档案数字化工作纪律及管理办法

第一篇：档案数字化工作纪律及管理办法

数字化事业部工作纪律及考核办法

一、目的：

（一）为了更好的规范数字化事业团队，加强员工的自我管理，提高工作绩效,发掘员工潜能，实现员工与上级更好的沟通，创建一个具有发展潜力和创造力的优秀团队。

（二）使数字化事业部的人员晋升、岗位调动、奖惩、培训等体系更加规范并且“有法可依”。

二、工作纪律与规范

（三）各项目组的员工上下班应严格按照项目组规定的作息时间，不迟到，不早退，不旷工；

（四）上班时间严禁打闹、嬉戏，吵架、打架，无理取闹，严禁玩手机，网上聊天，串岗闲谈；

（五）各岗位员工应服从组织的分配和工作安排，必须坚守岗位，履行岗位职责，保质保量完成工作任务；不得以各种理由擅自调岗，调岗须经项目负责人统一安排；

（六）严禁恶意顶撞上司，辱骂、殴打同事；

（七）各岗位员工必须按时参加公司和部门安排的学习、会议和集体活动，不能按时参加的，应经部门负责人或活动组织者的批准。

（八）严禁散布负面信息，在团队内拉板结派，在团队内恶意制造影响团队协作、发展的不和谐行为。

（九）严禁涉及黄、赌、毒；严禁参加邪教组织；

（十）必须严格尊重公司及本部门规定的各种规章制度。

三、管理办法

（一）考勤管理办法与要求

1、考勤由各项目指定一名兼职考勤人员管理、记录，项目组负责人负责监督和实施。

2、考勤人员必须认真负责，不徇私情，实事求是，按日考勤。每日将考勤情况上报到数字化事业部行政处，于次月3号前将月考勤汇总表（详见数字化事业部周报表）和考勤签到表（扫描件或原件都可）发送到数字化事业部行政处。考勤人员应认真填写数字化事业部考勤表。

3、考勤人员对婚、丧、产、病、事、差、迟到、早退、旷工等均应按规定严格记录。各类假条于次月一周内上交到数字化事业部行政处，以备必须附在考勤表后，以备核查.4、请、销假制度

（1）教职工因病、因事等各种原因需要离开工作岗位，须履行请销假手续，否则按旷工处理。请销假原则上须以书面形式提出，按管理权限审批。急病或其它紧急情况需要缺勤的员工，应先行电话告知上级领导，事后补办请假手续。（2）请销假程序

填写《请假条》——项目组意见——领导审批——提交请假条于考勤记录人员处——准假后休假——需续假的办理续假手续——按时返工并销假。（3）审批权限

a．项目负责人请假，由公司分管副总审批。b．项目经理助理请假，须经公司分管副总及项目负责人审批。

c．项目组长及生活委员请假，1天以内由项目负责人审批，1-3天以内须经数字化事业部行政审批，3天以上须经公司分管副总审批，d．职工请假，1-3天以内由部门负责人审批；3-6天以上由数字化事业部行政审批，行政助理须上报公司分管副总；6天及以上，须经公司分管副总审批； e.所有请假情况，都需在审批之后马上通报数字化事业部行政，基层员工请假情况由考勤记录人员通报，项目组管理层请假须自行通报。

（二）其他工作纪律管理办法 1.管理职责：设有组长的项目组，由组长负责本组员工工作纪律的维持、监督工作，组长应随时记录本组内部员工的工作纪律情况，项目负责人对本项目组内所有员工的工作负责；未设置项目组长的项目组，由项目负责人或项目助理负责项目组员工工作纪律的维持、监督工作，负责人或助理应随时记录本组内部员工的工作纪律情况，并负责（记录表格见《数字化事业部工作纪律情况表》，表格每周发一次，数字化事业部行政应认真核实）。

