OA系统方案书

第一篇：OA系统方案书

OA系统

OA系统项目

方

案

书

北京文德荣达科技开发有限公司

2010年10月12日 北京文德荣达科技开发有限公司

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目录

第一章 概述..............................................................................................................................................................3

1.1 简述OA......................................................................................................................................................3 1.2 协同软件标准.............................................................................................................................................3 1.3 金和IOA/S带来的收益............................................................................................................................5

第二章 金和IOA/S产品介绍.................................................................................................................................6

2.1设计理念......................................................................................................................................................6

2.1.1以用户为中心...................................................................................................................................6 2.1.2以业务协同为主线...........................................................................................................................6 2.1.3融合精确管理的管理理念...............................................................................................................6 2.1.4注重用户体验的产品设计.............................................................................................................10 2.2体系架构....................................................................................................................................................10 2.3功能介绍....................................................................................................................................................11

2.3.1 信息显示区....................................................................................................................................11 2.3.2 公文管理........................................................................................................................................11 2.3.3 公共信息........................................................................................................................................12 2.3.4 在线交流........................................................................................................................................13 2.3.5 个人办公........................................................................................................................................14 2.3.6 行政办公........................................................................................................................................18 2.3.7 人力资源........................................................................................................................................21 2.3.8 客户关系管理................................................................................................................................23 2.3.9 自定义模块....................................................................................................................................29 2.3.10 工作流程......................................................................................................................................29 2.3.11 未阅信息管理..............................................................................................................................30 2.3.12 系统管理......................................................................................................................................30 2.4应用介绍....................................................................................................................................................30北京文德荣达科技开发有限公司

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第一章 概述

1.1 简述OA 办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过OA系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递 更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。

过去，计算机所带来的办公自动化仅仅是提高了个人工作的效率，帮助文字处理、电子报表，以及进行简单的人事管理、财务管理等。

而现在所说的办公自动化，是经历了文字处理工具、MIS系统、网络协同系统等各阶段，不断发展和完善起来的协同办公平台，是以网络为依托，在企业内部实现顺畅的信息交流。在这种模式下，整个企业成为一个大办公室，而企业的各业务部门成为企业信息流中的一个环节，不再是一个一个的信息孤岛。依靠这种模式，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上 进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速收集、综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策，提高企业的执行力和团队的整体工作效率，增强企业的实力和综合竞争力。

1.2 协同软件标准

随着中国经济的快速增长及信息化建设的发展，作为企业信息化建设基础的OA软件，成为许多企业的首要选择，希望借助于OA软件进一步规范管理，提高办公效率。但是企业如何在市面上众多的OA产品中，选择适于自己企业特点和管理特色的软件，帮助解决企业存在的问题呢？

OA作为企业的基础管理软件,存在应用范围广、使用人员多且计算机应用水平参差不齐等问题，并且企业发展中的管理变革、业务重组等都对OA及OA供应商提出了较高的要求。用户在选择OA的时候不仅仅要求产品功能契合自身需求，性能稳定、成熟，OA供应商具有很强的实力以及专业性，还需要OA从设计、实施、使用上都符合协同软件行业的标准，这样才能使用户在应用软件过程中得到一定的收益和保障。

协同软件标准包含三大标准类别：  产品理念标准

协同软件是一个基础管理软件，必须融合了先进的管理思想，并且这种管理思想可以广泛推广，迅速 普及，推动企业管理的发展和进步。

 产品功能标准 北京文德荣达科技开发有限公司

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协同软件需要解决企业发展过程中管理和办公的各种问题，因此OA不仅需要满足用户当前的各种需 求，并且要求能够提供大量的可定制元素来满足用户日后增加的个性化需求，适应用户企业管理的变化。

 产品应用标准

协同软件的应用存在应用范围广、使用人员多且计算机应用水平参差不齐等问题，因为要求OA供应商 提供全面的用户培训和规范的售后服务，促使软件实施成功。

协同软件的六易标准：

易推广

E-Promotion  具有先进的管理思想指导设计，能够贴近各行各业的中小企业实际需求，产品设计注重实用性及通用性，使得管理明晰，更加适合市场经济下中小企业的内部管理。

  产品已经通过多家客户的使用，具有成熟、稳定性，减少客户推广阶段的风险。以用户为本的使用向导，企业内部无需进行大规模的培训，便可轻松推广项目。

易安装

E-Installation  提供先进的智能化安装模式，非专业人员也能完成安装操作。

易实施

E-Implementation   提供方便的权限分配方式，能够高效的进行权限设置，精确的掌握人员拥有权限情况。提供快速简易的图形化流程设置，满足流程定制多种需求。

易学习

E-Learning    根据不同工作岗位提供系统操作指南，更加针对性的指导使用系统。提供细致详尽的系统管理员手册，无需专业人士也可维护功能强大的系统。每个系统页面具有独立的帮助，更有针对性的指导使用。

易使用

E-Operation  采用友好的办公界面，符合中国人的办公习惯，简单易用。北京文德荣达科技开发有限公司

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 各功能模块使用向导处处可见，采用灵活的交互方式，简单易操作。

易维护

E-Maintenance  系统提供方便、易操作的数据更新、管理工具，减轻管理员负担，实现轻松管理维护。

1.3 金和IOA/S带来的收益

金和IOA/S是从产品设计理念到产品功能、使用、实施都符合协同软件标准的协同管理平台。应用了金和协同管理平台，会给客户带来什么样的收益呢？

 建立统一工作平台，提升员工办公效率

金和IOA/S能帮助企业建立一个统一整合的工作平台，可以打破时间、空间的限制，让企业的所有员工可以在世界的任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作，大大地提高了办公效率。 优化工作流程，提升企业反应速度

对企业而言，业务流程始终是创造价值最核心的要素之一，通过工作流作纽带，能将各个业务部门甚至上下游厂商之间连成一个整体，责权分明，大大提高了工作效率。不仅如此，金和IOA/S工作流系统可以帮助企业对流程进行不断的优化改造，找出流程中的瓶颈，避免人为因素的干扰，提升公司的竞争力。 协同能力增强，提升企业执行力

在传统的管理模式下，团队协作不好，领导不知道下边在干什么，成员不知道其他人在做什么。有了金和IOA/S平台以后，领导可以非常清楚的知道员工的工作情况，可以根据具体情况知道工作，团队成员之间协作也可以更加紧密，大大提升了企业的执行力。 科学有效的人力资源管理，提升员工对企业满意度

金和IOA/S提供了一个科学、灵活的人力资源管理应用系统，企业可根据自身的特点和人事制度进行灵活配置，帮助企业对人员进行全面而有效的管理，提高企业员工的工作能力，改进和提高管理人员的管理能力和成效，从而提高组织整体的工作方法和工作效能，完善人力资源管理机制。北京文德荣达科技开发有限公司

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第二章 金和IOA/S产品介绍

2.1设计理念 2.1.1以用户为中心

IOAS以用户为中心，将所有需要处理的事情都推送到用户的办公平台，由传统的“人找事”模式转变为“事找人”模式。

2.1.2以业务协同为主线

IOAS以企业内部业务协同为产品主线，包括企业收发文处理、人力资源管理、客户关系管理等，其清晰的业务流程处理过程能够满足中小企业发展阶段的管理需求，帮助企业改进内部管理，提升企业核心竞争力。

2.1.3融合精确管理的管理理念

精确管理思想总结中国传统文化，通过精确分析人尤其是中国人在组织中所有共有的行为缺陷，提出了规避这种行为缺陷的科学方法，同时，精确管理总结了企业基础管理中的八个问题与八个现象，通过解决这些问题与现象，来提高企业基础管理的有效性，增强企业实力。

金和软件在认真研究现代企业基础管理和互联网办公模式的基础上，并依据多年为客户实施信息化办公的经验，抽象出客户基础管理的通用模型，自主研发了一款性价比高的协同办公产品IOAS，是精确管理思想的实现工具和手段，致力于解决中小企业发展中遇到的管理问题而，能够帮助中小企业实现工作有序可控，员工快乐工作。

企业管理的八个问题：  量化问题

讲当前很多企业的管理信息量化不充分，有一些老板不同意这一讲法。他们认为他们对自己企业的情况如数家珍，清清楚楚。其实他们对这一讲法有两层误解。第一层误解是他所讲的如数家珍，是一些他的企业中本来就是以量化形式存在的数据，这当然很清楚。但企业运营中有很多非量化的、模糊的管理信息，北京文德荣达科技开发有限公司

