第一篇：做好基建档案管理工作的几点体会(精)
做好基建档案管理工作的几点体会
基本建设项目实体质量、外观效果因其更为直观，往往被人重视。与之相比，基建档案工作作为“幕后”部分则常被忽视。其实基建档案是工程建设过程真实、全面的反应，是基建工作不可或缺的一部分，对工程建设本身起着至关重要的作用。“十五”以来，三峡局的基建项目逐年增加，基建投资成倍增长。本人从2005年起到基建办公室从事基建档案管理管理，从一个“门外汉”，通过努力摸索实践，变成了一个“熟练工”，并且取得了不错的成绩，在局档案部门的协助和支持下，共完成了10个建设项目的档案管理工作。其中三峡坝区船舶服务区待泊锚地工程通过交通部档案馆组织的档案专项验收，另外9个项目档案通过交通部委托长航局组织的专项验收，所有专项验收一次性通过，三峡局基建档案管理工作受到。
文件由项目组收集整理，施工、监理分别负责各自的资料。最后由基建办统一归口后上报资料验收，完成竣工验收后由基建办最后进行整理及时上报竣工资料。虽然涉及部门比较多，资料内容量较大，但各部门高度重视、密切配合、最后到我这里的时候基本能够做到完整规范。
三、做好基建档案管理工作要熟悉基建管理程序
为此，我认真学习基建管理的规章制度和业务流程、学习相关的标准和规范。这些与领导的大力支持是分不开的，只要有相关的培训机会，领导都会派我去参加。在基建业务流程方面同事们也给我很多帮助和指导。我主动学习监理及施工管理制度，了解监理和施工单位的工作职责。对施工重点过程进行详细了解，对已完工资料进行查阅和学习，从以往的档案中寻找规律。这些方法都对档案资料管理起到了很好的作用。
四、做好基建档案管理要深入实际了解项目特点
从项目立项到工程实施、再到竣工验收，每个环节我都尽量深入实际、积极参与。参照目前执行的基建管理制度及水运工程质量检验标准中对资料的要求，充分了解管理文件、质量保证、质量检验、竣工图等资料的形成过程，为什么要形成这种资料而不是那种。对不同的项目，做为档案的管理者，要思考在如何在制度规定的范围内尊重每个项目不同的特点。其中也有很多的学问，需要进一步加强学习。在项目建设过程中，尽量选择不同项目的施工现场进行观摩，和施工监理单位的负责人进行沟通，既能提出资料要求，也能了解项目特点，还能得到施工监理单位的充分理解和配合，提高资料形成的质量。
五、做好基建档案管理要把握好几个关键环节
做为建设单位，并不直接参与监理施工资料的编制，主要是指导检查。针对部分施工单位对水运工程资料管理制度不太熟悉的情况，首先进行预先控制。与项目负责人通力合作，开工后利用施工例会，对工程的资料收集内容、范围、材质等
提出了具体要求，使与会各方对工程资料的收集与整理有了一个明晰的指导方向。工程建设过程中与监理及施工单位建立良好的沟通协调，讨论资料管理中的具体问题。保持与长航规划基建处、档案中心及质监站等进行沟通，对过程检查中出现的资料问题，配合进行整改完善。项目组和档案部门不定期到监理项目部及施工项目部检查资料收集情况，尽量做到施工档案工作与工程建设同步，克服在建社项目竣工验收前突击整理档案的现象，发现问题尽快提出了整改意见并检查落实到位。正是有了这些过程控制，减轻了项目负责人资料管理的压力，也使施工资料更加规范。
六、进一步做好基建档案资料管理的几点思考
领导的重视仍是先决条件，继续保持资料管理员“一票否决制”，在交工验收时施工资料达不到要求，视同实体质量不合格，不能支付工程尾款。保持与各级档案部门的联系，掌握相关文件规定和实施细则。
第二篇：关于如何做好档案管理工作的几点体会
关于如何做好档案管理工作的几点体会
摘要：文章以档案管理者的视角，结合日常工作经验浅谈档案管理工作的重要性，并针对档案管理中需要注意的问题以及档案管理的方法途径进行深入探析，旨在提高管理质量，为同行业有效开展档案管理工作提供参考意见。
关键词：档案管理 信息化
