办公通信礼仪教案

第一篇：办公通信礼仪教案

办公通信礼仪教案

教学目标：了解使用通信设备时应注意的问题 教学重点：掌握使用通信设备时应注意的问题 教学难点： 使用通信设备时应注意的问题

教学方法：讲授法、情景教学法、小组讨论法。教

具：多媒体 课

时：2课时 教学过程：

一、导入

在人与人的交往中，礼仪越周到越保险。

——托·卡某尔

礼貌使有礼貌的人喜悦，也使那些受人以礼相待的人喜悦。

——孟德斯鸠

二、讲授新课

（一）、传真礼仪

传真在很多时候可以替代邮寄的商务信函在起草传真时应遵循商务信函的一般格式，做到简明扼要，文明有礼。

1、传真的礼仪规范

传真的使用有其独特的规则和礼仪规范，在使用时应注意遵守。(1)将要发送的传真内容应简明扼要，尽量不要发送很多页数的传真，以免占用设备、浪费纸张。

(2)单位所使用的传真设备，应安排专人负责。无人在场而又有必要时，应使其处于自动接收状态。单位的传真机尽量不要与办公电话采用间一线路，以免影响正常办公。

(3)不要未经对方允许擅自发送传真。有的公司传真机并非终日开机，所以应了解对方开机的时间或者事先联系，以便对方做好接收准备。

(4)不要在未经加密的传真机上传送保密性材料。(5)传真急件应在封面上注明，必免被耽搁。(6)传真件要用有公司信头的公文纸并且注明时间、日期、接收人的姓名、传真号、电话号码以及所在部门的名称，还要注明发送人的姓名、传真号及所在部门的名称，传送文件的页数等。

(7)发送传真时必须按照规定操作以保证传真的清晰度。传真机有时纸张效果不理想，字迹可能不太清楚，也容易褪色，应及时将传真件复印备案。

(8)使用完传真机后要检查传真机是否还有纸，如果即将用完要加纸。

2、传真的注意事宜

使用传真时还要注意以下事宜：

(1)必须洼意维护个人和所在单位的形象，在发送传真时一般不可缺少必要的问候语和致谢语。发送文件、信函、资料时更要注意这一点。

(2)不要擅自清除他人在传真机上的设置。

(3)如果在发传真时收到其他人的传真，应将其放在收件人的信箱里，不要擅自查看其内容。

(4)即时办理有关事宜。人们在使用传真时，最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后，应在第一时间内采用适当的力式旨知对方，以免对方惦念。

（二）、电话礼仪

电话被现代人公认为便利的通信工具，在日常工作中，使用电话的语言很关键，它直接影响着一个公司的声誉；在日常生活中，人们通过电话也能粗略判断对方的人品、性格。因而，掌握正确的、礼貌待人的打电话方法是非常必要的。

接听电话的步骤如下：

1、接听电话前

(1)准备笔和纸。如果没有准备好笔和纸，那么当对疗需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让宾客等待，这是很不礼貌的。所以，在接听电话前，耍准备好笔和纸。

(2)停止一切不必要的动作。不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，否则对方会感到接听者在分心，这也是不礼貌的表现。

(3)使用正确的姿势。如果接听姿势不正确．电话不小心从手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。(4)带着微笑迅速接起电话，让对方也能在电话中感受到接听者的热情。

2、接听电话时

(1)三声之内接起电话，此外，接听电话还要注意接昕电活的语调，让对方感觉到减意；往意语调的速度；注意接昕电话的措辞，绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对力感到不受欢迎；注意双方接昕电话的环境；注意当电话线路发生故障时，必须向对方确认原因；注意打电话双方的态度。当听到对方的淡话很长时，也必须有所反应，如使用“是的、好的”等来表示你在听。

(2)主动问候，报部门介绍自己。

(3)如果想知道对方是谁，不要唐突地问“你是谁”，可以说“请问您哪位”或者以礼貌地问，“对不起，可以知道应如何称呼您吗？”