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这些信息如何来量化；第二层误解是企业中相关职能部门掌握的量化的信息，在我们企业的各个职能部门是不是都能及时获取。这才是我们指的量化的问题。 计划问题

在企业的管理中，还存在一种比较普遍的问题，那就是计划不够，或者即使做过计划但也不是有根有据的。有一句话最能表达这一意思——“船到桥头自然直”，我们凭借自己的聪明，过去总能随机应变，所以做规划、做计划的习惯没有养成，这其实是中国文化的一部分，所以大家共同“对付”计划，并据此创造出“计划没有变化快”之说。 积累问题

许多企业在管理中只是原地踏步，而不是在昨天的基础上进步，不是在前人的经验中进步。时间对我们这么重要，就在于她能使我们不断地积累，这样我们才能在一段时间以后达到或超越对手，获得应有的尊重。但是，我们现行的习惯是原地踏步多，在昨天的基础上进步少，在前人的基础上进步少。 有限与无限问题

我们认为：一个人也好，一个单位、一个社会也好，你的资源总是有限的，你工作的意义就是在这样有限的资源之上创造出更大的价值。有限论对当今社会有很大的指导、提醒的价值。有限论清楚地告诉每一个人、每一个社会团体，资源都是有限的，千万不要试图将自己定义到无限中去。但实际生活中我们却经常自觉与不自觉地将自己定义到无限之中。 创新问题

很多人认为创新是在空白之处产生的新思想，是砸碎一个旧世界，创造一个新世界，这是对创新的误解。要是这样的话，这不是创新，这是捣乱，这是标新立异，对社会的进步没有什么正面的价值。创新应该是对现有有限资源的改进与改善，是5%的进步，我们应该鼓励的是这样的创新。在创新这个问题上，无论是我们企业，还是我们社会，我们都付出过巨大的代价，但是目前并没有产生大家共同认可的创新概念，社会还在时时为之付出更大的代价。

还创新以本来的面目，创新原本就应该是改善与改进，是5%的变化，积小变以求大变。对社会是以最小的资源换来最大的效益，这才是我们企业特别应该追求的。 过程与结果问题

我们认为，过程决定结果，结果应是过程的必然反映。通过对企业管理的研究发现，企业的发展就是企业在总结与归纳自己的独有过程，这是企业价值最大的方面。企业也只有有了自己独有的过程，才能更健康地运行在社会之中。我们要的是我们的员工在我们现有过程基础上的实践与研究，去创新与改进我们的过程。“过程论”否定了我们急功近利式的企业行为，鼓励我们大家踏实地专注每一项基本的工作，持之北京文德荣达科技开发有限公司

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以恒，在不断地总结、积累以前经验的基础上，成为我们专有的过程。我们只有不断地创造并遵循自己专有的过程，在未来的竞争中才能保持竞争力，并由此来影响社会的发展。 控制问题

我们认为，企业应使自己的所有行为尽可能处于“闭环状态”运行，使我们能随时随地地掌控运行状态。我们现行的企业行为中，多数运行状态为开环的，是不受控的。因此，在当前快速发展的社会过程之中，我们必须要解决企业管理中的开环问题，让我们更多地做到事前指导，避免问题的发生。 递减问题

人们更多的是在谈论如何提高执行力，怎么样解决执行力，但没有反问，为什么有执行力问题，是什么原因导致执行力出问题的，难道说我们现代企业中的中、下层工作人员天生就干不好工作，天生就不愿意好好干工作吗？我的研究是否定的。企业中的员工总体来说是向上的，是积极的，是愿意倾其所能将工作做好的。问题的根本在于递减的问题，在于基层不能够全面，有效地了解企业的战略意图，不能清楚为什么干，也不清楚如何干。

企业管理的八种现象：  被动现象

管理中的被动现象表现在，人的地位越高，权限越大，越是被动。在初创企业的时候，我们还能做到非常主动，所有的管理信息都能真实的得到。但公司办大后，要获得企业运行中的实际数据就变得越来越困难，越来越被动，受制的因素越来越多，想了解某地公司某人的一件工作变得十分困难，而不是像想象那样，了解公司内部信息因为权利增大而变得更容易。正因为这一现象的普遍性及解决的困难性，所以我们分析下来，这一现象是目前管理问题中首要现象，要能做到我们位子越高，掌握的信息越全面与主动，我们的工作主要精力是花费在核实、分析、研究信息，做出新的决策上来，这样就能实现主动管理了。 黑箱现象

黑箱现象是被动现象的产物，我们的各级领导因为被动现象的存在，对管辖范围内的事件运行过程掌握得不够、不充分，就使得过程对领导而言是屏蔽的，领导多数情况下只知结果而不了解过程，由于存在黑箱，就屏蔽了领导的视线，人的自我与懒惰的本能又在这里促进了黑箱的形成，人为的为过程设置更多的屏障，使得一个简单的过程变的十分复杂。久而久之，由于领导对过程的不了解，还形成了目前这种认为过程本该就是如此复杂的结论，使得我们的管理效率十分低下，而且过程之中因黑箱的存在，各种不利因素还得到生长，腐败由此产生。 随意现象

随意现象表现在我们各层的管理人员身上，因为我们没有周密的计划，也因为聪明，我们会在问题来北京文德荣达科技开发有限公司

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到时随意的行使我们的权力，造成混乱与浪费。君不见很多单位经常是同一件工作，因为领导的随意布置而有几个人在做，还存在着几个人争夺同一资源而出现矛盾的普遍情况。要结束随意现象，难度在于要改变我们多数人的工作习惯，辅助他的手段要可操作并实用，这才能消除这一现象，提高我们的工作效率。 十二月现象

我们管理中十二月现象普遍存在的原因，是由于我们管理辅助手段的落后，有限论在这里产生了作用。十二月现象讲，我们有些员工平时工作业绩平平，特别是非量化的工作岗位，往往到年终工作突击表现一下，领导在年终考评时，因其精力有限，他只能记住眼前的工作情况，这样对这类员工还是关怀有加，不断表扬。这一现象不仅普遍存在，而且危害性很大，他使得我们单位中出现大家模仿的情况，最终使得我们的工作效率平时很难提高，还无有效的手段进行调节，要解决这一现象就要求我们必须改变管理手段、改进考核方式、缩短考核周期。 振臂一呼现象

由于我们缺乏有效的管理手段，对各层的工作实际完成情况缺乏监督，导致振臂一呼现象非常普遍。振臂一呼现象是指领导总是喜欢、表扬与提拔那些呼应领导的号召，口头坚决支持、保证完成领导任务的人。由于领导无法以有效的手段来确认这些呼应者以前所呼应的工作完成的情况，还会在不同的场合表扬这些人，久而久之就形成了这一管理现象。很多人不是在工作上下功夫，不是及时提出不同的意见，而是在呼应上做文章，长期下来，整个管理层是你应付我，我应付他，少了踏实，多了浮夸，工作做的是表面文章，效率低下。 人性中的高估现象

我们的人性中存在着一种本能的对自己高估的现象，有一种案例可以很好的说明这一点，我们十个人坐下来吃饭，喝酒时大家总是互相歉让，都不愿多喝；喝完后，你如果发张纸条，让每人将自己喝的酒写出来，你会发现，最后统计出来，这个数字要远远大于实际喝掉酒的数量。由于这种现象是人本能的反映，这对我们企业管理带来极大的挑战，人人都会认为自己做得多，得到的少，人人都会认为企业分配不公、不合理，员工的工作积极性受到挫伤。 天高皇帝远现象

随着企业的发展，跨地区设置分支机构，项目点分布在全国各地的情况已经十分普遍，目前缺少行之有效的对分支机构的管理手段，这就形成了天高皇帝远的现象，往往这些谁也管不到的地方问题成堆，到头来危及整个企业的生命。 本位主义现象

本位主义是人类的一种心理现象，人类总是以自我为中心的，人类的能力都是在以自我为中心的基础北京文德荣达科技开发有限公司

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上向外延伸的，人类的所见所闻都以自己为出发点的。

本位主义在一个企业中的表现还有其隐藏性，它不象社会上部门的本位主义，表现出不顾甚至损害国家和社会利益，一眼能识破，在一个企业中它往往以企业利益为幌子，来强调部门的利益。

