幅要有特定要求，不能不顾具体情况长篇大论。一般来讲，表彰、通报、庆典等会议上的讲话稿篇幅不宜过长，以免喧宾夺主。

（三）语言的得体性

为了便于讲话者表达，易于听众理解和接受，讲话稿的语言既要准确、简洁，又要通俗、生动。另外，由于讲话具有现场性，因此撰写领导讲话时必须提前考虑和把握现场气氛和场合。

（四）起草的集智性

为了提高行政效率，领导讲话稿经常由秘书代笔，然后经领导审核是否采用。有的部门还专设起草小组，领导一般要将写作的目的、背景、写作要求等对起草小组交代清楚，然后由起草小组分工协作，集体撰稿，并在起草的过程中反复讨论、修改、几易其稿，才提交领导使用。

二、讲话稿的种类 按照会议内容的不同可把讲话稿分为工作会议类讲话稿，庆祝、纪念会议类讲话稿，表彰会议类讲话稿，本节主要讨论以下两种比较常见的领导讲话稿。

（一）工作会议类讲话稿

此类讲话稿是领导在各种会议上发表的对前一阶段的工作情况包括成绩、经验、缺点等进行归纳总结。对下一阶段的工作目标、任务、重点、措施等进行研究部署的讲话稿。这类会议讲话稿要求态度鲜明，目的明确，内容单一，层次分明，逻辑严密，语气坚定，针对性

强，号召力大，简洁明快。

（二）庆祝、纪念会议类讲话稿

此类讲话稿是领导在纪念某一历史事件、历史人物或重大庆典等纪念性会议上所发表的讲话稿。这类讲话稿既肯定和颂扬历史事件的重大意义和历史人物的丰功伟绩，还要立足当前、面向未来。揭示其现实意义，对继承光荣传统，弘扬革命精神提出具体要求。

三、讲话稿的组成部分

讲话稿一般由标题和正文两部分组成１.标题。讲话稿的标题分为两种：一种一般是由讲话人的姓名、职务、事由和文种构成，如《

×××省长在全省教育工作会议上的讲话》；另一种是由一个主标题和副标题组成。主标题一般用来概括讲话的主旨或主要内容，副标题则与第一种的构成形式相同。如，《进一步学习和发扬鲁迅精神—在鲁迅诞生110周年纪念大会上的讲话》。2.正文。讲话稿的正文包括开头、主体和结尾三部分。

（1）开头部分。首先根据与会人员的情况和会议性质来确定适当的称谓，如“同志们”、“各位专家学者”等，要求庄重、严肃、得体；然后用极简洁的文字把要讲的内容概述一下，说明讲话的缘由或者所要讲的内容重点；接着转入正文讲话。

（2）主体部分。根据会议的内容和发表讲话的目的，可以重点阐述如何领会文件、指示、会议精神；可以通过分析形势和明确任务，提出搞好工作的几点意见；可以结合本单位情况，提出贯彻上级指示的意见；可以对前面其他领导人的讲话做补充讲话；也可以围绕会议的中心议题，结合自己的分管的工作谈几点看法等等。

（3）结尾部分。结尾用以总结全篇，照应开头，发出号召，或者征询对讲话内容的意见或建议等等。

四、讲话稿与发言稿

讲话稿和发言稿在不作为公务文书时，两者可以通用，一旦作为公务文书，应严格区别使用。讲话一般体现主办方或上级领导的意见，从整体出发，具有一定的原则性、政策性、权威性；发言一般体现参与方平级或下级领导的意见，从自身的实际出发，畅所欲言，具有一定的务实性、灵活性。如“在某个会议上的讲话”和“在某个会议上的发言”可能内容写法相同，但在实际使用时要注意标题的命名是选择“讲话”还是“发言”。篇四：应用文写作格式及范文

目录 条据 请假条 留言条 借条 收条 领条 欠条

启事 请柬 书信 感谢信 贺信 表扬信 推荐信 求职信 请托信 决心书 建议书 申请书 倡议书 公文 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 其他 说明文

新闻消息 演讲稿 计划 应用文是人类在长期社会实践活动中形成的一种文体，是人们传递信息、处理事务、交流感情的工具，有的应用文还用来作为凭证和依据。它的种类极为广泛，与小朋友日常生活和学习有关的，有请假条、留言条、申请书、决心书、感谢信、表扬信、读书笔记、会议总结以及各种通知等。每种应用文都有一个固定的格式。总结 日记

条据

请假条

请假条根据请假的原因，可以分为请病假和请事假两种。从小学、初中、高中到大学乃至参加工作，你都可以用到这种文体。

请假条的写法，有标题、称呼、正文、祝颂语、落款五个部分。

第一行居中写“请假条”三个字，这是所有应用文的通用要求，用来表明此文是用来请假的条子。然后另起一行顶格写请假对象的称呼，往往是老师、领导等，这个地方要尊称，比如“敬爱的”、“亲爱的”等。正文前空两格，包括请假的原由，这个地方要实事求是；请假起止时间，这个非常重要，必须写清楚。祝颂语是所有应用文里表示对对方的友好落款包括请假人和写这张请假条的时间。

留言条

在日常生活中，你如果有事情要通知对方，或有事托付对方，对方不在，你却又没时间等候

他回来，那就可以写张字条留给对方，这种条子就是留言条。

留言条的格式分四部分：称呼、正文、署名和日期。称呼要顶格写，条子留给谁就称呼谁。在称呼下一行空二格写正文，简单明了的把你要给对方说的事情写清楚。在正文下面写清楚谁留的条子，并在署名的下一行写清 年、月、日。

留言条

在日常生活中，你如果有事情要通知对方，或有事托付对方，对方不在，你却又没时间等候他回来，那就可以写张字条留给对方，这种条子就是留言条。

留言条的格式分四部分：称呼、正文、署名和日期。称呼要顶格写，条子留给谁就称呼谁。在称呼下一行空二格写正文，简单明了的把你要给对方说的事情写清楚。在正文下面写清楚谁留的条子，并在署名的下一行写清 年、月、日。

借条

借条是你借对方物品的时候，写给对方的一个书面凭证。你再把物品归还对方的时候，借条就同时作废了。

借条的格式包括标题、正文、落款等几个部分，其中正文要详细记录谁、什么时候，向谁借了什么物品，计划什么时候归还等等。落款为借物品人的签名和借的时间。

范文：

今天借了学校体育器材室一个足球，用于下午课外活动的比赛。比赛结束马上归还。*年级（2）班：周涛

****年**月**日

收条

收条是你收到对方物品的时候，写给对方的一个书面凭证，来证明某个物品已经由对方交到了你的手里。

收条的格式和借条类似，正文要写清楚什么时候收到了谁送来的什么物品。如果该物品有什么计划中的用途，也要一并写清楚。落款要由收物品的人签名。

范文：

今天收到了六年级（2）班生活委员柳杨同学送来的款项765.8元，是该班全体同学为玉树地震捐献的。等我们班捐款活动结束后，我会将两个班的款项合在一起交给教导处。*年级（1）班生活委员：宋超 ****年**月**日

领条 领条一班用于班级和学校、个人和年级之间，比如学校给每个年级发了清洁用品，你代表你们班去领取，当你如数领取到清洁用品后，为了留存以作证明，可以写一张领条交给学校。又比如班级给每个人发放一顶帽子，当你领到帽子的时候，也可以写一张领条交给生活委员，证明你的帽子已经领取过了。

范文

今天下午3点钟领取到教务处发给我们班的拖把2个、扫帚4个、抹布2个。*年级（3）班：王琳

****年**月**日

欠条

[提要]欠条是为证明一方欠另一方财物而立下的字据，一般由标题、正文、落款三部分组成。...欠条是为证明一方欠另一方财物而立下的字据，一般由标题、正文、落款三部分组成。以下是欠条范文相关知识的汇总，仅供参考。

◇欠条范文一

【 范 文 一 】

欠条

尚欠5月8日从光明路街道办事处基建科借到的铁锨六把，特留此据。经手人：东区医院杨广生

×年8月6日...全文>> ◇欠条范文二

【 范 文 二 】

欠条

××年3月份借到王立东人民币捌拾圆整，今补欠条，作为凭证。

张红玉(签名盖章)×年×月×日...全文>> ◇欠条范文三

【 范 文 三 】

欠条

原借杜小强同志人民币叁佰圆整，已还壹佰伍拾圆整，尚欠壹佰伍拾圆整，两个月内还清。篇五：应用文中的标准格式

一：决定的写法

拟稿：

代××局党委草拟一份开除张××党籍和公职的决定

××局党委委员、××处处长张××，男，50岁，××省××县人，现查实，该人自2000年任现职以来，贪污受贿80万元，挥霍公款110万元，经其所在支部和局党委讨论通过，决定开除其党籍和公职，送交司法机关法办。0001 绝密★25年

特急

中共××局党委文件

×局委发〔2008〕1号

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中共××局党委

关于开除张××党籍和公职的决定

××局党委委员、××处处长张××，男，50岁，××省××县人。现查实，该人自2000年任现职以来，贪污受贿80万元，挥霍公款110万元。经其所在支部和局党委讨论通过，决定开除其党籍和公职，送交司法机关法办。