2.如有违纪情况，项目负责人须及时向数字化事业部行政汇报违纪情况。

四、违纪处理办法

实行层层管理、分级负责制；发现有违反工作纪律者，项目负责人不清楚、不知道、不制止的将追究领导责任。

（一）考勤违规处理 1.迟到、早退处理办法

a． 迟到/早退5到10分钟，按10元/次的标准扣罚当月绩效工资；

b． 迟到/早退10分到30分钟，按20元/次的标准扣罚当月绩效工资；

c． 迟到/早退30分钟以上者，做旷工半天处理； d． 当月迟到/早退5次以上者，做辞退处理。2.旷工处理办法

（1）有以下情结之一者视为旷工：不请假、超假或请假未经批准缺勤者；不服从组织安排，不到岗者；请假期满因故需续假二未办理续假手续者；学习培训、会议、各种活动集会无故不到者；迟到/早退30分钟以上者，视为旷工半天。

（2）处理办法

a.当月累计旷工半天，扣罚当月绩效工资50元 b．当月累计旷工1天以内，扣罚当月绩效工资100元； c．当月累计旷工2天以内扣罚，扣罚当月绩效工资200元；

d．当月累计旷工2天以上，则做辞退处理。

（二）其他违纪处理

1.上班时间玩手机，网上聊天，串岗闲谈，扣罚当月绩效工资50元/次；

2.上班时间吵架、打架，无理取闹，扣罚当月绩效工资100元/次。

3.不服从组织安排，不履行岗位职责，擅自调岗，未保质保量完成领导交办的任务者，扣罚绩效工资50元/次；其中故意不记录项目组不达标产量者，扣罚当月绩效工资200元/次 4.无故当众顶撞上司，辱骂、殴打同事，扣罚当月绩效工资200元，情节严重者做辞退处理；殴打同事情结严重者，交由司法机关处理；

5.恶意散布负面信息，在团队内拉板结派，恶意制造影响团队协作、发展的不和谐行为，均做辞退处理，情结严重者交由司法机关处理；

6.涉及黄、赌、毒和邪教组织者，辞退并交由司法机关处理。

7.违规其中一项工作纪律者，则取消其当月所有奖金； 8.各项目组负责人及各级领导应高度重视工作纪律管理工作，认真及时查处本项目组员工中违反工作纪律的现场。因失察、拖延、推诿使项目组违反工作纪律的问题得不到及时纠正和处理，并造成不良影响及后果的，将追究部门负责人的领导职责。对本项目组员工进行打击、报复，或对违反工作纪律应该进行查处的员工予以包庇、纵容的，将给予严肃处理。9.员工对处罚不服者，可以申请复议；对复议有异议的，可按法定程序解决争议。

第二篇：云南省档案数字化工作安全保密管理办法

云南省档案数字化工作安全保密管理办法

第一章

总则

第一条

为保障档案数字化工作顺利进行，确保档案及其数字化成果和相关国家秘密的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规以及相关规范、标准，制定本办法。

第二条

本办法所称档案数字化工作是指采用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备，对各类介质载体的档案内容进行数字信息转化，使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本的加工处理过程。

第三条

本省行政区域内各级机关、社会团体、国有企业事业单位、其他涉及国家秘密载体单位(以下简称“档案数字化组织实施单位”)及相关档案数字化服务机构(以下简称“档案服务机构”)或工作人员，在档案数字化工作中应当遵守本办法。

第四条 县级以上档案、保密行政管理部门分别负责对本行政区域内档案数字化工作和相关保密工作进行监督、指导，并组织开展档案数字化安全管理、保密培训。

第二章

组织实施

第五条

档案数字化组织实施单位和档案服务机构应建立健全规章制度，明确管理机构和人员，确保档案实体、信息及档案数字化成果的安全，严防泄密事件发生。

第六条

档案数字化组织实施单位委托本单位之外的档案服务机构承担档案数字化的，应选择具有云南省档案数字化服务机构备案证书的档案服务机构。符合以下条件的档案数字化服务机构可以申请备案：

