2018年黄山城建档案馆馆藏档案数字化加工（精选5篇）

第一篇：2018年黄山城建档案馆馆藏档案数字化加工

2018年黄山市城建档案馆馆藏档案数字化加工

项目要求

一、具体内容：

1、本次馆藏档案数字化加工总量为建设工程档案约38万页文档(A4、A3)，约3.6万张图纸(A2、A1、A0)，使用《黄山市城建档案管理系统》同步完成条目著录和电子文件挂接、案卷整理（组卷）。著录内容包括项目级、工程级、案卷级、文件级；并建立相应目录数据库和电子档案数据库。做到纸质和电子档案同档同号。本次须数字化加工档案的数量为暂定量，投标单位须在投标文件中必须明确单价，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。

2、工作内容：主要包括档案著录、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验证、数据移交与提交、案卷整理、打印封面、打印卷内目录、打印备考表、打印档案盒脊背、装（换）盒、上架、刻盘、备份等工作。通过对馆藏档案进行数字化加工，建立档案全文数据库。

二、基本要求

1、项目完成全部工作任务时间不超过3个半月（从进场之日起）；

2、投标单位应提供详细的数字化加工工作流程和技术措施，为保障质量和规定的时间内完成项目的组织措施要有保障，进场除满足工作需要的各类设备（特别是大图扫描仪）外，还必须有充足的人员配备，及相应的熟练员工，工作途中不得随意更换工作人员。

3、中标单位在中标后应缴纳5000元合同保证金。

4、中标单位在中标后5天内签订合同，合同签订后15天内安排人员进场进行施工，逾期视为自动放弃，采购人可重新组织本项目招标或由第二名顶替，并没收其履约合同保证金。

5、中标单位在履行合同过程中不服从采购人管理或故意拖延施工日期的，采购人可终止合同执行，其履约合同保证金不予退还上交市财政。采购人可重新组织本项目招标。施工单位自身原因导致施工日期超过合同约定的，超过日期按200元∕天标准从工程款中扣除误期赔偿费。

6、投标人须在投标文件中按档案数字化加工时的文档资料（A3及以下）和图纸（A2及以上）两档分别报单价，条目录入不另报价，折算进数字化加工中，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。

三、项目工作地点：

项目工作地点：工作的场地由业主方提供。工作环境布置、所需设备、所需软件以及所需全部耗材均由中标商自备。

四、数字化加工要求：

基本流程：档案出库、档案加工、档案著录、档案校验、档案入库等。（1）档案整理：按照《建设工程文件归档规范》（ＧＢ／Ｔ５０３２８－２０１４）并结合黄山市城建档案要求执行。主要是对准备扫描的档案资料进行核对、并对少部分整理未达标的档案资料进行规范整理后再扫描。对影响扫描质量的装订物（如订书钉、别针、其他固定器具）要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件及其顺序。

（2）档案扫描：根据档案幅面的大小(A0、A1、A2、A3、A4)选择相应规格的专业扫描仪进行扫描。扫描分辨率符合《纸质档案数字化技术规范》要求，文字页200dpi、图纸300 dpi、照片400dpi，生成文件为JPG、TIF或PDF格式。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。以A4页面为标准，平均每页文档存储大小控制在40KB以内或适度大小。在扫描过程中对于老旧资料及有破损的资料要进行裱糊作业。目录数据（案卷目录及卷内目录）与扫描图像要形成100％正确一一对应关系。每个页幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。

（3）图像处理：保证扫描文件的高质量、高清晰度，通过专业的数字图像处理软件对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行整体去污和局部去污处理，图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。做到图像清晰、页面完整、不歪斜、无变形、无黑边，色彩还原逼真，达到国家档案数字化标准要求。

（4）档案著录：按照《城市建设档案著录规范》、《黄山市城建档案管理系统》及招标方要求进行著录，著录满足《黄山市城建档案管理系统》的规定差错率不得大于0.1%。（注：对于复印件要在备注中标注“复印件”字样）

（5）数据迁移：要求投标单位自行准备数字化加工系统，且加工后的数据能够与《黄山市城建档案管理系统》进行对接。中标单位负责将数据迁移到《黄山市城建档案管理系统》中，且保证数据准确率达到100%。

（6）打印要求：打印案卷封面、备考表、案卷目录、文件目录、脊背要符合《建设工程文件归档整理规范》和黄山市城建档案馆具体标准的格式要求。

（7）保存备份：文件制作、保存等应符合城建档案行业标准和要求，要便于和《黄山市城建档案管理系统》对接。将扫描信息刻录到光盘上，一式三份。拷贝到移动硬盘上一式三份（移动硬盘由我馆提供）。必须包含文件信息和目录信息。同一项目信息不跨越两张光盘或移动硬盘。必须打印封面，封面上体现盘内内容、制作时间、编号、文件类型。在刻录完成后，与档案实体进行比对，以确保数字化档案文件准确无遗漏。

（8）档案扫描后需原样恢复，按原来顺序，校对整理后返回归档。（9）档案案卷移出、移进、整理、著录、扫描等均按项目或单项工程为单位按顺序逐步完成，规范实施。

（10）以上所列未尽事宜，一切参照相关国家标准和规定执行。

五、项目技术要求： 严格遵守并达到国家标准：

《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2001）《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-201４）《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）《城市建设档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）《城建电子档案元数据标准》（CJJ/T187-2012）《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）《磁体载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）

