《上市公司档案管理办法》（精选五篇）

第一篇：《上市公司档案管理办法》

《上市公司档案管理办法》

第一章 总 则 第一条

为加强上市公司档案的科学管理，更好地为上市公司监管工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、中国证监会及广东省档案局关于档案工作的有关规定，结合上市公司、拟发行公司监管工作实际，特制定本办法。

第二条

上市公司档案是指本办的上市公司监管处对辖区内上市公司、拟发行公司监管过程中形成并处理完毕的、具有保存价值的、经过整理归档系统保管的上市公司档案。

第三条

上市公司档案工作在中国证监会办公厅、省档案局的指导、监督与检查下，实行分级管理。

广州证管办综合处档案室对上市公司档案进行指导和管理等业务工作，上市公司监管处进行档案收集、登记、整理、归档、装盒等工作。

第四条

上市公司档案管理应采用计算机系统管理，提高工作效率。第五条

对上市公司档案管理应树立高度的保密意识，认真执行党和国家的有关保密规定，自觉遵守证监会保密制度，严守工作机密。

第二章 整理与归档 第六条

档案材料实行承办处归档制度，做到谁承办谁归档，事结卷成。第七条 上市公司档案分为二种大类：

(一)上市公司档案类：包括发行申报、资产重组、股权变更、定期报告、临时信息、巡检、专项调查和其它；

(二)拟发行公司档案类：包括首次报备、辅导备案、改制辅导和其它； 具体分类方法可查阅《上市公司档案归档分类表》（见附件二）。第八条

事件承办人员应从受理事件开始，注意收集事件全过程形成的材料，事件结束后及时整理。事件材料若有遗漏或缺损，应说明。事件材料以事件为单位逐件整理归档。两个或两个以上处室合办的事件，主办处保存原件并整理归档。

第九条 档案材料归档原则：

(一)档案材料要有合法性及有凭证作用，并做到完整、系统。

(二)归档文件原则按实际办理程序逐件依次排列。公司申报类材料原则不改变申报材料顺序，审核中发现问题、补充材料及审核报告、批复等应放在首份。专题卷可按重要程度、时间顺序(由近及远)排列，并装订成册。

(三)可根据事件材料的多少，一事一件或一事多件。

(四)归档文件每件应有档案章、页码，档案盒内备考表应盖上立卷人(整理人)和检查人的姓名印章及归档时间。

第十条

归档的事件材料不论办理时间的长短，均应在结案年度归档。事件承办处应将当年结案后整理完毕的归档文件，在第二年4月份前移交综合处档案室，并办妥移交手续。

第十一条

归档时由主办处编制移交目录一式三份。二份随档案交综合处档案室，一份留主办处备查。

第三章 接收与管理

第十二条 综合处档案室要做好档案的接收工作。第十三条

接收归档文件时，要逐件进行核对，并按照归档的有关规定审查，对符合要求的档案要及时办理移交手续。

第十四条

综合处档案室应将接收后的档案的按规定排列、存放。第十五条

在分类、排列的基础上，编制纸质档案目录和录入计算机档案管理系统，为档案的利用创造必要的条件，提高查准率、查全率。

第四章 借调与查阅 第十六条

上市公司档案应建立借阅制度和借阅登记簿，便于档案工作的利用，确保档案的安全，防止失密和遗失。

第十七条

主办处工作人员因工作需要可以借阅与工作有关的档案。其他处室工作人员因工作需要借阅上市公司档案要经所在处室处长签字。外单位借阅需持单位介绍信和上市公司监管处处长签字。如所借档案属密级件还须办领导批准后方可借阅。