(一)在中华人民共和国境内登记注册的企业或事业法人，且无境外(含港澳台)组织、机构、人员投资；具备工商管理部门核发的有效营业执照，其业务范围中具有数字化加工或者档案扫描项目；

(二)参与档案数字化工作的工作人员为中华人民共和国境内公民，无犯罪记录，与所在档案服务机构签订劳动合同，并通过县级以上档案、保密行政管理部门组织的培训；

(三)具备与档案数字化工作相适应的信息设备和技术；安全保密管理制度健全，有完善的档案数字化加工组织管理方案、档案和信息安全保密风险防范预案；设有专人负责安全保密工作；

(四)三年来未发生档案安全事故、泄密事件，无非法获取或非法持有档案及档案复制件、国家秘密载体等行为；

(五)取得国家秘密载体印制资质(档案数字化类)。

符合上述条件的档案服务机构，可向省档案行政管理部门提出申请，省档案、保密行政管理部门按照各自职能，对申请机构进行审查核实，通过后，共同列入云南省档案数字化服务机构名录，并颁发云南省档案数字化服务机构备案证书，在一定范围内公布。通过备案的档案服务机构每两年进行一次复查，未经过备案的不得承担本办法规定范围内单位档案数字化工作。

第七条

档案数字化组织实施单位应与档案服务机构签订安全保密协议，并于协议签订后十日内报同级档案、保密行政管理部门备案。

第八条

档案数字化组织实施单位和档案服务机构，应针对具体档案数字化项目制定安全保密工作实施方案，相关安全保密管理人员要落实岗位责任制。

第九条

档案服务机构应将工作人员个人的基本信息、安全保密承诺书及档案、保密岗位培训合格证书复印件及时汇总报送委托单位审查备案。

第十条

档案数字化组织实施单位自行聘用临时人员开展档案数字化的，所聘用人员应参照本规定第六条第(二)、(四)款、第九条进行管理。

第十一条

绝密级档案及其他必须严格控制知悉、使用范围的档案，应由档案数字化 1 组织实施单位工作人员使用本单位专门设备实施数字化。

第三章

场所管理

第十二条

档案数字化工作应在专门档案数字化工作场所(以下简称“场所”)内进行，场所应符合以下要求：

(一)设置在符合安全保密要求的档案数字化组织实施单位或本地综合档案馆建筑内且相对独立的区域；

(二)配备防盗、视频监控设施设备；符合防尘、防火、防有害生物等安全管理要求，供电稳定；

(三)配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具；在档案数字化加工区外设置存放工作人员私人物品的专用储物箱柜；

(四)场所内不得设有能连接国际互联网的信息接口。

第十三条

档案数字化工作应实施全程摄像录像监控，监控视频数据应由组织实施档案数字化单位保存3年以上。

第十四条

应建立档案数字化工作场所管理制度，核查出入人员身份，严禁无关人员进入场所。

第十五条进入场所的工作人员严禁携带手机、照相机、摄像机等具备照相摄像功能的设备和各类移动存储介质等信息设备及与工作无关的物品；未经安全保密管理人员许可，严禁将场所内的任何物品带离场所。

第十六条

档案数字化工作人员不得在数字化场所内从事与数字化工作无关的活动，严禁在场所内进食、吸烟、饮水。

第四章

数字化流程和成果管理

第十七条

组织实施档案数字化单位和档案服务机构应明确责任，规范管理档案。(一)档案出入库必须仔细清点，完备登记和办理交接手续；

(二)按卷(批)建立档案数字化处理单，在数字化加工流程中与档案实体同步流转，每个档案交接环节均清点签字；

(三)发现档案原件错、缺、污、损等情况的，要及时与档案数字化组织实施单位管理人员共同审核，并登记、签字确认；

(四)档案应由专人负责在专用档案装具中保管，严禁随地堆放，使用完毕及时归还入库；(五)档案服务机构和工作人员严禁留存、复制、摘抄档案。

第十八条

档案数字化工作人员应遵守档案数字化操作规范，防止损毁档案。

第十九条

档案数字化组织实施单位和档案服务机构应有专人负责档案数字化数据(以下简称“档案数据”)管理，采取可靠措施安全保管，交接应办理手续；严禁私自复制、留存、转让、转借或出售档案数据，不得泄露档案信息。档案数据移交前应进行验收检查，确保与档案原件一致，符合质量要求，无病毒和木马，可读、有效；移交后应及时登记入库，不得私自保管。

