档案数字化加工工作流程

第一篇： 档案数字化加工工作流程

数字化加工工作流程

1.1.1.项目策划

在档案数字化加工项目中，项目策划阶段主要完成四个方面的工作：召开项目启动会、试扫前的准备工作、试扫工作和数字化加工前的准备工作。

1.1.1.1.召开项目启动会

在档案数字化加工项目中，在项目正式开始实施前，需要召开由用户方领导、用户方项目负责人、用户方其他相关人员、我公司领导、我公司项目经理、我公司数字化流程各个环节负责人参加的启动会，在启动会上要明确项目的目标、范围、组织机构、注意事项等内容，并形成《项目启动会议纪要》。

1.1.1.2.试扫前的准备工作

在档案数字化加工项目中，在进行项目试扫工作前，项目经理负责组织完成以下准备工作：

加工场地环境的准备：包括监控设备、项目横幅、项目看板、试扫人员桌椅、饮水机、电话、试扫人员岗位流程牌、管理制度等；

试扫网络环境的搭建：布线搭建数字化试扫加工现场的局域网，保证各台参与试扫的计算机都能相互访问和访问服务器；

“档案数字化管理系统”的安装、调试和初始化：项目经理（或指定人员）负责将“数字化管理系统”安装到局域网（包括服务器端和各个试扫客户端的安装），并进行调试，保证每个试扫客户端都能访问数据库服务器，根据项目的实际情况（参照《档案数字化项目用户需求调研报告》）进行“数字化管理系统”的初始化工作，包括建立档案库、系统配置、流程设置、试扫人员管理等工作；

档案准备：打印输出标准格式的考勤表、值日表、外来人员登记表、提卷单、还卷单等。

1.1.1.3.试扫工作

在档案数字化加工项目中，依据合同中的《档案数字化项目用户需求调研报告》，项目经理和试扫人员（由数字化加工各环节负责人组成）抽取各年度档案资料进行为期5个工作日的扫描测试，形成《扫描测试报告》，并由项目管理组对《扫描测试报告》进行评审并签字确认，依据《扫描测试报告》和用户对项目实施周期的要求，我公司数字化项目评估小组与数字化制作部经理对项目成本、所需设备、人员等进行评估，形成《项目规模评估报告》并签字确认，如果需求存在变化，则形成新的《档案数字化项目用户需求调研报告》，并提交项目管理组进行评审并签字确认，依据《项目规模评估报告》，我公司数字化制作部经理负责提供相应的设备和工作人员，项目经理负责制定《人员计划》、《设备计划》、《场地计划》、《进度计划》，质量保证组负责制定《质量保证计划》，并提交给项目管理组进行审批，如果存在问题，则需要项目经理进行修改并再次提交项目管理组评审，直至评审通过。

1.1.2.提卷出库

在档案数字化加工项目中，根据项目日产量，由提卷出库人员负责与档案管理人员一起从库房提取本次（可以为一个工作日或者多个工作日）需要加工的档案实体，对提卷出库的档案实体进行逐卷清点，保证案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，在每次提卷的过程中：1、档案管理人员负责对出库的档案实体进行出库登记（包括出库日期、全宗号、年度、起止卷号、所调卷数等信息），并由档案管理人员和提卷出库人员共同签字确认；2、提卷出库人员负责填写《提卷单》相关信息，包括调卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所调卷数等信息，对于调卷时所缺的卷，在《提卷单》上要明确进行说明，对短缺以及其他特殊情况的处理要进行详细记载，最后需要由提卷出库人员和档案管理人员一起进行签字确认；3、档案管理人员陪同、跟踪、监督提卷出库人员将档案实体从用户库房运送到加工现场的全过程；4、项目经理对进入加工现场的档案实体进行入场登记（包括入场日期、全宗号、年度、起止卷号、入场卷数等信息），并由项目经理和提卷出库人员共同签字确认；5、项目经理在调卷记录中签字确认。项目经理接收案卷后，提卷出库人员可以利用“数字化管理系统”中的“提卷出库”功能，将提卷相关信息录入到系统中。如下图所示：1.1.3.档案查卷

