县委办公文写作培训讲稿

第一篇：县委办公文写作培训讲稿

怎

样

写

好

公

文

（2016年4月22日）

古人说：文章千古事，说明文章留传久远，关系重大。魏高祖曹丕也曾经说过：文章，乃经国之大业，不朽之盛事也。把文章提高到了治国理政的高度，充分说明了文章的重要性。

生活中，我们总免不了和文字打交道，我们可以不从事文字工作，但我们不离开文字。干一项工作，我们可能要写工作计划、写工作方案、写情况报告、写工作总结。请假，得写假条，申请项目资金，得写请示…...即使一样都不干，一样都不写的，到年终还得写个工作总结。因此，我们必须要学会写材料，尤其是党政机关工作的同志，时刻与公文打交道，必须会写公文，这是我们成长进步的基石。

当然，搞文字是一项非常清苦的工作，也是一项很痛苦的事。要想把文章写好，必须经过长期的磨练和积累。

著名学者王国维说过：“古今之成大事业、大学问者，必经过三种境界”，这三种境界也适用于写文章，尤其是写公文：

——昨夜西风凋碧树。独上高楼，望尽天涯路，此第一境也。对学问很茫然，不知从何入手。

——衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴，此第二境也。就是通过潜心钻研，深有所获，已经深深喜欢上这件事。

务》，短短2页纸780个字，就写清楚了党的性质、宗旨、治国理念。

总之，写好文章是一个漫长的过程，没有一步到达的可能。必须通过长期的学习积累、潜心钻研和总结提升。

一、公文的概念

公文──顾名思义，就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料。

概念中包含的三个要义：一是公文产生的主体是机关或组织。二是公文产生的载体是公务活动。离开公务活动就不存在公务文书。三是具有特定的体式。公务文书必须反映和处理公务。这就是公务文书区别于其他文书的本质所在。

二、公文的特点

（一）鲜明的政治性。公文是为政治服务的，说直接点是为党委政府服务的。我们的公文不能反党、反社会主义，不能带有歧视性或不利于民族团结的东西。

（二）作者的法定性。法定作者，即有依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。

（三）高度的权威性。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威，公文的执行带有强制性。

（四）严格的时效性。公文时效性很强，有的公文，如特提就是必须一天内办结。有时，要开会，两三天就得全部

况。

——干什么，就是干哪些工作，任务是什么，重点是什么，目标是什么。

——怎么办，就是保障措施。[三段式公文举例] 3“W”可以根据不同的文稿作不同的摆布，分量上分轻重。甚至不要其中的某个部分，或者不按这几个W表达。

公文常用三段式： 1.讲话稿。

讲话稿一般采用为什么（怎么样）、干什么、怎么办。单项工作部署一般采用怎么样、干什么、怎么办。有时也采用怎么样、为什么、怎么办。

——为什么（怎么样）。即统一思想的问题，为什么要抓这项工作。一般尚未开展的工作用为什么，或者是政府领导还要具体安排的工作。已经开展了的工作，进行总结推进，用怎么样。

——怎么样。干了哪些工作，取得哪些成绩，存在哪些问题。

——干什么。即工作部署的重点是哪些，思路是啥子，方向是啥子。

——怎么办。就是怎么来保障工作落实的问题。党政讲话稿要注意区别，党委是出思路，政府是抓落实。因此，党委的讲话更宏观一些，更注重统一认识，明确思路，

——怎么办。请求怎么解决。

（四）第四步——拟好提纲。

所谓纲举则目张，提纲确定了，整个文稿的任务就完成了一半，而且只要提纲不改，修改文稿就会非常简便。就像修房子一样，只要框架结构是合理的，具体每处的装修怎么改都不影响大局。

拟定提纲要注意：

1.科学概括归纳。科学概括才能提高文稿高度。

2.内容合理摆布。哪一段摆哪些内容，提前谋划。

3.篇幅均衡合理。每一段相对平衡，避免长的两三页，短的两三句。

4.工作重点突出。不要面面俱到，要突出重点和特色。

5.标题尽量对称。标题的工整可以提升文稿艺术性。

【举例】

1.领导讲话。2.工作总结。——基本情况 ——主要做法 ——经验体会 ——存在问题 ——下步打算 3.汇报材料。——基本情况

【1】导语： 【2】过渡段：

——总结类：思路+措施+结果（目标）或怎么干+怎么样。

举例：在2010年蚕桑生产工作会议上的讲话 ——部署类：为什么、干什么。

举例：在县委群众工作组总结表彰大会上的讲话

【3】各小段：

——总结类：干什么（怎么干）+怎么样（结果）。[举例] 在县委群众工作组总结表彰大会上的讲话

——部署类：为什么+干什么+怎么样（目标）[举例]在县委群众工作组总结表彰大会上的讲话

正文写作，一是要有高度，后面专门讲。二是要实在，就是要有干货。不要太空。

3.结尾。

归纳总结全文，提出号召和要求，鼓舞士气，或表明态度，表明决心。结尾的写作方式主要有两种。

——号召式。

呼吁大家怎么办，或提出希望、要求。多用于领导讲话、通知、主持词等。

——表态式。

闹笑话。

【用语不准确举例】

【1】在河南省某地的标语：抢劫警车是违法的!好像其他车可以抢，而且好像警车经常被抢。

【2】上海浦东新区宣传垃圾分类的一则标语：垃圾分类，从我做起！好像自己是垃圾。

【3】某地标语：治安承包，一包就灵。像江湖郎中口号。

【4】某地两条重叠的标语：胡老师英语会传播爱滋病。【5】重庆市人和镇一个配种场的标语：人和良种猪杂交场。人和镇这个“镇”字千万少不得。

文字表达常见错误：

【1】前后搭配不当。如：破案率不到60%左右。“不到”和“左右”不搭配。提高种植发展核桃产业积极性，“种植”与“产业”不搭配。

【2】违背政策法规。写材料的时候一定要把握上级的政策精神，不能出现冲突。比如，以前信访可以如何采取措施堵防，现在的要求是不能堵群众上访。

【3】层次递进错误。如我们应该懂法、学法、守法。应该是学法、懂法、守法。

【4】姓名职务出错。主要是领导姓名、职务、排序容易出错。写关于领导的信息一定要注意表达准确。

【5】标点符号出错。标点使用不当，会改变语句所表

广义的高度，也是一个比较模糊的定义，也是很难把握的。具体有几个方面：

首先，高度是指公文的思想高度。即公文思想性达到的深刻程度，具体是指公文主题立意的正确性和深刻性超出一般水平。

其次，高度也指公文的艺术高度。即公文写作技法达到的精美程度，具体指通过文章材料选取、谋篇布局和语言表达等带来的审美情趣超出一般水平。公文写作虽不似文学创作带有强烈的艺术性，但在相对固定的写作规范下也蕴含着丰富的写作技巧，好的公文给人以美的享受。

第三，高度也指公文的领导高度。即公文的思想性艺术性达到领导应有水平，具体指公文写作尊重领导工作规律，在贴近和符合领导特征方面超出一般水平。达到了这种境界，文章就是有高度。说简单一点，就是要与领导所处的位置、身份等相称。

个人对高度的感受：思想性的高度就是要领导想到的都写到了，还要写出领导没有想到的。这样才容易得到认可。对下面，大家都很容易理解的东西，就不要长篇大论的讲，避免去论述“1+1=2”的问题。艺术性的高度，更多的体现为文字功底，同样的内容，表达上采用一些新颖的总结、陈述等，让人有耳目一新的感觉。领导的高度，一方面，突出党委出思路，政府抓落实。另一方面，区别好不同部门、不同领导、不同会议所要表达的深度。

因此，在写稿子之前，先要搞清楚会议是什么目的，有哪些领导出度，哪些人员参加，有哪些议程，哪些领导要作讲话，再根据这些因素来决定你所写稿子的尺度。

（三）表述问题注意两点。

1.分清对象。如果对上，要重客观，轻主观，就是多找客观原因，少提主观原因，主观原因是完全可以自己克服的。比如，不要提认识不到位、宣传不到位等等；对下，重鼓舞，提士气，既不能回避问题，又不能否定一切，打击一片。要注意凝聚正能量，比如，某项工作，总体是不错的，但是也还存在一些不容忽视的问题….，既使干得一塌糊涂，也要说说，大家还是付出了辛勤的努力，但是…。

2.注意数量。一般问题数量不要比成绩多，重大事，重主流，找几项关键的就行，不要面面俱到，避免成绩两三项，问题一大堆。

五、如何提高公文写作能力

文无定则，公文写作同样没固定的规律和模式，如何写好，关键靠自己不断学习积累，总结提升。归纳为12个字：“勤学、广积、善悟、活用、常写、多改”。

1.勤学——勤学为先强内功。九层台阶，起于垒土；千里之行，始于足下。勤学是提高公文写作水平的前提。公文要求文秘人员知识面非常广。文秘人员不必是专家，但必须是“博士”（博学之士），就是要啥子都懂点。我们要写好材料，必须把功夫做在前面，只有平时把功夫练好了，把基础打牢

一要悟写作规律。平时要注意多领悟公文的写作规范、表达方式、内容要求等。包括每份材料，送审后，要对比领导修改的内容，研究如何改的，为什么要改。有些语句，改一个字意思都大不一样。

二要悟写作创新。很多工作，年年都要干，年年都差不多，但如果我们的稿子年年讲，年年没新意，就会感觉很枯燥。因此，要有创新。一是结构创新。二是措施创新。三是思想创新。

【思想创新举例】：市人大禄松副主任在全县扶贫攻坚联席会议上的讲话。

无论从结构、内容措施、思想高度都有创新。既避免了与成副市长讲话的重复，又讲出了自己的思想和见解。

——扶贫工作是开拓农村市场（为什么）

从国家战略讲到中央的政策，从拉动内需的角度来讲，当前城镇内需拉动乏力，产能过剩的实际，讲到扶贫开发对拉动农村需求的重要性等方面阐述为什么要开展扶贫工作。

——如何创新扶贫模式（干什么）

就是结合巧家高山、二半山、河谷地区的实际，如何做好五个一批，同时还可以有其他方式。

——扶贫工作队员如何当好市场经营的策划者（怎么办）

重点讲扶贫队员来了就要干好，来了就要思考干什么、怎么干的问题。

[排比] [对偶] [引用] …….5.常写——持之以恒不放松。就是要长期坚持写作，一旦松懈下来，就会感觉不在状态，材料的质量就会下降。清代唐彪曾说过这样一段话：“谚云：‘读十篇不如做一篇’。盖常做则机关熟，题虽甚难，为之亦易；不常做，则理路生，题虽甚易，为之则难”意思是说：常写，作文的方法就熟练，即使题目很难，写起来也觉得容易；不常写，作文的方法就生疏，即使题目很容易，写起来也会觉得很难。

平时，可以多写信息。写信息是锻炼写作的好办法。写信息：一是要敏锐，随时掌握时事政治。二是要掌握大量的信息量。三是文字要求表述精炼，一般信息就是几百字，甚至几十字，要把文章写短也是很考水平的。四是要会用数据。

6.多改——反复修改出神韵。好文章是改出来的。多发挥集体智慧。

今天讲这些，多数是我的一些切身感受，主要是一些感性的、肤浅的认识，做到了上面讲这些，也只能是常规应付材料，要想使材料具有思想性，做到“桃花潭水深千尺”，还需要不断的学习锻炼。落脚点就是四个多：多学习、多领悟、多实践、多总结。总的一句话，就是要多写，多写才能出经验，多写才能出创新，多写才能出质量，多写才能出水平。

第二篇：公文写作基础知识培训讲稿

公文写作基础知识培训讲稿

一、公文的定义和分类

（一）定义

公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。

公文贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报告情况，需要写

成文件；我们要向基层单位安排什么工作，提工作要求，需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；我们要告知社会公众一个什么决定，也要印制成公文。

因此，公文写作与我们每一个机关事业单位工作人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能力，是每一个机关事业单位工作人员的基本素质要求。

当前，各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员，重视公文写

作、加强公文写作，对于年轻人来说，具有更加积极的作用。

（二）分类

1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。

2、按照行文方向划分：上行公文（向上级单位行文）、平行公文

（向平级单位行文）、下行公文（向下级单位行文）。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。

3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部

材料、普通公文5种。我们在起草或者管理公文时，必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。

4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急

公文、普通公文5种。

5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、通知、通

报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文；司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等，属专用公文。

6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。

规范性公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用

公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲

话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。

（三）机关公文要素

机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

（四）公文处理包括哪些工作

公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有

序的工作。

二、公文写作的共性要求

公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有

的规定、特定的体例格式来进行。

（一）确定文种

这是写作公文首先要明确我们在写作公文前，要弄清楚这个文件

具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。

一般说来：

1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择《决定》文种。

比如：党中央决定在全党（特别是党员领导干部）开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动，这对党的建设来说，是件大事，所以用决定文种；

每年初的“三干”会上，县政府都要出台一个《关于兑现**年人口

与计划生育工作责任制的决定》，这就是个奖惩决定。

2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用《公告》。

比如，每年要在天仙河流域实行禁渔，这涉及到菖蒲、五河等乡

镇的从业人员的利益，我们就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界。供电公司、水厂要公布社会周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种。

3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些

方面作好哪件工作时，一般印发《通知》。

4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，选用报告类文种，如《工作报告》、《情况汇报》等等。（其中，政府工作报告是一个有特指内容的文种，政府工作报告是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况）。

5、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用《请示》。

6、答复下级机关的请求事项，用《批复》。

7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办

法，一般选用《意见》。

8、不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系

的机关之间，比如县财政、审计、国土等政府部门，商洽问题、询问或答复问题，一般用《函》。

9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用《会议

纪要》。

10、还有一种《命令》文种，主要适用于依照有关法律公布行政

法规和规章（如主席令、国务院令），宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令）。这些法规、规章的制定，要省级以上的国家机关才能制定和通过，因此，在市、县两级，一般不涉及到《命令》文种。以

上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况来确定。

（二）规范写作 公文写作要努力做到“六个规范”：

1、主题规范。

主题是文章所要表达的中心思想。

任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就

是集中单

一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。

2、使用材料规范。

公文材料的选用标准必须是真实典型，新鲜有力。所谓真实，就

是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。

所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。新鲜有力，就是

我们所列举的、分析的问题、提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。你不能在说今年的工作时，还拿去年、前年的数据和一成不变的措施办法，因为事物总是在发展变化，尤其在这个信息飞速发展和人的民主法制意识普遍快速增强的这么一个时代下，如果总是一成不变、不思进取，不思考、不调研，写公文也好、安排工作也好，就做不到“有的放矢”。公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文学作品的核心和灵魂。

3、文章格式规范。

公文普遍的结构格式是：公文标题—主送机关—正文—结尾—成 文时间。为了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲。写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。

（1）标题：

公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种。目前，本着简化的 原则，一般不再重复写发文机关。

例如：县农委要向省农委写一个请求帮助解决病虫害防治经费的 请示，标题就是“关于请求帮助解决病虫害防治经费的请示”；xx乡人民政府要向县政府报告一个煤矿安全事故的调查报告，则标题就要写成“关于**煤矿安全事故的调查报告”。

（2）主送机关的写法：

一是只写受文机关的名称，不写领导个人名字（领导特别要求的除外）；

二是只能写一个主送机关。例如：市委、市政府，其他需要送达的受文机关采取抄送方式（调查报告因为是知阅性公文，受文单位不特别确定，除了要求有主送机关的，可以不写主送机关）；

三是用统称或者规范的简称。不能随意写，如市政府、市人民政府都是规范的简称，但不能写成市府；

四是行文关系。只能逐级行文，一般不能越级行文（如要上报省政府的文件，一般只能市政府转报），某些经费请示属特殊情况。

（3）正文的写法：

正文是主送机关以下、结束语之前的部分。正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送机关之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻，用语符合规范。

