数字化档案共享服务（大全）

第一篇：数字化档案共享服务（大全）

数字化档案共享服务工作探析

1、引言：

近年来，随着计算机和网络的高速发展，人类社会已经进入数字化信息时代。越来越多的城建档案馆开展了档案数字化工作，将大量馆藏纸质档案加工成数字化档案进行保管。那么，对这些数字化档案的利用便成了数字化项目完成后的重要工作，而数字化档案共享服务更是城建档案馆完成由传统服务模式转型成新型服务模式的关键。

2、目前我馆的数字化档案共享模式：

目前我馆的数字化档案共享服务仍然采用传统的档案查询流程来完成。即由申请服务方提供介绍信、身份证原件及申请函，经审核批准后由档案工作人员将数字化档案导出PDF文件并刻录到光盘中，再将光盘提供给申请服务方。相对于传统的档案利用模式，这样的数字化档案共享服务模式可以一次性完整提供项目档案资料，而且数字化档案也更有利于携带、保管。然而这样的服务模式并不能充分开发数字化档案的资源利用，也不能满足大众对获取档案信息的需求。

3、在互联网上提供数字化档案共享服务：

要发挥数字化档案的重要作用，推动数字档案的社会共享，就必须将数字化档案共享服务“上网”，这也是我馆接下来的数字化档案共享工作的重心之一。

将数字化档案共享服务“上网”加强了普及性。根据中国互联网络信息中心(CNNIC)发布的第41次《中国互联网络发展状况统计报告》中显示，截至2017年12月，我国网民规模达7.72亿，互联网普及率为55.8%。漳州市常住人口505万人，而我馆去年全年的查档人次仅为***人次。将数字化档案共享服务“上网”，可以扩大服务对象范围，真正让数字化档案利用走进千家万户，走进人民群众的生活中。

将数字化档案共享服务“上网”体现了便捷性。它将传统的“一对一”服务转型成“一对多”服务，用户无需上门、排队、等待，通过计算机、笔记本电脑甚至手机就能在任何能够连通网络的位置就能查询到需求的档案信息，并实时传输到设备上保存、利用，体现出了智慧城市人们的数字化生活的便捷性。

将数字化档案共享服务“上网”更有利于收集反馈、改进服务。在离线的数字化档案共享服务模式中档案管理部门很难收集到档案利用的反馈信息，在改进服务方式、提升服务质量方面难免有所欠缺。而将数字化档案共享服务“上网”后，可以通过收集网站的数据以及用户反馈信息等来确定用户的需求方向，并针对性改进服务、提高用户满意度。

4、将数字化档案共享服务“上网”存在的问题：

4.1 如何确保安全保密性。由于城建档案的特殊性，城建档案馆提供的数字化档案并非无条件向社会大众开放查档，因此如何确保数字化档案共享服务对象的授权至关重要。

4.2 如何保证数据可靠性。如何确保通过数字化档案共享服务提供的数字化档案内容的完整性、准确性是数据安全工作的重心。如果通过数字化档案共享服务提供的数据可以被篡改、删减，那么所提供的数字化档案就不具备数据可靠性，也就不具备法律效力，大大削减了该服务的功能。

4.3 如何保证便捷性体验。如何充分挖掘数字化档案的服务价值，如何在确保数据安全的前提下通过互联网发挥数字化档案共享服务的便捷性，这是数字化档案共享服务“上网”的主要工作内容，也是社会大众接触数字化档案共享服务最直接的用户体验。

5、对存在问题的解决建议：

5.1 要确保安全保密性必须通过人工审批申请。在通过技术手段确保数据安全的同时，仍必须加入人工核验，确保安全保密性。具体流程为：查档申请人必须填写相关的档案利用申请信息并上传有效证件的扫描件或照片，经由数字化档案管理人员核实后上传给相关负责人审批，获得批准后方可提供数字化档案服务。申请信息在数据库中可保存一段时间，避免同一申请人短时间重复审批。

5.2 要确保可靠性可以通过在提供的数字化档案上加盖电子签章，由专业的电子签章来确保数字化档案的可靠性、安全性。电子签章是伴随着信息网络技术的发展而出现的一种安全保障技术，目的就是通过技术手段实现传统的纸面签字或者盖章的功能，确保提供的数字化档案内容不被编辑、篡改。

5.3 要确保便捷性体验必须在确保数据安全的前提下不断进行平台迭代升级。随着科技发展，网络信息技术不断完善，数字化档案服务平台也应随着网络环境的变化以确保数据安全、提高用户体验为目的不停地迭代升级，从而不断提高平台安全性和用户体验。