第二十条

档案数字化组织实施单位应科学管理档案数据，并采用异质、异地备份等方式，确保档案数据完整、安全和长期可用。

第二十一条

档案数据提供利用前，应按有关规定进行鉴定，划分使用控制范围。第二十二条

档案数字化组织实施单位应制定档案数据利用管理制度，规范利用流程，采取防护措施，确保利用过程安全可控。

第五章

系统与设备管理

第二十三条

组织实施档案数字化单位应对用于档案数字化的信息设备及存储介质进行检查登记，并按相关保密标准和安全规范进行管理。

第二十四条

用于档案数字化的信息设备及信息系统必须与其他网络物理隔离；禁止 2 安装使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等具有无线互联功能的硬件模块和外围设备；不得使用笔记本电脑、平板电脑等便携信息设备。

第二十五条

组织实施档案数字化单位应采取措施，对档案数字化设备的输入、输出接口进行封闭处理。需开启使用时，应经过批准和登记并由组织实施档案数字化单位安全保密管理人员全程监督。

第二十六条

用于档案数字化的设备和存储介质严禁与其他用途设备和存储介质交叉使用；非专用设备和存储介质严禁带入场所；设备和存储介质移出场所前，应进行安全保密技术处理，并经组织实施档案数字化单位审批同意后方可移出。

第二十七条

用于档案数字化的设备和存储介质不得擅自外送维修，维修应有专门人员现场监督。无法确保数据可靠清除的设备和存储介质，如打印机、硬盘、移动硬盘、U盘等，严禁外送维修。

第二十八条

用于档案数字化的设备和存储介质，未进行符合国家保密标准的信息和数据清除，不得改做其他用途。报废的应按保密规定进行处理。

第二十九条

移动存储介质和刻录机等数据拷贝设备应由档案数字化组织实施单位指定专人保管，每次使用应经批准和登记，并在保管人员的监督下使用，用后立即归还。

第三十条

档案服务机构在结束工作任务后，应将自带的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备移交档案数字化组织实施单位保管或销毁，严禁擅自带走。

第六章

监督与检查

第三十一条

各级档案、保密行政管理部门在各自职责范围内，联合或者单独对本行政区域内档案数字化组织实施单位、档案服务机构及有关工作人员执行本办法的情况和安全保密情况进行监督、检查，并逐级适时报送相关情况。

第三十二条

档案数字化组织实施单位违反本办法，情节严重或逾期不整改的，由档案、保密行政管理部门依照有关法律法规予以查处，并追究领导责任。

第三十三条

档案服务机构违反本办法，情节严重或逾期不整改的，由档案、保密行政管理部门依照有关法律法规予以查处，并提请工商行政管理部门予以处罚，直至吊销其工商营业执照。对发生下列行为之一的档案服务机构，应撤销其云南省档案数字化服务机构备案证书：

(一)不接受档案、保密行政管理部门监督以及被要求限期整改，逾期不改的；(二)发生严重档案安全事故的；(三)发生泄密事件的；

(四)两年内没有承接档案数字化工作的；(五)未按期限进行复查或未通过复查的。

第三十四条

违反本办法造成档案丢失、损毁、非法持有档案和档案复制件及泄密的，依法追究法律责任。

第七章

附则

第三十五条

本办法由云南省档案局、云南省国家保密局共同负责解释。第三十六条

本办法自公布之日起施行。

第三篇：重庆市档案数字化工程项目验收管理办法

重庆市档案数字化工程项目验收管理办法

总则

1.1 为了规范档案数字化工程项目验收的管理，确保档案安全和项目建设质量达到有关要求和标准，并正常投入运行，根据《重庆市信息化工程建设项目管理暂行办法》（渝办发[2003]1号）及《重庆市信息化工程项目验收实施细则》（渝信局[2005]159号）文件要求，制定本办法。

