采购付款管理办法（xiexiebang推荐）

第一篇：采购付款管理办法（xiexiebang推荐）

采购付款管理办法

第一条： 为维护公司资金与资产安全，提高采购的计划性与效率，规范采购与付款流程，根据公司实际情况，特制定本办法。

第二条： 本办法适用于公司所有办公用品，生产、研发和劳动保障等所需原材料、仪器设备的采购及款项支付，其余采购参考本办法执行。

第三条： 公司所有部门所需物资采购原则上均由各部门提出申请，由指定采购人员统一购买，其他人员一般不得自行采购。

第四条： 公司日常办公用品采购由行政部提出申请，并填写《物资采购申请单》，经保管人员核实无库存并签字确认，采购预算金额3000元以下的，由主管领导审批同意后，即可进入采购流程；采购预算金额3000元以上的，由总经理审批同意后，即可进入采购流程。

第五条： 公司所有生产、研发等所需原材料、仪器设备、耗材等采购由技术部提出申请，并填写《物资采购申请单》，经保管人员核实无库存并签字确认，采购预算金额3000元以下的，由主管领导审批同意后，即可进入采购流程；采购预算金额3000元以上的，由总经理审批同意后，即可进入采购流程。

第六条： 部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份《物品报损审批表》给行政部及财务部门登记，财务部门审核确认使用年限（超出修理范围），由总经理审批。经审批后，将一份《物品报损审批表》和《物资采购申请单》一并送交采购人员。

第七条： 公司采购人员依据《物资采购申请单》标明的规格、型号、数量等进行相关物资采购，采购时综合考虑性价比，维护公司利益。通常情况下，都应签订采购合同。

第八条： 物资采购过程中需预付货款时，采购人员应填写《付款申请单》，并附上《物资采购申请单》、采购合同/订单/协议复印件，由主管领导、财务人员、总经理审核后，交出纳人员支付。货到需立即付款时，视同预付货款。

第九条： 货到入库后，结算货款时，采购人员应填写《付款申请单》，并附采购合同/订单/协议复印件、采购物品发票、供货商送货单、公司入库单，10000元以上采购另需附《质量检验报告》，由主管领导、财务人员、总经理审核后，交出纳人员支付。

第十条： 物资采购完成后，采购人员应及时将所采购物品建档入库，各部门使用时向仓库保管员提出申请，并填写物资领用单，由保管员建立物品出库单。

第十一条： 财务于每月初向采购人员提供《供应商往来余额一览表》，采购部门应于1-2个工作日内完成核对，并反馈给财务。

第十二条： 采购部门应通知供货商向公司出具二份盖有公章或者财务专用章的《款项往来对账函》，经财务核对无误后，加盖财务专用章，一份由采购部门交付供应商，一份交由财务存档。

第十三条： 供应商未完成向公司提供采购发票的，由公司财务出具《发票往来对账函》，加盖公司财务专用章后，由采购部门交付供应商并索回盖有供应商财务专用章的《发票往来对账函》，并交公司财务作为年度决算及对账档案备存。

第十四条： 公司对供应商应提供的发票实行台帐式管理，财务、采购部门必须分别建立《发票往来挂账登记簿》，对所有预付款逐笔进行详细登记（包括付款日期、单位、内容、金额、经手人、约定提供发票日期），待对方提供发票后，财务与采购部门及时在《发票往来挂账登记簿》中勾销。财务、采购部门每

月初就发票开具情况进行核对，由采购人员负责督促供应商及早开具发票。

第十五条： 采购人员为向供应商索回发票的责任人。如采购人员未及时索回发票而导致发票不能索回的，由采购人员负责到税务代开发票或自己联系开票，所需税金由采购人员自行支付。因为发票未能索回造成公司损失的，应按公司相关制度进行赔偿。

第十六条： 如采购付款时供应商约定开发票而最终不能开票的，采购必须要求供应商负责到税务代开票

第十七条： 如因客观原因，供应商不能提供发票的，采购人员应在采购付款时提前备注说明，在签订采购合同/订单/协议时，注明供应商不能开具发票，并在洽谈价格时将税金扣除，由采购人员代开发票或联系开票，上述情况下产生的开票税金由公司承担。