在档案数字化加工项目中，档案查卷人员对所提案卷进行逐卷的检查核对，核对案卷中是否有卷内目录、备考表，并将检查结果记载到《流程单》，对拟扫描档案逐份进行鉴定，区分扫描件与非扫描件。档案严重破损、污染和字迹褪变等情况在《流程单》相应栏中标注清楚“此件不扫”、“此页不扫”、“原件破损”、“原件模糊”、“原件残缺”等情况说明。最后，查卷人员将形成《流程单》加入到案卷首页，保证案卷与《流程单》的一一对应，查卷人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写查卷相关信息（如查卷人、查卷时间、发现问题等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“档案查卷”功能，将查卷相关信息记载到系统中。

1.1.4.编写页号

在档案数字化项目加工中，编写页号人员负责对每卷进行页号的编写（以案卷大流水为原则，即每卷一个流水号），在编写页号的过程中，编写页号人员要将文件中遇到原件有破损、水迹、墨迹、字迹扩散、复印件、传真件、破损、虫、霉、火烧痕迹……（包括破损处被修复过的痕迹）的情况详细的记载在《流程单》中，编写页号人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写编写页号相关信息（如编写人、编写时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“编写页号”功能，将编写页号相关信息记载到系统中。

1.1.5.拆除装订物

在档案数字化加工项目中，装订物拆除人员负责对每卷进行检查，如果发现装订物，如原金属装订物（如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），需要采用夹子、剪刀等相应拆除工具，将装订物进行拆除，但必须小心细致，不得损坏档案（档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距挂边扫描），当完成一卷的装订物拆除工作后，装订物拆除人员需要在《流程单》上填写装订物拆除相关信息（如拆除人、拆除时间、拆除内容等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“装订物拆除”功能，将装订物拆除相关信息记载到系统中。

1.1.6.数据录入

在档案数字化加工项目中，数据录入人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》中著录项要求，利用“数字化管理系统”中的“数据录入”功能，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件进行档案目录信息的录入。数据录入人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写数据录入相关信息（如数据录入人、数据录入时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“数据录入”功能，将数据录入相关信息记载到系统中。

1.1.7.数据质检

在档案数字化加工项目中，数据质检人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》中著录项要求，利用“数字化管理系统”中的“数据质检”功能，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件对已经录入的档案目录信息进行校对，如果发现错误就地进行修改，系统自动记载数据错误信息和改错过程信息。数据质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写数据录入相关信息（如数据质检人、数据质检时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“数据质检”功能，将数据质检相关信息记载到系统中。

1.1.8.纸面处理

在档案数字化加工项目中，纸面处理是整个数字化加工工序中最难、最重要的一个环节，纸面处理的好坏，直接关系到整个数字化加工项目的质量。纸面处理工作包括：

折角、皱折问题：可以采用厚书或其他较重的物体压平、烫平办法、蒸汽熏蒸等方法进行处理；

霉变问题：首先可以采用清洗技术，对于清洗不掉的霉变纸张，可以采用先进行蒸汽熏蒸，然后采用擦洗技术，将纸张上的霉变物质进行清除；

传真件或电报件所使用的热敏纸问题：进行加深复印（扫描时只需扫描复印件即可）；

原件破损缺字问题：先进行纸张修裱（扫描时需要对修裱后的纸张进行扫描），同时在对应目录信息“备考”字段中进行注释。

在进行纸面处理的过程中，要以不损坏档案实体为原则。在完成每卷的纸面处理后，纸面处理人员需要在《流程单》上填写纸面处理相关信息（如处理人、处理时间、处理内容等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“纸面处理”功能，将纸面处理的相关信息记载到系统中。

