会议活动场地舞台（★）

第一篇：会议活动场地舞台

会议活动场地舞台，灯光和音响要求一

只有在充分考虑会议活动对场地的所有要求之后，你才能选定理想的会议活动地点。比如，你在策划一个1000人参加的会议活动，打算选用一个可容纳1000人进行坐式宴会的大厅。但是，你还想安装一个背投设备（它会使会议活动看起来正规专业），这就需要一些额外的空间，在屏幕背后至少需要留出18至26英尺的空间来安放投影器材，这大约相当于250个座位的面积。在这种情况下，你要么放弃使用投影，要么减少客人数量或者改用更大的宴会厅。你是否计划在大厅的前部安装视听设备？是否需要设监听室，翻译间或是舞池？这些设施也都会进一步挤占座位的空间。因此，在开始检查会议活动场地可用于否之前，你绝对有必要了解所有的要求。在考虑到所有的需求之后，曾经看似在合适不过的场地也可能无法满足会议活动的需要。把你想要的列出一张清单，考虑清楚哪些方面可以让步，哪些方面不可以，更不要忘记你希望达到的效果。你想要的是热烈，活泼的会议活动气氛，但如果客人们感觉房间太小，太挤，太热，太不舒服的话，是不可能形成这种气氛的。

安排空间时，不要为了省一点钱而让所有人都肩并肩地挤在一起，让8个人坐10人桌（让10个人坐12人桌）并且留出休息区显然是更好的选择。确保桌与桌之间有足够的距离，让人们能够轻松地出入其间。当然，也不能走另一个极端，在一个大厅里寥寥地摆上几桌，这样同样会影响会议活动的气氛。你想要的效果是，空间疏密适度，气氛热烈活泼。虽然，从某种意义上说，空间过大比过小要好，因为你总可以通过增加装饰物把空间变小，但是又何必花这样的冤枉钱呢？

你需要考虑的要求不仅仅是空间上的，还有时间上的。舞台，视听和灯光设备的搬运，安装，音响测试，排演，拆卸的时间都要列入考虑的范围。另外，乐手们是否需要更衣室和休息室？你是否需要划出一定的空间来存放物品？一定要方方面面都考虑到，免得签订了合同之后又发现空间或者时间不够用。

如果你计划在一家酒店或者会议中心举办会议活动，那么就要调查一下，在你之前有谁已经在此预订。

这时需要问的问题包括：

他们的设备什么时候能拆卸完毕并搬走？ 他们都要拆卸和搬走什么设备？ 设备的拆卸和搬运有没有可能延迟？ 你什么时候可以开始使用房间？

还有谁要与你同一天进入场地并开始布置？

在世界安排方面有没有冲突？与竞争者和同事举行的其他会议活动直接有没有冲突？ 有没有安排其他会议活动与你的会议活动同时举办？它们何时开始，何时结束？

其他的会议活动中中间休息时会不会产生噪音，会不会打断你的会议活动？会不会使会议活动场地变得拥挤？如果会的话，你恐怕要调整一下自己的时间安排。

第二篇：活动、会议场地租赁协议

活动、会议场地租赁协议

甲方（出租方）：

联系地址：

乙方（承租方）： 联系地址：

为了举办 活动（或会议），甲乙双方经友好协商达成以下协议：

一、租用场地的用途、时间和地点

（1）租用场地的用途为举办 活动（或会议）。

（2）租用时间为：____年___月___日 时至 年 月 日 时

（3）租用场地的地点为：。

二、费用和支付方式

（1）乙方总共应支付人民币 元整（¥），作为甲方提供本协议第二条所指服务的费用；

（2）乙方应在 年___月___日前，向甲方支付现金人民币__________元整（¥）作为预付费用，甲方应在收到款项后提供相应的收据；

（3）乙方将在整个现场活动结束后的__ _个工作日内将剩余费用（即人民币__________佰元整（¥_____），以现金的方式支付予甲方。甲方应在收到款项后提供相应的收据；

（4）除本协议规定之外，甲乙双方同意按照本协议的规定各自承担由于其各自履行本协议规定的义务和责任而发生的所有费用，包括但不限于中国法律规定的有关税费和政府规费；

（5）乙方在按照本协议规定向甲方全数支付了有关费用后，对甲方不再负有任何支付义务。

三、甲方的责任

（1）在合同约定的时间范围内，甲方将 场地租与乙方，作为活动（或会议）的会场。因不可抗力或特殊情况致使场地无法使用，则甲方须于_____年_____月_____日前通知乙方，并由双方友好协商解决。逾期通知，则视为甲方违约。

