材料采购管理及付款制度

第一篇：材料采购管理及付款制度

材

料

采

购

及

付

款

规

定

目 录

一、材料采购管理制度

1、采购人员工作职责

2、材料采购方式

3、合同的签订

4、材料采购的质量检查验收

5、材料的入库、领出

6、材料的保管、维护制度

二、资金管理制度

1、资金来源

2、材料付款、报销

3、工程付款手续

材料采购及资金管理制度

总 则

为了规范基建材料的采购，保证交易的可靠有效，降低采购风险，控制基建资金合理使用，严格报销程序，最大限度维护公司利益，现结合实际情况，特制定本管理制度。

一、材料采购管理制度

第一条、采购人员工作职责

1、做好材料的组织协调、材料采购计划、供应商确定、价质比选、合理运储、及时供应，满足单身职工宿舍楼的施工需求，加强材料流通过程的监督控制管理工作，降低材料损耗成本。

2、熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。注重收集市场信息，及时向部门领导反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序，对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前安排采购计划及时购进。

3、做好材料的进场、验收、保管、出库、拨料、领料管理，积极协助有关部门妥善解决使用过程中会出现的问题。

4、跟踪检查指导材料正确使用，避免返工浪费。

5、完成领导交办的其它各项工作

第二条、材料采购方式

项目部采购人员根据材料使用状况、用量低、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，掌握材料质量、价格、供货能力的信息，选择最有利的采购作业方式办理采购作业。1．大宗材料采购：对于单身职工宿舍楼项目需求量比较大的材料采购，项目部要实地考察材料商，对材料商采用统一报价的方式至少货比三家，择优采购，最终确定材料供应商。

2．一般材料采购：对于用量、费用不太高的单项材料，可简化采购作业，由项目部门进行电话询价或者实地考察确定材料商。

3．零星采购：对于一些施工现场需要的零星材料，项目部可以了解市场价后直接进行购买。

第三条、合同的签订

1、合同的签订方式：

（1）、购买壹万元以上的材料、设备的必须签订材料采购合同。

（2）、购买壹万元以下（含壹万元）的材料可不签订合同，填写材料采购需求计划表由主管领导审批，进行材料入库后直接报销。

2、合同的审批

采购人员将拟定好的材料采购合同经项目负责人审核后，上报公司主管领导批准，主管领导同意之后，统一经公司经营管理部门进行核准盖章，进行管理。

3、合同的履行

（1）、合同生效即具有法律约束力，项目部必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助等义务。

（2）、在合同履行过程中，如合同履行困难，必须及时向参与合同管理的部门通报，并报告公司主管领导，及时处理。

4、合同的变更

严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在合同履行中出现下列情况之一，项目部应及时报告公司，并按照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。

（1）、由于不可抗力致使合同不能履行的。

（2）、由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。（3）、因情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。

（4）、其他合同约定的或法律规定的情形出现。

5、合同发生纠纷时，由当事人双方协商解决；协商不成，向甲方所在人民法院诉讼。

6、合同保管

材料采购合同签订后，将合同原件送交公司工程管理部进行统一管理。

第四条、材料采购的质量检查验收

1、材料是工程施工的物质条件，材料的质量是工程质量的基础，材料质量不符合要求，工程质量就不可能符合标准。加强材料的质量管理与控制，是提高工程质量的重要保证。因此，要求材料采购人员要高度树立质量意识，掌握材料性能，按质、按量、如期的满足施工需要，科学合理的组织材料的采购、运输和验收。

2、检查验收材料质量是保证工程质量、降低工程成本的一项不可缺少的工作，因此，材料进场时第一时间组织监理、项目施工人员对材料进行抽检，材料进场时一定要严格把关检验，材料经验收合格后由收料员进行材料入库，项目部人员根据施工需要由项目部人员办理领料出库手续；针对不合格的材料不准使用，不合格的产品不准进入施工现场，一定要严格把好材料进出质量关。

第五条：材料的入库、领出

1、工程材料经监理、项目部检验合格后，收料员当场进行材料复核验收，材料复核验收合格之后，收料员进行材料入库，并开具《收料单》，在材料的收料单上详细的填写材料的名称、数量、规格、型号等信息，收料单一式三联。一联交于报销人员，并和材料的发票一起作为材料款的报销凭证。最后两联由仓库保管人员留档备查。

