档案数字化的意义

第一篇：档案数字化的意义

档案数字化的意义

档案信息资源是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此，我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。作为管理和拥有档案信息资源的档案局，要更好地适应形势发展的要求，要着眼未来，运用数字化、信息化技术，对档案进行数字化建设，更好地为四个现代化服务。

一、档案数字化的意义

1、档案数字化的含义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难跟上社会化的进程。同时，该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。

2、档案数字化的主要内容

①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；

②载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库； ③档案专题信息的采集与建库。

3、档案数字化的主要作用

①档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。

②档案数字化能有效地保护档案原件。⑴ 代替原件使用，保护档案原件；⑵ 数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏；⑶ 恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案；⑶“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。

④档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。

⑤档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。

二、对档案数字化的思考

将大量的档案数字化，这是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，其包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，应从实际和长远打算，保证扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。

档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能的、也是没必要的。我们应该根据精炼、存史和利用优先原则对馆藏档案进行分类，确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中，我们采用“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争使数字化的档案信息成为高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。

做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要增加；而分辨率参数越低，扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描；采集录入数据要丰富、准确。C、数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，形成一一对应。

三、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。

另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。档案数字化及数字化档案信息管理，涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。

第二篇：档案数字化的意义与作用

档案数字化的意义与作用

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：

一、提高经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

二、提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

第三篇：数字化档案共享服务

数字化档案共享服务工作探析

1、引言：

近年来，随着计算机和网络的高速发展，人类社会已经进入数字化信息时代。越来越多的城建档案馆开展了档案数字化工作，将大量馆藏纸质档案加工成数字化档案进行保管。那么，对这些数字化档案的利用便成了数字化项目完成后的重要工作，而数字化档案共享服务更是城建档案馆完成由传统服务模式转型成新型服务模式的关键。

2、目前我馆的数字化档案共享模式：

目前我馆的数字化档案共享服务仍然采用传统的档案查询流程来完成。即由申请服务方提供介绍信、身份证原件及申请函，经审核批准后由档案工作人员将数字化档案导出PDF文件并刻录到光盘中，再将光盘提供给申请服务方。相对于传统的档案利用模式，这样的数字化档案共享服务模式可以一次性完整提供项目档案资料，而且数字化档案也更有利于携带、保管。然而这样的服务模式并不能充分开发数字化档案的资源利用，也不能满足大众对获取档案信息的需求。

3、在互联网上提供数字化档案共享服务：

要发挥数字化档案的重要作用，推动数字档案的社会共享，就必须将数字化档案共享服务“上网”，这也是我馆接下来的数字化档案共享工作的重心之一。

将数字化档案共享服务“上网”加强了普及性。根据中国互联网络信息中心(CNNIC)发布的第41次《中国互联网络发展状况统计报告》中显示，截至2017年12月，我国网民规模达7.72亿，互联网普及率为55.8%。漳州市常住人口505万人，而我馆去年全年的查档人次仅为***人次。将数字化档案共享服务“上网”，可以扩大服务对象范围，真正让数字化档案利用走进千家万户，走进人民群众的生活中。

将数字化档案共享服务“上网”体现了便捷性。它将传统的“一对一”服务转型成“一对多”服务，用户无需上门、排队、等待，通过计算机、笔记本电脑甚至手机就能在任何能够连通网络的位置就能查询到需求的档案信息，并实时传输到设备上保存、利用，体现出了智慧城市人们的数字化生活的便捷性。

将数字化档案共享服务“上网”更有利于收集反馈、改进服务。在离线的数字化档案共享服务模式中档案管理部门很难收集到档案利用的反馈信息，在改进服务方式、提升服务质量方面难免有所欠缺。而将数字化档案共享服务“上网”后，可以通过收集网站的数据以及用户反馈信息等来确定用户的需求方向，并针对性改进服务、提高用户满意度。

4、将数字化档案共享服务“上网”存在的问题：

4.1 如何确保安全保密性。由于城建档案的特殊性，城建档案馆提供的数字化档案并非无条件向社会大众开放查档，因此如何确保数字化档案共享服务对象的授权至关重要。

4.2 如何保证数据可靠性。如何确保通过数字化档案共享服务提供的数字化档案内容的完整性、准确性是数据安全工作的重心。如果通过数字化档案共享服务提供的数据可以被篡改、删减，那么所提供的数字化档案就不具备数据可靠性，也就不具备法律效力，大大削减了该服务的功能。