《电子政务业务流程设计方法通用规范》（GB/T19487-2004）《数据元和交换格式.信息交换.日期和时间的表示法》（GB/T7408-1994）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1～2-1999）《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》（GB/T17679-1999）《CAD电子文件管理》（GB/T17825.1～10-1999）《纸质档案数字化技术规范》（DA/T-31-2005）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《安徽省城建档案信息化建设标准》（DB34/T1014-2009）

六、质量与验收要求

1、按单体工程（每栋楼）为管理单位在《黄山市城建档案管理系统》中完成著录工作，著录内容要求准确、齐全，著录完成的数据，需要通过内部移交的操作，进入采购人所提供的《黄山市城建档案管理系统》进行验证，城建档案馆将按照错误率不能高于0.1%标准抽验。

2、为保证档案电子文件的清晰，原文原貌的特性，要求在扫描进行加工时，根据原始档案纸张纸质、底色、薄厚程度等因素合理设置扫描分辨率。扫描图像使用通用格式，保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。

3、扫描完成后，须通过《黄山市城建档案管理系统》著录的目录数据进行一一对应挂接。确保扫描图像与案卷目录、文件目录100%挂接正确。同时应按单体工程（每栋楼）为单位及时对扫描数据进行备份。

4、档案扫描完成后，要进行细致认真整理。更换封面、卷内目录和备考表。

七、安全及管理要求

1、本项目要求中标单位将人员和设备全部安排到招标方指定地点进行工作。

2、中标单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。

3、中标单位必须每周主动向招标方汇报工作情况和进度。

4、中标单位应负责对员工的消防安全知识进行培训。

5、中标单位需确保加工场所卫生干净，对于废纸的处理方式因遵循只进不出的原则。

6、在加工过程中遇到问题应及时向我馆报告，不可擅自处理。

7、扫描人员严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及黄山市城建档案馆的有关规定，认真做好扫描档案的保密和保护工作。

八、其它

1、中标单位应为采购人代为培训2名人员，使其熟练掌握档案数字化加工全部过程及操作。

2、中标单位需提供免费售后服务，一年内发现电子档案质量问题，负责免费上门修正错误，在收到我方需求后，应在3个工作日内响应并解决问题。

3、本项目投标报价应含安装调试、运输费用、检测、验收税费等及其他费用。投标报价为最终报价。

二〇一八年六月十二日

第二篇：综合性档案馆馆藏档案数字化鉴定探讨

【正文】

近年来，随着信息技术的广泛应用，一些档案馆开始实施数字档案馆计划，或开始对部分馆藏档案进行数字化处理，以便为今后实现档案全文信息络化查阅作准备，但馆藏数量较大的单位很快都遇到了一个棘手问题：挑选什么档案进行数字化？在确定将某一全宗档案进行数字化时，又面临是否将所有档案部进行数字化的难题？在对馆藏档案进行数字化时，面对着庞杂纷繁甚至“鱼龙混杂”的档案，大家不约而同地感觉到面临一个新的课题：档案在进行数字化前的鉴定。当今之际，档案数字化，虽同高科技、高投入相伴随，但一旦形成共识，摆上日程，其经费和设备等问题似不难解决，然数字化鉴定，却不那么容易，它政策性强，又是劳动和知识密集型工作，至今尚缺乏明确的指导理念，弄得不好即成为数字化的“瓶颈”，拖了档案数字化进程的后腿。因此，从某种意义上来说，档案数字化鉴定能否顺利开展，关系到档案数字化的进程，并最终影响档案信息社会化的实现。现笔者根据近来对此问题的研究和思考。提出一些管见，与档案界同行探讨。

一、数字化鉴定的目的馆藏档案数字化，是近年来随着信息技术的飞速发展，档案界为实现档案数字化管理和建立数字档案馆而提出，主要在馆藏档案数量具有一定规模，其档案利用具有较大发展空间，物质基础和技术条件又较好的省、市一级国家综合档案馆，以及一些发达地区区、县一级档案馆进行。这是一部分国家综合性档案馆顺应社会信息化的发展趋势，在实行档案资源信息化过程中采取的一项有力措施，其意义十分深远，它不仅能使通过计算机终端查阅档案全文成为现实，也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机络向不同层次的和利用者提供远程档案信息查阅服务成为可能，由此根本性地改变传统的档案查阅方式，为档案信息资源广泛方便地为社会所用开辟一个十分广阔的空间。由于数字化档案从实体档案经过数字化处理到能够以数字方式提供利用，特别是远程利用，其中包含较高的制作和运营成本，因此要求提供利用的数字化档案具有相当的“质量”，也就是说被提供的数字化档案不能停留在原始和粗框状态。为了解决提供利用的数字化档案的“质量”问题，档案在进行数字化之前需要进行鉴定的问题很自然地被提上议事日程。与此同时，公开和通过络远程提供利用的数字化档案，要求其内容必须是适合向社会公开的，因此在档案进行数字化前进行划控鉴定也是必然之题（已经经过开放鉴定的例外）。一般来说，国家综合档案馆馆藏档案的基础状况，包括每个全宗内档案构成的合理程度，每个案卷的组合质量，参差不齐，有一部分档案组卷质量很高，十分精练简洁，卷内每份文件都具有实质性内容，很说明问题，如果从中剔除任何一份文件，都会感到整个案卷会产生缺陷，对于具有这样质量的档案，除了是否适合向社会开放的因素需要考虑外，显然对其进行数字化是无需再进行鉴定的，但实际上在馆藏档案中能够达到这种标准的档案很少，特别是上个世纪70年代以前形成的档案，由于历史的原因，这些档案的基础状况多数很不理想，常常是“鱼龙混杂”，有价值的文件和毫无价值的文件夹杂在一起，对于这样的档案进行数字化，必须在事前进行鉴定，通过鉴定，剔除那些无关紧要或毫无价值的文件，留下反映历史过程本质的材料，从而使数字化的档案是“货真价实”，真正具有参考和研究价值，能够派用处的档案，从数字化档案主要着眼于提供“精品”档案的要求出发，档案在数字化之前进行的鉴定有别于传统的档案价值鉴定。也不是单纯为了解决开放而进行的开放与否的划控鉴定，它是一种综合性鉴定，既包含对开放鉴定做拾遗补缺的工作，更承担着“去粗取精”、存真留实的责任，其目的就是通过鉴定，提供组合精练、内容充实、没有“水分”的原始档案进行数字化，从而保证了对档案进行数字化处理的高投入能够得到高效率的应用。

