(文件1)重要!毕业生须知的档案常识问题

第一篇：(文件1)重要!毕业生须知的档案常识问题

常见就业问题问答

１.《报到证》由原来的《派遣证》转化而来，是毕业生到就业单位报到的凭证，也是毕业生参加工作时间的初始记载和凭证。报到证为一式两联（正本和副本），正本为蓝色由毕业生持有，到单位或办理人事代理报到时交给单位或人才中心；副本为白色，由学校负责放入毕业生档案。

作用：毕业生到工作单位报到时，须持《报到证》。学校相关部门依据《报到证》为毕业生办理档案投递、组织关系转移和户籍迁移等手续，就业单位所在地的公安部门凭《报到证》为毕业生办理落户手续，用人单位凭《报到证》为毕业生办理相关工作手续。

２.《户口迁移证》是公民的户口所在地变动时，由原户口所在地迁往新落户地址的凭证。由户口迁出地的公安机关（高校由校公安派出所）开具。持证人到达迁入地后，须在有效期内将户口迁移证交给户口登记机关申报入户。

作用：户口迁移证是公民在户口迁移过程中的重要凭证，因此公民在户口迁出后要妥善保管好户口迁移证，不得遗失、涂改以及转借，若因不慎将户口迁移证遗失，应立即报告当地户口登记机关。提出申请，否则，用人单位有权拒绝接收。３.《干部身份》是国家机关录用公务员、进入事业单位的基本条件，同时也是单位之间、城市之间人才流动的必备条件之一。按照我国现行人事管理政策，国家统一招收的全日制大中专院校毕业生，执行一年见习期考核合格办理转正定级手续后具备干部身份。

案例：某生２００３年毕业与长沙某高校，毕业后去了广州某民营企业工作，因民营企业不能管理他的档案和户口，也就没有签就业协议书、开出报到证。２００６年他跳槽到一家单位，因为工作业绩好，这个单位要求他把档案、户口调入广州。因为他毕业时没有办理就业和人事代理手续，档案和户口已退回原籍。干部身份保留期限只有２年，他毕业已３年，指标已经作废，所以不能作为干部身份调入广州，这时候机会就永远失去了。

４.《工龄》是指职工以工资收入为生活资料全部来源的以年为单位的工作时间，工龄是我国职工退休的一个条件，也是行政事业单位，国有企业工资计算的内容之一。案例：长沙某高校２００１年毕业生，毕业后在公安厅户政中心工作，属聘用员工。该单位在市人才服务中心为所有聘用员工办理了人事代理。工作两年后，该毕业生考取了公务员，工龄、档案工资从２００１年计算，那么他到新单位的工资级别比同年毕业没有办理人事代理手续的同学档案工资要高一个档次。

５.《人事档案》是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格以及其他各种形式的历史记录。

作用：（１）办理各种社会保险以及开具出国、考研等有关证明的依据。（２）职称申报，需要根据人事档案中所记录的工龄来确定申报资格。（３）转正定级，可以确定干部身份，计算工龄。在行政事业单位工龄是作为工资、职务晋升的主要依据，是办理退休手续，享受社会保险的依据；同时干部身份是单位之间、城市之间流动的必备条件之一。（４）户口可以根据档案中是否具备干部身份，随档案调动而迁移。（５）录用公务员、事业单位工作人员政审时所必备的材料。（６）公务员、事业单位、国有企业确定工资的依据。

６.《哪些单位能保管毕业生的档案和户口》

（１）毕业生如果是到国家机关、全民事业单位、国有大中型企业就业。这些单位又同意接受其档案、户口，那么档案、户口就可以在这些单位管理。如果这些单位采取聘用合同制，档案、户口须放在当地政府人事部门所属的人才服务机构进行档案管理。

（２）毕业生如果是在三资、民营企业、股份制企业就业，这些企业按国家现行人事政策不具备人事档案管理职能，档案、户口应交由当地政府人事部门所属的人才服务机构进行档案管理。