接触办公室工作已经整整三年了，在我的本职工作范围内，档案管理工作是其中的一部分，刚开始接触的时候并没有把它看得有多重要，就把主要精力放到其他办公室事务工作上了。直到开始整理档案的时候，才发现和我的看法大相径庭，尽管归档的都是些平时收发的文件，可是整理起来却有些力不从心，一些基本的概念还弄不清楚，只是照着葫芦画瓢，这时我才开始体会到这项工作的重要性，才想法努力去做好这项工作，为此，没少费工夫，专门下功夫学习了有关档案管理的知识，还到局办公室向有档案管理经验的人员学习，通过学习，才逐步掌握了档案管理的基本知识，同时也悟出了一些道理。这里我就从个人在这次对档案管理工作认识的转变上，参考着一些专家们的意见和建议，对单位的档案管理谈几点个人肤浅的体会，不对之处，请各位领导给予指正。做好档案管理工作首先要对这项工作有正确的认识
在开始整理档案时遇到的诸多问题，正是源于我对档案管理工作的认识不够全面，感觉无非是把上级来的文件和本单位下发的文件归类封存而已，以为是一个特简单的问题，我想，和我有同样看法的人不会在少数，正是由于有这种看法，所以开始整理时弄得一团糟，无从下手，文件摆了一桌子，手忙脚乱，直到那时才真正认识到档案管理工作其实是一项非常重要的工作。从宏观上讲，档案是在各项社会活动中逐步形成的文件转化物，是历史凭据，也是人类发展历程中的宝贵财富，对人类文明进步具有重要的参考价值和凭证作用。从小处讲，小到我们地勘单位，我个人认为，档案资料是单位发展过程的经历纪录，记录着我们地勘单位经济、政治、文明等方面不断发展完善的过程。这个过程，包括思路的形成、制度的完善、措施的制定、人事的安排等重要方面，所以说，做好档案管理工作，对单位发展具有非常重要的意义。做好档案管理工作要了解它的重要作用
档案资料非常重要，一是因为档案材料具有凭证作用：档案记录着单位的发展历史，是得到法律认可的凭证，这是档案有别于其他文献的一个特点。档案本身的作用及其形成特点决定其具有特殊的凭证作用。档案随着单位的发展进程而逐渐形成，它能够客观反映单位的发展历史，因此说档案是一种历史凭证。从档案本身的物质体态上看，它保留了单位发展的历程和历程进行中的原始制度和记录，还有当事人的印信和亲笔手稿等历史真迹，因此说档案是确凿的真凭实据是无可厚非的。二是档案材料具有参考作用。档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。就如我们局的档案，它不仅真实地记录和反映了我们地质局从创建之初的艰难到今天跨越式发展的辉煌，而且也反映了我们局发展过程中从事实践活动和开拓市场的广度，这为我们在新的形势下抓住机遇，继续开拓新的市场提供了详尽的经验和参考。它的参考作用主要在于它的可靠性和广泛性。首先，档案参考作用具有较大的可靠性。它是原始记录，是第一手资料。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源可靠。其次，档案参考作用具有一定的广泛性。档案是单位在发展中形成的，发展的过程是广泛的，因而记录发展过程的档案也是很广泛的，其内容也是丰富的，它是各单位和个人广泛利用的资料，因此，每个地区有档案馆，每个单位有档案室，保存着本地区、本单位各种内容的档案，单位发展过程遇到问题，可以查阅档案作一参考。个人遇有难题，也可以查阅档案，寻找答案。由此可见，档案在生活中具有多么重要的作用。做好档案管理工作要求档案管理人员具备基本的专业素质
档案工作是整个单位发展过程中的重要组成部分。对地勘单位来说，档案不仅记录了煤田地质事业的发展历史，也服务于煤田地质事业的今天，并且为地勘行业的未来发展提供参考，因此说档案对于地勘行业的发展具有非常重要的作用。这样，做好档案管理工作就需档案管理人员要有敬业精神和具备一定业务素质。