（4）结尾：

正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。《请示》要说“妥否，请批示；《意见》要说“以上意见若无不妥，请批转执行；《通知》和《报告》可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的。

（5）行文层次序数的写法及排版：

一个正式的文件材料，除总标题外一般有四个层次，总标题用二号小标宋体。

第一个层次，是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、三； 第二个层次是小标题，用

（一）、（二）、（三）来表示，三号楷体； 第三个层次用阿拉百数字表示，即1.2.3.，可以三号仿宋加粗以醒目；

第四个层次用（1）、（2）、（3）表示。

印制格式包括用纸、字体、附件、盖章、抄送机关等。公文用纸采用a4型纸；

标题一般用2号小标宋体，正文用3号仿宋体；

文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；

年份、序号用阿拉伯数码标识；

年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；

序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；

签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人

姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排；同时应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

上报的公文涉及具体事项需要确定联系人的，还要确定联系人。联系人姓名和联系方式置于正文结束后下一行，空2格。

附件 ：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

抄送：公文如有抄送，左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；

抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。一般不抄送给领导个人。

4、文字表述规范。

公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不像诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。（比较文学作品语言与公文语言的异同：同是写一个夜晚发生的一件事，武侠小说写“月黑风高夜，燕子李三一个鹞子翻身越窗而入，手起刀落，一剑封吼，杀死了仇家；而公文只写某年某月某日，谁在家中被人杀死，或者谁杀死了仇家。）所以，很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。

5、标点符号使用规范。

该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。

要注意：转发上级或下级文件时，标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；

此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发国务院一个文件的通知，到县级，可直接说转发国务院***文件的通知。

6、数字和计量单位使用规范。

一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。

成文日前的正确写法：

党的机关的公文落款用阿拉伯数字；

政府行政机关公文落款用汉字数码；

党政联合行文从党的机关规定用阿拉伯数字；

企事业单位党组织行文从党内规定；

企事业单位行政参照政府行政机关用汉字数码。

行政机关公文成文日期应该写为“二○○七年十月六日”，三、几种常用公文的写作

（一）常用规范性公文

1、请示：

如果某个单位在推行工作中遇到了自己不能解决的困难和问题，比如资金、政策等，需要上级帮助解决，就得写成请示。

写请示要注意几个问题：一是只能一事一请，不能在一个请示里夹带多个请示事项，要资金就只写要资金的请示，需要某个政策性决定的，就写成单一的请示。二是一请一报，一个请示只能报一个主送机关，不能多头报送。一般不越级请示，但特殊情况除外（如经费请示），在实践中本着解决问题的原则，不僵化、不教条。要简短精炼，简洁明了地讲明原因、困难，对请求事项要明确，要多少钱，要什么政策，至于人家怎么批是人家的事，还要讲明你要的钱主要是用作哪个方面。

2、报告：

报告是典型的上行公文，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等。

报告的特点是阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。所以，在选择这个文种的时候，要选择那些只需要上级知道的工作或事件，或者就某项工作提意见建议，但不一定需要批复。

（1）分类：

一是工作报告，是按照上级机关要求做的报告，如政府工作报告； 二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或者觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况（贯彻落实会议精神的报告）；

三是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时交办的某项工作（关于审计意见整改情况的报告）；

四是备案报告（规范性文件备案）。

（2）写法：

一是要有导语。

说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告（依据什么机关的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的）。

二是总体结构一般是：

第一，基本情况；

第二，主要做法；

第三，收到的效果；

第四，存在的问题；

第五，今后工作的建议。

这是常规格式，具体中有变化。

如人大视察**法的实施情况，就可以先写成效（可以一并写做法），再写问题，最后写建议，三个部分完成。我们要向市政府报一个土地使用及管理工作方面的情况报告，就要有基本情况（建设用地、开发区用地）、问题、措施。回复报告的写法比较直接，上级问什么问题，我们就答什么问题，一条一条的答（如审计意见整改报告，用打酱油的钱打了醋我们是怎么整改的，程序不规范我们是怎么整改的，挤占专项建设资金我们是怎么整改的）。

三是结尾。

回复报告写“专此报告，请阅”；工作报告写“以上报告当否，请阅示”；备案报告写“请予审查”。切忌报告中夹带请示事项。

3、意见：

分为上行意见、平行意见、下行意见三种，上行意见一般上级要作出处理或者答复，平行意见则一般提供给对方参考，对方可以不执行，下行意见则具有指示性，下级应该遵照执行。意见的写法也不是固定不变的，但一般应该包括几个方面的内容（以印发关于开展某项工作的意见为例）：指导思想和原则、目标和意义、方法和步骤、工作要求等。

4、通知：

通知的应用范围很广泛。传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。通知以红头文件和白头文件印发都行。属下行文，要下级机关（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、报告不同，比意见要细），要具有操作性。例如写一个会议通知，开会时间、地点、参加人员、有些什么要求等等，要一、二、三逐一说清楚，让看的人一看就明白。通知可以不写结束语。

5、工作计划类：

是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。工作计划要有操作性（缺乏操作性是当前部门上报工作计划的通病）。计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范畴。计划类公文必须具备目标、措施、步骤三要素。计划类公文有两种格式：一是文字表述式，一是图表式（图表式越来越多，清晰、明了、包含的信息量大），政府重点工作任务分解、拟办实事分解、经济发展主要指标分解、议提案办理责任分解等都是图表式。当前部门上报的计划类文件普遍缺乏前瞻性和操作性，都是泛泛而谈，随便写几条（以收集政府工作报告素材为例）。

6、工作总结类：

（1）分类：

综合性总结（单位工作总结）、专题性总结（专项工作总结）、个人总结（学习、思想、工作）

（2）写作关键和重点：

其特点是实践性、经验性、自述性、理论性（不仅陈述工作情况，更要揭示理性认识，不仅回答“是什么”，更要回答“为什么”、“怎么做”的问题。一般包括本（半年）基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教训、下步工作计划（个人总结写努力方向）。个人总结要抓住主要问题，把握写的侧重点，突出收获最大、成绩最突出或者感受体会最深的东西，不是记流水帐。当前各部门上报的工作总结类材料，缺乏亮点的提炼和总结，都是按部就班写来，看不出我们与别的单位相比有什么亮点、与去年相比有哪些做得更好，政策上发生了哪些重大变化。

（二）常用非规范性公文

常用非规范性公文有讲话稿、调查报告、汇报材料、礼仪讲话、简报信息等，下面分别作简单介绍。

1、讲话稿:

主要有工作报告（政府工作报告）、会议讲话（报告）、汇报材料、传达提纲、述职报告等。标题的写法：工作报告和会议讲话的标题可以使用标题式（主标题、副标题构成，主标题是报告内容的精炼、概括，副标题写报告人、报告时间，比如《解放思想、团结奋进，夺取改革开放和现代化建设的新胜利》，是主标题，副标题是**省长*年*月在**会议上的报告则是副标题）；还有一种常用的标题，就是讲话人＋会议名称+文种构成，如《张县长在全县人口与计划生育工作会议上的讲话》，简洁明了。主体内容和基本要求：上年（上一阶段）工作回顾、存在问题和困难、下年工作任务、措施。要分析形势，统一思想，安排工作。总体要求是中心突出、议题集中、政策清楚、任务明确。写的好的讲话，还需要生动、富于感情。工作报告比较正规，用语庄重，一般不用口语化语言，一般不举例子，但工作做的怎么样，要用详实的数据说话，一般不允许脱稿临场发挥。会议讲话就相反，用语要力求生动，可以较多的使用口语化语言，体现个人风格，可以临场脱稿发挥。（脱稿讲话责任认定）要具备的基本条件：

一是全面、深入了解工作情况，包括困难问题、经验教训，才能做到落笔真实、全面、客观；

二是要了解有关政策，特别是新机遇新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素和政策，拟订措施才能够有针对性，体现时代性；

三是高度要站够，（高度不够是现在部门起草报告最突出的毛病），你如果是代县长拟讲话稿，就要站在县长的角度思考问题，该讲什么，该怎样讲，都有讲究；你若是代书记拟讲话稿，就要站在书记的角度思想如何讲、怎样讲，二者是有差别的。

讲话稿的用语和感情问题：有人认为公文都是平铺直叙，没有感情的。其实不然，好的公文可以写得既朴实，又有文采，体现讲话人的心声；既有操作性，又能带来听觉和感官上的享受.过去我们认为公文中不适宜引经据典、富有文采，这是片面的看法。公文的写作特别是讲话稿的写作，要视讲话人的风格而定，有的领导喜欢引经据典，我们就要考虑和体现他的风格，有人说我不具备丰厚的古典文学修养怎么办，现在网络可以帮忙，可以针对性的查阅、学习、选择。

2、汇报材料和传达提纲：

都要简明扼要，条理清晰，实事求是。汇报材料事实准确、重点突出、要有事例和数据，事例要有说服力。一般根据工作情况来安排框架，但上级有明确要求内容的，一般按上级要求逐一汇报。传达提纲的写作要点：

一是不能原原本本的照搬领导讲话或讨论发言，要抽取、综合主要的、有代表性的体现会议精神的东西；

二是要有侧重，要将本地区本部门急待落实的方面作为传达重点；

三是贯彻落实措施也要紧密结合本地本部门实际。

3、礼仪讲话：

欢迎词、答谢词、祝酒词、悼词、纪念性讲话等（我把开幕词、闭幕词也列入礼仪讲话）。其特点：

一是简短精炼；

二是富有感情。欢迎词、祝酒词要热情洋溢，悼词要沉痛沉重； 三是力求文采斐然。讲起来流畅悦耳，听起来文采飞扬。一般要避免小标题。欢迎词除在开篇表示欢迎外，要简要介绍本地的风土人情、经济社会概貌（但是忌写得呆板），要展望今后的合作与情谊，最后要有祝愿的话。

（三）信息写作

1、定义：

是党政机关、人民团体、企事业单位为了向上级机关、平行机关、不相隶属机关、单位或个人送阅、通报有关情况、信息形成的材料。

2、定位：

信息工作是各级党委、政府办公室履行“参与政务，管理事务，综合服务”职能的重要手段，是各级政府及其部门办公室工作的重要组成部分。信息是各级政府及其部门之间沟通情况、交流经验、反映下情、辅助决策的重要手段。它不可能代替行政公文，但是对行政公文作用的必要补充；它不可能涵盖办公室的所有工作，但是办公室工作的重要组成部分；它不是辅助决策的唯一渠道，但是辅助决策的重要手段。这个定位是从上到下都比较统一和认可的。在我们过去的信息工作中，存在对信息工作定位及其理解的片面性，即仅仅把信息工作作为反映工作进展动态的资料，而没有从沟通情况、交流经验、反映下情、辅助决策这个全面的定位上来宏观理解和把握信息工作。在乡镇和部门上报的信息中，多数是新闻报道式的会议信息，即х年х月х日开个什么会，хх领导讲了话，或者хх领导去检查什么工作，而没有从更高、更深刻的角度去总结、提炼可供借鉴和推广的工作经验，去思考、调研某项政策执行或者工作推进中存在的问题、困难及意见建议。

3、发展趋势：

随着政府职能从全能向有限、从管理型向服务型、从封闭型向开放型转变速度的不断加快，以及经济社会的快速发展和信息时代的到来，信息工作显得越来越重要，面临的形势也在不断发生变化。主要体现为几个方面：

一是各级领导越来越重视信息工作。

信息工作具有传递快速便捷、反映内容全面广泛深刻的特点，越来越受到各级领导的重视。强调要把做好信息工作作为办公室工作的重要内容，使信息工作真正成为领导了解情况的一个重要窗口和向领导同志反映情况的一个重要渠道。从国务院到省、市政府办公厅（室）都设立了一定比例的信息直报点，将一些重点省、市、县（区）列为直报点，便于第一时间将各类信息传递到上级领导手中，提供真实、及时的决策参考。2011年以来，县农委对信息报送工作也是高度重视，制定了宣传报道奖励办法，鼓励各单位职工积极投稿。

二是政府工作越来越需要信息工作。

首先，是政府各项政策措施、工作部署的贯彻落实，及其存在的困难、问题的收集反馈离不开信息工作。其次，随着社会主义市场经济体制的日益完善，政府职能转变不断深化，政府决策也从过去单纯的凭经验、拍脑子转化为科学、民主决策，对信息的需求量大、依赖程度高。

三是在经济全球化迅猛发展，经济转轨和社会转型加快的情况下，各种矛盾容易碰撞、激荡，社会容易失序，经济容易失调，人的心理容易失衡。

新情况、新问题将层出不穷，领导同志也需要及时、准确、全面地获取各方面的信息，以便预测走势，调整策略，指导决策。

4、分类：

第一大类是动态类。

动态类信息主要指反映重要工作进展情况、重大决策部署贯彻落实情况、重要经济社会动态和社情民意等方面的简要信息。它的特点是一事一报，及时准确，文字精炼（一般不超过500字）。动态类信息又可细分为八个小类：

一是上级做出的重要决策部署、召开的重要会议在本地的贯彻落实情况；

二是对上级出台实施的重大决策执行效果的情况反馈；

三是上级领导关注的重点工作情况；

四是反映本地当前发展中一些较为突出的热点、难点问题；

五是各地承担的一些重点工作的进展情况；

六是各地最新灾情及救灾工作情况；

七是反映各地政府工作中存在的突出困难；

八是其他重大的社会动态和重要的社情民意。

第二大类是综合类。

综合类信息主要是就涉及某方面工作或某个问题的相关情况，进行汇总、分析所形成的信息，一般应有情况、有分析、有建议，主要目的是汇报工作、反映问题、建言献策。这类信息的特点是要素齐全（时间、地点、问题、经验、建议等），数据准确；主题鲜明，层次清晰；论据充分，不空发议论；平铺直叙，文字简炼（一般不超过2500字）。综合类信息主要分为五个小类：

一是报告类。

主要汇总报告重点工作的阶段性进展情况，反映经济运行和社会发展中出现的需要上级领导了解的重要情况。

二是反馈类。

主要反映上级决策部署、上级领导同志重要指示的贯彻落实情况。

三是问题建议类。

主要反映工作中遇到的各种需要上级领导帮助或协调解决的突出困难和问题，以及就某些重大问题向上级领导建言献策等。

四是经验成效类。

主要是对一些具有普遍性的重点、难点、热点问题，本地区有哪些独到的、值得上级领导同志了解或其他地区和部门借鉴的好做法。

五是调研类。

主要是围绕政府中心工作，组织开展一些考察、调研、研究活动形成的对上级有参考价值的材料。

5、当前信息上报中存在的突出问题：

主要存在五个方面的问题：

一是认识有差距，发展不平衡。

主要是指对信息工作的定位认识不到位，这是各乡镇各部门带共性的问题，也是当前信息工作存在的主要问题。最突出的现象是，由于大家还没有充分认识到信息工作反映下情、辅助决策的重要作用，把上报信息简单等同于新闻报道，信息内容单

一、单薄，参考价值不大。

二是针对性和时效性不强。

一些乡镇和部门没有把信息工作的着眼点放在全县全局和重点工作的高度，进行提炼和综合，虽然报送的数量多，但上报信息与领导机关需求不对径，参考价值不大；收集信息的渠道不畅，情况掌握不及时，上报迟缓，导致一些重要信息时效性丧失。尤为突出的是，报喜的多，报忧的少（也就是说成效类信息过多，问题类的少，问题类即调研、综合类信息恰恰是上级关心的，采用率会高）。