6、总结：数字化档案共享服务是新时代下随着网络的高度发展出现的新型服务，其服务模式和服务理念都有别于传统的档案利用服务，因此，我们要牢记“全心全意为人民服务”的服务宗旨，站在网络化、信息化的服务角度上，抓住传统档案利用服务的核心内容，以数据安全为底线，不断去探索新的档案数字化共享服务模式。通过加强对数字化档案的开发利用，为解决城市发展难题、实现城市智慧化管理，进而为人民提高数字化生活质量做出更大的贡献。

第二篇：档案数字化加工服务合同

档案数字化加工合同

合同编号: 签订地点：

甲方：

乙方: 四川大友信息技术有限公司

一、总则

甲方拟委托乙方为其进行档案归档整理、数字化加工服务工作，乙方也愿意提 供上述服务，双方经友好协商，在平等条件下就档案整理及数字化服务工作，达成如下协议，双方共同遵守。第一条、服务内容(一)档案类别

1)文书档案 2)病历档案 3)….(二)服务内容

对

（一）所述档案进行整理、数字化加工等工作。(三)服务时间

开工日期_______年_______月_______日，竣工日期_______年_______月_______日，期限：_______年_______月。第二条、整理及数字化加工价款(一)档案整理按每整理一盒_______元计，以实际完成的案卷计 算价款。(二)电脑录入以每条_________元计（每条指的是每份文件需要录入内容）。(三)档案数字化加工按标准A4单幅面计算每页______元计，超过A4幅面折算成A4幅面进行计算（按长度进行计算），双面计两页。(四)(五)装订服务按每份_____元计，按照需要装订的案卷进行计算。数字化档案系统挂接按扫描加工的数字档案文件页面计____元每页。(六)经过实际统计，档案整理共____盒、档案著录共_____条、数字化加工____页、档案装订_____份、档案挂接_____页，计算出整理及数字化加工服务费共_____________元，大写人民币________元。(七)最终结算总价款以验收时清点数量为准。

第三条、服务质量(一)按照国家档案局关于档案归档、立卷规定《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005执行，规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。(二)在档案整理、数字化加工过程中，甲方如有特殊项目或者特殊质量要求，应明确告知乙方。乙方因遵循甲方要求之方式整理档案而实际上造成档案整理质量不合要求的，乙方不承担责任。同时，因甲方之特殊要求给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补充合同另行约定。(三)根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。(四)扫描分辨率要求≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。照片以原色彩为准用（300dpi-600dpi）彩色扫描。(五)存储格式为（TIFF或JPG格式、PDF）；对于照片及特殊档案的扫描格式，与甲方另行协商，如给乙方增加工作量或工作难度，甲方需另行付费。(六)文件命名规则：根据甲方的要求进行文件命名。

第四条、验收(一)乙方完成数字化加工服务后向提出验收申请，甲方须在3个工作日内安排组织验收，甲方超过10个工作日未组织验收，视为验收通过。(二)(三)甲方可委托第三方进行验收，乙方须配合进行验收。以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。(四)条目与图像挂接正确率100%，数字化转换质量抽检的合格率达到99.9%以上（含99.9%）时，给予以验收“通过”。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%(五)抽检合格率低于验收标准，所有数据全部发回全面自检，并在甲方规定时间能完成，达到验收要求。(六)验收合格后，甲乙双方在验收证书上进行签字确认。

第五条、后期整理装订

在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。第六条、档案归还

在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体和报纸进行自检，必须对档案实体和报纸进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报甲方进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。第七条、甲方责任(一)负责向乙方介绍、解释整理概况、整理内容等相关工作的基本情况。(二)负责向乙方提供档案整理工作场所和档案整理工作所需要的材料、工具等用品。(三)负责按照第二条规定的整理价款支付方式向乙方支付约定费用。(四)为乙方服务工作提供必要协助和配合。

第八条、乙方责任(一)在约定期限内为甲方提供档案数字化加工服务工作，按照国家关于档案管理的规定对档案进行专业的、规范的整理，并对整理质量负责。(二)委派专业人员进入指定场所工作，工作时间按照甲方作息时间安排。(三)负责监督、约束乙方派出人员的行为，遵守甲方劳动制度。负责对乙方派出人员进行保密教育和安全教育，佩证上岗、文明工作。对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等后果，责任一概由乙方承担。第九条、付款方式(一)甲方须在整理开工后7日内向乙方支付整理款总额的40%，其余部份款项应在全部整理结束后10日内经甲方验收合格后全部付清。(二)合同履行期间，合同一方擅自解除合同或无故不履行合同或不按要求履行合同的，均视为违约，除承担违约责任外，还应向对方支付合同总额的10%的违约金；一方违约造成另一方实际损失超过违约金的，对超出部分应另行赔偿。第十条、合同变更和终止

合同生效后，甲乙双方需严格履行。任何一方需要变更服务合 同内容的，应与另一方协商，就变更事宜双方重新达成书面协议后方视同对本合同的变更。任何一方不得擅自变更合同内容，否则视同违约。