1.2本市行政区域内档案数字化工程的验收，适用于本办法。2

对象、依据及前提条件

2.1 市档案局根据相关规定接受业主单位委托组织市级单位及区县档案局（馆）档案数字化工程项目的验收；区县档案局（馆）根据相关规定接受业主单位委托组织本级行政区域内档案数字化工程项目的验收。

2.2依据档案数字化工程项目合同书、合同附件、有关技术说明文件及规范的验收资料，按照国家和我市的相关法律、法规、国家标准、行业标准、地方标准进行验收。2.3 项目验收的前提条件

2.3.1 项目按照合同要求全部完成，并满足使用要求； 2.3.2 各个分项工程全部预验收合格；

2.3.3 已通过市档案局指定软件综合应用测试； 2.3.4 各种验收资料完备，符合合同内容； 2.3.5 经过相关主管部门和项目业主同意； 2.3.6 合同或合同附件规定的其他验收条件。3

验收内容

3.1数据验收：以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量；一个全宗的档案，抽检的比率不得低于5%。

3.2验收指标：目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”；一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收“通过”。合格率=合格的文件数／被抽检文件总数×100%。4

验收程序 4.1验收程序 4.1.1 预验收

4.1.1.1 项目竣工后经测试和试运行合格，施工单位根据合同、招标书、计划任务书，检查、总结项目完成情况后向项目业主提出预验收申请。

4.1.1.2 项目业主和施工单位组成初验小组，对工程各项工作进行全面检查。

4.1.1.3 施工单位提供材料：预验申请书、完工报告、项目总结报告。

4.1.2验收 4.1.2.1 申请：预验收合格后，项目业主根据合同、招标书、任务书，检查、总结项目组织实施和完成情况后向市档案局或区县档案局提出验收申请，并提交规范的验收方案（验收材料）。4.1.2.2 经过审核，材料齐全则由市档案局或区县档案局会同相关部门组织验收。

4.1.2.3 验收组成员由市档案局或区县档案局和相关部门以及项目业主的管理人员、专业技术人员共同组成。验收时按照相关验收内容及标准进行，验收后提交验收报告。

4.1.2.4 验收形式：采用会议与现场测试相结合的形式。4.1.2.5 验收步骤

4.1.2.5.1 业主单位作项目工作、试用情况及预验收报告； 4.1.2.5.2 施工单位作关于项目施工、技术、自检（预验）情况及竣工情况的报告；

4.1.2.5.3 验收组进行现场检查和测试；

4.1.2.5.4 验收组对工程进行全面评价并给出验收意见； 4.1.2.5.5 验收组组长宣读验收意见。

4.1.2.6 验收签字：经过验收形成验收报告，验收组成员签字，并提交市档案局或区县档案局以及相关部门和项目业主存档。

验收结论

5.1 验收结论分为：验收合格、需要复议和验收不合格三种。符合档案数字化工程建设标准规范、系统运行安全可靠、任务按期保质完成、经费使用合理的，视为验收合格；由于提供材料不详，或目标任务完成不足80%，而又难以确定其原因等导致验收结论争议较大的，视为需要复议。