2.1.4注重用户体验的产品设计

金和软件一直以来以“以人为本，一学即会，一看即懂，一用便精”为用户体验的指导方针，强调软件操作简单易用，追求软件操作大众化，确保普通消费者无须专业知识即可轻松使用，努力减少用户使用你的产品的学习时间，甚至无须学习。

IOAS产品正是经过充分的需求调研，以真正的易用性为需要，整合了所有企业办公的实用功能，功能通用、强大而不失细腻，对功能细节存在的合理性进行分析，每一个功能都有耐人寻味的细节。清新简约的界面设计风格，淡蓝色为主调的界面色彩搭配消除您久坐电脑旁的那份疲劳，错落有致的窗口布局，不仅给人趣味和新颖感，而且消除了界面信息负载量过大的拥挤感。IOAS的界面风格、操作模式统一，学会使用一个功能的操作就会使用其它功能。

2.2体系架构

系统的开发及运行结构基于后台数据库的三层架构，即Web服务器、应用服务器和数据库服务器。在三层架构基础上，采用MVC（Model-View-Controller）加上服务容器的体系架构，支持各层之间的松耦合，从而做到服务到业务流程可配置和可重构。

金和IOAS系统以开放性、标准化为准则，采用组件式、分层次、服务提供者/使用者间定义接口（Service Provider Interface）、容错等设计思想，保证整个应用系统的稳定性、可靠性和可扩展性。同时在数据交换格式上支持XML标准，使系统功能最优化，同时将整体系统内部在技术上的相互依赖性减至最低。北京文德荣达科技开发有限公司

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2.3功能介绍 2.3.1 信息显示区

信息显示区是新闻、通知、待阅、待办、温馨提示、伙伴动态、日程等各类信息的综合显示区域，用户能够快速查看需要处理的工作信息，以达到提高工作效率的目的。用户还可随意拖拽，轻松定制个性化的信息显示区。

2.3.2 公文管理

公文管理是企业协同办公的重要组成部分。它是随着信息化的发展和各分支机构之间互联互通的需求而诞生的。公文管理通过实现跨机构、部门的电子公文交换，提升公文处理速度，提高工作效率，帮助企业实现收发文处理规范化、制度化、科学化。

收文管理

收文管理能够满足办公过程中的来文登记、拟办、批示、阅办、分发、传阅、归档、查询等所有环节，北京文德荣达科技开发有限公司

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并将已经完成的文件归入档案管理模块。收文管理流程采用自定义，并能对流程进行跟踪和控制。系统提供Web方式的在线编辑、附件上传功能，可以与Microsoft Word、WPS等文档编辑工具进行嵌入整合，可以进行模板红头套用、目录打印、文件打印和稿纸等功能。并采用收文和待办事宜配合使用的办法，用户查看信息显示区中的待办事宜即可进行日常收文办理。

发文管理

发文管理根据预先设置的公文办理流程，实现公文网上自动流转来完成发文实际输过程中的拟稿、流转、审批、签发、办理、归档、印发等环节，已完成的文件可归入档案管理中。流程采用自定义的方式，可满足企业中单一审批、多人并行审批、多人顺序审批、多人审批一人认可即生效、主办/协办等多种公文流程需求，并能对流程进行跟踪和催办跳转，提高公文流转办理的工作效率。

请示管理

请示管理通过自定义的业务流程，实现企业内部人事、请假、费用请示等等内部事项的请示，提供流程监控、跟踪、催办和查询，并支持审批过程寻呼和短信通知。

公文档案

公文档案提供公文归档、档案管理的功能，公文文件在审批处理结束后可归档到指定档案室，档案管理员可对已归档文件再进行统一管理，其他用户可以对档案进行检索、借阅，降低档案管理人员的工作强度，使枯燥的档案管理变得轻松高效。

2.3.3 公共信息

提供新闻、通知、期刊、知识和规章制度的发布和管理，使企业的信息、知识能够快速传播和转移，并能够对公共信息进行有效的控制和管理。

新闻管理

新闻管理对企业新闻的发布、查询、设置进行管理，可以发布新闻、快讯，并且支持新闻审批后发布且可指定接收人员，达到新闻的精确发布和有效管理。北京文德荣达科技开发有限公司

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通知管理

通知管理对企业各种通知的发布、查询、设置进行管理，支持通知审批后发布且可指定接收人员，同时发布人可查看接收人是否查看通知，实现通知的精确发布和有效管理。

电子期刊

电子期刊是对企业期刊的发布、查询、设置进行管理，支持审批后发布且可指定接收人员。

规章制度

规章制度对企业规章制度的发布、查询、设置进行管理，支持规章制度审批后发布且可指定接收人员。

知识共享

知识共享为企业提供信息与知识共享、发布的平台，将企业中的各种信息积聚在一起，达到知识的共享，并推送至企业的所有员工实现知识的利用、创新，周而复始，使知识成为企业创造价值、不断发展的源泉。

2.3.4 在线交流

网络寻呼

网络寻呼是IOA/S为用户提供的一种非常方便的内部沟通工具。它结合了QQ、MSN、邮件、短信等优点，同时克服了电话不可重现、即时通讯工具不可管理及短信输入困难等缺点，不仅为企业节省大量的费用，而且使企业沟通管理更加方便快捷。

 网络寻呼是一个开放的沟通体系，在任何地方都能将任何选中的文本发送寻呼，达到信息及时共享交流的目的。 可以查看人员是否在线，进行在线实时交流，还可以将信息发送至离线人员手机中，对方可以直接用手机回复短信至系统中，实现离线交流、信息及时传递的目的。 同时克服了电话沟通中信息的不可追溯性，可让领导随时查看到信息传递的过程，解决了管理中因信息不统一而遇到的扯皮现象同时，领导也可及时发现下属工作中的问题，以便给下属相应的指导或帮助。北京文德荣达科技开发有限公司

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网上调查

企业中经常需要进行各种问题的投票调查，通过调查结果数据帮助企业领导了解企业内部信息。IOA/S即提供了这种方式满足了企业的需要，并可以通过调查问卷的结果自动统计并以图表直观地显示统计结果，为企业领导分析数据提供帮助。

个人建议

企业的员工可以通过个人建议匿名或署名提出自己对企业的建议，帮助企业领导收集员工的建议持续改善管理。

内部论坛

内部论坛为企业提供一个自由交流、沟通、讨论的空间，可以根据需要设立专门区域进行讨论发言，进行咨询、解答和收集意见等。

网络会议

通过网络发起会议，包括会议议题、会议参与人员、时间，并通过网络寻呼发送到相关人员工作桌面，同时还可以与手机短信进行绑定。同时可以对历史会议记录进行查询。

2.3.5 个人办公

我的便签

在日常工作中我们经常会有临时的事情需要记录，通常都是随手记录在本子或是纸上。这样就会造成记录没有时间、记录丢失，或者记录不能整理查询等问题。我的便签就是为解决这些问题的而设计的，不仅能够避免信息的流失，而且也为实现无纸办公提供了解决办法，节约了大量的能源。

工作日记

工作日记为企业员工提供记录工作结果和工作心得的一种方式，方便企业员工记录当天的工作情况和心得，以及工作中出现的问题和明日提示等，以便日后查找历史工作记录，达到了沉淀工作经验，为自己北京文德荣达科技开发有限公司

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和企业不断的积累知识的目的。

日程安排

日程安排可以协助企业员工根据自己的工作时间将工作进行条理的安排，并且对重要的事宜预先设置提醒时间，即可通过系统消息提醒，也可以通过短信进行提醒，使工作变得井井有条，而不是杂乱无章，让员工都能够“快乐工作”。

计划总结

企业内部根据企业战略制定一个明确的企业目标，并层层布置，通过计划总结按年、季、月逐步分解成企业计划、分支机构或部门计划、个人计划，再通过计划的执行完成企业整体目标的实现。企业员工还能根据每段周期的工作情况的总结，分析计划与实际工作的差距，找出影响计划实现的因素，从而制定下北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统一段周期的工作计划，使之更贴近自己的工作实际情况。这样将个人计划总结与企业目标计划控制结合在一起，大大地增加企业的执行力和竞争力。

