举办国际会议申报程序.

第一篇：举办国际会议申报程序.

举办国际会议申报程序

一、报学校审批的国际会议

1.会议性质：一般性学术会议，且不涉及政治敏感问题；

2.提交时间：主办或承办单位一般应在一年以前提出书面报告交国际处； 3.会议审批：由国际处主管领导审签后，报主管校长审批； 4.会议审批时间：自受理后，两周答复；

5.会前提交资料：国际会议申请表（中文），会议日程，拟参会人员名单，会议经费预算表；

6.会后补交材料：实际参会人员名单，会议总结报告（中文）（包括会议

论文清单），以及会议期间形成的一些重要资料；

7.有关国际会议的重要资料，交由国际合作与交流处学术交流科立卷，并

交学校档案馆保存。

二、由国际合作与交流处报上级单位审批的国际会议

1.会议性质：重大国际会议，会议主题涉及政治敏感问题，或是系列性的

国际组织会议，国际影响大，或中外方参会代表中有重要政界人物； 2.提交时间：主办或承办单位一般应在一年以前提出书面报告交国际处交

流科；

3.会议审批：由国际处报教育部，并转国务院有关部门审批； 4.会议审批时间：自受理后，通常2-3个月答复；

5.会前提交资料：国际会议申请表（中文），会议日程（中文），拟参会人 员名单（中文），会议经费预算表；

6.会后补交材料：实际参会人员名单，会议总结报告（中文）（包括会议

论文清单）以及会议期间形成的一些重要资料等；

7.国际会议期间形成的重要资料，交由国际合作与交流处学术交流科立

卷，并交学校档案馆保存。

第二篇：举办国际会议的管理办法草案

举办国际会议的管理办法（草案）

为了进一步规范我校举办国际会议的相关事项，根据上级有关精神及我校相关队定，特制订本办法。

第一条 定义

国际会议是指在我国境内（不含港、澳、台地区）以我校名义举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

第二条 举办国际会议应具备的条件

一、筹备国际会议的部门应在会议主题有关的领域具有一定的工作基础，国际国内有一定的影响；

二、会议主题要符合我国改革开放、教育和科研发展的需要；

三、凡属研讨性的国际会议，筹备部门应能组织一定数量和质量的学术论文；

四、筹备国际会议的部门应与学校有关部门共同筹划国际会议，妥善安排会 议场所、食宿、交通及安全等工作；

五、会议经费有保证。第三条 举办国际会议申报程序

一、筹备国际会议的学院部门应提前5个月，就会议的背景、主题、内容、目的、规模、日期、经费来源、会务安排、与会者人员名单等提出报告。报告须由申办部门领导签署意见，经科研处审批后，再交国际交流处（港澳台事务办公室）审批。

二、送审报告经校国际交流处（港澳台事务办公室）审核并报请校领导批准后，由国际交流处（港澳台事务办公室）行文上报市教委、市外办。

三、举办国际会议的申请得到批准后，由国际交流处通知申办部门、校办科研处。申办 部门得到通知后，应提前3个月准备国外代表和台湾代表相关资料，并安排会议议程、食宿、交通和翻译等工作。

四、学校校长办公室协调各个相关部门筹备会议，国际交流处寄发重要外宾的邀请信，办理国外代表入境手续，将有关台湾代表材料交台湾事务办公室报请市台办。若市台办不同意有关台湾代表参加会议，申办部门应婉言谢绝台湾代表参加。

五、由学校承办的国际会议应提前一个月向主管校长汇报会议筹备情况，由部门承办的 国际会议应提前两周向国际交流处（港澳台事务办公室）汇报会议筹备情况。会议一般不邀请市领导和驻沪领事馆人员参加，若会议期间必须拟请上海市领导或驻沪领事人员参加，应提前三周报国际交流处，由国际交流处出面邀请。若拟请学校有关领导参加会议，应提前两周报校办审批，由校办将审批结果通知国际交流处，国际交流处再通知申办单位。

六、国际会议举行完毕以后，申办单位写出书面总结、英语报道，并及照片等影像资料 一起交国际交流处（港澳台事务办公室）第四条、举办国际会议应该注意的有关问题

一、举办国际会议要从实际出发，从严掌握，积极举办对提高我校国际知名度和促进我校教学和科研的发展有重大意义的国际会议。申办（承办）国际会议的外方人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议，以及外方人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术领域的专业性或学术性国际会议，应根据外交部意见，报市委外事外宣工作领导小组或市政府审批，必要时上报中央外事工作领导小组或国务院审批。会议的规模适度，应本着以我为主，为我所用，精心组织，讲求实效的精神努力办好国际会议。

二、举办国际会议都要从政治上权衡利弊。凡涉及我国核心利益、重大敏感问题和重大国际问题的国际会议，拟邀请非建交国家人士，有特殊背景的人员等代表参加的国际会议，须严格按报批程序申报。未经批准，任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺在上海金融学院举办国际会议。对方提议协办或联合主办的国际会议，如背景可疑，并带有对我不利的政治意图的，应予以回绝。

