会议团队预订流程及接待方案

第一篇：会议团队预订流程及接待方案

会议团队预订流程及接待方案

会议团队到场消费情况一般分为两种：一是经过外联拓展或主动上门联系并签订了《团队接待协议》的客源；二是临时到场即时需提供服务的会议团队客源。两种客源因到场时间的差异，形成接待流程的有所不同。

一、会议团队预订流程

营销人员主动上门对目标客源进行拜访或与主动到店团队客源对接，通过商谈明确消费形式及内容，达成会议团队消费意向并签订《团队接待协议》。协议内容应明确如下内容：

1、单位名称及抵离店时间；

2、团队人数；

3、三餐标准和酒水要求（确定用餐形式及菜品清单）；

4、住宿标准及需要房间数量；

5、会议室地点及收费标准、会场布臵、会标内容及规格尺寸、茶水服务和是否需要多媒体、话筒数量、鲜花、水果等；

6、对娱乐项目的预订及消费标准；

7、户外活动的内容及标准；

8、团队签到具体安排；

9、结账方式；

10、会务组人员相关信息；

11、其它特殊要求等。将签订的《团队接待协议》反馈至酒店前台进行登记，财务部和总经办备份。

临时到店即时需要提供服务的会议团队，在了解基本需求和结算方式后，直接进入接待程序，随后跟踪服务，以掌握团队其它消费需要。

二、会议团队接待纲要

会议团队接待可分为前期、中期和后期三个时间段，不同时间段的工作重心有所不同，注意事项也随之变化。

（一）前期接待准备

前台根据《团队接待协议》提前1至2天，与会议团队会务组取得联系进行协议再次确认，了解是否有其它要求，同时向相关部门发布书面接待通知，相关部门负责人在通知上签字确认。部门负责人根据通知，做好相关接待准备工作，对人员、物资、卫生、服务、安全等作出相应要求和安排（如餐厅接到通知后，前后堂应及时在班前会上作出具体人员安排、场地布臵和原材料采购计划等准备事宜），在大堂设臵签到台，并尽量协助签到工作。提前悬挂欢迎横幅或欢迎水牌，在道路节点、就餐区域、会议厅门口、娱乐场地设臵指示牌，方便客人使用。

（二）接待工作展开

总经理、总经办、营销具体负责人对客户消费的每一个环节进行督导，现场指导，收集反馈意见,处理突发事件（如营销具体负责人要跟踪对接会务组人员，及时了解意见，掌握团队消费动向，查漏补缺，确保服务到位）。各部门要环环相扣，紧密联系，无缝对接，确保客户抵达每一个消费场地都有迎来送往，周到的服务，对各方面安全要做到万无一失。会议团队消费账目核对清楚，及时提供快速准确的结账服务（涉及签单或支票结算的，要由相关负责人签字或现场把关）。各部门均应严格按照岗位服务质量标准和操作流程进行工作。

（三）接待后续工作

接待完毕后各部门要做出总结，前台做好信息收集客历登记，具体营销人员应配合财务做好应收账款和回访工作。

（四）临时到店即时需要提供服务的会议团队，可参照以 上，有序展开，要求应变灵活，避免超额接待、场地冲突、服务空白断档现象发生。

婚寿宴接待方案

婚寿宴的主家大部分会提前预定，接受预定时要多注意客人的诉求，尽量满足客人的合理要求，精心安排，细致策划，多为客人着想。接待一般承担主要接待任务的在餐饮部和茶坊棋牌厅，也可能对客房或其它产品有一定要求，可参照会议团队接待执行。

婚礼庆典是影响宴席氛围的重要因素，庆典活动的精心策划和良好执行都会为新人及酒店赢得良好的声誉。客户选择酒店承办婚宴是对酒店的信任和认可，婚宴既能给酒店带来经济收益，又能带来口碑效应，从而扩大酒店知名度，宣传酒店产品，酒店方应该格外珍惜这个机会。

婚礼庆典一般分为几个步骤：

1、新人迎客---酒店方应协助新人布臵迎宾台，架设欢迎水牌和新人海报，烟糖果盘，嘉宾签

到册，证婚人、嘉宾代表胸花等准备。如果是户外迎宾要注意天气变化，准备遮阳伞，最好能准备室内临时迎宾点。

2、新人进场，灯光、音乐、花瓣、掌声、祝福和司仪激情的开场白，将庆典带入第一个高潮。

3、双方家长代表上场，这时是展现一对新人喜结连理后一个大家庭的和谐与美满，也同时展现父母对子女的爱和子女对父母养育之恩的感激之情。期间儿女敬茶，父母祝福新人以及感谢诸位来宾。