1.1.9.档案扫描

在档案数字化加工项目中，档案扫描人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》技术要求，利用“数字化管理系统”中的“档案扫描”功能，以卷为单位逐件进行扫描，在扫描的过程中，根据档案原件的质量，需要选择不同的扫描方式（平板扫描方式、滚筒扫描方式）以及不同的扫描仪进行扫描，扫描获取的图像必须保持历史原貌，确保图像文件的色彩、亮度、对比度为最佳效果，接近原始文件色彩。档案扫描人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写档案扫描相关信息（如扫描人、扫描时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“档案扫描”功能，将档案扫描相关信息记载到系统中。

1.1.10.扫描抽检

在档案数字化加工项目中，为了降低后期返工的风险，将图像处理、图像质检等工序的工作量降低到最少，需要对扫描文件进行抽检，扫描抽检人员可以利用“文档数字化管理”系统中的“扫描抽检”功能，以每卷档案实体为参考，对系统中的扫描数据进行检查等操作。扫描抽检人员在检查完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写扫描抽检相关信息（如抽检人、抽检时间、发现问题等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“扫描抽检”功能，将扫描抽检相关信息记载到系统中。

1.1.11.高清处理

在档案数字化加工项目中，图像处理人员需要对扫描后生成的图像文件进行进一步处理，可以利用“数字化管理系统”中的“图像处理”功能，根据《流程记录单》，图像处理人员将记录的文件个数与实际图像个数进行核对，采用专业的图像处理软件将图像中不符合需求标准的地方进行处理，在处理过程中将不合格的页记录在《流程单》中并返回给扫描环节，并监督扫描人员将其修改，从而确保数字化加工的图像质量，图像处理软件功能主要包括：

去黑边、去污点、去污渍。扫描后形成的文件可能会存在黑边、零散的小黑点、大块的污渍等情况，用户可以根据不同的情况自动去除黑边、污点、污渍，并且可以对处理的阀值（自动处理的强度）进行设置；

拼接、拆分文档。可以选择将多个单页文件组合成一个文件，也可将组合成的文件再进行拆分成多个单页文件。比如在扫描时，将Ａ３幅面的文件扫描成两张Ａ４幅面的图像，再将Ａ４的文件拼接成一张Ａ３的图像；

字迹加深、字迹变浅。扫描后形成的文件由于各种原因，有可能字迹较深、较浅，影响视觉效果，可以利用此功能将选择区域的字迹作加深、变浅处理；

批量处理。系统支持对一批图像文件进行扫描、纠编、去污等操作的批量处理，从而提高处理效率。

图像处理人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写图像处理相关信息（如图像处理人、图像处理时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“图像处理”功能，将图像处理相关信息记载到系统中。

1.1.12.图像质检

在档案数字化加工项目中，图像质检人员依据《流程单》，利用“数字化管理系统”中“图像质检”功能，对图像文件逐页进行检查，确保质检后的图像数据与档案实体资料一致，确保无缺页现象，确保图像文件中的页码清晰。如在质检的过程发现有错误现象，需将错误信息记录在《成品数据验收记录单》上，并将其错误问题与《成品数据验收记录单》一同反馈给纠错人员，并要求纠错人员在当天内提供复检数据，再进行2次数据复检，在图像质检过程中，对于个别与原件问题有关的不符合标准的图像必须查找档案原件进行核对。图像质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写图像质检相关信息（如图像质检人、图像质检时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“图像质检”功能，将图像处理相关信息记载到系统中。

1.1.13.格式转换

在档案数字化加工项目中，格式转换人员可以利用“数字化管理系统”中的“格式转换”功能，将扫描形成的TIF格式的文件转换成“PDF”和“JPG”两种格式的电子文件，转换后的电子文件存放路径与TIF格式存放路径一致，文件名称与原文件名称一致，只是扩展名不同而已，在转换的过程中，系统自动为转换后的电子文件生成MD5校验码，并保存到数据库。格式转换人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写格式转换相关信息（如格式转换人、转换时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“格式转换”功能，将格式转换相关信息记载到系统中。