第十八条： 本办法解释权归公司采购部所有。

第二篇：采购付款管理制度

采购付款管理制度

第一章总则

第一条为了加强（以下简称“公司”）合理采购，保障生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，依据《深圳证券交易所股票上市规则》（以下简称“《上市规则》”）、《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》等相关法律法规，并结合公司具体情况制定本制度。

第二条本制度所称“采购”，是指购买物资（包括购买劳务)及支付款项等相关活动。第三条公司采购业务应注重防范下列风险:(一)采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，导致企业生产停滞或资源浪费；(二)供应商选择不当，采购方式不合理，招标或定价机制不科学，授权审批不规范，导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；

(三)采购验收不规范，付款审核不严，导致采购物资，资金损失或信用受损。第四条公司通过全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足生产经营需要。第二章采购管理组织机构

第五条公司采购归口管理部门负责汇总物资需求信息，选择和管理供应商，组织确定采购价格，订立和管理采购合同，控制采购供应过程，参与采购验收及结算付款申请等工作。

第六条公司物资需求部门配合采购归口管理部门的主要职责是：

(一)负责提交已审定后的物资需求、进度要求和技术规范书；采购付款管理制度(二)负责合同履约过程中的技术问题，配合合同变更技术谈判等工作；(三)负责组织物资验收、资产移交并配合项目决算；(四)配合物资采购、监造和检验；

(五)负责职责范围内的其他有关工作。第七条公司采购管理的具体目标是：

(一)确保物资采购的质量和及时供应，保障公司正常运营；(二)控制库存水平，降低库存成本，减少库存损失；(三)尽可能实现采购物资的标准化；(四)发展优质的供应商合作伙伴；(五)加强公司各部门之间的合作；

(六)降低公司运营总成本，增强公司核心竞争力。

第八条为了实现采购作业相互监督的制衡机制，采购组织应贯彻不相容职务分离的原则：

(一)请购与审批岗位分离；

(二)供应商选择、采购执行、审批岗位分离；

(三)采购业务的询价岗位与确定供应商岗位分离；(四)采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离；(五)采购、验收与记录岗位分离；

(六)付款申请、审批与执行岗位分离。第三章需求及采购管理

第九条公司采购归口管理部门对物资需求的编制、报送提出规范管理的要求。物资需求部门提交的物资需求，不符合规范要求的，应退回重报。

第十条在实施物资采购过程中，由于市场供求关系、采购周期、技术能力等原因，不能满足物资需求要求的，采购归口管理部门应及时向物资需求部门进行反馈，物资需求部门应调整后重新提出物资需求。

第十一条物资采购所需的技术规范等技术资料，必须经生产技术部或其他相关技术管理机构审核。采购付款管理制度 第十二条物资采购执行遵循“先利库，后采购”的原则。对于满足需求条件的物资，公司采购归口管理部门先平衡利库，后进行采购，加快库存物资周转，提高库存物资利用率。

第四章选择和管理供应商

第十三条公司采购归口管理部门应当建立和完善合格供应商名录，并于每年年初组织相关部门人员对上各类供应商的供货情况进行评审，对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换，实现合格供应商名录的动态管理。

第十四条采购人员应经常性地跟踪合格供应商名录企业的经营动态和产品质量情况，掌握合格供应商的保障供应的资信动态。发展新的合格供应商，并对该供应商建立供应商档案，作为进一步考察评估的依据。供应商档案包括，供应商基本信息，供应商资信档案，供应商所提供的资质证明、价格表及相关资料等。

第十五条每批物资供应结束后，采购人员应及时将供应商供应的质量、及时性等实际表现记录于供应商资信档案，作为定期进行供应商评审的资料。

第十六条采购人员每年复查一次供应商基本信息，更新原有资料内容。供应商档案应由采购归口管理部门专人负责管理，未经采购归口管理部门负责人批准，不得随便查阅。

第十七条采购归口管理部门应对供应商的选择加强监督指导，在下列情况下，应当更换供应商：

(一)原有供应商在定期评审中被淘汰；

(二)原有供应商不能满足物资需求变化的需要；(三)原有供应商拒绝供货；

(四)新供应商的物资更适合公司的需求。

第十八条物资使用部门、生产技术管理部门必须将设备、物资使用过程中出现的问题及时反馈给采购归口管理部门，采购归口管理部门应及时做好产品质量的记录工作。采购付款管理制度 第五章采购价格管理