（2）甲方负责活动当天的场地保安工作；

（3）甲方应负责租赁期间的消防安全。

（4）甲方负责提供场地的灯光及音响系统予乙方使用，并提供活动所需的电力，同时须派出专业的控制人员协助乙方；

（5）甲方将提供一个独立的储物室供乙方存放活动物料；

（6）甲方将允许乙方在 年 月 日 时至 年 月 日时，进行活动彩排，并给予相应支持。

（7）甲方将容许乙方的舞台及灯光音响等相关活动设备提早于活动前一晚（即_____年_____月_____日）进场进行安装及调试的工作，以确保活动的顺利进行；

（8）在乙方的相关物料进场并进行安装调试时，甲方须提供场地的电力工程人员在场协助；

（9）甲方不得向任何第三者或公众透露本协议的内容和在履行本协议过程中得到的有关乙方的任何保密性商业信息。

（10）甲方应提供乙方需要的服务人员和物品。（具体见需要人员及物品详单）

四、乙方的责任

（1）乙方应及时提供其委托甲方就有关活动向有关部门报批手续的授权委托书以及有关活动的具体方案；

（2）乙方应按照有关国家机关批准的有关活动内容举办有关活动。如因为超越有关国家机关批准的有关活动范围引起的有关活动被取消，乙方将负全部责任；

（3）乙方邀请的第三方搭建或执行公司，应积极配合甲方的协调工作；并确保搭建工作的安全，如产生不良隐患应及时排除解决；并对此工作承担相应的责任。

（4）乙方不得向任何第三者或公众透露本协议的内容和在履行本协议过程中得到的有关甲方的任何保密性商业信息。

五、违约责任

（1）当任何一方违反其在本协议下所承担的责任和义务时，或任何一方在本协议所作的声明和保证为不真实或不正确的，违反或责任一方应赔偿另一方由此而蒙受的一切损失。

（2）违反本协议的一方应赔偿对方的全部经济损失，包括但不限于合理的律师费。

六、协议的生效和终止

（1）本协议自双方盖章或授权代表签字之日起生效，至双方履行完毕本协议约定的义务为止。

（2）除非本协议另有规定，如任何一方发生以下任一情况，另一方有权书面通知该方提前终止本协议，并要求对方就本协议的终止所造成的一切损失承担相关的赔付责任：

（a）严重违反本协议下的任何条款；

（b）于任何法律程序中被裁定为破产；

（c）有关活动未获中国政府有关部门批准，或虽经批准，但被有关部门中途下令停止举办；

七、争议解决

如因协议而引发争议，甲乙双方可协商解决，如协商不成由合同签订地人民法院管辖。

八、本合同壹式两份，甲乙双方各执一份。

甲 方：

乙 方： 经办人：

经办人： 电 话： 电 话：

____年____月____日 ____年____月____日

第三篇：会议场地租赁注意事项

针对各种大中小公司来说，内部会议可以在自己的办公地点解决，但是涉及到一些商业会议和年会等大型会议和涉外会议来说，就需要寻找到一个最佳的会议场地。在会议场地的租赁需要注意的事项：

1、会议场地租赁的基本项

会议的时间、会议的地点、会议的规模是会议的基本项也是会议场地租赁的基本项。只有确认了基本项之后才能根据这些基本的要求框架去大概范围的寻找可以满足会议要求的会议场地。

2、会议场地租赁的附属要求

在确认了大致可满足会议要求的会场资源后，那就要开始筛选了。那么会议的附属要求都有哪些呢?会场的尺寸、摆台、形状、层高、音响系统等等最终确认了您的会场需求的条件。在您可选择的大致范围内应该又有很多不符合条件的场地资源被PASS掉了。

3、会议场地租赁的价格

价格往往在所有条件满足会议需求之后起到了一个决定性的因素，但是在会议场地的租赁中。一定要注意价格的范畴及单位。按场计价和按天计价有本质的区别，一般一场会议为4小时规定。大致约为半天。有的酒店一天是按三场计算的。所以一定要明晰酒店的会场计价单位。而一天的计算是包含了上午，下午以及晚上。计价单位明晰之后那就是场地供应商所给予的搭建时间，一场会议的布置需要时间，而布置的时间是否免费，收费又收多少呢?所以只有在综合比较了所有情况下的价格才是最终可以参考比对的价格哦，是不是已经招到比较中意的场地啦。

4、会议场地租赁合同

在最终确定好会议场地后是不是要签合同了，签合同也是一门学问哦。一定要明晰所有之前确认的项目以及价格，白纸黑字写明。将结算帐号、结算方式和结算币种也要写清。包括酒店承诺给予的服务和会议场地免费配套的设施都有什么。当然大型的会议最好注明某一层面的场地方负责人是谁，以免会议进行时出现问题找不到对口的人。

第四篇：会议的场地选择

会场的选择要根据会议的性质，规模，与会者情况，可供选择会场的会议住宿、交通、接待条件等众多方面来决定会场的选择：

酒店按类型划分主要分为商务型酒店和度假型酒店

商务型酒店：

这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。度假型酒店：

这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。

第五篇：如何做好会议场地预算

如何做好会议场地预算

会议场地预算与会议预算不是一个概念，通常而言，会议预算里包括会议场地预算。有些企业开会，通常只会涉及到会议场地。总结会务通多年的会议服务经验，会务通工作人员教您如何做好会议场地预算，会议场地预算应该包括哪些。

在做会议场地预算时，应考虑到以下几方面的费用：

一、会议场地租赁费用

会议场地租赁费用是整个会议场地费用的最大支出，一般费用的多少与场地酒店星级，会议规模，会议场地的地理位置等有关。至于要租怎样的会议场地，要根据公司的会议性质来定。

通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内，比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

二、会议设施租赁费用

此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求，否则可能影响会议的进行。

三、会场布置费用

如果不是特殊要求，一般会场布置费用是包含在会场租赁费用中的。如果有特殊要求，需要和场地方沟通，谈具体的费用。

四、其他支持费用

这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉 且服务专业的支持。

对于会议场地及会议配套设备的预算，主办方应在考察场地时了解是否需要收费，收费的话价格又是怎样，并尽可能细化各项要求，单独与场地方签订服务协议。