一是档案管理人员要明确各自的职责。维护档案的完整与安全是档案管理人员的主要任务和基本职责，同时也是档案保管工作的最终目的。在工作中，管理人员应该秉承认真负责的工作态度，保管好所有档案资料，确保其不乱、不散、不丢、不坏。具体要求如下：不乱：档案保管工作要条理分明，整齐排列档案排架，做到目录清晰、章程明确。不散：如果档案资料过于分散，不仅容易丢失或损坏，而且会增加管理难度。因此，档案资料最好归类集中保管，以减少工作量，提高管理质量。不坏：确保档案资料完好无损，如有损坏，应及时补救。不丢：在保管过程中，确保档案不遗失，严防档案资料或档案内容被窃，确保档案资料绝对安全。
二是档案管理人员要恪尽职守、无私奉献。对企业中有价值的资料进行收集、分析和整理是档案管理部门的主要职责，单位档案资料的完整、齐全、安全以及利用效果与档案管理人员业务水平有直接的关系。这就要求档案工作人员要树立责任意识，加强业务锻炼，提高档案管理水平。这样，就要求档案工作人员首先要恪尽职守，求真务实、爱岗敬业、严肃认真。其次，档案工作人员应该踏实、敢于平凡，要具备无私奉献的精神，在日常工作中能够不计个人名利得失，为档案查阅人提供优质、高效的档案管理服务，这是档案人员职业道德素养的基本要求。
三是档案管理人员一定要遵纪守法、严守秘密。《中华人民共和国档案法》的颁布为有序开展档案管理工作提供了法律支持，为档案管理工作的正常开展创设了一个良好的环境，夯实了档案事务工作基础。档案保管者应该执行《档案法》中的相关规定，严格按法定工作流程办事，强化档案保管工作的法制性。在认真贯彻落实《档案法》的同时，还要严格执行档案工作的规章制度，注重档案工作的现代化、规范化、标准化、制度化建设，不断地提高执法的自觉性和执法能力。
四是档案工作人员要具备专业知识、勇于开拓创新。档案管理人员要具备较强的组织文字材料的写作能力。文字处理也是档案管理工作的一部分。档案管理者要有一定的文学修养、扎实的文字功底、较强的文字书写能力和概括能力，这样才可以将零散的文件材料编纂成党政管理、科技管理文件及汇编、史志、年鉴等编研材料，直接为各项工作服务。
五是档案管理人员应具备应用现代化手段的管理能力。现如今，电子信息技术的飞速发展极大地丰富了档案管理的工具选择，也使档案管理工作面临更多考验。为迎合新时代对档案管理工作提出的各类要求，档案管理部门应该积极引进计算机技术，加强档案管理的信息化建设。档案管理人员首先要掌握计算机基础知识，加速档案信息的电子化和数字化进程，提高工作效率的同时，注重档案信息的完整性，为使用者提供快捷、高效的档案查询服务。做好档案管理工作还需要有完善的机制作保障
做好档案管理工作，只有认识和做好工作的基本素质是远远不够的，还要有一套完善的管理机制作保障。由于档案工作具有服务的特殊性、管理的复杂性等特点，因此建立一套完善的档案管理机制是做好档案管理的根本保证。
一是要加强制度建设。一般单位的档案管理的现行规章制度，主要包括阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。
二是要理顺管理工作程序。档案管理应按照科学的工作流程操作，因此要先理顺档案部门与其他相关部门之间的工作程序。以归档为例：各部门需将文件按要求整理后归办公室，办公室将各部门的归档文件与收发文处理的文件一起统一编排件号后进行归档。针对这一工作流程，档案管理需要设计、建立相应的登记表，满足管理需要。只有事先理顺好管理工作程序，才能避免走弯路。
以上是个人通过学习和理解，以及借鉴有丰富经验的档案管理人员的意见，形成的几点体会，有一定的片面性，望大家提出宝贵意见，谢谢！
参考文献：
[1]田建君.档案管理促进煤矿企业内涵式发展的途径探究[J].煤炭技术，2012（10）.[2]段士鸿.浅析如何做好档案管理工作[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2009（01）.[3]吴金莉.浅析档案管理信息化[J].价值工程，2012（03）.