第十九条采购归口管理部门执行采购时，应优先与公司合格供应商名录上的供应商联系购买。如公司合格供应商名录上的供应商不能满足供应，采购人员应进行充分的市场询价调查，并作好市场询价记录，择优择廉购买，同时保管好市场询价记录表以供以后参考和审核，保管期限为三年。

第二十条需要进行询价采购的物资，先由采购人员至少向三家供应商询价、谈判，达成初步意见后由采购部门签订正式合同后进行物资采购。

第二十一条需进行现场零星物资采购的，采购人员应2人或2人以上同行，在物资市场了解物资价格及供应商基本情况，要做到货比三家、优质优价、承诺良好的售后服务。采购归口管理部门负责人应根据物资采购的数量、规格等对价格进行审查。第二十二条采购归口管理部门、公司内部审计机构应当独立地进行定期或不定期的市场信息调查，检查采购人员市场询价的真实性和合格供应商供货的价格情况，对购买活动进行评审，监督采购价格执行。

第二十三条供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映，严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等。第六章合同和采购供应管理

第二十四条采购价格确定后，应与供应商签订采购合同，签订合同的具体规定，按照《合同管理制度》执行。

第二十五条采购人员必须取得合法的发票，并且尽量取得增值税专用发票。采购人员应向供应商索取合格证明、使用说明及供应商名片等资料。采购物资到达公司后，主管采购人员应及时到达仓库，对供应商所提供物资进行详细检验，确认是否与采购申请单所列内容一致。

第二十六条采购归口管理部门应充分研究各类物资的历史需求数据规律、货源紧缺状况、采购生产周期等因素，协助物资仓储管理部门确定最佳安全库存。第二十七条仓库管理员应定期报送库存物资报表，反映现有库存物资的名称、规格、单价、数量、储存位臵和区域等信息，配合采购归口管理部门根据物资库存状况平衡利库后安排具体采购。采购付款管理制度 第二十八条对需要监造的物资，应择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向生产技术部等部门通报。第二十九条仓储部门负责物资接收的组织管理，按照合同、技术协议和有关产品标准进行清点、查验，对到达的物资及时卸车、入库、开箱检验。一般常规物资的验收由仓库保管员、主管采购人员等进行；大宗、大型、重要物资和非常规、特殊物资验收由生产技术部、提出物资需求的运行/建设部门技术人员、仓库保管员、主管采购人员共同进行。验收完成，主管验收人员要填写验收记录凭证，验收记录凭证要明确表述验收状态。第七章采购付款管理

第三十条采购物资未经验收人员验收合格，确认数量、质量、价格、规格型号完全符合采购订单要求，并完成入库手续，不得办理采购付款。第三十一条采购付款流程如下： 采购货到付款

采购人员提出付款申请（付款申请须附有采购合同、入库单、发票）—采购归口管理部门负责人审批—财务审核—总经理审批—董事长审批（100万以上）—出纳付款。采购预付款

采购人员依据采购合同提出付款申请—采购归口管理部门负责人审批—财务审核—总经理审批—董事长审批（100万以上）—出纳付款。第八章附则

第三十二条本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行。第三十三条本制度由公司董事会负责解释和修订。

第三十四条本制度自公司董事会通过之日起实施。采购付款管理制度

二〇一七年十月

第三篇：采购付款及发票管理制度

采购付款及发票管理制度 总则

1.1 为规范公司各类采购货物（或劳务）申请单、付款及采购（或劳务）发票的管理，维护公司利益，结合

公司实际情况，制定本制度。内容

2.1 公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：采购申请单、采购合同规定，付管理，付款方式，发票管理，对账管理。2.1.1 采购申请单、采购合同规定