第十八条

凡借阅档案者，要尽可能提供所需档案的具体信息，填写《借阅档案登记簿》并办理借阅手续。借阅者在归还时，必须填写档案利用效果记录。

第十九条

绝密档案原则只能在档案室阅览，因工作需要必须借出的，需经办领导批准。第二十条

借阅的档案，不得转借、涂改、圈划、拆散，确保档案原貌，未经同意，不得复印。第二十一条

借出的档案用完应及时归还，最多不得超过15天，过期不还者必须讲明理由并办理续借手续。

第二十二条

档案管理人员应定期检查借阅登记表，对到期未还的档案及时催还。第二十三条

计算机查找可在本办上市公司监管处和综合处档案室计算机档案管理系统进行，具体使用方法可查阅《上市公司档案归档操作规程》（见附件一）。

第五章 保管、统计与移交 第二十四条

上市公司档案移交后由本办综合处档案室统一保管。第二十五条

上市公司监管处对档案的收进、整理、保管及利用等情况进行统计，定期向综合处档案室报送档案工作的基本情况。并按期向综合处档案室移交。

第六章 附 则

第二十六条 本《办法》由综合处负责解释。第二十七条 本《办法》自发布之日起执行。

主题词：档案 管理 办法 通知

分送：办领导，存档

广州证券监管办公室综合处 2003年12月28日印发 打字：冯友琴 校对：卓景玲（共印16份）

第二篇：上市公司合同管理办法

公司合同管理办法

第一章 总则

第一条 根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于进一步推进国有企业贯彻落实“三重一大”决策制度的意见》，为加强中冶美利纸业股份有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）合同管理工作，规范合同审批的决策程序，防范市场风险与法律风险，提高公司经济效益，减少因合同签订、履行过程中不规范行为导致的纠纷，根据《中华人民共和国合同法》等国家相关法律法规，结合《公司章程》及公司实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法适用于公司、子公司,下属参股公司亦可参照执行。

第三条 本办法所称的“合同”是指公司对外签订的所有建设工程合同、招（投）标合同、物资设备采购供应合同、销售合同、租赁合同、仓储合同、运输合同、技术合同等各类合同、协议，除对外担保合同和劳动合同公司另有规定外，均适用本办法。

第四条 本办法所称“合同文件”指与合同的签订、履行、变更和解除、纠纷处理相关的法律性文件。

第五条 本办法所称“重大合同”是指:(一)法律关系复杂的合同;(二)其签订和履行将对公司的生产经营活动产生重要影响的合同;(三)合同标的金额超过人民币 1000 万元的。

第六条 本办法所称“一般合同”是指除本办法规定的重大合同以外的合同。

第七条 公司下属各分公司、分厂、部室及车间均不得以自己名义对外签订合同。

第八条 利用传真、电子邮件等其他方式订立合同的,应当有书面确认文件。第九条 凡国家或公司有标准或示范文本的,应当优先适用,并应按照标准文本或示范文本的要求填写。

第十条 如无国家或公司标准示范合同文本,合同的起草工作应争取由己方或以己方为主承担,语言应严谨、简练、准确,条款齐全,权利义务清楚。

第十一条 合同有效期限原则上不超过一年。特殊情况下,如需签订有效期限超过一年的长期合同,需按本办法要求完成相关审批手续。

第十二条 合同正式文本应当打印或印刷制成。合同文本应使用中文,或至少应当制作中文文本。

第二章 公司合同管理机构

第十三条 公司证券与法律事务部是公司合同审查管理机构，负责修订和完善公司合同管理的规章制度，并制订公司自用合同的格式文本；负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供业务部门参考；会同公司有关部门对重大、重要合同进行评审并出具审查意见；参与合同纠纷的调查处理，制定解决方案；负责公司合同资料的归档等相关管理工作。

公司各部门负责人负责该部门的合同管理工作，有条件的，应指定专人负责具体工作。

第十四条 公司财务与资产管理部等相关部门依据各自不同的职责对合同进行审核监督。

第三章 公司合同审批权限的划分

第十五条 为加强合同风险管理，有效执行合同，对第三条所指的公司合同，按以下规定审批执行：

（一）公司签订的合同标的金额（除涉及关联交易的）在300 万元以下的，由分管业务副总经理决定，报总经理（或经总经理书面授权后由分管业务副总）审批后实施。

（二）公司签订的合同标的金额（除涉及关联交易的）在300 万元以上 3000 万元以下的，由总经理办公会议决定后，报董事长批准实施，同时报董事会备案。

（三）公司签订的合同标的金额（除涉及关联交易的）在3000 万元以上，且不超过公司最近一期经审计的净资产 20%以内的（含 20%），由董事会批准后实施。

（四）公司签订的合同标的金额（除涉及关联交易的）高于公司最近一期经审计净资产 20%的，需报经董事会批准后，呈报公司股东大会审议批准方可实施。

第十六条 公司签订的合同涉及关联交易时，按公司关联交易管理办法规定执行。

第四章 合同的签订

第十七条 签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。经办人、审查人、批准人各司其职，分工负责。任何合同均需经过审查程序审查后，方可批准签订。

第十八条 公司实行法定代表人授权委托制度，签订合同应先取得授权委托书，并在授权范围内签订合同。授权分为长期授权和临时授权，授权委托书必须明确委托范围、权限和期限,禁止使用“全权代理”一类的文字。

第十九条 合同签订前，经办人应对合同另一方当事人的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、市场需求、产品、服务质量、价格等背景资料进行了解和调查，并审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。

第二十条 合同签订前,业务部门经办人应首先将合同草 案、与合同相关资料及《合同（协议）审批表》（附件１，以下简称“审批表”）提请业务部门负责人审核;业务部门负责人应在审批表上出具审核意见,并对该意见负责。第二十一条 合同通过业务部门负责人审核后,业务部门经办人应将合同草案、与合同有关资料及审批表按先后程序提交财务与资产部、招标办及证券与法律事务部审核，并根据审 核结果出具对该合同的审核意见。合同审核通过后送分管领导、总经理或董事长审批。