７.《人事代理》是与社会主义市场经济体制相配套的新型人事管理模式，是指政府人事部门所属人才服务机构受单位或个人所托，运用社会化服务方式和现代科技手段，按照一定的法律程序和政策规定，代办有关人事业务。根据相关规定，其他机构未经政府人事部门批准或授权一律不得从事该项业务，个人不得保管人事档案。

作用：推行人事代理制度，有利于实现人档分离和人才社会化管理。对用人单位而言，可减轻大量的人事事务性工作，解决在人才引进、毕业生接收、职称评审、人事档案管理等方面遇到的问题；对各类人才而言，个人不再是“单位所有”，流动变得十分方便，权益得到有力保障。譬如毕业生凭报到证将档案挂靠在人才交流中心后，可保留干部身份、连续计算工龄、转正定级、职称评定、购买各类保险等。

８.《为何要办理人事代理》

人事代理是一种人事管理与人员使用分离的新型人事管理方式。三资、民营、私营等所有非国有企业对员工的人事档案、户口没有相应的人事管理职能；改制后的股份制企业员工，事业单位聘用员工也涉及到人事档案、户口的管理问题。上述员工都可能遇到如：各类保险的缴纳、户口落户、计划生育证明、购买经济适用房证明；干部身份的确认、档案工资的调整、工龄的确认与计算；党团关系的管理、技术职称初任、评审或者企、事业单位调动、考公务员、考研究生等问题；依照中组部、人事部有关文件精神，政府人事部门所属的人才服务机构负责上述人员的档案、户口等人事事务的管理，并为之提供配套的服务，以保护其合法权利。

９.《应届毕业生什么情况下需要办理人事代理》

应届毕业生在毕业后未找到正式的接收单位的（如私企、外资企业和暂时没有人事编制的单位）或准备出国的，应尽快办理人事代理手续。

１０.《应届毕业生办理人事代理的好处》

（１）向毕业生提供国家人事法律、法规和政策方面的宣传咨询服务。（２）为毕业生保管人事档案。（３）为毕业生申报专业技术资格考核。（４）按国家有关政策为毕业生调整档案工资。（５）委托毕业生的养老、医疗保险、工伤保险等。（６）负责管理毕业生的中共党员的组织关系。（７）为在市区无入户地址的毕业生挂靠户粮关系。

（８）负责转接毕业生的人事关系手续，在委托代理期间，按规定保留干部身份、计算工龄，为毕业生办理出国（出境）政审呈报手续。承办与人事管理相关的其他事宜。

１１.《毕业生暂未落实工作单位以及准备考研的毕业生档案如何处理》 可在湖南省大中专毕业生就业指导中心办理档案户籍托管，因为在落实就业单位需要办理就业派遣手续时，只需携带与省中心签订的《人事档案与户籍托管合同书》、与用人单位签订的就业协议书原件与毕业证复印件，即可直接到省中心办理《报到证》，毕业生户籍随新办《报到证》迁移；考研毕业生凭报考学校调档函即可在省中心办理档案调出手续，而不需要再到学校办理任何相关手续。

注：１.教育部规定毕业生档案在学校可以保留两年，过了这个期限就不能保留干部身份了。

２.任何毕业生两年择业期满后，将不能再办理派遣或者人事代理手续

３.国家计划内统招生干部身份的确认及工龄计算是从毕业生办理人事代理手续之日算起，档案在学校、教委等地保留期见是不能确认身份和计算工龄的。

相关部门的咨询联系方式

温馨提示：请在各部门正常上班时间前往办理，或者提前电话咨询哦。

1、湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心

业务大厅：?0731-82816660(受理档案户籍托管)、82816663(受理办理《报到证》）、82816669(受理党组织关系托管)档案户口托管室：0731-82816660、82816670 党组织关系托管处：0731-82816669 联系地址：长沙市雨花区雨花亭新建西路37号长城•非常生活商住楼三楼 邮编：410007.2、长沙理工大学招生就业处毕业生就业服务中心 联系电话：0731-85219470、82309356、85219470（Fax）地点：金盆岭校区办公大楼101#

