选择会议场地的技巧

第一篇：选择会议场地的技巧

选择会议场地的技巧

选择到一个与会议匹配的会议场地，无疑会对会议的影响和效果增色不少。总结会务通多年选择会议场地的技巧经验，好的会议场地是大小适中的会议场地，远近适当的会议场地，环境适合的会议场地，以及设备齐全的适用的会议场地。

一、选择大小适中的会议场地

会议场地的大小是根据会议的规模而定。一般中、小型会议可以选择本单位的会议室、办公室或会议厅，而中型以上的会议，则需要选择会堂、礼堂或体育场馆等场所。选择会议场地时，必须首先考虑其容纳人数的多少，一般来说其容量应与参加会议的人数大体相当，不宜过大，也不宜过小。因为过大的会议场地会使会议显得不够紧凑，因而影响会议的气氛；过小的场所则显得过分拥挤，给与会者造成不舒适的感觉。

二、选择远近适当的会议场地

选择会议场地的场址，首先，要考虑与会者是否便于前往，交通是否便利。其次，要考虑会议主办单位离会址也不宜过远，以致给会务工作造成不便。第三，如果是需要住宿的会议，还要考虑到会议场地与住宿地点的距离，一般来讲两者之间的距离越近越方便。

三、选择环境适合的会议场地

为了使与会人员能够专下心来开会，保证会议的质量，在选择会议场地时，除了要考虑会议场地的大小、距离的远近之外，环境也应当是考虑的重要因素之一。一般来讲，应 当选择具有比较清静、不易受干扰的周边环境的会议场地。嘈杂喧嚣的闹市区肯定不是召开会议的理想环境。尤其是一些重要的会议，一方面需要安静的环境，另一方面 也是为了避免由于离单位太近而受到不必要的人事干扰，遇到这类情况可以考虑舍近求远。

四、选择设备齐全适用的会议场地

会议场地内设备在这里主要包括召开会议所必须的设备，如照明设备、音响设备、通风空调设备、桌椅用具、卫生设施及安全设备如消防设备等。在选择会议场地时，首先应 察看这些设备是否齐备，性能是否良好；其次，根据会议内容的具体要求需要添加一些特殊设备时，应考虑到会议场地内原有设备是否适用。例如，在用电量大的情况 下，是否会超出电源负荷。如果召开的是展示会，要考虑在场内能否设置展台等。

选择会议场地的技巧除了以上几点外，也要考虑到会议的实际预算，尽可能的贴近预算，节约会议成本。

会务通，是上海大型的会务咨询交流平台，依托会务通长期合作的众多优质沪上会议场地资源，可提供商务会议场地、企业年会议场地地、团体宴会议场地地、活动展览场地等预订。多年的会议服务及选择会议场地的技巧经验，会务通不仅能帮企业客户寻找到最适合开会的会议场地，而且能提供专业的会议组织和策划等一站式会议服务。

第二篇：会议的场地选择

会场的选择要根据会议的性质，规模，与会者情况，可供选择会场的会议住宿、交通、接待条件等众多方面来决定会场的选择：

酒店按类型划分主要分为商务型酒店和度假型酒店

商务型酒店：

这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。度假型酒店：

这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。

第三篇：选择会议场地的六大基本步骤

会议的成败，场地的选择相当重要。会议策划者在选择会议场地时，以下6个基本步骤都需考虑进去：

（1）确定会议目的（2）确定会议形态

（3）决定实质上的需求

（4）考虑与会者的期望

（5）选择何种会议地点与设备

（6）评估选择的正确性

第四篇：选择会议场地需要考虑哪些事项?