二、数字化鉴定的原则

为了确保能够将容量密集、基础状况良好、组合科学的馆藏档案进行数字化，必须对馆藏原始档案进行鉴定，在此基础上筛选出可以和应该进行数字化的档案，根据目前已经开展的数字化鉴定的实践，一般而言，在具体进行档案数字化鉴定时应该遵循以下几个原则：

1.精炼原则 数字化档案从档案的原始状态到能够远程提供查阅的数码状态，期间要经过数字化扫描、数据存储整理和相应检索关系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技术支撑，在此情况下，为了使这些工作更具有价值和体现效益，要求提供数字化的档案必须有比较密集的容量，精炼原则即从这一目标出发，要求鉴定人员在进行鉴定时贯彻精炼思想，剔除重复件和无价值的文件，挤掉案卷的水分，特别是对于那些原来臃肿庞杂的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些无关紧要和可有可无的文件，使经过鉴定后的档案组合非常精炼，最集中地反映历史活动的真貌。从挤掉案卷的水分来说，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最为典型的例子。当然如果从深层次的专题研究需要出发，某些利用者会认为一个文本的草稿、修改稿、打印稿和正式颁发稿虽然主体内容相同，但在细节上存在差异，因而都具有重要的价值，因为它们从不同的侧面记录和反映了某份文件的最后形成过程。我们并不完全否认这样的看法，但是认为在通常的档案利用群体中，像这样很专业的利用者毕竟是少数，如果都按照这样的要求来进行数字化，则数字化档案的数据库容量将因此扩大几倍，其制作和运营成本也相应提高，而在大多数情况下，仅仅利用正本即能满足利用者的需要，因为文件的正本反映了最基本最主要的历史状况。从进行数字化投入产出的策略考虑，我们显然不能为了个别利用者的特别需求而作几倍的投入，何况原始实体档案依然存在，如果确有需要，利用者还可以专门查阅原始实体档案，以解决其特殊的问题。由此可见，精炼原则主要是从减少数字化成本出发，同时也是从绝大多数利用者的利用需求出发，并不包括满足个别利用者的特殊需求，2.存史原则 提出和要求贯彻精炼原则，其目的是为了使经过数字化的档案消除臃肿，去除水分，构成精炼，而并非为了单纯地达到精炼而将一些有价值的文件也抛弃，为此提出存史原则。这一原则的含义，可以理解为剔除文件时应以是否违背存史作衡量，也就是说，当如果剔除某份文件，是在剔除某种重要的历史记录，从而使某一重要历史情况或细节由此消失，那么对这种剔除必须作慎重考虑。我们在数字化鉴定的实践中遇到过这样的情况：在鉴定某一市级机关档案时，有人将区级机关上报的区情甚至基层情况的文件认为是“水分”，主张将其剔除，其理由一是此类文件在相应的区级机关的档案中会有保存，二是区情乃至基层情况不属于市级机关档案应反映的重点。但是按照存史原则，上述文件恰恰十分真实地记录和反映了当时特定背景下基层所发生的一段生动的历史，对于利用者直接了解这一历史时期的相关历史是很重要的材料，尽管此类文件在区级机关的档案里很可能也保存着。存史原则要求在进行数字化鉴定时不能一味地为精炼而精炼，还必须谨慎考虑不能将那些记录和反映生动的历史过程和历史真实的文件作为“水分”挤掉，从某种意义上说，存史原则也是对精炼原则的制约，贯彻存史原则能够防止因贯彻精炼原则的过头而把那些确实反映历史真实的文件也精炼掉。

3.利用优先原则 这一原则在很大程度上适用于数

字化鉴定的组织实施工作，但其核心思想也适用于数字化鉴定的具体操作。所谓“利用优先”，即将利用者的要求和想法放在首位，用通常的话来说，就是“急利用者所急，想利用者所想”，在进行数字化鉴定时，也必须贯彻这一原则。数字化鉴定，从某种意义上说，是按照一定的原则和要求，对原始档案进行一番筛选，利用优先原则要求在进行这种筛选时必须从利用者出发，充分考虑利用者的需要，也就是说，应该设身处地地从利用者角度出发。来进行这种筛选，保留对利用者切实有用的文件，剔除对利用者无用的文件，按照这样的要求，由数字化鉴定进行的筛选，其结果既减少了投入，降低了成本，同时丝毫不会损害利用者的利益，反而因为提供了浓缩的档案而节省了利用者的查阅时间，当然这里所说的利用者利益，是普通的和一般的利益，并不包括个别的特殊的要求。由于档案实现数字化所需要的巨大投入，决定了其考虑能够满足的利用者的需求只能是普遍的和一般的。