分管领导或总经理对审核意见负责。

第二十二条 合同审核意见应为无保留意见。审核部门对合同条款持有保留意见的,业务部门应重新制定合同。

相关人员审核合同草案时,可根据需要,要求经办人提供与合同有关的补充证明材料,经办人应予以配合。

第二十三条 审核意见应明确、具体,禁止使用“原则同意”、基本可行”等模糊性语言,一旦使用,视为未对合同审核。

第二十四条 公司对外签订的合同，必须采用合同书形式，严禁口头协议和非正规书面形式。所有合同均应约定以加盖公司合同专用章为合同成立要件。

第二十五条 公司合同原则上应由法定代表人亲自签署合同，如果需要非法定代表人签署合同，必须要有经法定代表人亲笔签名的书面委托书，非经法定代表人书面授权，任何人不得代表公司与任何单位、任何自然人签署合同。

第二十六条 公司综合办公室是公司公章和合同专用章的管理机构，应当根据经证券与法律事务部最终审核意见，在合同文本上加盖合同专用章。

第五章 合同的履行

第二十七条 合同依法签订后，即具有法律约束力。履行部门必须严格履行合同赋予的权利和规定的义务，确保公司信誉。第二十八条 对履行过程中对方当事人的违约行为，履行部门应当立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，及时、合理、准确地向对方提出书面索赔要求。

当公司接到对方当事人的索赔要求后，履行部门应当立即通知公司证券与法律事务部，共同商定应对措施。

履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件，履行部门应立即通知对方当事人，查明原因，及时化解，并收集好相关证据。

第二十九条 履行部门应对合同履行中发生的情况，建立台账，由专人负责书面签证、来往信函等资料的保管。

第三十条 合同履行过程中，确需签订补充协议或者变更、解除合同的，履行部门应当按照本管理办法第四章关于合同签订程序办理。

第三十一条 合同履行完毕后，对所遗留的问题，履行部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。在期限内确定无法解决的，应当立即报告公司领导，由公司领导指定有关部门配合解决，并提出具体方案。

第三十二条 合同订立后,不得因业务部门经办人或法定代表人的变动而影响合同履行。在合同履行过程中,业务部门经办人变更时,应办理交接手续。

第六章 合同的变更、解除

第三十三条 变更、解除合同的审批权限和程序,与合同订立的审批权限和程序相同。

第三十四条 变更、解除合同应当采用书面形式。

第三十五条 合同的变更、解除应注意以下事项:(一)主体变更、解除,应征得合同各方同意;(二)经登记、批准、鉴证、见证、公证的合同,变更协议应重新登记、批准、鉴证、见证、公证;(三)合同中订有保密条款或附有保密协议的,合同解除后,其效力并不受影响。合同变更时,如果涉及到双方当事人的变更或合同内容的变更,应变更保密款或保密协议;(四)联营、承包经营、涉外等合同的变更或解除,法律有特别规定的,应依特别规定办理。

第三十六条 变更、解除合同的协议在达成之前,根据实际情况,应采取继续履行、补救或中止履行等措施。

第七章 合同纠纷的处理

第三十七条 合同在履行过程中发生纠纷的,应按《中华 人民共和国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等有关法律、法规和本办法处理。

第三十八条 处理合同纠纷的原则:(一)及时处理的原则;(二)双方协商解决的原则;(三)维护公司合法权益的原则。

第三十九条 纠纷发生后,经办人应及时填报《诉讼案件传输单》（附件 3）向所在业务部门、财务与资产管理部和证券与法律事务部递交合同纠纷说明,同时应迅速收集下列有关 证据(原件或复印件):(一)合同文件(包括变更、解除合同的协议、电报、电传、传真、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书,介绍信及其他有关资料等);(二)送货、提货、托运、验收、发票等有关票证票据;(三)货款的承付、托收凭证、信用证、完税凭证、有关财务账目;(四)作为质量标准的法定或约定文本、封样、样品及鉴定报告、检测结果等;(五)证人证言;(六)其他证据材料。

第四十条 经办人根据财务与资产管理部及证券与法律事务部的意见,提交公司分管领导审批。

第四十一条 合同纠纷经双方协商达成一致处理意见的,应订立书面协议,由双方签字并加盖公章或合同专用章。

第四十二条 对经协商无法解决的纠纷,如属对方过错或违约,经公司同意,法务人员可向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉;若对方已经向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院 起诉,法务人员应积极参加仲裁或应诉,并应当在 3—5 日内提出参加仲裁或应诉意见,提交公司分管领导审批。

