深圳市城市建设档案馆城建档案整理质量标准

第一篇：深圳市城市建设档案馆城建档案整理质量标准

深圳市城市建设档案馆城建档案整理质量标准

为进一步规范我市城建档案整理工作，提高档案管理标准化、规范化水平，依据国家有关科技档案管理规定和业务规范，制定本标准。

一、组卷原则和方法

工程准备阶段文件和竣工验收文件由建设单位在项目基础上集中整理组卷，大型市政项目可按工程阶段或文件类型分批整理组卷，分片区开发的房建项目可按备案批次整理组卷。监理文件由监理单位以监理合同为单位组卷。施工文件和竣工图由施工单位以施工合同（含专业分包合同）为单位整理组卷，其中施工技术文件应按工程专业或单位工程、分部分项（单元）工程的划分系统编排。试验报告、大宗原材料合格证等共用文件可集中组卷，也可随主要的工程专业或单位工程、分部分项（单元）工程技术资料组卷；共用文件所涉及的其他工程专业或单位工程、分部分项（单元）工程技术资料卷在“备注”栏注明。

二、卷内目录的使用

房建和市政基础设施工程使用市档案局发布的印制或下载打印的标准目录，行业和特种工程使用空白国标卷内目录。卷内目录可手工填写或打印填写。

三、卷内文件的组织排列

房建和市政基础设施工程各份文件按标准目录“文件题名”栏确定的内容和顺序对号入座，目录所不能涵盖的文件依次排列在各专业卷内目录最后一份文件后的空白各栏，尚不能满足的可使用空白国标卷内目录手工或打印填写。行业和特种工程按项目归档细则确定的内容和顺序组织排列，排列时应考虑各项管理程序或施工工序之间的联系以及主件和附件之间的联系。文字资料卷每卷厚度原则上不超过2cm。

四、页号的编排

文字资料以一本为一卷，竣工图以一盒为一卷，每卷单独编号，页号从“1”开始，使用打号机以黑色印油打号。单面书写的文件页号在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。文字资料卷中每卷重号、漏号累计不超过5页（含5页）的，以前正确页号加“-1”、“-2”等的方式改正并在卷内备考表中说明；重号、漏号超过5页的应重新编号，错码应工整地杠改。竣工图卷不允许出现重号、漏号。

印刷成册、已编页号的文件单独组卷时不必重新编写页号，但封面、封

一、序、前言、目录、附图、后记等未与正文统一编写页号的，本卷页号应作调整。具体为，封面页从“1”开始，封

一、序、前言、目录等正文前各份文件以及正文第1页按文件在册中的顺序加“1-1”、“1-2”等直至正文第2页；册中未编号的附图等文件以前页号加“-1”、“-2”等直至下一页号；后记、编后语、封底等按文件在册中的顺序接正文最后一页编写页号。

五、卷内目录的编制

卷内目录应重点控制“文件题名”栏和“页次”栏，保证文件实体与目录揭示的正确对应。“页次”栏填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。卷内目录的其他栏包括“序号”、“文件编号”、“责任者”、“日期”、“备注”栏的填写应符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求，市档案局也将通过业务指导和信息公开渠道告知，但在档案验收及后续工作阶段对上述栏目不做检查。卷内目录“立卷责任人”栏由立档单位档案员签名。

六、卷内备考表的填写

卷内备考表必须填写和签名，主要说明卷内文件复印件、页号错误等需要说明的情况，其中“立卷人”由立档单位档案员签名，“审核人”由立档单位的项目负责人或技术负责人签名。文字资料卷卷内备考表在卷皮上填写和签署，竣工图卷卷内备考表在卷盒上填写和签署。

七、竣工图及竣工图电子文件

竣工图应是新图，采用竖向手风琴式折叠，折叠后的大小为四号图幅，各份图纸应在卷内目录上逐份揭示。已胶装成册的A3幅面竣工图可不再拆分折叠，编目编号后直接对折装盒。竣工图电子文件以其相应图纸所在的案卷号加页次命名，并编制Txt、Word或Excel格式的电子文件目录，电子文件目录应符合上传要求。

八、扫描电子文件

扫描电子文件应采用黑白扫描，分辨率不低于200dpi，以TIF、GIF或PDF格式存储。文件材料必须在整理、编目、编号之后才能进行扫描处理。各扫描电子文件以其相应纸质文件所在的案卷号加页次命名，并编制Txt、Word或Excel格式的扫描电子文件目录。扫描电子文件目录应符合上传要求。

九、案卷装订

文字材料采用三孔双棉线装订，装订时须剔除金属物。印刷成册、已编页号的文件单独组卷时可不装订。竣工图纸不装订。

十、案卷题名

案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容，主要应包括项目名称；专业名称或单位工程、分部工程、分项（单元）工程名称；工程文件的主要内容或属性。