以上三项原则，可以说是三位一体，密不可分，即在贯彻精炼原则时不可不兼顾存史原则和利用优先原则，而在贯彻存史原则时也不能舍弃精炼原则，在考虑利用优先原则时当然也不能违背精炼原则。在数字化鉴定的实际操作中，只有对此三项原则作通盘考虑和综合应用，才能确保数字化鉴定具有相当的质量，达到预期的效果。反之，则可能顾此失彼，或重精炼而忽视存史，或重存史重利用优先而达不到精炼的结果。

三、数字化鉴定工作的策划和组织

由于馆藏档案数字化鉴定是一项新的业务，技术要求高，难度大，又缺乏实践经验，除了上述鉴定原则的切实贯彻，其策划和组织工作十分重要，在某种程度上，科学策划和周全组织，是保证数字化鉴定能够按照预定的目标进行并取得成效的关键。

1.数字化鉴定工作的策划 数字化鉴定工作的策划主要包括对首选拟进行数字化档案的考虑和确定、拟进行数字化鉴定档案基础状况的调查、鉴定重点的把握等方面。由于档案数字化进度按页计算，一个综合性档案馆在馆藏档案数字化方面要达到规模效应.哪怕是占馆藏档案的10％或20％，都需要经历一个复杂而漫长的过程，因此在实施馆藏档案数字化时必须在对馆藏档案进行调查的基础上制订出数字化计划，挑选出急需进行数字化的全宗。

第三篇：衢州市城建档案馆档案数字化加工项目初步方案

衢州市城建档案馆档案数字化加工项目初步方案

衢州市城建档案馆现有馆藏档案约5万卷，存储介质主要是纸张，辅助的存储介质有磁带、照片、光盘等。随着时间的推移，馆藏档案的剧增，馆藏档案面临着老化、破损、腐蚀、磁化及盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护困难等问题。为有效保护档案，提升档案科学化管理水平，增强档案资料的可读性、可视性、安全性及重复可利用性，强化公共服务能力，我馆开始启动数字档案馆建设。我们计划对馆藏纸质档案进行数字化，同时，将档案数字化加工信息数据导入档案综合业务管理系统运行。通过数字档案馆建设，促进档案信息化建设，增强公共服务能力，提升档案现代化管理水平，提高档案工作效率，确保档案的永久存储和安全保管。然而，作为衢州信息化工作重要组成部分的档案信息化，由于受到资金投入的限制，我馆档案实体管理仍处于传统的管理模式，现有的水平难以解决档案实体安全、档案出入库登记、盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护等的问题。

档案数字化建设是档案系统深入落实科学发展观，适应时代发展要求的新举措。为更好的推动我馆信息化及档案基础业务工作的扎实开展，根据上级部门的有关精神和本馆数字档案馆业务建设需求，现决定启动衢州市城建档案馆第一期档案数字化加工建设项目。我们将通过实施档案数字化加工项目推动以下几项工作的开展：一是加强档案实体安全体系建设，更好地贯彻实施档案登记备份战略；二是提升档案科学化管理水平，为社会提供准确、便捷服务；三是通过对破损档案的抢救和修复，尽可能地延长档案使用年限；四是通过对馆藏档案的整理，为档案馆达标、复检、升级等做好基础性工作；五是通过完善档案著录内容，为编研、挖掘、链接、跨库检索等技术的实现提供支撑；六是通过开展档案划控、鉴定、开放工作，实现档案信息安全的共建共享；七是通过建立科学的档案实体信息化管理机制，解决馆藏档案剧增、社会查档频繁、工作人员严重不足而带来的档案出入库登记、盘库、统计、流转、利用、实体档案安全等问题，也为数字档案馆建设奠定良好基础。

我馆拟委托专业公司以服务形式，对2008年以来移交的2412套建设工程竣工档案进行前整理、数字化加工、划控鉴定；破损档案修裱；6万个档案卷盒的采购和更换，卷盒、卷内目录和备考表的制作打印等。通过数字化加工建立案卷级、文件级和编研级目录数据库、全文图像数据库、专题数据库和多媒体数据库，并制作成符合标准的三种六套成品数据磁带，同时，进行与磁带数据相对应的硬盘数据备份保存。具体加工数量和经费结算根据项目结束验收后的实际数量进行决算。

一、档案数字化加工内容

项目加工内容主要包括：档案登记和前整理；拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷级和文件级条目著录（要求一稿双录双校)、目录建库；档案卷盒的采购与更换、盒内卷内目录和备考表制作打印；修补破损档案；档案扫描、图像处理、图像存储、影像编辑(看图著录)；印刷体文字OCR识别；光盘、磁带和硬盘的成品数据制作；纸质目录册制作；数据备份、导库、成果管理；档案还原装订、入库；档案解密划控鉴定、整个项目质检等各项工作。整个项目实施过程中需要的配套软件、设备及耗材，由外包服务公司提供。各项工作环节内容及要求如下：

（一）档案整理

在扫描之前，要求投标方对待加工档案实体进行前整理，包括对案卷内情况进行登记、扫描文件选择、拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷级和文件级条目著录（要求一稿双录双校)、目录数据校对、补录、目录打印和建库；档案卷盒更换、盒内卷内目录和备考表制作打印及目录册打印装订等工作环节。

1、档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，并建立《借用档案审批单》、《归还档案登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。

2、对案卷封面上的案卷题名、编制单位、保管期限、形成时间、密级等书写是否规范，前后是否统一；档号、流水号是否正确，有无空号、重号现象；是否已按规定进行划控；卷内文件页数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录不一致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆卷、分件、排序、标页、拟标题等。

3、检查和修正卷内缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、褶皱不平、装订压字等现象，并加以记录，通过对档案的整理和规范著录，实现对案卷查阅利用、编研、统计、密级、划控等科学管理。