会议策划者在选择会议场地时需要考虑的主要事项有：

地区

a、费用(成本)与便利性

b、是否邻近机场

c、轿车或出租车是否足够

d、是否有充足的停车空间

e、如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况

环境

a、当地有什么旅游景点

b、购物环境

c、休闲活动

d、气候状况

e、环境是否良好

f、餐厅数量和质量

g、当地治安

h、社区经济状况

j、过去会议举行情况

k、当地的形象如何

l、当地会议管理部门支持与服务情况

m、会议周边供应厂商的经验、设备是否足够（如视听器材公司、展览公司、事务机器公司）

n、安全保障

饭店设施和服务

a大厅是否整洁，吸引人

b报到处是否容易找到

c是否有足够房间供工作人员使用

d是否有能力处理客人住店和离店的高峰时段

e接待处的人力是否足够

f是否有足够的电梯设备。

g询问处是否全天候有人值班。

h是否有药店

j是否有礼品店

k是否有保险箱

l对客人的服务：门童是否友好

m服务员工作效率如何

客房

a家具是否完好

b冲浴设备如何

c光线是否充足

d是否足够的衣橱空间与衣架

e烟雾警示器

f火灾逃生资料是否清楚

g冰箱和小酒吧

h走道是否整洁，包括清洁人员是否定时清理通道、烟灰

i是否在每层楼有冰块和饮料

j电梯服务

k标准房与豪华房标准

l是否有特别楼层提供特殊服务

m豪华套房的数量与形式

n客厅、卧室尺寸和睡床类型

o房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景

p每一种类别的房间数

q有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理

r会议房价与一般房价如何

s何时能提供确定的会议房价

t是否需要保证数量与订金

u进房与退房的时间

v什么时间取消已预订的房间

w付款方式

x接受哪几种信用卡

y万一取消订房，退款方式为何

z订房的程序和方法

会议室

（1）会议室尺寸(面积)。

（2）当会议室做不同座位安排时，其容量如何

（3）会议室隔音设备是否良好

（4）电源开关、冷暖气控制是否单独分开

（5）会议室的音响效果，是否有良好音响系统

（6）固定设备如黑板、银幕和家具

（7）障碍物如圆柱

（8）视听设备

（9）视听效果

（10）是否后座的人可以看到银幕

（11）会议室天花板高度

（12）是否有装饰灯架

（13）装饰的镜子是否会反光

（14）是否有窗帘遮住窗户光线

（15）电源控制位置

（16）火灾逃生口

（17）公共区域是否整洁

（18）相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行

（19）房间和公用电话是否很方便

（20）洗手间数量、位置，是否干净

（21）衣帽问数量、位置

（22）是否有足够空间放置家具和器材

（23）良好光线

（24）很容易让与会者找到

（25）足够的电源插座

（26）安全性如何

（27）桌子、椅子数量和规格

（28）是否有不同高度的舞台

（29）是否有有地毯和铺裙边的舞台

（30）讲台：站立式讲台，有灯光的讲台

（31）黑板和布告栏

（32）指示架

（33）废纸篓与垃圾桶

（34）照明灯与辅助灯设备

（35）灯光控制盘。

（36）报到台

（37）麦克风数量和种类

第五篇：会议活动场地舞台

会议活动场地舞台，灯光和音响要求一

只有在充分考虑会议活动对场地的所有要求之后，你才能选定理想的会议活动地点。比如，你在策划一个1000人参加的会议活动，打算选用一个可容纳1000人进行坐式宴会的大厅。但是，你还想安装一个背投设备（它会使会议活动看起来正规专业），这就需要一些额外的空间，在屏幕背后至少需要留出18至26英尺的空间来安放投影器材，这大约相当于250个座位的面积。在这种情况下，你要么放弃使用投影，要么减少客人数量或者改用更大的宴会厅。你是否计划在大厅的前部安装视听设备？是否需要设监听室，翻译间或是舞池？这些设施也都会进一步挤占座位的空间。因此，在开始检查会议活动场地可用于否之前，你绝对有必要了解所有的要求。在考虑到所有的需求之后，曾经看似在合适不过的场地也可能无法满足会议活动的需要。把你想要的列出一张清单，考虑清楚哪些方面可以让步，哪些方面不可以，更不要忘记你希望达到的效果。你想要的是热烈，活泼的会议活动气氛，但如果客人们感觉房间太小，太挤，太热，太不舒服的话，是不可能形成这种气氛的。

安排空间时，不要为了省一点钱而让所有人都肩并肩地挤在一起，让8个人坐10人桌（让10个人坐12人桌）并且留出休息区显然是更好的选择。确保桌与桌之间有足够的距离，让人们能够轻松地出入其间。当然，也不能走另一个极端，在一个大厅里寥寥地摆上几桌，这样同样会影响会议活动的气氛。你想要的效果是，空间疏密适度，气氛热烈活泼。虽然，从某种意义上说，空间过大比过小要好，因为你总可以通过增加装饰物把空间变小，但是又何必花这样的冤枉钱呢？

你需要考虑的要求不仅仅是空间上的，还有时间上的。舞台，视听和灯光设备的搬运，安装，音响测试，排演，拆卸的时间都要列入考虑的范围。另外，乐手们是否需要更衣室和休息室？你是否需要划出一定的空间来存放物品？一定要方方面面都考虑到，免得签订了合同之后又发现空间或者时间不够用。

如果你计划在一家酒店或者会议中心举办会议活动，那么就要调查一下，在你之前有谁已经在此预订。

这时需要问的问题包括：

他们的设备什么时候能拆卸完毕并搬走？ 他们都要拆卸和搬走什么设备？ 设备的拆卸和搬运有没有可能延迟？ 你什么时候可以开始使用房间？

还有谁要与你同一天进入场地并开始布置？

在世界安排方面有没有冲突？与竞争者和同事举行的其他会议活动直接有没有冲突？ 有没有安排其他会议活动与你的会议活动同时举办？它们何时开始，何时结束？

其他的会议活动中中间休息时会不会产生噪音，会不会打断你的会议活动？会不会使会议活动场地变得拥挤？如果会的话，你恐怕要调整一下自己的时间安排。