2、所有材料入库，必须严格验收，在保证质量合格，检查材料入库时数量和购买时数量有无差议。

3、材料入库后，各级主管领导或部门认为有必要时，可对入库材料进行复验，如发现与入库情况不符的，将追究相关人员责任，造成损失的，由责任人员赔偿。

4、材料出库必须填写领料单，项目部人员根据施工现场材料的需求情况，填写材料《领料单》，经领导批准后，按时领出材料，满足施工需要。

第六条、材料的保管、维护制度

1、材料入库后，收料员要根据库存材料的性能和特点进行合理储存和保管，做到保质、保量、保安全。

2、合理码放。对不同的品种、规格、质量、等级的材料都分开，按先后顺序码放，以便先进先出。

3、材料码放要整齐，怕潮湿物品要上盖下垫，注意防火、防潮、防湿，易燃材料要单独存放，所有材料要明码标识，搞好库区环境卫生，经常保持清洁。

4、对于温、湿度要求高的材料，做好温度、湿度的调节控制工作，高温季节要防暑降温；梅雨季节要防潮、防霉；寒冷季节要防冻保温措施。

5、精密、易碎及贵重货物要轻拿轻放．严禁挤压、碰撞、倒置，要做到妥善保存，其中贵重物品应入公司内小仓库保存，以防盗窃，物品丢失。

6、易燃、易爆，易感染、易腐蚀的物资要隔离或单独存放，并定期检查，做好防火、防盗、防潮工作，严禁无关人员进入仓库。

7、仓库要保持通风，保持库室内整洁，由于仓库的容量有限，货物的摆放应整齐紧凑，作到无遮掩，标牌要醒目，便于识别辨认；要经常检查、随时掌握和发现材料的变质情况，并积极采取补救措施。

8、定期盘库清点，达到数量清、质量清、帐表清。

二、资金管理制度

第一条、材料付款、报销

1、材料付款：材料进厂经验收合格后，由项目部人员填写付款申请表，经项目部负责人审核后，由主管领导、财务部及公司领导审批通过后，由财务部按合同签订的付款比例及付款制度规定进行材料款的拨付；

2、材料报销：项目部人员凭借材料合同、材料采购发票、工程材料申请单、入库单，填写报销单，经公司领导签字后到公司财务部报销。对于一些零星材料可以直接进行材料入库、领料，凭借材料采购发票、工程材料申请计划单、入库单填写报销单，经项目部负责人审核后，由主管领导、财务部及公司领导审批通过后，到公司财务部报销。

第二条、工程款付款手续

为了有效控制项目建设资金的使用，规范建设过程中工程款支付的审批程序，确保资金使用安全，制定本工程款支付管理规定。

1、工程款支付依据：工程款的支付，应以甲乙双方签订的合同约定、相关（补充）协议、监理单位审核意见、工程工程款付款申请表为依据，确保工程款支付及时、准确。

2、施工单位根据工程进度需要付款时，施工单位填报《工程款支付申请表》，由监理单位审核。监理工程师根据项目进度、质量状况及合同履行情况，对《工程款支付申请表》进行审核，监理审核通过时，由总监理工程师填报《工程款支付证书》，经过总监理工程师签字、盖章后上报基建项目部。

3、项目部在收到《工程款支付申请表》和《工程款支付证书》后，由专业工程师及项目总工负责复核，复核没有异议时，填写公司的付款申请表。

4、付款申请表由项目总工、项目负责人审核签字，再报公司主管领导、总会计师及公司领导签批，完成后报项目部会计，项目部会计根据合同约定的付款方式、付款申请表进行工程款的拨付。

第二篇：采购付款管理规定

采购付款管理规定

1.目的：为了加强采购付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规，制定本规定。

2.定义：本规定所称采购付款，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。3.采购审核与批准权限。

3.1 采购计划范围内金额在2万元以下的采购项目合同，经财务经理审批后交商品部签订购货合同。

3.2 采购计划范围内金额在2万元以上的采购项目合同，经总经理审批后交商品部签订合同。

4.结算流程：付款申请人提出付款申请（填制支出报销单）→部门负责人确认签字→财务经理审批签字(权限内)→总经理审批签字（权限或计划外）→主管会计复核制证→出纳复核付款。5.采购预算的管理

5.1 采购预算管理的意义：为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保公司资金合理的使用，需要编制采购预算 5.2 采购预算管理的含义

5.2.1 采购预算是商品管理部门为配合公司销售预测，对所需商品的数量、价格编制的以金额形式进行具体、系统反映的采购用款计划，以利于公司整体目标的实现及其资源的合理配置。

