员工借款及采购付款管理规定

第一篇：员工借款及采购付款管理规定

员工借款、费用报销及付款管理制度

第一条

为规范和完善集团公司财务管理，确保资金安全及合理使用，减少资金损失，特制定本制度。

第二条

本制度适用于集团公司及各分、子公司。第三条 员工借款范围：

1、个人因公出差开支备用；

2、采购专员零星采购支出；

3、日常办公、后勤、业务费等经常性的零星支出；

4、集团财务部外派出纳员备用金（此条款适用于机械制造公司、清沂山石化科技）；

5、其他员工个人借款情况。第四条

借款额度：

1、员工因公出差借款，按照预计出差天数、往返路费、住宿费等支出由本部门负责人核定借款额度。

2、采购专员借用的零星采购用款，单次不得超过2000元，超过2000元的材料采购，必须通过转账或支票方式支付，并由采购部持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序审批后，到集团财务部办理货款支付、结算手续。

3、外派出纳员备用金借款，根据清沂山石化、机械制造公司日常办公、零星采购需求，在合理使用范围内，按照不超过一个月零星支付所需现金量提出备用金借款申请，由集团公司进行审批。原则上额度控制在10万元至20万元以内。

4、其他临时借款根据实际情况核定金额。第五条

员工借款、备用金管理规定：

1、借款人仅限于集团公司内部人员，不包括试用期内员工和借调员工。

2、按照“谁借款，谁使用，谁归还”的原则，不允许代替他人借款或以他人名义借款。

3、能够转账结算的业务不得故意采取现金借款方式结算。尽量减少现金结算，确保资金安全。

4、业务人员出差必须填写《出差申请单》，经部门负责人审核后报分、子公司负责人批准。业务人员凭审批后的《出差申请单》填写《用款申请单》，签字后到财务支取借款。

5、借款人所在部门负责人及分、子公司负责人应当严格审核借款人借款用途、借款金额的合理性及借款的必要性。

6、同一借款人前账不清，后款不借。

7、各公司核算会计应当对借款及时进行账务处理，并在每月10日前将上月各公司员工借款明细表发送给借款人所在部门，以便核对和及时催还。

8、对于借款次数频繁的借款人，还款期限根据借款时间、还款情况分别确定，对于超过一个月的借款，借款人没有提供书面说明原因的，集团财务部将从该借款人的工资中扣除，不再另行通知。

9、涉及借款人调动（含集团各公司间调动、离职、辞退、开除等）时，必须先将未还款借款全部还清，未经集团财务部签字证明该调动人员已还完借款的，人力资源部门不能为其办理调入、调出或其他手续。

10、出纳备用金的额度应严格按照分、子公司日常零星支出所需现金量进行控制，集团财务部外派出纳员为备用金管理直接责任人。结算处处长及财务负责人负管理责任。

11、分、子公司日常业务现金使用需求增加时，可向集团公司申请增加备用金额度；当备用金连续两个月出现较大剩余时，集团财务部应及时减少备用金额度。

12、出纳应严格控制备用金支付，除临时、零星采购及日常差旅费借支外，其余物资采购工程付款等大额支出均应编制资金支付计划。

13、集团财务部对出纳备用金定期进行实地盘点，每月最少一次，并编制《现金盘点表》。

14、分、子公司未经批准私自扩大备用金使用范围的，将上报集团公司，由集团公司视情节轻重进行处理。

15、备用金一律不准用于工程项目付款。否则按借支金额的10%处罚相关责任人。

16、出纳不得以无任何审批手续的借款凭证为依据进行付款，私自借款的，按借支金额的10%处罚，情节严重者直接除名。

17、执行出纳备用金制度的公司，借款人为出纳员本人，报销时由集团财务部付讫现金，借款滚动使用。出纳员调离岗位时，由集团财务负责人负责监交办理备用金交接手续。第六条