中共××局党委 二○○五年十二月一日主题词：人事 开除 党籍 公职 决定

中共×局党委办公室 2005年12月3日印发

（共印××份）

二：函的写法

标题：（发文机关）+事由+文种（请批函 复函）

（1）关于拟录用××××届大中专毕业生的函

（2）关于批准录用×××等××名同志为国家公务员的复函

正文：开头+商恰事项（答复事项）

去函的开头：根据上级精神

叙述实际需要、疑惑或困难

复函的开头：引叙来文+收悉

引叙（来文日期、标题、发文字号）

结尾：

请予支持

请予复函

特此复函

专此函告

关于拟录用××××届大中专毕业生的函

省人事厅：

根据中共××省委组织部、××省人事厅《关于××××年省级机关录用应届高校、中专学校优秀毕业生的通知》规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定 程序进行了统一考试、面试、体检、政审。经厅党组研究，拟录用大中专毕业生24名。现将有关录用审批材料报上，请审批。

附件：录用审批材料24份

××省安全厅 ××××年三月二十五日

关于批准录用×××等 ××名同志为国家公务员的复函

省安全厅：

你厅×年×月×日《关于拟录用××××届大中专毕业生的函》（国安政〔××××〕18号）收悉。

根据中共××省委组织部、××省人事厅《关于部分省级机关从××××年应届高校、中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知》的规定，经考试、考核合格，批准录用×××等××名同志为国家公务员。

特此函复。

附件：录用人员名单

××省人事厅

××××年三月二十九日 三：会议通知的写法 原因+开会的有关事项（主办单位、会议名称、起止时间、地址、议事内容、参会人员、报到地点、所带材料、经费）。

关于召开全省社会主义精神文明建设工作会议的通知 各市、县(区)党委和人民政府，省直有关单位：

为了落实中央精神，江苏省委、省政府决定召开社会主义精神文明建设工作会议，现定于10月24至26日在南京召开。现将有关事项通知如下：

一、会议的议题。（略）

二、参加会议的人员。（略）

三、参加会议的同志请于10月23日到××宾馆××号楼报到。

四、各市可来一辆工作用车。其余自带车辆司机食宿自理，大会不予安排。

五、需接车接机和需要购买回程车、机票的同志，请于×月×日在报名单时一并告知，亦可电话告知省委办公厅行政处。

中共江苏省委办公厅 江苏省人民政府办公厅 年 月 日

四：求职信的写法（写信动机、自我介绍、本人能力、结尾、附件）

（一）自我介绍

信的首段要着力抓住招聘主管的注意力，要用一两句新意的话去吸引hr。

自我介绍要简单，用一两句话概括就可以了。

写求职信的理由，要说明你学的专业对口，有着同样的工作兴趣，或者你一直在关注贵单位的发展，经常通过新闻媒体了解贵单位或者这个行业。尊敬的主管：

您好！

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。

1、拜读某日xx报上贵公司的广告，本人特此备函应征该职位。

2、拜读贵公司在某日（报纸）上广告，特此备函应征贵公司该职位。

3、从五月二日某报看到知贵公司招聘一位职员，我愿应聘。

4、先生在今日某报上刊登招聘秘书广告，本人获悉，特此应聘。

５、从某处得悉，贵公司正在招聘一名业务经理，我愿应招此职。

（二）自我推荐

信的第二部分要简短地叙述自己的才能和特长，特别是这些才能将能满足用人单位的需要。但没有必要具体陈述，因为简历表将负责这些。同时还应该谈谈这个职位的工作要求。这部分你应强调你的才能和经验将会有益于用人单位的发展。要让人感到你想表达的是“我如何发挥自己的才能，为单位的发展作出贡献”。不要在信中提及你会因聘用而工资、待遇如何。

（三）制定计划

信的结尾要表明你的下一步计划。不要让招聘者来决定，要自己采取行动。告诉招聘者怎样才能与你联络，打电话或者发e-mail，但不要坐等电话。

要表明如果几天内等不到贵单位的电话，我会自己打电话确认招聘者已收到求职表和安排面试情况，语气肯定但要有礼貌。

（四）结尾

希望并请求未来雇主给予面谈机会，信中表明可面谈的时间。成功的求职信决不是虎头蛇尾的，结尾一定要引起重视。参考例句：

1、如获面试，则感幸甚。如需保证人，本人也可提出。

2、恳请惠予面试之荣。如蒙录用，本人必竭尽所能，不负厚望。

3、如对本人之应征优先考虑，恳请惠予面试之机会。

4、如蒙不弃，惠予录用，本人将尽力服务，使诸事满意。

第二篇：机关应用文写作

机关应用文写作

第二节机关应用文的特点

要写好机关应用文，首先应了解和掌握它的特点。而掌握它的特点，最好的办法是把它和其它文体作比较。

和小说、诗歌、戏曲、文艺性散文等文艺作品比较，机关应用文不属于形象思维类型，而属于逻辑思维的范畴。它不是以艺术形象感染读者，而是以事实和道理说服读者：它不是以想象、虚构、夸张、抒情等手法反映生活的本质真实，而是以记叙、说明、论述的方法，有针对性地表述思想观点，反映具体的生活实际，揭示社会生活某些方面的规律和实质性问题；它不是给人们以美的艺术享受，而是用之于解决实际问题。因此，实用是机关应用文的第一个特点。

这个实用的特点，表现在内容上，它必须有现实的具体的针对性。上级向下级发送的文件，都是为了解决现实生活中存在的问题，对特定的问题表明态度，提出解决的方针、原则、措施、办法。下级向上行文，也是反映生活和工作过程中的新情况、新问题、新经验，请领导机关和领导同志了解，注意，或者提出建议、方案，请上级定夺。横向使用传送的文件，也是就某一或某些问题，相互知照或协商。毛泽东同志在《反对党八股》一文中指出：“任何机关做决定，发指示，任何同志写文章，做演说，一概要靠马克思列宁主义的真理，要靠有用。”这个“有用”，对机关应用文来说，就是实用。

在表现效用上，绝大多数文件，有较强的时限性。它不仅在制作上要求一定时间写成，而且和某项工作的时间要求紧密相联，工作完成了，与之有关的文件也就失去了现实的效用转化为档案材料。比如，历史上某个朝代的一封奏章，一道诏令，只适用于那个朝代的特定时期。奏章送上被皇帝批阅，诏令下达被执行，它们就完成了任务，失去了效用。有些公文，至今仍作为典范流传，并不是它能解决某个实际问题，而是在某些方面仍有学习借鉴的意义。再如，今天的《请示》、《通知》、《任免书》等，请示得到答复，通知的对象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《请示》、《通知》、《任免书》就失去了基本效用。如果以后出现问题，需要查对，那就是历史档案的作用了。

有人会问，书信、日记、笔记，乃至社会评论、新闻报导、学术论文，也是实用文体，机关应用文和它们又有什么区别呢

一是使用范围和对象不同。机关应用文是在党政领导机关、群众团体、企事业领导部门这个范围内使用的，是机关干部用以开展工作的一种工具。它对特定范围内的组织和个人有不同程度的强制性和约束力，也就是有法定的权威性。有关的组织和人员或者作为工作参考，或者作为工作依据，或者必须遵照执行。而不象日记、书信、学术论文、新闻报导等，既见乏于专业部门，也见之于社会生活的各个方面，任何人都有撰写书信、日记、学术论文、新闻报导的自由，其成品对别人没有任何法定的强制性和约束力。

二是担负的任务不同。机关应用文是国家机关实行管理的需要，体现国家政权机关的指挥意志，主要任务是交流信息，宣传教育。它是行为的规范，工作的依据。今天，它的根本任务，就是贯彻党和国家的方针政策、法律法令，以推进我国社会主义现代化建设。多数机关应用文，具有直接的鲜明的政治性。而日记、书信、新闻报导、学术论文、社会评论等，则是记叙日常生活中的所见所闻，交流个人的思想和生活状况，向社会报导消息，陈述观点，探讨学术问题等，新闻报导和社会评论有政治倾向性，而日记、书信、学术论文等，则可用于与政治毫无牵涉的其它方面。

三是表现形式和行文方式不同。机关应用文不象日记，书信那样，不拘一格，自由行文，而是根据不同内容和任务，有不同的相对稳定的格式和行文方式。每个朝代，对公文文种及其格式都有不同程度的规定。一定的内容和使用目的，只能选择与之相应的文种，不能混用，不能出“格”。现在也不例外。该请示的事只能写成《请示》，不能写成《报告》，《通知》不能写成《通报》，《指示》不能写成《命令》等等。它们有特定的书面形式，有开头、结尾的专门用语，有相应的种种规定。文件的传递也很严格，比如，向上级报送的文件，未经有关领导批准，不得下发。每份文件，只能在规定范围内阅读，不得任意扩散等等。有的连用纸、书写都有要求。这种固定格式和行文方式，是机关应用文法定权威性和鲜明政治性的要求，是机关工作高效率的要求，同时也给作者提出必须具有严肃的态度、严谨的文字等要求。因此，严格是机关应用文的第二个特点。

机关应用文的特定使用范围，对象和它所承担的任务，决定了它无论内容还是文字，必须如实地反映客观事物。在内容上一定要实事求是，不允许凭想当然主观臆断，甚至故意说假话，编造假情况。在有些文体中可以使用的合理想象、夸张渲染等等典型化手法，在机关应用文中是严禁使用的。诗歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“会须一饮三百杯”；小说可以驰骋想象，写狐鬼神仙，太虚幻境；杂文可以把道听途说拿来议论

