会议场地预订注意事项

第一篇：会议场地预订注意事项

酒店哥哥HotelGG.com

大型专业会务必须做好的七项准备— —酒店哥哥HotelGG 会议侧重于策划，而会务更侧重于服务。针对于会务方面，我们的服务主要总结为：酒店考察、会务组专人服务、来宾数据统计、接送机（站）、酒店住宿安排、用餐服务、交通服务、医疗应急处理。

一、会务组

1.提前确定会务组房间号，并通知参会来宾。2.会务组门牌明显标识，便于来宾寻找。3.建立酒店与会议团队的沟通桥梁。

4.24小时值班制，解决参会来宾各类疑难问题。5.开通网线便于与外界联络。

6.安排必要办公设备办公软件及办公用品，方便来宾使用。

二、数据统计

1.确定标准服务用语，提供优质服务。

2.根据客户提供来宾名单，准确了解来宾会务信息。3.根据临行更改信息，及时调整相关数据。

4.准确安排接机、接站、住宿、用餐、VIP陪同及参会工作。

三、交通服务

1.按照数据统计时间，准确接送来宾。2.根据来宾数量，合理安排车辆。3.车辆张贴明显标识，便于来宾寻找。4.途中安排矿泉水及当天报纸，提供贴心服务。酒店哥哥HotelGG.com

5.安排值班车辆，处理应急事件。

6.大型客车配备服务人员及各类设施，设施包括：音乐及DVD光盘、垃圾袋等。

四、住宿安排

1.重要来宾房间提前查房，设施包括：卫生、温度、气味、网络、电视、冰箱、淋浴、马桶。

2.服务包括：欢迎卡、会议资料、鲜花、水果、报纸及特殊需求。3.协助酒店办理来宾入住登记及退房手续。

4.每日根据日程安排，确定标准语言，通知酒店总机叫早。

五、会议安排

1.根据具体会议流程安排好会议的时间地点。

2.提前检查好会场布置情况，会场灯光和会议设备情况。

六、餐饮安排

1.根据流程安排之路水牌方便客户寻找用餐地点。2.提前检查各餐及茶歇准备状况，确保按时开餐。

七、医疗保障

1.配备医疗人员，解决突发事件。

2.提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。

3.基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。

酒店哥哥HotelGG.com

会场选择时需要特别关注的细节— —酒店哥哥HotelGG 我们每次安排会议选择会场时，不应只考虑会场租金问题。在考虑会议参加人员组成、到会场的距离以及到会人数的同时，我们还要向你可能使用的会场咨询下列几项事宜： 会场是否合适

该会场是否符合公司的企业形象？ 该会场能否帮助此次会议营造恰当的气氛？ 该会场对会议受众有没有感染力？

会场工作人员能否给与会人员留下良好的印象？ 会场地点

与会人员能否轻松方便地到达会场？

会场附近有没有必要的公路、铁路、航空交通路线？ 会场地点是否适合举办其他的活动、展览或者短途旅行？

会场所在地是否安静？如果需要的话，附近是否有住宿场所？安全状况如何，等等。会场使用时间是否合适？ 会场在会议期间是否可用？

诸如会议设备、住宿场所等相关设施在会议期间是否可用？ 需要变更会议日期时，会场能否同意？ 会场大小

会场座席数目是否合适？

会议室的大小能否给与会人员提供舒适的参会环境？

各会议室布局是否合理？能否让参会人员都能毫不费力地看到讲话人员？ 酒店哥哥HotelGG.com

会场设置能否让与会人员轻松方便地在会场里自由移动？ 会场设备

如果需要的话，会议室类型是否齐全？会场内是否有礼堂？是否有供举办分会使用的小型会议室？

会场内是否提供投影仪、电子书写板、文具等等？

会场能否提供无线网络接口？能否提供复印和传真服务？需要的话，能否提供笔记本电脑或台式机？

能否提供小吃、茶、咖啡、正餐？

素食主义者、严格素食主义者和有特别饮食需要的人的饮食需求能否得到满足？ 会场能否提供足够的停车位？ 会议室通风是否良好?有没有安装空调? 身体有缺陷的参会人员的特殊需要能否被满足？