第四十三条 纠纷处理完毕后,由证券与法律事务部负责向公司分管领导报告;重大合同的纠纷处理,应随时向总经理及董事会报告进展情况。

第四十四条 处理合同纠纷,应特别注意下列问题:(一)证据可能丢失或以后难以取得的情况下,及时向法院申请采取证据保全措施;(二)发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使公司权利难以实现时,及时向法院申请采取财产保全措施;(三)做好每起合同纠纷实况记录,存档备查;(四)凡属公司责任的合同纠纷,应逐笔查明原因,分清责任,要求责任人员承担责任,并责令其提出补救措施。第四十五条 双方已签署的解决合同纠纷协议书、仲裁机关的调解书,仲裁裁决书及法院的调解书、判决书,在正式生效后,应复印若干份,交证券与法律事务部、业务部门收执,督促该文书的履行。

第四十六条 对方当事人在规定期限届满后没有履行上述文书规定义务的,业务部门经办人应及时通知法务人员。

第四十七条 对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书,由法务人员代表公司依法向人民法院申请强制执行。

第八章 合同档案的管理

第四十八条 合同签订后，经办人应将合同文本和相关资料报公司证券与法律事务部备案。

第四十九条 合同履行完毕后，履行部门应将与合同有关的补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台账等全部资料及时移交公司证券与法律事务部。

第五十条 按公司保密制度有关规定确定合同的密级并采取保密措施,密级标注于合同正本的封面。

第五十一条 公司证券与法律事务部应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定期将合同管理情况报告公司管理层。

第九章 责任与奖惩

第五十二条 对严重损害公司利益的下列行为，公司将追究有关人员的责任，并要求其承担全部损失：

（一）在合同签订、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，出卖公司利益；

（二）在合同签订、履行过程中，玩忽职守，导致公司遭受经济损失；

（三）其他故意违反本管理办法的行为。

第五十三条 对严重违反本管理办法的行为，公司除给予有关人员纪律处分外，还可视情况要求其承担所造成的部分损失或通过法律措施追究其法律责任。

第五十四条 公司职工均有权检举、揭发违反本管理办法、损害公司利益的行为。对于检举、揭发属实的，公司除给予该职工一定物质奖励外还负责保密。

第五十五条 对于认真执行本管理办法并为公司带来经济利益的有关部门和人员，公司将公开表彰并给予奖励。

第十章 附则

第五十六条 本管理办法由公司证券与法律事务部负责解释与修订。

第五十七条 本管理办法经公司董事会审议批准后生效。

二 0 一一年八月十五日

第三篇：档案管理办法

会签日期：2016-8-12

第 0 次修改

东营市俊源石油技术开发有限公司

档案管理制度

第一节 总 则

第一条 为规范东营市俊源石油技术开发有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二节 管理体制和职责

第二条 公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

（2）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（3）负责档案提供使用服务；

（4）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节 文件材料的形成和归档

第三条 档案按照记述内容的不同划分为图纸类、合同类、实物类、文书类和说明书合格证类；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条 归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。

（三）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。

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（五）其中公司财务类及人事类档案由财务部和人力资源部自行组织存档及保存。第五条 归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第四节 档案的利用

第六条 档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机记录工作，为利用计算机检索创造条件。

第七条 档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节 档案保管期限的划分及鉴定

第九条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

第十条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

第十一条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十二条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节 档案保密规定

第十三条 档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件；二级为秘密文件；三级为机密文件；四级为普通文件

（一）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料，公司的工艺流程资料和相关图纸及公司设备图纸属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

（二）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其等级划分为一级。

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（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，其等级划分为二级。

（四）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，其等级划分为三级。

（五）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于机密文件，其等级划分为三级。

（六）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，其等级划分为四级。

第十四条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

第十五条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

第十六条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

第十七条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第十八条 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

第十九条 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

第二十条 发现档案丢失，损坏要及时报告。

第七节 档案查阅、借阅规定

第二十一条 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

第二十二条 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案借阅申请表》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经总经理签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十三条 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十四条 复印档案资料需填写《档案借阅申请表》，机密档案资料由总经理签字同意后方可复印。

第二十五条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档

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案借阅申请表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经总经理批准后方可外借。

第二十六条 借出档案应在到期前归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

第二十七条 借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

第二十八条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

第二十九条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案借阅申请表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第八节 档案室管理规定

第三十条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第三十八条 档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十一条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

第三十二条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三十三条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

第三十四条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

第三十五条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十六条 案卷归还后，及时放回原处。

第三十七条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第九节 档案销毁规定

第三十八条 需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

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第三十九条 销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