第十一条、违约责任

在合同履行期间，任何一方不得无故违反本合同，否则视为违约。违约方应按照合同总价款的10%向对方支付违约金，实际损失大于违约金的，对差额部分，违约方应予以补足。第十二条、争议解决

因履行本合同双方发生争议的，应友好协商解决。解决不了的，向达州市仲裁委员会申请仲裁。第十三条、其它(一)本合同未尽事宜，双方应补充约定。补充协议是本合同不可分割部分，具同等效力。补充协议与本合同冲突的，视同本合同变更，以补充协议为准。(二)

甲方：

****年**月**日

乙方：四川大友信息技术有限公司

****年**月**日 本合同一式两份，甲乙双方各执一份。

第三篇：档案数字化建设方案

档案数字化建设方案

档案工作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求，档案做为原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神建设服务。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战、提高管理水平、提高效率、增强档案部门的服务水平、为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、图像处理、OCR文字识别、数字校对、数字质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。

业务流程

纸质档案数字化标准：DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》 DA/T18-1999《档案著录规则》 1.制订批次计划

为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效管理以及对数字化处理进行有效控制，需对馆藏档案的数字化处理分批次进行。2.档案出库交接

根据档案数字化加工批次计划进行出库，对出库的档案进行完整性检查。

对通过完整性检查的档案，进行数量确认，并详细登记《资料出库单》。

确保资料的交接过程中的数量正确性，完整性； 3.目录著作

按照文件数据库目录结构与目录著录要求以及《档案著录规则》（DA/T18）等标准，规范需要目录补录的档案目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，规范案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等。4.档案整理

对出库待加工的档案进行扫描前处理，使之成为能够进行扫描的形态。拆除装订

影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。资料及档案内的成册资料严禁拆除。区分扫描件和非扫描件

区分同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件。页面修整

对破损严重、无法直接进行扫描的档案，先期进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件进行相应技术处理（压平和烫平等）后再进行扫描。确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张的状况较较差的档案扫描图像清晰。档案整理登记

详细记录档案整理后每份文件的起止页号和页数等情况。装订

扫描完成后，档案按原档案保管单位要求进行重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变、案卷不掉页、右边和底边整齐。5.档案扫描

黑白扫描采用（300dpi）TIFF格式，彩色扫描采用（300dpi）JPG格式。

照片以原色彩为准（600dpi）TIFF格式扫描。保证扫描图像效果原原件吻合。

大幅面档案采用大幅面工程扫描仪或小幅面扫描后进行图像拼接处理。

需要进行OCR文字识别的档案，扫描分辨率≥300dpi。对资料等成册材料不宜拆卷的，采用不拆卷扫描仪扫描。核对每件文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致。

图片命名时一定要正确，不能出现图片颠倒、错乱等现象。扫描时保证档案原件不被损坏。6.图像处理 纠偏

偏斜的图像进行纠偏处理，倾斜不超过3度，方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。去污

图像页面中影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。图像拼接

大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像进行拼接处理，合并为一个完整图像，以保证档案数字化图像的完整性。栽边处理

去除多余的白边，缩小图像文件的容量，节省存储空间。深浅度调整

图像深浅度不一致时进行修复，保证图像的深浅度一致。7.OCR识别

运用先进的OCR识别软件，对扫描的图像进行文字识别

8.图像存储

采用TIFF、JPG格式存储，存储时选择的压缩率在保证扫描的图像清晰可读的确前提下，尽量减小存储容易为准则。

供网络查询的扫描图像，存储为PDF文件格式，进行过文字识别的，形成文件文字层。

纸质档案目录数字库中的每一份文件，都有一个与之相应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。9.数据质检

关键项检验和整理数据质量抽检。

抽检工作由专为进行操作，操作结果进行记录。数据采用全检方式，合格率要求达到95%以后确保质量。10.数据挂接

运用批量挂接与单张挂接的方式，将目录库与图像库一一对应起来，并生成索引文件。

汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认“合格”后，通过网络加载到数据服务器终端汇总，实现批量、快速挂接。

数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件，通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现档案目录数据库和图像文件的批量挂接。11.数据自检

建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检必须达到《档案馆纸质档案数字化验收标准》的，才能递交进行验收。12.数据验收 目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

数据校对员进校对过程不接触任务纸质档案，根据扫描的图像结果来进行校对。

首批数据采用全检方式

以后批次采用抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件、数据挂接的总体质量。根据《纸质档案数字化加工验收标准》进行检查。