十一、编制日期

卷盒和卷皮上的“编制日期”栏统一填写本工程的开工日期至竣工日期。

十二、档案装具

卷盒、卷皮等档案装具应使用符合国家标准要求的产品。案卷总数量和案卷流水号（“共—卷”栏和“第—卷”栏）应准确统计并以阿拉伯数字填写。卷盒、卷皮的脊背以及“档号”、“档案馆代号”、“密级”、“保管期限”栏不填写。“案卷题名”、“编制单位”、“编制日期”栏应使用黑色墨水笔工整填写或以黑色印油加盖条形章；有条件的，卷皮可整体套打印。卷皮、卷盒应填写的各栏不允许以打印或手写的字条粘贴。

十三、案卷装盒

应按照案卷流水号依次装盒，并应选用厚度适当的卷盒以保证卷盒装满。

十四、移交书

移交书封面应采用市档案局发布的标准格式，移交单位原则上应加盖单位公章。移交书所附的各卷卷内目录应与案卷实体中的卷内目录相符。行业和特种工程应在移交书中提交案卷目录。

第二篇：长治市城市建设档案馆全省城建档案工作情况调研报告

长治市城市建设档案馆

全省城建档案行业工作情况调研汇报

一、机构建设情况

（一）单位设立时间、性质、主要职能、经费情况 长治市城市建设档案馆成立于1987年2月24日，隶属于长治市住房保障和城乡建设管理局；

单位性质：全额事业,正科级单位； 经费来源：全额拨款；

主要职能：对长治市城建档案进行管理、监督、检查、接收、保管、利用等。

（二）加挂城建档案工作管理处（或办公室）牌子情况 2010年 6月，经长治市机构编制委员会办公室（长编发[2012]125号文件）批准成立长治市城建档案管理处。

（三）目前机构情况，能否满足工作需要、主要存在哪些问题

1、人员结构。现有在编职工28人，其中大学本科以上14人，专科以上11人，高级职称1人，中级职称 9人，初级职称 5人。50岁以上7人，40岁以上4 人，30岁以上17人。

2、主要问题。我馆人员缺编、专业技术人才缺乏，部分工作依赖外聘人员协助完成，难以适应高速发展的数字化城建档案建设，使已开发的电子档案管理系统的进一步推广和应用受到制约。

二、基础设施建设情况

（一）办公区面积、库房面积

我馆现有办公场所面积400多平米，库房 300平米，但分属借用市档案局及租赁的，与规范要求的8800平米相比相差很远。

（二）办公设施、软件情况

我馆现有计算机 23台，打印机17台 ,图纸复印机1台,照相8台,摄像机2台,录放机1台、电视编辑制作系统1套；拥有《长治市地下管线普查探测工程及信息管理系统》、《长治市建设工程电子文件归档与管理系统》、《长治市城建档案管理系统》和《长治市三维城市建设工程档案查询系统》等五套自主知识产权数字化管理系统。

三、制度建设和依法治档工作情况

我们始终坚持依法治档的工作思路，近年来，我馆先后制定出台了《岗位职责》、《学习制度》、《城建档案接收制度》、《城建档案整理制度》、《城建档案立卷规档制度》、《长治市城市建设档案管理暂行办法》等制度，并把开展档案执法年检作为制度创新的主要内容，制定了《城建档案执法制度实施方案》，对开展执法的内容、方法步骤及工作要求作了明确要求，对市属单位开展档案执法监督检查，截止7月底，共开展日常执法监督检查84人次，并对整改情况进行跟踪检查。通过检查，提高了各单位城建档案工作的法制意识和依法管档的能力，进一步促进了我市城建档案工作制度化、规范化管理。

2001年5月28日，我馆正式开始实施“一证两书”,即《建设项目档案报送责任书》、《移交书》、《合格证》的签订、认可和签发工作。10多年来,对于这三项工作,我馆全面开展,正常运行，仅以 2013年为例：全年我馆业务指导科下工地业务指导百余次，其中参加了重点工程指导和验收，接收竣工档案 14 家（单位），整理工程资料3000余卷，发放建设工程档案认可证 10 家（单位），签订建设工程档案移交责任书 34家（单位）。2013年与我馆签定责任书的工程有35家，其中上年的在建工程有13家.四、信息化、数字化建设及异质异地备份情况

（一）门户网站建设及栏目设置情况

2014年上半年，我馆“长治市城市建设档案馆门户网站”建设升级改造已初步完成，网站域名已通过验证、网页正在完善中，栏目板块设计接近尾声，增设了馆长信箱和网上服务栏目。