2.1.1.1 《采购申请单》、《费用类报销单》单比1万以下、月累计5万以上由常务副总王青春签字审核，此金额

以上由总经理签字有效。

2.1.1.2 研发样品及工具采购，根据分管经理或总经理签字审批过的《采购申请单》，研发样品采购申请中，必须填

写批量价格，转入批量采购后，采购价格不得高于研发要求的批量价格，样品价格则可以不受批量价格的约束，但是偏离太多时（批 量价格的2倍）需要附有情况说明。

2.1.1.3 办公用品、固定资产采购，根据分管经理和总经理签字审批过的《采购申请单》，实际采购中不得高于

行政交由财务部存档的价格，如果高于这个价格必须附有情况说明。2.1.2 付款管理规定

所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请单”付款。“用款申请单”由业务经

办人出具，并不得涂改。2.1.2.1 预付款业务

无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部

价款。

（1）预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、总经理批准的合同书、采购申请单，到财务办

理支付款项手续。

（2）对于预付货款的经济业务, 各采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正

常执行对于财务帐面“应付账款”中连续三个月出现未发生变化负数金额的业务单位, 由业务经办人负

责将款项追回,为避免公司利益受到损失，从付款后第四个月开始，每延迟一周，对经办人罚款20元。

直寄追回预付款项为止。2.1.2.2 货到付款业务

（1）对货到已验收、发票已到要求付款的（即帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收 到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，并在U8结 算后附到货库单等单据交财务部审核入账。为避免多开重开发票现象，发票所附的到货单与U8的入库单的内容必须一致。财务根据采购合同、采购申请单或《采购分工及付款清单》审核付款。

（2）对货到付款，发票未到的规定（此情况有税务风险，无特殊情况，财务有权拒绝）： 对于货到入库、发票

未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请单、由品管验收签字的材料到货单、采购合同号。2.1.2.3 劳务服务业务

委外服务业务，业务经办人员出具经分管经理、总经理批准的委外服务申请或合同书、服务发票、付款申请

单，到财务办理支付款项手续。分期付款的可以要求对方分批开具发票，但必须先到发票再申请付款。否则，财务可以拒付。

2.1.3 付款方式及收据的取得要求

付款方式主要有现金、银行转账、转帐支票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和

纠纷，款项的支付主要以银行转账或转账支票付款为主，无特殊情况的均不能支付现金。

2.1.3.3 对单笔业务口径一致性的要求

每一笔业务，收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必须一致，如果有特殊情况，经总经理特批的业

务，签定合同人（即为公司提供劳务及货物人），在结算款项时，出具的发票与合同不符时，在签定合同

时，应单独有合同补充说明，收款据必须用出发票人的收据，以免给财务工作造成混乱，如果是先预付款

后来发票的业务，在结算时，发票出具人与收款人不符的，财务将不予受理该发票，并停止付款。2.1.4 各种情况下采购（或劳务）业务发票的规定 2.1.4.1 采购（或劳务）发票标准要求及处理

（1）所有材料物资、劳务服务（含固定资产、运输服务、设备租赁、研发技术服务、信息技术服务、快

递服务、鉴证咨询服务）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票（增值税专用发票进项税有

效认证期为自发票开具之日起180天内），财务部不接收超过认证期的增值税专用发票，特殊业务不能

出具增值税专用发票的经财务认可、总经理批准的可开具增值税普通发票；

（2）采购（或劳务）发票所开具的内容必需与实际业务内容（合同内容、入库单、数量、金额及与合同

单价、劳务内容）相符，即货、款、票、合同相一致，否则，财务不接受该业务的结算发票。特殊情况经

财务确认总经理批准的除外。

（3）对于特殊情况下发票与实际业务内容不符的业务发票经财务确认、总经理特批可以接收的，需对方业

务单位出具加盖财务公章的情况说明书，说明发票与实际业务内容的业务实质，经公司财务部确认合格后

方可接收对方的业务发票。为规避公司财务风险，财务部有权拒收任何情况下不合格的采购（或劳务）业

务发票。2.1.4.2 发票的取得时限管理规定

（1）所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员签字确认后，报送财务部。各类采购业

务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起60日内取得，并在 U8系统里结算后交财务部办理入账手续；工程、劳务发票的取得时限为单项工程、劳务合同约定的劳内

容结束之日起60日内由相关分管责任人负责经与决算合同内容金额相符的发票交至财务部。

（2）对于超过规定时限未将发票交到财务部的，每超期一周给予业务经办人5元罚款，直至取得发票为止。

（3）如因经办人个人原因造成已收到的供应商发票过认证期或丢失的，每笔业务发票金额在10000元以下的，对业务经办人处以100元罚款，金额在10000元以上的处以200元罚款，并由业务经办人负责在退票