费用报销管理规定：

1、业务人员出差返回公司后十日内凭《出差申请单》及差旅费报销单到财务部办理报销手续，及时结清欠款。

2、员工出差返回公司后一个月未到财务部办理结算手续的，取消当次出差的差旅费补助。

3、驻外业务人员原则上每月报销一次，各驻外人员应及时填报报销单到财务部办理结算手续。

4、员工出差期间，公司费用标准内住宿费实报实销，住宿费须提供住宿清单，酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用不予报销。

5、出差期间车船费应按公司差旅费报销规定如实报销。车船费、交通费、停车费、过路过桥费等报销凭证背后需注明时间、路程起始点。

6、业务招待费、礼品费必须统一填制交际费申请单，申请人与批准人不可为同一人，交际费申请单单独保管。报销时除提供发票外，应另外附单详细说明招待时间、地点、对方人员、己方人员、事由等信息。特殊情况须填写签呈，由集团董事长、总经理批准方予报销。非公务招待一律由个人承担。

7、公司员工因工作需要参加各种会议或培训的，应在报销凭证后面附单详细注明会议性质、内容、会议地点、会议天数、参会人员（培训同上）。会议、培训期间举办单位包含食宿的，取消会议、培训期间住宿费、餐费补助标准。

8、零星物资采购后采购人员必须及时办理物品验收及入库手续，所购物品发票及验收入库单一并作为报销原始单据；不需入库的物资，除经办人在凭证上签字外，必须交给使用人员进行验收，在十日内按报销程序办理报销手续，若有特殊情况不能在规定期限内报销应及时以书面形式向财务人员说明情况，否则财务人员有权拒绝报销。

9、其他日常办公费用报销必须坚持“先申请，后办理，再报销”的原则，按日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。

10、所有费用支出必须要有正规发票，对收据、白条财务人员有权拒绝报销。

11、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分，内容不真实的情况下签字准予报销的，将对审核人及审批人处以违规报销金额的10%罚款。

12、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销。对已经报销的除要求退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额2倍的罚款。

13、财务人员在收到报销单据后应审核报销单是否填写、粘贴规范；是否经过有效批准；所附附件是否合法合规，对不符合要求的应及时退回报销人并向报销人说明退回理由。第七条

付款管理制度：

1、预付款性质的汇款，由经办人填制用款申请单并注明收款单位、账号、项目内容、金额，有合同的附已审批的合同复印件，走汇款审批程序。经办人负责催收发票并办理相关财务入账前手续。没有签订合同以及合同中没有注明发票开具节点的，发票催收期为两个月。如超期发票未到将对经办人处以汇款金额5%至10%的罚款，财务不再另行通知。

2、利用发票进行付款的，原则上超过10000元的发票应先办理签字审批手续后财务入账处理。付款根据提报的资金计划批准后，通知收款单位开具收款收据进行付款；10000元以下的发票以开票日期为准，一月内如果批准付款的，以发票为依据进行付款。一月内付款没有批复的，发票一律交到财务进行入账处理。

3、工程类、设备类、质保金原则上一律根据各相关部门提报的资金计划进行付款。依据为内审处出具的工程进度款支付定案单、结算发票及合同复印件。涉及设备类、质保金付款的除提供相关结算资料外，要有设备部门及使用部门出具合格意见财务方能根据资金计划进行付款。

4、零星工程类及个人用工结算必须提供工程类或者劳务、服务类性质的发票，否则财务将不予进行结算。

5、紧急情况下的资金支付。对于公司发生的无法按计划申请的紧急资金支付，在集团领导同意下可进行临时资金支付申请。申请后3日内必须补办审批手续。第八条 特别注意事项：