2013年初，我馆按照《全国城建档案异地备份省际协作方案》文件精神，建立了城建档案信息管理平台和城建档案目录库，并与四川省攀枝花市和达州市城建档案馆达成异地备份协作意向。但是，我馆受城建档案信息平台容量小、机房配置低等因素制约，电子文档的接收和储存存在一定困难，影响了异地备份工作开展。为此，我馆预算投资110多万元对原机房进行彻底的升级改造和信息平台系统扩容。新机房已投入使用，为异地备份工作打下了良好基础，也使档案信息安全得到充分保障，从而使我馆的档案数字化、信息化建设重新迈上一个新台阶。

（二）馆藏档案电子化、数字化处理情况

2008年底，我馆加快了研发成果的转化和利用，建立了城建档案馆计算机管理信息系统，馆藏档案数字化加工系统，照片档案管理系统、建立起目录数据库、完成了部分馆藏资源的加工，在局域网的基础上实现了城建档案数据输入、检查、输出、管理与统计等档案信息共享的办公自动化。2008年至2010年，我馆顺利完成了长治市地下管线的探测工作, 建立了长治市地下管线资料库和地下管线信息管理系统。2013年，我馆再次对《长治市地下管线普查探测工程及信息管理系统》数据库进行完善补充，收录了长治市地下管线全部数据资料, 有1:500综合管线图1016幅，专业地下管线图3892幅，管线总长度超过4500千米，完成了1：500电子地图的加工，真正实现了档案数据采集、系统运行、动态管理、政策法规四同步的发展格局。完成了《长治市三维城市建设工程档案查询系统》五分之四模块数据的建立。工程全部完工后，我馆将完成三维立体、相关数据和地下管线的三位一体整合，实现城建档案的信息化管理，成为真正意义上的数字化城建档案馆。

（三）城建档案信息资源交流、共享等开发利用和查询服务收费情况

截止2013年底，我馆为9459人次提供资料查阅利用，调卷28696卷，复印文字资料约 页次、图纸近张；并为设计院提供底图查阅 次。2014年上半年，城档查询、利用次数较2013年同期有所减少，但查询资料种类有所增加。

我馆根据山西省物价局晋价服字„2014‟14号文件规定，结合我馆实际，接受工程项目建设单价委托，提供城建档案技术咨询服务，收取城建档案专业技术咨询服务费。所收费用全部上缴财政国库，严格实行收支两条线管理。其中，2014年1月——6月共收取 元。

五、加强城档宣传，提高社会认知度

多年来，我馆通过多种形式和活动方式，充分利用现场指导、走进社区、广场宣传和报刊网络媒体，加大了宣传教育力度，并运用多种活动方式，向市民和服务对象宣传城建档案有关知识以及工程竣工后档案报送须知等事项，编印城建档案资料，取得了很好的社会效果。

为了反映新中国成立以来，特别是改革开放以来长治市城建的巨大发展和变化，2010年，我馆与长治飞翔俱乐部合作对长治市区36平方公里范围的54个区域进行航拍，第一次全方位、多角度地把长治市城市建设从空中摄入镜头，开创了长治市城建航拍电子档案的先河。不仅让今天的人们目睹了长治城市现代化建设的美丽画卷，而且为子孙后代留下了弥足珍贵的历史档案。

2012年，我馆独辟蹊径建成了全省唯一的综合展览室，整个展厅布置分前言、城市知音、城市记忆、城市变迁、城市脉络和城市飞翔等六部分，分别用文字、图片和实物，详实生动地展示了长治城档事业的发展历程和长治市城市面貌的日新月异，开辟了城档宣传的新路径。

六、馆藏情况

我馆馆藏档案目前已有地下管线、市政道路、园林绿化、招标文件、设计图纸、房屋普查等18大类、37524卷（盒、盘、幅），图书资料1548余册，声像资料、照片35065张，录像带517盒。馆藏数量比我馆成立之初增加11倍还多。同时，还先后收集、保存有反映长治市面貌变迁的大量照片，包括近百张上世纪30年代的城市老照片。已经进行数字化加工的，占到全部馆藏的72.8%。另外,还有《关注城档》、《山水园林文化城》、《地下管网普查专题片》、《向数字化城档迈进》、《电子远程归档与三维系统汇报片》等多部编研专题片,其中对长治市区新中国成立60年来城建发展变迁电子文档航拍，在长治历史上第一次全方位、多角度地把城市建设从空中摄入镜头，开创了长治城建航拍电子档案的先河。