.3、长沙理工大学城南学院就业指导中心 联系电话：0731-82309849 地点：金盆岭2教322#

4、长沙理工大学城南学院学工部档案室 联系电话：0731-82318566 地?点：金盆岭校区2教308#.5、长沙理工大学保卫处金盆岭户籍科 联系电话：0731-82309452 地?点：金盆岭校区保卫处一楼（网球场旁）

毕业生档案邮寄注意事项

毕业生就业派遣数据库与毕业生档案邮寄密切相关，每一届毕业生离校时，学工部档案室都是依据学校招生就业处的毕业生派遣名册，将毕业生档案以机要的形式转递至各用人单位的档案接收部门。由于毕业生档案的邮寄信封及回执都是依据毕业生就业派遣数据库里的档案转寄单位名称、地址、邮编这三栏的数据进行邮件合并套打出来，如果这三栏的数据书写不规范，就没办法打印，也没办法进行档案邮寄工作，或邮寄出去的档案不能准确及时地转递到相应的档案接收部门，给档案邮寄工作及毕业学生都带来很大的麻烦。因此正确填写这三栏数据是一个很重要的工作环节。为做好毕业生档案邮寄工作请注意以下有关事项：。

1．毕业生派遣数据库中，学生档案转寄单位名称、地址、邮编的填写必须详细具体准确，一旦有误将导致毕业生档案转寄过程中投递和接收的困难。有人事档案保管权的单位（如国企、事业单位等）可写单位名称与地址，无人事保管权的单位（如三资企业、个体私营企业等）应填写其委托保管档案的单位名称与地址，如某人才市场或人才交流服务中心等。毕业生档案是通过机要转寄的，递送各环节均需有人签字，故档案转寄地址不得写信箱，档案转寄详细地址的格式是：XX省XX市XX路XX号，XX单位XX部门，邮编XX。

2．已落实用人单位的毕业生，在签订就业协议时，要求用人单位填写清楚档案转递的详细地址，其档案必须转递到有人事档案保管权的用人单位或上级主管部门；（如XX毕业生签订的单位是XX中学，其档案一定要寄到上一级主管部门，也就是XX教育局XX科，因为中学没有人事保管权）。

3、到三资企业、个体私营企业就业的毕业生，由当地政府人事部门所属的人才服务机构办理人事代理，档案转寄到当地人才服务中心。另外，就业单位为会计事务所、律师事务所、咨询公司等无人事保管权单位的毕业生，也应将档案转寄到当地人才服务中心。请用人单位或学生本人详细填写档案接收单位名称和地址。

4、考取研究生的毕业生，档案转递到录取学校指定的部门，在毕业生数据库里档案转寄单位名称、地址、邮编栏必须写明详细的录取学校名称部门、地址、邮编，不然考取研究生的毕业生后续档案材料无法寄出。如需提前调档的考研学生，需先凭调档函原件到招生就业处备案，凭招生就业处的档案转移通知单及录取学校调档函复印件到学工部档案室调档，学院自存一份调档函复印件以便地址的输入和备查。

5．毕业生报到后三个月内，务必到档案接收部门查询个人档案，未查询到档案下落的请在毕业后十个月之内与我们联系（因为我们需要通过机要局查询档案去向，而机要局的查询期限为一年，过期机要局不再受理）。学生档案室在云塘校区学生活动中心416，联系电话是5258159。

6．未落实就业单位的毕业生，其档案、户口可迁转回生源地或家庭所在市（县）毕业生就业主管部门，也可委托湖南省大中专毕业生就业指导中心管理，或委托政府人事行政部门所属的人才服务机构长期管理。