第四十条 严禁将销毁档案转做其它用途。第四十一条 档案销毁清册需归档，并长期保存。

第四十二条 本制度自下发之日起执行，解释权归公司行政部。

公司档案分类试行规则

1、图纸

1.01设备类图纸 1.02基建类图纸 1.03其他图纸

2、合同

2.01销售类合同 2.02采购类合同 2.03其他

3、实物

3.01奖牌（杯、匾等）3.02证书（资质等）3.03 印章

4、文书类 4.01政府 4.02公司

5、说明书/合格证 5.01 说明书 5.02 合格证 5.03 检验报告

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第四篇：档案管理办法

档案管理办法

第一章

总则

第一条 为加强xx公司及所属公司档案的管理，进一步提高档案的管理水平，更好地为公司的发展和经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《电子文件归档与电子档案管理办法》等有关规定，结合企业实际，制订本办法。

第二条

本办法适用于集团本部及所属公司。

第二章

档案管理体制

第三条 集团所属公司应将档案工作列入企业发展规划和工作计划，制定企业档案发展规划和计划，并确定一名单位领导分管档案工作。

第四条

集团本部办公室配备专职档案人员，负责集团本部全部档案、拆迁档案及清算、撤销公司档案的管理工作，并对系统所属公司的档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

第五条

集团所属公司要配备相应的专（兼）职档案人员，负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、归档以及档案数字化的组织与实施工作。

第六条

集团本部及所属公司档案实行统一管理，分级保存。集团本部属于公司存档的档案由集团专职档案人员统一保存，所属公司档案由本单位专（兼）职档案人员统一保存。不得由经办部室或个人分散保存，任何个人不得将企业的档案材料据为己有。

第三章

档案归档范围

第七条

档案归档范围是指集团本部及所属公司自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案及实物档案等。

第八条

归档文件材料的主要来源

（一）集团及所属公司各职能部室形成的文件材料；

（二）集团及所属公司和派出机构上报的文件材料；

（三）集团及所属公司投资的全资、控股、参股公司提交的文件材料；

（四）集团及所属公司参与的合作项目按要求提交的文件材料；

（五）集团及所属公司外购设备所带来的文件材料；

（六）集团及所属公司执行、办理的外来文件材料； 第九条

集团本部文件材料的归档分为公司存档及部门存档两部分。部门存档的文书档案，按标明的保管期限由责任部门负责保管，期满后经本部门经理和主管经理批准后自行销毁。系统所属公司可参照执行。

第四章

文件材料的形成、积累、归档和移交 第十条 文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入各部门工作计划和有关人员岗位职责。系统所属各档案部门或专（兼）职档案人员负责本公司文件材料的立卷归档工作，并对其所属公司的档案工作进行指导、监督与检查。

第十一条 归档时间

（一）集团本部各职能部室定期将属于归档范围的各类档案原件（定稿）或电子文件移交专职档案人员归档, 系统所属公司可参照执行。

（1）盖章存档文件一周内归档；

（2）部门形成的应归档文件应在该项目结束后的一个月内归档；

（3）上级批复、股权类、产权变动及等重要文件随时归档；

（4）党群类文件应于次年三月底前归档；

（5）因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料，应按照文件归档范围的要求随时归档。

（二）会计档案应由本单位财务部门按照《会计档案管理办法》（财会字„1998‟32号）的要求立卷归档。

（三）基建工程项目档案或市政档案，应在项目竣工后三个月内归档，周期长的可按工程进度分阶段归档。

（四）集团本部及所属公司应于每年6月底前完成上全部实体档案的归档与数字化工作，并于7月底前将电子数据报集团备份。集团办公室将于每年8-9月对所属公司上的档案工作情况进行检查，并通报结果。

第十二条 归档要求

（一）归档的文件材料必须按其形成规律，保持其有机联系，并确保归档的每份文件、每个事由的文件其内容完整无缺，各项签字手续完备；

（二）归档的文件材料须为原件，各职能部室应自行留存复印件备用。如因特殊情况归档文件为复印件的，必须注明原因及原件的去向，并有经办人签字；

（三）各类文件材料归档份数一般为一式一份，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频繁的或有专门需要的可复制若干份归档；

（四）照片、录音、录像带等档案可在工作或活动结束后随时归档，但必须附文字说明，其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

（五）归档的文件材料，其载体和字迹应符合耐久性要求，易于长久保存。

（六）电子文件的归档实行“双套制”，即纸质档案与电子文件同时归档。

（七）电子文件还应做好网络归档和脱机载体同时归档，即电子文件进行网络归档的同时，必须将电子文件拷贝（刻录）至耐久性好的载体（如只读光盘或移动硬盘）上进行脱机载体归档。归档的光盘至少一式两份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三条 档案的接收与移交