一番。就连以事实为依据的通讯报导，作者也可以在环境和气氛上加以烘托。一封书信，你可以想到那里写到那里，而不必去花时间核对细节。机关应用文则必须朴实贴切，比如，把叙述性的“错误是严重的”，写成结论性的“犯有严重错误”；把“给市民发放物价补贴”，写成“给群众发放物价补贴”；把“领导干部”写成“干部”，还有象“保护公共秩序”，“基本上是

扎扎实实的”等，都是概念模糊，叙述不贴切的表现。要防止把现象当作本质，把偶然发生的事，不典型的情况当作普遍存在的事。在使用概念和判断进行推理的时候，要十分周密，在同一时间、同一关系、同一意义下，保持同一的说法，不能有另外的说法，比如“这次会开得十分成功，但主要问题还没有从根本上解决”，既然十分成功，为什么又说主要问题没有解决呢这就违反了形式逻辑的矛盾律。机关应用文是领导机关的文件，涉及面广，影响面大，切不可追求华丽而失实，造成思想混乱，使工作遭受损失。因此，准确、扎实是机关应用文的第三个特点。

工作质量和效率的高低，是衡量领导机关、领导班子水平高低，能否胜任的重要标志。体现在机关应用文上，就是积极倡导简捷明白，一语中的，力戒繁文套语、形式主义、烦琐哲学。在我们社会主义制度下，尤其如此。毛泽东同志在《反对党八股》中十分尖锐地指出：“我们有些同志喜欢写长文章，但是没有什么内容，真是‘懒婆娘的裹脚，又臭又长’”。一九四八年一月，毛泽东同志在《关于建立报告制度》一文中又指出：“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。一次不能写完全部问题时，分两次写。或一次着重写几个问题，……而对上次着重写过的只略带几笔。综合报告内容要扼要，文字要简练，要指出问题或争论之所在。”一九五二年二月，党中央发布了《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》，指出：“凡文电必须认真压缩。各级领导同志责任重大，事务繁细……在写请示文电或写报告时，必须注意文字的简明扼要，条理清楚，便于阅读。现在有很多文电，既嫌冗长，又嫌杂乱……其结果，使领导同志对这些文电难看，或者就没有看，等于白写”。毛泽东同志的文章和党中央的指示，都把内容扼要，晓畅明快，作为机关应用文的一条基本原则提了出来。这对于我们现在撰写文件，仍有十分重要的意义。简练、明快是机关应用文的第四个特点。

由此可见，实用、严格、准确、简练是机关应用文所具有的特点，它们紧密联系、不可分割地体现在同一份文件中。有些同志把强烈的政治性和有固定格式单列出来作为特点，恐怕不尽妥当。实际上，政治性最强的不是机关应用文，而是政论文；格式要求最严的也不是机关应用文，而是古诗赋，特别是格律诗。当然，机关应用文的特点如何叙述，还可以继续探讨，以便表述得更准确、更科学。

第三节机关应用文的类型

机关应用文的四个特点，是从它的外部联系中，即和别的文体比较而言的。要掌握机关应用文的写作规律和方法，仅仅了解其一般特点是不够的，还必须从它的内部联系中，进一步比较、分析、归类，把众多的机关应用文文体，划分成几种类型，进一步研究各类和每一类内部各种文体的特点、写法和关系。

国务院办公厅于一九八七年二月十八日发布的《国家行政机关公文处理办法》中，把除外交、军事、法律等方面外的机关应用文划分为十类十五种：

第一类包括两种：《命令令》、《指令》。《命令令》是国家权力机关和行政机关发布重要法规，采取重大的强制性行政措施，任免、奖惩有关人员使用的。它又可分为公布令、任免令、授予令、指挥行政令以及特赦令、动员令、戒严令等等。这些《命令令》又可分为带附件的如公布令和不带附件的如指挥行政令等。《命令令》在军事部门使用更广泛，更经常。《指令》则主要是国家行政机关发布重要指示性和规定性相结合的措施或要求时使用的。这种文体目前很少使用，已逐渐被《决定》、《决议》所替代。

第二类是《决定》和《决议》。《决定》是对某些问题或者重大行动作出安排时使用，比如：《中共中央关于整党的决定》、《中共中央关于建立老干部退休制度的决定》等。《决议》是经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。比如：《关于修中华人民共和国宪法若干规定的决议》、《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》等，它比《决定》内容更带有全局性，形成过程更严格，但它的指令性不如《决定》强。

第三类是《指示》。主要用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则，比如《中共中央、国务院关于进一步做好计划生育工作的指示》、《中共中央关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》等。

第四类是《布告》、《公告》、《通告》。《布告》是公布应当普遍遵守或周知的事项时使用，如《中国人民解放军布告》、《关于保护森林禁止乱砍滥伐的布告》、《北京市中级人民法院布告》等。《公告》是向国内外宣布重大事件时使用的文告。如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》有时把某件事告知社会或特定对象时也用《公告》，如银行、法院、文艺演出等。《通告》是在一定范围内公布应当遵守或者需要知道的事项时使用。比起《布告》来，专业性相对地强一些，告知对象的范围也小一些。如《天津市市内电话局关于宜兴埠人工电话站改为局的通告》、《山西省人民政府关于维护铁路秩序的通告》等。

第五类《通知》发布行政法规和规章，转发上级机关，同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用《通知》。

第六类《通报》，主要用于表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要各机关知道的事项。它与通知的区别是，通知要求贯彻执行，具有一定约束力；通报则只起倡导、警告、启发和沟通情况的作用，如《关于情况的通报》、《关于科学技术新成果推广应用的通报》等。

第七类《报告》、《请示》。《报告》用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，《请示》则是向上级机关请示指示和批准。《报告》又可分为会议报告，比如中国共产党第十二次全国代表大会上的报告《全面开创社会主义现代化建设的新局面》；情况报告，如共青团中央书记处和中共山东省委给党中央书记处的《关于进一步开展学习宣传张海迪活动的报告》。

第八类《批复》。用于答复请示事项，比如《国务院关于北京市城市规划总体方案的批复》等。

第九类《函》。主要用于相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。又分公函和便函，前者属于正式文件，后者不属于正式文件，用机关信笺缮写盖印即可，不必编列发文字号。有时答复下级来文，常以《复函》代《批复》。

第十类《会议纪要》。传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行公文。

以上十类十五种还包括不了所有的机关应用文。比如在机关使用最普遍、范围最广泛的《简报》和《调查报告》，使用越来越多的《汇报提纲》，伴随商品化经济而日益被人重视的《合同》等，都未列入。《简报》就是简略的情况报告，目前已经逐步成为机关文字工作的基本文体。从一定意义上说，它是机关应用文的基础性文体。如果写不好简报，就很难写好报告、请示等文体。《调查报告》是表达调查研究结果的文体，有专题性的和综合性的；有调查现实情况的，也有调查历史情况的；有肯定经验性的，也有判断是非性的等，它是所有的机关企事业单位都离不开的文体。《汇报提纲》是向上级做口头汇报时使用的大纲，往往是事先有个文稿，而在汇报后，又根据领导同志的意见加以修改，才正式印成文件。《合同》是当事人双方为了实现某种目的，在遵守国家法律、法令、政策、计划和平等互利、协商一致的原则下，明确相互权利、义务关系的一种协议，它是商品经济发展的产物，是商品交换的一种法律形式。

从便于学习和教学方面讲，把机关应用文的发送对象和它们所承担的任务统一起来划分，这样，机关应用文大体可以分为四类：呈报性文体、指示性文体、契约性文体、法规性文体。

呈报性文体，主要有《请示》、《工作报告》、《情况报告》、《简报》、《汇报提纲》、《调查报告》、《工作总结》等，都是下级向上级报告的文件，即“上行文”。

指示性文体，主要有《指示》、《批示》、《决定》、《决议》、《通知》、《通报》、《布告》、《公报》、《命令令》等，都是上级向下级发出的文件，即“下行文”。

契约性文体，主要有《合同》、《协议书》等，即当事人或单位双方、多方，为了实现某种目的，在相互平等、协商一致的原则下，明确相互权利和义务的文件。这一类文体，过去在机关应用较少，现在，随着党和国家的工作重点转移到社会主义现代化建设上来和商品经济的不断发展，各级党政机关和企事业单位正在进行领导体制和经济体制的改革，工作责任制和经济责任制正在逐步确立，在机关内部和机关相互之间明确责、权、利，越来越多的单位采取了订契约的形式。因此，这类文体已经引起各方面的重视，也必将发挥越来越大的作用。

法规性文体，包括《法律》、《条例》、《规定》等，它在机关应用文中是可以独立成体系的一种文体，有一套用语和写法。

以上分类，虽然较为实用，较为合理，但也是大体而言的。事实上，许多文体，有的互相交叉，有的各种文体的特点兼而有之，很难严格、确切地归类，比如，《工作总结》、《工作计划》、《调查报告》等，即是呈报性又带有指示性，是两种功能兼而有之的。《情况报告》、《简报》等，一般只往上级报送，但有时因工作需要，在履行了一定的审批手续后，也发给下级机关和有关人员作为参考。这就带上了指导性。有些文件是否上报下发，或发给左邻右舍、平行机关，常常不是由文件的“类型”决定的，而是根据工作的需要。