七、从业人员培训情况

（一）开展培训的时间、周期、对象、人数情况

采取“走出去”的办法，让职工开眼界，学经验，我馆每年组织一批人员外出开会学习。2011年7月22日，由馆长董成文带队，副馆长王建宏、王晓莉、馆长助理周建芝及业务骨干一行11人，赴晋城市参加该市城建档案馆举办的电子文件与电子档案管理规范培训班。在听了省级副研究员王林、电子软件工程师张挥分别讲授“电子档案的形成与规范”和“电子软件的使用和操作”后，他们还到晋城市城建档案馆进行参观考察和业务交流。2012年8月29日至31日，由副馆长王晓莉带队，馆长助理周建芝、信息管理科科长陈美一行3人，赴青海省西宁市参加由住房和城乡建设部城建档案信息专业委员会举办的第三期全国《城建档案业务管理规范》和《建设电子文件与电子档案管理规范》培训班。2013年和2014年，先后两次由王建宏副馆长带领6个业务骨干前往南京市城建档案馆学习电子文档编辑和整理。

（二）培训机构、师资、内容、教材选定、培训费用情况 我馆请有关专家学者来讲授有关专业技术和管理知识，提高职工的城建档案管理水平。2012年，我馆与山西省档案学会联合举办“建设工程电子文件归档管理”培训班。来自全市各建设、施工、监理、勘察、设计等建设工程电子档案形成单位，共200余人参加培训。应邀来培训班讲课的南京市城建档案馆副馆长周健民、深圳市数字伟图信息技术有限公司总经理崔丽梅，按照建设部《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）的要求，对电子文件的形成、收集、整理和归档管理等方面进行了讲授。2013年，先后多次邀请深圳市数字伟图信息技术有限公司相关专家前来我馆，对来自全市建设、施工、监理、勘察、设计行业从业人员进行培训。

第三篇：南通市城市建设档案馆档案接收要求

南通市城市建设档案馆档案接收要求 1 基本规定

1.1形成城市建设档案的单位，按照下列规定向城建档案馆报送城建档案：

1.1.1城市建设业务管理与业务技术档、城市建设基础资料档案在本单位保管1至5年后移交，向城建档案馆报送。

1.1.2城市建设工程档案，由建设单位负责在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆报送。

1.1.3城市地下管线和补测补绘形成的地下管线档案应当在普查、测绘结束后3个月内向城建档案馆报送；地下管线更改、报废后的现状图和相关资料，由专业管理单位在更改、报废后3个月内移交。

1.1.4各单位自行保管的城建档案，在建筑物、构筑物产权转让时，应当同时移交。

1.1.5建设工程停建、缓建的，其建设工程档案由建设单位保管；单位撤销的，其建设工程档案向上级主管机关或城建档案管理机构移交

1.1.6已建成的工程项目，其建设工程档案不完整、不准确的，其产权单位应当进行补测补绘和修订，并在补测补绘和修订结束后3个月内移交。

1.2 在城市规划区内建设建筑物、构筑物和其他设施的建设单位工程，应当在开工前按照国家有关规定到城建档案管理处办理工程档案业务监督登记手续，签订《建设工程档案报送责任书》。

1.3 建设单位在招标投标、合同签订、施工建设、竣工验收等建设环节中，应当明确勘察、设计、施工、监理等有关单位收集、编制、移交建设工程档案的责任、要求等内容，落实建设工程档案责任制，确保勘察、设计、施工、监理等有关单位及时完成建设工程档案编制、整理、汇总、报送等工作。

1.4 城建档案管理机构负责建设工程档案专项验收。

1.4.1 列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行专项验收。建设工程档案专项验收合格后，由城建档案管理机构出具《建设工程档案专项验收意见书》。

1.4.2建设工程档案专项验收合格，工程竣工验收方可通过。南通市建设局工程管理处在办理竣工验收备案时，查验《建设工程档案专项验收意见书》。

1.5 建设单位在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆报送完整准确、符合要求的建设工程档案，市城建档案馆出具《建设工程档案接收证明书》。南通市房产管理部门在核发房屋权属证书时，核验《建设工程档案接收证明书》，并列入房产产权产籍档案。城建档案接收范围

2.1 城建档案馆接收市行政辖区范围内（包括各类开发区、风景旅游区等）形成的具有永久和长期保存价值的城市建设业务管理与业务技术档案、城市建设工程档案和城市建设基础资料档案。