我的任务

企业内领导经常需要给员工布置任务，但实际工作中有很多任务布置后就没有下文，无法追踪、监控，使得企业执行力减弱，整体工作效率降低。我的任务即可解决此问题，杜绝这种现象的发生。通过我的任务能够让日常工作中的任务安排有迹可循、善始善终，对任务的布置、执行、汇报、检查进行全过程的管理，而且领导也可以了解到任务的执行进度和情况，并可随时对员工进行指导和批示，帮助任务的完满完成。

工作委托

企业领导业务比较繁忙或者经常需要出差，在不方便上网或者没有时间处理工作的时候，可以通过工作委托将一些审批工作在设置的时间段内委托给其他人员来协助处理，不用影响企业内部正常的工作流转。北京文德荣达科技开发有限公司

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网络硬盘

企业员工可以通过网络硬盘上传、下载文件，并灵活设置不同文件夹的权限共享给企业其他的员工，不仅方便企业内部的信息共享，也方便员工无论何时何地都有一个可移动的网络硬盘。

个人信息

供企业员工修改自己的电话、电子信箱、密码、个人格言和个性签名。

我的短语

用户可通过我的短语建立个人短语库，方便在系统应用中通过快捷键调用短语库中的内容，不用多次北京文德荣达科技开发有限公司

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重复输入，提高个人工作效率。

通讯录

信息时代的来临，不仅要求我们高效的工作，更要求我们迅速有效的沟通，传统的通讯录模式已经远远不能满足现代化多元的沟通方式。通讯录不仅能够保存联系人的信息，还能记录用户与联系人的联系信息及时间等，其分类管理以及搜索功能能够快速方便的对通讯录进行管理和查找。同时通讯录与网络寻呼、短信平台实现紧密的结合，方便用户对各类联系信息的管理。

每日提示

为了方便用户对系统的熟练掌握，每日提示提供了系统功能及快捷菜单等的详细介绍，用户每次进入系统时即可查看提示信息帮助学习使用。

2.3.6 行政办公

车辆管理

对企业的车辆及用车的全程进行跟踪管理，实现车辆预定，防止车辆申请的冲突，方便对企业车辆及私车公用进行管理。北京文德荣达科技开发有限公司

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用品管理

通过对企业的各种用品进行登记、归属、使用及仓库进行管理，使用品的管理落到实处。具有用品领用审批功能，解决审批流程问题，加快办公效率。

会议管理

对企业的会议室、投影仪等会议相关资源进行有效地管理，解决资源使用冲突和参会人员时间冲突，减少人力、物力的浪费。会议通知以系统提醒、寻呼、短信等多种形式通知与会人员，并对参会人员对通知信息的查看、反馈进行跟踪。北京文德荣达科技开发有限公司

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图书管理

企业中的各种图书繁多，但缺乏专业人员对图书进行分门别类的管理，导致图书查找不便、归属不明、容易丢失，图书管理即可解决这样的问题。通过从图书登记入库开始提供图书信息的查阅、借阅、归还等功能，使图书从使用到管理都非常的灵活方便，既切实保证公司资产不流失损毁，又大大提高了图书的使用效率，物尽其用。丰富了公司的企业文化，使员工有更强烈的学习和上进心态。北京文德荣达科技开发有限公司

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资产管理

资产是公司重要的组成部分，对其进行有效的管理是非常重要的。资产管理模块通过对资产整个生命周期实行全程的控管，改变了传统的资产管理中的很多弊端，如归属模糊、异地管理难、记录统计难、不便实时管理等等，使用户轻轻松松地管理资产。

2.3.7 人力资源

招聘系统

各个用人部门在网上提交用人申请，人事部门可以查看、统计所有部门的用人申请，并制定招聘计划。可以建立企业的内部人才库，人事部门根据招聘计划，安排人才库中的应聘人员来面试。面试的信息可以自动通知公司的各个岗位的负责人，系统可保留面试记录。对面试合格者可提交录用申请。用人申请和录用申请的模板都可以自定义，用人申请和录用申请都可以自定义审批流程。

合同系统

在“合同系统”中可管理所有员工的劳动合同和其他各种类型的合同，可对合同进行新签、变更、续签、解除、终止操作，并可以批量签署合同。可对当前的合同和公司的历史合同进行管理，并可自定义查询条件来进行简单和复杂的查询，从而生成各种合同台帐。每一种合同类型下都可自定义多个合同模板。同时，系统提供了合同报警功能，可设置在合同结束前多长时间报警。对于快到期的合同，系统将自动给有合同管理权限的人和当事人发送寻呼，进行提醒，这样就避免了合同管理中出现遗漏。

人事管理

在“人事管理”中，可以记录员工从进入公司到离职的整个过程。可以在线提交转正申请、离职申请、调动申请，并可以自定义转正、离职、调动的审批流程和模板。可对在职员工和离职员工的档案进行查看、管理，人事部门还可授权公司的员工在指定期限内修改自己的档案，从而降低人事部门的工作量。提供档案的简单统计、二维统计、复杂统计，这三种方式可以通过选择不同的变量，不同的算法，对所有员工的档案等进行汇总，形成报表，使企业的人力资源分析更加简单、可操作。还提供员工花名册、人员变动汇总表等报表功能，可直接进行打印，或导出为EXCEL文件。北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

考勤系统

员工可以通过网络进行上班签到、下班签退、外出登记、休假申请、出差申请、替班、倒休、加班，实现全员的网上考勤，并支持考勤不正常的原因说明（如迟到、未签退等）。外出申请、休假申请、出差申请的流程都可以自定义。在休假或出差时，还可以把自己负责的工作流程托付给其他人代自己办理，可查看外出或出差的人员及其去向。可灵活地设置班次（包括当天班次和跨天班次）、上班规律、节假日，并可针对各个部门或人员来排班。系统会自动判断用户是正常上下班，还是迟到、早退或旷工。可以设置替班、倒休、加班，并自动通过网络寻呼通知当事人。每个员工都可以清楚地看到自己的考勤信息，领导可以查看下属员工的考勤记录，并能进行统计和分析。考勤的记录可与工资系统直接挂接，方便核算工资。系统将在各个节日、员工生日对相应的员工发送祝福，建立人性化工作环境。系统还提供考勤机的数据的导入功能。

绩效系统

系统默认有周考评、月考评、季考评、年考评四种考评类型，可以根据需要建立新的考评类型。可根据公司的绩效考核指标，设置需要考评的各个要素及各个要素的等级和分数。针对不同的岗位，可灵活地自定义各种考评类型下的考评模板。可灵活设置不同层级的考评，可设置每一级考评的考评人、权重、通过比例等。这样，在员工自我考评完成后，还可以由不同的领导进行多级考评，从而实现360度的绩效考核。在进行考评的同时，还可以看到系统中随时记录的员工的工作表现，作为考评员工的参考。

报销系统

通过“报销系统”，员工在网上填写各种报销单，便可以进行差旅报销和其他类型的费用的报销。报销的审批流程可以由用户自定义，差旅报销还可以跟用户的出差申请相关联。差旅报销的模板可以用用户自定义，可自由地设置报销的各个字段和报销公式。相关领导可以看到需要自己审批的每笔报销账目的详细信息，包括报销对象、报销部门、金额、单据、经手人、各步审批人的办理情况等。可对报销费用进行查询统计，并可生成年度统计报表，详细显示各个部门的费用信息，报表可以直接打印。

培训系统

可以公布整个公司的培训资料和培训课程，员工可以参加各种培训，进行在线学习。可以根据题库，自动或手动生成试卷，员工可在网上进行考试。系统可以自动判卷，并可对考试成绩进行查询统计，可生北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

成统计报表并可直接打印。

工资系统

支持的分帐套管理工资，可以设置工资的项目、个人所得税、计算公式、工资的项目列表，还可以自定义公子报表。

HRM用户授权

可设置OA系统中，哪些用户有权限使用人力资源系统。

2.3.8 客户关系管理

个人设置

每个用户可以设置自己常用的行业、地区，以供建立新客户时选择。还可以设置给客户发送电子邮件的默认地址，设置好电子邮件的地址后，就可以直接在系统中给客户群发邮件了。

销售文档

可以对公司的文档进行分类发布，可以插入表格、图片、附件等。可以设置文档的发布范围，每个员工只能看到自己权限范围内的文档。还可以输入文档的适用范围，让员工在了解文档适合在什么情况下使用。员工可以按文档结构树查阅自己范围内的文档，还可以对文档进行关键字查询。北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