4、按要求区分同一案卷中的扫描件和非扫描件，并建立扫描件与非扫描件区分标识，同时在《纸质档案前处理工作流程单》上注明需扫描文件的起止页码、纸张大小和数量、是否需要OCR识别等，为提高扫描效率做好基础工作。

5、为提高数字化产品质量，档案数字化时允许拆卷，但拆卷时必须在保护档案不受损害的前提下拆除装订物（档案内的成册资料不拆卷）。

6、按照国家档案局《档案修裱技术规范》等修裱技术要求，根据档案破损情况的不同，制定档案修裱方案，采用专业修补、托裱技术，对档案进行抢救和复原。

（二）档案解密、划控和开放鉴定

1、根据《中华人民共和国档案法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》、《浙江省实施<档案法>办法》、《浙江省档案馆管理规定》等要求，按照档案的密级不同、利用对象不同、馆内馆外不同和网内网外不同等，制订具有清晰、科学、合理、可行的解密、划控和开放鉴定解决方案和标准。

2、根据解密、划控和开放鉴定解决方案和标准，提出“技防”和“人防”的解决措施，确保解密、划控和开放鉴定工作的有效、安全和顺利实施。采用档案解密和划分控制专业软件和专业人员在对档案内容进行鉴定的同时，要对每份文件做出具体标识，并将每份文件的鉴定结果与目录数据相衔接。

（三）档案扫描：

1、扫描设备要根据档案幅面的大小（A4、A3等）和纸张状况，选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。扫描方式原则上采用平板扫描仪或专业不拆卷非接触光源扫描仪扫描，禁止采用滚筒式或搓纸型扫描仪进行扫描。大幅面档案采用大幅面数码平台。

2、扫描模式，要求对所有纸质档案均采用彩色模式进行扫描。

3、扫描分辨率要求，全文字档案扫描分辨率为 300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

4、根据前处理单，认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，核对每份文件题名、实际扫描页数与档案整理时填写的文件题名、页数是否一致，如有不一致情况应注明具体原因和处理办法。

（四）图像处理

1、应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁黑边（不许裁档案图像内的白边）、排序等处理，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，图像整体倾斜小于3度；数字化产品封装前后页面大小一致，前后两份文件大小一致；所有数字化产品背景色一致；文件排列顺序正确。

2、除手写稿外，应采用“尚书”、“清华文通”、“汉王”等先进的文字识别软件，将扫描合格的印刷体文件（正式发文）电子图像,进行全文OCR图像识别和双层PDF数据的制作。双层PDF数据的图像版式必须保持和档案的原貌一致,双层PDF文本数据应无乱码和非法字符，能形成规范的DOC文本文件,文本识别准确率要求达到95%以上。

（五）图像存储

1、存储格式。所有档案形成的图像文件采用单页TIFF彩色格式存储，选择LZW压缩模式。纸质形成的TIFF格式电子图像文件经OCR识别后再形成对应的双层PDF文件(封装的数字化产品采用双层PDF格式,一层为电子图像,一层为OCR识别的TXT文件。封装后图像不失真，打开方便并可快速浏览）。

2、图像文件命名。每一份双层PDF文件以相对应的档号命名，单面TIFF的命名，是以文件夹命名，文件夹命名应与文件级目录中的档号命名相一致，文件夹内单页图像应以8位流水号命名。图像命名排序不得出现颠倒、缺页、重页或错页等情况，命名差错率控制在万分之三以内。要求档号（数据编号）、扫描页码与电子目录页号的一致性和扫描图像的排序与档案原件的准确率达到100%。

（六）目录建库

1、根据《档案著录规则》（DA/T18）的要求，建立案卷级目录、文件级目录、全文电子图像、档案实体、硬盘备份之间的有效关联，并形成案卷级、文件级和专题目录数据库。要求条目著录合格率达到99.9%以上。

2、为保证著录数据的准确率，中标单位必须提供双机双录及校对软件，条目著录必须采用“一稿双录，人机双校、看图著录”的方式进行，做到目录数据著录的同时做好校对和图像挂接的准备工作，并按照衢州市城建档案馆的要求进行各类卷皮、案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库，著录条目与对应图像文件挂接正确率要求达到100%。著录字段最终由衢州市城建档案馆确定。

3、目录数据在图像文件夹外单独存储，成品数据能导出DBF、EXCEL、XML和TXT格式进行保存。中标单位必须按衢州市城建档案馆要求，负责将数据导入衢州市城建档案馆综合业务管理系统。同时，需对数据库进行优化，确保数据正常运行，并制作成品数据光盘单盘调阅检索系统，为快速检索和利用提供数据基础。

4、为保证目录数据的正确性，中标单位应建立目录数据库管理系统日志，记录旧数据修改与新增过程，并向衢州市城建档案馆提交一份纸质或机读著录清单，标明与原有馆藏电子/纸制目录修改的项目及内容，以备数据验收时查验。

5、档案装订时，要求按照档案整理规范验收后的成品目录（原纸制目录仍保留）打印卷内目录，加工完成验收后中标单位应向衢州市城建档案馆移交光盘电子目录两套（含案卷级目录和文件级目录）和纸质目录册两套。纸质目录册制作要求纸张挺括（用120克铜版纸打印），排版规范,字迹清晰。打印采用黑白模式。纸质目录册案卷封面按照衢州市城建档案馆要求设计制作，并用120克以上铜版纸印制。

(七)后期整理装订

1、在完成扫描后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订痕迹进行，不可更换装订位置；遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以下边缘对齐；装订需采购专业装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除；保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不准出现涂改的现象。