第三篇：如何做好档案管理工作
如何做好档案管理工作
进入21世纪，随着改革的不断深化，档案工作也随之发生了变化。面对新时期档案工作的需要，如何做好档案管理工作，笔者认为，应从以下几个方面抓起。
一、搞好档案工作，领导重视是关键。
一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；如果领导不重视，许多具体的工作都会困难重重。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入领导的议事日程，是时代发展的需要，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。如果只是一味的指责、埋怨领导不重视档案工作也是很难做好的。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。那么应如何发挥主观能动性，去争取领导重视档案工作呢？
(一)爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。
－1－(二)积极宣传，使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位里不是生产一线，可有可无，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，次数多了，自然会在领导的脑海里留下痕迹，产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中力图仿效。要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务，作为一名档案人员主要是及时地提供信息。使档案发挥其作用，从而更好地为单位的发展服务。
二．实现档案管理现代化
随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难：管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。
(一)加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，他要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。
(二)掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、－2－ 归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
(三)利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。更好的服务于社会。
－3－
三、提高档案人员业务素质，加强继续教育。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。
(一)提高认识水平，强化继续教育。发展继续教育需要解决的问题很多，首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高；其次，21世纪的档案管理工作者的机遇挑战并存，必须真正启动档案人才工程，培养世纪人才，将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程。
(二)加强制度建设，建立相关运行机制。可以说，加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高 －4－ 业务能力和水平。比如，档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理，这样，便可以激励档案工作者增强参加继续教育的主动性和积极性。
(三)明确继续教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，继续教育具有更直接的目的性、现实性和和时效性。继续教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。第一，档案专业知识。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，为此，继续教育肩负着更为重要的职责。
(四)进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强
－5－ 对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。
－6－
第四篇：如何做好档案管理工作
在从事了两年多的档案管理工作中，深刻体会到档案管理的重要性。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。那么，如何做好档案管理工作呢？我作为一名办公人员，在实践中通过不断总结，寻找其中的规律，得到了一些粗浅的见解，愿与大家共同分享。
一、规范公文处理，把好公文形成关
档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：
1、文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等
2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。
3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。
4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。
二、档案整理工作，从公文的评估分类做起 公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处)；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：
1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。
2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。
3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。
三、完善公文材料，做好档案收集工作
文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：
1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。
2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。
四、善于交流，接受新信息，达到资源共享
作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。
总之，档案管理工作具有很强的挑战性。在今后的工作中，我将很好地把文秘工作和档案工作结合起来，不断提高档案管理质量，提高其利用率。目前我项目部档案装备还比较落后，正在向电子归档、微机检索过渡，这一项新的工作给我提供了更多的学习机会。我深信，只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理规范化、科学化发展，从而为档案工作提供更多更好的信息资源。
第五篇：如何做好档案管理工作
龙源期刊网 http://.cn
如何做好档案管理工作
作者：李霞
来源：《科技创新导报》2011年第18期
摘 要:档案管理工作是单位管理工作的一部分,是提高工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量业绩与管理水平的重要尺度。档案记载着优秀成果,对研究科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。
关键词:档案管理单位管理
中图分类号:G256 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)06(c)-0203-01
档案管理工作做好了,一方面为领导及时了解单位状况,适时调整管理策略提供准确依据,为管理决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定管理成果,为单位与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映单位整体发展状况和管理成果。档案管理成果同单位管理的有机结合决定了该单位资源配置的取向和模式,决定着单位的商业版图和未来发展,对于实现该单位经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位在市场经济中竞争力具有重要意义。
档案管理工作对我国现代单位制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代单位管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。
档案管理工作的重要性进一步淡化,很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些单位的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个单位。不利于形成单位管理层关心、重视档案管理工作的氛围,整个单位的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍,在整个单位发展进程中有边缘化危险。随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理
模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20 世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础,档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响,为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后,给档案工作带来消极后果,主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识,财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有起到先进作用。三是,领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑,还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前单位档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。单位近几年发展较快,新档案人员不断进入,档案人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍。此外,在立卷时间上,有时会累积起来一次立卷,既不符合事毕立卷要求,又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在,在行政上无法对各大部进行管理,在进行这项工作时,须向主管领导汇报,但主管领导一般都是兼任,本身的各项工作时间都较紧张,档案人员要想向领导说明一项工作较为困难,各项工作开展起来也较为困难,现在某些部门自设资料库,给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还。
单位档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则单位档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动,一次考试在进行,整个过程加班加点,在短时间内取得了一定的效果,但达标以后,就出现后力不足,没有长期性和连续性,再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够,对档案在单位中的重要作用的认识不足,甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方,档案室在某些人眼中成了废纸仓库,造成了档案工作有领导、无计划;在任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实,档案管理工作对我国现代单位制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代单位管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。本文采用例证分析的方法,对档案管理工作的意义、策略等方面进行了深入细致的研究。结果发现:与传统档案管理工作模式相比,电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析,得出如下结论:科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个单位的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
点击咨询 