客户销售

 我的客户

可以录入客户的所有信息，包括客户名称、联系方式、客户来源、级别、行业、区域、业务关系、信用等级、信用额度、银行账号等。还可以对每个客户的联系人进行管理，以树状形式看到联系人的关系树。可以为每个客户建立任务，包括销售跟踪任务、服务任务、回访任务。用户可以清楚地看到自己的客户的状态（是否有任务）、最后一次的联系时间和联系内容。可以把自己管理的客户共享给其他同事，也可以把自己负责的任务共享或转交给其他同事，同事就可以看到这个客户的相关信息。北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

 销售跟踪

在给客户建立好销售跟踪任务后，销售人员可以记录每次跟客户的联系情况及对下一阶段的工作安排，包括联系时间、联系人、处理方式、使用的资料、进度等，还可以添加附件。还可以把任务共享或转交给其他人。在销售跟踪的过程中，可以查看这个客户的所有的信息供自己参考，如工作任务、工作安排、联系人、销售单记录、报价记录、竞争对手信息等。北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

 销售报价

可以自定义报价的模板。在进行报价时，可以选择相应的客户、联系人、产品、模板、日期等，并且可以查询对客户的所有报价记录。

 销售开单

可以直接进行销售开单，记录购货单位、收货人、货物名称、发票号码、发货方式、价格、付款方式、发货人等信息。销售开单后，销售单自动转至财务部门，财务人员可以进行收款。

 销售查询

销售人员可以查询自己的某段时间内的销售情况，包括销售金额、已付金额、应收金额等。 销售计划

员工在工作中可以随时看到自己的销售额跟计划额之间的差距，可以通过销售额和计划额之间的分析对比，及时发现销售过程中的问题并进行相应调整。

 销售分析

销售人员可以看到自己每一天的工作情况：处理的工作任务、新开拓的客户、跟老客户的联系记录、对未来工作的安排、开单和报价记录等，可以分析出自己的工作有那些进步和不足。而且，还可以看到领导对自己工作的批示和指导。北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

 邮件互动

通过电子邮件群发功能，可以按地域、行业、级别等建立不同的客户分类，向各个分类的客户，定时或周期性地群发电子邮件。

 短信互动

客户关系管理系统支持手机短信功能，可按照客户生日、节假日、周期性发送等方式向客户发送短信。

客户服务

客服人员可以清楚地看到客户的状态（有客户服务任务）、跟客户的最后一次联系记录和联系内容。客服人员可以建立客户服务任务，可以记录服务过程中跟客户的每次联系记录，并可进行下一阶段的工作安排。可以把服务任务共享或转交给其他人。还可以对不同的服务方式及服务结果进行统计分析。

客户回访

客服人员可以看到有回访任务的客户、跟客户的最后一次回访记录和回访内容。客服人员可以建立回访任务，可以记录回访过程中跟客户的每次联系记录，并可进行下一阶段的工作安排。可以对不同的回访方式及结果进行统计分析。

经理工作

 客户管理

公司里主管销售工作的领导可以对下属销售人员的所有客户进行管理，可以看到客户的所有信息，包括工作任务、联系记录、报价记录、销售单记录等。可以更改客户的管理人员，或把客户共享给其他员工。

 销售监督

领导可以实时了解下属每个员工对客户跟踪的情况，包括正在进行的销售跟踪任务、每个任务的联系记录、任务的进度情况、任务的执行情况等。领导可以把某个员工负责的销售跟踪任务转交或共享给其他员工。

 员工监督

领导可以对员工的工作行为进行监督，可以方便地了解每个销售人员每天的工作情况：每个销售员今天开拓了几个新客户？跟踪了几个准客户？与哪些老客户进行了联系？有哪些开单和报价记录？对第二天的工作做了哪些安排？等等。还可以对员工的工作进行指导和批示，批示信息会通过“网络寻呼”实时通北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

知相应的员工。

 报价管理

领导可以看到销售人员对客户的报价单，还可以对报价按部门、报价人、客户、产品等条件进行查询。 销售单管理

领导可以看到所有下属的销售单，随时了解各个销售单的已付款、应收款、付款安排等，还可以统计公司某段时间的销售金额、已付金额、应收金额。

 竞争对手

对竞争对手的信息进行管理，包括产品、价格、销售负责人等，供销售人员在销售过程中参考。 计划管理

领导可以方便地为公司和各个销售人员制定销售计划，员工在工作中可以随时看到自己的销售额跟计划额之间的差距，领导可以通过销售额和计划额之间的分析对比，及时发现销售过程中的问题并进行相应调整。

 产品管理

可以对公司的产品进行统一的、规范化的管理，供员工在销售过程中调用，包括产品的名称、类别、价格、编号等。

财务工作

销售人员跟客户签单后，销售单自动转给财务人员。财务人员可以看到每个销售单的详细信息，了解每个销售单的已付、应收金额，可以处理分期的多次付款，还可以录入销售成本，可以统计公司某段时间内的应收款的销售单信息。

资料邮寄

可以设置资料邮寄的信息，如自定义信封模板、设置邮寄名单等，并可直接打印。还可以对各种资料的费用进行查询统计。

统计分析

提供强大的统计分析功能，通过柱状图、饼图的形式直观地显示统计分析的结果，包括业绩分析（员工和部门业绩分析、历史业绩对比、计划额和销售额对比、回款分析）、客户分析（客户销售情况分析、新北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

增客户分析、客户地域分析、客户行业分析、客户来源分析）、员工行为分析（工作状况分析、联系记录分析）、产品分析等。

2.3.9 自定义模块

用户可以增加个性化的模块，可以自行设计定义操作界面、数据表名、字段名和数值类型，每个自动生成功能的审批流程、查询条件、输出结果（即显示内容）也可以自定义。可以实现增加模块中各类信息的汇总统计并自定义显示报表。

2.3.10 工作流程

提供可视化的自定义的流程设计工具，方便管理员更快捷的定制业务流程，提高企业的工作效率。并且支持对业务流程的催办，实现系统提醒和短信提醒。北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

2.3.11 未阅信息管理

实时提醒用户当前需要处理的工作，如未阅寻呼、提示信息、通知、待办等，方便用户合理安排工作时间，提高工作效率。

2.3.12 系统管理

系统管理作为整个系统最为核心的模块，不仅能够实现常用的用户、组织、权限等管理功能，还提供了大量图形化、可视化的操作界面、菜单、查询等功能的定制，以及多种模板供管理员根据企业需求进行选择，满足系统管理的灵活设置、操作简单、方便易用的要求，减轻了系统管理员的工作负担，实现“快乐工作、高效管理”。

2.4应用介绍

OA软件的应用范围非常广泛，并不局限于企业领导层及管理人员，而是面向于企业的所有工作人员，几乎人人都有可能成为OA的用户。并且，软件应用是需要一个过程，不同于一般的“交钥匙”工程，其应用是否顺利的关键是最终用户的培训和售后服务。

金和软件通过10000多家客户的应用、需求反馈，以及10多年软件实施应用的经验，研发的IOA/S产品是以真正的易用性为特色，不仅满足客户的功能需求，而且更深入的从用户学习、使用、维护的角度北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

出发，简化产品的操作，处处体现人性化的设计理念，使用户能够轻松、快速的掌握产品的使用和维护，顺利完成软件上线使用。 学习

根据不同岗位提供不同的系统操作手册，并且详细易懂，用户能够快速学习掌握系统的使用。提供全程帮助功能，用户可以随时调用Flash演示，直观的帮助用户使用系统； 系统的所有操作按钮均有操作提示，用户可随时查看  使用

系统采用人性化的操作界面，并且各种信息分类显示，一目了然，即使不会使用电脑的人也能够很

快的上手使用。 维护

采用傻瓜式安装模式，自动进行安装和配置，简单完成安装操作。

提供程序自动更新、数据库自动备份、定期清理系统数据等简单的系统管理操作，减轻系统管理员 的工作负担，不用再困惑于系统管理的繁琐工作中。 服务

金和软件提供多种方式、全方位的售后服务，并且还制定了一套完善的顾客调查和用户投诉管理制度，同时购进了先进的维修工作站，从而保证了客户能够及时、快捷的与金和客服联系、解决问题，并且保证了维修质量，提高了服务水平。

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第二篇：集团OA系统立项建设方案书

XX集团-OA系统立项方案书

目录

一、XX集团目前的流程及知识管理现状....................................................................................2

1.1 流程管理现状...................................................................................................................2 1.2 知识管理现状...................................................................................................................2