日或发现日起30日内补换票及提供财务部所需的其它相关手续。如经办人故意对不规范业务发票隐瞒不报

或私自压票、退票等处理的，每发现一笔，处罚当事业务经办人100元。2.1.5 定期对帐制度

为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符，业务经办人应设立业务备查账，财务部将实行定期

对帐制度：

2.1.5.1 与公司业务经办人备查帐核对时间周期为一月一次，时间为次月3-10日；次月5日之前财务把当年的供应

商往来明细提交采购部，次月10日前采购部把对账核对情况结果反溃财务部。

2.1.5.2 业务经办人在离职时，账目必须对清，填写供应商账务交接单，并要求相互交接的业务员在其负责的每家供

应商核对后的账目进行确认签字，否则财务部不得在离职单上签字。2.1.6 本制度由财务部负责解释及修订

第四篇：采购与付款管理制度

采购付款管理制度

第一部分

总 则

第一条

为了引导企业加强对采购付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规，制定本规范。

第二条 本规范所称采购付款，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。

第二部分

采购审核与批准

第三条 采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。

采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。

采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总经理审批后交采购部签订合同。

第三部分

付款结算控制

第四条

付款审核

财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。

第五条 应付账款在×万元以内的，由财务总监审批；应付账款在××­—­××万元的，由总经理审批。

预付款与定金在×万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在××­—­××万元的，报财务总监审批，在××万元以上的，由总裁审批。

审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。

第六条 财会部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

⒈真实性审核

应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。审核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。

⒉完整性审核。

根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。

⒊合法性审核。

审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。

⒋合规性审核

审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。

⒌除对上述⒈⒉⒊⒋条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符；审核物资采购是否按照经批准的物资采购计划，合同或协议进行；审核入库物资收料凭证，检查是否有采购员、交料人、验收人、收料人的签章，内容填制是否完整，并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对；审核付款是否符合审批权限

会计人员对不符合规定的物资采购业务、不得办理采购结算，并报告财会总监。财会总监对严重违反规定采购物资计划的

应当及时向总经理汇报

第七条 付款控制

在付款时，应得到采购部经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。

⒉一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如采购部、生产部、销售部、总经理等）签单批准。订单副本应及时提交财务部门。

⒊ 收到货物并验收后，验收员应编制验收报告，验收报告必须按顺序编号，验收报告副本应及时送交采购部和财务部。

⒋ 收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。

⒌ 财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。

⒍ 采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭单，并经财务经理审核，财务总监和总经理按权限审批。

⒎ 已确认的负债应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商的良好关系，并维持企业信用。

⒏ 财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且互相核对，出现差异时应编制调节表进行调节。

⒐ 财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。

第四部分 账务处理

第八条 财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。

将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及其他各种财务所需要的单据等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。

每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。

第九条

对账

财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。

取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。

第五部分

付账控制中的现金使用

第十条

现金使用范围。

1．向个人收购农副产品和其他物资的价款。

2．结算起点以下的零星采购支出价款。

第十一条

现金使用方法。

1．采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请。

2．财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。

3．财务人员不得坐支现金，需要坐支现金的需报经开户银行批准。

4．因采购地点不确定、交通不便等特殊情况，办理转账结算不便，必须使用现金支付时，应向开户银行提出书面申请，由企业财务部门负责人签字盖章，开户银行审批后，予以支付现金。