墨子曾说：“夫辞，以类行者也，立辞而不明于其类，则必困。”《墨子闲话·大取第四十四》这就明确指出了文章分类的必要性和重要性。对于机关应用文同样适用。

第四节机关应用文的格式

文章的格式，是指文章相对稳定的制作规格或式样，它属于表现形式的范畴。不同的内容，不同的使用范畴和使用目的，有不同的格式。国家机关工作的统一意志，严肃周密，讲究效率的特点，决定了机关应用文必须有一个方便工作、统一严谨的格式。古今中外，历代政权，都十分重视机关应用文的格式。我国历史上不少朝代对文书名称、开头结尾、陈述顺序以及用语、书写等，有着不同程度的规定。有的要求十分严格，如果违反，轻则受责、重则治罪。由于阶级的局限和等级尊卑制度的桎梏，致使有些朝代过分注重格式，发展成了僵硬的形式主义和文牍主义。

机关应用文的格式，包括书面制作格式和文种撰写格式。书面制作格式，《国家行政机关公文处理办法》第三章作了明确规定，即无论哪类文种，在文件制作时，一般都由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。同时规定了十条原则：

一、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类。

二、发文字号，包括机关代字、年号、顺序号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。

三、公文一律加盖印章。上报国务院的公文，应注明签发人。四，秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

五、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。

六、请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。

七、公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。

八、发文机关应写机关全称或规范化简称，几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。

九、会议通过的文件，应在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。

十、文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排板。

为了论述方便，下面让我们先看一份比较典型的文件书面制作式样：

编号○○○××

××市人民政府文件

××发〔〕××号

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〔秘密〕

关于×××××的通知

各区、县人民政府…………

现将××××××××××

××××…………

附《××××》一份盖章

此件发至××级

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抄送×××××

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××市人民政府办公厅一九八四年×月×日印发

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共印××××份

这份文件大体可分解为三部分：

文头部分。左上方是文件编号，写明该文件总印数的次序，以便于统计、收发登记、借阅查找；接下行是文件名称，由发文单位的名称和“文件”二字组成，用红色大号字体印在文件上部的正中间，使人一眼就可看出文件的性质和重要程度。有时也用黑色。如果几个单位联合发文，应把各单位名称都排列上；文件名称下面是用小字号排印的发文机关代字、发文年号和该的发文序号。它不仅便于统计、收发、查找，而且往往代替较长的标题，便于引用。如果几个单位联合行文，一般只用一个与文件关系最直接的单位的发文序号，有时也并列几个单位的发文序号。机关的代字是固定不变的，比如，“中发”是中共中央文件，“国发”是国务院文件，“京发”是中共北京市委文件，“京政发”是北京市人民政府文件等。在确定代字时，要避免和其它单位重名，一旦确定了，就不能任意变动。下面一条横线，把文头和行文部分隔开，一般是用红线或黑线，和文件名称同一颜色，中间印一个五角星。

行文部分。左上角是密级也可写在右上角，用方括号。如〔秘密〕、〔机密〕、〔绝密〕。只有保密文件才写密级。密级下面正中是文件的标题，字体要大于正文，小于文件名称。标题一般由发文机关名称、主要内容和文种组成。也有的标题无发文机关名称，如，关于表彰×××等同志先进事迹的通报，有的无事由，如中华人民共和国主席令；有的只有文种如《通知》、《布告》等。标题必须准确、简练、明晰、避免冗长拖迤，产生歧义。标题下面是台头，即主送机关名称或领导人名称。写在正文上面左侧，顶头，和正文第二行第一个字排齐。一般情况下，上级向下行文，主送机关较多。而下级向上级行文，常常是一个主送机关或一个和几个领导人的名字。《请示》则只能写一个主送机关，台头下边是正文。这是文件的主体部分。除少数文件外，一般没有固定格式。有的文件开头结尾有一些习惯用语，比如，开头写“根据……文件的规定”、“根据某领导的指示”；结尾写“以上各项希参照执行”，“以上希遵照办理”，“特此通报”等等。正文后面靠左边的位置是附件的名称和件数。附件是对正文的补充或佐证，必须和正文有密切关系。但能不附的尽量不附，必须附又能节省的尽量节省。最后是印章和成文时间。印章是行政效力的重要标志，要“齐年盖月”，即印章要盖在年、月、日中间。不是所有文件都必须用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有领导人签署的文件也可不用机关的印。《请示》等上行文以及《通知》、《介绍信》等则必须用印。成文时间的确定，应以定稿时主要领导人签发日期为准。但会议通过的文件，则以通过时间为准，一般不写在文件最后，而写在标题下面。有些规范性文件，正文末尾要写明施行日期如本条例自×年×月×日起施行。

文尾部分。包括发送范围，即此件发至××级，抄送机关名称，印制单位名称，印发时间，总印数。

另外，凡属紧急文件，应根据紧急程度，在文头或行文界线上或下方左右都可标明“急”、“特急”字样。

《国家行政机关公文处理办法》在公文格式一章还专门列了一条，即：“公文纸一般用十六开型长毫米、宽毫米左侧装订。‘布告’、‘公告’、‘通告’用纸大小，根据实际需要确定。”有的单位还规定，文件的定稿，要用毛笔、钢笔书写，不得用铅笔。这主要是为长期保存而定的。

以上讲的书面制作格式，是机关应用文都要使用的。此外，具体到每一种文体，又按其性质和任务，分为三种情况：有相对稳定的撰写格式的文体；无格式的文体；虽然没有固定的撰写格式，但某些部分有习惯性写法的文体。

有相对稳定的撰写格式的文体，主要有四种：

《法规》，标题应标出制定或发布法规的单位及法规的名称，有的标题只标法规名称，而把制定单位、批准部门和发布时间放在标题下面的括号内。正文的撰写顺序是：首先说明制定法规条例的依据、目的或背景，一般采取“总则”或“序言”的方式表达，也有作为第一条的；然后是法规的基本内容，可分章分条写出；最后说明生效日期、解释权限以及与其它法规条例的关系。这一部分有的以“附则”形式出现，有的作为最后一条。

《请示》，一般由六部分组成：标题，写法是“关于……的请示”。台头，写明上级机关或领导人的名称，如“党中央”、“市委”、“省委”等。请示原因，讲明请示的背景和依据。请示事项，即需要审批的问题。肯定性要求，一般用语是“以上无不当，请批准”，“是否妥当，请批示”等等。最后是请示单位或请示人的名称和成文时间，如需加印的还要加印。

《会议纪要》，如日常办公会议和大型会议的纪要，前者除标题外，应顺序列出会议时间、地点、主持人、参加人、会议内容、决议事项。后者则可根据情况，删去其中一项或几项。

《合同》，主要是，标题要标明合同性质，依次写立合同人、订立合同的目的、协议的条件、合同变更条件及双方遵守的原则、份数及保存者、立合同人签名盖章、签订日期。如有中间人也要列在立合同人后面，签名盖章。有附件的，要在最后写明附件名称及份数。

有习惯性写法的文体。比如《工作计划》，除标题外，开头是编写计划的目的意义，接着另起一段是方法步骤包括措施、时间要求、组织领导等，最后标明计划的制订者和制订日期。又如《工作总结》，先写基本情况，即概述工作背景和指导思想，再写成绩收获、缺点问题、经验体会，有的加一段下一步的奋斗目标。有些调查报告，也有一些习惯性写法。但这些都不是固定的，常常因人、因时、因内容而变更。

不同时代的机关应用文，有不同的格式。我国社会主义时期的机关应用文，格式总的说是相对稳定的，但也不是一成不变的，也有一个不断改进和完善的过程。我们应当在写作实践中，不断总结经验，不断创新，逐步形成社会主义的、中国式的、科学的格式。但已经形成的行之有效的格式，却不能任意改动。目前在机关应用文写作上的主要问题之一就是有些同志头脑中没有格式的概念，因此常常出现混乱，使文件漏洞百出，有的甚至丧失效用。经常出现的毛病有：格式不完善。有的文件应写标题的没有写，应写密级的漏掉了。还有的文件无编号或无成文日期，或应签名盖章的却不签名盖章，结果失去法律效用等等。次序颠倒。比如把发放范围写在文头部分，而密级则写在文尾部分。张冠李戴。把《请示》的结尾“以上意见是否妥当，请批示”，写在《报告》上等等。

第三篇：机关应用文写作专题讲座

机关应用文写作专题讲座

（一）第十讲 简报的写作

作者：王蕴来源：《中国烟草》1990年第10期1990-10-0

1简报，是对工作等情况的简要报道。它是各部门、系统、机关内部反映问题、沟通情况的实用文书。随着各项事业的发展，简报的应用越来越广泛。简报的使用范围也不断扩大，不仅用于向上级反映情况，也用于平行、下行机关之间。目前我国各级领导机关，各个企事业单位，一般都有专门的定期或不定期的简报。简报是机关应用文中最普遍、最常见、使用范围最广泛的文体。