三是综合调研类信息严重缺乏。

可以说这是各级政府系统办公室信息和日常工作的“软肋”。因平常耽于事务，没有足够的时间主动深入基层或工作一线调研，没有形成深入调查研究的工作作风，“见子打子”，理性思考少。上报的一些调研信息也缺乏深度，缺乏全局性的意见建议，辅助决策的参考价值不

大。

四是重大突发信息报送迟缓，报送程序不规范。

这个现象在各乡镇各部门都十分突出，在突发公共事件和社会热点、难点方面尤为突出。还有不按程序规范上报的现象也比较突出。表现为：主管部门只按照行业管理规定向省市对口部门上报，而没有坚持先向政府办报告、统一口径后再对口上报。这样不仅造成相关部门上报口径不统一，还给工作造成了被动，往往是省市领导的批示下来了我们才知道，也对政府及政府领导的从政形象带来了不良影响。

五是写作质量有待提高。我总结为四个缺乏：

（1）、缺乏数据和素材支撑，上报的工作措施空洞乏味，上报的工作进展情况缺乏数据支撑。

（2）、缺乏与相邻县区相比独到的、适宜在更大范围推广的经验性提炼（如微耕机推广、畜牧科技扶贫）。不注重挖掘和提炼工作中的亮点，总结不够深刻全面，精炼程度有待提高。

（3）、缺乏深入调研的精神和心得，对信息辅助决策的作用认识不足（调研信息促进重大项目的落实、重大政策的调整）。

（4）、缺乏对全局性重点工作、社会热点问题、领导关注事件的把握（要关注社情民意、关注重大政策实施后的反应、关注特殊重要工作。

6、怎样提高信息写作的质量和做好信息上报工作：

一是注意以点带面，选好上报信息的角度。

选择有新意、有价值、有效用的信息上报，角度抓得新，抓得巧，很快就能进入领导的决策视野，反之不然；所反映的问题和提出的建议能够给人以启示，动态类信息要快速上报，“以快带新”；问题类信息要注意事物发展的新动向、新变化；经验建议类要注重现实性，要仅仅围绕工作中心，体现单位工作特色，力求有推广价值。

二是要突出时效性，加快信息上报速度。

收集要快，编写要快，上报要快，有预见性的东西要超前介入。三是切中领导需求，增强信息上报工作的“贴近度”。

当前，要加强调研，在综合类信息报送上取得突破，努力实现信息工作的四个转向（单纯的动态类转为动态和综合类并重、动态信息向调研信息、反映情况向建言献策、报喜向喜忧兼报、喜忧并重）。过去有一个保守的观念，认为报忧就得忧，现在要转变为报忧解忧，促进问题解决，衡量的尺度是：由于客观因素或者上级政策执行过程中出现的问题均可上报，只要不是本地主观工作上出现的问题均可上报。在平常的执行工作中出现了问题，需要上级调整政策，我们一般采用专门的汇报方式，其实信息也是一种重要的汇报方式，不能忽略。

四是结合实际，加强写作和上报中的薄弱环节。

五是加强制度和队伍建设。要有人分管（分管领导定期不定期的召集研究，确定报送重点），有具体人员撰写，要建立激励机制。

7、信息与新闻的异同：

共同点：

党政信息和新闻都是对客观事物的反映，都具有客观性、真实性、新鲜性、时效性，都能影响人们的认识和行动，在一定意义上讲都具有指导性。信息追求信息价值，新闻追求新闻价值，有的时候两者是相通的。比如国家最新做出的一些需要全社会周知的重大的决定，政务信息和新闻就是两条重要的传播渠道。通过新闻渠道可以让更广泛的群众知情，而这些指导性的意见通过政务信息渠道传达贯彻到基层，可以在最短的时间内让基层领会其精神实质并组织实施。广义的信息是对客观事物的表述（包括发生的和未发生的），而新闻是对已经发生的事情的表述，从广义上讲，信息包含了新闻。

二者有四个共同点：

一是都是对客观事物的反映和表述；

二是都是受众预先未知的事情；

三是都讲求新鲜、真实、准确；

四是都有可传递性。

区别点：

一是信息的包含量比新闻大。新闻只是新近所发生的，为受众所关注的具有新闻价值的那部分事实的报道，信息则是反映事物存在方式或运动状态的普遍形式。这是最大的区别。信息稿件有超前性（趋势性的苗头问题，预测事物未来的发展方向和态势），新闻是对已经发生事情的报道，注重影响、导向，信息则侧重于告知，反映事物的存在和运动状态。

二是信息的时效性要求不及新闻要求强。

三是公开性上不同，新闻向社会公开，信息则分类上报、公开，专属性信息（如涉及国家安全）不能公开。

四是信息提供的服务效果比新闻要直接。

写作上的不同（5个方面）：

选材上：信息侧重于全局性、综合性、典型性、指导性，新闻侧重于知识性、趣味性、可读性。标题上：信息为单标题，直白直观；新闻标题有多行标题（眉题、正题、副题）、两行标题（主标题、副标题）、单行标题三种形式，活泼，吸引眼球。

举例：

1、**局加强票据管理，信息的写法就是直入主体，一是„二是„；新闻标题则是：强化管理、强化检查、强化处罚（主标题）——**局以票管税堵塞税收“暗流”。

2、写我国农产品6月对日出口下降，信息的写法；新闻的标题和写法：豌豆被拒敲响第一声警钟（引题）--中国农产品6月对日出口下降18%。

3、举办建筑业职业技能大赛：你想一显身手吗？擂台上见分晓（引题）、我市举办建筑业职业技能大赛（主题）、获奖待遇（副题）。

结构上：信息主体直言表述，开门见山，直接由主体构成，较少

用导语，字数100-300字左右，一段成篇；新闻稿由导语、背景、主体、结尾构成，包括何时、何地、何事、何因、何果五要素。

形式上：信息有相对固定的规范（动态类），一般采用“一是„二是„三是„”的直接叙述方式，一就是一，二就是二，实事求是，忌讳随意粉饰，一般不允许估计基础上的模糊表达；新闻则活泼，无固定格式。写作风格上：信息的语言平实、直叙、准确精炼、朴实庄重，事实准确，分析中肯，建议合理，忌用修辞手法。新闻力求可读性，可以采取多种文体，运用各种修辞手法（插叙、倒叙、比喻、夸张、讽喻、借代、映衬），讲究的是悬念感和新鲜感，给受众冲击力，激起阅读兴趣，扩大社会影响力。

四、公文处理中几个需要注意的问题

（一）联合行文的问题

1、行政机关联合行文，主办机关排列在前，原则上文头、文号都用主办机关的，落款时几家单位都要落款并盖印（上行文可只盖主办机关的印）。如，食品药品监督管理局、工商局、卫生局要联合下发一个食品卫生安全方面的文件，这项工作食品药品监督管理局是牵头单位，文件头和发文字号都用药监局的；另一种处理方式是几家单位联合印制红头文件（切忌不能用黑头文件联发），但发文字号原则上用主办机关的。

2、行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

3、联合行文一般用主办单位的文头和文号，一般不用几家单位作文头、字号为联发字号的格式。

4、会签，由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签，一般不用复印件会签。

（二）部门和内设机构行文问题

政府各部门（包括议事协调机构），除以函的形式商洽工作、答复询问外，一般不得向下级政府正式行文，如确需行文，有两种处理方式：

一是经县委、政府领导同意，由“两办”发文（如印发实施方案）； 二是部门自行行文，可以用《通知》等文种，但必须在正文前冠上“经县政府同意”这句话；

三是有关议事工作机构（各种领导组、工作委员会）要向乡镇或部门行文，一般不能以办公室名义印发。如：要印发食品安全方面的文件，应以食安委的文头印发；要印发灾区卫生防疫方面的文件，应以爱国卫生运动委员会的文头印发，不要以爱卫办的文头印发；

四是部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关行文，要与相应部门商洽工作，必须以函的形式，要安排内设某机构的专项工作，须以主管部门文件行文。

（三）数字和数值范围规范表述的问题

1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述。如20%不应写为汉字表

述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。

2、数值范围表述：数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。如表述“3%--8%”，不能写成“3—8%”，不能省略3后的百分号；用分数和整数表述数字范围时，也同理不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。

3、表述时间时段，一般不要表述为去年、今年、明年等，应表述出具体的年份，如2007年、2008年。

（四）规范用字用词的问题

在公文写作中，有许多字、词长期被混用，造成不统一、不规范的问题，要加强甄别和规范。如截止（到现在告一段落）和截至（事情还在继续发展）的使用；在表述“其它”、“通讯”时，应为“其他”、“通信”；1949年10月以来的时段，不能用“建国以来”，应为“新中国成立以来”；制定与制订的准确使用，制订突出拟订、草拟、创制，对象多为方案、计划等，注重的是过程，制定突出确定下来、正式实施，多指路线、方针、政策、法令、规章等，注重的是结果；做出与作出，前为口语，强调具体的事，后者多为书面语；急待和亟待，前者指时间上的紧迫性，后者表示意义上的紧迫性，表明问题已经严重到了极点。规范表述是一个长期学习积累的过程，要在工作中时时留心、总结。

（五）重要紧急公文的处理

１、如何界定重要公文：

凡上级机关（党中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府及其部门）来文中标注“特级”、“急件”字样和涉及重大事项的公文，各级领导的批示件，各级各部门上报的重大突发性事件的请示件，都界定为重要公文，根据紧急程度，规定办结时间办理。

２、分类：

按紧急程度分为特急件、急件和普通件三类，特急件要在24小时内办理完毕（如特提电报），急件在３日内办结，普通件在其要求的时间内办结。

第三篇：公文写作系列培训讲稿

公文写作专题系列讲座

第一讲 公文的基本知识

一．公文的涵义与主要种类

公文,是指法定的社会组织或法人处理公务使用的具有法定效力和规范体式的公务文书。它是国家所有机构从事管理和处理事务的一种重要工具。各行各业、各级部门要做到上情下达、下情上达、政令畅通,实现有序高效的全面管理,都离不开公文。公文的质量反映出管理的水平，并直接影响到管理的成效。

国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》中,规定的行政公文有13种,即命(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中，规定的党内机关公文有14种：

（一）决议

（二）决定

（三）指示

（四）意见

（五）通知

（六）通报

（七）公报

（八）报告

（九）请示

（十）批复

（十一）条例

（十二）规定

（十三）函

（十四）会议纪要。

除这些由国务院和党中央发文规定的公文之外,还有不少通用的普通公文如办法、制度、方案、总结、计划、领导讲话、调查报告、简报等。

公文不同于任何文学作品和一般文章,它的作者、文体 规格、所涉内容和语言表达方式都是特定的,具有法定性、强制性和约束性。要写出规范的公文,发挥公文应有的作用,就应当了解公文的有关问题。

怎样才能写好公文,我的体会主要是: 熟悉政策精神, 明确领导意图, 切合工作实际, 符合文体要求。

二．公文的格式内容和撰写

规定公文的文面格式一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附注、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发机关及印发时间、印发份数等组成，这些内容分属于公文的眉首、主体和版记三部分。明确它们各自的具体内容和位置，安排公文的格式和撰写其内容就不难了。（见公文格式图）

（一）眉首部分的格式安排和撰写

眉首，也称版头、文头。内容包括发文机关标识、发文字号、文件份号、签发人、秘密等级、缓急程度等。

１、发文机关标识。即发文机关的名称加上“文件”两字，如“国务院办公厅文件”、“成都市西汇城市建设有限公司文件”, 就是文件标识，其位置在版头居中。联合行文，主办机关排列在前。2.发文字号。发文字号由机关代字、发文年份、发文序号组成，如“国办发〔２０11〕１6号”。“国办发”就是国务院办公厅发文的代字 ,“〔２０11〕”就是年号 ,“16 号”就是当年发文的顺序号。发文字号的位置在文件名称之下，版头反线之上居中。联合发文，只标明主办机关发文字号。

3.文件份号。是指发出同一公文份数的顺序编号。一般用于有密级或需要回收的公文，其位置在版头的左上角。

4.签发人。《国家行政机关公文处理办法》规定：“上行文应当注明签发人、会签人姓名”。如请示、报告等上行文就应写上签发人，其位置在发文字号右边。请示还应当在附注处注明联系人的姓名及电话。

5.秘密等级。公文密级分为绝密、机密、秘密三等，标明密级的位置在版头右上角。如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

6．紧急程度。紧急程度是对公文传递和办理时间提出的要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明 “特急”、“急件”。其中电报应当分别标明 “特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度在文件版头右上方标明。如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（二）主体部分的格式安排和撰写

主体部分的格式内容：包括公文标题、主送机关、正文、附注、附件、发文机关、发文时间、印章等。

1.公文标题。在版头红色反线下居中位置。可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。它由发文机关名称、事由、文种三部分组成。

如《成都XXXX 公司关于执行2010年廉政建设责任制情况的自查报告》，发文机关名称为“成都XXXX 公司”，事由为“2010年廉政建设责任制情况自查”，文种是“报告”。

批转性公文的标题是由批转机关名称、被批准文件的名称和文种组成，如《国务院批转财政部等部〈关于完善省以下财政管理体制有关问题意见〉的通知》。转发性公文的标题是由转发机关名称、被转发文件的名称和文种组成，如《XX公司转发XX市质量技术监督局〈关于在全市企业开展质量技术检查月活动的通知〉的通知》。

2.主送机关。主送机关也称受文机关，其名称的位置在标题之下，正文之上，从左顶格书写。下行文中的普通文件，主送机关往往较多，一般不写各下级机关的全称，而写统称。上行文一般只有一个主送机关，多头主送会造成责任不明、互相推辞。

3.正文。这部分是公文的主体，集中表达公文内容之所在。正文的内容一般包括说明行文的依据和目的，阐述具体 问题和提出具体要求或解决办法。其结构形式一般为条款式和篇章式。

4.附注。公文如有附注(需要说明的其它事项)，应当加括号标注。居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。

5.附件。附件是指附属于主件的文件或相关资料。公文不一定都有附件。如有附件，应在紧接正文的左下方注明附件的名称、数量和顺序。

6.成文时间。成文时间以领导人签发的日期为准，联合发文以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报文件以发出日为准。成文时间一般书写在发文机关名称下面 , 但有些特殊的公文可将成文时间写在公文标题的下面，如会议纪要、决议等。成文时间用小写汉字书写。

7.加盖印章。公文除会议纪要外，都应加盖印章。几个机关联合发文，将主办机关排在前面。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。(三)版记部分的格式

版记的格式内容主要包括主题词，抄送机关和印制单 位，印制时间和份数。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

1.主题词。规定公文均应标注主题词。主题词是揭示文件主要内容的规范词，由反映文件的主题概念和规范化名词、词组和文种组成。主题词的作用是便于机关文件的立卷归档和计算机检索文件。

《国务院办公厅关于暂停撤乡设镇工作的通知》，其主题词为“体改、暂停、撤乡、设镇、通知”。

2.抄送机关。抄送机关是公文涉及的需要了解公文内容或协助处理公文内容的有关机关，名称列在主题词下边的位置。

3.印制。印制包括文件制发(翻印)单位名称、制发(翻印)日期和印刷份数。制发(翻印)单位名称写于文件末页下端反线下左边，印发时间写在右边，印数写在制发时间下边。

公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

公文格式互动练习一

根据公文格式的有关要求指出并纠正下列公文存在的问题。

X X X X X X X集团公司 关于对二○一〇参加工作的财会

人员进行专业培训的通知

XX市XXXX局 关于申请解决成乐架空光缆 受西部鞋都建设影响迁改费用的报告

三.公文的语言要求

制发公文的目的是为了解决公务中的各种实际问题，公文发挥的是其实用和实效作用。因此，公文的语言要符合其文体特性，体现出准确、简明、朴实、得体的语体风格。

(一)准确

所谓准确，就是客观地表述问题，恰如其分地遣词造句，做到辞意相符。公文语言若出现语焉不详、模棱两可或辞不达意的问题，就易产生歧义，造成不良后果。撰写公文时，既要在语言上符合语法规范，更要注意表意的针对性和分寸感。

