医药公司疫苗采购管理规定

第一篇：医药公司疫苗采购管理规定

医药公司疫苗采购管理规定

1．采购需求的确认和采购计划。

1.1疫苗采购的数量：公司只经营第二类疫苗，应根据最低和最高库存量，以不积压，不脱销，保证供应，提出采购需求。

1.2采购中心与销售部门每月根据药品质量情况及销售部门的进销存业务业绩和未执行合同，编制月《采购计划》。

1.3编制疫苗采购计划必须考虑供货单位或购入途径和到货周期的不同情况，并考虑疫苗冷链运输受不同季节气温影响等因素。

1.4疫苗《采购计划》的主要内容：要货部门、采购人员、药品名称、规格、剂型、生产企业、供货单位、计划数量、进货期限和金额等。

1.5疫苗采购计划审批：由采购中心经理审核其销量、库存、总量、断货情况等，质量管理部审核质量情况。2.首营企业、品种的采购。

2.1药品采购凡未与公司建立供需关系的企业和首次从某企业采购新品种（新剂型、新规格、新包装）的疫苗，均应按《首营企业管理规定》（首营资质审核：应有国家食药监部门核准的生产/经营的范围）、《首营品种管理规程》进货申请审批，已通过首营审批的企业、品种方可实施采购。

2.2查询公司供销链网络系统，对已通过录入公司供销链系统的合格供应厂商和已在经营的品种，可直接实施采购。

3.合同的订立

3.1签定采购合同：采购部在进货前应就有关原则与供应厂商签定《采购合同》（采购协议）（附有质量保证内容）合同的内容应包括以下方面：

1）明确所购疫苗质量应符合国家的标准和有关要求，包括交货期、售后服务等。2）明确所购疫苗（国产）供货时每件包装应附产品合格证。（每批到货均应附该批疫苗《生物制品批签发合格证》复印件。）

3）明确所购疫苗包装标准，标签和说明书应符合国家有关规定 4）疫苗的运输，应符合《疫苗储存和运输管理规范》的规定 5）进口疫苗除上述外，还应附有供货单位原印章的《生物制品进口批件》、《进口疫苗检验报告书》的复印件

6）采购的疫苗应是近三个月的生产的药品。

7）注明价格及交货方式，如遇价格调整，则需重新签定。

3.2采购合同的审批：签定的采购合同应由采购经理审批签字或授权的采购人员签字同意后加盖公章，审批不同意的则返回给采购员，重新与供应商订立合同。

3.3 采购员将加盖公章的合同反馈给供应商，要求其盖章签字后一个月内寄回，采购员将合同编号整理归档。

4.采购的实施

4.1采购员应按《采购计划》和采购合同的要求，向供应商发出采购订单（合同），其有效期为一个月，过后如还须订购必须重新发订单（合同）。

4.2采购员根据采购合同将采购信息输入到供销链系统中，生成电子版《采购合同》，通过网络传递物流，并生成电子版本的《验收单》，内容包括：疫苗名称、规格、剂型、供应单位、生产企业、有效期、购进数量、购货日期。

4.3采购员应根据采购订单（合同），以不同的方式与供应商联系，主动询问发货情况并跟踪到货信息，如需更改订单：1）数量的更改则重复3.条款，2）供应商更改的则重复1.条款，以确保采购订单（合同）的履行。

4.4采购员应对未按约定执行的采购订单（合同），应与供应商联络进行催货，并作为供应商年度业绩评定的依据。

5.到货情况确认 5.1情况处理。1.符合订单：

1）仓库疫苗验收员根据采购到货验收信息由《采购合同》生成电子版的“采购预报”转《验收单》。

2）采购员收到供应商开具合法票据后，应与“采购进仓”《入库单》的品规、数量、供应商名称等进行核对，无误后在供销链系统中进行勾联，并按付款要求执行付款审批。2.不符合订单：客服人员与采购人员进行电话沟通，依据沟通的结果由验收员进行验收或拒收。