2、在衢州市城建档案馆确认的情况下，采购和更换6万个2公分档案卷盒，并按要求在档案卷盒封面上填写相应内容。

(八)数据挂接

数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为合格后，按照衢州市城建档案馆所采用的档案综合管理系统的技术要求，通过专业批量挂接软件，比对、剔除重复件，实现图像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速挂接；实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，并加入对应的电子地址信息等。要求档号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%。

外包服务公司需对上述加工内容和要求提出具体处理流程、具体技术方案和保证措施，并在档案数字化加工管理系统中实施经确认的技术方案。

(九)数据备份

加工数据验收合格后，外包服务公司要采用在线和离线相结合的方式对数据进行备份。

1、在线备份。数字化加工后的档案数据，需完全符合衢州市城建档案馆档案综合管理系统的业务要求，做到无缝衔接，并将档案数据完整准确地装载到该系统中。数据经测试运行正常后，将目录数据和数字化加工成品数据导入到磁盘阵列等存储介质载体，以双层PDF数据格式实现在线存储备份，保证档案的安全利用。

2、磁带备份。完成数据验收后，要制作六套成品数据磁带。所有数字化加工成品数据磁带在验收后移交给衢州市城建档案馆备份。同时，提供的单盘调阅数据磁带应具有提供目录查询、图像浏览、图像放大、缩小、旋转、打印等功能。

3、硬盘备份。移动硬盘采用单个1T以上容量的正版爱国者或朗科品牌。每完成一个批量的数据验收后，将单页TIFF格式/LZW压缩格式数字化加工产品、已封装的双层PDF数字化加工成品以硬盘备份方式移交衢州市城建档案馆保存。

4、备份登记。加工人员要认真填写数字化备份管理登记表单，对于所有磁带和硬盘进行管理与记录。每批加工数据移交档案馆验收后三日内，加工企业服务器上的已经移交档案馆验收合格的电子数据必须在衢州市城建档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批数字化加工在监管系统上的监控记录。

5、数据检验。使用省档案局开发的“数字化成果质检软件”对所有数字化成品数据（目录、图像、路径、磁带、硬盘）进行成品检测，检测结果必须与衢州市城建档案馆数字化加工技术标准相符合。

（十）档案归还

在数据验收合格后，对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷内文件颠倒等情况，要重新进行处理和无条件整改。归还每批实体档案时，提供每批档案扫描加工流程汇总报表和工作日

志表，随同实体一起交接，并做好移交记录。

二、验收要求

（一）档案前处理质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对档案前整理质量进行验收，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，抽检合格率在95%以下，提交验收的档案前整理成果全部发回重检，直至达到验收要求。连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。

（二）图像扫描和目录建库数据质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对图像扫描和目录建库数据进行验收。其中：①档号、总流水号、选择扫描的页码与电子目录的张页号的一致性和扫描图像的排列顺序与档案原件的准确率要求达到100%，如发现一条错误,图像数据全部退回重检。②条目著录合格率要求达到99.9%以上（含99.9%）予以验收通过，如抽检合格率在95%以下，提交验收实体和数据全部发回重检。③其它数据抽检合格率要求达到95% 以上（含95%）,如抽检合格率在95% 以下，提交验收实体和数据全部发回服务公司全面自检，直至达到验收要求。以上质检连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。

(三)档案数据挂接验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对数据挂接进行验收。要求档号、总流水号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%，如发现一条数据错误即视为“不合格”，退回重检。其他数据项合格率要求达到99%以上（含99%），如抽检合格率在99%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。

（四）档案实体验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对档案实体进行验收。档案实体验收必须按档案数量、文件状况、卷内文件目录、页数、顺序、备考表、装订等进行逐卷检查和清点，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷内文件颠倒、装订不符合要求等均作为差错，要求重新处理，合格率要求达到100%。检验合格率要求在99.9%以上；抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案全部发回全面自检，直至达到验收要求。

（五）以上每个环节的成果检验均要做好验收记录，并认真填写《档案数字化质量验收登记表》一式三份。

三、质量保障要求

（一）成立档案数字加工项目组。外包服务公司入驻衢州市城建档案馆之前，应成立项目组，指定项目负责人，项目负责人必须是公司级负责人，参与数字化加工的工作人员应是正式员工或签订三个月以上劳动合同的员工。工作人员进场后，必须将身份证、岗位证书、用工合同及相关证件的复印件交衢州市城建档案馆审核保存。工作人员如有变动，应以书面形式及时向衢州市城建档案馆报告备案。

（二）建立健全管理制度和业务操作规程。外包服务公司应提供档案数字化加工具体实施技术方案、项目实施计划、项目操作标准、数字化加工管理流程、人员管理制度、安全保密制度、质量保障措施、售后服务承诺等一系列严格的规章制度。

（三）外包服务公司必须建立严格的质量检测体系，提供专业的质检软件，设定加工程序中的每个质量检验环节，指定专人负责整个产品加工的质量检验工作。

（四）建档制度。外包服务公司应及时对加工过程中产生的文字、图表等文件进行整理、汇总，装订成册。在项目结束时，将全套档案原件随同光盘、硬盘一起移交衢州市城建档案馆。

四、安全保密要求

（一）档案数字化加工要严格按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》等国家规定、规范、标准开展。

（二）档案数字化加工必须在指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。加工现场和临时库房配备多路无死角的录音视频监控等专用设备，视频监控录像数据留存六个月。

（三）进入加工现场的计算机等设备要做好相应的保密措施处理。封闭所有计算机存储设备外围接口，数据存储服务器不得与其他部门共用，计算机硬盘不得带离加工现场。项目结束后,服务器上保存加工数据的硬盘必须拆除,交给衢州市城建档案馆处理。涉密文件应安排专用扫描仪，并指定专人负责扫描，单独刻盘和备份。