三、举办国际会议的申请批准之前，举办国际会议的单位可以以适当方式同外方交换意见，了解对方意向，但不得达成正式书面协议。有关单位未经归口管理部门的认可、同意或授权，不得自行与他国机构或国际组织联系筹划举办国际会议，不得擅自向外方承诺轮流在两国举办国际会议；一般也不得接受外方设立会议常设机构的要求，如有必要，另案批准。

四、与会外国人应在境外办妥来华入境手续，国际交流处应适时地凭批准举办会议的批复件与市外办、市教委落实与会外国人来华签证手续。

五、举办会议的申请得到批准后，举办单位要组织力量对与会代表送交的论文精心认真审核，如发现论文内容有政治性错误应及时交涉，表明我方立场观点，要求对方改正或取消论文在会上发表的资格。

六、会议期间，我方与会代表要坚持内外有别的原则，严格遵守《涉密人员对外科技交流保密守则》，不得携带秘密文件、资料参加会议活动。我方与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均符合可以公开的口径，不得泄露秘密。

七、举办国际会议应厉行节约，严格按照有关规定，限定经费开支范围和开支标准，严格控制会议的住宿档次并按照国际惯例不配备生活用品，不发会议纪念品，不赠送礼品，不组织公款游览、参观。会议用餐以自助餐为主，可安排一次冷餐宴请，不再另外安排迎送宴请。不得以盈利为目的。

八、举办国际会议如需媒体报道，应在申报内容中一并报批。

第三篇：举办国际会议报批流程

在华举办国际会议申报程序

预报：

国际会议包括有三国以上外国代表学术会议和有两国代表参加的双边会议以及合作项目中的工作会议。每年2月和10月，科研处会通知各学院预报当年7-12月和次年1-6月拟举办的国际会议信息。国外代表在30人以下的一般性国际会议不需预报;重大国际会议*（后附说明）必须预报并且要提前一年预报。申报：

一、举办一般性国际会议，举办单位应在对外承诺前三个月将申请举办会议的报告报学校科研处会签意见。重大国际会议则需要在对外承诺前六个月申报。

报告应包括以下内容：国际会议的中英文全称；举办日期、会期、地点；主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称（国外单位应注明中外文全称）；与会人员范围、会议规模、外宾人数；会议的主题、议题和主要内容；经费来源；举办国际会议的必要性、预期达到的目的；会议主要承办人姓名、单位、电话号码（办公和移动电话）。国外代表名单(姓名、国籍、单位名称、职称或职务)

二、科研处会签意见后转交国际交流处。国际交流处对报告进行初 审并向会议负责人提出修改意见，负责人将修改后的报告电子版发 给国际交流处经办人。三．国际交流处起草学校报告报主管校长审批。

四．国际交流处将学校报告上报教育部国际合作与交流司，在审批过程中如有疑问需要解释或需要补充材料时，国际交流处将向学院转达相关意见和要求。

五．教育部将批件寄达国际交流处转学院。

注意事项：

一． 经批准同意对外申办的国际会议，有关机构和个人在举办过程中不得承诺和承担超出授权范围的额外义务。

二． 不宜跨省、自治区、直辖市易地举办国际会议，如果与其他省、自治区、直辖市的单位和机构合办会议，原则上由会议举办地的单位向其上级申报批准。

三． 不得随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”等称谓；从严限制国际会议形成固定年会或例会的机制。

四． 避免在同一时间或短时间内举办相同主题或类似的国际会议。五． 原则上不邀请国家领导人出席会议和参加相关礼仪活动。特殊情况需要领导人与会的，事先需取得领导人原则同意后再逐案报批。

六． 与境外国际组织、机构联合举办国际会议，需要提供该机构的背景资料，要求举办单位事先查看该机构的网站，如果里面涉及“两个中国”或“一中一台”问题，需要求该机构将网站内容予以整改，并将整改后的网站截图一并上报。

关于重大国际会议的说明：

一． 联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议。

二． 联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议。

三． 事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议。

四． 外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术型国际会议。五． 外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别的国际会议。