一、简报的特点

简报在写作上有5大特点，即新闻性、真实性、时效性、简明性、重要性或指导性。可简要概括为：“新”、“真”、“快”、“简”、“重”。

1.新。就是简报一定要有新的内容、新的观点、新鲜的题目，具有新闻的特点。要给人以新意，通过反映新情况、新问题、新经验，给人以启发、借鉴。“新”是简报的灵魂，也是决定简报作用大小的关键。有些单位一年编写几十篇甚至上百篇简报，结果一份也没有被上级机关转发，其根本原因就是缺乏一个“新”字。一般化的问题、人云亦云陈腐的东西，就失去了简报的价值，起不到典型指导作用。

怎样做到“新”呢？要抓住三个环节。一是要不断学习党的路线、方针、政策和本部门的专业知识，才能高屋建瓴地从纷繁复杂的事物中发现新问题。二是要深入实际，调查研究，从实践中不断获取新材料。三是要多思，善于思考，善于分析，从大量材料中提炼出新的材料，整理出具有新闻性的简报。

2.真。简报反映的事实一定要真实可靠，不能虚构，这是必须遵循的原则。选用材料必须准确、真实、全面。不添枝加叶，不以偏概全，有一说一，有二说二。简报所引用的背景材料、数字、史实、引语等，都必须认真核对，做到准确无误。

3.快。简报有很强的时效性。要迅速及时地把情况反映到上级和有关部门，或传达到下属单位和有关人员。在内容相似的条件下，简报是否发生作用或者作用的大小，快慢是一个重要的因素。当新事物、新经验还在萌芽状态时，就敏锐地抓住它，及时反映，使有关领导部门掌握情况，及时支持、扶持，总结推广，促进某项事业更快更好地发展。当工作发生问题之时，如果及时把简报送到有关部门或领导同志手里，使领导或有关部门及时采取措施，就可以及时防止问题的扩大或蔓延。如果错过时机，简报的作用就会大大削弱，甚至毫无用处。快，是对简报时间上的要求，也是“新”的保证。

4.简。即语言表达要简明扼要。要迅速反映情况，冗长、繁锁就必然拖延时间。简而明，是简报赖以存在的根基。因此，一定要内容集中，篇幅简短，文字凝炼，一般最好不超过千字。如果反映的内容太多，可从不同角度分几期反映，不要堆在一期上，使人不得其要。需要指出的是，我们提倡的简，是在说明问题前提下的简，而不是苟简。如果没有把问题表述清楚，使人不得要领，莫知所云，那么简也就失去了意义。

5.重。简报的份量要重，所反映的情况重要，事件重大，事关大局，这样的简报具有重要性和指导性，才真正有价值。这就取决于简报的选题。简报的选题非常重要，一般应选与路线、方针、政策密切相关的大问题、重要情况，经验教训，选择中心工作、重点任务进展情况、成果、阻力，选择引人注目的新苗头、新倾向、新动态。

总而言之，“新”、“真”、“快”、“简”、“重”，是简报的5大特点，这5方面是相互联系不可割裂的，缺少一方面，就不是一份质量高的简报。

二、简报的类型

简报种类繁多，写作方法各不相同。从内容和作用方面区分，大致可分为3类。

第一类是思想动态性质的简报。即反映不同行业、地位、年龄的人，在一定时期，一定情况下的各种思想动态。

第二类是工作性质的简报。用以反映本部门、本行业工作过程、方法、经验、问题。大体包括：①对党的方针政策和上级领导的指示贯彻执行情况。②工作中的经验、教训和问题。每一项工作在进行中抓了什么关键，用了什么方法，遇到什么困难，解决了哪些问题，取得了什么成果，随时都需要用简报反映。③典型调查情况和结论。领导机关在做典型调查、写成调查报告前，先用简报扼要地进行反映，写成调查报告后，也可以作为情况，压缩成简报，或分成若干期简报反映。④表扬和批评。把带有典型性的新人新事新思想和错误的、违法的、反动的思想行为和倾向，及时向上级反映，或者尽快把情况通报给下级或有关部门，使其发挥扶正祛邪，推动工作的作用。

第三类是会议情况摘要性质的简报。这类简报是会议主持者用来组织和引导会议，并向上级报告会议情况的。内容主要是会议概况、进程、会上研究和争论的问题，与会者的重要发言摘要等。

以上所说的三种类型，并不包括所有的简报，即便这三类简报也经常有交叉现象。比如工作情况性质的简报也常常含有思想动态方面的情况，会议简报也反应思想动态和工作情况等等。

三、简报的常用写法

（一）简报的构成。简报有固定的构成，一般由报头、本体、报尾三部份组成。

1.报头一般由“名称”、“顺序号”、“编发单位”、“印发日期”等构成。

2.本体是内容之所在，由标题和正文组成。正文一般有导语、主体、结束三部份。

3.报尾一般由“发送范围”、“印发份数”构成。也可以不带报尾，写完本体自然结束。简报的报头、报尾格式固定，很好掌握，本体的写法则大有讲究。

（二）本体的写法。本体包括标题和正文两项。本文着重谈谈正文的写作方法。简报的正文分为导语、主体、结尾三部份。

1.导语。导语是简报的开头部份，通常是紧扣简报中心，用简明的语言写出简报中最新鲜、最重要的事实，点出简报主旨，引导读者阅读。简报导语的写法灵活多样，最常用的有：概述式导语、提问式导语、结论式导语、描写式导语。

概述式导语，用概括的语言把简报最主要的事实简明扼要地叙述出来。财经系统和企业简报在采取概述式导语时，经常运用有力的数据和对比的手法，突出现时工作成效。

提问式导语，用尖锐、鲜明的问题，把主要事实或主题思想牵引出来。

结论式导语，用明确肯定的语言，把主要事实体现的结论总结出来。

描写式导语，用生动、形象的语言，把有关的特定场景简洁地描绘出来。

会议简报也常用会场情况、讨论气氛、参加会议人员情况的描绘作为导语。

导语在简报中往往起提纲挈领、画龙点睛的作用，对写好简报至关重要。其基本要求有以下几点：首先要开门见山。导语须开篇入题，直截了当，直说主要事实，中心思想。千万不要“戴帽子”、说“套话”。其次须交代清楚。对与主要内容有关的时间、地点、人物、事件、原因、结果等“六要素”，导语虽然不一定逐个说明，但要根据情况做必要交代。再次要概况简炼。导语既要全面、概括，又要简明扼要。

2.主体。主体是简报的主干、中心部份。它紧承导语，或展开主要事实，或列举典型材料，来表现简报的基本内容。简报主体的写法，没有一定的格式，从其表现形式看大致有以下几种，简称为“编写十法”。

①一事一叙法。当简报选用的材料典型、集中，是一个问题、一种情况、一个事件时，常按事实发生、发展、结局的自然顺序叙写。这种写法要求选材要严，重点突出，切忌平铺直叙，罗嗦冗长。

②新闻报道法。即以新闻报道式的导语作为开端，然后再用事实、情况、问题等，把所要表达的内容烘托出来，或做必要的解释。形成所谓“倒金字塔”式。

③分列标题法。如果涉及方面较多，或几个问题、几种情况、几点体会、几条意见等，均可分条逐项列成小标题，用数字标明段落或项目，逐条逐项地写。

④材料转发法。即把有关材料（或经过加工处理的材料），通过转发形式刊登在简报上。这种写法一般要在转发的内容之前加“编者按”，以揭示转发的宗旨和意义。按语要观点明确，旗帜鲜明，言简意赅。

⑥经验介绍法。即先把所取得的成绩和产生的效果加以高度概括写在前面。然后再着重介绍主要做法、经验和体会，用以指导推动工作。这种写法，也叫“先果后因”法。其中“因”

是重点，要写得有理有据，有条有序，简明具体，富有说服力。

⑥连续刊载法。对重大复杂的事件、情况，可根据发生、发展、结束等阶段，分段连续刊载。如可及时先报发生的情况，之后报道其发展过程，最后再终报其结局。

⑦综合归纳法。即把属于同一类型、同一性质的情况、问题汇集在一起加以分析综合，从而概括出某个时期、某个方面的工作情况。这种写法涉及面较宽，要居高临下，（下转第42页）（上承第56页）围绕主旨选择和组织材料，注意其普遍性和典型性，以求概括准确，力避以偏概全。

⑧动态反映法。即把思想和业务等方面的情况，尤其是上级机关正在抓的中心工作，领导关心的重要动态等，通过事实抓“苗头”，进行高度概括，反映新的动向。这种写法，一般对事例不做具体描述，不铺陈情节。用简洁的文字提供参考信息。

⑨叙议结合法。即在叙述典型事例时，编写者加入言简意赅的评论，起到画龙点睛的作用。可先叙后议，也可夹叙夹议。议论要有的放矢，一针见血，据实论理，有针对性地指导工作。