5.2 项目凡具有下列情况之一的，按验收不合格处理： 5.2.1 未按项目考核指标或合同要求达到所预定的主要技术指标的；

5.2.2所提供的验收材料不齐全或不真实的；

5.2.3 项目的内容、目标或技术路线等已进行了较大调整，而未得到相关单位认可的；

5.2.4 实施过程中出现重大问题，尚未解决和作出说明，或项目实施过程及结果等存在纠纷尚未解决的；

5.2.5 没有对系统或数据及相关设备进行试运行，或者试运行不合格；

5.2.6 项目经费使用情况审计发现问题的；

5.2.7 违反法律、法规及相关标准规范的其他行为。6

验收结论确认和处理

6.1

由市档案局或区县档案局会同相关部门根据验收意见和相关资料得出结论，并进行确认。6.2

项目验收结论的处理

6.2.1 验收结论为验收合格的，项目业主将全部验收材料统一装订成册并连同相应的电子文档（PDF格式），分别报市档案局或区县档案局以及相关部门备案。6.2.2 验收结论为需要复议的，业主和施工单位在一个月内补充有关材料或者进行相关说明。

6.2.3 验收结论为验收不合格的，业主和施工单位限期整改，整改后试运行合格的，项目业主重新申请验收。

6.2.4

未通过验收的档案数字化工程，不得交付使用。6.3

项目交接：项目竣工验收合格后，应办理项目交接手续。项目的移交包括项目实体移交和项目文件移交部分。

附则

7.1

本办法由重庆市档案局负责解释。7.2 本办法自公布之日起实施。

第四篇：学校工作纪律及考勤管理办法

××学校工作纪律及考勤管理办法

为进一步规范学校管理，严肃工作纪律，严格落实岗位责任制，保证学校的正常教学秩序，提高教育教学质量，根据上级文件精神，结合我校实际特制定此办法：

一、工作纪律：

1、遵纪守法、遵守上级及学校的各项规章制度；

2、按时到岗，认真履行岗位职责 ；

3、创建“人要精神，物要整洁”的工作学习环境，保持办公室、办公桌干净整洁，物品摆放有序；

4、对本人使用的计算机及时进行日常保养、维护和清洁、定期和不定期的查毒、杀毒；

5、工作日午间不饮酒，工作时间不串岗聊天，不在电脑和手机上看电视剧、玩游戏、炒股、浏览与工作无关的网页；未经允许不随意翻阅他人工作资料和查阅、删改他人电脑或磁盘中的信息；工作时间会客不能影响正常工作；

6、工作时间不干私活，例如：织毛活、绣十字绣、洗车、洗头等 ；

7、用过的物品及时放回原处。自己的私人物品要放在自己的柜子里，不在校园内、走廊、窗台等处挂放或晾晒自己的衣物、鞋袜等私人物品 ；

8、不在校内吸烟、大声喧哗、随地吐痰、跨越绿篱、乱泼污水等 ；

9、“独处守心，群处守口”，不在工作场所及公共场合发布不当言论。在办公室内谈话和接听电话时，请保持音量适度，以免影响他人；

10、离开会议室和报告厅等公共场所时，请自觉将桌椅摆放整齐，地面打扫干净，保持卫生整洁；

11、中午就餐，住校班班主任、门卫及无课的和谐值班领导和老师可提前10分钟到餐厅打饭，其他同志放学铃响后打饭就餐；

12、中午和谐值班及周六、周日、节假日值班的老师（包括夜班）要按时到岗交接班，在传达室坚守岗位，认真负责，出现问题及时告知带班领导，做好值班记录；

13、晚辅导的教师第四节铃声落之前进班辅导，负责管理好学生的就餐及晚辅导期间的学习、纪律、安全等；

14、自觉维护教师的形象和学校荣誉，不在公共场所或者公共平台媒体上转发虚假信息和发表有损教育形象、教师形象、学校形象的影响团结的言论和媒体信息；

二、考勤纪律

1、早辅导老师每天7:40前签到并进班辅导，其他老师8:00前签到。如有事需要晚来，1小时内的，通过电话、信息报校办公室，本人到校后去办公室签到；1小时以上的，到校后去校办公室签到，并补办请假手续，下午放学全体教师参加点名后离校；