5.2.2 预算管理是指公司内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理公司的经济活动，反映公司管理的成效，保证管理政策的落实和目标的实现，促使公司不断提高效率和效益。

5.2.3 采购预算管理是公司预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。

5.3 编制采购预算

5.3.1 编制采购预算是指商品部根据公司经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将公司在未来一定时期内应达成的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。

5.3.2 商品部根据公司销售计划编制采购总预算，并根据相关时间、销售趋势、适时可售库存、采购周期等因素编制月份“采购及付款计划申报表”（附件一），交财务部（26日前/每月）审核备案，上报总经理审批。5.4 执行采购预算

5.4.1 商品部将审批的各项采购预算指标及时下达给相关责任部门及人员。5.4.2 财务部对预算执行过程进行监控。

5.5 商品部对相关预算进行分析和调整采购预算差异。

5.5.1 在预算执行过程中，商品部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。

5.5.2 如果有差异，要分析产生差异的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。

5.6 采购预算资金控制

5.6.1 在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度，严格控制无预算的资金支出。

5.6.2 对于预算内的采购项目，商品部应严格按照预算执行进度办理请购手续。5.6.3 对于超预算和预算外采购项目，财务部对商品部提出的申请进行审核，最终由财务经理及总经理审批后才能给予办理。6.采购付款审核与控制

6.1 财务部按照公司内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。6.2 批准权限

6.2.1 应付账款在5万元以内的，由财务经理审批；应付账款在5万元以上的，由总经理审批。

6.2.2 预付款或定金在3万元以内的，财务经理审批即可，预付款或定金在3万元以上的，报总经理审批。

6.3 审核无误后交财务部主管会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购人员联系供应商。

6.4 财会部在办理付款业务时，应对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

6.4.1 真实性审核：主管会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。

6.4.2 完整性审核：根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整、手续是否齐备；应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确等。

6.4.3 合法性审核：审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。

6.4.4 合规性审核：审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。

6.4.5 除对上述⒈⒉⒊⒋条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符；审核商品采购是否按照经批准的商品采购计划、合同或协议进行；审核入库凭证时应检查是否有采购人员、验收人、录单员的签字，内容填制是否完整，并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对；审核付款是否符合审批权限。

6.4.6 会计人员对不符合规定的商品采购业务、不得办理采购结算，并报告财务经理。财务经理对严重违反规定采购商品计划的应当及时向总经理汇报。6.5 付款控制

6.5.1 在付款时，应得到采购业务经办人、仓库保管员、商品部经理、财务部经理、总经理等相应确认或批准。

6.5.2 一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如营销部、商品部、财务部、总经理等）签单批准。订单副本应及时提交财务部门。6.5.3 收到货物并验收后，仓库验收人员应填制相应的验收单，并及时送交商品部办理系统入库。

6.5.4 收到供应商发票后，采购人员将供应商发票与购货订单及验收单进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。

6.5.5 财务部将收到购货发票、验收单、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。

6.5.6 采购付款实行付款凭单制。相关款项支付须经商品管理部门填制应付凭单，并按相关程序及权限经由本部经理、财务经理和总经理按权限审批。6.5.7 已确认的负债应及时支付，以便按规定获得折扣，加强与供应商的良好关系，并维持公司信用。

6.5.8 财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并互相核对，出现差异时应及时查明原因进行调整。

6.5.9 财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。7.账务处理与核对

7.1 财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。

7.1.1 将请购单、订购单、入库单、专用发票以及其他各种财务所需要的单据等支持性凭证附在记账凭证的后面，若凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。

7.1.2 每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。7.2 账务核对

7.2.1 财务部门应每月至少一次与供应商进行往来款项的核对。

7.2.2 取得供应商对账单，审核其余额与公司“应付账款”余额是否一致，在剔除双方在收发货物上可能存在时间差等因素后，应与供应商的月末余额保持一致。8.预付账款的管理

8.1 原则上不允许采用预付账款的方式采购商品，但对一些紧俏商品或公司急需的商品必须采用预付账款形式采购的，须经具有审批权限的主管领导审批。8.2 商品部应加强预付款项的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理预付款项。