会场能否提供餐馆或酒吧，供与会人员会后交流和娱乐之用? 有无运动或者休闲设施？比如，游泳池或者健身房。如果需要的话，会场是否也能提供住宿设施？ 会场使用费用

会场中心的要价是否在会议预算范围之内？

会议中心采取什么收费方式？比如，以每人每天二十四小时计价，或者以使用的房间数目为标准？ 价格是否打折？ 是否有降价空间？

该会场要求的包括额外服务费用在内的总费用，与其他会场的报价或其他选择相比酒店哥哥HotelGG.com

是否更便宜？（例如，开会、用餐在一个地方，住宿安排到另外的地方是否会更便宜呢？）

有没有任何隐形费用？  要求何时付款？

 是否需要预交部分费用？如果需要，预交多少？提前多长时间？

 该会议中心如何对待取消会议的情况？如取消，会得到全额退款，还是部分退款？

上述许多问题都可以在会议中心的网站上得到答案，也可以向中心索要报价单。如果你是首次使用该会议中心，你可以向其他曾经使用过该会场举办会议的公司询问 他们使用时的相关情况。如果会议十分重要，你就有必要亲自去会议中心考察一下，以得到关于会场布局等一手的情况，更重要的是要了解会议场所管理层和工作人 员的态度。

如果你想使会议取得圆满成功，或者让你选择的会场给与会者带来更好的而不是更坏的经历，一定要仔细选择。会议中心评价的特殊考虑因素

除了“会议中心选择注意事项”以外，你还要清楚地知道会议的性质，有时它也会对会场选择有特殊要求。

例如，如果你想向重要客户展示一件新产品并给他们留下深刻的视觉印象，这就需要将这次会议的性质明白无误地告知会议中心，在选择会议中心的时候也要注意这一点。

如果此次会议主要目的是建立团队意识，这就需要会议中心能够满足运动、娱乐、社交活动以及建立团队意识所必需的设施。酒店哥哥HotelGG.com

如果会议的参加者不是本公司的员工，这时就需要有一个接待区域，与会代表从而可以登记、领取名牌、传单和会议议程。

如果与会者是外宾的话，会议中心必须要能够满足这些外宾的要求，比如，饮食偏好，观光以及旅游安排。

“会议中心选择注意事项一览表”应该将所有的特别考虑因素包括在内，然后才能进行会场考察。

社团组织和公司会议策划者在选择设施或饭店时考虑的重要因素排序表 社团组织会议策划者

1.会议室的数量、大小、质量 2.可商议的食品、饮料和房价 3.食品服务质量

4.休息室的数量、大小、质量 5.结账程序的效率 6.入店和离店程序的效率 7.会议支持服务和设备

8.派专人负责处理会务的各个方面 9.展示空间 10.是否有此方面经验 11.套间的数量、大小和质量

12.近处是否有购物场所、餐馆及娱乐场所 13.其他交通方式是否便利

14.店内休闲设施，如高尔夫、游泳池、网球 酒店哥哥HotelGG.com

15.机场距离

16.特殊会议服务如提前登记、特殊设备等 17.设施新 公司会议策划者 1.食品服务质量

2.会议室的数量、大小、质量 3.可商议的食品、饮料和房价 4.睡房的数量、大小、质量 5.会议支持和服务设备 6.付款程序的效率 7.入店和离店程序的效率 8.有专人负责会议的所有层面 9.设施和人员相关经验

10.店内休闲设施，如高尔夫、游泳池、网球 11.其他交通方式是否便利 12.机场距离 13.展示空间

14.距离购物、饭店、店外休闲娱乐场所近15.特殊会议服务如提前登记、特殊设备等 16.套间的数量、大小和质量 17.会议设施的新旧

第二篇：会议场地预订注意事项

酒店哥哥HotelGG.com

大型专业会务必须做好的七项准备— —酒店哥哥HotelGG

会议侧重于策划，而会务更侧重于服务。针对于会务方面，我们的服务主要总结为：酒店考察、会务组专人服务、来宾数据统计、接送机（站）、酒店住宿安排、用餐服务、交通服务、医疗应急处理。