2、上班期间因工作或因私事需要外出，开具出门证在传达室做好登记；

3、因事、因病需履行请假手续

（1）时间允许的情况下，由本人亲自到校办公室填写请假条；（2）情况紧急，时间不允许的情况下，请委托他人到校办公室填写请假条；

（3）请假期间的课堂教学自行调整安排。

4、符合国家政策要二孩儿的教师，女教师产假188天，男教师陪产假1个月。学校给予一定时间的早辅导和晚自习照顾，女教师照顾到孩子一周岁，男教师照顾到孩子3个月。

第五篇：档案工作管理办法

档案工作管理办法

信息来源： 时间：2012-10-10 档案是医院各项重要职能活动的真实记录，是医院发展和建设的历史见证，是今后工作的重要依据和信息资源，也是国家的宝贵财富。

为了搞好我院的档案工作，完整地保存和科学地管理档案，更好地为我院医疗、科研、教育等服务，根据我院当前的实际情况和《中华人民共和国档案法》等有关条例，特制定本办法。第一章

总则

第一条

为了贯彻执行党和国家有关档案工作的精神及《档案法》的有关规定，切实加强我院档案工作的管理，提高院档案工作的总体水平，更好地为医疗、科研、教学等工作服务，特制定本办法。

第二条

档案工作是全院各项工作的重要组成部分，档案室应健全各类档案的管理制度。医院档案工作明确由一名分管院长领导，医院办公室负责抓具体工作，把档案工作纳入本单位的工作计划和管理中，并把档案工作作为有关人员考核职责范围。

第三条

本办法所指的档案是指院各部门和个人在工作和活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图表、图纸、声像、照片及其他各种方式和载体的文件材料。第二章

档案的管理

第四条

我院档案分文书档案、科研档案、财会档案、基建档案和仪器设备档案、特种载体档案，各种档案实行集中统一管理。院档案室负责主管全院的档案工作及档案的接收、保管和利用，并对全院各部门的档案实行监督和指导。各部门必须有专人负责兼管各种档案材料的收集、整理、归档工作。

第五条

教职工在调离工作前，应将本人借阅的档案和在工作中形成的档案材料进行移交，否则不予办理调离手续。

第六条

每年对各类档案归档情况进行检查、总结，及时公布有关情况，及时表彰先进，促进全院档案工作的规范化。第三章 档案的归档

第七条

各科室兼职档案员，平时要严格按文书处理制度做好本部门文件材料的收集工作，根据文件类目分别组卷。

第八条

全院收发文，由院办兼职档案员负责分类、组卷、归档。第九条

两个以上科室共同开展工作时，形成的文件材料统一由主办科室立卷归档。非主办科室应将有关该项工作形成的全部文件材料，移交主办科室统一立卷归档，必要时可复制副本备查。

第十条

临时科室或己撤消的科室所形成的文件材料应于机构撤消前，做好本科室文件材料的整理工作，及时移交院档案室保存，任何人不得带入其他单位或科室。

第十一条 立卷应以——问题(或组织机构)整理归卷，并结合文件材料保存价值，把具有相同特征、相同保管期限、联系密切的文件材料组合在一起。

第十二条 各科室归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、计划和总结、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。第十三条 同一人物、同一事件、同一项工作、同一个会议、同一项活动等形成的文件材料组合在一起；上级机关颁发的指导性、依据性文件与本院贯彻、执行该文件所形成的文件材料组合在一起；同一事件涉及到上级、下级、院外有关承办单位的来往文件材料应集合组合在一起。

第十四条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但按教学形成的文件，放在当年年末立卷；跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的请示，放在请示年立卷；跨规划、计划，放在针对的第一年立卷；跨的总结、报告，放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件，放在会议开幕年立卷；跨的非诉讼案件材料，放在结案年立卷。第十五条 专题性、成套性文件材料(如科研、基建、设备档案文件材料)，按项目、阶段、部件结构等分别组卷。