2.2城市建设业务管理和业务技术档案包括：

2.2.1城市勘测，含地物、地貌、控制点、水文地质、工程地质、地下管线等。

2.2.2城市规划制定，含国土规划、总体规划、分区规划、详细规划、专业规划等的编制与审批的文件材料。

2.2.3城市规划管理，含规划选址管理、规划用地管理和建设工程管

理等档案。

2.2.4城市建设管理，含建筑工程管理、市政公用管理、房产管理、抗震、人防等档案。

2.2.5 风景名胜、园林绿化管理档案。

2.2.6 城市建设科研设计管理档案。

2.3建设工程档案包括：

2.3.1市政基础建设工程，含城市道路、广场、桥梁、涵洞、隧道、排水、照明、污水处理等。

2.3.2公用基础设施工程，含给水、供气、供热、供电、照明、电信、邮政、广播电视等。

2.3.3城市公用交通基础设施工程，含城市公交、城市轨道交通等档案。

2.3.5工业、民用建筑工程，含各类工厂、住宅、商业、机关、学校、社会公益事业及其他公共建筑工程档案。

2.3.6 城市园林建设、风景名胜建设工程，含风景区、公园、绿地、苗圃、古树名木、名胜古迹等。

2.3.7 历史文化遗存保护，包括古建筑、纪念性建筑、名人故居等。

2.3.8 市容环境卫生设施建设工程，含市容、环境卫生等。

2.3.9 城市防洪、抗震等防灾抗灾工程及人防工程等。

2.3.10村镇建设工程档案，含建制镇、集镇的市政公用设施、公共建筑工程等。

2.3.11 交通运输工程，含铁路、公路、水运、航空等。

2.3.12军事工程档案资料中，除军事林区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

2.3.13 其他建设工程

2.4城市建设基础资料档案包括：城市规划、建设及管理的方针、政策、计划、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。3 档案案卷质量要求

3.1 归档的档案文件应为原件，内容应完整、准确、系统。

3.2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程,能够反映工程建设活动的全过程。

3.3 工程文件应采用耐久性强的书写材料。工程文件应字迹清楚工整，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

3.4 所有竣工图应与工程实体相符,均应加盖竣工图章并签字。

3.5 城建档案案卷整理应符合中华人民共和国国家标准

GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》的要求。

第四篇：深圳市城建档案业务工作指南

深圳市城建档案业务工作指南

一、地下管线报建查询和档案信息报建登记

根据《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部第136号令），建设单位在申请领取建设工程规划许可证前，应当到城建档案管理机构查询施工地段的地下管线工程档案，取得该施工地段地下管线现状资料。建设单位和施工单位未按规定查询和取得施工地段的地下管线资料而擅自组织施工，损坏地下管线给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。

建设单位携带《办理燃气管道及设施安全保护协议的通知存根》、建筑总平面图蓝图及其CAD光盘到福田区福中三路深圳市行政服务大厅西厅63、64号窗口（市档案局地下管线报建查询和档案信息报建登记窗口）现场即时办理。

业务办理联系电话：82105320。

二、城建档案业务指导预约申请

根据每重大建设项目计划和各月度工程档案报建登记，市档案局城建档案业务指导处以项目为单位安排指导任务。项目开工后，建设单位可通过电话办理业务咨询和预约指导；对重大建设项目，市档案局城建档案业务指导处将主动、定期地提供跟踪指导服务。

业务咨询和预约指导联系电话：82105574。

三、城建档案归档和移交进馆范围(一)城建档案归档范围

根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)，建设工程文件的归档范围主要包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、工程声像档案等六个部分。

1、工程准备阶段文件主要包括：立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标及合同文件；开工审批文件；工程概预算等财务文件；建设、施工、监理单位机构设置、资质及人员任命文件等。

2、监理文件主要包括：监理规划及实施细则；工程质量、进度、安全、造价控制文件；监理定期报告及专题报告等。

3、施工文件主要包括：施工技术准备文件；施工现场准备文件；设计变更、工程洽商及施工联系文件；工程事故处理记录；施工原始记录及汇总；隐蔽工程验收记录和阶段性工程验收记录；施工试验记录及汇总；施工过程性观测记录；功能性试验记录；施工原材料、构配件、设备质量证明文件及抽样检测报告；竣工测量资料；工程质量检验评定文件等。

4、竣工图：包括项目建设工程全套纸质竣工图及相应的CAD电子文件。国标或部委发布的通用图集不归档。经批准，部分行业工程和特种工程可提交PDF格式竣工图电子文件。

5、竣工验收文件：包括工程竣工总结及评估报告、工程验收记录、工程交工验收报告、工程竣工验收报告及验收证书、决算和审计文件等。

6、工程声像档案：记录工程项目规划征地、勘探、设计、奠基、施工、竣工验收等方面的照片、录像带等音像材料。

(二)城建档案移交进馆范围

1、房建工程和市政基础设施工程产生和形成的档案，移交进馆范围依据市档案局发布的《建筑工程A类工程档案卷内目录》、《建筑工程B类工程档案卷内目录》、《市政基础设施工程档案卷内目录》执行。

2、对于行业工程和特种工程，建设单位应在项目开工初期组织监理、施工等单位根据本行业行政主管部门的要求和相关的标准规范，制定本工程项目的归档细则，明确项目建设各阶段和各专业工程或分部分项（单元）工程应形成的工程文件材料以及使用的施工用表。归档细则由建设单位报市档案局确认，档案移交进馆范围按归档细则确定的内容执行。