1、各种票据是财务报销、付款的凭证，下列票据财务不予报销：

a、内容填写不全，字迹不清或有明显改动迹象的票据；

b、无加盖财务专用章的收款收据或无加盖发票专用章的发票；

c、数量、单价、金额不明确的票据；

d、名称必须是公司全称。

2、所有财务单据一律用黑色签字笔填写，否则视为无效票据。第九条

附则：

1、本规定自下发之日起执行，解释权、修订权归集团公司财务部。

2、此制度未涉及事项按照集团公司相关规定执行。

第二篇：员工借款及采购付款管理规定

员工借款、费用报销及付款管理制度

第一条为规范和完善集团公司财务管理，确保资金安全及合理使用，减少资金损失，特制定本制度。

第二条本制度适用于集团公司及各分、子公司。

第三条员工借款范围：

1、个人因公出差开支备用；

2、采购专员零星采购支出；

3、日常办公、后勤、业务费等经常性的零星支出；

4、集团财务部外派出纳员备用金（此条款适用于机械制造公司、清沂山石化科技）；

5、其他员工个人借款情况。

第四条借款额度：

1、员工因公出差借款，按照预计出差天数、往返路费、住宿费等支出由本部门负责人核定借款额度。

2、采购专员借用的零星采购用款，单次不得超过2000元，超过2000元的材料采购，必须通过转账或支票方式支付，并由采购部持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序审批后，到集团财务部办理货款支付、结算手续。

3、外派出纳员备用金借款，根据清沂山石化、机械制造公司日常办公、零星采购需求，在合理使用范围内，按照不超过一个月零星支付所需现金量提出备用金借款申请，由集团公司进行审批。原则上额度控制在10万元至20万元以内。