专（兼）职档案人员接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门或个人应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在部门经理及档案人员共同签字后，存档备查。

第五章

档案的分类管理与保管

第十四条 集团本部文书档案依据《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）的要求，按照—问题—保管期限法进行分类；著录方法按照《档案著录规则》（行业标准DA/T18—1999）执行。系统所属公司可参照执行。

基建工程档案或市政档案，具体归档范围及要求见《建筑工程资料管理规程》和《市政基础设施工程资料管理规程》。

声像、照片或电子档案等其他载体档案，应依据《照片档案整理规范》、《磁性载体档案的管理规范》、《电子文件和电子档案管理规范》的要求执行。

第十五条 系统所属公司应根据档案数量，设置必需的档案专用库房和专用档案柜架，库房的设置应符合“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”等“八防”要求，同时要符合消防及温、湿度等规定，档案的排架方法要科学和便于利用。

第十六条 要定期清理、核对室存档案，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。

第六章

档案的借阅、开发和利用

第十七条 档案的借阅

（一）集团本部人员可直接借阅本部门业务范围内的档案资料。如借阅非本部门文件时，需履行档案借阅手续，填写《档案借阅申请单》。借阅股东会、董事会文件需董事长审批；借阅党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需借阅人所在部门主管经理审批同意后即可办理借阅手续。

文件正式下发或盖章之日起三个月内，可借阅文件原件。超过三个月时，文件将完成电子档案录入，原则上不再查询文件原件，只可通过档案系统查阅电子档案。

以上规定系统所属公司可参照执行。

（二）档案资料原则上不外借，因特殊情况上级单位、股东单位及其它外单位确需调阅档案时，必须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《档案借阅申请单》，经办人、经办部门经理及经办部门主管经理签署意见并报总经理和董事长批准后，在经办人的陪同下方可调阅纸质复印件，不得借用电子文件。如需外借档案原件时，必须由本公司相关业务部门的经办人签字办理借阅手续，且档案原件借出时间不得超过一周，如到期不能归还需继续借阅者需办理续借手续，并确保档案的完整与安全。

（三）外部董事、公司监事会成员因履职需借阅公司档案，由公司董秘负责协助办理相关手续。

（四）查考、借阅档案原件，必须爱护档案，不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。如发现损坏、丢失和泄密，应追究当事者责任。

（五）各职能部室对利用率高、查阅频繁的文件需留存复印件，以备查阅，并严格执行公司保密制度，确保文件资料的安全。

（六）电子档案按权限检索、查询，无权限查阅文件的用户，在网上填写借阅申请，通过审核批准后查阅。

第十八条 档案的开发和利用

系统各公司档案管理部门应根据本公司的中心工作，积极开展档案信息的编研和开发利用工作，对档案进行加工整理、汇编专题资料或编制工程项目简介等，更好地利用档案信息资源，以满足本公司生产、经营、管理和发展的需要。

第七章 档案的鉴定与销毁

第十九条 档案的保管期限

文书档案保管期限分为永久、30年和10年，其它各门类档案的保管期限参照各门类档案的具体规定执行。

第二十条 档案的鉴定与销毁

（一）对超过保存期限且没有保存价值的档案进行鉴定。鉴定工作由鉴定小组负责，鉴定小组由各档案形成单位的主管经理、专业技术人员和档案人员共同组成，对鉴定结果写出书面报告。

（二）对需延长保管期限的档案交本单位专（兼）职档案人员统一保管，并在案卷备考表中注明。对应销毁的档案，要编制《档案销毁清册》一式两份，经集团总经理批准后报区档案局备案，得到区档案局批准后方可到指定地点进行销毁。

（三）对保管期满但没有了结债权债务的财务档案，要适当延长保管期限，待了结后再销毁。销毁会计档案须经区财政局批准并备案。

（四）销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁档案时要严格执行保密规定，销毁清册要永久保存。

第八章 档案信息系统的维护与管理

第二十一条 集团信息技术部负责系统信息化的管理工作，所属公司应按照集团档案信息化的统一安排，逐步实现各门类档案的电子化管理。

第二十二条 集团信息技术部负责档案信息系统的数据备份、技术支持与安全运行维护。

第二十三条 集团本部专职档案人员负责档案信息系统具体实施的各项工作，主要包括：

（一）负责划分集团本部人员的使用权限并进行授权;