(二)简明

所谓简明，就是简明扼要。写公文应开门见山，直接了当，言简意赅，不穿靴戴帽，不繁冗杂芜。这样才便于受文 8 者接受和执行。

要做到简洁，就必须摒弃空话、套话，力戒浮词冗言，善于突出问题的关键，集中表述当说的问题，可说可不说的尽量免去，不必说的则一句不要。

(三)朴实 所谓朴实，是指公文语言的朴实无华、深入浅出、平易通俗。刻意渲染和藻饰于公文的实际作用无补，反而会削弱公文的庄重性。要体现朴实，撰写公文时应以直陈的叙述方式为主，兼用说明、议论，不宜用描写和抒情方式。所用词语平实，不用夸张、拟人等艺术修辞的方式。

(四)得体

所谓得体，是指公文语言应符合文种体裁、行文关系和行文目的的需要。公文种类各异，均有自己的文体特点、行文对象和不同的作用，故行文时语调、语气也各不相同。下行文多具权威性、指令性、规定性，上行文多具汇报性、请示性，平行文多具协商性、交流性。行文的地位和需求不同，其语言必须得体。否则，上、下及平行的公务关系就难以协调，直接影响到公文的效率。

公文语言互动练习二

分析并修改以下案例：

1.对受地震影响不能营业的孟塘、罗泉、茶店三个信用分社采取防范措施，聘请当地派出所干警实行武装押运，统一将钱箱存放于主社，对茶店分社协调镇政府派一名干警全天营业值班守候。

2.党委应该树立集体破“网”的决心，真正把“关系网”弄个“鱼死网破”

3.经调查，最近几年该县已有约百分之四十的农户盖了新房，约百分之三十的农户近年内不拟盖房，砖瓦需求已相对缓和。邻县情况也相似。县政府除同意现有砖瓦厂扩建，增添新设备外，凡申报新建砖瓦厂的一般不拟同意。4.领导是否深入群众，是我们掌握实际情况、正确决策的关键。

5.在支农活动中，我们一定要多为农民和贫困户多办实事，多办好事。

6.地震使XX县联社大部分职工几乎仅剩一身衣服，该县83个职工家庭残缺，其中38名死亡、失踪员工家庭急需给予基本生活保障、子女上学和日常用品等方面的资助。他们有的剩下无职无业的妻子儿女正上大学或中学，有的只剩下父母和祖父祖母生活无着落，有的剩下子女无生活来源或孤寡老人孤苦伶仃，有的父母皆亡子女成了孤儿，有的一家上下多人死亡，等等。地震不仅使他们失去了亲人，失去了家庭，失去了经济支撑，而且连居家必需的住房、用具均被悉数毁灭。

我们XX省农村信用社将把“勇于肩负助农致富(兴业)，努力开拓与(促)农共舞(致富)”作为理想，努力帮助农民奔小康。

一个人的人格，就好比一件商品的品质。人格是不能打折扣的。（选自《XX书记在XX省联社对口支援XX县联社动员大会上的讲话》）

第二讲 常用公文的写作

（一）第二讲到第三讲的内容，主要讲解领导机关与职能部门常用的决定、通知、通报、请示、报告、函、会议纪要、工作总结的写作方法和要求。

本次专题讲座重点讲解决定、通知、通报三种公文。

一、决 定

（一）决定的概念

决定是对重要事项或重大行动作出决策和安排的一种公文。

决定可用以颁布重要的政策或规定、安排重大的工作或活动、告知重要的问题和宣布重要的奖惩措施。国家领导机关及地方中、基层领导机关都可以使用这种公文。

（二）决定的写作

决定正文的结构一般由前言、主体、结语三部分组成。

1、前言

写这部分应开门见山地概括决定制作的原由和根据，简 明扼要地讲清为什么行文、根据什么行文，指出行文的目的。

2、主体

这部分是全文的实际内容所在，务必写明决定的具体内容。决定涉及的问题大多重大，范围较广，相关的政策、规定和举措较多。因此，写这些内容时，应紧紧围绕决定的主要命题，按照决定内容的主次作用和逻辑关系来谋篇布局，划分层次段落。内容较多、篇幅较长的决定，宜用条款式行文或序号标题分述式行文这样才会使决定内容井然有序，重点突出，层次分明，看起来一目了然。

3、结语

这部分不是所有的决定都需要写。有的决定正文将有关的条款写完就结束全文，有的决定则在正文后针对决定的内容提出贯彻决定的要求和希望，或对规定作简要说明。需要写结语的决定则写，并要注意简短，以免画蛇添足。

分析例文一：

XXX司〔2011〕18号

关于表彰2010先进集体、特别贡献奖、优秀管理者、优秀员工、先进工作者的决定 分析例文二：

成都兴盛物业管理公司 关于任命工作人员的决定

二、通 知

（一）通知的概念

通知是用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行事项、任免和聘用人员的一种公文。通知的用途很广，使用频率很高。

按通知内容要求和作用的不同，可分为法规性通知、工作性通知、批转性通知、转发性通知、知照性通知等、会议性通知。

下面重点讲工作性通知。

（二）工作性通知的写作

工作性通知，就是上级机关要求下级机关办理和需要周知或共同执行的工作任务的通知。

写工作性通知，关键是把握住它的规定性这一特点，即针对要求下级机关办理的某一件事，作出明确的规定，以期达到预定的目的。下级机关明确了该做什么、怎么去做、达 到什么要求的问题，就会按上级的意图开展工作。

工作性通知的正文一般由缘由、事项、结语等部分组成。

1、缘由。无论是上级机关对下级机关布置某方面工作的通知，还是要求执行某项任务、办理某件事的通知，正文的开头部分都应先写明原缘，即为什么要下级完成某事的理由或依据。

2、事项。事项是事项性通知的主体和核心部分。这部分要完整、具体地体现出上级机关下达事项的意图，写作时不能笼统、抽象或事无巨细、杂乱无序地表达。事项多的可以分项说明。各项之间有内在联系的，应按关系或逻辑关系来安排先后顺序；没有内在联系的，则按主次轻重或区别性质来并列安排，总的布局要合理。

3、结语。不是所有的工作性通知都有单独的结语部分。结语的内容一般为“以上通知事项，望认真执行”、“以上通知的各项任务，请按时完成，并将完成情况书面报告我们”之类的常用语。有些工作性通知在事项部分末句写上了这类用语，就不必专门写这样的结语了。

分析例文一：

XXXXXX公司

关于对二○一○参加工作员工进行

技能测试和培训的通知 分析例文二：待公司提供

（二）通 报.通报的概念

通报是用来表彰先进、批评错误，传达上级的重要精神或有关重要情况的公文。

表彰性、批评性通报主要用于宣传、教育，从正、反两方面为人们提供认识的典型；情况性通报主要用于上级精神，重大问题、重要情况的普遍告知。

2.表彰性通报的写法

表彰性通报的正文一般分为三个部分。第一部分写被表彰机关或人物的事迹，这部分的内容是行文机关写通报的依据，是通报全文的基础，体现着被表彰事实本身的价值和意义。因此，应将这部分写得具体实在，既扼要侧重又清楚明了。写作时，采用记叙的方式，将基本事实包括的单位或个人、时间、地点及事件的发生、经过和结果归纳性地表达出来，突出关键事实和重要情节，略写不必要的过程和次要细节，做到线索清楚，主次分明，详略得当。第二部分对表彰的事迹的意义影响进行结论性的简明归纳，语言要概括、准确。第三部分提出表彰决定和学习的号召。有的公文将这部分的内容分为两部分来写，表彰决定为一部分，学习号召为另一部分，成为递进的两个层次。这样的结构安排也是合理 的。表彰决定的内容往往不止一项，有精神鼓励的、有物质奖励的、有晋级记功的，要根据具体情况，将表彰的内容如实写出。“学习号召”这部分不能写成空洞的口号，也不应机械地“就事论事”号召大家学习。如通报表彰的是奋不顾身、勇救落水儿童的英雄，就去号召大家争做这种英雄，这是不切实际的，应该号召大家学习和发扬英雄见义勇为、无私奉献的精神，在平凡的工作中为本单位的发展，为国家的振兴作出应有的贡献。

3.批评性通报的写法

批评性和表彰性通报的性质截然相反，但它们的行文结构方式是基本一样的。

批评性通报的正文一般也分为三个部分。第一部分写被批评的错误事实，这部分不能一笔带过或虚写，应写出错误的经过、结果和不良影响。第二部分概括性地指出问题的性质、严重性和造成事故的原因。第三部分提出处理决定和防止类似错误发生的办法，或提出警告性和儆戒性的普遍希望。

以上表彰性和批评性通报的写法都属于直叙式的写法。如写转述式的表彰或批评通报，则应注意: 转述式通报因通报的事实要作为附件一并发下，故正文第一部分只简略地写出事实，不再复述经过、结果和影响，而让受文单位从附件中去了解具体情况；第二部分、第三部分则按直叙式表 彰通报或批评通报的写法处理。

4．情况通报的写法

情况通报主要用于重大、重要情况的通报，其正文一般由两部分组成: 第一部分集中介绍有关情况的现状和影响；第二部分为分析结论或处理建议，这部分要体现出行文机关对所介绍情况的态度、意见或如何对待的具体措施。不是所有的情况通报都要写这些内容，有的只写上级的态度、意见，另文写具体的对待措施。怎么写，需要根据行文机关的意图和实施步骤来定。

5.写通报应该注意的问题

（1）通报具有表彰、儆戒和传达重要情况的作用，故拟写通报的事实应抱着实事求是的态度，不允许虚构和歪曲。

（2）叙述事实经过，应抓住能够定性的事实来写，不必写非本质的细枝未节，忌内容繁杂、语言罗嗦。

（3）无论表扬、批评，还是传达重要情况，对问题的分析都必须客观中肯，结论要公允正确、恰如其分，浮夸美饰和有失偏颇都会造成不良后果与影响。

（4）表彰的决定、批评的处理措施和对重要情况的处理意见都要写得明白无误，不能含糊其词，更不能模棱两可，否则就难以发挥表彰、儆戒和解决问题的作用。

分析例文一：

XXX司〔2010〕25号

关于对张龙同志进行表彰的通报

分析例文二：

XXXX司﹝2010﹞58号

关于近期劳动纪律检查的情况通报

课堂互动练习三

根据以下提供的材料，写一篇不少于600字的通知。我公司将举办“XXXXXXX”为主题的征文活动，请你根据征文活动的需要拟定内容和形式，写一篇符合公文规范的通知。

拟文要求:

1、符合公文的规范格式；

2、按通知的写作要求，写出行文的根据、目的，通知的具体事项；

3、要切合工作的实际需要，具有原则性、合理性和可行性；

4、语言要求简明、准确，能充分表达本文的意图。

第三讲 常用公文的写作

（二）一、报 告

（一）报告的概念

报告是用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。在上行文中，报告最能体现出“下情上达”，上级机关对这种公文是特别重视的。报告是陈述性公文，在中、下级机关中普遍使用。

（二）报告的作用

报告的作用是向上级机关汇报工作、反映情况，提出对进一步开展工作的设想和意见，使上级机关及时了解、掌握情况，在指导下级机关的工作时有所依据和参考。报告还用于回答上级机关的询问和报送文件与物件。

（三）报告的写法

报告的标题由三部分组成: 发文机关、事由、文种。报告的正文一般由前言、主体、结尾三部分内容组成。前言部分往往是说明写此报告的原因、根据或报告内容的中心问题和梗概。主体部分展开报告的具体内容，即对某一工作或情况进行回顾总结，说明其目前的状态，肯定成绩，指出存在的问题。结尾部分针对现状、存在的问题，提出对今 后工作的设想、意见及具体措施。

报告正文结束后，要写上结语“特此报告”、“以上报告妥否，请批示”、“以上报告如无不妥，请批转各地”等。如果上级不作批示、转发，该报告只是供上级机关掌握情况参考。如果上级领导机关批准转发，则成为上级机关文件的内容，具有法规性、规定性或约束力。例如，《××省物价局、财政厅关于第三批取消或降低标准的行政事业性收费项目的报告》，一经××省政府批转，该报告就成了通知的组成部分，并具有文件的规定性，各受文单位必须按该报告里的有关规定执行。

报告落款处写上发文日期。

（四）写报告的基本要求

1、坚持实事求是的原则，反对报喜不报忧。向上级汇报工作，有成绩写成绩，有错误写错误，有问题反映问题，不能文过饰非，夸大成绩，减少错误或隐瞒不报。反映问题并提出建议的报告也要符合客观实际和工作需要，不能以偏概全或搞形式主义，要向上级提供真实可靠、有决策参考价值、能推动全局工作的情况和建议。

2、报告的内容要突出事实。主要让事实来反映是非优劣，不能空洞抽象地写做了什么工作，写问题也要具体准确，反映出实质，不能只写表面现象和印象。失误、存在问题的主观原因是什么，新的措施和对策、建议是什么，都应有条 理、符合逻辑关系地安排和撰写。

3、报告中不应夹带请示事项。

分析例文一

XXX 司〔2010〕156号

成都市XXXX公司

关于执行2010年廉政建设责任制情况的自查报告

分析例文二

XXXX司〔2010〕106号 关于XX保险公司四川分公司 2010年1-12月经营情况分析报告

（四）请 示

1．请示的概念

请示，是下级机关向上级机关提出要求，请上级机关给予指示或批准的公文。下级机关一般需要请示的问题有: 对有关方针、政策、指示、法令中不了解的问题；工作中发生重大问题和原无规定难以处理的问题；由于本单位、本地区的特殊情况而造成的难以处理或需要变通处理的问题；不在本单位权限范围内，须经上级批准后方可决定的问题等。对以上问题，下级机关应以请示的文种向上级机关行文，但在不少地区的机关中，特别是一些基层机关，常用报告代替请 示或将两种文体混淆使用。例如，××区人民政府《关于追加扶贫经费的报告》。再如，XX公司《关于修建员工活动中心的请示报告》，该文名称出现的“请示报告”混淆了文种界限，按公文管理的办法，这是不允许的。

2.请示的写法

请示由标题、正文和落款构成，其写法如下：（1）标题

请示的标题由发文机关、事由、文种组成。如《成都市西汇城市建设有限公司关于打造郫县家居装饰建材商业圈的请示》

（2）正文

请示的正文一般由请示理由(问题)和请示事项两部分构成。

请示问题的理由。这部分写明请示的问题并陈述理由。请示的要求一般从标题上就能反映出来，如《××省人民政府关于民族贸易继续给予扶持和照顾的请示》，上级机关一看就知道请示的要求是对民族贸易继续给予扶持和照顾。但请示的要求是根据什么问题提出的、其理由是什么，这必须在请示的正文里先作具体地陈述。只有让上级了解到请示的问题轻重如何、属于什么性质、是否非解决不可，才能为上级提供指示或是否批准的依据。写这部分一定要做到问题明确，理由充分。请示批准的事项。请示的问题明确，理由充分，要求解决的事项就能得到上级的认可和批准。在请示批准事项的这部分，要针对前面的问题及理由，向上级提出具体的请示事项。内容多可分条列出，内容少可集中陈述。向上级机关提出请求，既要从请示机关的实际问题和需要出发，又要考虑到上级机关的批准权限和解决问题的能力。任意提高解决问题的要求，或不考虑上级机关是否能解决，都不利于实现请示的目的。因此，在写请示批准的事项时，要抱着客观实际的态度，向上级机关提出合理可行的请求。