二、XX集团实施OA系统调研....................................................................................................3

2.1 具备什么样的条件才可实施OA系统.............................................................................3 2.2 实施OA系统有什么风险.................................................................................................3

三、实施OA系统的价值体现.......................................................................................................3

3.1 OA简介..............................................................................................................................3 3.2 XX集团实施OA系统的价值体现....................................................................................4

3.2.1 流程规范、制度统一...........................................................................................4 3.2.2 规范管理、有序处理...........................................................................................4 3.2.3 实时管理、提升效率...........................................................................................4 3.2.4 协同办公、规避风险...........................................................................................4

3.2.5 知识积累、经验分享...........................................................................................4

四、OA系统实施计划....................................................................................................................5

4.1 OA系统选型......................................................................................................................5 4.2 OA系统实施计划..............................................................................................................5 4.3 OA实施目标.......................................................................................................................5

五、其它企业OA系统的信息了解.............................................................错误！未定义书签。

XX集团-OA系统立项方案书

一、XX集团目前的流程及知识管理现状

1.1 流程管理现状

 流程申批信息分散：大量的流程申批通过电子邮件的发送、接收方式进行，而流程申批后的备查只能通过各自的电脑中搜索邮件。

 流程不透明：很多流程的申批，对于大多数员工都是不清楚如何进行的，有需要时则通过各种沟通方式向其他同事咨询，效率较低，也容易导致信息误传。 信息泛滥：很多高管对于某个流程进行申批时，经常时从一开始到流程结束的过程中收到很多邮件，导致获取信息过于泛滥。而真正作出决策时，只需要一目了然知道各相关人员的意见即可，无需从开始到结束一直收到各个邮件。

1.2 知识管理现状

 经验得不到延续：员工流动，其工作经验及知识是无法移交的，往往新任同事从头再来，效率低下；

 知识无法积累：很多员工对企业有好的的想法和建议，可能在传达或执行过程中因各种原因无法延续或变了调，时间一长，往往是不了了之；

 规章制度缺乏一致性：企业经过多年发展，很多规章制度在不断完善和改进，但规章制度在传达过程中往往缺乏及时性和一致性，造成很多重复的工作；【比如随机抽查XX集团１０位员工，询问公司的年假制度和办公用品的领用制度，可能会得到不少于两种不同的答案】

 制度的执行过程中得不到及时有效指导和监督：高管对于一些规章制度是否有效执行，往往是等出了问题或在例行检查中才能知道，无法进行及时的指导和监督；

XX集团-OA系统立项方案书

二、XX集团实施OA系统调研

2.1 具备什么样的条件才可实施OA系统

严格意义来讲，只要企业有规范企业管理，提升管理效率的要求，都具备了上ＯＡ的前提和条件。重点有四个，我们需要重视的是前面两点。

１、清晰了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，是上线OA软件重要前提条件，此前提不仅是成功实施的的基础，也是选择OA厂商的重要参考指标。并能保证系统有足够的扩张性，能满足未来３－５年的 企业发展需求。

２、规章制度需明确

实施OA系统的过程中最影响进度的是各种规章制度、流程经常变动，相信成立项目小组后，前期把需求明确后，这种经常要变动的情况应该比较少。

3、硬件设备

目前我公司的硬件设备完全足够

4、二次开发能力

目前信息部门完全具备这样的能力

2.2 实施OA系统有什么风险

ＯＡ项目能否正常实施，企业高层领导的重视是保障项目成功的关键。

因为OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用„„在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。故从制度化的保障或纳入绩效考核是较为可行的办法。

三、实施OA系统的价值体现

3.1 OA简介

OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，一般的叫法是：OA系统，OA办公自动化

过往的一些偏见往往认为 OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、XX集团-OA系统立项方案书

文献检索等等这些非结构化数据的处理和交换过程，随着企业信息化的普及和IT技术的发展，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，有不同的功能表现。对于企业高层领导而言：OA是决策支持系统（DSS），为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率； 对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统，通过各种有效信息让员工更准确、高效地工作。

3.2 XX集团实施OA系统的价值体现

3.2.1 流程规范、制度统一

基于统一的信息收集，所有员工在同一平台获取相关信息，避免很多规章制度、业务流程审批因多人传递而产生信息偏差

3.2.2 规范管理、有序处理

通过统一的待办事务、待审流程管理等相关功能，使得相关管理和业务处理工作更为有序与规范。

3.2.3 实时管理、提升效率

管理者可通过手机或其它移动终端设备，随时随地登录系统，管理审批事务

3.2.4 协同办公、规避风险

对于某些重要项目的进展，可进行多人协同处理，处理过程实时知会相关领导，以便对项目进展进行及时指导和批复

3.2.5 知识积累、经验分享

员工在长期的工作中积累的经验和知识，点点滴滴的汇集，形成庞大的属于XX集团特色的知识文化，以使更多的员工理解和学习，更多好的知识与经验得到延续

XX集团-OA系统立项方案书

四、OA系统实施计划

4.1 OA系统选型

目前市场上的OA系统品牌很多、价位从几千元甚至到几百万元的都有，基于XX集团当前信息化建设程度、企业规模及发展战略需求，选择OA系统主要考虑以下几个问题：

1-品牌知名度 【选择市场上中大型成功案例较多的品牌】

2-信息系统集成度 【结合企业目前应用的财务系统、ERP系统、后台数据库的情况，选择能与当前系统集成度高的产品】

3-产品侧重点 【除满足企业OA应用需求，偏重于考虑人力资源比较完善的系统】 4-价格考虑 【以当前XX集团的规模及应用情况，小型的系统基本不去考虑，初步定位系统在 20-40万区间的产品】

4.2 OA系统实施计划

1-现场交流演示：针对选型要求，初步定位2、3套产品，联系厂家到XX集团现场与管理者、员工进行交流演示

2-明确合作产品、签订合作协议：征集员工意见，明确选型产品，达成共识后签订合作协议

3-组建内部项目小组：OA产品涉及到多部门、多层次人员的工作及一些业务流程的改造与制订，需成立专门的项目小组进行协同实施

4-制订实施周期：由软件厂商与XX集团项目小组商议后制度OA实施周期

4.3 OA实施目标

XX集团-OA系统立项方案书

第三篇：集团OA系统立项建设方案书

XX集团-OA系统立项方案书

目录

一、XX集团目前的流程及知识管理现状.....................21.1 流程管理现状........................2

1.2 知识管理现状........................2

二、XX集团实施OA系统调研.......................32.1 具备什么样的条件才可实施OA系统.....................3

2.2 实施OA系统有什么风险....................3

三、实施OA系统的价值体现..........................33.1 OA简介............................3

3.2 XX集团实施OA系统的价值体现.....................43.2.1 流程规范、制度统一.....................43.2.2 规范管理、有序处理.....................43.2.3 实时管理、提升效率.....................43.2.4 协同办公、规避风险.....................43.2.5 知识积累、经验分享.....................4四、OA系统实施计划.........................54.1 OA系统选型...........................5

4.2 OA系统实施计划..........................5

4.3 OA实施目标............................5

五、其它企业OA系统的信息了解............错误！未定义书签。

一、XX集团目前的流程及知识管理现状

1.1 流程管理现状

 流程申批信息分散：大量的流程申批通过电子邮件的发送、接收方式进行，而流程申批

后的备查只能通过各自的电脑中搜索邮件。

 流程不透明：很多流程的申批，对于大多数员工都是不清楚如何进行的，有需要时则通

过各种沟通方式向其他同事咨询，效率较低，也容易导致信息误传。

 信息泛滥：很多高管对于某个流程进行申批时，经常时从一开始到流程结束的过程中收

到很多邮件，导致获取信息过于泛滥。而真正作出决策时，只需要一目了然知道各相关人员的意见即可，无需从开始到结束一直收到各个邮件。

1.2 知识管理现状

 经验得不到延续：员工流动，其工作经验及知识是无法移交的，往往新任同事从头再来，效率低下；

 知识无法积累：很多员工对企业有好的的想法和建议，可能在传达或执行过程中因各种

原因无法延续或变了调，时间一长，往往是不了了之；

 规章制度缺乏一致性：企业经过多年发展，很多规章制度在不断完善和改进，但规章制

度在传达过程中往往缺乏及时性和一致性，造成很多重复的工作；【比如随机抽查XX集团１０位员工，询问公司的年假制度和办公用品的领用制度，可能会得到不少于两种不同的答案】