4、证婚人证婚，来宾代表或双方单位领导致贺词。

5、庆典浪漫之旅，新人的西式婚礼仪式，交换婚戒，共同浇注香槟塔，喝交杯酒，切蛋糕，等等项目穿插其中，还会有。

6、新人答谢来宾，向全体来宾鞠躬，来宾共同举杯祝福新人幸福美满。

7、新人抛花球，传递幸福。

8、司仪宣布婚宴正式开席。

餐厅把握上菜节奏，音控、灯光和舞台效果要配合默契。新人换装，席间进酒接近尾声，婚宴也即将结束，此时客流会聚集茶楼棋牌厅或其它娱乐场所，相关岗位要提前做好充足准备，加强人员力量，安排好高峰期客人的到来，一部分客人有可能离开，车场保安要做好交通疏导工作。等新人和最后的亲朋用完餐后，餐厅要及时提醒客人根据情况确定晚餐的预定桌数，要在开晚餐前至少2个小时前确定，以便通知后堂着手准备。晚餐过后是主家送客的时间，这个时候各经营场所的消费单据要及时汇拢，账目要核算清楚，做好随时结账的准备。

酒店可以将婚礼庆典一起运作，购进部分器皿、道具、灯光和音控等设施设备，选拔培养员工成为司仪，成立婚庆服务组。

所有大型团队进店前，总经理要召开部门负责人工作会，了解准备情况，提出具体工作要求，发现问题苗头，及时加以处臵。协调各部门的分工，落实职责范围。

第二篇：会议接待流程方案

会议接待流程方案

1.大门口设欢迎调幅、欢迎牌，门口有接待员，随时指引客人。

2.大厅内设签到台、指示牌等。

3.酒店签到：客人签到，发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸牌、礼品、会议安排等。前台接待负责引领客人签到，并详细了解会议安排及流程，以便为客人解决疑惑或者不明之处。

4.会议住宿：房务中心负责客人入住房间后的确认，询问是否有特殊要求。

5.会议场所：检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮

6.会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品。7：会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认 8：会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

9.每个路口设置专门负责的人员，负责引导客人。

10.因为主题会议是养生，所以在会场所用的茶水应该有所讲究。

11.在会议间歇可以播放一些很宁静的音乐，舒缓客人的情绪

第三篇：会议接待流程方案

会议接待流程方案

一、会前服务

1、与会议主办方洽谈会议初步方案。

2、我中心为会议主办方提供会议报价：

（1）前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信息。（2）会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。（3）机场、火车站接站安排。

（4）酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。（5）会议流程方案。（6）会后旅游行程安排。

3、与主办方确定方案，签订合同，预付定金。

4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。

5、会议展板、展架、横幅的制作。

6、会议各种用品的运输、托运工作。二：会中服务

1：会务组：会务组工作人员的工作安排和分工要求。2：机场接站：专人负责机场，车站的接站服务。

3：酒店接待：会议室欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的摆放。4：酒店签到：客人签到，发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸牌、礼品、登记返程机票、火车票、会后旅游登记、收取会议费等。5：会议住宿：客人入住房间后的确认，询问是否有特殊要求。6：会议场所：检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。

7：会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品。8：会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认 9：会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。10：会议留影：会议代表合影留念及摄像服务。

三：会后旅游：旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。四：会后服务

1：结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐

2：资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。

会议接待方案

一：我公司在承办会议方面积累了丰富的实际工作和实际操作经验，以自己票务方面独有的优势，使您的会议工作轻松便捷、有条不紊；使您可以更专心自己的工作，不必为会议的琐事而分心劳神，而且还会将会议举办得更加圆滿和精彩，取得意想不到的收获！会议策划简介：

1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。

2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。

3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。

4、礼品策划、设计、样品提供和制作。

5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。

6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。

7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。

8、提供会议所需各类信息。

9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。

10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。

12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。

13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线，并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。

14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。

会议接待程序：

1、我们倡导商务会议的全新概念，积极为合作客户提供最高效、优质、周到的服务，可以根据客户需求，灵活安排会议规模、费用，提供活动整体策划方案，以便为客户提供不同规模、档次的商务会议服务设施。

2、我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资询信息供客户选择，为客户提供商务会议期间全部的会务用品及会议现场布置，为客户提供相应的媒体支持。

3、会议期间，会根据客户的需求，在会议举办地进行媒体宣传，灵活操作，使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。

4、我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场地点，并提前为您预约。

5、我们将为您提当地大酒店3－7优惠价格的预定服务，并完全考虑您的要求，为您推荐适合您需要的酒店以及楼层。

6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素的专业会务人员，与各星级酒店都有协议关系，可按客户的不同要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。