8.3 财务人员对预付款项要严格把关。并及时做账、入账，将预付款项控制在安全合理的范围内。

8.4 建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

8.4.1 加强大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。

8.4.2 财务部对付款计划的预付款项，除总经理特批外，控制在10%以内。9.应付账款管理

9.1 应付账款是公司因购买商品物资而应付给供应商的款项。

9.2 应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款等职能以外的财务部会计专门负责。

9.3 严格控制付款日期、折扣条件等项规定管理的应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。

9.4 应付账款的确认和计量应真实可靠。

9.4.1 应付账款必须根据审核无误的各种必要的原始凭证，即：供应商开具的发票、仓库开具的验收单、系统入库单、银行结算凭证等进行确认。

9.4.2 主管会计必须认真审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。

9.5 应付账款必须及时登记应付账款账簿。

9.5.1 主管会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。9.5.2 应付账款应按供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。

9.5.3 财务部收到商品入库单及供应商开具的发票后，应该及时冲抵预付账款。

9.6 确认、计量和记录折扣。财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。

9.7 应付账款的授权支付。财务部对已到期的应付账款应及时支付，经商品部经理、财务部经理、总经理按权限审批后才能办理结算与支付。

9.8 应付账款的结转。财务部应按应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，查明原因及时进行调整。

9.9 应付账款的检查。财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。如果追查结果表明有会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。

9.10 商品部应建立相关的“供应商往来管理台帐”（附件二），每月不少于二次与财务进行核对。并据此作为与供应商业务部门进行往来核对的依据。10.采购退货管理

10.1 商品部应当建立采购退货管理制度，对退货条件、退货手续、退货出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。10.2 退货款项回收。

10.2.1采购人员在货物退出前应编制“商品退货单”（附件三），其内容包括退货日期、供应商名称、条码、品名、原供价、数量、金额、退货事由等。10.2.2 商品部经理审核“商品退货单”后，交财务部相关人员审核，由财务经理或总经理按权限审批。

10.2.3 财务部应根据批复后“商品退货单”调整应付账款或办理退货货款的回收手续。

11.采购中的折扣管理。

11.1 采购人员因商品发货数量或质量等问题而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。

11.2 采购人员在与供应商折扣意向商妥后，及时编制“折扣金额报告单”（附件三），经由商品部、财务部经理审核后交总经理批准。11.3 财务部根据批复后的“折扣金额报告单”进行账务处理。

第三篇：采购与付款内部控制制度

采购与付款内部控制制度

1.目的

为了规范集团及下属企业的采购与付款活动的内部控制管理，明确该部分内部控制的要点，特制定本制度.2.适用范围

2.1集团总部

2.2各二级集团、控股子公司根据本制度精神，参照各自的业务情况另行制订具体制度，报集团财务管理中心审批后执行。

3.采购与付款内部控制目标

3.1保证与其他业务活动的要求一致。采购与付款活动包括定货要求的提出与审批、供应商的选择与报价、商品的运输与验收、款项的支付等，必须按照单位实际业务需要进行。

3.2保证会计核算资料的合法性、真实性、完整性和及时性。3.3保证支付款项获得相应的商品和劳务 3.4保证账款按期归还，维护单位对外信誉。

4.采购与付款控制的主要凭证和记录

4.1单位应在采购与付款环节设置相关记录、填制相应凭证、建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购定单或合同、验收证明、入库凭证、采购发票等凭证和记录的相互核对工作。

4.2凭证和记录的设计和编制要求：

4.2.1特定的凭证必须由特定岗位的特定人员编制、其他人员不可替代。4.2.2有效的凭证至少需要经过两人、或两人以上的部门和人员履行必要手续。

4.2.3凭证的填制与相应的业务操作应该结合起来，但应与业务的授权严格分离。

4.3.3凭证的传递可以通过套写多联的方式进行。4.3.4凡有条件编号的凭证必须编号。

4.4采购与付款业务所涉及的有效的凭证主要有以下几种：

4.4.1请购单：是由使用部门或领用部有关人员填写并部门负责人签字和单位相关领导核准后送交采购部门订货、催办、直到收到货物为止的业务核准通知凭证。不便编号。

4.4.2订购单或采购合同：是由采购部门填写，购销双方应该共同遵守的一种契约。应预先编号并经被授权人员签字。副本应送达验收、财务部和仓储部门，作为接收货物并与发票核对的依据。

4.4.3验收单：是验收部门对商品到达或劳务完成时进行验收、检验所编制反映验收意见和收货部门或接受劳务部门接收责任的连续编号的凭证。验收单副联应送达采购部门、财务部门和接收部门。