另外请注意：（1）未落实就业单位，档案还存放在学校的毕业生，务必在毕业后两年之内办理报到证并档案转出，否则毕业生将自动放弃全日制大中专毕业生所具备的干部身份。

（2）在择业期内还未落实就业单位，又不想失去干部身份的毕业生，可选择一家政府人事行政部门所属人才交流服务中心接管档案、户口，办理人事代理，以便保留干部身份、计算连续工龄和落户及办理社会保险与公积金手续等。

第二篇：毕业生档案须知

毕业生档案须知

（一）毕业生档案的转递

1.毕业生档案由学校档案馆通过机要局转递，学生本人不得携带。暑假期间参照学校档案馆安排执行。

2.已签约的毕业生档案转递至签约单位（国有县团级以上单位）或其上级主管部门（国有县团级以下单位）或各类人才市场（非国有企、事业单位）。

3.未申请档案保留的毕业生，档案转递至生源地教育或人事部门，特殊情况按各省（区）政策办理。

（二）毕业生档案的保留

1.灵活就业、自主创业、就业困难的毕业生，经本人申请、学院审核、学校审批后，其档案可在学校免费保留两年。两年后，毕业生档案的转递和管理将按流动人员档案管理办法执行。

2.毕业生档案保留学校期间，学校不出具任何与档案有关的证明材料。

3.申请档案保留的毕业生，其《报到证》、户口迁移证、党团组织介绍信等材料仍按生源地办理。

4.毕业生办理档案保留，须填写《陕西师范大学毕业生档案保留转递申请表》，此表分上下联，由学院收齐、签字、盖章后统一报就业中心。

5．档案保留学校期间，毕业生为预备党员需转正的，应按《陕西师范大学档案馆关于查阅和借阅学生人事档案的规定》由毕业生原所在学院分党委或党总支负责办理。

6.两年之内，档案保留学校的毕业生若需转递档案，应凭《报到证》或调档函到就业中心办理审批手续。

（三）档案的提取与查阅

用人单位需要查阅或提取毕业生档案的，其组织人事部门可派专人持用人单位介绍信、本人身份证、工作证到就业中心办理查阅或提档审批手续。

第三篇：毕业生就业常识须知

毕业生档案、户口须知什么情况将档案和户口留在学校比较好？

第一，准备明年考研的同学

第二，山西籍的同学，如果签约的是外省或者本省的私企类单位，并且打算一年内换工作的同学

2、什么情况将档案和户口发回生源地比较好？

第一，非山西籍的同学，无论签约哪里，最终都会回生源地发展的同学，适合将档案和户口发回生源地（将来结婚办理户口、给孩子上户口以及买房子等都会涉及到户口问题）

第二，非山西籍的同学，如果明年不准备考研，毕业时无论是否已经签约，都适合将档案和户口发回生源地。（学校只给毕业生们免费保管两年档案和户口，超过期限后再来办理，会有诸多不便，尤其是户口，一旦超过两年，学校就无法给学生办理迁户手续）

第三，打回原籍的什么都不用填，自动打回生源地。

3、如果要办理留档留户，档案和户口必须同时留吗？

档案和户口可以单独留存学校。就是说，可以只留档案，也可以只留户口。

4、签约国企、事业单位、部队等毕业生，可以留档留户吗?

对于国企、事业单位、部队等毕业生，学校不予留档留户，也不可以签订择业代理。

5、改派期限为多久？

毕业时如果没有找到工作的，两年内可以办理改派一次；毕业时找到工作的（不分单位性质），一年内可以办理改派一次。毕业时如果找到工作的，超过两年又找到了新的工作，不能办理改派，但可以办理工作调动。（调动手续涉及到新旧单位所在的劳动保障厅）

6、什么情况适合签订择业代理以及签订《择业代理协议书》的优势?