一、会务组

1.提前确定会务组房间号，并通知参会来宾。

2.会务组门牌明显标识，便于来宾寻找。

3.建立酒店与会议团队的沟通桥梁。

4.24小时值班制，解决参会来宾各类疑难问题。

5.开通网线便于与外界联络。

6.安排必要办公设备办公软件及办公用品，方便来宾使用。

二、数据统计

1.确定标准服务用语，提供优质服务。

2.根据客户提供来宾名单，准确了解来宾会务信息。

3.根据临行更改信息，及时调整相关数据。

4.准确安排接机、接站、住宿、用餐、VIP陪同及参会工作。

三、交通服务

1.按照数据统计时间，准确接送来宾。

2.根据来宾数量，合理安排车辆。

3.车辆张贴明显标识，便于来宾寻找。

4.途中安排矿泉水及当天报纸，提供贴心服务。

5.安排值班车辆，处理应急事件。

6.大型客车配备服务人员及各类设施，设施包括：音乐及DVD光盘、垃圾袋等。

四、住宿安排

1.重要来宾房间提前查房，设施包括：卫生、温度、气味、网络、电视、冰箱、淋浴、马桶。

2.服务包括：欢迎卡、会议资料、鲜花、水果、报纸及特殊需求。

3.协助酒店办理来宾入住登记及退房手续。

4.每日根据日程安排，确定标准语言，通知酒店总机叫早。

五、会议安排

1.根据具体会议流程安排好会议的时间地点。

2.提前检查好会场布置情况，会场灯光和会议设备情况。

六、餐饮安排

1.根据流程安排之路水牌方便客户寻找用餐地点。

2.提前检查各餐及茶歇准备状况，确保按时开餐。

七、医疗保障

1.配备医疗人员，解决突发事件。

2.提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。

3.基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。

会场选择时需要特别关注的细节— —酒店哥哥HotelGG

我们每次安排会议选择会场时，不应只考虑会场租金问题。在考虑会议参加人员组成、到会场的距离以及到会人数的同时，我们还要向你可能使用的会场咨询下列几项事宜：

会场是否合适

该会场是否符合公司的企业形象？

该会场能否帮助此次会议营造恰当的气氛？

该会场对会议受众有没有感染力？

会场工作人员能否给与会人员留下良好的印象？

会场地点

与会人员能否轻松方便地到达会场？

会场附近有没有必要的公路、铁路、航空交通路线？

会场地点是否适合举办其他的活动、展览或者短途旅行？

会场所在地是否安静？如果需要的话，附近是否有住宿场所？安全状况如何，等等。会场使用时间是否合适？

会场在会议期间是否可用？

诸如会议设备、住宿场所等相关设施在会议期间是否可用？

需要变更会议日期时，会场能否同意？

会场大小

会场座席数目是否合适？

会议室的大小能否给与会人员提供舒适的参会环境？

各会议室布局是否合理？能否让参会人员都能毫不费力地看到讲话人员？

会场设置能否让与会人员轻松方便地在会场里自由移动？

会场设备

如果需要的话，会议室类型是否齐全？会场内是否有礼堂？是否有供举办分会使用的小型会议室？

会场内是否提供投影仪、电子书写板、文具等等？

会场能否提供无线网络接口？能否提供复印和传真服务？需要的话，能否提供笔记本电脑或台式机？

能否提供小吃、茶、咖啡、正餐？

素食主义者、严格素食主义者和有特别饮食需要的人的饮食需求能否得到满足？ 会场能否提供足够的停车位？

会议室通风是否良好?有没有安装空调?

身体有缺陷的参会人员的特殊需要能否被满足？

会场能否提供餐馆或酒吧，供与会人员会后交流和娱乐之用?