4.4.4入库单：是仓库部门编制反映入库保管责任的连续编号的凭证。副联送财务部门。（可与验收单合并使用）

4.4.5卖方发票。4.4.6付款申请单。4.4.7业务台账。

4.4.8财务帐证：转帐凭证、付款凭证、材料采购明细帐、应付账款明细帐、现金银行存款日记帐。

4.4.9卖方对账单。

5.采购与付款控制的不相容职务

5.1请购与审批

采购申请必须由业务、行政、仓库等部门提出，批准请购单的人员不得兼任请购业务，具体采购工作由采购部门完成。

5.2询价与确定供应商

采购询价人员没有对供应商选择的决定权 5.3采购合同的订立和审计

采购合同的拟订、谈判和订立应当与合同的审批、审计相分离 5.4采购与验收

采购人员不能同时兼任采购物品或劳务的验收工作。5.5采购、验收与相关会计记录

采购、验收、保管人员不能同时兼任账务记录工作。5.6付款审批与执行

5.6.1付款审核人、审批人与付款执行人相分离

5.6.2付款审批人、执行人不能同时办理确定供应商和价格业务 5.6.3记录应付账款不能办理付款业务。

6.业务操作要求

集团对各公司的采购和付款具体要求如下： 6.1采购

采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购业务。

6.1采购作业方式包括；

6.1.1定期合同采购：主要用于采购生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价稳定的材料。

6.1.2特约厂商采购：主要用于采购用量、费用不太高的单项材料，在付款前应送采购部门审核，不高于市价时予以付款。

6.1.3一般采购：不适用以上两种方式的采购由采购部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价、并了解交易条件后订购。

6.2期限

6.2.1采购部门应按照请购部门提出的“需要日”办理采购。采购部门应召集有关部门按照材料特性、采购地区及市场供需状况拟订各项材料采购作业处理期限，呈主管领导核准。应以供货合同拟明的交货期限为准，加记请购呈交批准及验收所需时间。

6.2.2原订采购作业处理期限变更时，采购部门应专函报告具体原因，呈主管领导核准后，通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。

6.3询价

6.3.1采购部门收到“请购单”时，即加盖受件章，转采购经办人员办理询价。

6.3.2采购经办人员收到“请购单”，先判断请购材料的名称、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应厂商报价。对于资料填写不全或规格不详

者，注明“填单异常，说明欠祥”等字样后退请购部门修订。

6.3.3对于加工合同采购项目，采购部门应要求厂商填具“成本分析表”连同报价单一并送来，作为议价参考。

6.3.4询价完成后，采购经办人根据全部报价资料进行议价。6.4议价

6.4.1议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证，能否向厂商争取分期付款。

6.4.2议价完成后，由经办人员拟订合作对象，呈请集团主管领导核批。6.5订购

6.5.1由采购经办人员于“请购单”上填记订购日及约定日，再交由采购助理人员填制采购联络函，寄送厂商。将“请购单”

6.7.2对于未达到公司标准的材料，采购部门应开发新供应厂商。6.7.3新供应商的开发，由生产管理部门会同采购人员实地考察新供应商的生产设备，工艺流程、生产能力、产品质量后，填制供应厂商资料卡呈主管领导核准后通知对方。

6.7.4对于交货质量不良或无法按期缴获或停止营业的供应商应予撤消。届时由采购部门说明原因，送生产管理部门复查，并呈主管领导核准后，通知对方。

6.8验收

6.8.1验收部门收到有效的采购合同后，应对供应商发运的商品进行验收。验收部门需比较所收商品与订单上的要求是否相符，包括：商品的名称、说明、数量、到货时间等。然后再盘点商品，检查商品有无损害。

6.8.2验收后，验收部门对已经收货的每张订购单编制一式多联、预先连续编号的验收单。

6.8.3验收人员将货品送交仓库或其请购部门时，应取得仓库或请购部门签收的验收单副联

凭证是否齐备，内容是否真实、手续是否齐全、计算是否正确。复核无误经财务负责人签字付款，并及时加盖“款已付讫”戳记，以免重复付款。

6.9.3确认与记录负债的控制

6.9.3.1对按合同约定先货（或劳务）后款的业务，采购部门必须审核请购部门的请购单、验收部门签发的验收证明和供应商出具发票是否一致，然后据以填制应付凭单（连续编号）经批准后通知财务确认应付账款入帐。

6.9.3.2财会部门应对采购部门提供的各种原始凭证进行审核，复核单据和凭证是否齐备，内容是否真实、手续是否齐全、计算是否正确。复核无误经财务负责人签字确认入帐。