2012届毕业生签约工作接近尾声，现将山西省教育厅下属人才中心《山西教育人才服务中心》择业代理协议书签订条件说明如下：

1、已签约的单位明确说明不解决当地户口，本人又不愿将户口和档案发回原籍的同学；

2、未签约的但并不想将户口和档案发回原籍，计划将来在太原发展的同学；

3、签订择业代理协议书后《就业报到证》将开具至《山西教育人才服务中心》；

4、近期能确定就业单位并承诺解决户口的不建议签订《择业代理协议书》。仅供参考，自愿选择。签订《择业代理协议书》的优势：

1、毕业后四年内可到该中心办理改派或调动手续，改派不计算工龄，调动将计算工龄（到该中心办理改派与来学校办理改派效果一样）；

2、存档满一年后即可办理调动手续，办理调动时在该中心存档几年算几年工龄；

3、可将党、团、户口关系一并发落至该中心；

4、毕业后两年内存档和户口免费，第三年开始收取500元（其中开户费300，档案托管费200）。

备注：以上仅供参考，各位同学应根据自己情况自愿选择。

第四篇：毕业生就业须知(重要!!!)

2012届毕业生就业须知

各位同学，因大家在外实习无法具体一一联系，现我就大家在就业过程中可能遇到的一些问题作出解答，请认真仔细阅读：

1,、2月底我将第一次不完全统计就业协议，请已经签订就业协议的同学尽快把协议以快递或邮寄的方式寄到学校，邮寄地址：南京江宁区龙眠大道180号（江苏经贸职业技术学院 公共管理学院 夏青 收），5月回校论文答辩，6月回校办理毕业手续时也可交协议。

2、请未缴清学费或住宿费的同学尽快回校缴清，5月前不缴清者毕业时不发放毕业证书。关于就业协议：

1）就业协议上甲方即用人单位盖章必须是单位人事公章，其他财务章，部门章等等均无效。

2）就业协议一式四联，签订协议时，必须在第一连上填写，第三联上必须是复写字迹，千万不可直接在三联上填写。另上交只需交第三联（学校）。

3）协议必须妥善保管，如遗失或者填写错误，可在网上下载正规格式的全日制劳动合同，样板如下：http:///sipweb/files/contract1.doc（不同地区可修改标题，如南京市就改成南京市全日制劳动合同）。

4）签订协议时，一定要写清聘用期限和具体工资待遇，学校要求每月工资不低于1200元，如不准备在改单位长期工作（半年以上），请不要将毕业生双向推荐表原件交于用人单位，可交复印件，签订协议时，可酌情填写聘用期限，如需换工作单位，可与单位友善协商解决，尽量避免产生不必要的纠纷

5）协议签订后尽快上交，协议与毕业证书无任何挂钩，但是就业协议与毕业生档案、报到证、户口息息相关，不及时上交协议的同学无法及时办理档案派遣，无法办理报到证、户口迁移证，另外协议上交时间与最后优秀毕业生评比相关。

6）自主创业的同学，或者于他们合作创业的同学，及时与我单独联系处理

7）专转本、专接本的同学，如顺利通过，则按规定上交录取学校通知书复印件或专接本录取证明，如没有被录取，则按规定还是要按时上交就业协议。

8）档案派遣地分两种，一种是派回原籍，另一种是派遣到用人单位。如果是派遣到单位，你可以和单位签协议，然后档案派遣到家里，或者有些同学不准备在本单位长期工作另有安排，等到派遣时候你换了新单位，档案也可以签到今后正式工作的单位。原则性上要求大家档案都派遣回家乡。除非你确定长期在这家单位工作，并且用人单位具备接受你档案的能力（向学校提供接收证明），才能把档案派遣到用人单位。

9）报到证根据协议的上交分批办理，5月前上交的7月初左右可以拿到办到证和户口迁移证。

10）江苏经贸就业网站，上面有最新的就业信息 请大家密切关注！！！

第五篇：毕业生档案问题

近年来，大学毕业生对自己的档案不管不问，已不是个别现象。据了解，在各院校、各级毕业生就业主管部门和各地人事部门人才交流中心，被大学毕业生遗弃的档案都不少。超过择业期，毕业生的档案会被学校退回原籍。