有无运动或者休闲设施？比如，游泳池或者健身房。

如果需要的话，会场是否也能提供住宿设施？

会场使用费用

会场中心的要价是否在会议预算范围之内？

会议中心采取什么收费方式？比如，以每人每天二十四小时计价，或者以使用的房间数目为标准？

价格是否打折？

是否有降价空间？

该会场要求的包括额外服务费用在内的总费用，与其他会场的报价或其他选择相比

是否更便宜？（例如，开会、用餐在一个地方，住宿安排到另外的地方是否会更便宜呢？）

有没有任何隐形费用？

 要求何时付款？

 是否需要预交部分费用？如果需要，预交多少？提前多长时间？

 该会议中心如何对待取消会议的情况？如取消，会得到全额退款，还是部分退款？

上述许多问题都可以在会议中心的网站上得到答案，也可以向中心索要报价单。如果你是首次使用该会议中心，你可以向其他曾经使用过该会场举办会议的公司询问 他们使用时的相关情况。如果会议十分重要，你就有必要亲自去会议中心考察一下，以得到关于会场布局等一手的情况，更重要的是要了解会议场所管理层和工作人 员的态度。

如果你想使会议取得圆满成功，或者让你选择的会场给与会者带来更好的而不是更坏的经历，一定要仔细选择。

会议中心评价的特殊考虑因素

除了“会议中心选择注意事项”以外，你还要清楚地知道会议的性质，有时它也会对会场选择有特殊要求。

例如，如果你想向重要客户展示一件新产品并给他们留下深刻的视觉印象，这就需要将这次会议的性质明白无误地告知会议中心，在选择会议中心的时候也要注意这一点。

如果此次会议主要目的是建立团队意识，这就需要会议中心能够满足运动、娱乐、社交活动以及建立团队意识所必需的设施。

如果会议的参加者不是本公司的员工，这时就需要有一个接待区域，与会代表从而可以登记、领取名牌、传单和会议议程。

如果与会者是外宾的话，会议中心必须要能够满足这些外宾的要求，比如，饮食偏好，观光以及旅游安排。

“会议中心选择注意事项一览表”应该将所有的特别考虑因素包括在内，然后才能进行会场考察。

社团组织和公司会议策划者在选择设施或饭店时考虑的重要因素排序表 社团组织会议策划者

1.会议室的数量、大小、质量

2.可商议的食品、饮料和房价

3.食品服务质量

4.休息室的数量、大小、质量

5.结账程序的效率

6.入店和离店程序的效率

7.会议支持服务和设备

8.派专人负责处理会务的各个方面

9.展示空间

10.是否有此方面经验

11.套间的数量、大小和质量

12.近处是否有购物场所、餐馆及娱乐场所

13.其他交通方式是否便利

14.店内休闲设施，如高尔夫、游泳池、网球

15.机场距离

16.特殊会议服务如提前登记、特殊设备等

17.设施新

公司会议策划者

1.食品服务质量

2.会议室的数量、大小、质量

3.可商议的食品、饮料和房价

4.睡房的数量、大小、质量

5.会议支持和服务设备

6.付款程序的效率

7.入店和离店程序的效率

8.有专人负责会议的所有层面

9.设施和人员相关经验

10.店内休闲设施，如高尔夫、游泳池、网球

11.其他交通方式是否便利

12.机场距离

13.展示空间

14.距离购物、饭店、店外休闲娱乐场所近

15.特殊会议服务如提前登记、特殊设备等

16.套间的数量、大小和质量

17.会议设施的新旧

第三篇：会议场地租赁注意事项

针对各种大中小公司来说，内部会议可以在自己的办公地点解决，但是涉及到一些商业会议和年会等大型会议和涉外会议来说，就需要寻找到一个最佳的会议场地。在会议场地的租赁需要注意的事项：

1、会议场地租赁的基本项

会议的时间、会议的地点、会议的规模是会议的基本项也是会议场地租赁的基本项。只有确认了基本项之后才能根据这些基本的要求框架去大概范围的寻找可以满足会议要求的会议场地。

2、会议场地租赁的附属要求

在确认了大致可满足会议要求的会场资源后，那就要开始筛选了。那么会议的附属要求都有哪些呢?会场的尺寸、摆台、形状、层高、音响系统等等最终确认了您的会场需求的条件。在您可选择的大致范围内应该又有很多不符合条件的场地资源被PASS掉了。