6.9.3.3对货已收，未收到发票，财务应审核请购部门的请购单、验收部门签发的验收证明是否齐备、是否相互一致、是否与合同相符，然后暂估入帐。

6.9.3.4对已确认的负债付款的控制：采购部门根据合同约定的付款期限打付款申请单、财务人员确认应付账款和付款期属实、单位负责人和财务负责人联签批准付款、财务付款。

7．对采购部门台账管理要求

采购部门应设置台账，反映供应客户、合同编号、发票登记编号、发票传递记录、未到发票情况、付款和欠款情况，并定期与财务核对。

8.本制度解释权归集团财务管理中心，自颁布之日起执行。

第四篇：采购与付款内部控制制度（定稿）

第一条 第二条 第三条 第四条 湖南赢利达城市建设工程有限公司

采购与付款内部控制制度

为了加强对公司采购与付款的内部控制，对公司物品与劳务的流入、货币资金的流出、负债的发生实施监督与控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和《深交所上市公司内部控制指引》等法律法规，制定本规范。

本制度适用于湖南赢利达城市建设工程有限公司及下属子（分）公司。

采购与付款控制包括岗位分工控制、采购预算控制、请购与审批控制、验收控制、付款控制，其中请购与审批控制、验收与付款控制是采购与付款内部控制的关键点。

公司应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。第五条 建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，以保证对采购与付款业务实施有效控制。

1、不得由同一部门或个人办理采购与付款的全过程业务，应当实行职务分离控制的岗位有以下几个方面：

（1）物品与劳务的请购、审批、采购职务必须分离。公司对物品或劳务的需求应由使用部门提出，经授权人员审批，由采购部门负责采购；（2）采购合同的订立与审计；

（3）采购订单的订立与审批职务必须分离；

（4）付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应厂商和询价业务；

（5）物品或劳务的采购部门不能同时担任验收工作；（6）物品和劳务的采购、存储和使用人不能担任会计帐务的记录工作；

（7）审核付款的人员应同付款人员分离；（8）记录应付帐款的人员不能同时担任付款业务。

2、公司应当根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。

第六条

公司的所有采购业务归口采购部进行管理，非采购部门或个人不得采购各类物资，采购部门也不得采购申请门没有需求申请的物资。

第七条

采购管理部门应当根据本制度的原则出台采购业务内部控制的管理细则及相关人员的考核方案，加强对采购业务的控制，降低公司风险。

第八条

各子公司在编制经营预算的同时应当对公司生产经营活动中主要物资及劳务编制采购预算，加强采购业务的预算管理

采购预算编制的程序：

生产经营活动中主要物资及劳务由使用部门负责提出预算申请；非生产经营活动中耗用的常备物资与劳务以及非常备物资与劳务，由总经办负责提出预算申请。

第九条 各归口管理部门应明确相关人员的职责权限及相应的请购程序。

物品或劳务的归口部门： 物流部：原材料、油漆、化学品、燃料、包装物、外协件、劳保用品、小五金及装卸、运输、配送劳务等 规划部（工业工程部）：固定资产、备品备件 总经办：办公用品

第十条 公司采购的验收控制包括数量验收、质量验收两个方面

数量验收：由接收部门责任人进行数量清点，对物资的规格、型号是否与采购订单相符进行验收，与供应商送货单上确认数量，同时录入U8系统；

质量验收：生产物资采购由质量部进行质量检验，出具验收

合格报告，固定资产由规划部(工业工程部)进行质量验收，出具资产验收报告，电脑及办公设备由信息部门进行验收，出具验收报告；

第十一条 采购入库后，采购部经办人员收集相关凭证交财务部，财务人员检查采购合同、U8系统记录、供应商发票、入库单、验收报告是否齐备且相符，据此按规定办理相关会计手续。财务人员还应检查采购业务是否符合采购实物预算。如果采购业务超过采购预算限额，财务经办人员报请财务总监审批。第十二条 采购物资发生退货与折让情况，由采购部经办人员与供应厂商进行协商，提出退货或折让要求，同时通知财务暂停支付相关款项，协商结束办理相关手续。财务部凭采购部、验收部门共同填写的退货退款通知单记录退货、退款。

第十三条 公司在办理采购付款业务时应当遵守《湖南赢利达城市建设工程有限公司财务管理制度》的相关规定。

第十四条 财务部在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并检查付款业务是否符合采购资金预算。如果付款业务超过采购预算限额，财务经办人员应报财务总监审批。