3.对于疫苗供货异常的按不合格药品管理规定执行。5.2采购员将到货入库情况记录在《购进记录》中 5.3采购中心应及时将进货质量异常情况，供应商履行合同的能力，售后服务和预防纠正措施报告情况记入供应厂商业绩评定内容作为年度进货质量评审的依据。

第二篇：医药公司疫苗采购退货管理规定

医药公司疫苗采购退货 管理规定

1．目的：对疫苗经营过程进行监控，保证疫苗合法、安全，满足规定要求。2．范围：适用于疫苗流通的退货过程。3．定义：无 4．说明

4.1 采购中心根据客户需求，进行疫苗类药品的采购，具体采购过程管理按采购管理规定执行。

4.2 采购中心收到疫苗仓库的到货信息后，对合格药品进行库存管理，对不合格药品按不合格药品管理规定进行管理。4.3 采购中心的库存管理

4.3.1 采购中心收集疫苗仓库药品养护信息，对不合格药品按不合格药品管理规定执行。4.3.2 对于药品有效期管理，执行有效期药品管理规定。

4.3.3 对于库存药品，采购中心、仓库、财务中心等按《库存商品盘点操作管理规定》进行定期盘点。

4.4 疫苗类药品销售由销售部门按销售管理规定执行。

4.5 销售部门应按要求进行销售流向跟踪、销售货款的资金回笼等。4.6 按预防接种异常反应报告规定收集报告相关的异常反应等。

4.7 养护、出库、交付过程中的不合格品和销售退回发现的不合格品按不合格商品管理规定执行。

4.8 当客户要求退货时，销售部门按销退管理规定执行。

4.9 采购中心对滞销品种及不合格药品中能退回供应商的，按采购退货管理规定执行。4.10 对供应商及客户的查询要求，相关部门按质量查询管理规定执行。

4.11 所有销、存信息和不合格品信息、投诉信息、国家政策要求、供应商信息和药品信息等均应汇总上报。5.采购退货管理规定

5.1在以下情况时，采购中心整理有退货意向的疫苗,从分销系统中查询供应商、品名、规格、批号、效期、生产厂家、数量等。5.1.1在到货验收过程中发现的包装有问题或内在质量有疑问的疫苗； 5.1.2供应商书面要求召回的疫苗；

5.1.3经国家及所属地食药监督管理部门抽验发现的不合格疫苗。5.2采购中心向供应商提出退货要求。

5.3供应商不同意退换的，按不合格药品管理规定执行。

5.4供应商同意退换的，采购中心应在---个工作日内与供应商协商运输方式，并在《采购退货预报》上注明，生成《采购退货药品自提凭证》或带“采退”字样《销售清单》，采购中心应督促供应商在---天内自提采购退货商品，疫苗仓库应在---周内将采购退货商品发运。

5.5采购中心应督促供应商自提和疫苗仓库的发运情况，并跟踪到货信息。

5.6采购中心每月对疫苗采购退货药品从分销系统中进行导出汇总分析，纳入供应商评审中。

第三篇：医药公司药品采购管理规定

医药公司药品采购管理规定 1．目的：为加强药品采购质量管理，规范采购工作，确保从合法的企业购进合法和质量可靠的药品，特制定本管理规定。

2．范围：适用于本企业药品采购进货全过程管理。3．定义：

3.1供货单位：本制度所称供货单位是指中国境内的药品生产企业或批发企业。4．内容：

4.1 药品购进质量控制管理

4.1.1药品购进必须审核确认供货单位资质的合法性和购进药品的合法性。采购部门不得从未经审核确认的供货单位购进药品。

4.1.2采购部门负责向供货单位索取其合法资格证明文件进行审核；对到本企业进行业务联系的供货单位销售人员，进行合法资格的验证：对供货单位开户户名、开户银行及帐号进行确认。采购人员负责填写《供货方档案表》并建立合格供应商档案。