4、其他临时借款根据实际情况核定金额。

第五条员工借款、备用金管理规定：

1、借款人仅限于集团公司内部人员，不包括试用期内员工和借调

员工。

2、按照“谁借款，谁使用，谁归还”的原则，不允许代替他人借

款或以他人名义借款。

3、能够转账结算的业务不得故意采取现金借款方式结算。尽量减少现金结算，确保资金安全。

4、业务人员出差必须填写《出差申请单》，经部门负责人审核后报分、子公司负责人批准。业务人员凭审批后的《出差申请单》填写《用款申请单》，签字后到财务支取借款。

5、借款人所在部门负责人及分、子公司负责人应当严格审核借款

人借款用途、借款金额的合理性及借款的必要性。

6、同一借款人前账不清，后款不借。

7、各公司核算会计应当对借款及时进行账务处理，并在每月10

日前将上月各公司员工借款明细表发送给借款人所在部门，以便核对和及时催还。

8、对于借款次数频繁的借款人，还款期限根据借款时间、还款情

况分别确定，对于超过一个月的借款，借款人没有提供书面说明原因的，集团财务部将从该借款人的工资中扣除，不再另行通知。

9、涉及借款人调动（含集团各公司间调动、离职、辞退、开除等）

时，必须先将未还款借款全部还清，未经集团财务部签字证明该调动人员已还完借款的，人力资源部门不能为其办理调入、调出或其他手续。

10、出纳备用金的额度应严格按照分、子公司日常零星支出所需

现金量进行控制，集团财务部外派出纳员为备用金管理直接责任人。结算处处长及财务负责人负管理责任。

11、分、子公司日常业务现金使用需求增加时，可向集团公司申

请增加备用金额度；当备用金连续两个月出现较大剩余时，集团财务

部应及时减少备用金额度。

12、出纳应严格控制备用金支付，除临时、零星采购及日常差旅

费借支外，其余物资采购工程付款等大额支出均应编制资金支付计划。

13、集团财务部对出纳备用金定期进行实地盘点，每月最少一次，并编制《现金盘点表》。

14、分、子公司未经批准私自扩大备用金使用范围的，将上报集

团公司，由集团公司视情节轻重进行处理。

15、备用金一律不准用于工程项目付款。否则按借支金额的10%

处罚相关责任人。

16、出纳不得以无任何审批手续的借款凭证为依据进行付款，私

自借款的，按借支金额的10%处罚，情节严重者直接除名。

17、执行出纳备用金制度的公司，借款人为出纳员本人，报销时

由集团财务部付讫现金，借款滚动使用。出纳员调离岗位时，由集团财务负责人负责监交办理备用金交接手续。

第六条费用报销管理规定：

1、业务人员出差返回公司后十日内凭《出差申请单》及差旅费报

销单到财务部办理报销手续，及时结清欠款。

2、员工出差返回公司后一个月未到财务部办理结算手续的，取消

当次出差的差旅费补助。

3、驻外业务人员原则上每月报销一次，各驻外人员应及时填报报

销单到财务部办理结算手续。

4、员工出差期间，公司费用标准内住宿费实报实销，住宿费须提

供住宿清单，酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用不予报销。

5、出差期间车船费应按公司差旅费报销规定如实报销。车船费、交通费、停车费、过路过桥费等报销凭证背后需注明时间、路程起始点。

6、业务招待费、礼品费必须统一填制交际费申请单，申请人与批

准人不可为同一人，交际费申请单单独保管。报销时除提供发票外，应另外附单详细说明招待时间、地点、对方人员、己方人员、事由等信息。特殊情况须填写签呈，由集团董事长、总经理批准方予报销。非公务招待一律由个人承担。

7、公司员工因工作需要参加各种会议或培训的，应在报销凭证后

面附单详细注明会议性质、内容、会议地点、会议天数、参会人员（培训同上）。会议、培训期间举办单位包含食宿的，取消会议、培训期间住宿费、餐费补助标准。

8、零星物资采购后采购人员必须及时办理物品验收及入库手续，所购物品发票及验收入库单一并作为报销原始单据；不需入库的物资，除经办人在凭证上签字外，必须交给使用人员进行验收，在十日内按报销程序办理报销手续，若有特殊情况不能在规定期限内报销应及时以书面形式向财务人员说明情况，否则财务人员有权拒绝报销。

9、其他日常办公费用报销必须坚持“先申请，后办理，再报销”的原则，按日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。

10、所有费用支出必须要有正规发票，对收据、白条财务人员有

权拒绝报销。

11、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分，内容不真实的情况下签字准予报销的，将对审核人及审批人处以违规报销金额的10%罚款。

12、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销。对

已经报销的除要求退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额2倍的罚款。

13、财务人员在收到报销单据后应审核报销单是否填写、粘贴规

范；是否经过有效批准；所附附件是否合法合规，对不符合要求的应

及时退回报销人并向报销人说明退回理由。

第七条付款管理制度：

1、预付款性质的汇款，由经办人填制用款申请单并注明收款单位、账号、项目内容、金额，有合同的附已审批的合同复印件，走汇款审批程序。经办人负责催收发票并办理相关财务入账前手续。没有签订合同以及合同中没有注明发票开具节点的，发票催收期为两个月。如超期发票未到将对经办人处以汇款金额5%至10%的罚款，财务不再另行通知。

2、利用发票进行付款的，原则上超过10000元的发票应先办理签

字审批手续后财务入账处理。付款根据提报的资金计划批准后，通知收款单位开具收款收据进行付款；10000元以下的发票以开票日期为准，一月内如果批准付款的，以发票为依据进行付款。一月内付款没有批复的，发票一律交到财务进行入账处理。

3、工程类、设备类、质保金原则上一律根据各相关部门提报的资

金计划进行付款。依据为内审处出具的工程进度款支付定案单、结算发票及合同复印件。涉及设备类、质保金付款的除提供相关结算资料外，要有设备部门及使用部门出具合格意见财务方能根据资金计划进行付款。

4、零星工程类及个人用工结算必须提供工程类或者劳务、服务类性质的发票，否则财务将不予进行结算。

5、紧急情况下的资金支付。对于公司发生的无法按计划申请的紧急资金支付，在集团领导同意下可进行临时资金支付申请。申请后3日内必须补办审批手续。

第八条特别注意事项：

1、各种票据是财务报销、付款的凭证，下列票据财务不予报销：a、内容填写不全，字迹不清或有明显改动迹象的票据；

b、无加盖财务专用章的收款收据或无加盖发票专用章的发票；c、数量、单价、金额不明确的票据；

d、名称必须是公司全称。

2、所有财务单据一律用黑色签字笔填写，否则视为无效票据。

第九条附则：

1、本规定自下发之日起执行，解释权、修订权归集团公司财务部。

2、此制度未涉及事项按照集团公司相关规定执行。

第三篇：采购付款管理规定

采购付款管理规定

1.目的：为了加强采购付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规，制定本规定。

2.定义：本规定所称采购付款，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。3.采购审核与批准权限。