第十五条 公司应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

第十六条 应付帐款及应付票据应由专人管理，按照约定的付款日期、折扣条件等要素进行分类管理，对于已经到期的应付款项必须经有关授权人员审批后，方可办理结算与支付。

第十七条 财务部应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。第十八条 公司审计部门应当定期或不定期对采购与付款内部控制的执行情况进行检查，以确定相关内控制度是否健全并得到有效执行。

第十九条 采购与付款业务控制审批过程中，授权审批人必须在职权范围内进行，不得越权审批。

第二十条 经办人必须在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人越权审批业务，有权拒绝办理，并应及时向审批人的上级授权部门报告。

第二十一条 公司建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，公司审计部，定期或不定期地进行检查。审计部应制定相关监督检查规范，明确监督检查人员责任和权利以及监督检查工作的内容和频度。

公司审计部应通过实施符合性测试和实质性测试检查采购与付款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。

采购与付款内部控制监督检查的内容至少应当包括：

(一)采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

(二)采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

(三)应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

(四)有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，审计部应及时向总经理汇报，并提出相应的解决措施。

第二十二条 本制度自发布之日起施行。

第五篇：采购付款管理制度

采购付款管理制度

第一章总则

第一条为了加强（以下简称“公司”）合理采购，保障生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，依据《深圳证券交易所股票上市规则》（以下简称“《上市规则》”）、《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》等相关法律法规，并结合公司具体情况制定本制度。

第二条本制度所称“采购”，是指购买物资（包括购买劳务)及支付款项等相关活动。第三条公司采购业务应注重防范下列风险:(一)采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，导致企业生产停滞或资源浪费；(二)供应商选择不当，采购方式不合理，招标或定价机制不科学，授权审批不规范，导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；

(三)采购验收不规范，付款审核不严，导致采购物资，资金损失或信用受损。第四条公司通过全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足生产经营需要。第二章采购管理组织机构

第五条公司采购归口管理部门负责汇总物资需求信息，选择和管理供应商，组织确定采购价格，订立和管理采购合同，控制采购供应过程，参与采购验收及结算付款申请等工作。

第六条公司物资需求部门配合采购归口管理部门的主要职责是：

(一)负责提交已审定后的物资需求、进度要求和技术规范书；采购付款管理制度(二)负责合同履约过程中的技术问题，配合合同变更技术谈判等工作；(三)负责组织物资验收、资产移交并配合项目决算；(四)配合物资采购、监造和检验；

(五)负责职责范围内的其他有关工作。第七条公司采购管理的具体目标是：

(一)确保物资采购的质量和及时供应，保障公司正常运营；(二)控制库存水平，降低库存成本，减少库存损失；(三)尽可能实现采购物资的标准化；(四)发展优质的供应商合作伙伴；(五)加强公司各部门之间的合作；

(六)降低公司运营总成本，增强公司核心竞争力。

第八条为了实现采购作业相互监督的制衡机制，采购组织应贯彻不相容职务分离的原则：

(一)请购与审批岗位分离；

(二)供应商选择、采购执行、审批岗位分离；

(三)采购业务的询价岗位与确定供应商岗位分离；(四)采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离；(五)采购、验收与记录岗位分离；

(六)付款申请、审批与执行岗位分离。第三章需求及采购管理

第九条公司采购归口管理部门对物资需求的编制、报送提出规范管理的要求。物资需求部门提交的物资需求，不符合规范要求的，应退回重报。

第十条在实施物资采购过程中，由于市场供求关系、采购周期、技术能力等原因，不能满足物资需求要求的，采购归口管理部门应及时向物资需求部门进行反馈，物资需求部门应调整后重新提出物资需求。

第十一条物资采购所需的技术规范等技术资料，必须经生产技术部或其他相关技术管理机构审核。采购付款管理制度 第十二条物资采购执行遵循“先利库，后采购”的原则。对于满足需求条件的物资，公司采购归口管理部门先平衡利库，后进行采购，加快库存物资周转，提高库存物资利用率。

第四章选择和管理供应商

第十三条公司采购归口管理部门应当建立和完善合格供应商名录，并于每年年初组织相关部门人员对上各类供应商的供货情况进行评审，对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换，实现合格供应商名录的动态管理。