4.3 如何保证便捷性体验。如何充分挖掘数字化档案的服务价值，如何在确保数据安全的前提下通过互联网发挥数字化档案共享服务的便捷性，这是数字化档案共享服务“上网”的主要工作内容，也是社会大众接触数字化档案共享服务最直接的用户体验。

5、对存在问题的解决建议：

5.1 要确保安全保密性必须通过人工审批申请。在通过技术手段确保数据安全的同时，仍必须加入人工核验，确保安全保密性。具体流程为：查档申请人必须填写相关的档案利用申请信息并上传有效证件的扫描件或照片，经由数字化档案管理人员核实后上传给相关负责人审批，获得批准后方可提供数字化档案服务。申请信息在数据库中可保存一段时间，避免同一申请人短时间重复审批。

5.2 要确保可靠性可以通过在提供的数字化档案上加盖电子签章，由专业的电子签章来确保数字化档案的可靠性、安全性。电子签章是伴随着信息网络技术的发展而出现的一种安全保障技术，目的就是通过技术手段实现传统的纸面签字或者盖章的功能，确保提供的数字化档案内容不被编辑、篡改。

5.3 要确保便捷性体验必须在确保数据安全的前提下不断进行平台迭代升级。随着科技发展，网络信息技术不断完善，数字化档案服务平台也应随着网络环境的变化以确保数据安全、提高用户体验为目的不停地迭代升级，从而不断提高平台安全性和用户体验。

6、总结：数字化档案共享服务是新时代下随着网络的高度发展出现的新型服务，其服务模式和服务理念都有别于传统的档案利用服务，因此，我们要牢记“全心全意为人民服务”的服务宗旨，站在网络化、信息化的服务角度上，抓住传统档案利用服务的核心内容，以数据安全为底线，不断去探索新的档案数字化共享服务模式。通过加强对数字化档案的开发利用，为解决城市发展难题、实现城市智慧化管理，进而为人民提高数字化生活质量做出更大的贡献。

第四篇：审计档案的数字化

审计档案的数字化

审计业务电子档案（以下简称电子档案）是审计档案的数字化形态。其制作过程大抵可以分为以下四个阶段：即资料收集整理阶段、资料数字化阶段、资料整理编辑阶段、刻录光盘阶段。1.审计项目资料的收集整理

一是传统原始资料的收集。与传统业务档案一样，原始资料是电子档案制作的基础性工作。从资料的形态属性来说，它包括纸质资料和制作图片、音频、视频所需的原始资料（模拟方式的照片、录音带、录像带等等），其中纸质资料是电子档案原始资料的主体。纸质资料是指审计过程中形成的以纸为载体的所有文书。在审计项目实施过程中，立卷责任人要随着审计程序各个环节的完成，及时收集三大类审计文书：审计实施类文书，包括原始工作底稿、分项目工作底稿、汇总工作底稿、审计证据、取证清单、审计报告等；审计项目管理类文件，包括审计方案、复核意见、审计决定、审计意见采纳情况等；审计项目往来文件，包括审计过程中与上级机关、本级政府、各有关部门之间的请示、报告、批示、复函等。重要的工作和物证现场、上级领导检查指导项目场景所拍摄的照片，证人证言以及听证会实录等音视频资料，也可以作为制作电子档案的原始性资料来收集。在收集齐全的基础上，还应对全部材料进行筛选和鉴别，以保证电子档案既完整又精炼。

二是项目电子资料的收集。电子资料是指审计过程中以电子计算机形成的文档、图表，以数码照相机、数码摄像机、数码录音机形成的数码照片、音视频资料，计算机辅助审计时采集的审计数据、分析利用原始数据时产生的计算机文件等。由于电子资料本身就是数字化生成和存储的，制作电子档案可以直接调用。基于电子资料存在形态的特殊性，立卷责任人应注意做到随时收集，随时整理，专门储存，搞好保密，同时做好备份。2.审计业务资料的数字化

资料数字化是对传统原始资料而言。由于传统原始资料以常规的物质形态存在，要让它成为能被计算机识别的数字信号进而制作电子档案，必须有一个数字化的过程。对不同形态属性的传统原始资料，其数字化过程大概有以下几种：报告表格的ＯＣＲ识别，照片的扫描输入，录音带、录像带的数字采集等。

一是ＯＣＲ文字图表识别。文字图表的ＯＣＲ识别是制作电子档案的一项量大、繁琐但又十分重要的工作。目前，对于审计过程中形成的规范印刷和打印的文书图表，可以通过“尚书”、“清华”等比较成熟的ＯＣＲ软件转化为计算机文档。