（二）在集团信息技术部的配合下，负责系统所属公司用户组的设置与使用权限的管理；

（三）负责定期收集各功能模块的使用意见及改进需求，及时反馈并协调软件公司进行档案信息系统的完善与升级工作；

（四）负责督促与检查系统所属公司档案数字化的实施，以及完成后电子数据的上报备份工作。

第二十四条 所属公司应指定专门部门（或专人）负责本公司档案信息系统的管理工作，主要包括：

（一）负责按照集团的统一安排与部署，组织实施与推进本公司档案信息系统的上线运行工作；

（二）负责本公司各门类档案的目录数据库与图像数据的挂接、存储以及数据备份，并于每年7月底前完成上一档案数据的更新工作；

（三）负责对本公司电子档案信息的及时性、准确性进行监督与检查。

第九章 审批过程中文件的管理

第二十五条 审批过程中的文件管理由该文件起草部门的兼职档案员负责。

第二十六条 审批过程中的文件原则上不得借阅，如因工作需要必须使用时要履行借阅手续，填写《文件资料借阅申请单》。

（一）借阅审批过程中的股东会、董事会文件需董事长审批；借阅审批过程中的党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需履行以下审批手续：

1.集团本部人员借阅时，由借阅人、借阅部门经理及借阅部门主管经理签字同意后，经存档部门经理同意即可到存档部门兼职档案员处办理借阅手续。

2.外单位借阅时，须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《文件资料借阅申请单》，经借阅部门经理和主管经理签署意见后报总经理批准，方可借阅。

（二）对于企业章程、股东会、董事会、党委会、公司级各种会议纪要（记录）、工作总结、财务分析报告以及公司各种战略研究报告、各种投资决策、各种经济分析报告、公司大事记、公司志等重要文件，只可借阅纸质文件，有文件纲要的只提供文件纲要。

第二十七条 审批过程中的文件不得借用电子文件，只能借用纸质文件。如果需要开发利用或会议使用，只能使用文件复印件，文件全文不对外借阅或发放（会议文件可向主要领导发放，会议结束要收回；研讨会只发文件纲要的纸质复印件）。

第十章 被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业

档案的管理

第二十八条 管理职责

（一）集团本部专职档案人员负责对被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案工作进行指导、监督和检查。

（二）系统所属被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业应指定专（兼）职档案人员负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、立卷归档以及档案数字化的交接实施工作。

第二十九条 档案的归属和流向

（一）被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案由所属企业的上一级公司负责集中统一保管。

（二）合并企业，即一个公司并入另一个公司或几个公司合并重组为一个新公司的，其档案材料应移交给合并后的公司集中统一管理。第三十条 归档范围

应归档的文件材料可参照第八条的规定执行，但归档的文件中必须包括以下文件：

（一）营业执照、组织机构代码本、税务登记证等凭证类文件；

（二）企业章程、股东会、董事会、经理办公会纪要（记录）、工作总结、财务分析报告等决策性文件；

（三）实施方案、主管部门意见、请示、报告及上级审批文件、资产评估报告、验资报告、合同、协议等资产类文件；

（四）职工安置方案、安置协议、公证书、花名册等材料；

（五）遗留问题的善后处理文件；

（六）法律依据文件、工商注销文件及交接凭据等文件；

（七）其它具有保存价值的文件材料。

第三十一条 归档时间、内容与要求

（一）归档时间

清算、转让、撤销程序全部完成后，应归档的文件要在三个月内完成向上一级公司档案管理部门的移交归档工作。

合并企业文件材料的收集整理应与企业合并的实施进程同步进行，并在企业完成合并的一个月内的完成档案的移交归档工作。

（二）归档内容

1.集团所属二级公司被清算后，归档的文件材料应按第三十条规定全部上交；

2.集团所属参股企业被清算或集团参股股权完全转让时，归档的文件材料为纸质的历届股东会或董事会文件；

3.集团所属企业股权全部转让及企业控股权转让出集团的，被转让企业应将股东会、董事会、经理办公会纪要、投资决策、工作总结、财务分析报告、历史变更及重要的财务文件扫描成电子文件移交上一级公司，档案原件移交接收企业。

（三）归档要求

1.被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案归档要求应依据本规定之第十二条的要求执行；

2.被清算企业、转出的企业、被撤销企业的上一级公司档案部门接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在公司经理共同签字后，进行移交；

3.向系统外移交档案时，所移交档案的目录必须经集团总经理或被授权人的批准后方可对外移交，并办理移交手续。

第三十二条 集团及所属公司接收的被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案的原件或电子文件作为封存档案管理，原则上不提供调阅。如特殊情况需调阅时，必须填写《档案借阅申请单》，经调阅人及其公司经理签署意见后，报集团总经理同意，方可调阅。

第十一章 附则

第三十三条 本办法由xx公司经理办公会审议通过，自下发之日起执行。

第三十四条 本办法由xx公司xx部门负责解释和修订。

第五篇：档案管理办法

档 案 管 理 办 法 目 的

为了规范国网*******公司负责管理建设的电力基建工程的档案管理，本着有利于工程建设、明确职责、规范工作程序、明确服务范围的原则特制定本办法，从而保证建设工程项目档案管理的产品满足质量、环境和职业健康安全的要求。2 适用范围