(4)须搁置电话或让宾客等待时，应给予说明，并致歉。每过20秒留意一下对方，向对方了解是否愿意等下去。

(5)感谢对方来电，并礼貌地结束电话。在电话结束时，应用积极的态度，同时要使用对方的名字来感谢对方。

（三）、E—mail礼仪

E-mail即电子邮件，又称电子函件或电子信函。它是利用电子计算机所组成的互联网络向交往对象所发出的一种电子信件。

使用E-mai1要注意吼下礼仪规范：

(1)同时发给几个人的电子邮件最好采用分别发送形式，不要使用抄送格式或者群发。

(2)每天检查新邮件，收到他人的重要电子邮件后应即刻回复。回复信件时可适当附上原文，以便收件人能很快知道回复信件的主旨。重要的电子邮件在发送成功后还应询问其是否收到。

(3)电子邮件要标明主题。主题应盲简意赅，使人一日了然。往意标题不要过长，以免被邮件系统自动归人垃圾邮件。

(4)邮件内容要慎重。现在法律规定电子邮件的内容可以作为法律依据，所以公务来往中对于电子邮件的内容一定要慎重。

(5)邮件不要太长，否则容易使人忽略部分内容或者失去兴趣。

(6)邮件最好采用纯文本格式，如果需要发送附件，要考虑对方能否阅读该文件。因为不同的电脑的操作系统不同，附件内容未必可以打开。

(7)认真撰写邮件。向他人发送的电子邮件一定要精心构思，认真撰写，语言要流畅。引用数据和资料时应注明出处。

(8)避免乱发邮件。妞果没有必要，不要向他人乱发电子邮件。(9)信件的开头结尾最好有问候语。

小洁是A公司的新人，负责办公室的常务工作。这天，办公 室主任冯女士要他给公司的研发部门的员工发一封E-mail，通知大家下周的例会时间变更。

小洁想想自己平时络好友们群发邮件的情景，使胸有成竹地 坐到办套桌前，开始撰写邮件。内客如下：

各位员工，这是一个时间变更通知。

下周的例会时间由周一上午变更为周二上午，时间仍按原定时间。望相互转告。谢谢！

接下来，他在公司的信件系统中选了“群发”功能，将邮件发了出去。不久，就有电话相继打到办公室，大家纷纷询问时间变更有没有自己的部门。原来，小洁一时大意，在群发时将邮件发给了公司的全体员工，并且，由于其信件中通知的对象不明确，造成了全体员工的迷惑。事后，办会室的冯主任严厉地批评了他。

想一想：小洁在使用E—mail时应注意到哪些相应的事宜?尝试帮助小洁将邮件的内容修改一下。

（四）、即时聊天工具礼仪

即时通信(IM)以其简短、快捷的特点迅速在职场沟通中普及开来。在看似日常化的即时聊天工具中做到得体、大气的礼节，是体现职业素养的重要途径。在使用即时聊天工具时要注意如下礼仪规范：

(1)屏幕名称、图标、头像是否台适。适合于休闲环境的头像未必适合商业环境；屏幕的名称、图标和头像是留给对方的第一印象，因此要注意其与自己单位名称的关联和适应。

(2)进行自我介绍。当第一次激活一个即时聊天请求时，如果屏幕头像不足以向对方说明自己或所在单位的基本情况时，要给出简要的自我介绍。(3)询问对方是否有时问聊天。如果不询问对方是否方便进行交流而直接发送聊天窗口，是一种不尊重对方的体现。轻则给人留下不良印象，重则影响职场上的往来，是应当注意的。

(4)明确讨论内容。在职场中，时间是最为宝贵的。大多数人不会只为了聊天而聊天。在进行即时聊天时，要先向对方表明自己会话的主要意图，确保对方了解要讨论的内容。

(5)悄息应简短，重点突出。由于很多即时消息服务部有数量限制，发出的消息应尽量简洁，中文以不超过250字为宜，英文不超过500字符。要适应对方的阅读能力和注意力。

(6)英文邮件注意文字格式。用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段埘一些信息进行提示时，要注意是否流露了过于强硬的语气。

(7)给对方时问来回成。由于打字速度、系统、问题难易程度的影响，要留给对方足够的时间来回应消息。出于礼貌，每次是好只问一个问题。

(8)保持关注对方，以示尊重。

(9)术语和缩写。对于不确定双方共知的术语和缩写，要尽量写全称。因为沟通的对方可能是非专业人员，如果其不熟悉术语，町能会产生混淆甚至误解。囡此应尽量使术语、缩写显得明白、易懂。