1.1.14.转换核查

在档案数字化加工项目中，转换核查人员可以利用“数字化管理系统”中的“转换核查”功能，对格式转换的结果进行核查，核查方式包括两种：自动核查和手工核查，其中自动核查由系统自动完成，主要是核对转换后电子文件（包括PDF、JPG两种格式）的数量与源扫描文件（TIF格式）的数量是否一致，如果不一致，则自动出具不一致电子文件名称的清单；手工核查由转换核查人员手工完成，转换核查人员可以以源格式扫描文件（TIF格式）为参考，对转换后的电子文件（包括TIF和JPG格式）进行检查，发现内容是否一致，最终生成《转换核查报告》，转换核查人员在检查完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写转换核查相关信息（如核查人、核查时间、发现问题等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“转换核查”功能，将转换核查相关信息记载到系统中。

1.1.15.档案装订

在档案数字化加工项目中，在对档案原件进行扫描、图像处理、图像质检后，档案装订人员需要对拆分的案卷进行逐卷的装订，所有装订的案卷要尽力按照原样进行恢复，要保证重新装订后的案卷不压字，装订完毕后的档案资料经过抽样质检验收合格后交还给用户档案管理人员进行装盒工作，装盒结束后，再由装订人员进行粘贴卷盒脊背信息，档案装订人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写档案装订相关信息（如装订人、装订时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“档案装订”功能，将档案装订相关信息记载到系统中。

1.1.16.总质检

在档案数字化加工项目中，总质检人员根据项目合同内所规定的验收方式，利用“数字化管理系统”中的“总质检”功能，对案卷实体、图像文件以及目录著录信息进行抽检（包括案卷实体的装订情况、目录信息著录情况、图像文件、报表输出情况等），在无特殊的要求时，案卷实体及图像文件以及目录著录信息分别按照总工作量的30%的比例进行抽检，抽检工作将按照阶段验收周期进行，每次抽检结束后必须出具《数字化项目实施数据质量抽检报告》；如在抽检的过程中有不合格现象时，必须将抽检问题记录在《数字化项目实施数据质量抽检报告》上，并将抽检报告在当天内反馈给纠错人员，并监督其在当天内完成纠错工作并再次提交成品数据给抽样质检人员进行复检，总质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写总质检相关信息（如质检人、质检时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“总质检”功能，将对档案实体的总质检相关信息记载到系统中。

1.1.17.还卷入库

在档案数字化加工项目中，根据项目日产量，由还卷入库人员负责与项目经理一起从加工限产提取本次（可以为一个工作日或者多个工作日）需要归还的档案实体，在每次还卷的过程中：1、项目经理负责对出场的档案实体进行《出场单》登记（包括出场日期、全宗号、年度、起止卷号、所还卷数等信息），并由项目经理和还卷入库人员共同签字确认；2、还卷入库人员负责填写《还卷单》相关信息，包括还卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所还卷数等信息，项目经理共同对出场的档案实体进行逐卷的清点，最后需要由还卷入库人员和项目经理一起进行签字确认；3、档案管理人员陪同、跟踪、监督还卷入库人员将档案实体从加工现场运送到用户库房的全过程；4、档案管理人员对进入库房的档案实体进行入库登记（包括入库日期、全宗号、年度、起止卷号、入库卷数等信息），并由档案管理人员和还卷入库人员共同签字确认；5、档案管理人员在《还卷单》中签字确认。档案管理人员接收案卷后，由档案归还人员将相关档案归还信息录入到“数字化管理系统”中。

第二篇：档案数字化加工流程细则方案

档案数字化加工流程细则方案

档案的接收

档案接收管理人员负责档案的领取。接收档案时一定要和客户对好档案接收单（包括档案的批号，页次，本数）。与客户在交接单上签字一式两份，双方各执一份。

1、档案整理 1、1目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。1、2拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。1、2、1去掉资料中所有金属物，如订书针、大头针和回形针等；对已装订的档案进行拆除。1、2、2要注意保持资料的整齐，不能出现资料内容混乱、页面折皱不平、漏页、倒页的现象。1、2、3拆除完的档案要进行页码编号，使用数字在客户要求的地方编号，一定要做到不漏编。字迹要清晰工整。1、2、4对于己经编好的页码要查看是否正确，档案的纸张是否有破损，如果破损严重的，无法进行直接扫描的档案，及时与管理人员沟通进行处理。1、3区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。确保扫描时不出现混乱现象。1、4页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。1、5档案整理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。1、5、1整理好的档案要按照档案号放置。要及时的流给下一个环节。