3.1 采购计划范围内金额在2万元以下的采购项目合同，经财务经理审批后交商品部签订购货合同。

3.2 采购计划范围内金额在2万元以上的采购项目合同，经总经理审批后交商品部签订合同。

4.结算流程：付款申请人提出付款申请（填制支出报销单）→部门负责人确认签字→财务经理审批签字(权限内)→总经理审批签字（权限或计划外）→主管会计复核制证→出纳复核付款。5.采购预算的管理

5.1 采购预算管理的意义：为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保公司资金合理的使用，需要编制采购预算 5.2 采购预算管理的含义

5.2.1 采购预算是商品管理部门为配合公司销售预测，对所需商品的数量、价格编制的以金额形式进行具体、系统反映的采购用款计划，以利于公司整体目标的实现及其资源的合理配置。

5.2.2 预算管理是指公司内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理公司的经济活动，反映公司管理的成效，保证管理政策的落实和目标的实现，促使公司不断提高效率和效益。

5.2.3 采购预算管理是公司预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。

5.3 编制采购预算

5.3.1 编制采购预算是指商品部根据公司经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将公司在未来一定时期内应达成的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。

5.3.2 商品部根据公司销售计划编制采购总预算，并根据相关时间、销售趋势、适时可售库存、采购周期等因素编制月份“采购及付款计划申报表”（附件一），交财务部（26日前/每月）审核备案，上报总经理审批。5.4 执行采购预算

5.4.1 商品部将审批的各项采购预算指标及时下达给相关责任部门及人员。5.4.2 财务部对预算执行过程进行监控。

5.5 商品部对相关预算进行分析和调整采购预算差异。

5.5.1 在预算执行过程中，商品部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。

5.5.2 如果有差异，要分析产生差异的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。

5.6 采购预算资金控制

5.6.1 在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度，严格控制无预算的资金支出。

5.6.2 对于预算内的采购项目，商品部应严格按照预算执行进度办理请购手续。5.6.3 对于超预算和预算外采购项目，财务部对商品部提出的申请进行审核，最终由财务经理及总经理审批后才能给予办理。6.采购付款审核与控制

6.1 财务部按照公司内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。6.2 批准权限

6.2.1 应付账款在5万元以内的，由财务经理审批；应付账款在5万元以上的，由总经理审批。

6.2.2 预付款或定金在3万元以内的，财务经理审批即可，预付款或定金在3万元以上的，报总经理审批。

6.3 审核无误后交财务部主管会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购人员联系供应商。

6.4 财会部在办理付款业务时，应对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

6.4.1 真实性审核：主管会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。

6.4.2 完整性审核：根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整、手续是否齐备；应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确等。

6.4.3 合法性审核：审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。

6.4.4 合规性审核：审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。

6.4.5 除对上述⒈⒉⒊⒋条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符；审核商品采购是否按照经批准的商品采购计划、合同或协议进行；审核入库凭证时应检查是否有采购人员、验收人、录单员的签字，内容填制是否完整，并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对；审核付款是否符合审批权限。

6.4.6 会计人员对不符合规定的商品采购业务、不得办理采购结算，并报告财务经理。财务经理对严重违反规定采购商品计划的应当及时向总经理汇报。6.5 付款控制

6.5.1 在付款时，应得到采购业务经办人、仓库保管员、商品部经理、财务部经理、总经理等相应确认或批准。

6.5.2 一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如营销部、商品部、财务部、总经理等）签单批准。订单副本应及时提交财务部门。6.5.3 收到货物并验收后，仓库验收人员应填制相应的验收单，并及时送交商品部办理系统入库。