写作请示要抓住两个要点: 一是陈述理由要充分；二是提出解决方案要具体，切实可行。

结语写上“以上请示妥否，请批复”、“当否，请批示”之类的结束语。

请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。3.写请示应遵守的基本原则

（1）请示应一文一示。如有多项问题或事项，要分别行文请示。

（2）不搞多头请示，以免互相推诿，贻误工作。主送一上级主管机关，其他有关的上级机关采取抄报形式处理。

（3）要按隶属关系逐级请示，除特殊情况外，一般不得越级请示；必须越级请示的，要抄送越过的直接上级领导机关。（4）该用“请示”的不可用“报告”，因报告不一定要求上级机关复文，而请示一定要由上级复文。

分析例文一

成都市XXXX公司

关于打造XX区家居装饰建材商业圈的请示

分析例文二

XXX县工商行政管理局 关于申请复查市级卫生单位的请示

分析例文三

中国建设银行XX分行 关于开展实弹射击训练的请示

分析例文四

××市工商行政管理局××分局 关于购买××工商所办公场地的请示

课堂互动练习四

根据下列材料，请按通知的有关写作要求，拟写一份规范的通知文稿。

（材料待定）

第四讲 常用公文的写作

（三）一、函的写作

一、函的概念

函是用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的一种公文。

二、函的写作方法

函有问函和复函两种发文的形式。它们的正文内容一般可分为开头和主体两个基本部分。

(一)问函

开头部分写出发函的起因；主体部分写商洽、询问、请求批准的事项，或提出希望、要求。结语多用“特此函达”、“即希函复”之类的习惯语。

(二)复函

开头告知收函的情况，如“×月×日来函收悉，就函中若干问题作如下答复”、“×工函字[1996]8号文《关于妥善解决××市文化宫货亭拆除问题的函》已收悉，经我们研究，现作如下答复”等；主体部分就对方商洽、交涉、询问的问题作出具体答复；结语多用“专此函复”之类的习惯语。

三、写函应注意的问题

(一)一函一事

无论问函、复函均应做到一函一事，不要把性质不相关的几件事放在一份函中叙述。一份函所涉的问题多而又互无关系，就难以集中明确地陈述或答复问题，更不能及时处理问题。(二)语言要得体、有分寸

写函应力避客套，在语言上应讲究礼貌，作为平行函不能使用指示、命令式的语言，要用平等磋商的语调；作为上行函，不能使用要挟、过激的语言，要用咨询、请示的语调；作为下行函，不能使用颐指气使的语言，要用尊重、理解的语调。无论是哪一种行文关系的函，都应在语言上恰如其份地体现出行文机关的“地位”和姿态，这样才能充分发挥函的作用。

分析例文一：

XXX司〔2008〕136号

关于办理向阳片区基础设施

灾后重建项目用地预审申请的函 分析例文二：

中国人民银行××市中心支行 关于对××同志信访的复查意见函

分析例文三：

(×工函字 [××××]8 号)××省总工会关于妥善解决 ××市文化宫货亭拆除问题的函

二、会议纪要

（一）会议纪要的概念 会议纪要是将会议的主要情况和研究、解决的主要问题进行归纳、概括而形成的公务文件。会议纪要的作用是用来传达会议决定的事项和主要精神，要求与会单位共同遵守和执行。

（二）会议纪要的写作

会议纪要的正文由概述会议的情况和摘要会议研究、解决、的问题两部分组成。

1、概这会议的情况

可概括交代一下会议召开的时间、地点、召开单位、参加者、会议议题和主要议程、收获等。这一部分相当于新闻导语，可以用一段话加以概括，文字应简洁明快、开门见山。

2、摘要会议研究和解决的问题

这一部分主要是将会议研究、讨论的问题以及议定的事项进行分析、归纳、综合，以摘要的形式反映出来。摘要的目的是为了传达出会议的主要精神，而会议的主要精神又必须通过纪要摘录才能反映出来。因此，凡属能体现会议主要精神的内容，包括会议的一致认识、看法、意见、建议和决定都应以摘要的形式反映出来，这样既便于让受文机关了解会议的情况，也便于与会单位共同遵守、执行。

（三）写会议纪要应注意的问题

1、会议纪要不同于会议记录

会议记录是按会议自然进程记载的完整的原始资料口会议 纪要是在会议记录的基础上加工整理、归类组合而成的，它较 之会议记录更能集中、概括地反映会议的主要精神。

2、概述讨论结果和议定事项

撰写会议纪要的注意力应放在对会议讨论的结果和议定事 项的概述上。会议讨论的结论比较长、议定的事项比较多，则应用分段或分条的形式进行条理清楚、简明扼要地叙述。

分析例文一：

XXX公司第216次总经理办公会议纪要

分析例文二：

XX营销服务部现场办公会议纪要

三、工作总结

（一）工作总结的概念及作用

工作总结,是对一定时期的工作加以归纳分析,找出经 验、教训,用以评价过去的工作和指导今后工作的公文。它是各行各业各单位普遍使用的一种公务文书。总结要表达的内容,不是在某个阶段要“做作么、如何做、做到什么程度”的问题,而是在某个阶段已经“做了什么、如何做的、做到了什么程度”。总结的内容已不再是对过去的工作进行就事叙事的感性回顾,而是以鉴定的眼光作出全面、系统、本质的认识,是对以往工作实践的一种理性认识。

总结的作用是很大的,前事不忘,后事之师。总结不仅可以对过去的工作进行检查评价,衡量出是否完成了预定的工作计划,更重要的是可以总结出经验教训,供制定和完成新的工作计划作参考,激励和调动上下级新的工作积极性。总结的目的,就是为了发扬成绩,纠正错误，以利今后的工作。

（二）工作总结的写作

1、总结的标题

总结的标题，根据总结的工作内容和范围，可以写成两种形式:一种是反映全局工作的，如《××局2010工作总结》；一种是反映某项或某方面局部工作的,如《××公司2010年一季度销售工作总结》。

2、总结的正文

总结的正文的结构没有固定格式，但一般由序言、工作情况、经验和教训、今后的设想四个部分构成。（1）序言。这是总结的开头部分,这部分应概述出总结的对象、范围和目的,即对已完成工作的总任务、总条件做出总评价,起到开宗明义的作用。

（2）工作情况。这部分是总结中最实在的内容,也是过去工作成功或失败的直接反映。在这部分要写出做了哪些具体的工作,采用了哪些可行的措施、方法及步骤,取得了哪些成绩,还存在哪些失误。写成绩和失误,尤其要注重事例和数据的运用。

（3）经验和教训。这是总结的核心内容。一份总结要对今后的工作起到借鉴作用,关键在于提供经验和教训。过去的成绩中包含着经验,失误中存在着教训。在总结时,要依据工作的实际情况,对经验和教训作客观地分析,从事物发展的规律和理性的高度来认识。这样,总结的经验和教训才具有可资借鉴的价值。

（4）今后的设想。这一部分是总结的结尾部分,主要针对过去工作中的经验教训,提出今后如何发扬成绩、纠正失误,着重实现什么目标的大概设想或努力方向,为制定下一步工作计划打下基础。这部分可以写得简明扼要,不宜详细具体地罗列今后的各项打算。对今后工作的具体要求和安排,应在新的工作计划中去反映。

要写好总结,首先要有实事求是的态度,不能好大喜功,笔下生花,不要掩饰或回避失误。其次还要善于运用典型、新鲜的材料,不应事无巨细、面面俱到,更不应年年都是老一套陈货。再就是要注重分析,善于透过现象看本质,归纳出令人信服的经验和能吸取的教训。

分析例文一：

成都市XXXX公司 二○一○工作总结

课堂互动练习五

根据下列材料，请按公函的有关写作要求，拟写一份规范的公函文稿。

（材料待定）

第四篇：公文写作讲稿

关于综合文稿写作的几个问题

第一部分 如何认识和看待综合文字工作

一、什么是综合文字

综合文字，就是把企业工作方方面面的情况，包括上级的政策措施、基层的工作情况及存在的问题等加以汇总、提炼和加工而形成的系统的文字材料。

综合文字工作是融综合功夫与文字功夫于一体的一种高层次的复杂劳动，它要求从事这项工作的同志必须具有较强的观察、分析、判断、归纳、抽象、概括能力和文字表达能力。

从实践经验来看，搞综合文字要先琢磨“事儿”，后琢磨“字儿”。也就是说，相对于文字表达能力来说，综合能力更为重要，它是第一位的。无论搞哪种体裁的综合文稿，只有先掌握大量的“素材”，并把这方方面面的“情况”加以分析、归纳、提炼，然后才谈得上文稿的谋篇布局以及具体的文字表述问题。如果不掌握这些“情况”，即使有再好的文字功夫，搞出来的文稿也只能是空洞的甚至是毫无价值可言的（这就是有些专门秘书专业的大学生 写出来的材料得不到领导认可的一个原因，只会琢磨字，不会琢磨事）。

琢磨“事儿”，就是要了解、掌握和研究好四个方面的“情况”:一是吃透上情，就是把与文稿有关的法律法规和上级出台的政策、作出的工作部署弄明白、研究透。二是掌握企情，就是把企业面上的情况，包括集团公司的重大决策和重要工作部署，已形成的工作基础、特色优势；面临的不利因素以及存在的问题等，清楚地掌握起来。三是摸准下情，就是通过调查研究或者调度汇总，把基层的情况，包括先进典型、落后典型以及特殊情况等清楚地掌握起来。四是了解外情，就是从横向上，对外单位的经验、做法或者教训等加以了解，以便分析、比较。所谓“综合”，就是在掌握了以上“四情”的基础上，通过分析、归纳、提炼，形成思想观点，谋划具体思路，也就是我们平时讲的“做好结合文章”。琢磨好了“事儿”，还应在谋篇布局和文字表述上下功夫，也就是要琢磨“字儿”，二者不可偏废。

二、综合文字在工作中的重要地位

综合文字是实施组织领导、沟通各方情况、指导全局工作的重要手段。综合文字在工作中的地位和作用可以概括为四个字——“以文辅政”。对于机关工作人员来说，综合文字是一项必备素质，是一种重要能力，是一项基本功。谋划工作、推动工作、落实工作以至于总结汇报工作，是机关工作人员的工作常态，这中间任何一个环节都离不开综合文字。要做到会干、干好，就必须掌握综合文字基本功。从严格意义上讲，那种所谓“会干不会说”的现象是不大可能存在的。“会干”，则意味着思路清晰，工作有方，成效显著。很难想象，一个连目标、方向都不太清楚，对上情、下情、外情都不掌握，没有明确的工作思路和措施，干了些什么都表达不出来的人能把工作干得很出色，让领导很满意。因此说，能搞综合文字是一种重要的工作能力，它是一个人思想、政策理论水平和工作水平的重要体现。包括向领导汇报工作和到基层指导工作,都要有这种表达能力，这是机关工作者必须具备的基本功。

第二部分 撰写综合文稿的基本程序

撰写一篇综合文稿就像加工一件产品，也需要一定的工艺流程。有些产品之所以显得粗糙，或者只能箅是次品、残次品甚至废品，都与加工过程是否精细密切相关，要想出成品乃至精品、上品，就不能不在工艺流程 上多下功夫。根据多年的经验，完成一篇文稿，大致需要以下五大步骤、15道程序。

一、准备阶段。这个阶段非常必要，切不可拿过稿子来就盲目动笔。

1、明确要求。比如文稿想主要阐述什么观点、重点解决什么问题等。如果领导没有明确要求，也要把握文稿的主要观点。

2、了解背景。就是这篇文稿做什么用。召开某个会议或开展某一活动，是上级部署的，还是根据需要自己开展的？是首次部署还是前面部署过？以前部署的主要精神是什么?这次重点解决什么问题？等等，都要了解清楚。

3、掌握议程。如果是会议（活动）用稿，要搞清楚会议(活动)共有几项议程，谁主持会，哪些人参加，这些人与会议(活动)有什么关系，会议(活动)地点在哪儿.有几个领导讲话或嘉宾发言，等等，都要明白无误。这些因素对领导讲话稿的内容、篇幅以及语气等都有影响，必须考虑到。

4、文稿定位。通过以上几方面的基础工作，可以给的文稿作一个定位：①是什么体裁，讲话、汇报、发言、主持，还是活动致辞？②对上,对下，还是平行？③对内, 对外？④如果是会议讲话，初次开会还是例会？是部署工作的会还是调度会、经验交流会或者是总结表彰会?这些都要弄清楚。给文稿定位是一项十分重要的基础工作，如果定位不准，将会走很大弯路。

5、查阅资料。根据需要，可从报纸、网络或平时积累的资料中,了解相关法律法规和政策，了解上级有关会议精神，特别是最新的工作部署和要求，必要时，也可参考外地类似会议精神。如果会上出台了文件，起草时一定先学文件，以便在大的方面保持一致，又不至与文件内容重复。

二、撰写阶段。在掌握大量情况的基础上，就进入了对材料的“综合”阶段。主要是通过汇总、分析、提炼，梳理出一个较完整的提纲。这一环节至关重要，材料是否有高度、有深度、有分量，能否出彩，关键在这个阶段。揣摩、梳理好了，文稿就成功了一半。

6、锤炼观点。也就是为文稿“定好调”，鲜明地表达出文稿的主旨。观点必须旗帜鲜明，切不可模棱两可。有了大观点，还要有与之配套、支撑的中观点、小观点。

7、谋篇布局。也就是为文稿“搭好架”，就像搞建筑，首先要精心设计，画出略图、详图，再照图施工。谋划文稿的结构必须服从主题需要，有利于清晰地表达主题。文稿结构除开头、结尾外，重要的是按照一定逻辑关系把主体部分摆布好。

主体部分通常有三种结构形式：

①纵向组合式, 即几个板块的内容是由浅入深、层层递进、步步深入的关系。如：集团公司向职代会作“十三五”规划的说明，就包括编制过程、编制原则、指导思想、总体目标、分项目标、支撑措施等几个部分。

②横向组合式，即几个板块之间大致呈并列关系。如领导在工作会议上的讲话。如，工作总结、部署安排；经济运行、安全生产、项目建设、党建工作等。

③纵横兼用的复合式，这种很常见。如，分析形势、安排重点工作、加强组织领导。

文稿谋篇布局应尽量避免程式化，关键要合乎逻辑。

8、提炼标题。标题一般分主标题、二级标题、三级标题，是文稿的“眼睛”，是传神之处。一篇文稿的标题往往成为留给读者的主要印象，一定要在这方面下功夫。提炼标题有几点要求：①与内容高度相符。②充分体现观点。③句式相对整齐。如“坚持不懈地抓好成本控制”、“资金管理取得明显成效”就不对称了。④语言力求精炼。⑤层次不要太多,一般不超过3个层次,一多则乱。⑥防止序号交叉。如“一是……二是……”里面套着“一是……二 是……”

三、整改阶段。这是文稿的加工阶段。

9、初改。一般要考虑这样几个因素：①都要有整体观——从统篇来考虑。②都要从领导的高度来考虑。③大到观点，小到数据、术语、提法，都要准确无误。

10、反复打磨。“文章不厌百回改”。好文章是“改”出来的，如果不反复打磨一定会有疏漏。①初稿形成后，一定与主题和提纲反复对照，修正不足，该补的补，该删的删，该调的调。②要逐句逐字地审核、推敲，努力做到准确、严谨、到位。这个过程一定要反复几遍，每遍都会有收获。有时候说某个材料很见功夫，就是因为经过了用心推敲、精致加工。