第六部分

预付账款的管理

第十二条

原则上不允许采用预付账款的方式采购物资，但对于一些紧俏商品以及公司急需的材料必须采用预付账款的形式采购的，需要由具有审批权限的主管领导审批。

财务人员对预付款项要严格把关。并及时能做账、入账，将预付款项控制在安全合理的范围内。

第十三条

公司应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

企业应当加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。

财务部对采购计划的预付款项，除总经理特批外，控制在×%以内。

第十四条 公司应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。

第七部分 应付账款管理制度

第十五条 应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。

第十六条 应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部会计专门负责。

第十七条 付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。

第十八条 应付账款的确认和计量应真实和可靠

应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。

应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。

第十九条

应付账款必须及时登记到应付账款账簿

应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。

应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。

第二十条 及时冲抵预付账款

财务部收到供应商开具的发票以后，应该及时冲抵预付账款。

第二十一条 确认、计量和记录折扣

财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。

第二十二条 应付账款的授权支付

财务部接到已到期的应付账款应及时支付，经财务部经理、财务总监审核、总经理按权限审批后才能办理结算与支付。

第二十三条 应付账款的结转

财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，应编制调节表进行调节。

第二十四条 应付账款的检查

财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。

如果追查结果表明有会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。

第二十五条 财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单，并进行核对、调节工作。

第二十六条 同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核，由财务总监和总经理按权限批准。

第二十七条 财务部设置应付票据账簿，并认真做好应付票据的核算工作，票据的登记人员不得兼管票据的签发。

第二十八条 财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。

第二十九条 财务部应该定期核对应付票据，并复核票据的利息核算。

第三十条 应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对。

第三十一条 应付票据要按照号码顺序及时进行保存。

第八部分

采购预算的管理

第三十二条 为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保公司资金合理的使用，需要编制采购预算

第三十三条

采购预算管理的含义

采购预算是采购部门为配合企业销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。

预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益。

采购预算管理是企业预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。

第三十四条

编制采购预算

编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。

根据企业销售计划，由相关使用部门（生产部门、管理部门等）填写本部门的采购预算申请单，上交采购部，由采购部门汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，交财务部编制总的预算，上交总经理审批。

第三十五条 执行采购预算

1．将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。

2对预算执行过程进行监控。

第三十六条

分析和调整采购预算差异

1．在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。

2．如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。

第三十七条

采购预算资金控制

1．在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度，严格控制无预算的资金支出。

⒉对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。

⒊对于超预算和预算外采购项目，财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由财务总监及总经理审批后才能给予办理。

第九部分 采购中的退货管理

第三十八条 企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。

第三十九条 退货款项回收。

1．采购员在货物退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及贷款金额等。

2．采购部经理审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，由财务总监或总经理按权限审批。

3．财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。

第四十条 采购中的折扣事宜。

1．采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。

2．折扣金额必须由财务部审核，财务总监审核后交总经理批准。

3．折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单。

第五篇：采购与付款流程

采购与付款业务流程

1.1 采购业务流程

1．请购。业务部门或仓库管理部门提出采购申请，请购权的分配方式会随着企业经营性质发生变化，企业本着提高效率的原则安排请购活动。

（1）原材料或低值易品请购。由生产或使用部门根据生产计划、生产订单及通知单提出请购单。仓管收到请购单后与库存核对，确定实际需采购数量。

（2）日常物料或劳务请购。由使用部门直接提出，由本部门主管和财务资金预算主管人员审批，由采购部门采购。

（3）例外事项的请购。不定期发生设备或价值较大资产的采购，经过特别授权指定专门人员提出采购申请。

请购中要编制采购申请单，一式三份，本部门一份，一份财务部门，作为编制采购资金预算的依据，另一份传递给采购部门，作为编制采购实物预算的依据。采购申请单传递中要审核批准。

2．采购实施。采购部门首先进行询价，初步确定供应商的选择范围。然后安排竞标投标事项，确定供应商。再一步与供应商签订采购合同。最后由采购人员编制采购订单，确认采购业务。同时采购人员将商品分批运回企业，并监督运输过程。

3．验收。验收部门根据采购订单及采购合同执行验收，对商品质量、数量等考察，形成验收单，验收单一式三份，验收部门一份，仓管部门一份，作为入库和保管的依据，会计部门一份，作为采购业务核算的原始凭证。

4．会计处理。采购人员将请购单、采购订单、采购合同和有关凭证及时传递给会计人员，验收部门、仓库部门和使用部门将验收单、入库单交转会计部门，会计人员编制记账凭证，复核后交会计主管根据复核和审核后的凭证编制汇总表，并登记总账和明细账。

业务部门需求分析和市场调研提出采购申请审批财务部门采购部门采购实物预算与供应商联系确定价格编制采购订单请购单 1请购单请购单请购单 1 2 3审批请购单 2审核批准采购资金预算资金使用卡拔付款项执行采购业务提出付款申请进行货款结算将采购商品运回验收部门进行验收采购合同请购单采购订单验收单 1仓库部门编制凭证汇总表审核核对登记总账登记明细账编制记账凭证请购单请购单验收单 1 2 3验收单 2 1.2 付款业务流程