第十六条 卷内文件排列，技文件之间的内在联系及时间的先后次序进行排列。上级指导性文件在前，本院贯彻执行的文件材料在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；计划在前，总结在后；非诉讼性案件结论、决定，判决性材料在前，依据性材料等在后；文字材料在前，图样在后。

第十七条 组成的案卷应避免过厚或过薄，一般不超过200页。当同一问题的文件材料过多时，可分成若干卷；当问题单一，文件材料过少，且不便归类时可组成薄卷。

第十八条 卷内文件材料要按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面左下角填写页号；不装订的案卷，应在案卷内每份文件材料的右下角加盖档号章，并逐件编件号；图表、图样材料应在材料背面左下角编页号

第十九条 填写文件卷内目录必须按规定格式逐一填写，文件题名不得随意更改和简化；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚后填入有关项目；会议纪要应拟写每次会议时间和概要；没有题名的文件要自拟题名，用“[]”标识。卷内文件目录放在案卷首页。第二十条 卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。必须填写立卷人，检查人的姓名和时间，检查人应是立卷部门负责人。

第二十一条 拟写案卷题名应简明确切，体式一致，一般由负责者、事由、文种构成，文字不得超过五十个汉字。

第二十二条 卷内文件目录、案卷目录一律用钢笔、碳素墨水或毛笔填写，字迹工整，有条件的部门可用计算机打印。

第二十三条 拆除文件材料上的金属物，对破损的文件材料要进行托裱，字迹模糊或不符合用笔规定的文件材料要重抄并与原件放在一起主卷。案卷采用三孔一线的方法用棉线装订。第四章

归档时间和手续

第二十四条 党政群、医疗及其它管理性文件材料在次年3月底前归档。第二十五条 教学档案按学年在每年的年末前归档。

第二十六条 科研、基建、设备档案在通过鉴定竣工验收、开箱验收后两个月归档。第二十七条 会计档案由财务科保管2年后，于次年的10月底归档。

第二十八条 党群、行政、医疗、教学及其它管理性文件材料归档时，各科室兼职档案员应认真填写“文件材料移交清单”，一A式二份，写明文号、文件标题、页数、移交时间，交接双方签名，各执一份。

第二十九条 科研、基建、设备、会计档案归档时，应由科室兼职档案员填写“档案移交清册”一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷总数量、移交时间，交接双方签名，各执一份。

第五章 档案的保管和利用

第三十条

档案接收后，要及时根据各类档案的特点进行分类、编号，以便保管和利用，并做好各种检索工具和编研工作，以便快速、准确地利用。

第三十一条 档案的借阅应严格按照有关规定办理。借阅一定要办理借阅登记手续；外单位人员持单位介绍信并经本院主管领导同意才能借阅，但不能出借。

第三十二条 档案的保管要有专用库房和配备必要的设备，保证库房温湿度，备有防盗、防火、防潮、防尘、防光、防虫等六防措施，定期检查，确保档案的安全。

第三十三条 档案室内配备计算机、打印机、去湿机、温湿度计等必备设备，用于档案管理。第三十四条 档案的销毁必须经院鉴定小组鉴定后编制清册，并经有关领导批准，指定专人监销。第六章

档案人员的职责

第三十五条 档案工作人员应忠于职守、遵守纪律、严守机密，确但档案的安全，不得随意谈论涉及档案的内容，不准将档案带到公共场所，不得随意销毁档案。

第三十六条 档案人员必须努力学习专业知识，全心全意地地为全院职工热心服务。

第七章

奖励与处罚

第三十七条 有下列事迹之一，应给予奖励：

（一）档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

第三十八条 对破坏、丢失、涂改或者擅自销毁档案和在职务活动中形成归档的材料，拒不归档，占为已有，院领导应根据情节轻重，责令赔偿损失或给予行政处分。第八章 附则

第三十九条 本细则由综合档案室负责解释。