11、整体把握。在基本成稿后，还要统篇读一遍，从整体上把握一下。看：①重点是否突出；②文章各部分比例关系是否大致协调；③篇幅是否合适，考虑会议时间或与其他领导讲话衔接。必要时，要对文稿作适当调整。

四、送审阶段。这是付出辛勤劳动后待领导检阅的重要一步,需格外细心。

12、仔细校对。任何一个小的闪失，都会严重影响文稿的成色。要坚决克服忽视校对的倾向，不论个人认 为多么有把握，都不能省略或疏忽这一环。在校对上出问题是“眼高手低”的表现，是一种低级错误。2008年仲秋节，四川省巴中市政府办公室在仲秋放假通知中出现了“过一个平安祥和的端午节”字样，造成了严重不良影响和后果。校对文稿没有捷径可走，唯一的办法就是细而又细。①对照修改稿校，决不能只读清样。②从标题到落款，一字不落，一个标点不漏。③校字体，保持同级标题字体一致。④校序号，防止出现“第一、第三、第三、第四”或“一、二、二、四”,或者“一是、其次、第三”,或者只有“一方面”而无“另一方面”，或者二级标题用“一是、二是”，三级标题中也用“一是、二是”等种种情况。

13、提报领导。注意几点：①再对照清样仔细看一遍,检查有无漏页、重页、白纸、非法字符等情况。②装订时仔细检查有无顺序或页码错乱以及纸张倒置、反置等情况。③符合领导要求字号。④多出一份清样备用。

五、完善阶段。完成以上步骤还未到“万事大吉”的时候，应善始善终地做好收尾阶段的工作。

14、再改。根据领导提出的意见再作微调甚至“动大手术”都是正常的，应认真对待。修改时应充分领会领导意图，确保体现领导要求。

15、交付印刷。注意几点：①按主办单位要求安排 排版。②对照领导签字稿认真校对，必要时实行二人读校，若发现重要错误需作较大改动时，应请示有关领导。③按字号、份数要求出好领导用稿。

从以上分析可以得出三点结论：

1、撰写综合文稿必须按一定流程来进行，关键在一个“细”字。

2、综合文字工作是一项高层次的复杂劳动，必须沉下心来。心浮气躁、粗心大意成不了好文稿，更出不来精品。

3、搞综合文字必须处理好“好”与“快”的关系，不必为快而快，只要时间允许，就要按以上程序来进行，在保证质量的前提下来求快，事实上，只要掌握了规律，具备了一定综合文字功夫，自然会又好又快。

第三部分 好的综合文稿的标准要求

评价一篇综合文稿是优是劣有无标准？虽然不同的人有不同的看法，但总还是有些基本的标准要求。总结起来，主要是以下六个方面：

（一）政治上的正确性。综合文稿的观点、内容以及具体的文字表述都必须符合党和国家的方针政策、法 律法规，这是一个基本前提。在这方面，一般不会出大的问题，但如果不加注意，有时无意中也可能出现与上级方针政策或法律法规等有相悖之处。比如，“由于国家进一步加大了宏观调控力度，企业改革发展遇到了一些新的困难。”这样的观点是经不起推敲的，也是站不住脚的。国家宏观调控的目的是促进经济又好又快发展，作为基层，应创造性地贯彻落实上级政策，而不能把发展中的问题归咎于上级政策。除了以上例举的明显有违上级政策的情况外，还有一种是一些重要讲话、重要文件中的一些明确、固定提法，特别是法律法规和上级报告中的一些述语，引用时不可擅改，不能出半点偏差。比如党的十八大后，中央提“高举中国特色社会主义伟大旗帜，实现中华民族伟大复兴的中国梦”，就不能再用“高举邓小平理论和三个代表重要思想的伟大旗帜，深刻落实科学发展观”的提法。

保证综合文字工作在政治上不出问题，一方面，要加强政策理论学习，天天学，时时学，不断提高思想水平和政策理论水平，保持头脑上的与时俱进；另一方面，在审核文稿时要特别留心，靠政治敏锐性和鉴别力防止在政治上出问题、政策上出偏差。

（二）内容上的针对性、指导性和可操作性。这主 要是对领导讲话稿来说的。一篇讲话稿有没有存在的价值，有没有分量，是不是“管用”，主要看以上这“三性”。（杜绝假大空，倡导严短实）

所谓针对性，就是讲的内容应当是人们关心、现实需要解决的问题，真正做到有的放矢。比如某项工作进展不快，是思想认识不统一，还是对政策把握有偏差，还是工作方法不当?有什么问题就解决什么问题，什么问题突出就着力解决什么问题。这些，都要在讲话稿中得到充分体现。而要做到有针对性，就要搞好调查研究，找准问题所在，先对症再下药。

所谓指导性，就是指讲话能够站在领导角度和全局高度，做到有思想深度、有工作力度。既然是领导讲话，就要站得高、看得远，不能就事论事。给基层工作指明方向。比如，对某项工作是积极稳妥、慎重推进，还是大刀阔斧、全力以赴？要有明确指导意见，而不能模棱两可，让下面无所适从。要做到有指导性，就要把上情和下情都吃透，做好结合文章，让基层根据上级政策要求，结合自己的基础条件，知道究竟该怎么样、不该怎么样。

所谓可操作性，就是不仅提出问题、分析问题，而且解决问题，提出在实际工作中能行得通的措施，便于 基层操作和运用。要想做到有可操作性、可操作性强，就必须熟悉基层情况，抓住关键点、找准着力点、弄清突破点，提出真正管用的实招。

（三）逻辑上的严密性和结构上的协调性。(控产能、提煤价、降成本、增效益）

逻辑的严密性，就是指文稿各大部分与主题之间、各大部分之间、每一部分的领起文与正文间保持合理的关系，内容上无交叉、重复和矛盾之处。具体说来，①主题要发挥好统帅作用，各大部分对主题形成一种拱卫关系。②各大部分之间应当是并列关系，不能互相交叉、包容，更不能发生冲撞。这就有一个排列的先后顺序问题，遵循的原则，一般是由认识层面到操作层面，由大到小，由主到次。具体到各个层次也应按上述原则来安排先后顺序。③具体到每一个部分、每一个段落，小标题要起到领起下文的作用，下文集中地、有层次地阐述领起语提示的内容，表达标题体现的观点。

结构上的协调性，是指文稿各大部分或各部分内部层次之间大体上保持一个合理的比例关系，力求使整体骨架坚实匀称，防止畸轻畸重。

要达到文稿逻辑严密、结构协调的效果，关键要把握好两个环节：一是在拟制提纲的过程中充分考虑逻辑 关系问题，包括哪个大、哪个小，谁与谁是并列关系，谁与谁是包容关系，排列顺序上哪个在先、哪个在后，在动笔之前就把主要内容摆布好。二是稿子形成后，一定要从整体上把握好，做到主体框架在脑海中有一个清晰的网络图，发现不合适、不和谐的地方，及吋作出调整。

（四）格式上的准确和文字上的精确性。格式、文字在一篇文稿中虽属形式上的东西，但它与内容互为依存、密不可分，有好内容还要有好的表现形式。正如一座建筑，不仅要有实用功能，还要有艺术功能，有好的外在形象。不同体裁的文稿有不同的格式要求，特别是公文，对规范格式要求更高，应按《党政机关公文处理条例》及格式标准正确运用。文字好不好，决定一篇文稿是不是有神韵，能不能给听众或读者留下深刻印象。综合文稿的文字风格要求，应当是平实、庄重、规范。在这一大的前提下,还要达到这样几种效果：一要准确。就是概念、判断、推理等合乎逻辑,遣词造句确切体现要表达的意思和精神。还要特别注意把握好分寸，经得起推敲。准确的另一个要求就是表述要适当留有余地，尽量避免绝对化。二要精炼。就是尽量用较短的文字简明扼要地表达丰富而深广的内容，能用一句话表述的不用 两句话，力戒堆砌文字。三要通俗。力求用通俗生动的、易于基层和群众理解的语言，阐述深刻的道理，但是要注意通俗绝不是大白话，什么样的文体，用什么样语言是有约定俗成的，公文就要用程式化的书面语。四要得体。就是综合考虑文稿的定位（对上、对下，对内、对外等），用稿者的身份，应用的场合、氛围、受众等不同情况，从角度、语气、感情色彩等方面准确把握，以使文稿达到应有的表达效果。特别要掌握受众的基本情况、基本要求、基本素质等，用宜于他们接受的说理方式、叙述方法和语言风格来写。从角度上看，对上级要体现充分尊重，保持平和、稳重的姿态和恭敬谦和的格调，但不是越谦卑越好；对平级要体现友好平等，保持谦逊、诚恳和热情；对下级的工作要求既要严肃，又要体现出关切之情。这一点，公文也好，讲话也好，都要讲究。

（五）与领导风格的适应性。综合文稿特别是讲话稿是领导用的，不同的领导往往有不同的讲话风格。内容上，有的重于讲理论、讲政策，有的善于分析基层的典型经验，有的长于旁征博引、引经据典；文风上，有的庄重、严谨，有的朴实、生动；甚至在篇幅上，有的领导喜欢透彻分析，“有话则长”，有的喜欢短小精悍，点 到为止。一篇综合文稿只有准确领会领导意图，真正讲领导想讲的话，适应和体现领导风格，才能为领导所接受。也只有这样的文字服务，才算得上是优质服务。要做到这一点，就要求我们平时留意领导的言论，多听、多记，特别对领导在调研或座谈工作中的即席讲话、发言等，更要认真整理，细细揣摩，从中发现领导讲话的规律性特点，把握领导的讲话风格。

（六）观点、结构、语言上的创新性。创新才能出彩。在具备了综合文字基本功、熟悉掌握各类综合文稿的特点和规律后，要力戒拘泥、僵化，力戒“八股文”倾向。可根据主题和内容需要，通过深人思考、辩证分析，努力挖掘新理念，提炼新观点。同时，在结构布局上、语言运用上充分体现灵活性，力求有所创新，从而把文稿质量提升到一个新境界。

第四部分 常用综合文稿的特点、规律和撰写要求

各类综合文稿在写法上既有共性的特点、规律和要求，又根据文稿的类别以及用途不同，有不同的撰写要求。这里，主要就20种常见综合文稿（不包括公文）撰写的基本要求及应注意的问题作一些简要提示。

（一）领导讲话稿（10类）

1、工作报告。一般是对上一届或上一次会议以来的工作情况进行回顾总结和对今后工作作出部署。其基本要求：①主题要鲜明。如今年集团公司职代会报告的主题是：聚焦转型发展，致力创新突破，为全面完成“十三五”目标而不懈奋斗。②内容既要全面又要突出重点。如集团公司工作报告，对企业方方面面的工作，从面上都要照顾到，但重点一定要突出。③结构要完整。一般说来，都要包括：回顾工作、总结经验、分析形势、提出目标、部署任务、配套措施等，但可根据需要对上述几块内容加以整合。④文风要庄重。语言上要规范、严谨，特别是一般不用口语。

2、综合性会议讲话。如季度工作会、财务工作会、领导干部会等，都是为统一思想、把握大势而特意安排召开的。①要根据讲话者身份来确定讲话内容，主要领导讲话应定调子，在全面讲的同时，突出工作重点；各位分管领导主要就自己分管的工作讲情况和意见，分析要透彻，要讲实。② 要有新观点、新思路、新举措，立足研究新情况、解决新问题。

3、专业会、专题会讲话。这是使用频率最高的一种讲话稿。如果是例会，内容一般包括：总结成绩、分析 形势、提出目标、部署任务。但可实际需要灵活安排，比如，总结部分不再列小标题,只是在讲话稿开头归纳一段；如果形势有重大变化，可分层次加以分析和阐述等等。但如果是初次部署，①要用相当篇幅来讲认识问题，可从重要性、必要性、紧迫性、可行性等几个方面分层加以阐述；②要提出明确的目标、思路和工作重点；③要交待具体的工作措施及工作中应注意的问题。

4、工作调度会、推进会讲话。这种会主要是在某项工作由于种种原因进展不顺利或难以按期完成任务的情况下召开的，目的是解决工作推进过程中遇到的问题，因而主题集中、专一。①简要总结，肯定已做的工作和已取得的成果。这一点是必要的。②重点分析形势和问题，如上级的要求、外单位对我们形成的压力，我们在主客观方面面临的困难，尤其是主观上存在的问题,等等。③针对存在的问题，澄清模糊或错误认识，统一思想。④有针对性地提出解决问题的措施。措施要过硬，有新招，有力度，切忌老生常谈。

5、现场会、经验交流会讲话。这类会议的目的在现场启发、推广经验、推动工作。讲话中，①要点评现场特点，概括和归纳其经验所在；②总结面上工作情况，分析问题，指出学习推广经验的必要性和可行性；③对 学习推广经验，做好下一步工作提出要求。

6、经济运行分析会讲话。这是我们企业接触最多的一类。主要包括：①要对经济运行的态势及发展趋势作出比较明确的判断。②重在分析，重在数据。要综合运用各种统计分析方法，从总量、速度、比重、结构、质量、效益等各方面进行深入分析。既要纵比（自己与自己比）又要横比（与外单位比）；既要同比，也要环比（同比看增长，环比看趋势）；既要比成绩，也要比差距。通过比较，找出各类数据间的关系，对经济运行态势作出定量、定性的分析。③既要分析自身，还要分析大的形势，分析大势对自身有利或不利的因素，从而对发展前景作出预期。④针对分析中发现的问题，有针对性地提出下一步的重点工作和工作措施。

7、总结表彰会讲话。一般包括颂扬成绩、提出希望、号召学习几个部分。①重点在总结表彰。因此，总结成绩要全面，对先进集体、先进个人的精神、品质给予充分褒扬；②提出希望和要求部分不同于工作会部署任务，原则性强一些。③语言上忌枯燥,要有感情色彩，鼓动性要强。如，集团公司两年一度的劳模表彰会。

8、庆祝会、纪念会讲话。主要是根据庆祝、纪念的主题，立足现实，回顾历史，展望未来。①追溯历史，阐述其历史意义、现实意义；②挖掘庆祝、纪念主旨，就某一时代主题或现实课题进行阐述；③号召人们发扬优良传统，做好当前工作。需注意的是，一些大的庆祝纪念节日，国家、省都有一些领导人讲话、纪念文章或社论等，要注意参考，以便准确把握调子，防止盲目拔高。

9、座谈会、研讨会讲话。这类会议，一般是对一些尚拿不准的问题，进行一定范围的座谈讨论或共同研讨，以取得进一步的认识，为领导决策服务。①对座谈、研讨的主要成果进行归纳、概括，肯定成绩；②根据实际需要，提出今后的研讨方向和重点，或围绕几个基本问题发表指导性意见；③不同于工作会讲话，一般不用命令式语言，除研讨话题外，一般不布置具体工作任务。

10、礼仪性讲话。这类讲话十分常见，主要是出于欢迎、答谢、祝愿、慰问、庆贺等目的，在各种会议、仪式或场合的讲话稿。①重在一个“礼”字，要充分考虑活动主题，弄清对上、对下还是平行关系，准确表达想要表达的礼仪，做到落落大方、不卑不亢；②根据活动现场氛围，准确把握措词（包括称谓），准确把握感情色彩；③语言要富于文采；④篇幅宜简短。

（二）汇报稿、发言稿（5类）

1、工作汇报。①把握“对上”关系，注意在文中充分体现上级关心、关怀和领导、指导。②根据需要，主要汇报所做的工作和取得的成效，同时也要实事求是地分析存在的问题和面临的困难。③汇报下一步工作打算时，要重点汇报上级领导关注的内容，同时在目标的确定上要适当留有余地。④可酌情向上级提出工作建议。