 制度的执行过程中得不到及时有效指导和监督：高管对于一些规章制度是否有效执行，往往是等出了问题或在例行检查中才能知道，无法进行及时的指导和监督；

二、XX集团实施OA系统调研

2.1 具备什么样的条件才可实施OA系统

严格意义来讲，只要企业有规范企业管理，提升管理效率的要求，都具备了上ＯＡ的前提和条件。重点有四个，我们需要重视的是前面两点。

１、清晰了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，是上线OA软件重要前提条件，此前提不仅是成功实施的的基础，也是选择OA厂商的重要参考指标。并能保证系统有足够的扩张性，能满足未来３－５年的 企业发展需求。

２、规章制度需明确

实施OA系统的过程中最影响进度的是各种规章制度、流程经常变动，相信成立项目小组后，前期把需求明确后，这种经常要变动的情况应该比较少。

3、硬件设备

目前我公司的硬件设备完全足够

4、二次开发能力

目前信息部门完全具备这样的能力

2.2 实施OA系统有什么风险

ＯＡ项目能否正常实施，企业高层领导的重视是保障项目成功的关键。

因为OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用„„在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。故从制度化的保障或纳入绩效考核是较为可行的办法。

三、实施OA系统的价值体现

3.1 OA简介

OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，一般的叫法是：OA系统，OA办公自动化

过往的一些偏见往往认为 OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索等等这些非结构化数据的处理和交换过程，随着企业信息化的普及和IT技术的发展，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，有不同的功能表现。对于企业高层领导而言：OA是决策支持系统（DSS），为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率； 对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统，通过各种有效信息让员工更准确、高效地工作。

3.2 XX集团实施OA系统的价值体现

3.2.1 流程规范、制度统一

基于统一的信息收集，所有员工在同一平台获取相关信息，避免很多规章制度、业务流程审批因多人传递而产生信息偏差

3.2.2 规范管理、有序处理

通过统一的待办事务、待审流程管理等相关功能，使得相关管理和业务处理工作更为有序与规范。

3.2.3 实时管理、提升效率

管理者可通过手机或其它移动终端设备，随时随地登录系统，管理审批事务

3.2.4 协同办公、规避风险

对于某些重要项目的进展，可进行多人协同处理，处理过程实时知会相关领导，以便对项目进展进行及时指导和批复

3.2.5 知识积累、经验分享

员工在长期的工作中积累的经验和知识，点点滴滴的汇集，形成庞大的属于XX集团特色的知识文化，以使更多的员工理解和学习，更多好的知识与经验得到延续

四、OA系统实施计划

4.1 OA系统选型 目前市场上的OA系统品牌很多、价位从几千元甚至到几百万元的都有，基于XX集团当前信息化建设程度、企业规模及发展战略需求，选择OA系统主要考虑以下几个问题：

1-品牌知名度 【选择市场上中大型成功案例较多的品牌】

2-信息系统集成度 【结合企业目前应用的财务系统、ERP系统、后台数据库的情况，选择能与当前系统集成度高的产品】

3-产品侧重点 【除满足企业OA应用需求，偏重于考虑人力资源比较完善的系统】 4-价格考虑 【以当前XX集团的规模及应用情况，小型的系统基本不去考虑，初步定位系统在 20-40万区间的产品】

4.2 OA系统实施计划

1-现场交流演示：针对选型要求，初步定位2、3套产品，联系厂家到XX集团现场与管

理者、员工进行交流演示

2-明确合作产品、签订合作协议：征集员工意见，明确选型产品，达成共识后签订合作协

议

3-组建内部项目小组：OA产品涉及到多部门、多层次人员的工作及一些业务流程的改造与制订，需成立专门的项目小组进行协同实施

4-制订实施周期：由软件厂商与XX集团项目小组商议后制度OA实施周期

4.3 OA实施目标

第一阶段：业务操作电子化。其特征是将日常手工事务性工作转变为机器工作的过程；关注个体的工作行为，可以提高个体的工作效率；

第二阶段：业务流程信息化。其特征是通过企业的管理重组和管理创新，结合IT优势固化业务流程；关注整个组织的流程，提升组织的效率；

第三阶段：业务管理知识化。其特征是让合适的角色在合适的时间、合适的场景获取合适的知识和资源，系统推动企业管理生态的建立，对环境的变化作出灵活的反应，全面提升执行力；

第四阶段：业务决策智能化。其特征是在企业的已有知识的基础之上，能够智能创造、挖掘新知识，用于业务决策、日常管理等工作。

第四篇：OA系统方案v1.0

OA办公自动化系统

2018.7

江西**科技有限公司

项目背景

随着Internet/Intranet和Web技术的日益普及和推广，使得Internet/Intranet正逐渐成为企业信息化建设的有力工具。凭借Microsoft、UNIX等系统平台上的开发经验，成功推出了基于Internet/Intranet平台的企业级网络应用系统。办公自动化应用软件—Office Assistant 变成一个新的发展方向。该软件采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet平台，针对企事业单位内部的管理流程，设计而成的一套方便、稳定、使用的办公自动化软件。其友好的界面、严谨的管理结构，充分担当起了机构中各个管理层的各项工作，不仅是企事业单位员工作中的优秀助手，同时更是帮助有关领导作出英明决策的左右手。它使最复杂、繁琐的办公室事务变得自动化、流程化、数字化，大大提高了企业内各部门的工作效率。

OA办公系统采用纯WEB技术，即：在客户端不必安装专用代码，系统功能全部在服务器端集中实现和管理，系统维护升级难度和工作量明显降低，真正做到客户端零维护，使系统可用性和易维护性与创痛方式相比有了质的飞跃。

OA办公系统的特点：

1、加强企业内各种信息资源的共享；

2、加强员工间的信息交互、交流、提交整体工作效率；

3、为管理层提供各种有效数据，方便管理层对企业内部情况的及时了解、提供决策支持；

4、提供各项工作记录，以备事后查询。

一、平台定义

OA办公自动化系统

二、功能描述

（1）公文处理

公文处理系统主要完成单位和单位内部收发文处理、文件起草和制发、文件传阅等各类公文处理，满足日常公文处理要求。

公文处理子系统主要功能特点是：

 系统提供图形化的工作流自定义功能：用户可以根据实际需要制定出所需的流程，而且当实际情况发生变化时可以由管理员随时进行更改。

 系统提供流程的实时监控及统计：管理员可以通过管理工具查看公文流转过程中的状况。

 支持所有信息原稿打印：完整地显示出表格的批示内容，符合中国人的办公习惯。 提供外出代理的授权功能：工作人员可以在出差时委托指定的代理人处理其负责的公文。

 提供公文回收功能：用户可对误操作的公文通过回收进行修改，增强系统的容错、排错能力。

 提供公文的并发处理功能：同一公文的不同传阅人员可同时办理公文，进一步保证了公文的办理效率。

 提供常用词条功能：用户对一些常用批示意见进行设置后，便可在办理公文时自由调用，提高公文处理效率。

 提供实时提醒功能：个人所有待办事务、待办公文的实时提醒。 支持公文格式自动规范化。 支持文件查阅记录查询。

基于Internet/Intranet模式构建的公文流转系统实际上是一个信息流转系统，其日常的办公工作都以WEB模式提供，对于普通用户或公文管理员，都可在WEB端通过简单的鼠标点击完成日常的办公工作，在公文处理的WEB端可实现以下功能：