6.5.4 收到供应商发票后，采购人员将供应商发票与购货订单及验收单进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。

6.5.5 财务部将收到购货发票、验收单、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。

6.5.6 采购付款实行付款凭单制。相关款项支付须经商品管理部门填制应付凭单，并按相关程序及权限经由本部经理、财务经理和总经理按权限审批。6.5.7 已确认的负债应及时支付，以便按规定获得折扣，加强与供应商的良好关系，并维持公司信用。

6.5.8 财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并互相核对，出现差异时应及时查明原因进行调整。

6.5.9 财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。7.账务处理与核对

7.1 财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。

7.1.1 将请购单、订购单、入库单、专用发票以及其他各种财务所需要的单据等支持性凭证附在记账凭证的后面，若凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。

7.1.2 每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。7.2 账务核对

7.2.1 财务部门应每月至少一次与供应商进行往来款项的核对。

7.2.2 取得供应商对账单，审核其余额与公司“应付账款”余额是否一致，在剔除双方在收发货物上可能存在时间差等因素后，应与供应商的月末余额保持一致。8.预付账款的管理

8.1 原则上不允许采用预付账款的方式采购商品，但对一些紧俏商品或公司急需的商品必须采用预付账款形式采购的，须经具有审批权限的主管领导审批。8.2 商品部应加强预付款项的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理预付款项。

8.3 财务人员对预付款项要严格把关。并及时做账、入账，将预付款项控制在安全合理的范围内。

8.4 建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

8.4.1 加强大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。

8.4.2 财务部对付款计划的预付款项，除总经理特批外，控制在10%以内。9.应付账款管理

9.1 应付账款是公司因购买商品物资而应付给供应商的款项。

9.2 应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款等职能以外的财务部会计专门负责。

9.3 严格控制付款日期、折扣条件等项规定管理的应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。

9.4 应付账款的确认和计量应真实可靠。

9.4.1 应付账款必须根据审核无误的各种必要的原始凭证，即：供应商开具的发票、仓库开具的验收单、系统入库单、银行结算凭证等进行确认。

9.4.2 主管会计必须认真审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。

9.5 应付账款必须及时登记应付账款账簿。

9.5.1 主管会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。9.5.2 应付账款应按供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。

9.5.3 财务部收到商品入库单及供应商开具的发票后，应该及时冲抵预付账款。

9.6 确认、计量和记录折扣。财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。

9.7 应付账款的授权支付。财务部对已到期的应付账款应及时支付，经商品部经理、财务部经理、总经理按权限审批后才能办理结算与支付。

9.8 应付账款的结转。财务部应按应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，查明原因及时进行调整。

9.9 应付账款的检查。财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。如果追查结果表明有会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。

9.10 商品部应建立相关的“供应商往来管理台帐”（附件二），每月不少于二次与财务进行核对。并据此作为与供应商业务部门进行往来核对的依据。10.采购退货管理

10.1 商品部应当建立采购退货管理制度，对退货条件、退货手续、退货出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。10.2 退货款项回收。

10.2.1采购人员在货物退出前应编制“商品退货单”（附件三），其内容包括退货日期、供应商名称、条码、品名、原供价、数量、金额、退货事由等。10.2.2 商品部经理审核“商品退货单”后，交财务部相关人员审核，由财务经理或总经理按权限审批。

10.2.3 财务部应根据批复后“商品退货单”调整应付账款或办理退货货款的回收手续。

11.采购中的折扣管理。

11.1 采购人员因商品发货数量或质量等问题而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。

11.2 采购人员在与供应商折扣意向商妥后，及时编制“折扣金额报告单”（附件三），经由商品部、财务部经理审核后交总经理批准。11.3 财务部根据批复后的“折扣金额报告单”进行账务处理。