4.1.3供货单位及其销售人员的资质审核，按公司《首营企业和首营品种审核管理规定》执行。

4.1.4对已有正常业务关系的供货单位，应注意审核确认其资质文件的有效性、是否有项目变更：如超过有效期限或有项目变更，应及时索取相关资料进行审核确认并更新供应商档案。4.1.5从药品生产企业首次购进的药品必须经过审核确认，药品合法性未经审核确认的，不得购进。首营药品的审核，按本公司《首营企业和首营品种审核管理规定》执行。4.1.6购进已正常经营的药品，应注意是否有包装、标签、说明书等事项的变更。如有变更事项，采购人员应及时索取相关资料，并进行质量审核确认，更新材料由质量管理部门归档保存。

4.1.7质量管理部门负责计算机管理信息系统中供货单位及购进品种基础信息的维护和控制，并按期审核、更新相关内容。4.2 采购进计划的制定 4.2 采购计划的制定

4.2.1采购计划的制定原则：以市场需求为导向，按需购进、以销定进、择优采购。4.2.2采购人员应根据历史经营状况、目前库存情况及市场需求预测，以及公司经营目标与资源配置等综合情况，制定采购计划。

4.2.3采购计划的制定应以药品质量为重要依据，进行具体品种和货源渠道的筛选。4.2.4采购计划制定时应听取销售部门和质量管理部门的意见，注意购进药品的时效性，合理控制药品库存结构，建立购销平衡，保证供应，避免脱销。

4.2.5采购计划制定后，需要得到公司相关领导审批同意后，方能执行。4.3 药品采购合同质量管理

4.3.1购进药品应依法签订合同，签订购进合同必须明确质量条款。4.3.2工、商间购货合同应明确：

(1)药品质量符合国家药品标准和有关质量要求：(2)随货附药品出厂检验报告书

(3)药品内外包装符合有关规定和货物运输的要求。4.3.3商、商间购货合同应明确：

(1)药品质量符合国家药品标准和有关质量要求：(2)随货附药品检验报告书复印件；

(3)进口药品应提供符合规定的注册证或批件和进口药品检验报告书的复印件：(4)药品包装符合有关规定和货物运输的要求。

4.3.4通过互联网、电话等方式采购药品，不能签订书面合同时，必须与供货单位签订注明各自质量责任的质量保证协议书，协议书必须明确有效期限。

4.3.5 签订购进合同应明确付款条件，付款方式、交货期限、运输方式、索赔事项等内容。4.3.6 购进药品的合同～般采用本公司的合同文本也可以采用供货单位的合同文本。4.3.7购进合同签订人除法人代表亲自签订外，其他人员必须具有法人代表授权的委托．方能代表公司签订购进合同。

(1)可以根据公司业务的情况按购进金额的大小分级授权：(2)也可以授权委托专人负责合同的签订。

4.3.8购进合同、预付款的购进合同签订前，采购人员应将拟签合同文本提交财务部门负责人审核并报公司总经理审批。

4.3.9购进合同签订必须加盖公司业务合同专用章后方能生效。

4.3.10购进合同一经签订即产生法律效力，双方应诚实守信、认真履约。在合同执行中如需变更，签约双方必须沟通达成一致意见，并有书面文件留存备查。4.3.1l采购部门负责购进合同的管理，建立合同档案并做好相关记录。4.4 购进药品的记录与凭证管理 4.4.1购进药品必须具有合法票据。购进药品时，应要求供货单位开具合法票据，井对其开具的发票合法性进行审核，对发票填写的单位名称、药品名称、剂型、规格、数量、单价、金额等项目的准确性进行复核，并要做到票、帐、货相符。

4.4.2购进药品的票据应按规定妥善保存备查，购进发票由采购人员负责索取、登记，交财务部门存档备查，除发票以外的随货同行票据由验收人员留存备查。4.4.3药品购进必须按规定做好药品购进记录。

(1)药品购进记录必须注明：药品的通用名称、剂型、规格、批号、有效期、生产日期、生产厂家、供货单位、购进数量、购进价格、购货日期等项内容。

(2)药品购进记录要做到真实、完整、可靠、准确，采购人员负责对计算机管理信息系统自动生成的进货日志进行分类备份并做好药品购进记录的管理和存档。（3)药品购进记录应保存至超过药品有效期一年，但不得少于三年。