付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。采购部门提出付款申请，会计部门从两条线处理该业务，一是出纳人员的付款流程，二是会计人员的核算流程。1．付款流程。（1）相关人员审核供应商发票；（2）出纳人员根据审核后的供应商发票支付款项，在付款凭证后附付款支票、采购订单、验收入库单、供应商发票；（3）出纳人员编制付款记账凭证，并进行审核；（4）根据记账凭证编制记账凭证汇总表，并据以登记银行存款日记账。同时与采购部门共享原始凭证，采购部门登记采购明细账。

2．会计核算流程。（1）会计人员根据采购部门申请确定科学、合理、有效率的结算方式；（2）根据结算方式确定采购业务形成的负债；（3）根据出纳人员付款情况编制记账凭证，并传递给相关部门审核；（4）会计主管依据审核后的记账凭证编制汇总表，并据以登记总账和明细账。（5）定期与采购付款有关的总账和明细账核对；定期将应付账款明细账和供应商提供的发票核对。

采购部门提出付款申请会计部门应付账款供应商付款审核卖方发票确定结算方式编制付款单据预付账款应付票据出纳执行付款附件：付款支票采购订单采购合同验收单卖方发票附件：采购订单采购申请单验收单付款申请单编制记账凭证卖方发票采购明细账编制记账凭证审核进行货款结算核对记账凭证汇总应付账款总账物资采购总账银行存款总账登记银行存款日记账财务费用总账明细账明细账明细账明细账核对 3 2 采购与付款业务中的不相容职务及部门职责

2.1 不相容职务

企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：

（一）请购与审批；

（二）询价与确定供应商；

（三）采购合同的订立与审核；

（四）采购、验收与相关会计记录；

（五）付款的申请、审批与执行。2.2 采购与付款部门职责

1．采购部门。主要负责建立、实施本企业和供应商、市场主体的采购契约关系，编制和处理请购单，签署采购订单或合同，执行企业的采购流程，并对采购活动过程进行控制和监督。主管人员或审核授权人员还要负责审核采购发票的内容是否完整、合法。

2．财务部门。负责对采购活动资金运动过程进行控制，确认、计量采购业务活动的会计信息，进行采购资金的结算和使用控制。主要控制活动包括负责制定采购资金预算和使用规范；传递采购资金运动的结算单据和凭证；通过设臵专门管理采购业务的会计岗位对采购活动进行会计核算。

3．使用部门。考察本部门物料和劳务的短缺情况，提出采购申请，按规定格式编制请购单据。评价供应商劳务或物料质量和服务等信息，监督采购实施过程。

使用部门要指定专门人员为申请购买人员，负责编制申请购买的文字材料及相关业务的处理。

4．仓库管理部门。负责采购商品的暂时接收、贮存和保管，实现采购商品在仓库内的安全。负责制定仓库管理制度，对接近商品的人员进行控制。根据商品的库存情况审核使用部门的请购单。仓库自身需要商品的请购。

5．验收部门。按照合同的标准负责对购进商品及劳务的数量、规格、质量等属性进行检查。评价供应商的产品质量，协助采购部门进行供应商选择决策。按照使用部门的要求制定验收标准，并将信息传达给采购部门；制定有关验收程序和验收人员管理制度。采购与付款关键控制点及控制活动

3.1 请购

请购活动控制首先明确请购权的归属，并予以制度化，按采购商品性质和特点确定归口管理部门，给予相应的请购权，明确相关人员职责，并将请购程序化。

1．请购实物预算的编制与审批。财务、使用及仓库管理部门应该通过预算和资料分析确认需求，编制采购商品的有关实物和资金预算，明确采购商品的种类、数量、购买时间等。实物预算编制过程中要根据采购商品的市场需求状况、企业自身的生产情况和规模经济分析确定有关经济采购批量、库存成本和采购价格区间等计算表，形成最初的采购预算单。

采购预算方案控制的主要内容有：编制所需物料的数量信息和质量标准、规格；确定物料采购过程中的业务分工，主要是进行限制接近控制，防止实物采购过程中的实物损失风险；对企业的产能进行估计，说明采购计划的可行性；分析企业是否还能通过购买物料扩大生产规模，以实现经营活动的规模经济效益。