 发文拟稿

各级用户可根据实际需要撰写新公文（如进行收文登记、发文拟稿等），支持文件在线编辑功能，并可将常用Office格式文件、甚至本系统里的公文作为新公文的附件。新公文

撰写完毕只需点击发送按钮便可将新公文发送给文件的下一步处理人。

 议题申报

各级用户可根据实际需要提交申报议题。并提交至拥有相应审批权限的角色处进行议题审批。流程整个过程可视化，发起人以及参与审批人员可全程了解审批状态等信息。

 请示报告

各级用户可根据实际需要上报请示报告。并提交至拥有相应审批权限的角色处进行议题审批。

 公文会签

各级用户可根据实际需要提交公文会签。公文会签由多个部门同时审核签订，给出各部门的会签意见。

 审批、签核

待办公文是指他人发送给自己办理的公文，系统提供实时提醒功能，及时有效地告知用户当前需要办理的待办事务。公文处理支持以下操作：

对正文、附件进行修改；

在文件处理表输入批示意见；

将文件发送给选定人员。

（2）流程审核

流转系统通过管理工具为模块管理员提供了自定义公文流转流程。

支持流程撤回操作，在下一步处理人未做任何操作前可将公文撤回，重新编辑后可再次提交至下一步处理人进行处理。

（3）日常办公

 通知公告

管理员可在此模块发布通知公告等信息，用户登录后会有新消息提示。 请假管理

各部门人员可根据自身工作安排，在本模块提交请假单，请假人可实时查看审批流程及审批进度。

 值班安排管理

管理员可根据本单位工作安排，发布值班安排信息。 放假安排管理

管理员可根据本单位工作安排，及时发布节假日放假安排等信息。 办公用品管理

办公用品由本单位指定责任部门进行采购、入库、出库、盘点管理。各部门可根据本部门工作需求，提交办公用品申购单或者办公用品申领单。

 用印申请管理

各部门可根据办公需求，在此模块填写用印申请，申请人可实时查看用印申请审批进度。印章管理员收到印章申请后，盖章并标记用印申请单。

 理论学习管理

理论学习管理主要集中管理理论学习文件，各部门可实时查看本理论学习文件。 任务管理

任务管理模块主要包括，任务派发、任务填报等功能。 通讯录管理

通讯录管理主要保存本单位所有人员联系方式。

（4）、系统管理

 组织机构管理

管理保卫处各部门等信息；  人员、权限、角色管理

目前暂定为系统管理员，部门主管，普通用户，三种角色。 菜单管理

基本的菜单将由系统管理员初始化完成。 日志管理

记录访问日志、查看日志、下载日志等相关操作记录。 接口管理

与学校OA进行统一身份认证对接。

第五篇：OA系统需要方案

武警广州支队办公自动化系统需求方案

2010年8月

目录

一、概述...........................................3

二、系统作用.......................................3

三、系统框架图.....................................4

四、软件功能简述....................................4 4.1官兵在线系统功能...............................4 4.2官兵档案系统功能...............................4 4.3官兵考核系统功能...............................5 4.4收发文管理系统功能.............................5 4.5请示报告系统功能...............................6 4.6内部邮件管理功能...............................6 4.7公告发布系统功能...............................6 4.8通信录管理系统功能.............................7 4.9办公流程系统功能...............................7 4.10知识库管理系统................................7

一、概述

办公自动化系统（Office Automation System，OA）是指：基于先进的网络互连的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流、发布，达到提高工作效率，降低劳动强度，减少重复劳动的目的。它强调人与人之间、各部门之间、部队之间的协同工作，以及相互之间进行有效的交流、沟通。

二、系统作用

组织的核心竞争力源自组织对内外部资源的有效利用，对它们之间的关系进行协调，最大限度的发挥所有资源的作用，在整个系统价值最大化的基础上来发挥各个资源的作用，使资源的运作产生协同效用，打造组织的核心竞争力。武警广州支队办公系统的主要作用为：

1、建立内部的通信平台。

2、建立信息发布的平台。

3、文档管理的自动化。

4、工作流程的自动化。

5、行政日常事务处理。

6、决策支持的科学化。

7、安全机制的可靠性。

三、系统框架图

四、软件功能简述

4.1官兵在线系统功能

1、按使用权限划分为:管理员权限，用户查询权限。

2、管理员权限是针对教官使用的。教官根据的训练科目、训练目的，编写训练计划以及训练实施过 程。训练后对每位士兵的考核情况、成绩编缉，并保存至电子版的报表。并提供翻阅查询功能，和报表打印。

3、用户查询权限：只能查看训练报表与成绩查询。训练系统的所有资料都是存放在数据库里。4.2官兵档案系统功能

1、个人信息包括(社会关系、工作经历、学习经历、奖励处分、官兵调任，考勤、工资管理)，并且可以综合官兵考核系统,进行文件组卷、案卷管理、案卷打印、案卷借阅。

2、管理员权限：根据实际情况对官兵的档案进行编辑。普通用户查询权限，提 供询阅权限。4.3官兵考核系统功能

结合兵在线训练考核、理论知识考核、形式任务考核等，统一归档，并作出考核评定。所有考核都录入数据库系统，供官兵管理系统调用。4.4收发文管理系统功能

1、发文管理是拟稿人根据需要选择行文类别（行文用笺，处理流程，正文模版）起草公文，根据行文类别的流程设定，送交相关人员进行审核，复核，会签、签发、校对等工作，然后由办公室进行发文登记、编号、套头，盖章后进行文件的发放（分发、下发、办结）等工作，最后由公文管理员对办结公文进行归档过程。提供督办、催办功能。

2、在发文的审批中，可以按照角色进行审批的流转，可以通过相对路径找到相应的岗位，如审批者的上级领导，当前审批者的上级领导。

3、发文的流程既可以采用固定流程，一个模板梆定一个流程的方式，也可以设定允许在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程，流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办等复杂流程。

4、流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一级，也可以退回到发起人.5、在审批过程中，支持痕迹保留，电子印章，手写签名、全文批注。

6、可以实现催办，督办，统计；

7、收文管理是公文到达后,收文登记人选择公文类别，登记公文，送交相关人员进行拟办，根据公文类别的设定流程，送交相关人员进行批示、承办、传阅等工作，也可以自定义下一步相关处理人员。并且在流转过程中，只有待办人员才有权打开批办，其他人都不能打开。最后由公文管理员对公文进行归档。归档时，可采用自动归档和手工归档。

8、由于我们在收发文管理中采用了MS Office插件的技术，系统可以提供：扫描输入、原文引入、手写笔输入、手工录入、从电子邮件中直接转入多种录入方式。

4.5请示报告系统功能

请示报告系统主要有起草申请、我的申请查询、待我审批、经我审批、表单管理、审批管理等功能模块组成

1、在网上起草申请，并发送给相关负责人进行审批，实现无纸化办公。审批人可以在网上直接对申请内容进行修改、审批，注明审批意见，并盖章或签名。申请内容在多个审批人之间按顺序自动流转，审批过程即可以在建立审批模板时设定，也可以由起草者设定。可以在审批管理中根据单位要求设置模板的统一格式，可以设置每个模板的使用者、管理者和修改者。具有使用权限的用户能够使用模板起草申请；具有管理权限的用户能够在表单管理中管理使用该模板起草的申请；具有修改权限的用户能够对模板进行维护。

2、审批的流程即可以采用固定流程，一个模板梆定一个流程的方式，也可以设定允许在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程，流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办等复杂流程。

3、在审批中，可以按照角色进行审批的流转，可以通过相对路径找到相应的岗位，如审批者的上级领导，当前审批者的上级领导。

4、流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一级，也可以退回到发起人.5、在审批过程中，支持痕迹保留，电子印章，手写签名、全文批注。

6、可以实现催办，督办，统计。4.6内部邮件管理功能

用户之间以通过网页形式收发邮件、发件箱、草稿箱、垃圾箱、邮件提醒等功能。供支队内部的协调、酝酿事宜沟通使用。4.7公告发布系统功能

1、发布值班安排、公务接待、活动安排等消息。

2、通过手机短信形式发布信息。

3、通过语音卡，把文字信息编成语音信息，以电话语音的方式发布。

4、通过大屏幕电子板，把文字信息显示出来。

4.8通信录管理系统功能

1、所有干部、股室、中队的通讯方式以电子文档方式保存到数据库。打印电子文档。

2、通过管理员帐户，更新电话号码及相关信息。

3、普通帐户，能查阅电子通信录。4.9办公流程系统功能

结合收发文系统、请示报告系统。规范请示报告、汇报、上传下达批示。

4.10知识库管理系统

划分为官兵训练经验汇总，突发事件策略汇总等。收集汇总相关业务资料。

4.11车辆管理系统

车辆管理系统，包括车辆使用申请、车辆使用查询、车辆管理（使用审批、信息管理、使用维护、维护管理、类型设置）等，帮助单位合理的登记、使用、管理自己的车辆，杜绝公车私用现象的发生。

4.12军需物资管理系统

1、对所有物资的库存进行自动化管理。

2、包括采购订单、物资仓库管理、物资领用、物资维修及报废、费用管理及系统维护等模块。从财务经费规划、物资的采购计划、仓库管理、领用登记、维修记录直至物资的报废等各个环节进行监控管理。