2、档案扫描

2．1扫描方式

2．1．1根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。2．1．2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。方式以提高工作效率。

2．2扫描色彩模式

2．2．1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

2．2．2页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案．可采用黑白二值模式进行扫描。2．2．3页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。

2．2．4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。

2．3扫描分辨率

2．3．1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

2．3．2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。2．3．3需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。2．4扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

2、5扫描中的文件保护 2、5、1认真对好流程单，依照目录数据库中案卷的编号在扫描系统中建立同样的案卷编号，然后导入目录数据库中的著录的数据。2、5、2核对系统中的案卷信息是否与原件一致，如果发现差错，要在著录系统中更改。2、5、3核对实际扫描的页数和档案整理时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体的原因和处理的方法。2、6扫描仪常出的故障以及处理 2、6、1扫描时图像有时会出现黑线，或图像不应该出现的污点，和大面积的黑边。说明扫描仪有污渍或纸屑粘在镜头上。2、6、2打开扫描仪镜头用干净的海绵，或者专业的镜头布，擦除镜头上的污渍即可。

3、档案的录入 3、1录入的规则 3、1、1根据客户的要求对整理好的档案进行录入，按照《档案著录规则》的要求，规范档案中的目录内容。3、1、2录入档案案卷的基本信息（编号，题名，目录号等）。3、1、3建成案卷目录后按照卷内的目录顺序对文件级数据进行录入，要祥细的录入每一份文件的题名，时间，文号等。3、1、4建立档案目录数据库，录入时要先检查档案，看档案有没有破损的，查看档案的页码是否正确，同时根据客户的要求区分什么需要录入的，什么不需要录入。3、1、5录入时要依照档案原件录入，不得私自更改档案的原件，录入完成后要进行检查，核对录入项目是否完整，内容是否规范准确，对于不合格的数据要进行修改或是重录。3、1、6录入可以采用OCR识别，可提高录入的工作效率。

4、图像处理 4、1图像核对 4、1、1扫描完的图像要进行图像的优化处理，首先应核对扫描的图像数量是否和导入的目录数据库中文件的页数一致，4、1、2如出现不一致只有两种可能，一是录入原档案有错，可依照原档案更改，二是扫描出错可能出现漏扫，要进行补扫。4．2图像数据质量检查

4．2、1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

4．2、2由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。4．

2、3发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

4．2.、4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。4．1．5认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

4．3纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

4．4去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

4．5图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

4．6裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。4、7图像的补扫 4、7、1补扫主要处理由优化操作不当，造成的图像不完整，误删的情况。4.、7、2高速扫描造成的漏扫，重张进纸。图像不清晰以及高速扫描仪不能处理的特别文件。

5、图像存储 5、1存储格式 5、1、1采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。5、1、2提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。5、2图像文件的命名 5、2、1纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。5、2、2多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

6、图像的挂机与关联 6、1图像质检合格后的图像数据要进行图像数据的压缩和转换格式，上传到总数据服务器，通过软件可以实现档案的目录数据库对相关数字图像的挂接.6、2将每一份纸质档案文件扫描所得的图像存储到相应的文件夹，要认真的核对每一份的图像文件的名称是否与目录数据库中该份纸质文件的档号是否一致，图像的页数是否与目录数据库中该份纸质文件的页数一致，图像文件的总数是否与目录数据库中文件的总数一致，6、3认真的填写数字化转换后的交接单，记录关联后的页数，核对每一份关联后的页数与档案整理，扫描填写的页数是否一致，不一致时应注明具体的原因和处理的方法。