2.典型发言。①重点介绍做法、经验以体现典型性、示范性。比较常见的方法是：在开头部分即概述工作取得的主要成效，正文部分着重介绍具体做法，最后谈取得的经验或主要体会。②“做法”部分要写实。把如何统一认识，如何把上级要求创造性地与本地实际结合起来，釆取了哪些具体措施，克服了哪些具体困难等，一一讲清楚；经验或体会部分可虚一些，但也不是纯粹讲空话、套话，可以虚揽实。③总体上宜采用“汇报”的口气，体现谦虚的态度。在介绍经验时，应适当体现领导关怀和兄弟单位的支持帮助，结尾时还应简要谈下一步打算，或对未来发展作一下展望。

3、表态发言。一般分为重大工作部署时基层单位的普遍表态发言和少数工作后进单位重点作表态发言两种。无论属哪一种情况，都要：①非常明确地言明态度。②少分析、少阐述，重点谈怎么办，办到什么程度。③ 如有特殊困难，可适当点到，同时表明将重点关注，集中力量加以克服。④宜采用短句子、短篇幅，做到条理清晰、简洁明快、一气呵成。

4、情况介绍。主要用于平行单位或不相隶属单位间考察、交流情况。①应简要介绍本单位概况和发展的大致情况，使对方有一个总体印象。②重点介绍对方关注或考察的内容、事项，关键要把工作特色介绍出来。③态度要谦虚。如对方来学习交流，可在了解对方情况的基础上，提出应向对方学习之处，并请对方传经送宝。也可适当点出自身不足之处，请对方提出意见建议。④要注意礼节，酌情表达未来加强交流合作意向，并预祝友谊长久、合作愉快。

5、内部交流发言。①紧紧围绕会议主题，并紧密结合自身角色定位来确定发言内容。作为分管人员，最好选择一个与分管工作密切相关的话题，提出明确规点,集中加以分析、阐述。②充分考虑参会人的层次,必要时，发言要有一定理论色彩。③文风要朴实，篇幅长短应与会议时间、发言人角色适宜。

（三）其他综合文稿（5类）

1、主持词。会议或活动的主持人处在总指挥的关键角色，搞好主持词对保证会议（活动）的顺利进行，提 高会议（活动）的整体效果，具有举足轻重的作用，因此，不要轻视主持词。①根据与会（或参与活动）人员的情况、不同的场合和主持人的身份，选用合适的称谓。一般用泛称，如“各位领导”、“各位来宾”、“同志们”；特殊情况下用特称；宴会、晚会等纯礼仪性场合，也可以用“女士们、先生们、朋友们”这类称谓。②开场白宜开门见山，也可简单介绍一下会议（活动）的背景、目的，但都要紧扣主题，用精炼的语言吸引听众，自然引出下文，不要兜圈子。③在介绍出席人员时，要注意先后顺序，先上级后下级，先来宾后主人。还要注意具体称谓，不能直呼其名。如果是官方正式会议，一般称“同志”；如果是商务活动，可以称“先生”或“女士”。④在顺次推进各项议程时，正规、庄重的会议一般用“会议进行第一项”、“会议进行第二项”这种介绍方法；而如果是座谈会之类或者是其它活动，则不要千篇一律, 可以用“首先……”、“下面……”、“接下来……”或“下一个议程是……”等比较灵活的介绍方法。同时，在两项议程中间，主持人也可以作一个简短的、恰如其分的评价，自然地把两项议程“串”起来。⑤结束语部分，如果是礼仪性、纪念性活动，可以简要总结活动收到的效果，表达祝愿之类，也可直接用“××活动到此结束”这类话自然收住；如果是工作会议，除总结会议主要内容外，还要站在主持人的角度，对传达贯彻会议精神、统一思想、狠抓落实等提些简短要求，但一般不要展开讲。必要时，还要就有关事项作出安排，如合影、就餐、领取资料等。

2、领导署名文章。以领导个人名义通过各种报刊公开发表文章，大致有四种情况：一种是介绍工作情况和做法、经验等的文章，一般在上级报刊发表，主要起宣传作用；一种是就某项工作分析形势、找出问题、提出观点和要求的文章, 一般在本级刊物发表，主要起统一思想、指导工作的作用；再一种是理论文章，既可在上级刊物、也可在平级刊物发表，主要是参与研讨、争鸣或介绍学习体会等;还有一种是纪念性文章，通过回忆往事、缅怀人物、颂扬某种精神等，挖掘纪念意义，促进当前工作。起草领导署名文章应注意：①不论哪种情形的文章，都要符合当时形势，紧密联系工作，决不能脱离实际，“为文而文”。②结构、语言等要比讲话更为严谨，尤其要通过准确提炼小标题，使文章逻辑严密，条理清晰。③要充分考虑文章发表后的效果，有些适合在会上讲但不宜公开对外讲的内容，就不要在文章中出现。

3.信息。要注意：①要有时效性。②要善于从众多动态性信息中总结归纳综合性信息，尤其是领导关注的 决策落实情况等反馈性信息。③要善于从领导调研、视察、讲话等活动中捕捉信息，发挥信息在交流情况、指导工作中的特殊作用。

4、调研报告。①调研报告不是“写”出来的，而是“调查”和“研究”出来的。必须选当前领导关注、企业发展急需解决的课题，带着问题去研究。②调查报告的视野要开阔，要有数字情况的详细分析，必要时还要有与外单位的比较，以更全面地反映历史和现实。③要有贴近领导决策的鲜明观点。④要注意把握调研成果报送领导的时机。

5、新闻稿。除满足新闻报道的一般要求外，应特别注意①新闻标题既要庄重，又要新颖，防止呆板、单调和会议报道中的“千会一面”。②根据活动的特点，除重要程序不能少外，一般不要按会议或活动顺序面面俱到，而应突出主题，把握重点，把主要领导同志的讲话精神突出出来。③活动中涉及到的领导同志的名字和职务一定要准确，排序一定要正确。另外，地点、单位名称等务必核准，防止出错。

结论:对一篇综合文稿来说，观点明确、结构合理、表述准确是其共性的要求。但不同的文稿有其不同的特点、规律和要求。在接到综合文稿起草或修改任务时，首先要弄清其属于哪一类文稿，然后再根据领导的要求，有针对性地加以处理。

第五部分 领导讲话稿几个重要内容的写法

一、关于“统一思想、提高认识”部分的写法 思想是行动的先导，思想认识不到位或者不统一，工作很难开展，更谈不上做好。因此，领导讲话稿常常专门用一个部分来阐述思想认识问题。一般说来，一项重大工作部署或者重要政策推出，都要出台一个全面、系统的文件，作为基层传达贯彻和执行的依据。而领导讲话稿的一个重要功能，就是指导和帮助基层更加全面、深入地认识开展该项工作的重要意义，从而更好地理解和贯彻执行文件精神，为工作的顺利开展提供思想保证。从实践情况看，这部分内容不太容易写好，特别是基层代为起草的稿子，往往这部分内容偏差最大，是审核、修改的重点。代拟稿一般存在这样一些问题：一是就事论事，认识上缺乏应有的高度。二是脱离实际，一味拔高，显得假、大、空。三是逻辑混乱，层次不清，让人读后一头雾水。四是缺乏针对性，基层在认识上存在“这方面”的问题，而讲话稿只从“那方面”来阐述，或者只从 一般意义上阐述，而缺乏对现实、紧迫问题的分析。五是文字表述不当，缺乏准确、精练的归纳。

以个人的经验，该部分主要有以下几种写法：

（一）从“重要性”、“必要性”、“紧迫性”、“可行性”几个层次依次进行分析和阐述。这种写法一般适用于首次全面部署某项工作，通过摆事实、讲道理，使听众对该项工作有一个完整、清晰的认识。

1.重要性。主要是从正面谈意义。可按照从大到小、由远及近的顺序来写，如“是×××的客观要求”，或“是×××的题中应有之义”，或“是×××的重要内容”。也可连用几个“有利于×××”等。应当注意的是，不要凡事硬往“科学发展观”、“中国梦”、“促进社会和谐”等大道理上扯，要更多地与企业的中心工作相联系。特别要讲究与时俱进，使意义分析体现时代感或阶段性特点。

2.必要性。主要联系自身实际，如工作中存在某些突出问题，必须重视加以解决等。文字上可以表述为“是×××的必然要求（选择）”。

3.紧迫性。主要通过分析形势，分析面临的竞争态势等，谈做好某项工作在时间上或者完成任务的迫切。文字上可以表述为“是×××的迫切需要”。

4.可行性。主要分析面临的有利条件，如政策环境，自身的物质基础、工作基础、群众基础等。

（二）如果是首次部署某一单项工作，可以用“上级有明确要求”、“外单位有成功经验”、“我们有有利条件”这样的结构来摆布。其中，“上级要求”主要交代上级的最新工作部署或政策规定，以体现某项工作是我们必须完成的重要任务，或某项政策是我们可以抓住的政策机遇。“外单位经验”主要通过介绍外单位的做法及取得的成效，对本地工作产生启发和借鉴作用。“自身有利条件”主要包括物质条件、工作基础、群众基础等。

（三）如某项工作已取得一定成效，但由于基层思想认识不够到位原因，致使工作进展不理想的，可以用“肯定成绩，正视问题，切实增强做好XXX工作的紧迫感”这样的写法。“肯定成绩”部分可简要总结前期所做的工作，肯定工作取得的进展或成效，也可总结工作中取得的经验，以增强工作信心。“正视问题”部分可着重分析基层在对该项工作认识上的偏差或误区，进而指出这种思想认识问题对工作造成的影响。“增强紧迫感”部分可综合分析上级的工作要求，我们面临的形势，着重分析做好该项工作的迫切性，最后对有关方面提出增强紧迫感的要求。

（四）连续用“充分认识XXX”、“统一对XXX的认识” 或“进一步提高对 XXX的认识”、“把思想认识统一到XXX 上来”这样的结构来布局。这样的写法比较灵活，既可以谈对形势的分析判断，也可以谈对上级政策部署的理解，也可以谈自身的工作经验或问题、差距，还可以谈下一步的指导思想或工作重点。领导讲话稿从来是不拘一格的。这部分内容重点谈什么、分几个层次来谈，完全根据实际工作需要或领导风格而定，有时或许重点分析形势，有时或许只查摆问题或剖析典型经验，有时或许兼而有之。但对文稿起草者或审核者来说，有几点是必须做到的：

第一，必须有较高的政策理论水平，做到认识有高度、思维有深度、视野有宽度。如果没把某个问题认识透，没在头脑里理清楚，起草或审核时就难以驾驭好。

第二，必须对基层情况有真切的了解，对某个问题究竟是不是认识问题，基层思想是不是统一，还存在哪些模糊认识等，一定要心中有数，否则，分析势必盲目，也难以对症。

第三，必须有较高的分析、判断和归纳、概括能力，只有分析归纳准了，条理才会清晰，文字才会精练，才会避免就事论事。

第四，必须立足于以理服人，通过必要的数字分析 和例证说明，通过摆事实、讲道理，来达到指导和帮助基层提高思想认识、澄清模糊认识的效果。否则，只靠空洞、枯燥的说教是难以服人的。

二、关于存在问题的写法

剖析问题是为了更好的解决问题。在这方面，要注意这样几个问题：

（一）针对性。工作中存在就是存在，不能凭空去想。

（二）普遍性。领导报告是针对全体的，因此，将问题应该讲普遍存在的问题，个性问题不应放在工作报告中去写。

（三）倾向性。或者说苗头性。有些问题虽然不大或者存在的单位不多、刚刚出现，但处理不好会引起连锁反应或形成一种趋势，这样的问题要写进去。

（四）严重性。或者说影响性。要看问题的严重性，尽管问题存在在少数单位或少数人身上，但性质严重、影响恶劣，也要写进领导讲话。

总之，不要大而化之，只写“工作不平衡”、“作风不扎实”等空洞的语言，要有具体的描述。

三、关于“强化工作措施”部分的写法

任何一项工作，如果只提出指导思想、任务目标和 工作重点，而没有相应工作措施作保障，就难以落到实处。因此，领导讲话稿中一般有一个部分专门讲“强化措施”。从大的方面讲，工作措施主要包括制度的、经济的、行政的以及技术的等几个方面，归结起来大致有以下几种：

（一）制度保障。通过加强和完善制度建设推进工作开展。

（二）经济杠杆。即通过经济手段调节工作进程。

（三）加大投入。指为加强对某项工作的扶持通过多渠道增加投资。

（四）技术支撑（或科技支撑）。指从技术上为某项工作的开展提供保障。

（五）队伍建设。队伍建设的措施不外乎这几个方面：一是培养；二是引进；三是培训；四是制定完善激励政策，吸引人才、留住人才，调动人才积极性。

（六）舆论导向。形成一定的宣传声势，加强舆论引导等，目的是为工作的健康顺利创造良好的舆论环境。

（八）典型引路。这是一种常见的工作方法，目的在于以点带面，通过局部突破带动全局工作。如先易后难、现场观摩、经验交流等。

领导讲话稿中的工作措施，必须根据实际情况和实 际需要，按照必要、可行和管用的原则来确定，一定要抓住关键环节、工作重点，而不必面面俱到，做到什么措施管用就用什么措施，哪方面的问题突出就相应采取什么措施。比如资金问题是最大瓶颈，就应重点谈资金问题如何解决；如果技术瓶颈问题最突出就应重点谈技术措施。总之，要立足实际，灵活运用。

四、关于“加强领导”部分的写法

领导是各项事业健康发展的根本保证。领导讲话稿中“加强领导”部分的作用，就是要求基层领导同志综合运用各种手段，为某项工作的顺利开展创造良好环境条件，保证落到实处。“加强领导”部分常见的写法有：

（一）摆上位置。就是要求基层切实重视起来，从领导班子的时间、精力上，从工作摆布上列入重要议事日程。必要时，应从各方面予以倾斜，或者作为阶段工作的重中之重。

（二）组织保障。指成立专门结构并组建工作班子靠上抓。必要时，增设常设机构或者原有机构升格，或者增加人员、充实力量等，保证该项工作有人抓、有人管。

（三）落实责任。实行责任制或签订目标责任书，把工作责任夯实到具体的部门、单位或人员。相当于“立

军令状”。

（四）部门配合。要求有关的方面如何予以支持和配合，并明确相关任务。

（五）建章立制。制定相应工作制度，或建立工作机制，以便于工作协调和落实，像联席会议制度、情况定期通报机制等。

（六）政策支持。为保证工作落实而建立奖励政策、补助政策、扶持政策等。

（七）督查考核。督查是促进落实的有效手段，考核对基层具有明显的导向作用，这是行政手段中十分常见的两种。但督查和考核都有相应工作制度，不能随意把某项工作纳入督查、考核内容。

（八）兑现奖惩。这是对基层工作情况的直接评价，目前广泛应用。

领导方法就是工作方法，讲话稿中“加强领导”部分讲哪些内容，完全取决于实际工作需要，宜长则长、宜短则短，不必面面俱到，更不能落于俗套。有时也可以与“强化工作措施”部分结合在一起讲。

第五篇：公文写作讲稿

一、公文的定义

公文是指公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具。发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。

二、公文的分类

• 按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文等。• 按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文。

• 按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文。

• 按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文。

• 按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等属通用公文，司法类、经济类、任免类的公文、议案、提案、建议等专用公文。

• 按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱来划分：规范性公文和非规范性公文。

规范性公文有１３种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

非规范性公文常用的有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。

公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衍接有序的工作

三、写作的要求

公文写作是一项综合性、技术性、业务性工作。一个称职的机关干部（不仅仅是文书、秘书、档案工作者，而且包括全体机关干部），应当具有较高的文书处理能力和公文写作水平。严格意义上的公文写作水平，是公文写作者理论水平、文化水平、业务水平、技术水平、知识水平和文字水平的综合反映。