二是照片、原件的扫描。重要的工作和物证现场照片、上级领导检查指导项目时拍摄的场景照片，需要利用扫描仪扫描成图片文件归档。审计档案中有一些资料，如有关党政领导对审计报告的批示、审计意见采纳情况的文件、原始工作底稿、分项目工作底稿、取证材料清单等不宜以文字形式归入电子档案的，也可以扫描成图片归档，以反映文件的原始面貌，做到真实可信。

三是音频、视频的采集。对审计过程中形成的录音带、录像带，证人证言及听证会纪录等音频、视频资料，可以通过数字采集卡把它转化为计算机音视频文件。这将更增加审计档案的真实性和完整性，是传统的纸质档案所无法比拟的。3.资料整理编辑

一是定制模版。模板是体现电子档案内在体系、组织承载资料的平台。模版应当以上级业务机关规定的格式和内容为基准，并且根据电子档案的特色和电子（包括经过数字化的）资料的需要来定制。模板格式以*.Htm为宜，制作工具是Microsoft公司的Frontpage编辑软件。电子档案的模板，首先，要按照审计署颁布的《审计机关审计档案工作准则》对档案内容和卷内顺序的规定制定；其次，科学合理地组织相关资料；第三，界面和操作使用的设计均要体现友好性。

根据上述要求，模板制作时首先要按三大类审计文书划分三个单元。并根据电子资料的文件属性构建以审计报告为中心的审计项目文档体系，把审计工作报告、审计小组报告、审计决定书、审计意见书、审计方案、审计通知书等文档串接起来；在适当部位插入图片缩略图模块，把汇总工作底稿、分项目工作底稿、原始工作底稿、取证清单、送达回证、双向承诺书、证词、上级领导指导项目的场景、重要的工作和物证现场、听证会记录等图片资料串接起来；在适当部位插入链接，把证言、听证会录音录像等音视频资料、计算机辅助审计的原始数据、分析利用原始数据时产生的计算机文档表格等归集起来。在模板中，适当运用“书签”工具设计好跳转回接，运用“背景色”、“字体色”等工具，可以格式化、美化档案页面，增加电子档案操作应用的友好性。但要注意“字体”不能随意设置，原因首先是字体花里胡哨会影响电子档案的严肃性和规范性，其次是由于在最终显示时字体是由用于浏览的计算机所决定的。

二是整理链接资料。

考虑到电子文件在电子档案中显现的规范和快捷，Microsoft Word所形成的文档*.Doc和Microsoft Excel所形成的表格*.Xls需要转换成网页*.Htm格式。转换直接应用Word或 Excel中的“文件--另存为HTML”命令，而后在Microsoft Frontpage中进一步编辑。电子档案编辑的最后一步，是将网页、图像等资料与模板挂接起来。对于一般性网页，只需要做好链接即可；至于图片资料，则需要制成缩略图，浏览器软件将自动把缩略图与源图片链接起来。4.刻录光盘

经过以上步骤，电子档案基本完成。但是，制作电子档案的目的是为了便于向上级审计机关报送和档案永久保存，必须要有合适的载体来存储。CD-R光盘标准存储空间为650M，可以读取万次以上，保存期长达百年，价廉物美、经久耐用、便于携带，最适合作为存储电子档案的载体。当然，为了保证刻录的性能和速度，降低刻录失败的风险，计算机软硬件配置应当尽可能高。

光盘刻录过程需要注意三点：一是网页、音频、视频和其他格式的文件混合刻录，由于音、视频文件的发声要求刻录音轨，所以在确定光盘格式时不要选择“资料光盘”格式而应当选择“音乐光盘”格式。二是如果档案中没有音、视频资料，不需要音轨的，可以直接在Windows资源管理器中用“复制”、“粘贴”的方式刻录，刻录音轨在Easy CD Creator的“音乐光盘配置”中进行，操作方法与“资源管理器”类似。三是为了确保成功率，刻录光盘时不要进行其他的计算机操作，并从内存中卸载防火墙、自动运行伺服器等不需要的软件，尽量减少对系统资源的占用。有条件的可以安装双操作系统，利用一个干净利落的系统专门进行光盘刻录。