7、档案的装订 7、1扫描，校对工作完成后，拆除过装订的档案应按照档案的保管要求进行重新的装订。7、2在装订过程中要检查档案的排列顺序不变，不错页，不漏页，要保证装订完档案的整齐性和完整性。7、3擦除在档案上的个别注记和与档案保存无关的信息。

8、完整性检查 8、1公司在提交客户验证之前，会按照业务系统数据对数据库索引文件和扫描影像进行检查，察看是否漏扫页和是否漏扫件，保证影像的完整性。8、2检查实物档案是否有顺序错误，错页，漏页和档案的整齐性完整性。8、3认真的填写纸质档案数字化的验收登记表。

9、档案的归还 9、1扫描并建立索引后的档案影像在光盘刻录前可先由客户派人进行检查。以检查图像是否符合标准、是否有漏扫、索引信息录入是否正确等。针对每种检查可采用不同方式进行处理。9、2图像是否符合标准可通过专用浏览软件抽检方式进行，也可通过扫描系统软件中自带的查询软件进行，可检查图像格式是否正确、是否清晰、是否有倾斜、是否有黑块等； 9、3是否漏扫则在扫描系统自带的查询软件中可列出每份档案的完整目录，通过抽检是否有与原档案目录不一致。

10、数据的备份 10、1通过刻录的光盘或者通过数据直接导入。数据导入程序可按照客户的接口要求进行开发，测试认可后可以直接将扫描系统中的影像和索引数据一起导入到影像系统中，对于验收合格后的数据要及时的进行数据备份，以便查阅。备份后的数据要进行查看，看数据能否打开，数据是否完整，备份好的数据要做好标签，以便进行查找与管理。10、2当数据和影像导入完成客户的影像系统后，客户就可以在自己的影像系统内调阅、查询和管理已扫描的影像和数据了。

11、交接单与流程单的保存 11、1各种交接单上不能出现手写内容，打错和漏打的内容不能手写记录，打错的交接单如果与接收人签字，则另打一份，错误的交接单在签收人面前销毁。重签一份。11、2每个月的流程单，提卷单，还卷单，都要装订成册保存，写上年份月份。以便日后查找。

第三篇：档案数字化加工流程及

档案数字化加工流程及规范

文档目录

一、操作流程......................................................................................................................................2

二、档案调卷......................................................................................................................................2

三、整理及著录..................................................................................................................................2

四、拆卷..............................................................................................................................................3

五、档案扫描......................................................................................................................................3

六、影像处理......................................................................................................................................4

七、数据质检......................................................................................................................................4

八、档案装卷......................................................................................................................................4

九、完整归还......................................................................................................................................5

十、数据备份......................................................................................................................................5

八、数据挂接......................................................................................................................................5

一、操作流程

档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。

先后顺序为：调卷 > 著录 > 拆卷 > 扫描 > 处理 > 质检 >装卷 > 归还 > 备份 > 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。

二、档案调卷

这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：

1，我方指定专人负责。

2，填写《档案交接登记表》（附件一）。3，在交接登记表上要有双方的签字。

三、整理及著录

档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。

对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种:

（一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。

（二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档（文档号为JS121006002）。如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：

1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：

以“卷”为管理单位的、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的、期限、件号、页数、题名等。

3，如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。

4，如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。

5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来，反应给客户协商解决。

6，关于顺页；整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。

7，关于分卷问题；档号保持不变，卷号采用“卷号-卷次”格式，如0025-

1、0025-

2、0025-3……0025-

12、0025-13；如果纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我们要重新编卷次，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案卷目录（不能两个分卷对应一个目录）。

8，关于补卷问题；漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-

1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做目录时当保持不变。

9，档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠（,/），如果发现要改成中划线（-）（注意：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入），日期格式统一采用8位数字，如20120206，不足8位时补0。