⑩揭露问题法。即用确凿的事实和证据，充分揭露弊端，通报坏事，教育麻痹者，震慑作恶者，打击犯罪者。这类写法，要注意政策性、严肃性。

3.结语。大多数简报没有专门的结语。也有一些简报，有专门的结语：或简要概括内容，或集中总结成绩，或指出发展趋势，或发出普遍号召，以推动工作。

第四篇：机关应用文写作（01）

概论

党政领导机关、群众团体、企业事业的管理部门，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围以内的有关事宜，作出决定，下达指示。把这些工作的意图，设想、过程、结果等等，用书面语言表现出来的文体，通常叫机关应用文。机关应用文种类很多。如果按发送对象区分，大体有四类：一是向上级报送的，即通常说的“上行文”，主要有请示、情况报告、工作报告等。二是向下级机关发送的，即通常说的“下行文”，主要有指示、批示、决议、决定、通报、布告、公告、公报等。三是可以上送，也可以下发，或者有些上送，有些下发的，如简报、调查报告、工作总结等。四是主要在机关内部使用，必要时也可以上报下发的，如工作计划，会议纪要、汇报提纲等。另外，还有的是两个单位或两个以上单位共同制定，只在特定范围使用的，如合同、协议书等。当然，这只是大体的分类。事实上有许多文件，是否上送或下发，或发给左邻右舍、平行机关，常常不是由文件的“类型”决定，而是根据工作的需要。有些平时只能上送的文件(如情况报告)，因工作需要，履行了一定的批准手续之后，发给下级有关部门和人员，也是常有的事。

机关应用文，是开展机关工作的一种十分重要的手段。各级各类机关，无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育、文化、卫生、体育等部门和单位，都要运用各式各样的文件来指导和推动工作。应当说，整个国家机器，上至中央机关，下至基层单位，之所以能够下情上知，上情下达，协调一致，运转自如，都离不开文件，离不开机关应用文。

机关应用文，对于机关干部，可以说是司空见惯的。但是，要把它写好，却并不是一件简单容易的事。首先，从内容来说，机关应用文，多是机关干部调查研究的结晶，是机关领导思想和工作经验的体现，也是马列主义理论、党和国家的方针政策，与本单位、本系统实际相结合的产物。它要求必须具有严格的真实性，高度的思想性，很强的针对性。也就是说，事实要真实可靠，判断要准确无误，办法要切实可行。一定要反映客观实际，不能有半点虚假；要解决实际问题，不能无的放矢，坐而论道。其次，在文字表述上，所有文件都必须写得准确无误，清楚明了，生动简练。它要求用尽可能少的文字，恰如其分而又具体生动地反映和解决现实生活中的矛盾。如果思想不明确，思路不清楚，文字不准确，甚至前后矛盾，上下重复，冗长杂乱，使人读后昏昏然不知所云，那就不仅浪费了人力物力，而且会贻误工作。因此，写好机关应用文，是一项政策性、思想性，技术性很强的工作。文件写得好坏，既是领导机关工作效率，工作质量的体现，也是领导班子的思想水平、业务能力和指挥才干的标志。每一个机关工作人员，特别是从事领导工作和秘书、宣传、调查研究工作的同志，都应当把学习机关应用文的写作，作为一项业务训练的基本功，认真对待。

毛泽东同志、周恩来同志等老一辈无产阶级革命家，十分重视各种文件的起草、修改，定稿工作。他们从参加革命工作起，就常常亲自动手起草或修改文件。党和国家的许多重要文件，不少是出自他们之手。对于怎样撰写文件，他们也作过许多指示，积极倡导革命文风，提倡精简文件，提高质量，反对文牍主义。他们在这些方面，同样为我们树立了光辉的榜样。今后，随着社会主义现代化建设的迅速发展，机构改革的不断完善，对我们各级领导机关，特别是领导干部，提出了更高的要求。如果机关干部不会起章或修改文件，那是很难胜任本职工作的。

当然，就一个机关来说，草拟、印制、发送文件，并不是唯一的工作方法，更不是文件发的越多就越能推动工作。相反，如果本来可以口头请示、当面接洽的事，也要求写个材料，本来应该面对面指导解决的问题，也要发个指示、通知，那只能陷入文牍主义，助长官僚主义，使机关工作脱离实际，脱离群众。有些非发文件不可的事，也要注意精简节约，少发文，发短文。那些空洞的既不提出问题，也不解决问题的文牍，对上对下对自己不仅无益，而且有害。这是机关工作必须十分注意克服的弊病。从这个意义上说，学好机关应用文的写作，也是克服文牍主义、官僚主义的一个必不可少的重要方面。

怎样才能写好机关应用文呢?

写好机关应用文，主要应该锻炼四个方面的基本功，即：分析问题的能力，调查研究的能力，有关专门业务的能力，以及文字表达的能力。

(1)要有一定的分析和认识问题的能力。谈到写文件，人们往往只注重写作技巧，有的甚至片面认为。只是“文章写得漂亮不漂亮”的问题。其实，能不能写好文件，首要的是政治思想水平，是分析问题和认识问题的能力。在机关工作中，常常有这样的情况：两个对工作熟悉程度、工作态度和文字表达能力都相差不多的同志，参加了内容相同的讨论会，要求他们起草类似的情况报告，一个同志能很快写出质量较高的草稿，另一个费了九牛二虎之力，写出来的是很一般化的东西，原因就是

思想水平有差距。提高思想水平，重要的是要掌握分析和认识问题的武器，认真学习马列主义，毛泽东思想的基本原理，学习唯物主义辩证法。有了正确的理论指导和正确的思想方法，就能够从各种错综复杂的现象中，抓住事物的本质，鉴别出是非曲直，做到观点鲜明，立场坚定；就可能用正确的观点统率繁杂纷纭的材料，写出思想内容比较深刻的文件。同时，还要认真学习

和掌握党的方针、政策，领会上级部门有关的指示精神，时刻关心和了解社会主义现代化建设的大局，了解国内外形势的发展变化。这样就可以胸有全局，站得高，看得远，能够把一个部门和单位的局部工作，同整个事业的大局联系起来，“以大看小”，看得更深刻：也能以开阔的视野，敏锐的政治眼光，及时抓住问题的症结，“由小见大”，写出思想性强，内容深刻、实际的文件。

(2)要有掌握情况、调查研究的能力。“要了解情况，唯一的方法是向社会作调查”，“没有调查就没有发言权”。毛泽东同志的这些有益的教诲，对写好机关应用文同样有着特殊重要的意义。机关的文件是在对实际情况的概括提炼中形成的。因此，文件编写者在起草文件之前，对所写的对象和范畴，必须有个全面的调查了解，及时掌握实际工作中发生的新情况，提出的新问题，总结出来的新经验，并加以认真的分析研究。在这个前提下，才能抓住要害，有针对性地提出解决问题；指导工作的意见和措施。在基层单位工作的同志，要多留心自己周围的各种动态，紧紧抓住典型的事件和思想，进行深入的调查了解，搞清楚其产生的原因，过程、结果和影响等等，做到心中有情况，案头有记载。在上层机关工作的同志，则更需要注意搜集和积累情况，随时掌握所属单位面上的动态，注意阅读下属部门上报的文字材料，经常听取他们的口头汇报，同时应特别注意挤时间深入下属单位调查研究，解剖麻雀，以便掌握更具体、更生动，更深一层的实际情况。“平时多积累，用时少费心”。如果不注意认真调查研究，尽可能多地占有材料，不注意自己部门和下属单位的各种动态，不善于掌握那些最能说明问题的典型情况，等到起草文件时“临时抱佛脚”，不仅不可能有较高的工作效率，也决不可能写出对工作有实际指导意义的、有价值的、象样的文件来。

(3)要有特定的专门业务能力。各行各业都有自己的专门业务。有关的文件，不论内容和文字，都必须具有科学性，符合本部门的实际，符合客观事物的规律。不能只讲所有部门、所有单位都可套用的“通用语”、“共性话”，更不能说“外行话”。因此，文件的起草者，必须认真学习、努力钻研本部门、本行业的业务。既要向书本学习，向有经验的内行人请教，更要从群众实践中吸取营养，使自己真正能够精通本部门、本系统的业务。这样，才能具体地把党的方针政策和业务工作中出现的新情况、新问题结合起来，撰写出实在的、能够指导业务工作的，质量较高的文件。如果缺乏应有的专业知识，那么写出的文件，除了拼凑一些人所共知的材料外，是很难提出有针对性的、能解决问题的真知灼见来的。弄得不好，还可能产生主观主义、瞎指挥，闹出笑话来。

(4)要有一定的文字表达能力。掌握了实际情况，又有分析问题和认识问题的能力，又是本专业的内行，可以说已经为写文件打好了基础。但还不能说就必然会写出好的文件来。“万事俱备，只欠东风”。这“东风”就是要有一定的文字表达能力。毛泽东同志在《工作方法(草案)》中曾经指出：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。准确性属于概念、判断和推理问题，这都是逻辑问题。鲜明性和生动性，除了逻辑问题以外，还有词章问题。现在许多文件的缺点是：第一概念不明确；第二判断不恰当；第三使用概念和判断进行推理的时候，又缺乏逻辑性；第四不讲究词章。看这种文件是一场大灾难，耗费精力又少有所得。一定要改变这种不良的风气。”毛泽东同志讲的“三性”，正是对文字表达能力的集中概括。