(10)不要使用自定义字体、文字大小和颜色。文字格式的设置尽量简朴、庄重。以黑色宋体的标准字体为宜。如果随意改成红色、蓝色，或加大、减小字号，会给人以唐突之感。

(11)注意机密信息。即时消息和在线聊天程序在默认设置下的安全级别不够高，它可能允许其他程序从即时聊天中截取信息。如果需要传送或接收机密信息，应当选择使用安全会话功能，或者使用其他安全性能更高的程序，比如电子邮件等。

(12)结束会话的礼仪。结采即时会话时，除了要重申会话的重点之外，要询问对方是否还有疑问。如果没有，应当表示感谢。

三、课堂小结

掌握职场的办公通讯礼仪规范，为日后走向工作岗位做准备；掌握礼仪的基本原则，井能够将其运用到社交活动中。

四、课堂作业

讨论：新加坡曾提出“电话文化”的口号。起因是，一位美国商人打电话给新加坡一家银行某经理，经理室没人接，那位商人要求接线员转接他处寻找一下，接线员很不耐烦，并冷言冷语，美商也很不高兴，说话语气也重了，要求接总经理处，电话却“啪”地拄断了，商人再打，接线员赌气就是不接。最后商人拂袖而去，一笔15万存款进入了另一家银行。

从这个事例中我们可以得到什么启示呢?

第二篇：办公礼仪心得体会(集锦)

办公礼仪心得体会(集锦)

当我们备受启迪时，应该马上记录下来，写一篇心得体会，这样能够培养人思考的习惯。到底应如何写心得体会呢？以下是小编收集整理的办公礼仪心得体会(集锦)，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

在大学的最后一个学期，我有幸学习了这样一门课程——公司礼仪。而公司礼仪在对于我这样的毕业生而言，很快就能用上，而且将伴随我相当长的一段时间。所以这门课对我的重要性跟及时性可想而知。

这门课程是有关礼仪方面的。其实，在上一个暑假里，我已经在我自己的家乡听过了这一类的关于礼仪的讲座。不过这一次让我又有了更深的体会，让我对礼仪有了更深一层次的印象。

其实，礼仪还是比较讲究的，也是一个文明人最基本要做到的。礼仪教育的内容涵盖着社会生活的各个方面。从内容上看有仪容、举止、表情、服饰、谈吐、待人接物等；从对象上看有个人礼仪、公共场所礼仪、待客与作客礼仪、餐桌礼仪、馈赠礼仪、文明交往等。在人际交往过程中的行为规范称为礼节，礼仪在言语动作上的表现称为礼貌。礼仪、礼节、礼貌内容丰富多样，但它有自身的规律性，礼仪的基本原则：一是敬人的原则；二是自律的原则，就是在交往过程中要克己、慎重、积极主动、自觉自愿、礼貌待人、表里如一，自我对照，自我反省，自我要求，自我检点，自我约束，不能妄自尊大，口是心非；三是适度的原则，适度得体，掌握分寸；四是真诚的原则，诚心诚意，以诚待人，不逢场作戏，言行不一。加强道德实践应注意礼仪，使人们在敬人、自律、适度、真诚的原则上进行人际交往，告别不文明的言行。这可以说是礼仪最基本的也是最主要的要求。礼仪在我们身边无处不在。我们平时的举止，在礼仪的学习中我学到了从一个人的站姿、坐姿、行姿就可以看出这个人的文明程度是多少：站立是人最基本的姿势，是一种静态的美。站立时，身体应与地面垂直，重心放在两个前脚掌上，挺胸、收腹、收颁、抬头、双肩放松。双臂自然下垂或在体前交叉，眼睛平视，面带笑容。站立时不要歪脖、斜腰、曲腿等，在一些正式场合不宜将手插在裤袋里或交叉在胸前，更不要下意识地做些小动作，那样不但显得拘谨，给人缺乏自信之感，而且也有失仪态的庄重。坐姿：坐，也是一种静态造型。正确的坐姿应该是腰背挺直，肩放松。女性应两膝并拢；男性膝部可分开一些，但不要过大，一般不超过肩宽。双手自然放在膝盖上或椅子扶手上。在正式场合，入座时要轻柔跟缓，起座要端庄稳重，不可猛起猛坐，弄得桌椅乱响，造成尴尬气氛。不论何种坐姿，上身都要保持端正，如古人所言的坐如钟。行姿：行走是人生活中的主要动作，走姿是一种动态的美。行如风就是用风行水上来形容轻快自然的步态。正确的走姿是：轻而稳，胸要挺，头要抬，肩放松，两眼平视，面带微笑，自然摆臂。