以上问题出现时，及时反馈给组长，由组长和客户协调。

四、拆卷

拆卷时要对照档案目录逐页检查档案原件同时检查档案纸质目录，发现错误或疏漏进行改正或做出正确标识。1，按顺序进行拆卷，“ > 保管期限 > 案卷号 >盒号”。拆卷过程中注意保护档案的原貌，以便于装卷、还卷时保持档案的原貌。

2，页码检查，页码检查过程中小于本卷其他页面的纸张用相同规格白纸进行裱糊。裱糊纸不得大于同文件其它纸型，裱糊位置适中。然后重新编写当前页码。若发现缺页、残页等问题及时做好记录，并反馈给组长。

3，拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。4，将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。

5，拆卷过程中剔除生锈、易锈等金属物，对粘贴牢固、柔软纸张的卷要做记录，重点处理。

6，注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理；

7，破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描（裱糊、压平或进行托纸扫描）；

五、档案扫描

档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程，扫描的操作顺序： 1>导入档案目录到档案数字化加工软件；

2>通过档案数字化加工软件生成计算机磁盘树型文件目录结构； 3>开始扫描档案；

扫描中的操作细节及要求如下：

1，扫描后的文件存储格式应为TIFF格式，分辨率为300DPI，以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。

2，档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

3, 认真填写纸质档案《扫描登记表》（附件二），登记移交的档案数量、扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

4, 扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。（扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。）

六、影像处理

影像处理要以视觉清晰、页面完整为准，对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。

影像处理时，要保留文件编号与文件页码。特殊情况下，如扫描的照片不用进行影像处理。

影像处理的过程中切勿操之过急，为了确保影像确实处理成功了，要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求，应重新对图像进行扫描（初次扫描的图像要保留）。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。

具体操作细节如下：

1，对图像偏斜度、清晰度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理，初扫要保留。

2，发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整，处理时要保留文件编号与文件页码。

3，大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，未请示组长的情况下，不得删除任何原文或清除任何原文内容。

4.若处理时误删原文或原文内容，要及时反应给组长，协调扫描人员，重新扫描、处理。5.处理过程中遇到问题时，要查阅原文及时做出更改，并汇报给组长登记。

6.处理工作完成时，要将扫描处理结束的原文汇报转交给组长，以便后期质检数据挂接。

七、数据质检

1，逐条检查每个案卷目录下的扫描文件，是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。2，逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。3，逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。

如果出现以上问题要填写《数据质检表》并及时修改，完成质检后将表提交给组长。组长按《数据质检表》二次质检，并对其它数据按5%比例抽检。

八、档案装卷

1，装订前对照档案目录检查档案数量、内容的正确性，档案目录是否清晰并与档案实体相符；

2，检查盒内文档的各种编号与盒面各项是否相符；检查文件排列顺序是否正确，文件放置方向是否正确； 3，装卷时一定要再次顺页，若装卷时除拆卷、扫描人员反应的问题外，发现文件有缺页、残页，目录、备考表遗失等其他问题时要及时向转交人员问询，反应给组长及时解决；

4，装卷时一定要注意档案在拆卷前的原貌，不得自作主张，改变档案装卷规则；

九、完整归还

归还时由档案交接负责人完成，档案交接负责人提交给客户，并填写《档案交接登记表》（附件一），《档案交接登记表》必须有客户的签名。本表格由组长保存，最后提交到公司做永久备案。

十、数据备份

扫描期间组长要备份不同价段的数据两份以上，扫描后备份，质检后备份，全部工程完成后，客户经验收合格后，进行三种备份

1，将全部数据刻录成DVD光盘备份。2，将全部数据在计算机硬盘上备份。

3，将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。

十一、数据挂接

1，由组长通过ADPS生成挂接数据。

2，将数据复制到档案服务器上，运行服务器上的挂接软件进行操作。3，打开AIMS(档案信息化管理系统)，检查挂接的文

第四篇：档案数字化加工流程细则方案

档案数字化加工流程细则方案

档案的接收

档案接收管理人员负责档案的领取。接收档案时一定要和客户对好档案接收单（包括档案的批号，页次，本数）。与客户在交接单上签字一式两份，双方各执一份。

1、档案整理 1.1目录数据准备

按照《档案著录规则》（DA/T18）等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。1.2拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