（四）参与项目加工的工作人员要签订保密协议。为确保档案实体和信息安全，杜绝事故发生，工作人员必须持证进入加工场所。严禁工作人员私自复制、传播档案信息；严禁工作场所使用与工作无关的手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等；严禁携带任何火源、食品、液体等进入加工场所。

五、售后服务

（一）售后服务期限：项目验收交付使用后，外包服务公司要提供三年免费质量保证和售后服务。

（二）售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，外包服务公司24小时热线响应。接到电话要求后,必须在6小时内到达维护地点，以保证数据的安全运行。

第四篇：馆藏档案的数字化

档案数字化是档案管理过程中一场深刻的革命，在石化集团公司对各单位“广泛应用数字化、网络 化技术，加快档案信息化建设步伐，建设数字化档案馆”的要求下，我馆作为试点单位，开始了建设数字档案馆的摸索。馆藏档案数字化是建设数字档案馆的基础和前期工作，是组成数字档案馆的主要资源。为了实现数字资源的共享和统一利用，同时也为了保护档案原件，将现有档案进行数字化加工势在必行。

一、目前档案数字加工面临的问题

1、数字化对象数量庞大、类型多样

中原油田档案馆是油田档案资源的管理服务中心，伴随着油田的勘探开发和生产建设，形成了大量的档案资料。目前库藏纸质档案约230多万卷，录音录像档案14305盘，照片档案56116张，底图640087张，磁带60512盘，光盘1329张，档案数量以每年10多万卷的速度递增。如果把目前馆藏档案全部数字化，将是一项经年累月的浩大工程。

2、档案数字化效率问题

在数字化流程的各个环节，都需要进行质量控制，而这就需要大量的工作时间为保障。以纸质档案为例，陈旧发黄的油印文件与现行的打印文件相比，识别率明显要低很多，已损坏的文件还需要修复处理，甚至有些文件识别下来并不会比手工录入快。

3、部门之间的协调问题

馆藏档案数字化工作是一项需要投入大量人力、物力和财力的工程，不仅仅是档案信息部门的事情，还会涉及业务指导部门、档案保管部门等。争取分管领导的支持与协调，才是馆藏档案数字化工作得以顺利进行的保障。

二、馆藏档案数字化的实施

1、做好档案鉴定工作，突出重点

由于我馆保管的档案数量庞大，档案的价值也各有不同，所以不可能将全部档案数字化，既浪费有限的资金，又会增加档案部门的工作量。因此，要根据馆藏实际情况，先进行档案价值鉴定，筛选重要全宗，突出重点，有选择地对馆藏档案进行数字化。第一，对档案馆中保存年代久远已濒临损坏的珍贵老档案进行数字化。第二，对具有长远使用价值且不方便用户反复翻阅的原件档案进行数字化。第三，对利用率高、需求量大的开放档案进行数字化。第四，针对主体服务对象，对具有油田特色的档案进行数字化。

2、细分档案数字化加工流程，严格控制精度

按照先公开后保密、先近期后 历史 的原则，分步开展数字化加工工作。以纸质档案为例，2000年以来的公文档案、数据库中未有的且利用率较高的勘探开发类档案、油田生产建设项目档案、局级科研档案进行全文录入。

①整理拆分：从档案管理员处填写《档案领取记录单》，并领取档案后，以件为单位拆除档案的装订线，区分出需扫描的档案材料。对档案进行整理，将其中夹杂的纸屑以及订书针等金属物全部去掉，对已破损的文件进行必要的修复，对于不清楚的文件资料在征得档案管理员的同意后进行素描，以保障扫描图像的质量。

在档案整理拆分过程中，对于破损的档案材料要做相应登记，在征得档案管理员的同意后，用透明胶从背面粘合。破损情况严重、无法粘合的，可用专用纸在背面托衬进行文件的修复；也可复印后扫描。

②档案扫描：档案经过整理后，将需要扫描的案卷交给档案扫描人员，纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好的档案采用高速扫描方式以提高工作效率。

第五篇：浙江省档案馆数字化加工验收办法

浙江省档案馆数字化加工验收办法

一、总则

档案扫描后形成影像数据及档案条目、全文数据的质量检查，采用人工校对的方式，对数据质量进行检查。核对图像是否按照《纸质档案前处理工作流程单》、《缩微档案前处理工作流程单》进行扫描，扫描页码是否完整、是否有漏扫；图像是否去污、纠偏；图像与目录的挂接是否准确；条目数据是否符合著录格式等，数据质量达不到标准要求的，应退回加工部门要求进行修改或重录。

二、条目数据

1、视档案及其条目数量的具体情况，以抽检的方式，以全宗内的目录为单元进行检查验收。

2、在一个单元内随机抽查5%的数据，对条目数量及其著录项目内容的准确性对照档案实体或前处理工作单，进行逐条检查。

3、核对的文件目录主要有档号、题名、责任者、时间、文号。

4、根据上述标准进行严格检查，其中，档号（数据编号）、选择扫描的页码、与电子目录的张页号是否一致的准确率要求达到100%，如发现一条错误，全部数据退回重检。其他数据项允许差错率控制在5%以内。

5、其他项目抽检合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收通过。如合格率在95%以下，要求录入方对此单元内所有条目进行逐条对照核对，同时停止档案发放，我方不提供错误数据。合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%