在其他方面也是有必要讲究的。当上级来访时，接待要周到。对领导交待的工作要认真听、记；领导了解情况，要如实回答；如领导是来慰问，要表示诚挚的谢意。领导告辞时，要起身相送，互道再见。下级来访，接待要亲切热情。除遵照一般来客礼节接待外，对反映的问题要认真听取，一时解答不了的要客气地回复。来访结束时，要起身相送。

还有我们习以为常的，也最不太注意的：电话接待礼仪，电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后再询问对方来电的意图等。电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复跟附跟，以示对对方的积极反馈。应备有电话记录本，重要的电话应做记录。电话内容讲完，应等对方结束谈话再以再见为结束语。对方放下话筒之后，自己再轻轻放下，以示对对方的尊敬。

当有顾客来访时，我们也有必要做好引见时的礼仪，在引导客人去领导办公室的路途中，工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影留给客人。在陪同客人去见领导的这段时间内，不要只顾闷头走路，可以随机讲一些得体的话或介绍一下本单位的大概情况。在进领导办公室之前，要先轻轻叩门，得到允许后方可进入，切不可冒然闯入，叩门时应用手指关节轻叩，不可用力拍打。进入房间后，应先向领导点头致意，再把客人介绍给领导，介绍时要注意措词，应用手示意，但不可用手指指着对方。介绍的顺序一般是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的'；把男同志介绍给女同志；如果有好几位客人同时来访，就要按照职务的高低，按顺序介绍。介绍完毕走出房间时应自然、大方，保持较好的行姿，出门后应回身轻轻把门带上。提高个人的素养，不仅是为将来的职场做好准备，也是有助于维护学校的形象，更是自己人生的一大笔财富。在将来的商务交往中个人代表整体，个人形象代表公司形象，个人的所作所为决定了他人对自己所在公司的看法。所以说，礼仪是企业形象的竞争，教养体现细节，细节展示素质。

这一次的礼仪学习使我明白了礼仪在我们生活中的低位是如何之高，使我明白了礼仪的重要性，让我受益良多。礼仪对于当代大学生来说，都是十分重要的，在职业竞争中，学历只占一小部分，而大部分归属于你的礼仪举止是否得体，得体的礼仪举止会使你在未来的竞争中占据更大优势。谁都知道我们现在的大学生就业问题非常严峻，每年都有几百万之多的失业大学生，所以我们应该注意礼仪的培养，注重个人形象的树立，为将来的步入职场做好充分的准备，所以，我们应该加强礼仪方面的学习，还要做到学以致用。好好把握生活中的每一个细节，为自己的人生之路画上绚丽的一笔。

良好的礼仪行为能够改善跟提升企业的形象，提升企业的生命力，有助于提高企业的经济效益，并可以通过表层形象展示企业的价值观、经营理念、目标追求等企业理念，是企业的表现形式之一。对个人而言，遵守职业礼仪能有效提升个人素质，塑造良好的职业形象，有利于人际沟通与交流。职业礼仪能使工作成为艺术。

企业间的竞争归根到底是员工素质的竞争，而职业礼仪又是员工素质的重要体现。良好的礼仪不仅是个人形象的直接表现，还关系到企业形象。在今天，良好的礼仪可以赢得客户的关注，赢得同事的尊重。员工的素质修养，直接关系到业主的满意度，关系到企业的利益。她看似虚无，其实包含在我们每天的工作中，尤其是待人接物的服务细节中。礼仪不仅仅是礼节，还是源自我们内心的真诚，当我们真正关心别人，真正善待别人，在意他人的尊严，那就是对别人最好的尊重。