第十四条采购人员应经常性地跟踪合格供应商名录企业的经营动态和产品质量情况，掌握合格供应商的保障供应的资信动态。发展新的合格供应商，并对该供应商建立供应商档案，作为进一步考察评估的依据。供应商档案包括，供应商基本信息，供应商资信档案，供应商所提供的资质证明、价格表及相关资料等。

第十五条每批物资供应结束后，采购人员应及时将供应商供应的质量、及时性等实际表现记录于供应商资信档案，作为定期进行供应商评审的资料。

第十六条采购人员每年复查一次供应商基本信息，更新原有资料内容。供应商档案应由采购归口管理部门专人负责管理，未经采购归口管理部门负责人批准，不得随便查阅。

第十七条采购归口管理部门应对供应商的选择加强监督指导，在下列情况下，应当更换供应商：

(一)原有供应商在定期评审中被淘汰；

(二)原有供应商不能满足物资需求变化的需要；(三)原有供应商拒绝供货；

(四)新供应商的物资更适合公司的需求。

第十八条物资使用部门、生产技术管理部门必须将设备、物资使用过程中出现的问题及时反馈给采购归口管理部门，采购归口管理部门应及时做好产品质量的记录工作。采购付款管理制度 第五章采购价格管理

第十九条采购归口管理部门执行采购时，应优先与公司合格供应商名录上的供应商联系购买。如公司合格供应商名录上的供应商不能满足供应，采购人员应进行充分的市场询价调查，并作好市场询价记录，择优择廉购买，同时保管好市场询价记录表以供以后参考和审核，保管期限为三年。

第二十条需要进行询价采购的物资，先由采购人员至少向三家供应商询价、谈判，达成初步意见后由采购部门签订正式合同后进行物资采购。

第二十一条需进行现场零星物资采购的，采购人员应2人或2人以上同行，在物资市场了解物资价格及供应商基本情况，要做到货比三家、优质优价、承诺良好的售后服务。采购归口管理部门负责人应根据物资采购的数量、规格等对价格进行审查。第二十二条采购归口管理部门、公司内部审计机构应当独立地进行定期或不定期的市场信息调查，检查采购人员市场询价的真实性和合格供应商供货的价格情况，对购买活动进行评审，监督采购价格执行。

第二十三条供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映，严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等。第六章合同和采购供应管理

第二十四条采购价格确定后，应与供应商签订采购合同，签订合同的具体规定，按照《合同管理制度》执行。

第二十五条采购人员必须取得合法的发票，并且尽量取得增值税专用发票。采购人员应向供应商索取合格证明、使用说明及供应商名片等资料。采购物资到达公司后，主管采购人员应及时到达仓库，对供应商所提供物资进行详细检验，确认是否与采购申请单所列内容一致。

第二十六条采购归口管理部门应充分研究各类物资的历史需求数据规律、货源紧缺状况、采购生产周期等因素，协助物资仓储管理部门确定最佳安全库存。第二十七条仓库管理员应定期报送库存物资报表，反映现有库存物资的名称、规格、单价、数量、储存位臵和区域等信息，配合采购归口管理部门根据物资库存状况平衡利库后安排具体采购。采购付款管理制度 第二十八条对需要监造的物资，应择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向生产技术部等部门通报。第二十九条仓储部门负责物资接收的组织管理，按照合同、技术协议和有关产品标准进行清点、查验，对到达的物资及时卸车、入库、开箱检验。一般常规物资的验收由仓库保管员、主管采购人员等进行；大宗、大型、重要物资和非常规、特殊物资验收由生产技术部、提出物资需求的运行/建设部门技术人员、仓库保管员、主管采购人员共同进行。验收完成，主管验收人员要填写验收记录凭证，验收记录凭证要明确表述验收状态。第七章采购付款管理

第三十条采购物资未经验收人员验收合格，确认数量、质量、价格、规格型号完全符合采购订单要求，并完成入库手续，不得办理采购付款。第三十一条采购付款流程如下： 采购货到付款

采购人员提出付款申请（付款申请须附有采购合同、入库单、发票）—采购归口管理部门负责人审批—财务审核—总经理审批—董事长审批（100万以上）—出纳付款。采购预付款

采购人员依据采购合同提出付款申请—采购归口管理部门负责人审批—财务审核—总经理审批—董事长审批（100万以上）—出纳付款。第八章附则

第三十二条本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行。第三十三条本制度由公司董事会负责解释和修订。

第三十四条本制度自公司董事会通过之日起实施。采购付款管理制度

二〇一七年十月