1、公文的形式与要求

文艺写作是一门艺术，公文写作也是一门艺术。这门艺术最基本的表现，就是正确的内容和完美的形式的和谐统一。具体讲有以下五部分：导语要提笔入题、正文要主题突出、表述要正确无误、篇章要条理清楚、结尾要当断即断。

(1)导语要提笔入题。“头好半篇文”、“开门见山，起笔入题”，是公文开头的基本写法。由于公文的文种、行文对象、所谈问题有所不同，公文导语的写法也有所不同。比较常用的有：

根据式。用“根据”、“遵照”、“按照”等介词组成的介词结构的句式。例文：根据***有关规定，结合我校实际，现就加强****管理，提出如下意见，请遵照执行。

目的式。用“为”、“为了”等介词组成的介词结构的句式，直接交代发文的目的。例文：为了深入开展****工作，促进****任务的圆满完成，现将***工作安排如下：

原因式。用叙述句陈述制发公文的原因。例文：加强对****的管理，对于促进****发展，保证教学质量具有十分重要的意义。鉴于本学期以来教师科研工作管理中存在的问题．．．．．．

原因加目的式。（今年“五一”放假通知）

根据加目的式。为全面做好本学期期中教学检查工作(目的)，根据**通知精神(根据)．．．．．．

(2)正文要主题突出。公文的中心就是公文所谈的问题和事由。无论什么文种的公文，从头至尾，通篇内容都要围绕问题和事由来写。与主题和事由无关的，即使再“重要”也不能写。请看例文：引进外事工作高级管理人才这个材料。

(3)表述要准确无误。在上行文中，向上级领导机关汇报情况，反映问题，请示工作，都必须真实、客观、全面，不可弄虚作假。

在平行文中，与有关部门商洽工作，求得支持和帮助，需要真实、准确地通报情况，不允许相互欺瞒。在下行文中，上级向下级发出指示或批复，也要切合实际，不能盲目指挥。衡量一件公文在文字上是否准确无误，有这样一些标准：传达党和国家的方针政策和有关规定不走样；反映客观实际情况不片面；立场、态度、观点不含糊其辞；前后文不自相矛盾；语言合乎逻辑，不致产生歧意；引文与引文出处，具体数字、人名、地名、时间、地点不出现错误。

(4)篇章要条理清楚。条理清楚主要是指公文篇章结构严密，层次分明，逻辑性强。公文的结构形式比较常用的有四种：

一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一段式。

分段式。大多数公文采用分段式结构。

分条式。一些规定、条例、章程等，往往采用分条式结构。章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文，往往采用章节式结构。

(5)结尾要当断即断。所谓当断即断，是指当所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚，就果断地结束全文，不拖泥带水，不画蛇添足。

2、公文的语言与修辞

(1)公文语言的特点：准确、简练、严谨、庄重、生动。

准确。所谓准确，是说公文在语言表达上完全符合客观实际，明确无误。简炼。严格意义上的公文，其语言应简练到多一字不可，少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。能把一件小事写成“万言书”未必是真功夫，而把一件大事写成“千字文”、“百字文”才是真功夫。

例文：A：“寒冷的冬天就要到了，我们处里还没有取暖电器，希望你们资产处尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。”

B：“严冬在即，我处尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。”

A和B两篇例文，谁更简练，一目了然。怎样才能使文稿简练呢？ 一是要善于概括、归纳、提炼。

二是要开门见山，少穿靴戴帽。有些文稿，开头总是“在什么什么形势下”，“在什么什么领导下”，“下”了半天才是我们如何如何，这样的文稿看上去郑重其事，实际上废话连篇。这种写法和“文革”期间那种“四海翻腾云水怒，五洲震荡风雷激”的开头法毫无区别。

三是少说空话套话假话。公文是施行行政措施，指导和布置工作的重要工具，施行行政措施，指导和布置工作，归根到底是一个干什么、什么时候干、怎么干、干成什么样子的问题，和这个问题无关联或关联不大的话都是没用的话，都不应写入文稿。

四是少用数概修辞法。许多同志在起草文稿时，都热衷于什么“一个中心，两个面向，三条措施，四个结合”一类的语言，并自以为是，洋洋自得。认真推敲一下，我们就会发现“一二三四”也好，“四三二一”也好，十之八九都是“数字游戏”，总给人一种生拉硬扯、拼拼凑凑的感觉，这样就使本来很有特色的数概修辞法庸俗化、形式化，也使本来能写得很精短的文稿变得又臭又长。

当然，语言精炼和用语苟简是两回事，随意苟且简略是无助于语言精炼的，而且容易产生歧义。

严谨。所谓严谨，指的是态度严肃，交代清楚，行文自然，结构严密。在写作时只有做到叙事周全，说理透彻，要求精当，用词选句贴切无误，才能使公文符合实际，合乎逻辑。

庄重。所谓庄重，是指公文的语言端庄、持重、严肃。这是由公文具有行政约束力和法定强制力这一特点决定的。我们讲公文语言庄重的特点，还包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有：

A、常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；

B、常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下； C、常用的称谓词：本（我）办、贵（你）处、该单位；

D、常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；

E、常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥； F、常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之； G、常用的表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；

H、常用的结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将．．．报告给我们。

生动。从某种程度上说，写公文比写文艺作品更需要生动。但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别。文艺作品的生动主要通过情节的发展、细节的渲染、场面的描写、人物心理的刻画来实现，而公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现。

做到观点新颖，就要学会科学的概括，准确的提炼，从错综复杂的现象中提出不落俗套的概念和判断来。做到材料新颖，关键要选择出最符合客观实际情况、最有说服力的典型事例来。如：某系在《关于本系课程改革情况的报告》中，在谈到改革之初一些干部教师对课程改革认识模糊时说：“一些同志认为，正常上课是“硬任务”，课程改革是“软指标”，“软”的要服从“硬”的；还有同志认为，“好汉难敲三面鼓，双手难捉两条鱼”。担心抓了课程改革，影响了正常教学。”这段公文选取的事例比较典型，语言比较形象，自然就增强了公文的生动性。

(4)公文的修辞。原则：主要使用消极修辞方式、适当运用积极修辞方式。消极修辞方式。公文具有规范作用。公文的规范作用也就是公文的控制作用。公文的控制作用要求公文的评议也不可缺少控制性。这种语言修辞正是公文用语的消极修辞。消极修辞要求语言有所控制，文理通顺，结构妥帖，繁简适当，通俗易懂，语言明确。

例文1：在建立平安文明校园的过程中，从重从快治理狗患，是摆在各校区保卫部门面前的一项重要任务。（定向型控制用语）例文2：少数教师对违纪学生的舞弊行为熟视无睹，听之任之，这是完全错误的。（定性型控制用语）

积极修辞方式。在公文写作中，恰当运用某些修辞格，如：比喻、借代、夸张、设问、象征、感叹、警句、顶真、排比、对偶等)，把所陈述、表达、反映、部署、要求的问题准确、鲜明、生动地写出来，可以给人以深刻的感染。这就是公文写作中的积极修辞方式。这种修辞方式要恰当运用，注意事项：  正确使用称谓词  正确使用数字  正确使用标点符号  关于模糊语言

 提高理解、概括、归纳、提升的能力 称谓词

 第一人称：我（本）办（、部、所、院、校、委、站．．．） 第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办．．．）

 第三人称：该单位（部门、院、所、局．．．）、他、他们  特指人称：收文单位直书其名，使用全称（与公章一致）。 发文单位在公文标题中出现时，使用全称。

 为使公文在表述上比较简练，在不致引起歧意的情况下，可以使用规范化简称。如市政府、发改委等。

 同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。

 一般情况下，第三人称第一次出现时使用全称，以后再出现时用“该单位”、“他们”等词代替。数字

如何写好公文

2、要写好公文，就要较好地掌握党的方针政策和国家的法律法规，不断提高政治理论水平，注意学好上级文件，吃透上级精神。对于政治理论学习，别人可以当作软任务，而公文写作人员则必须当作硬指标，因为公文写作人员是为学校党政代言、替领导说话的人。)抓住“一个中心”和“三个基本点”。每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。

常见公文写作

二、请示的写作

请示，是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文。是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。

（一）请示的分类。根据请示的不同内容与写作意图，可将其分为三类：

1、政策性请示

这类请示，一般是因政策问题而制发。如：襄樊学院关于建华路校区部分土地转让有关问题的请示

2、核准重大问题的请示

这类请示多涉及人事、机构等方面的问题。如：关于成立学科建设办公室的请示

3、事务性请示

这类请示，大多涉及机关日常工作中一些具体事项，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救补助费用、变更机构名称、新建改建办公设施等。例：关于补助学生工作经费的请示

（二）请示的基本格式 标题

收文单位 请示缘由 请示事项 结束语

发文日期

（三）撰写请示注意的事项

1、撰写请示的注意事项

（1）请示应当一文一事。不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题，以免拖延处理时间，贻误工作。

（2）下级机关一般不得越级请示。因特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等）必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

（3）不要搞多头请示。请示只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。

（4）请示不得抄送下级机关。请示中的意见在末被批准之前并不生效，所请示的事项有时不被批准，如果抄送下级机关，会使下级工作人员思想混乱，不利于工作。

（5）领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。

（6）请示与报告要严格分开，不得混用。报告中不得夹带请示事项。在请示标题中，也不许用两个公文名称。

2、请示写作中的常见病误－－请示与报告混用

（1）把“请示”与报告混用，在标题中出现两个公文文种。

出现“请示”与“报告”混用的原因，是起草公文的同志没有搞清楚“请示”与“报告”的不同之处：

第一，“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题；而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。第二，“请示”是事前行文；“报告”是事后或事情进行中行文。第三，“请示”要求上级机关给予批复；“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题，并提出解决办法和意见的报告，上级才予批转。因此，不能把“请示”与“报告”两个文种混用。不能搞约定俗成，习惯成自然。

三、报告的写作

报告，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议时使用的上行文。报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。

（一）报告的分类

工作报告。在某项工作进行到一定阶段，或工作已经完成时，下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容，向上级机关汇报时使用。如：关于＊＊＊试点工作的报告，可以写成：基本情况、主要做法，取得的成效、存在的问题、今后工作意见等几个部分。情况报告。是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况，某一问题，或工作中某些方面的状况。

建议报告。是指工作中出现的许多新情况新问题，经过调查研究，提出本机关的处理建议，向上级机关汇报时使用的一种。上级机关如果认为这些建议比较好，有推广参考价值，也可批转所属下级各机关参照执行。回复报告。对上级机关查询、查办、催办的事项，作出专门回答时使用。报送报告。指下级机关经常向上级机关报送各种材料，包括下级机关主动呈送的，或者上级机关要求报送的。例：

襄樊学院关于报送二OO七党政工作要点的报告

（二）报告的基本格式 标题

收文单位 概述情况 详述情况 结束语

发文日期

（三）报告正文的一般写法

报告的正文一般包括三项内容：概述情况、详述情况和结束语。概述情况。用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。

详述情况。详述情况一般从五个方面入手：工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后打算（意见或建议）

结束语。报告一般要有结束语。报告结束语的位置是在正文之后，另起一行空两格的位置。常用的结束语是：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告，请指正”“以上报告，如无不当，请予批转”。

（四）撰写报告的注意事项

一是要坚持实事求是。不能合理想象、任意拨高，以偏概全，也不能只报喜不报忧。

二是要突出中心。根据报告主旨选择材料，不要面面俱到，把报告写成流水帐。

三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。

五、工作总结的写作

（一）总结的概念及分类。

总结是一个单位或个人对前一阶段社会实践活动或某一特定工作、任务的完成情况进行回顾、分析和评价时使用的文体。总结从理论的高度进行回顾，目的是从中发现和归纳规律性的东西，明确经验和不足，以期对今后的工作进行指导。

通过总结，可以把获得的感性认识，经过分析和综合，抽象和概括，上升为理性认识，揭示事物的本质和内在联系，从而掌握规律，获得经验，指导今后的工作少走弯路。事实上，很多规律的东西都是通过总结活动来发现的。正如毛泽东同志指出的：“人类总是不断地总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进”。

从不同的角度，可将总结划分为不同的类型。按内容分，有工作总结、业务总结、学习总结、生产总结等；按范围分，有单位总结、部门总结、个人总结；按时间分，有总结、季度总结、月份总结、阶段总结等；按性质分，有综合性总结和专题性总结。

（二）总结的基本结构图示及写法 标题

开头（前言部分）

成绩和做法（主体部分）

取得的主要经验或教训或存在的不足

结尾：今后工作努力方向或打算或整改措施

开头部分即前言部分。总结的开头主要用来概述基本情况，作出基本评价。包括工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分，要注意简明扼要，开门见山，文字不可过多。主体部分是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训等方面。这部分篇幅大、内容多，要特别注意层次分明、条理清楚。总结的主体部分很容易写得千篇一律、缺乏个性。当然，总结不是文学作品，无需刻意追求个性特色，但千篇一律的文章是不会总结出本单位的特色工作的。要写出个性，总结就要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料。

结尾部分。分析存在问题，提出今后方向。也有的总结将工作中存在的缺点和问题，写在正文中的有关部分，结尾针对存在问题，明确提出今后工作的努力方向。

（三）综合性总结和专题性总结的写作

各单位工作总结就是综合性总结。开展机关工作作风建设宣传月活动的总结就是专题性总结。

（四）总结写作中的几个常见问题。

1、不能总结单位开展的特色工作，千篇一律，综合性总结年年一个样，专题性总结放之四海而皆准。

2、采取工作项目列举式，记流水帐，不概括，不拨高。

3、只讲成绩，不讲不足，不分析存在的问题，也不归纳经验和教训。报喜不报忧。

下面来讲综合性总结和专题性总结的具体写法

1、综合性总结。综合性总结，要求比较全面地对一个地区、一个部门或一个单位在某一时期的所有情况进行全面反映和评析的总结。这种总结内容比较全面，涉及问题也较多。但全面总结不是面面俱到，报流水账，而要把工作中主要成就和问题以及贯彻执行方针政策的经验和体会反映出来，以展现所总结的单位工作的全貌。

综合性总结的基本内容大致是：（1）概述基本情况，包括介绍工作过程、环境和基础，必要时交代一些背景情况；简要叙述工作进程、基本成绩、收获和总的认识等，给读者以总体认识。（2）叙述主要成绩、做法和经验，这是总结的主要内容和重点所在。叙述成绩表现在哪些方面，收获有多大，列出确切的数据和典型事例；概括基本做法，阐述成绩是如何取得的；也可归纳为若干条经验，进行深入的分析、论证，提到政策与理论的高度，从中找出规律性的东西。（3）分析存在的问题和教训。在陈述成绩、总结经验的基础上，找出工作中的矛盾和差距，对存在的缺点和问题进行认真分析，找出原因，引出教训。（4）提出改进意见和今后打算。针对存在的问题和工作中薄弱环节，提出切实可行的改进措施和意见，并根据当前形势和任务，提出今后的工作打算和努力方向。

2、专题性总结。专题性总结，是就某一项工作的情况或某个对象在某个时期的或某个方面的情况进行专门反映和评析的总结。它内容集中、单纯、可以写得具体、深刻，针对性也较强，因而更能发挥指导作用。它的内容要求着重写某项工作的主要成绩，介绍做法和经验；有的还简要提出今后工作改革的思路。

综合性总结和专题性总结，各有不同的胜任，前者内容要求全，后者内容要求专。要根据总结的内容和目的来确定采取哪种总结为宜；但不论哪种总结都需要有点有面，点面结合，使总结内容具体扎实，富有新意。