1.2.1去掉资料中所有金属物，如订书针、大头针和回形针等；对已装订的档案进行拆除。1.2.2要注意保持资料的整齐，不能出现资料内容混乱、页面折皱不平、漏页、倒页的现象。1.2.3拆除完的档案要进行页码编号，使用数字在客户要求的地方编号，一定要做到不漏编。字迹要清晰工整。

1.2.4对于已经编好的页码要查看是否正确，档案的纸张是否有破损，如果破损严重的，无法进行直接扫描的档案，及时与管理人员沟通进行处理。1.3区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。确保扫描时不出现混乱现象。1.4页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。1.5档案整理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。1.5.1整理好的档案要按照档案号放置。要及时的流给下一个环节。

2、档案扫描 2.1扫描方式

2.1.1根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用0号图纸扫描仪）进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

2.1.2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。方式以提高工作效率。2.2扫描色彩模式

2.2.1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

2.2.2页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案。可采用黑白二值模式进行扫描。2.2.3页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。

2.2.4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。2.3扫描分辨率

2.3.1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

2.3.2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。2.3.3需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。2.4扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。2.5扫描中的文件保护

2.5.1认真对好流程单，依照目录数据库中案卷的编号在扫描系统中建立同样的案卷编号，然后导入目录数据库中的著录的数据。

2.5.2核对系统中的案卷信息是否与原件一致，如果发现差错，要在著录系统中更改。2.5.3核对实际扫描的页数和档案整理时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体的原因 和处理的方法。

2.6扫描仪常出的故障以及处理

2.6.1扫描时图像有时会出现黑线，或图像不应该出现的污点，和大面积的黑边。说明扫描仪有污渍或纸屑粘在镜头上。

2.6.2打开扫描仪镜头用干净的海绵，或者专业的镜头布，擦除镜头上的污渍即可。

3、档案的录入 3.1录入的规则

3.1.1根据客户的要求对整理好的档案进行录入，按照《档案著录规则》的要求，规范档案中的目录内容。

3.1.2录入档案案卷的基本信息（编号，题名，目录号等）。

3.1.3建成案卷目录后按照卷内的目录顺序对文件级数据进行录入，要祥细的录入每一份文件的题名，时间，文号等。

3.1.4建立档案目录数据库，录入时要先检查档案，看档案有没有破损的，查看档案的页码是否正确，同时根据客户的要求区分什么需要录入的，什么不需要录入。

3.1.5录入时要依照档案原件录入，不得私自更改档案的原件，录入完成后要进行检查，核对录入项目是否完整，内容是否规范准确，对于不合格的数据要进行修改或是重录。3.1.6录入可以采用OCR识别，可提高录入的工作效率。

4、图像处理 4.1图像核对

4.1.1扫描完的图像要进行图像的优化处理，首先应核对扫描的图像数量是否和导入的目录数据库中文件的页数一致。

4.1.2如出现不一致只有两种可能，一是录入原档案有错，可依照原档案更改，二是扫描出错可能出现漏扫，要进行补扫。4.2图像数据质量检查

4.2.1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

4.2.2由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。4.2.3发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

4.2.4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。4.1.5认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。4.3纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。4.4去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。4.5图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。4.6裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。4.7图像的补扫

4.7.1补扫主要处理由优化操作不当，造成的图像不完整，误删的情况。

4.7.2高速扫描造成的漏扫，重张进纸。图像不清晰以及高速扫描仪不能处理的特别文件。

5、图像存储 5.1存储格式

5.1.1采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

5.1.2提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。5.2图像文件的命名

5.2.1纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

5.2.2多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

6、图像的挂机与关联

6.1图像质检合格后的图像数据要进行图像数据的压缩和转换格式，上传到总数据服务器，通过软件可以实现档案的目录数据库对相关数字图像的挂接。