四、城建档案编制、立卷、整理编目质量要求(一)归档目录的确定和文件的组织排列

1、房屋建筑工程和市政基础设施工程分别使用市档案局发布的《建筑工程A类工程档案卷内目录》、《建筑工程B类工程档案卷内目录》以及《市政基础设施工程档案卷内目录》。各份文件材料应采用卷内目录“文件题名”栏或“文件编号”栏确定的施工用表并按文件题名组织排列。

2、行业工程和特种工程统一采用国标卷内目录的格式进行编制。项目建设各阶段和各专业工程或分部分项（单元）工程应形成的工程文件材料以及应使用的施工用表需在本项目归档细则中明确。各文件在卷内目录的排列应充分考虑到各项管理程序或施工工序之间的联系以及主件和附件之间的联系。

(二)归档文件材料的质量要求

1、归档文件材料应是原件，要求字迹清楚、图样清晰、图表整洁，不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等）书写、绘制。

2、归档文件材料应保证签字盖章手续完备，不能代签名。需使用项目章的，必须提交该项目部所属法人单位的授权书并在其中明确项目章的使用范围；开工报告、竣工验收以及结算文件必须加盖单位公章。需使用个人手签章的，应由本人所在单位向建设单位提出用章申请，经批准后方可使用。监理工程师和建筑、结构、造价等需要通过国家注册执业资格的人员在相关文件材料上签名时应同时加盖其注册章。

3、竣工图应是新图并应确保完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。

按施工图施工没有变更的，施工图加盖并签署竣工图章后作为竣工图；有变更但能在施工图上以杠改、叉改、划改或引线修改的方式修改完善的，修改后的施工图加盖并签署竣工图章后作为竣工图；涉及平面布置、结构形式、工艺、项目等较大改变，无法或不宜将变更内容在施工图上修改完善的，应重新绘制竣工图，并加盖和签署竣工图章。

在施工图上修改形成竣工图的，相邻修改部位的空白处应加盖修改索引章。重新绘制竣工图的，修改部位应加注云线；如果编制单位非原设计单位，应完整保留原设计单位图签栏和原设计人员信息，并在相邻原图签栏的左下或右上空白处增加竣工图编制单位的副图签并由编制、审核等相关人员签名。

4、竣工图电子文件的数量、内容和版本应与纸质竣工图相符，各电子文件以其相应图纸所在的案卷号加页次命名，并编制Txt、Word或Excel格式的电子文件目录。设计变更的内容在电子文件中不采用杠改、划改等修改方式，直接在修改部位更新；重新绘制的竣工图修改部位应加注云线。CAD电子文件应为DWG格式，文件在模型空间窗口存储；使用外部引用块的，外部引用块须固定在各对应文件中。

5、使用胶片拍摄的照片必须为原版原件，底片与照片相符并与照片一并归档。照片与底片应画面完整，图像清晰，不得有磨损、划伤和污渍。对于数码照片，必须使用500万像素或以上质量的相机拍摄，单张照片质量不得小于1M，归档时数码照片不得做任何修改变动。

照片归档时要配有简洁的文字说明，包括时间、地点、内容、人物、背景及拍摄者等。

6、录像档案应使用数字摄像机（含硬盘、光盘为存储载体的摄像机）拍摄，拍摄时要求图像清晰、画面稳定、有同期声且声音清晰。归档时使用原版拍摄载体，录像内容不得作任何编辑改动；同时，应配有必要而简洁的文字说明，描述所拍录像记录的内容，包括时间、地点、内容、任务、背景及拍摄者等。

(三)归档组卷和整理编目的质量要求

1、项目的全部工程文件按文件类型分别由建设、监理和施工单位负责整理组卷。建设单位主要负责工程准备阶段文件和竣工验收文件；监理单位主要负责监理文件；施工单位主要负责施工文件和竣工图，其中施工文件包括施工管理文件和施工技术文件两个部分。各文件按照市档案局发布的房建和市政工程标准目录或按照经确认的行业和特种工程归档细则组织排列。

2、建设单位负责的工程准备阶段文件和竣工验收文件以项目为单位集中整理组卷；大型市政基础设施建设项目可按工程阶段或文件类型分期分批整理组卷；分片区开发的房建项目可按备案批次整理组卷。监理单位负责的监理文件以监理合同为单位整理组卷。施工单位负责的施工文件和竣工图以施工合同（含专业分包合同）为单位整理组卷。