3、会议场地租赁的价格

价格往往在所有条件满足会议需求之后起到了一个决定性的因素，但是在会议场地的租赁中。一定要注意价格的范畴及单位。按场计价和按天计价有本质的区别，一般一场会议为4小时规定。大致约为半天。有的酒店一天是按三场计算的。所以一定要明晰酒店的会场计价单位。而一天的计算是包含了上午，下午以及晚上。计价单位明晰之后那就是场地供应商所给予的搭建时间，一场会议的布置需要时间，而布置的时间是否免费，收费又收多少呢?所以只有在综合比较了所有情况下的价格才是最终可以参考比对的价格哦，是不是已经招到比较中意的场地啦。

4、会议场地租赁合同

在最终确定好会议场地后是不是要签合同了，签合同也是一门学问哦。一定要明晰所有之前确认的项目以及价格，白纸黑字写明。将结算帐号、结算方式和结算币种也要写清。包括酒店承诺给予的服务和会议场地免费配套的设施都有什么。当然大型的会议最好注明某一层面的场地方负责人是谁，以免会议进行时出现问题找不到对口的人。

第四篇：酒店会议预订协议书

鑫进蛟龙大酒店会议预订协议书

甲方：鑫进蛟龙大酒店有限公司乙方：

地址：蛟河市红叶大街 188号联系人：

联系电话：0432—67095112联系电话：

本着互惠互利、平等自愿的原则，经甲、乙双方友好协商，现就乙方在甲方预定会议的相关事宜，达成如下共识：

一、会议预订信息

1、会议日期

乙方在甲方酒店预订的会议日期：_________年______月______日至_________年______月______日。

2、会议地点

甲方为乙方会议预留会议场地：__________________。

3、1）会议价格 乙方支付给甲方会议场地使用费用：_________半天，_________元／半天，合计：_________元。

2）会议场地计费标准：会议费用以半天作为计费单位，4小时／半天，不足4小时按半天计算；超出时间以______元／小时收取加时费。

4、会议人数

乙方预计参会人数：_________人。

5、会议台型

乙方会议台型：□ 回形式、□ 课桌式、□ 剧场式、□ 鱼骨式、□ 混合式 6、7、8、甲方提供服务 乙方会议要求 会议场地使用约定

1）

2）甲方无偿提供给予乙方会场布置时间，具体时间视甲方营业情况而定； 乙方在会议过程中，应注意爱护甲方设施、设备、用品、用具，如对甲方设施、设备、用品、用具造成损伤、损坏或不能正常使用的，需照价赔偿；

3）甲方无偿向乙方提供会议当天，会议场地的普通照明灯光系统以及空调系统。

二、客房预订信息

1、会议入住日期

乙方参加会议人员入住客房日期：_________年______月______日。

2、会议退房日期

乙方参加会议人员退客房日期：_________年______月______日______时之前。3、1）

2）

3）

4）

5）

6）

4、客房使用价格 豪华单人间：_________元／间，会议期间使用_________间； 豪华标准间：_________元／间，会议期间使用_________间； 商务套房：_________元／间，会议期间使用_________间； 日式房：_________元／间，会议期间使用_________间； 豪华套房：_________元／间，会议期间使用_________间； 预计合计费用：_________元。客房使用约定