本程序规定了工程建设档案管理的整个流程,适用于******工程建设有限公司各部门及工程建设部。编制依据

3.1《 中华人民共和国档案法》 3.2《 中华人民共和国档案法实施办法》

3.3 DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 3.4 GB/T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》

3.5国家档案局2001年颁发《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》 3.6能源办（1991）231号《电力工业企业档案分类规则》 职

责

4.1主管档案工作的副总经理领导档案工作的整个流程； 4.2公司档案室的职责包括：

a)贯彻执行《档案法》及国家有关法律、法规和方针政策，负责制定公司工程档案管理的有关标准；

b)负责组织、协调和指导设计单位、施工单位、监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件；

c)及时了解工程建设计划与进度，做到工程档案归档与工程建设同步；

d)建设项目立项后，按公司下达的工程名称和项目代号，负责组织各部门完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作；

e)负责建设项目前期文件、招投评标文件、试运行文件及竣工验收文件的收集、整理、归档工作。对建设公司各管理职能处室档案资料的形成、积累进行指导、监督、检查；

f)参加公司主持的工程竣工预验收工作，对工程竣工预验收文件和竣工图是否符合归档要求进行检查验收，并布置竣工资料和竣工图的编制工作；

g)参加国家电网公司建设运行部主持的工程竣工验收工作；

h)对工程建设部实施业务指导，负责工程档案管理业务的培训。负责指导工程建设部档案室建立工程档案全引目录，并对工程建设全过程的档案资料实行统一管理；

i)负责工程档案管理的统计工作，按时填报上级要求报送的各类统计报表。4.3计划与物资部、换流站管理部、线路管理部各部门在拟定施工合同时，应明确归档内容、归档要求、归档时间、归档数量并实行归档保证金制度；负责做好各自职责范围内，按《档案实施细则》和合同规定本部门负责管理的工程项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、物资供应及竣工验收全过程中形成的应该归档保存的技术文件预立卷工作，并填写单项工程归档清单，按规定时间向档案室移交，按工程建设阶段分期分批向档案室办理移交手续；合同结算前审核工程档案是否验收合格；

4.4工程建设部负责工程档案资料的技术审查，确保归档文件的齐全、完整、准确、系统。组织、协调和指导各参建单位编制项目竣工文件和整理项目文件；参加工程初验和竣工预验收工作；负责保管和提供利用工程施工记录和竣工图；对各参建单位工程档案目录进行合并整理，并移交公司档案室。5 内容与要求

5.1各个工作阶段应该存档的文件如下： 5.1.1可研报批阶段

前期可研结果；发改委批复文件； 5.1.2初步设计阶段

初步设计结果；初步设计报批文件； 5.1.3工程准备阶段

主设备供应合同；监理、施工招标流程文件；监理、施工合同；征地的相关文件； 5.1.4施工阶段

施工阶段安全、质量、进度、物资、信息管理会议记录、相关文件；转序验收资料；图纸现场交底、会审记录；设计修改、设计变更记录；质量验评记录；物资设备到货及开箱记录；网络进度计划报批及实施记录；施工方案报批及实施记录；安全文明规划、二次策划报批及实施记录；施工记录； 5.1.5调试、试运行阶段

启委会工作纪要及文件；站系统、系统调试、试运行方案、试验记录；工程预验收相关文件；设备单体及分系统调试记录；工程初步验收相关文件；设备带电签证；向生产移交相关文件；厂家资料； 5.1.6竣工验收阶段

工程验收相关文件；竣工决算相关文件；备品备件移交记录； 5.1.7移交运行、达标投产阶段

达标投产检查相关文件；各单位工程总结、声像资料； 5.1.8后评估阶段 工程后评估相关资料 5.2存档文件要求

a)所有需要存档的文件按照《档案管理细则》的要求进行编制；

b)合同、竣工签证书、评标文件等应制作规范。实现标准化、规范化。各项内容填写齐全、完整。

c)提高文件题名的编写质量，文件题名应简明准确表达文件的主要内容，不能抽象。如协议书，应明确关于什么问题的协议书。各种文件应标明编制日期，各种表格应注明制表日期。

d)进口设备资料编制中英文对照目录。

e)凡是需要审签的文件，原稿必须用黑色碳素笔手签。f)打捆招标的文件要按单项工程移交。

g)单项工程资料预立卷时做到齐全、完整、准确、系统、及时；资料移交

不能缺页、缺卷、签字手续完备，自产文件必须原件归档，批复文件要有原文、附件，签报附件要齐全；评标打分表要齐全完整；归档资料（包括合同）按规定在一个月内移交。