3、档案整理标准依照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）执行。

4、卷盒、卷皮等档案装具应选用市档案行政管理部门监制的标准产品。卷盒、卷皮的脊背以及“档号”、“密级”、“档案馆代号”、“保管期限”栏不必填写。项目档案案卷总数量统计时，文字材料以一本为一卷，竣工图以一盒为一卷，各卷页次独立编排，汇总后按案卷流水号装盒。卷内备考表的“立卷人”由立档单位档案员签名，“审核人”栏由立档单位的项目负责人或技术负责人签名。

五、城建档案预验收

建设项目竣工验收前，建设单位应组织设计、监理、施工等单位对项目建设的全过程文件材料进行检查。工程文件材料基本齐全、完整并初步分类整理后，建设单位提请市档案局进行工程档案预验收。除专业工程档案严重缺失外，市档案局在验收后的3个工作日内出具验收认可文件；发现有专业工程档案严重缺失的，责令整改并要求重新组织档案预验收。

先期完工的场平、桩基础等工程或分标段施工的市政基础设施工程可按施工合同办理档案预验收；分区分片开发的房建项目可按备案批次办理档案预验收。

档案预验收时，市档案局验收人员应将档案存在的各项问题一次性告知档案形成单位。通过预验收的由市档案局出具加盖“城建档案业务专用章”的档案预验收认可文件，并在“深圳档案网”（www.xiexiebang.com）公布。

档案预验收申报电话：82105574。

六、城建档案移交进馆

建设单位应在建设工程竣工验收后3个月内，向市城建档案馆移交一套符合建设工程档案预验收认可文件要求的建设工程档案。除先期完工的场平和桩基础工程、分标段施工的市政基础设施工程、燃气工程以及由建设单位负责整理组卷的建设项目准备阶段文件和竣工验收文件可单独办理移交之外，建设项目各合同工程档案应由建设单位汇总后集中移交。

建设项目（工程）通过档案预验收后，市档案局验收人员负责对预验收存在问题的整改工作进行跟踪指导，并在工程档案移交前进行全面的质量检查，以保证工程竣工验收后3个月内档案按期移交。在第一次进馆前检查时，验收人员可对档案预验收阶段尚未形成或尚未完备的检查内容提出补充意见，但后续检查时不能提出新的整改问题。在馆内检查的，一律在市档案局八楼业务大厅（福田区福中三路市民中心B区红塔楼八楼）前台办理。

进馆前检查合格的，验收人员向移交单位发出办理档案进馆手续的通知；同时向市档案局城建档案接收人员提出移交申请，接收人员对拟移交档案进行内部抽查，抽查工作在1～4个工作日内完成。案卷数量50卷以下（含50卷）的，收到申请后的1个工作日内办结；案卷数量100卷以下（含100卷）的，收到申请后的2个工作日内办结；案卷数量150卷以下（含150卷）的，收到申请后的3个工作日内办结；案卷数量150卷以上的，收到申请后的4个工作日内办结。档案验收人员提交移交申请的当日不计入档案抽查工作日。

接收进馆抽查合格的，接收人签署并发出移交书。抽查发现个别问题但对档案凭证作用和对档案利用影响不大的，接收人签署移交书并将抽查发现的问题注明在移交书封面上以告知移交单位。抽查发现问题并需整改的，接收人在抽查限定的工作日内向移交单位发出限期整改通知书。限期整改通知书一式两份，加盖“城建档案业务专用章”后由移交单位签收，档案馆和移交单位各执一份。自抽查工作日结束起一个月内移交单位未签收的，限期整改通知书将通过“深圳档案网”（www.xiexiebang.com）告知。移交单位应自抽查工作日结束起一个月内采取补充、替换和馆内现场改正的方式完成整改，拟移交档案不允许取走。在规定时限内不整改或未完成整改的，拟移交档案将以问题档案入库，档案移交书不向移交单位发出，移交单位提交完整、合格的后补整改档案后可申领档案移交书。