4.4.4除上述管理规定外，购进药品记录与凭证管理按公司《质量记录、凭证管理规定》执行。

4.5 采购人员管理

4.5.1药品采购人员应依照国家职业技能准入规定，取得药品购销员资格证书，持证上岗。4.5.2药品采购人员必须在公司授权的范围内依法采购药品，依法规范药品购进行为。4.5.3公司对派出的药品采购人员出具授权书。授权书原件应当载明授权书采购的品种、地域、期限，注明采购人员的身份证号码，并加盖本企业原印章和企业法定代表人印章(或者签名)。

4.5.4采购人员授权书有限期应在一年以内（含一年），到期重新授权。采购人员授权书应留有与原件项目一致的存档文件备查。

4．5公司每年对药品购进情况进行一次质量评审，由质量管理部门、采购部门、销售部门和储运部门的人员共同参加。由采购部门负责填写《 _进货质量评审表》，报质量管理部门备档。

4．6药品购进工作流程，按公司《药品购进工作程序》执行。5．相关记录：

5．1《供货方档案表》 5．2《药品购进记录》 5．3《进货质量评审表》 6．相关文件：

6．1《首营企业和首营品种审核管理规定》 6．2《质量记录、凭证的管理规定》 6．4《药品购进管理工作程序》

第四篇：医药公司二类精神药品采购管理规定

医药公司二类精神药品采购管理规定

1.目的：对二类精神药品的采购等相关经营过程实施管理，确保符合国家有关管理规定，满足用药需求。

2.范围: 适用于二类精神药品的采购等相关过程的管理。3.定义：SFDA—国家食品药品监督管理局。4．说明

4.1 采购中心根据客户需求，进行二类精神药品采购，具体采购过程管理按照4.12-4.18执行。

4.2 采购中心收到物流中心的到货信息后，对合格药品进行库存管理，对不合格药品按不合格药品管理规定进行管理。4.3 采购中心的库存管理

4.3.1 采购中心收集物流中心药品养护信息，对不合格药品按不合格药品管理规定执行。4.3.2 对于药品有效期管理，执行效期管理规定。

4.3.3 对于库存药品，采购中心会同财务中心和质量管理部等按《库存药品盘点管理规定》进行定期盘点。

4.4 二类精神药品销售由销售部门按照销售管理规定执行。4.5 销售部门应按要求进行销售流向跟踪、销售货款的资金回笼等。4.6 按不良反应报告管理规定收集报告相关的不良反应等。

4.7 养护、出库、交付过程中的不合格品和销售退回发现的不合格品按不合格药品管理规定执行。

4.8 当客户要求退货时，销售部门按照销退管理规定执行。

4.9 采购中心对滞销品种及不合格药品中能退回供应商的，则按采退管理规定执行。4.10 对供应商及客户的查询要求，相关部门按查询管理规定执行。

4.11 所有销、存信息和不合格品信息、投诉信息、国家政策要求、供应商信息和药品信息等均按信息汇总报告管理规定执行。采购管理规定： 4.12 采购需求确认

4.12.1 二类精神药品采购应遵循“了解市场，适应市场，定点采购，保证用药安全”的原则，以不积压，不脱销，保证供应。

4.12.2 二类精神药品采购品种,必须严格遵循SFDA所公布的目录品种,实施采购、备货。4.12.3 二类精神药品的供应商选择，必须是SFDA批准的具备该类药品经营或生产资格的药品批发企业或生产企业。