讲“三性”，首先是准确性。就是如实地、恰如其分地反映客观事物。机关应用文在这一点上要求更严。因为往往一字之差，一语之偏，就可能造成很大的影响，引起不应有的纷乱。语言不准确的突出表现是：有的概念含混不清。比如，要安排一批转业军人到地方各级领导岗位上。起草文件时把“转业军人”写成了“复员军人”，使许多人误以为政策变了。又如，把北京站内发生爆炸事件，写成“北京站爆炸事件”，好象把整个北京站都爆炸了。有的言过其实。如，本来是工厂卫生面貌发生巨大变化，却写成工厂面貌发生巨大变化，甚至是“翻天覆地的变化”。一件工作初步完成，却写成“完满结束”。一项活动，某单位有许多人参加，却写成“普遍参加”等等。还有的把“集体婚礼”写成“集体结婚”，“遇险”写成“遇难”，“免职”写成“解职”，“缓刑”写成“缓期执行”等等。不仅带来许多麻烦，还闹出不少笑话。

鲜明性就是对事物要态度鲜明，是非清楚，提倡什么，反对什么，十分明朗，不是模棱两可，含混不清，转弯抹角，吞吞吐吐，态度暧昧。比如对“扯皮”问题的批评，一份文件的草稿上这样写：“扯皮，尽管有其客观原因，主观上也不完全是为个人，程度上也有轻重之别，但它毕竟不是我们提倡的无产阶级的作风，应该认真加以纠正”。在另一份文件上却是：“某些人对国家和人民的兴旺发达，根本不关心，他们热心的是个人的利害得失。合乎自己口味的就办，不合乎自己口味的就顶着不办；自己有利而国家要蒙受巨大损失的竟然胆大妄为地干，自己无利而为国家和人民迫切需要的，竟敢蛮横无理地扯皮到底。他们把党和人民赋予他们的重任和权力，当做自己称王称霸的资本。”有的同志认为这是本位主义、部门利益作怪，其实，这并不代表什么局部利益，而是个人主义的恶性膨胀，是党内存在的为害最大的一种歪风邪气”。两相对照，风格迥异，前者态度暧昧，不疼不痒，有气无力；后者尖锐、泼辣，旗帜鲜明，一针见血，表现了无产阶级应有的战斗风格。

生动性就是要有点文采，生动活泼地写出客观事物的特征，表达出鲜明的思想感情。机关应用文不是文艺作品，不必也不允许追求想象的瑰丽，情节的奇特，词藻的华美，但绝不是不要生动。“言之无文，行而不远”。如果文件语言无味，象个瘪三，死板，老套，没有几句来自群众的生动活泼切实有力的话，即使有新鲜深刻的内容，也很难引起人们的兴趣，因而会大大影响预期的效果。

提高文字表达能力，唯一的办法是多读多写，尽可能地多看些优秀的应用文，也要看些文艺作品，特别是古今中外的范文。要经常练习写多种体裁的文章。还要做有心人，注意搜集群众中和各种材料中的生动活泼的语言。这样日积月累，积少成多，由生到熟，写作时，文词就可呼之即来，得心应手。

鲁迅先生说：“我有一言应记取，文章得失不由天。”实践出真知，实践出才干。机关应用文的写作和其它文章一样，要坚持不懈地练基本功，并在实践中自觉地总结经验教训，虚心向别人学习，取长补短，持之以恒。这样就会练出过得硬的真功夫。不下一番苦功夫，不动一番脑子，不开拓自己的知识领域，积累丰富的经验，那是永远不会学到真实本领，写出好的机关应用文来的。

第一章　如何掌握机关应用文写作的规律

第一节　机关应用文的作用

机关应用文是国家机关、党派团体和企事业单位的管理部门交流信息、规范行为、指导推动工作的一种具有特定体式的书面语言工具，是应用文中用量最大、种类最多、使用范围也相当广泛的文体。在广大干部中提倡学习机关应用文的写作，掌握它的写作特点和规律，是提高各级机关工作效率，培养造就一大批能文能武的社会主义现代化建设领导骨干和文秘人员的需要，也是克服官僚主义，改进机关作风的一条途径。

各级各类机关，无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育，文化、卫生、体育等部门和单位，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围内的有关事宜作出决定、下达指示。把这些工作的意图、设想、过程、结果等形成各式各样的文件，用以指导和推动工作，这就是机关应用文的基本职能。应当说，整个国家机器，上至中央机关，下至基层单位，之所以能够下情上知，上情下达，协调一致，运筹自如，都离不开机关应用文。如果把机关应用文的功能分解开来，大体有以下四个方面。

一是交流信息的作用。下级的希望要求、工作情况以及所属部门、单位的各种动态，特别是新情况、新问题、新经验，需要及时向上级反映；上级制定的方针、政策和指示、意见等，需要尽快向下级传达；同级或不同部门相互之间商洽工作，交流情况，协作共事，也需要一定的书面材料，这一切多是由机关应用文承担。

二是宣传教育作用。机关的大多数文件，都有宣传教育的职能。特别是《决议》、《决定》、《报告》、《指示》等高级领导机关的文件，其内容一般都包含指导思想，理论和实践的依据，方针政策以及实施方案等。向下传达贯彻这些文件就是为了统一思想，提高认识，推动工作。有些可公开发表或改头换面作为新闻报导发表的文件，宣传教育的范围就更广，影响就更大了。下级向上级报送的简报、报告等等，实质上也有向上级机关和领导同志作宣传的作用。

三是规范行为的作用。机关应用文的许多种类，都不同程度地规定了人们的行动准则和行为方向，特别是法规性和政令性文件，对于人们该干什么，不该干什么，在什么时间、什么范围、什么问题上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明确的规定，有的还具体地制订了奖惩办法。这类文件一经发布，就必须坚决执行，任何人都不得违反。

四是工作依据的作用。上级机关在制定方针政策或指导工作时，除了依据耳闻目见的实际情况外，一个重要方法是根据下级上报的简报、报告、计划、总结等材料。而下级机关开展工作、处理问题时，上级的有关文件，也是判断是非的主要依据。单位之间的横向联系，也常以某一份文件作为纽带和凭证。在工作中常常遇到这种情况，一些部门之间发生矛盾时，一方便说：“拿红头文件来！”就是要求拿出根据的意思。

学习机关应用文的写作，也是培养干部的需要。机关应用文多是机关干部调查研究的结晶，是机关领导思想和工作经验的体现，也是马列主义基本理论及党的方针政策和本单位、本部门实际相结合的产物。它的撰写，是一项思想性、政策性、技术性很强的工作。撰写者和指导者，需要一定的马列主义理论修养，具备相应的分析和认识问题的能力，懂得掌握情况和调查研究的方法，还要有特定的专业知识和文字表达能力。因此，写作过程也是锻炼和提高干部素质的过程。一份文件写得好不好，及时不及时，既是领导机关工作质量和工作效率的体现，也是领导班子思想水平、业务能力和指挥才干的重要标志。每一个机关工作人员，特别是从事领导工作和文书、宣传、调查研究工作的同志，都应当把学习机关应用文写作，作为一项重要的业务基本功。从这个意义上说，组织干部学习机关应用文写作，不仅是提高各级机关工作水平的重要措施，也是培养和提高干部，造就一大批现代化建设的领导和管理人才的必不可少的途径。目前，许多单位都感到，德才兼备、能文能武的领导骨干和文秘人员十分缺乏。造成这种状况的原因，除十年**的严重破坏、没有及时发现和选拔这方面的人才以外，也与我们长期以来没有组织干部学习写作，特别是在各级党校和文科院校中没有设置有关专业、开设有关课程，注意从青少年中培养应用文写作人才有很大关系。

学习机关应用文的写作，还有助于改变机关作风，克服官僚主义。机关应用文要求严格的真实性，高度的思想性，很强的针对性。也就是说，它的写作，必须做到事实可靠，判断准确，办法切实可行。在内容上，它必须反映客观实际，而不能弄虚作假，杜撰捏造。要提出解决实际问题的方针、原则和措施，而不能无的放矢，空发议论。在文字表述上，要准确鲜明，简练畅达，以尽可能少的字句，恰如其分而又具体生动地反映和解决现实问题。那种冗长杂乱，繁琐重复，使人读后茫茫然不知所云的文件，不仅浪费了人力物力，而且贻误了工作。这就要求，撰写者和审稿、定稿者，必须深入实际，深入群众，认真调查研究，掌握群众的思想脉搏，关注自己工作领域中的新情况，新问题，新经验，使自己的思想紧紧跟上不断发展变化着的实际。克服那种靠道听途说，靠表面现象和老经验做决断，或者唯书、唯上，只靠上边的“精神”，不顾下边的实际，当“传达室”、“转运站”等官僚主义作风。当然，对机关工作来说，草拟、印刷、发送文件，并不是唯—的工作方法。如果本来可以口头请示，当面接洽的事，也写个材料；应面对面解决的问题，也发个指示、通知；本来有个简单文件就可解决问题，也搞成长篇大论，那就会使许多同志陷入文山会海而不能自拔。如果掌握了机关应用文的写作规律和写作方法，懂得哪些情况和问题应形成文件，哪些不必形成文件，哪些该长，哪些该短，哪些应快，哪些应慢，就会大大减少文件的数量，提高文件的质量和写作速度。