通过本次培训，从坐姿、站姿、握手、微笑、递名片、乘电梯等一系列在日常生活的礼仪交往中，经常碰到的细节问题中，感受到了商务礼仪的真谛跟自身在工作中的欠缺。这次学习之后，我会更加注重“我代表公司，代表公司形象”的意识观念，从一言一行，每一个微小细节做起，灵活运用理论知识于实践中，展示自己优秀的一面，展示我们公司最好的一面。

第三篇：公务通信礼仪集锦

公事实时通讯礼仪关键

公事实时通讯礼仪训练，公事礼仪要注重啥呢?下面【希菲洛礼仪训练校园】将为您解析。

公事实时通讯礼仪包含“MSN”和“雅虎即时通”，是眼下最受工作人士欢送的实时通讯东西，能够完成无纸化工作、无会议室开会，能够下降和客户的交流本钱，进步工作效率。这样快捷的交流方法在运用时要注重啥呢?

公事实时通讯礼仪训练，公事礼仪要注重啥呢?

1、署名

将显现对方的称号设置为个人的姓名或许是公司的姓名，这样能使对方一望而知，节约互相猜想的时刻。

2、工作时刻

每个人都有歇息的时刻，若是是由于事务的缘由与对方交流尽量安排在工作时刻，这双礼貌的难题，除非你们事前有约好。

3、注重遣词和用语

公事实时通讯礼仪训练：即时信息一旦宣布，只需对方在线或联机，就会当即收到。若是遣词不当，呈现错别字或许言语有歧义的话会让对方发生误解，影响交流的作用，无意中的一句话、一个词乃至一个数字都有能够走漏公司的秘要，所以在输入、发送内容时一定要细致、“三思而后行”。

4、慎用图释

每个表情图释都是清晰表明不相同的意义，在挑选发送前要挑选精确，不要发一些让人不可思议乃至含糊的表情图释，避免发生误解。在公事联络中不停地挑选图释而没有文字表达，让人去猜想意义，纯属糟蹋我们的时刻。

5、正确运用状况阐明

若是正忙于其他事，无暇顾及音讯回复时，主张把状况设置成“繁忙”“外出就餐”“接听电话”、“脱离”等，也能够自定义个性化阐明信息，避免让人发生你在线但不想理他的幻觉。若是由于特殊情况比方俄然掉线，在从头上线后应先抱歉阐明一下缘由，避免对方误解。

6、要注重礼貌

公事实时通讯礼仪训练：就像电话攀谈相同，开端时分先打招待问好一下，完毕下线时道声“再会”。

第四篇：现代办公礼仪规范

办公礼仪规范，在此是指基层公务员在工作岗位上处理日常事务时所应遵循的基本礼仪。又称公务礼仪或行政礼仪。一般它简称为办公礼仪。遵守办公礼仪，是基层公务员身份的必然要求，否则在人民群众眼里基层公务员的形象就有可能受到损害。办公礼仪是基层公务员礼仪的核心内容，是每一名基层公务员都应优先掌握的最重要的礼仪规范。基层公务员遵守办公礼仪的必要性主要有两点：一方面，是为了维护个人的形象，为了维护国家行政机关的形象。另一方面，亦可使基层公务员在一定程度上提高个人的办公水平，更为妥善而艺术地处理日常公务，提高工作效率，更好地服务于人民群众，服务于社会。

第五篇：职场网络办公礼仪

网络已进入各级国家行政机关，成为公务员执行公务时所使用的一种高效便捷的工具。国家公务员在使用网络执行公务时，应当遵守网络礼仪，体现个人的良好素养，维护国家行政机关的整体形象。

国家行政机关的电脑是办公工具，因此不可利用工作之便为个人服务，玩网络游戏、上网聊天或做其他与公务无关的事情。上网查阅资料要提高效率，网上使用的语言要文明、规范，不使用攻击性、侮辱性语言。不以单位或部门的名义在网上任意发布个人对新闻时事的看法。尽量避免在网上谈及与自己所知机密相关的话题，更不可故意泄密。