4.12.3.1供应商必须提供以下有效企业法定资质材料：

（1）盖有供货单位原印章的《药品生产许可证》或含有“二类精神药品”经营范围的《药品经营许可证》的复印件。

（2）盖有供货单位原印章的药品GMP/GSP认证证书的复印件。

（3）盖有供货单位原印章的《营业执照》复印件。4.12.3.2供货单位销售人员相关资料

1）盖有供货单位原印章并有企业法定代表人签发的，有明确授权范围和授权期限的法人代表委托书原件，内容至少包括销售的品种、销售区域、有效期限、销售人员的身份证号等。

2）加盖供货单位原印章的销售人员身份证复印件 3）供货单位销售人员有效职业资格证明的复印件。

4.12.3.3要求供货单位提供《质量保证书》或签订质量保证协议，质量保证协议应具有以下内容：

1）明确双方质量责任

2）药品质量符合药品法定标准等有关规定

3）药品附产品合格证明

4）药品包装符合有关规定

5）药品运输的质量要求

6）进口药品应有符合规定的证明文件

4.12.3.4质量管理部审核供应商资质合格后，在系统中对该供方二类精神药品的经营范围予以维护。

4.12.4采购中心每月根据二类精神药品质量情况及各销售部门的进销存业务业绩和《未执行合同》，编制月《采购计划》。

4.12.5编制二类精神药品采购计划必须考虑供货单位或购入途径和到货周期的不同情况，并考虑怕热怕冻二类精神药品运输受不同季节气温影响等因素。4.13采购计划

4.13.1 采购：一般为月度计划。依据为公司一年内最低和最高库存量及销售部门《未执行合同》来制定。4.13.2 编制二类精神药品的采购计划，必须充分考虑供货单位、到货周期、发运方式等不同情况，并考虑麻、精药品其储存温度属性。

4.14 二类精神药品采购计划审批：采购经理经理对其采购计划数量、库存的总量、销量、金额、内容进行审核；质量管理部对其采购的供货单位和药品质量等情况审核，审核同意的则由采购部经理和质量部经理签字确认；不同意的，则在采购计划写明原因，并返回采购部门。

4.15 采购合同的订立：

4.15.1 签定采购合同：二类精神药品采购员依据所批准的二类精神药品采购计划，来订立采购合同，也可以按供应商提供采购协议要求来订立。内容应包括以下方面：

1）明确所购二类精神药品质量应符合国家的标准和有关要求，包括交货期、售后服务等。2）明确所购二类精神药品（国产）供货时每件包装应附产品合格证。

3）明确所购二类精神药品包装标准，标签和说明书应符合国家有关规定和运输要求，（如有储存温度要求二类精神药品的运输，应采取相应保温措施等）。4）注明价格及交货方式，如遇价格调整，则需重新签定。

5）进口二类精神药品除上述外，还应附有供货单位原印章的《进口药品注册证》、《进口准许证》、《进口药品检验报告书》。

4.15.2 采购合同的审批：采购合同应由采购中心经理审批或授权的采购人员签字，确认同意后，在采购合同中签字，并加盖公司的公章后；若审核不通过，则将采购合同返回采购员，重新要求供应商的公司订立合同，并按本4.15.1条款执行。

4.15.3 采购员将审核同意的合同反馈给供应商，要求供应商加盖章签字后在一个月内寄回。4.16 采购实施

4.16.1采购员根据采购合同将采购信息输入到供销链系统中，并生成电子版《采购合同》，释放物流，以作收货验收准备工作，同时系统生成电子版本的《购进记录》。

4.16.2采购员应按所批准的二类精神药品《采购计划》和采购合同的要求，向供应商发出采购订单，其有效期为一个月，过后如还须订购必须重新发订单。

4.16.3 采购员根据采购订单，以不同的方式与供应商联系，主动询问有关发货情况、数量及到货日期，如需定单更改：当更改进货数量时，则按本4.16.1，4.16.2条款执行，当更改进货单位时则按4.13条款执行。

4.16.4 采购员应对供应商履约能力监控，未按约定执行的采购订单（合同），应与供应商联络进行催货，并作为供应商业绩评审依据。4.17 到货情况确认 4.17.1 情况处理 符合订单：

1）采购员根据采购到货验收信息由《采购合同》生成电子版的“采购预报”转《验收单》。2）采购员收到供应商开具合法票据时，应按“采购进仓”《入库单》的数量、品规、供应商名称进行核对，正确后，在供销链系统中进行勾联，并按付款要求执行付款审批。不符合订单：对验收中发现的挤压、破损、储藏温度不符合等原因造成的不能正常入库的药品，填写《验收联系单》转采购中心，验收员根据采购中心的处理意见进行验收或拒收。对于二类精神药品质量异常的则按不合格管理规定执行。