根据采购物料性质和类型划分各级管理部门的审批权限，并保持请购权与审批权的职务分离。事关全局的物料或劳务采购，审批权在总经理层，零星的、金额较小的物料采购由使用部门主管批准。审批内容包括：采购预算和企业的生产、销售计划以及实际经营情况是否一致；采购预算的内容是否足够全面具体；采购预算方案是否具有可行性；采购权责分配是否合理。

2．采购资金预算的编制。财务部门和请购部门共同完成采购资金预算的编制。主要包括采购资金需要量的确定、采购资金来源的确定、采购资金使用监控和采购资金收付控制。

3．采购计划的编制。根据采购预算由采购部门组织，会同财务、仓库及使用部门编制详细的采购计划，对采购细节进行说明，如采购合同基本要求、商品质量特征和品质、采购包装、售后服务、运输方式及成本、验收标准和入库方式等。

3.2 采购

1．采购商品实物控制。对采购过程中的重要物料，企业监督部门随时检查采购人员的业务执行情况，并核对供货商的发货单和实际到货情况，防止货物在运输途中的丢失和损坏，在必要的情况下要对在途物资进行保险。

2．供应商的评价与选择。企业应当建立供应商评价制度，由企业的采购部门、请购部门、生产部门、财会部门、仓储部门等相关部门共同对供应商进行评价，包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况等进行综合评价，并根据评价结果对供应商进行调整。

企业应当对紧急、小额零星采购的范围、供应商的选择作出明确规定。同一企业（或企业集团）下属的分支机构应当尽量避免多头对同一供应商。对单价高、数量多的物资采购，企业应当制定严格的比质比价采购制度。

3．采购方式的确定。企业应当根据商品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购可以采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。企业应当对例外紧急需求、小额零星采购等特殊采购处理程序作出明确规定。

企业应当成立由企业管理层，以及来自采购、请购、生产、财会、内审、法律等部门的负责人组成的采购价格委员会，明确采购价格形成机制。大宗商品或劳务采购等必须采用招投标方式确定采购价格，并明确招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，不得以高于采购限价的价格采购。以低于最高采购限价进行采购的应以适当方式予以奖励。企业应根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。委托中介机构进行招投标的，应当加强对中介机构的监督。3.3 验收及保管

1．验收过程控制。验收工作独立于请购、采购和会计部门的工作。验收中将发货单与订单核对，并点清商品数量；按采购合同标准对采购商品进行质量检验，如外形、新旧程度和规格等，需要测试的设备等，需有专业技术人员进行调试，并出具质量验收意见，发现问题及时上报，并由采购部门与供应商联系。验收后，验收部门编制一式多联并预先编号的验收单，并将商品交给仓库或使用部 门，移交时要求对方在验收单副联上签收。

2．收货控制。收货人与验收人及采购人职务应当分离。收货人检查货物后编制收货凭证，连同供应商单据作为附件一起传递。商品入库时要编制入库商品清单。

3．仓库保管。仓库管理部门要将已经检验和未检验的商品进行分离存放。对仓库保管中的实物资产，要对接近商品人员进行授权审批控制，任何未经授权的人员不准接近采购商品，有效防止采购商品的滥用和丢失。3.4 付款控制

付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。不相容职务包括：记录和支付，往来账管理和资金账户管理、审核和执行、审核和记录等。

1．付款申请。采购部门应该严格审核请购申请资料、验收入库材料、供应商出具的税费和其他的付款材料，然后才能将采购付款通知书传递给会计和出纳人员。

2．采购及付款资料的审查。出纳和会计人员执行采购及付款业务处理时要严格审查采购合同、发票、运输结算交易所、验收费用票据、验收入库报告、入库单等资料的内容是否完整、业务程序是否齐全、计算是否准确、支付金额是否超出了付款权限等。

3．会计记录控制。包括应付账款、应付票据、预付账款等业务的会计处理控制，如凭证的审核、总账明细账的核对、与供应商的对账等。

4．建立严格的退货、退款管理制度，规范折扣管理。采购商品验收发现的质量或数量问题，采购和验收部门要合作填写退货退款通知，主要内容包括：采购合同编号和内容摘要、退货商品数量质量及金额、退货原因等。