第五篇：档案数字化方案研究

档案数字化方案研究

课题组

《档案数字化方案研究》项目对档案数字化优化策略与原则、技术路线与支持、流程重组与再造、操作方法与步骤进行了全面的研究，达到了档案数字化全过程优化和管理系统整体优化的目的，形成了完整的档案数字化方案和成功的实践案例。国家档案局组织的专家鉴定委员会结论是:“该项目基于长春市档案馆以档案利用为导向、渐进性的档案数字化实践，提出了档案数字化工作的指导思想、优化原则和优化策略，符合国情，符合现代管理理念，对全国各档案馆的相关工作具有较大的参考价值；注重档案数字化工作与档案数据库建设、档案信息网络开发的有机衔接，提出了系统优化的技术路线，规划设计了档案鉴定与数字化同步、档案数字化与上网利用同步、多种档案数据库建设同步的流程，并成功地付诸实践，实现了档案数字化与上网利用的低成本、高效率、高效益。同时，运用CA认证、数字水印、电子签章等技术，为网上档案信息资源安全、准确利用提供了技术保证，也为档案管理部门提供了很好的实践模式”。该项目获国家档案局2006年优秀科技成果二等奖的同时，长春市档案馆被国务院信息化工作办公室和国家档案局确定为传统载体档案数字化试点单位。

一．档案数字化的指导思想

以优化理论为指导，以用户需求为导向，以利用档案为目的，充分应用计算机软硬件功能，最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力，兼顾保护档案原件的要求，保证数字化档案的真实可靠，更好地发挥档案信息资源的作用。

二、档案数字化的优化原则

实用性原则：针对馆藏档案具备重复利用和紧急利用两大特点，急用、常用档案优先数字化是档案数字化的首选。

开放性原则：互联网给档案信息资源共享提供了超越时空的条件，国家民主政治建设和政府信息公开催促档案解密和开放，开放档案及时数字化是实现其社会共享的前提。

价值性原则：重要档案优先数字化具有档案利用和档案保护双重意义，是网络时代更好实现档案价值的客观需要。

抢救性原则：计算机存储给档案抢救开辟了了新的途径，档案数字化是保护濒危档案原件最经济和便捷的方法。

时效性原则：档案数字化加工与数字化档案利用同步实现，是充分利用计算机网络技术，更好、更快地实现档案数字化效益的最佳途径。

三、档案数字化的优化策略

需求导向策略：社会需求是制定和调整档案数字化工作策略的“风向标”。汇集多年档案利用情况统计，把利用频繁档案的进行综合分析，科学地圈定优先档案数字化的范围。并建立快速反应机制，执行常用档案继续做与急用档案突击做的计划，达到数字化档案利用即时见效的目的。

本级为主策略：地方档案馆保存的本级永久档案是数字化的重点。进入信息时代，馆际间重复的上级档案文件，与其分头进行数字化及开放鉴定，不如发挥中国特色档案管理体制的优势，由上级档案行政管理部门组织，向馆际共建、共享数字化、开放鉴定成果的方向发展，尽量减少档案馆多层的重复劳动。

分步实施策略：馆藏档案数字化不可能一步到位，而且随着时间的推移，档案室进馆范围的档案将陆续移交到档案馆，这些档案采取馆室共建、共赢、共享的数字化策略非常有意义。

剔除无用策略：馆藏现行档案是否进馆往往由立卷人员决定，加之保管期限表比较笼统，馆藏不该归档、不该进馆、重复档案颇多。特别是建国超过50年以后，市以下档案馆长期保管的档案逐年超过保管期的上限。因此，开展档案价值鉴定，剔除无用，以免再造数字化垃圾，避免资源浪费应是长久的策略。

四、技术路线的优化选择

档案鉴定与数字化同步：从利用上讲，解决制约档案信息资源共享的主要瓶颈---档案开放鉴定问题是当务之急；从成本上讲，档案价值鉴定是避免失效档案数字化的最佳方法。只有这样，才能控制档案数字化投入与产出比例失调、数量很大共享很少的问题。

多种档案数据库建设同步：一是首先建立文件级目录数据库。满足一次检索需要，建好文件级目录数据库。目前，绝大多数档案馆，因没实现全部档案的文件级目录机检，查档不快、不准、不全的问题不可避免。所以，把文件级目录数据库建设作为基础性工作，是提高档案查全率、查准率必经之路。二是适时建立专题数据库。随着社会发展，对某一专题档案集中需求时有发生，突击建立专题数据库，满足社会需求是发挥档案作用的最佳时机。三是优选建设全文数据库。满足档案信息资源开发利用需要，优选建设全文数据库。按照国家档案局提出的利用频繁档案首先数字化的要求，遵循“二八”定律（即以20%的努力达到80%的效果），同步开展档案全文数据库建设。