4.17.2 实际购进记录:采购员将到货入库情况记录在《购进记录》中。

4.17.3 采购中心应及时将进货质量异常情况，供应商履行合同的能力，售后服务和预防纠正措施报告情况记入供应厂商业绩评定内容作为进货质量评审的依据。采购退回管理规定：

4.18在以下情况时，采购中心整理有退货意向的二类精神药品,从分销系统中查询供应商、品名、规格、批号、效期、生产厂家、数量等。

4.18.1在到货验收过程中发现的包装有问题或内在质量有疑问的二类精神药品； 4.18.2供应商书面要求召回的二类精神药品；

4.18.3经国家及所属地药品监督管理部门抽验发现的不合格二类精神药品。4.19采购中心向供应商提出退货要求。

4.20 供应商不同意退换二类精神药品，则按不合格管理规定执行。

4.21供应商同意退换的，采购中心应在五个工作日内与供应商协商运输方式（如需通过邮寄方式运输，采购部应督促物流中心严格按国家特殊药品《邮寄管理办法》执行），并在《采退预报》上注明，生成《采退药品自提凭证》或带“采退”字样《销售清单》，采购中心应督促供应商在30天内自提采退商品，物流中心应在1周内将采退商品发运。4.22 采退药品信息报告与跟踪：

4.22.1 采购中心应对所采退的二类精神药品的信息跟踪，确认所采退药品是否退回到了供应商处。

4.22.2 当发现未按时到达时，应与物流中心沟通了解运输状况，发现被盗、丢失等情况，立即向药监部门、公安机关报告，并向公司质量管理部及公司领导报告。4.23采购中心每月对采退的二类精神药品从分销系统中进行导出汇总分析，纳入供应商评审中。

第五篇：医药公司库存管理规定

医药公司库存管理规定

一、本规定适用于公司在库所有库存商品。

二、目的：为规避库存商品风险，避免造成不良损失，规范不良库存商品的处置及责任追究，制定本规定。

三、采购要求：

公司所有采购计划严格按销售计划实施，以“零库存”为目标制定采购计划，加强对计划采购品种、采购数量的审核。

对于基药的采购：为保证公司及时高效配送基药，除不常用品种严格按基药部计划采购外，对于需要备货的品种，由采购部根据网上计划采购（库存保证为45天的库存量）

使用量小品种的采购：对于不常用的品种（每月销量<50盒）的药品，采购应选择调货为主，减少因其他原因造成的滞销或过期损失。

采购部门购进药品时，要求药品离失效期不得低于一年（有效期在一年以内的，离失效期不得低于八个月）。有效期在两年以上的，必须在有效期期限的一半以上。低于以上期限的，不得验收入库。如特殊情况需要，必须由采购负责人批准后，方能入库。

四、库存分配：

1、每个独立销售核算部门设立专用库位，库存商品由该销售部门负责；

2、80号库设为采购部库位，每月月底采购部根据采购计划把该库位未出库商品进行分配，纳入该销售部门库存。无法分配的由采购部承担全部库存管理责任。

五、不良库存定义：库存商品超过3个月未动销或者动销率低于10%的；近效期8个月的在库商品。不良库存必须限时处理，处理低于进价部分和过期报损即为折损率和应赔偿部分。

六、折损率

按销售额的0.5‰作为库存正常折损率，正常折损率范围内计入部门费用。

七、折损率大于0.5‰部分的金额按以下比例进行赔偿。

营销总监：超正常折损金额部分的5%； 采购总监：超正常折损金额部分的5%； 采购经理：超正常折损金额部分的10%； 部门经理：超正常折损金额部分的10%；

销售责任人：超正常折损金额部分的35%（共5人，每人35/5%）； 采购责任人：超正常折损金额部分的35%（共5人，每人35/ 5%）；

注：以上人员层次和人数欠缺时，欠缺部分由其他层次按比例承担。

八、上述所涉及人员每月预提提成的20%作为赔偿准备金，赔偿额大于提成预提金额时，从当月及以后月份提成中扣补，补足为止。

九、执行时间:从2013年1月1日入库的产品执行此政策。

2013-6-10