6、对检查情况认真填写《档案数字化质量检验工作单》。

三、图像数据

1、视图像数量的具体情况，以抽检的方式，对该全宗内的图像进行检查验收。

2、在一个单元内视数量情况，随机抽查5%的图像数据，对图像数量及其图像内容的准确性对照档案（照片）实体或前处理工作单，进行逐条检查。

3、图像应按规定的分辨率进行扫描，并以TIFF格式保存。图像色彩应符合规定要求。

4、对图像偏斜度、去污、失真度、图像方向等进行检查。图像倾斜度小于3度；图像方向端正（A3图像应旋转后保存），以符合阅读习惯。

5、图像黑边裁剪内边，居中保存。图像拼接后，原分散图像不保存。

6、文件夹的命名必须与条目档号（数据编号）相一致，准确率100%；扫描图像完整性（具体参照第7条）要求100%正确。以上二项项目如发现一条错误，退回重检，我方不提供错误数据。其他数据项允许差错率控制在5%以内。

7、图像完整性：不准缺页、漏页。由于操作不当，造成扫描的图像无法清晰识别或文件不完整、有小字条遮盖等，造成信息丢失，均视为废页，要求重扫。大幅面图像扫描后的拼接处理，以不遗失档案内容为准则，确保图像的整体性，拼接后的画幅应基本无痕迹。

8、图像排序要求：扫描图像的排列顺序与档案原件排序要求一致，对于原件排序错误,扫描中作出正确的调整,应在处理单上注明,否则作排序错误处理，退回调整。

9、其他项目抽检合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收通过。如合格率在95%以下，要求录入方对此单元内所有图像进行逐条对照核对，同时停止图片档案发放。合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%。

四、全文数据

全文录入以扫描或直接录入为主。需要扫描后识别的全文，分辨率必须大于300dpi，扫描识别软件必须是“清华紫光”、“尚书等先进的文字识别软件。全文数据库的抽检率为5%，合格率为95%。如识别后文字用于后台检索用，合格率为90%。文字识别后以TXT格式保存，并进行粗校对。

五、档案整理

档案整理：扫描之前，应在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物（资料及档案内的成册材料不能拆），按浙江省档案馆所提供的《纸质档案前处理工作流程单》的要求区分 扫描件和非扫描件，并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等）；扫描完成后，拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。所有的档案卷内目录均进行打印，并装订到案卷最前面。卷皮破损严重的，需要调换卷皮，并按原卷皮上内容，抄写在新卷皮上。旧卷皮需全部交还档案馆。

档案验收：档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、掉页、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。

六、光盘刻录

光盘刻录前，由信息科技处进行数据的技术检验，并出具检验报告。光盘必须确保在无病毒的条件下进行刻录。刻录前必须先对每盘光盘质量进行检验，光盘自检数据超过90%以上，此光盘才能刻录数据；数据刻录后必须封口，制作成只读光盘，不允许以后添加文件；光盘刻录后必须进行数据校验。光盘品牌应为优质产品，且在省档案馆认可之下才能刻录。

七、光盘移交与接收

检验合格后的光盘，按甲方提供的光盘号编号，同一案 卷和同一份文件，不得跨越二片DVD片号。光盘封面与封底需使用浙江省档案局提供的专用页面，并在相应的页面注明光盘内数据的信息。光盘交接时必须出具光盘流程单。

光盘移交档案馆后，接收人员必须对每盘光盘进行严格检查。检查内容包括：光盘病毒的检查；对光盘内的文件夹进行抽查，确保文件夹能打开；光盘刻录后必须封口，确定光盘不能再添加数据；最后检查光盘的外观，不能有划痕、磨损等现象。

八、检验人员职责

1、质检人员必须由省馆在职干部或聘任人员担任。

2、质检人员必须做到坚持原则、认真负责、秉公办事、耐心细致。

3、质检时要严格按照前处理工作单和质量标准进行检查。认真详细地填写质检记录，并签名负责。

4、验收必须严格登记，验收人员签名确认。所有验收单都需归档，同时作为省馆发放档案、接收数据和经费结算的凭证。

质量检查工作程序

一、目录数据质检

1、目录排序：根据档号（数据编号）进行排序，确定档号100%正确。

2、核对页数：扫描页数是否符合《纸质档前处理工作流程单》注明的页数。

3、目录补录：对照档案实体与《档案前处理目录补录单》，核查题名、责任者、时间、文号、张页号等的正确性。

4、核查是否根据《纸质档案前处理工作流程单》、《缩微档案前处理工作流程单》进行全文OCR识别。

二、图像数据质检

1、数据编号排序：根据数据编号进行排序，确定数据编号100%正确。

2、图像的完整性：包括缺页、漏页、不完整等，确定图像100%完整。

3、根据《档案数字化质量检验工作单》对图像的检验项目，逐项填写。

三、缩微

1、数据编号排序：根据数据编号进行排序，确定档号100%正确。

2、图像的完整性：包括缺页、漏页、不完整等，确定 图像100%完整。

3、对照《缩微档案前处理工作流程单》的要求，核查缩微号的正确性。

4、扫描页数是否与《缩微档案前处理工作流程单》相符，不需要扫描的页数是否删除。

5、补拍内容是否插入正文；OCR有无识别。

6、其它项目按《缩微胶片扫描质检单》逐条填写。

四、纸质档案验收

1、以案卷为单位进行清点，案卷应如数收回，不许缺卷。

2、检查案卷装订整齐，案卷内文件是否完整、准确；核查文件是否漏页、倒装、破损、顺序错误、脱页等情况。

3、双方签字确认。

附:《档案数字化质量检验工作单》

《目 录 补 录 检 验 单》

2006年5月25日