档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查。13.数据备份

经验收合格的完整数据及时进行备份。

同一份文件，不跨二片DVD片号

光盘表面标示光盘片编号并注明光盘目录索引信息

光盘片刻录完成后，与影像系统档案进行比对一次，确保档案资料无遗漏及正确性。14.成果管理

加强对纸质档案数字化的成果管理，确保安全、完整和长期可用。15.档案入库

重新整理后的档案按照顺序返还，对档案的完整性进行检查。拆除过装订物的档案按原档案保管单位重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变。

第四篇：馆藏档案的数字化

档案数字化是档案管理过程中一场深刻的革命，在石化集团公司对各单位“广泛应用数字化、网络 化技术，加快档案信息化建设步伐，建设数字化档案馆”的要求下，我馆作为试点单位，开始了建设数字档案馆的摸索。馆藏档案数字化是建设数字档案馆的基础和前期工作，是组成数字档案馆的主要资源。为了实现数字资源的共享和统一利用，同时也为了保护档案原件，将现有档案进行数字化加工势在必行。

一、目前档案数字加工面临的问题

1、数字化对象数量庞大、类型多样

中原油田档案馆是油田档案资源的管理服务中心，伴随着油田的勘探开发和生产建设，形成了大量的档案资料。目前库藏纸质档案约230多万卷，录音录像档案14305盘，照片档案56116张，底图640087张，磁带60512盘，光盘1329张，档案数量以每年10多万卷的速度递增。如果把目前馆藏档案全部数字化，将是一项经年累月的浩大工程。

2、档案数字化效率问题

在数字化流程的各个环节，都需要进行质量控制，而这就需要大量的工作时间为保障。以纸质档案为例，陈旧发黄的油印文件与现行的打印文件相比，识别率明显要低很多，已损坏的文件还需要修复处理，甚至有些文件识别下来并不会比手工录入快。

3、部门之间的协调问题

馆藏档案数字化工作是一项需要投入大量人力、物力和财力的工程，不仅仅是档案信息部门的事情，还会涉及业务指导部门、档案保管部门等。争取分管领导的支持与协调，才是馆藏档案数字化工作得以顺利进行的保障。

二、馆藏档案数字化的实施

1、做好档案鉴定工作，突出重点

由于我馆保管的档案数量庞大，档案的价值也各有不同，所以不可能将全部档案数字化，既浪费有限的资金，又会增加档案部门的工作量。因此，要根据馆藏实际情况，先进行档案价值鉴定，筛选重要全宗，突出重点，有选择地对馆藏档案进行数字化。第一，对档案馆中保存年代久远已濒临损坏的珍贵老档案进行数字化。第二，对具有长远使用价值且不方便用户反复翻阅的原件档案进行数字化。第三，对利用率高、需求量大的开放档案进行数字化。第四，针对主体服务对象，对具有油田特色的档案进行数字化。

2、细分档案数字化加工流程，严格控制精度

按照先公开后保密、先近期后 历史 的原则，分步开展数字化加工工作。以纸质档案为例，2000年以来的公文档案、数据库中未有的且利用率较高的勘探开发类档案、油田生产建设项目档案、局级科研档案进行全文录入。

①整理拆分：从档案管理员处填写《档案领取记录单》，并领取档案后，以件为单位拆除档案的装订线，区分出需扫描的档案材料。对档案进行整理，将其中夹杂的纸屑以及订书针等金属物全部去掉，对已破损的文件进行必要的修复，对于不清楚的文件资料在征得档案管理员的同意后进行素描，以保障扫描图像的质量。

在档案整理拆分过程中，对于破损的档案材料要做相应登记，在征得档案管理员的同意后，用透明胶从背面粘合。破损情况严重、无法粘合的，可用专用纸在背面托衬进行文件的修复；也可复印后扫描。

②档案扫描：档案经过整理后，将需要扫描的案卷交给档案扫描人员，纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好的档案采用高速扫描方式以提高工作效率。

第五篇：档案数字化安全管理制度

档案数字化安全管理制度

为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制订本制度。

（一）档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。

（二）档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。

（三）在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。

（四）档案部门工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。

（五）档案部门对数字化加工单位指定从事数字化生产的工作人员信息进行登记备案。同时，每个工作日到场的工作人员需进行签到登记，签到表由现场负责人签名确认。

（六）档案部门必须与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任。数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任。

（七）生产加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。

（八）档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪必须符合有关保密技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。不得使用无保密保障的扫描设备。

（九）档案数字化生产加工过程中所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施。

（十）使用计算机及设备禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。不得安装具有无线互联功能的硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。任务完成后，应当继续按涉密计算机使用、管理、或者拆除硬盘。

（十一）使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质。按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用。

（十二）生产加工场所应当安装摄像头，随时监控生产现场情况。

（十三）生产加工场所应有专门的休息室或储物柜，便于工作人员存放私人物品。严禁将手机、数码相机、数码摄像机、私人移动存储介质等设备带入生产加工场所。