乙方会议期间，甲方（□ 是／□ 否）撤掉乙方使用客房内的有偿1）

消费品；

2）乙方会议期间，甲方（□ 是／□ 否）撤掉乙方使用客房内的外线电话；

3）乙方应爱护甲方客房内的一切设施、设备、用品、用具；如有损坏或丢失则需照价赔偿。

4）乙方如在使用客房过程中，发生额外消费，将按照甲方牌价收取实际发生的相关费用

5、洗浴部约定：A_________B_________C_________

三、餐饮预订信息

1、会议用餐时间

1）_________年______月______日（□ 午餐 ／□ 晚餐）；

2）_________年______月______日（□ 午餐 ／□ 晚餐）；

2、会议用餐地点

甲方为乙方会议预留用餐场地：__________________。

3、会议用餐人数

乙方预计用餐人数：_________人。

4、会议用餐形式

1）_________年______月______日（□ 圆桌餐 ／□ 自助餐/□ 保底人数）；

2）_________年______月______日（□ 圆桌餐 ／□ 自助餐/□ 保底人数）；

5、会议用餐标准

自助餐：中式自助餐______元／位；

圆桌餐：会议餐______元／桌，宴会餐______元／桌； 1）2）

四、会议保证金

1、为保障甲、乙双方利益，乙方需在协议签订之日支付人民币________ 元，作为会议保障金；甲方向乙方开具会议保障金收据。

2、为保障甲、乙双方利益，乙方需在会议开始日期五日前，即：______年______月______日______时前，支付会议合计消费的60%，作为会议预付款；甲方向乙方开具会议预付款收据。

五、结算方式

1、乙方需在会议结束当日______时之前，结算全部消费费用。

2、乙方需以 □ 现金、□ 支票、□ 信用卡、□ 其他________，作为结算方式。

3、乙方在结算会议消费时，应向甲方出具会议保障金收据和会议预付款收据，如乙方未能提供会议保障金收据和会议预付款收据的，则甲方有权收取所有乙方消费费用，包括已支付费用。

六、违约赔偿

甲、乙双方如因单方面原因导致不能如期举行的，距会议举行日期10日以下（含10日）取消，赔偿全部宴会预定消费额的80%。

七、其他

一切未尽事宜再商再议，最后衷心祝福您事业辉煌顺畅！

甲方联络人：乙方联络人：

联络电话：联络电话：

本协议双方签字、盖章之日起生效；本协议一式两份，甲、乙双方各持一份。

鑫进蛟龙大酒店有限公司

第五篇：预订机票的几点注意事项

预订机票的几点注意事项：

1、根据客户行程查询航班日期/座位基本情况

2、详细阅读行程相应舱位运价政策的所有限制条件

3、按客户类型根据公司的对外销售政策结合报价

4、告知客人该价格在没有订位之前会根据航空公司系统中座位情况发生随时的变动。需尽快预订

5、如客人的旅行有可能发生变动，应选择退、改、签条件宽松的票价舱位出票，以免造成不必要的损失和麻烦。

6、预订行程要注意转机点是否需要过境签证，并告知客人。

1预订之前与客户核对航班行程、日期、姓名、性别人数（乘国内航班旅客姓名必须与身份证一致、国际航班以护照、港澳通行证、台胞证等有效证件一致（中文汉语拼音对照）。预订国际机票必须使用汉语拼音

2按行程报价选择相应正确的舱位航班号建立PNR

3预订国际航段时需注意目的地之间是否有转机点

4预订时注意客人选择到达城市的机场是哪个（有的城市几个机场）

5预订完成后以邮件/传真方式与客户再次确认。

6告之客户所订行程及价格的最晚出票日期和时间

7对预订完成尚未出票的记录每日上班时必须查看

如遇航班变更/座位取消要查清原因（如航空公司原因）及时处理补救，或与客人协商是否更改预订。

1再次与客户确认行程航班乘机日期姓名性别人数

2提供客人乘机的所有信息

3再次仔细核对票价及所订舱位是否正确无误。

4客户决定出票时要告知出票后再发生任何改动应会产生的相应费用。

5不要多加代理重复订位，以免航空公司取消客人预订。

6要查询核对该票价的使用期限，注意PNR里提示的出票时间，提前一天通知客人，防止客票超时被取消。

7出票当中发生的费用以航空公司的要求办理

8出票最好选择在工作时间，如下班需要出票时，对有争议的客票不能与航空公司核对票价所以不能出。应提前告知出票，提前输入旅客信息、核对价格做好出票准备。

9机票出好后再次核对相关信息，早发现问题早解决。

改期退票：

1、改期需要付费的客票，须到航空公司售票处办理。代理人无权办理。

2如客人提出退票时，应立即通知我公司将成型的PNR取消。以免造成NOSHOW而发生费用。一个位子1000---2000/人民币

3、国内机票须将电子客票行程单交回航空公司。

4、根据各航空公司的不同退票规定的执行。大概需要15个工作日。

5、非正常原因导致的改期或退票，如客人在机场应去航空公司的柜台开具证明。