档案数字化与上网利用同步：档案数字化的根本目的是充分发挥其作用。通过计算机网络技术，实现档案数字化与局域网上利用同步，开放档案数字化与互联网上利用同步。

五．重组和再造的优化流程

为发挥计算机网络的优势，重组和再造优化流程的实质，就是对档案数字化整个工作流程进行系统分析，不但要打破原有业务规程，还要改变行政管理分工，进行全方位的变革。档案数字化的任何一个细节都会对整体产生影响，轻者降低效率，重者决定成败。长春市档案馆高度重视每一个细节，再造和优化了上百个流程和内部标准，保证优化技术路线的顺利执行。

六．档案数字化示范案例----长春模式

从2004年开始，长春市档案馆以科研课题为先导，以项目管理为手段，以效益实现为检验标准，组建并成功运行档案数字化工作组织架构、资源配置、数字化加工、上网利用“一站式”流水作业线，探索档案数字化和网上利用服务工程优化模式，终于闯出一条独特的档案数字化之路。

(一)实施三个工程，建立一个团队

长春市档案馆把信息化带动作为首位战略，视为一把手工程、班子工程、全员工程突出抓，并创新管理机制，打破行政分工，在计算机网络环境下，建立了行政领导、指导专家（技术业务总负责）、专业人员、外聘技工20人的长期流程团队，并与现有计算机和扫描设备进行合理搭配。该团队由局（馆）党组直接领导，馆技术部门提供支持，管理部门提供档案，专家提供指导，创立了高效的组织体系，搭建了投入小产出大机制框架。

（二）集中四个环节，坚持流水作业

文件级目录数据录入是档案数字化的基础，档案鉴定是档案信息资源共享的前提，全文数字化是提升档案服务水平的途径，整理是档案文件实体管理主要环节，把上述四个环节集中，是提高工作效率和质量的最佳选择。长春市档案馆四集中流水线上，目录数据录入岗位安排业务和技工7名、档案鉴定岗位安排5人、档案数字化加工4人、档案实体整理4人，在网络环境下实行集中办公和流水作业。

（三）数字化成本降低，数字化速度加快

由于采用高效的组织体系和优化的技术路线，已有20万件档案走下流水线。低成本主要体现在：20万件档案缓销剔出占24.7%，留存档案占75.3%；留存的75.3%档案，全文数字化占25.6%，现用现扫占49.7%，比全部扫描节省费用40%以上。同时，三年时间建成数据库50个，文件级数据库120万条（包括20万件全文）；专题数据库120万条；照片数据库2000张；资料数据库5000条，案卷级目录数据库23万条；现行文件和政府公开信息1万余件（条）。局域网运行档案目录数据260万余条，20万件全文；互联网运行档案目录数据120万条,8万件全文。完成这样规模的数据库建设，全部人工费只有58.4万元（包括流程团队档案干部的工资），经济成本很低，时间成本很少。

高效率主要体现在：价值鉴定、开放鉴定、数字化筛选、原件扫描、实体整理同步完成，比各项分步做效率高数倍，同时有现用现扫的方法配套，投入少量设备，相当于将20万件（200万页）档案全部扫描的效果。

（四）利用方式变革，社会效益显著

为充分发挥网络优势，长春市档案馆采取了直接与间接相结合的方法提供利用。

1、直接提供利用：对数字化档案全文，在局域网内，接待人员利用网络检索后直接打印，为用户提供数字化档案打印件。在互联网上提供数字化档案全文下载、打印服务。并通过CA认证、电子签名等安全技术，对特定的用户直接提供加盖电子签章的数字化档案打印件，已有案例。

2．间接提供利用：对目录数字化档案，在局域网内，接待人员机检到档案后通知档案库管人员，档案库管人员调出原件全文扫描后，通过网络打印机直接传输打印件，由接待人员提供给用户。

目前，长春市档案馆基本实现了三个替代：网络检索替代手工目录检索，查看数字化档案替代查看纸质档案，网络打印替代手工复印。

高效益体现在：档案全文数字化占馆藏档案的10%，提供数字化档案占利用率的70%。为上万人提供了档案证明，公众成为档案数字化的最大受益者。档案数字化成果得到社会公众，上级档案和信息化部门，当地党委、政府，国内外同行的普遍赞誉，数以百计的留言、锦旗、感谢信、奖励证书、媒体报道就是最好的证明