已发出的档案移交书（含后补整改档案移交书）将在“深圳档案网”（www.xiexiebang.com）公布。城建档案移交进馆咨询电话：82105431；

七、行政规范措施(一)信息公开

1、公开办事程序，包括地下管线报建查询及档案信息报建登记、工程档案预验收、档案移交进馆等各项业务工作办理手续。

2、公开业务规范标准，包括进馆范围、案卷质量标准、档案业务问题答疑咨询等。

3、公开业务办理结果，包括已通过档案预验收、已办理档案接收、逾期未签收限期整改通知书的工程项目将通过“深圳档案网”（www.xiexiebang.com）公布。

4、公开投诉建议渠道，包括市档案局业务处室负责人反馈电话、市档案局投诉电话、“深圳档案网”投 诉信箱。

(二)业务办理事项一次性告知原则

1、办理地下管线报建查询和档案信息报建登记时，市档案局工作人员应将有关事项一次性告知。

2、市档案局验收人员在建设项目（工程）档案预验收时，应将档案存在的各项问题一次性告知。

3、市档案局验收人员在办理第一次进馆前检查时，可对预验收阶段尚未形成或尚未完备的检查内容提出整改补充意见，但后续检查时不能提出新的整改问题。

4、市档案局城建档案接收人员在办理档案接收进馆内部抽查时应一次性提出案卷质量问题，档案复核时不允许提出新的整改问题。

(三)内部监督

1、市档案局验收人员在建设项目（工程）档案预验收和工程档案进馆前检查时，必须由2人或2人以上共同办理并签署有关文件。

2、市档案局业务处室负责人原则上不直接参与具体业务工作的办理，其主要职责在于部门业务工作的安排、协调和对部门工作人员进行检查、监督与考核。

(四)外部监督

1、档案接收进馆的内部抽查以及在馆内办理档案进馆前检查的，一律在市档案局八楼业务大厅（福田区福中三路市民中心B区红塔楼八楼）前台办理。

2、在档案预验收、档案进馆前检查以及档案接收进馆内部抽查等工作环节中，移交单位对市档案局工作人员提出的整改问题有异议的，可直接向市档案局城建档案业务指导处负责人反馈意见；城建处负责人能够当场解决的应当场解决，不能当场解决的限3个工作日内给予答复。涉及廉政和工作作风方面的问题，移交单位可直接向市档案局或有关部门投诉。

市档案局城建档案业务指导处负责人电话：82105431； 市档案局业务办理投诉电话：82001627。

第五篇：城建档案馆工作总结

我馆在市建设局的领导下，在省城乡建设信息学会和市档案局的业务指导下，以十七大精神为指导，以城建档案工作服务于经济建设和城市建设工作为中心，圆满完成了今年的工作任务和目标。现将一年来的工作情况总结如下：

一、加强宣传工作，提高全社会的档案意识

加强对《中华人民共和国档案法》、《XX市城乡建设档案管理规定》的宣传工作。利用咨询服务形式，向全社会广泛宣传《档案法》和《管理规定》等法律、法规、规章，发放档案目录指南资料，营造宣传声势，形成大家共同关心、支持城建档案工作的良好氛围。

同时，我馆利用馆藏图片资料及通过社会征集获取图片创办《城建档案·品德》杂志和“中国意志，XX汇报”图片展等形式，将死档案变成活档案，生动形象地宣传了我建设系统在城市建设中取得的显著成绩。

二、运用科学管理手段，加强业务工作

1、丰富馆藏。及时掌握城建档案接收动态。同时在全馆职工努力下，加大了对市政、道路等城市重点工程档案和局重点科室档案的接收力度。对整理后的案卷及时地进行微机输入、打印封皮、装订入库，确保档案不积压。同时对库房的案卷进行了科学的分类和保管，排架整齐。

2、做好档案的规范化、标准化整理工作。一年来我馆按照规范化、标准化整理各类档案2186卷，著录档案1999卷，审核入库档案1999卷。

3、抓好建设工程档案的业务指导。一是与建设单位签订“XX市建设工程竣工档案移交承诺书”，发放竣工档案移交目录，从工程办证开始就介入工程档案指导，为工程档案的及时收集提供保证。二是开阔业务指导渠道，采用电话咨询、网上指导和现场指导等形式，确保业务指导工作到位。今年共签订移交承诺书236份。

4、认真做好各竣工工程档案验收工作。一是对报送的工程档案及时审核，不堆积；二是审核过程中做到认真、仔细，并经二次审查；三是特事特办、急事急办，确保工程档案资料及时验收。全年共接收和审查工程竣工档案270宗2186卷，出具工程竣工档案验收证明206份。

5、档案查阅利用服务显著提高。全年我馆档案利用服务共接待咨询、查档者约182人次，提供案卷824卷次，复制档案原件3156张。为城市建设、工程备案、房产办理、资质年审、司法部门取证、房屋维修等方面提供了大量的凭证和依据，取得了良好的社会效益。

6、经过一年多努力，在领导的支持下《XX市城乡建设档案管理规定》已经市政府六届六十七次常务会审议通过，现予以印发。确保了城乡建设档案的完整、安全，使城乡建设档案在城乡规划、建设、管理中发挥出更大的作用。

三、声像档案工作的管理

充分发挥声像档案在城市建设中工作的亮点作用，安排人员深入施工现场，拍摄重点工程项目的建设、城区实景及旧貌等。收集各类声像档案有相片8682张、光盘90张。

四、城建档案馆信息化建设

我馆今年承担了局信息中心政务信息公开及各类信息收集、发布工作。同时城建档案网站构架已定，近期即将开通。

五、档案安全工作

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