六． 邀请党和国家领导人出席的高级别国际会议。

七． 邀请全国人大、全国政协、最高人民法院和最高人民检察院的领导同志出席的国际会议。

第四篇：高校举办国际会议英文开幕词

Opening Remarks

ON CME2011 Distinguished Guests and Leaders, Ladies and Gentlemen, Dear Friends, It is an honor and a pleasure to welcome you on behalf of the Automation College of Harbin Engineering University to this conference on Complex Medical Engineering.Firstly thank every one of you for attending.Many of you have travelled great distances to be here.With excellentspeakers attending from dozens of countries, this conference is a truly global event.We are glad to see that hundreds of participants from overseas including United States, Canada, Italy, Australia, United Kingdom, France, Germany, Japan, Korea ,Etc.andmore than fifty professionals from mainland chinaincluding Taiwan and Hong Kong have come to this event.Let me now turn to introduction of Automation College of HEU.The history of the Automation College can be traced back to 1953, when Harbin PLA Military Engineering Institute was founded.The College is being developed and strengthened through its core disciplines of 'Ocean Tunnel Measuring' and 'Ship-Electricity'.The College is one of the teaching and research backbones of HEU.There are 6 undergraduate programs including Automation, Measuring and Control Technology and Instruments, Electrical Engineering and its Automation, Detection Guidance and Control Technology, Biomedical Engineering, and Aviation Technology;16 master programs including Control Theory and Control Engineering, Navigation, Guidance and Control, Pattern Recognition and Intelligent Systems, Detection Technology and Automatic Equipment, Electric Machines and Electric Apparatus, Power System and its Automation, Precision Instrument and Machinery, Biomedical Engineering, Mechantronic Engineering, Systems Engineering, System Analysis and Integration, High Voltage and Insulation Technology, Power System and its Automation, Power Electronics and Power Drives, Traffic Information Engineering & Control, and Detection and Measuring Technology and Instrument;6 doctoral programs including Control Theory and Control Engineering, Navigation, Guidance and Control, Precision Instrument and Machinery, Detection Technology and Automation Equipment, Pattern Recognition and Intelligent Systems, and System Engineering.In addition, the nationally top ranking discipline of Control Science and Engineering has a Postdoctoral R&D Base.In 2001, the discipline of Navigation, Guidance and Control was appraised as a national key discipline.During the process of prejudication and proposal of the National 10th Five-years Plan and the '211 Project', Control Theory and Control Engineering and Navigation, Guidance and Control are listed as the key disciplines.To be internationally leading, the College has invested 23 million yuan RMB for the two disciplines' further construction.Finally ,you are sincerely invited to come to Harbin Engineering University and I wish the conference a complete success!

第五篇：浙江大学关于举办国际学术会议的有关规定和申报程序

浙江大学关于举办国际学术会议的有关规定和申报程序

一、行政管理

1、在我校举办国际学术会议，有利于提高我校在国内外的学术地位和国际竞争力，促进学科发展和国际交流与合作，因此学校支持具备条件的单位积极发起、主办或承办国际学术会议。

2、对外交流与合作部是申报国际学术会议的归口管理单位，负责受理会议的申报和代表学校办理邀请外国代表来华的“被授权单位签证通知表”。

A、主办会议：主办单位一般应提前一年提交申请表。外方参会人数在150人以上和有关领域涉及敏感问题的会议，由对外交流与合作部报教育部审批；外方参会人数在150人以下的会议，由对外交流与合作部报主管校长审批。举办单位收到批件后，即可进行筹备工作。

B、承办会议：承办单位应提交主办单位的会议批文和委托函。

3、会议主办单位应组成相关的学术委员会和组织委员会，会议的学术负责人和委员会成员应有相应的学术地位和组织能力，能承担会议的学术活动和具体会务工作。

4、会议的用房、用车及会议国内外代表的联系、接送、住宿、用餐等事项，由主办或承办单位负责落实。

5、会议经费由主办单位通过收注册费和其他渠道争取资助或赞助解决，原则上自负盈亏。

6、需要校领导出席开幕式或参加的会议，由主办单位会前1个月提出书面申请，交对外交流与合作部办理。

7、会议的文字材料、总结、统计表、重要照片、论文集、到会国内外代表名单等由主办单位在会议结束后一个月内，交对外交流与合作部，经整理后交学校档案馆归档。总结提纲和统计表可从我部主页下载。

二、申报程序

1、由会议的学术负责人填写“浙江大学举办国际学术会议申报表”（从我部主页下载），经学院外事负责人签字和盖院章，提前一年交对外交流与合作部。涉及敏感问题的会议还需加附拟参会人员名单。

2、会议申请表由对外交流与合作部主管领导审核后，根据会议规模和是否涉及敏感问题，报主管校长或教育部审批。

3、会议审批时间： 学校审批：2周教育部审批：2－3个月

三、参会外国代表的邀请

1、一般参会人员

（1）会议主办单位填写“邀请外国代表一览表”（从我部主页下载），由学院外事负责人审签和盖院章后，交对外交流与合作部审批；

（2）审批时间：3天；

（3）由对外交流与合作部代表学校签发“被授权单位签证通知表”；

（4）主办单位将“被授权单位签证通知表”邮寄给受邀代表，对方持表到中国驻所在国的使领馆办理入境签证手续。

2、副部级以上和前政要人士参会代表的邀请

（1）填“邀请外国代表一览表”，并附被邀人中文简历，经学院外事负责人审签和盖院章后，交对外交流与合作部，由对外交流与合作部报教育部审批；

（2）审批时间：2－3个月；

（3）对外交流与合作部收到教育部批件后，代表学校签发“被授权单位签证通知表”；

3、台湾人士参会

（1）由会议主办单位填“台湾参会人员一览表”，（从我部主页下载）经学院外事负责人审签和盖院章后，交对外交流与合作部港澳台办，由港澳台办报省台办审批。

（2）得到批准后，会议主办单位正式向对方发邀请，对方持台胞证办理入境手续。

4、港澳人士参会

由会议主办单位发邀请，对方持回乡证直接入境。