7、无论在当地哪里举办会议，我们都会有专业人员24小时为您服务，包括从开始的预定酒店到最后订票送站，我们会根据您的要求精心策划、落实、负责到底。

8、我们将为您的会议提供宣传册等印刷品、纪念品的设计、生产一条龙服务，我们将根据会议的具体需求设计印刷品或纪念品的样式、内容、选择图案等，为您的印刷品或纪念品指定专门的厂家印刷以及生产，并将根据您的需求，提前把印刷品或纪念品送到会场或指定位置。

第四篇：会议接待方案及细节流程

会议接待方案及细节流程

会议接待方案：

1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。

2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。

3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。

4、礼品策划、设计、样品提供和制作。

5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。

6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。（视具体情况而定）

7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。

8、提供会议所需各类信息。

9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。

10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。

12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。

13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线，并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。

14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。

会议接待细节流程：

一、会前服务

1、办方洽谈会议初步方案。

2、公司为会议主办方提供会议报价：

（1）前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信息。

（2）会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。（3）机场、火车站接站安排。

（4）酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。（5）会议流程方案。

3、与主办方确定方案，签订合同，预付定金。

4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。

5、会议展板、展架、横幅的制作。

6、会议各种用品的运输、托运工作。二：会中服务

1、会务组：会务组工作人员的工作安排和分工要求。

2、机场接站：专人负责机场，车站的接站服务。

3、酒店接待：会议室欢迎调幅、欢迎牌、指示牌等的摆放。

4、酒店签到：客人签到，发放房间钥匙、会议材料、礼品、登记返程机票、火车票等。

5、会议住宿：客人入住房间后的确认，询问是否有特殊要求。

6、会议场所：检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。

7、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品。

8、会议餐饮：用餐时间、用餐标准的确认。

9、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

10、会议留影：会议代表合影留念及摄像服务。

三、会后旅游：旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。（视实际情况而定）

四、会后服务

1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。

第五篇：会议接待流程

会议接待流程

基本信息

 中文名称 会议接待流程

 外文名称

Conference reception process  提供

由主办单位提供

 设备

桌椅、名牌、音响设备

1会议资料准备 4人员安排 7会议报到 目录 2设备及设施准备 5发票的开据 8会议期间

3会前准备工作 6会议接站 9会议结束工作

会议资料准备

1:会议资料:由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会

人数印刷。

2:会议资料(主办单位提供)3:领导发言稿(主办单位提供)4:《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。5:项目执行情况资料(主办单位提供)6:展板所属图片(主办单位提供)7:广告牌设计稿 8:欢迎布标、会议室布标 9:会议礼品(按参会人数准备)10:会议代表证

设备及设施准备

1.桌椅、名牌(现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌)、茶水

桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。

会议上的茶水饮料最好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。2.签到簿、名册、会议议程

签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。3.黑板、白板、笔

在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。4.各种视听器材

现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。5.资料、样品

如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。6.会标、背景板、展板

会标一般指会议名称和会议标语横幅。

为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板(采用喷绘画面)，特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。

会前准备工作

1:根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置(会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按部落实到位。2:据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。

3:提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。

4:提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。

5:与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全 隐患的发生。

6:医疗保障，配备医疗人员，解决突发事件。提前购买常备药品，种类包括:感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。基本设备包括:体温表、听诊器、手电筒、棉签等。及时联系就医。7:在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。四:会议其它费用开支预算

1:代表证2:广告牌3:展板4:用车5:宴会标准6:水果7:纪念品8:资料打印、复印9:照相、摄像10:其它 人员安排

1:根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)2:会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务 3:摄影组:根据会议需求安排摄影人员

4:车辆小组:根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如:专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。

5:旅游接待小组:根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务 6:生活小组:此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务

发票的开据

在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，开具正式发票及酒店的住宿发票。

会议接站

会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。火车站或者飞机场设一块醒目接站牌。

会议报到

1:在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”“签到处”

2:报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。

3:提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。

4:根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券 5:代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存 6:当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表 7:会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表

会议期间

1:要求酒店落实叫早服务

2:准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行

3:会议室布置情况落实

4:安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记

5:及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈 6:与酒店公司财务人员协调好票据的开取

7:准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程

会议结束工作

1:会议结算

1:我向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误 2:向会务组提供所需发票 3:返还会务组附加的会议利润 2:会议返程

1:根据代表返程机、车票时间及方向，分批送站，我方承诺确保代表顺利返程 2:可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务，并向会务组赠送丽江特色精美礼品