第四篇：员工借款管理规定

员工借款管理规定

第一章总则

第一条 为了加强员工借款管理，减少资金占用，更好地服务于企业生产经营，特制订本规定，本规定适用于公司所有员工。

第二章员工借款的审批和额度

第二条 员工借款审批。

(一)公司员工因公出差、零星采购、特殊情况材料采购借款及办理其他零星支付业务，根据需要可借用现金。

(二)公司员工借支现金需填写“领（借）款申请单”一式两份（一份交出纳留存备查，一份交会计记帐），经部门负责人批准，财务主管审核后，报总经理签批。现金借支1万元以上的，要提前1个工作日通知财务部。

(三)临时工和试用期的员工不能借支现金，有出差任务时，由同行人员借支现金。

(四)现金借支人应亲自到财务部门支取现金并在现金支付备查本上签字，委托他人支取的，必须由受托人在现金支付备查本上签字。

第三条 员工借款额度。

(一)为了更准确地掌握现金的收支，原则上200元以下的现金支出不予办理借款。

(二)员工借支现金前必须预计合理的借支额度，部门负责人应进行额度的审核，超出合理范围的员工借款，财务部门不予借支。

(三)对不同级别的员工设置最高借款限额，未还借款超过限额时，财务部不再向其借款，特殊情况下，由借款人提出借款事由，经总经理批准后，方可办理借款。

级别额度

总经理20000元

副总经理10000元

市场部部长5000元

市场部发货员3000元

其他部门部长及主管2000元

其他人员1000元

(四)财务部对部分频繁进行现金支付的员工，可核定每人不超过2000元的借支额度作为周转使用。

第三章员工借款管理

第四条对于符合规定的员工“领（借）款申请单”，财务部要及时进行账务处理。

第五条 员工借款的报销应取得合法的报销票据，部门负责人审核其业务合理性后，财务部审核票据的合法性，并经总经理核准后，进行会计处理。

第六条 员工报销款项应首先用于偿还借款。有工作任务需支出现金时，需再次履行借款日批手续，财务部门不得直接支付现金。

第七条 财务部要严格控制员工借款总量，准确掌握员工现金借 支、报销和还款的情况，及时清理借支，对借款期限超过2个月的员工，财务部应下发“员工借款清欠通知单”(见附件)催收。财务部每季度要对员工借款进行一次全面清理。

第八条对于员工逾期借款且接到“员工借款清欠通知单”10日内仍未还清借款的员工，执行“前账不清，后账不借”的原则，并会同综合管理部从借款人工资中逐月扣还。

第九条 综合管理部对于有辞退意向和调出意向的员工，应事先通知财务部，待其还清所有借款后，再履行相关手续。

第四章附则

第十条 部门负责人对下属员工现金借支审核不慎造成坏账损失的，部门负责人负责解决。

第十一条 本规定由财务部负责解释修订。

第十二条 本规定自下发之日起执行。

附件：

员工借款清欠通知单

×××财清字____号

_______部门_______同志：

截至______年____月_____日您逾期借支的现金余额为_____元，按照公司员工借款管理规定，请您在10日之内到财务部核对清理，报销并归还所借款，如逾期未办，将依据有关规定执行。

此致

敬礼

公司财务部

______年_____月_____日

审批：杨顺福审核：谭达均编制：李琴

第五篇：关于采购付款财务服务管理规定

关于采购付款财务服务管理规定

应董事会生产成本中心的要求，为保证生产中心生产成本有效控制，更好的配合销售发货及时服务于销售，对财务付款服务规定如下：

1、采购部门有权知道每天可用资金情况

2、有权分配各供应商的付款金额

3、应急备用金不得低于1万元（以便生产急用）.4、财务部门应根据采购付款申请单的金额及付款时

间支付货款，财务部门不得随意增减付款申请单上的金额。

5、财务部门若不能按采购付款申请单上的金额及时

间付款，应由财务部门协调资金解决。不得影响生

产。

6、由于财务部门不能按时付款，给生产中心所造成的费用由财务部门承担。

生产管理中心

2012-08-25