古今中外，凡是有作为的政治家，无不重视公文的写作。在我国，公文的产生，几乎和文字的形成同步。中国的文章史，实际上是从应用文开始的。在甲骨文中，多是国家的卜辞文书，其中有殷王的文告，如“王大令众人曰协田！其受年”(殷王命令奴隶们努力耕田！那就能获得好收成)。金文就是古人把文件记在钟鼎上的文字。如《毛公鼎》是成王册命毛公之辞，《散氏盘》是两国疆界的契约。《尚书》中的诰、命、誓是周朝作为训诫勉励的文告和出师作战的命令、誓词。在《论语·宪问》中，还记载了文件的写作过程，“为命，裨谌草创之，世叔讨论之，行人子羽修饰之，东里子产润色之”。可见古人是多么重视文件的撰写。汉代以后，随着社会经济的发展，国家政务活动的日趋复杂，公文的种类也越来越多，光是以皇帝名义发布的文件就有制、诰、诏、旨，敕、册、策、谕、令、檄等等。而对公文写作经验的总结，也开始系统化、理论化。在《后汉书·刘陶传》中出现了“公文”一词：“但更相告语，莫肯公文。”晋代陆机的《文赋》，第一次把文章的写作过程、方法、形式、技巧等问题，提到文学批评的范畴。其中就有碑、诔、奏说。梁朝的刘勰，撰写了体大思精的《文心雕龙》其中《书记》、《诏策》、《檄移》、《封禅》、《章表》、《奏启》、《议对》、《祝盟》等篇，都是对各类应用文的比较系统的论述。历代许多有作为的大政治家、文学家也写下了大量的应用文。如秦代李斯给秦王的报告《谏逐客书》，汉代司马迁的《报任安书》贾谊的《过秦论》、《治安策》、《论积贮疏》，晁错的《贤良对策》、《论贵粟疏》、《言兵事疏》，王莽的《新莽量铭》，三国蜀汉诸葛亮的《出师表》，晋朝李密的《陈情表》，唐代魏征的《谏太宗十思疏》，韩愈的《论佛骨表》，宋代王安石的《答司马谏议书》苏轼的《乞校正陆贽奏议进御札子》等等，都是公文中的佳品，至今仍然是我们借鉴学习的范文。

我们党和政府十分重视机关公文的写作。早在一九二三年，由中国共产党领导成立的海陆丰总农会和广东省农会，就设立过“文牍部”。一九三一年，周恩来同志组织文书部门制定了《文书处置办法》。一九四二年，陕甘宁边区政府还颁发过《陕甘宁边区新公文程式》，把机关公文分成主要公文和辅助公文两类，主要公文有命令、布告、批签、公函、呈文等五种；辅助公文有指示信、报告、快邮代电、签条、通知等五种。一九四九年二月，华北人民政府又颁发了《华北人民政府公文处理暂行办法》，对公文程序、种类、格式和行文关系作了规定。全国解放后，政务院又于一九五一年颁发了新的《公文处理暂行办法》，对机关应用文的处理原则、种类和写作要求作了具体规定。一九五一年一月，一九五六年十一月，中共中央和中央办公厅又先后批发了《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》与《中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法》，一九八一年二月，国务院办公厅又发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，共七章三十三条，具体规定了公文的性质、任务和调查研究、实事求是、及时、准确、安全、保密等撰写与处理原则。随着各项改革事业的深入发展，机关公文工作面临着新的形势和更高的要求。一九八七年二月十八日国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》，共七章三十七条。它的发布实施，对提高公文质量和办文效率发挥了重要作用。

毛泽东、周恩来、刘少奇等老一辈无产阶级革命家，从参加革命工作起就常常亲自动手起草和修改文件，党和国家的许多重要文件，不少是出自他们之手，或是在他们直接领导下撰写而后由他们修改定稿的。对于如何撰写文件，他们也多次作过指示。比如，积极倡导领导干部亲自动手，反对秘书代劳；文书工作要遵循保密、准确、迅速三原则；文件要有三性，准确性、鲜明性、生动性；提倡革命的文风，反对文牍主义等等。周恩来同志不仅亲自主持制定文书处理办法，还召集知名语言学家探讨机关应用文写作。这一切，作为他们的革命实践的组成部分，为党的事业做出了贡献，给我们树立了榜样。今后，随着我国社会主义现代化建设的迅速发展，经济体制改革的不断完善，对我们各级领导机关，特别是领导同志提出了更高的要求。可以这样说，如果机关干部不会起草或修改文件，那是很难胜任本职工作的。

第五篇：机关应用文写作（02）

第二节　机关应用文的特点

要写好机关应用文，首先应了解和掌握它的特点。而掌握它的特点，最好的办法是把它和其它文体作比较。和小说、诗歌、戏曲、文艺性散文等文艺作品比较，机关应用文不属于形象思维类型，而属于逻辑思维的范畴。它不是以艺术形象感染读者，而是以事实和道理说服读者：它不是以想象、虚构、夸张、抒情等手法反映生活的本

质真实，而是以记叙、说明、论述的方法，有针对性地表述思想观点，反映具体的生活实际，揭示社会生活某些方面的规律和实质性问题；它不是给人们以美的艺术享受，而是用之于解决实际问题。因此，实用是机关应用文的第一个特点。

这个实用的特点，表现在内容上，它必须有现实的具体的针对性。上级向下级发送的文件，都是为了解决现实生活中存在的问题，对特定的问题表明态度，提出解决的方针、原则、措施、办法。下级向上行文，也是反映生活和工作过程中的新情况、新问题、新经验，请领导机关和领导同志了解，注意，或者提出建议、方案，请上级定夺。横向使用传送的文件，也是就某一或某些问题，相互知照或协商。毛泽东同志在《反对党八股》一文中指出：“任何机关做决定，发指示，任何同志写文章，做演说，一概要靠马克思列宁主义的真理，要靠有用。”这个“有用”，对机关应用文来说，就是实用。

在表现效用上，绝大多数文件，有较强的时限性。它不仅在制作上要求一定时间写成，而且和某项工作的时间要求紧密相联，工作完成了，与之有关的文件也就失去了现实的效用?转化为档案材料。比如，历史上某个朝代的一封奏章，一道诏令，只适用于那个朝代的特定时期。奏章送上被皇帝批阅，诏令下达被执行，它们就完成了任务，失去了效用。有些公文，至今仍作为典范流传，并不是它能解决某个实际问题，而是在某些方面仍有学习借鉴的意义。再如，今天的《请示》、《通知》、《任免书》等，请示得到答复，通知的对象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《请示》、《通知》、《任免书》就失去了基本效用。如果以后出现问题，需要查对，那就是历史档案的作用了。

有人会问，书信、日记、笔记，乃至社会评论、新闻报导、学术论文，也是实用文体，机关应用文和它们又有什么区别呢?

一是使用范围和对象不同。机关应用文是在党政领导机关、群众团体、企事业领导部门这个范围内使用的，是机关干部用以开展工作的一种工具。它对特定范围内的组织和个人有不同程度的强制性和约束力，也就是有法定的权威性。有关的组织和人员或者作为工作参考，或者作为工作依据，或者必须遵照执行。而不象日记、书信、学术论文、新闻报导等，既见乏于专业部门，也见之于社会生活的各个方面，任何人都有撰写书信、日记、学术论文、新闻报导的自由，其成品对别人没有任何法定的强制性和约束力。

二是担负的任务不同。机关应用文是国家机关实行管理的需要，体现国家政权机关的指挥意志，主要任务是交流信息，宣传教育。它是行为的规范，工作的依据。今天，它的根本任务，就是贯彻党和国家的方针政策、法律法令，以推进我国社会主义现代化建设。多数机关应用文，具有直接的鲜明的政治性。而日记、书信、新闻报导、学术论文、社会评论等，则是记叙日常生活中的所见所闻，交流个人的思想和生活状况，向社会报导消息，陈述观点，探讨学术问题等，新闻报导和社会评论有政治倾向性，而日记、书信、学术论文等，则可用于与政治毫无牵涉的其它方面。

三是表现形式和行文方式不同。机关应用文不象日记，书信那样，不拘一格，自由行文，而是根据不同内容和任务，有不同的相对稳定的格式和行文方式。每个朝代，对公文文种及其格式都有不同程度的规定。一定的内容和使用目的，只能选择与之相应的文种，不能混用，不能出“格”。现在也不例外。该请示的事只能写成《请示》，不能写成《报告》，《通知》不能写成《通报》，《指示》不能写成《命令》等等。它们有特定的书面形式，有开头、结尾的专门用语，有相应的种种规定。文件的传递也很严格，比如，向上级报送的文件，未经有关领导批准，不得下发。每份文件，只能在规定范围内阅读，不得任意扩散等等。有的连用纸、书写都有要求。这种固定格式和行文方式，是机关应用文法定权威性和鲜明政治性的要求，是机关工作高效率的要求，同时也给作者提出必须具有严肃的态度、严谨的文字等要求。因此，严格是机关应用文的第二个特点。

机关应用文的特定使用范围，对象和它所承担的任务，决定了它无论内容还是文字，必须如实地反映客观事物。在内容上一定要实事求是，不允许凭想当然主观臆断，甚至故意说假话，编造假情况。在有些文体中可以使用的合理想象、夸张渲染等等典型化手法，在机关应用文中是严禁使用的。诗歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“会须一饮三百杯”；小说可以驰骋想象，写狐鬼神仙，太虚幻境；杂文可以把道听途说拿来议论一番。就连以事实为依据的通讯报导，