举办国际会议的管理办法草案

第一篇：举办国际会议的管理办法草案

举办国际会议的管理办法（草案）

为了进一步规范我校举办国际会议的相关事项，根据上级有关精神及我校相关队定，特制订本办法。

第一条 定义

国际会议是指在我国境内（不含港、澳、台地区）以我校名义举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

第二条 举办国际会议应具备的条件

一、筹备国际会议的部门应在会议主题有关的领域具有一定的工作基础，国际国内有一定的影响；

二、会议主题要符合我国改革开放、教育和科研发展的需要；

三、凡属研讨性的国际会议，筹备部门应能组织一定数量和质量的学术论文；

四、筹备国际会议的部门应与学校有关部门共同筹划国际会议，妥善安排会 议场所、食宿、交通及安全等工作；

五、会议经费有保证。第三条 举办国际会议申报程序

一、筹备国际会议的学院部门应提前5个月，就会议的背景、主题、内容、目的、规模、日期、经费来源、会务安排、与会者人员名单等提出报告。报告须由申办部门领导签署意见，经科研处审批后，再交国际交流处（港澳台事务办公室）审批。

二、送审报告经校国际交流处（港澳台事务办公室）审核并报请校领导批准后，由国际交流处（港澳台事务办公室）行文上报市教委、市外办。

三、举办国际会议的申请得到批准后，由国际交流处通知申办部门、校办科研处。申办 部门得到通知后，应提前3个月准备国外代表和台湾代表相关资料，并安排会议议程、食宿、交通和翻译等工作。

四、学校校长办公室协调各个相关部门筹备会议，国际交流处寄发重要外宾的邀请信，办理国外代表入境手续，将有关台湾代表材料交台湾事务办公室报请市台办。若市台办不同意有关台湾代表参加会议，申办部门应婉言谢绝台湾代表参加。

五、由学校承办的国际会议应提前一个月向主管校长汇报会议筹备情况，由部门承办的 国际会议应提前两周向国际交流处（港澳台事务办公室）汇报会议筹备情况。会议一般不邀请市领导和驻沪领事馆人员参加，若会议期间必须拟请上海市领导或驻沪领事人员参加，应提前三周报国际交流处，由国际交流处出面邀请。若拟请学校有关领导参加会议，应提前两周报校办审批，由校办将审批结果通知国际交流处，国际交流处再通知申办单位。

六、国际会议举行完毕以后，申办单位写出书面总结、英语报道，并及照片等影像资料 一起交国际交流处（港澳台事务办公室）第四条、举办国际会议应该注意的有关问题

一、举办国际会议要从实际出发，从严掌握，积极举办对提高我校国际知名度和促进我校教学和科研的发展有重大意义的国际会议。申办（承办）国际会议的外方人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议，以及外方人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术领域的专业性或学术性国际会议，应根据外交部意见，报市委外事外宣工作领导小组或市政府审批，必要时上报中央外事工作领导小组或国务院审批。会议的规模适度，应本着以我为主，为我所用，精心组织，讲求实效的精神努力办好国际会议。

二、举办国际会议都要从政治上权衡利弊。凡涉及我国核心利益、重大敏感问题和重大国际问题的国际会议，拟邀请非建交国家人士，有特殊背景的人员等代表参加的国际会议，须严格按报批程序申报。未经批准，任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺在上海金融学院举办国际会议。对方提议协办或联合主办的国际会议，如背景可疑，并带有对我不利的政治意图的，应予以回绝。

三、举办国际会议的申请批准之前，举办国际会议的单位可以以适当方式同外方交换意见，了解对方意向，但不得达成正式书面协议。有关单位未经归口管理部门的认可、同意或授权，不得自行与他国机构或国际组织联系筹划举办国际会议，不得擅自向外方承诺轮流在两国举办国际会议；一般也不得接受外方设立会议常设机构的要求，如有必要，另案批准。

四、与会外国人应在境外办妥来华入境手续，国际交流处应适时地凭批准举办会议的批复件与市外办、市教委落实与会外国人来华签证手续。

五、举办会议的申请得到批准后，举办单位要组织力量对与会代表送交的论文精心认真审核，如发现论文内容有政治性错误应及时交涉，表明我方立场观点，要求对方改正或取消论文在会上发表的资格。

六、会议期间，我方与会代表要坚持内外有别的原则，严格遵守《涉密人员对外科技交流保密守则》，不得携带秘密文件、资料参加会议活动。我方与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均符合可以公开的口径，不得泄露秘密。

七、举办国际会议应厉行节约，严格按照有关规定，限定经费开支范围和开支标准，严格控制会议的住宿档次并按照国际惯例不配备生活用品，不发会议纪念品，不赠送礼品，不组织公款游览、参观。会议用餐以自助餐为主，可安排一次冷餐宴请，不再另外安排迎送宴请。不得以盈利为目的。

八、举办国际会议如需媒体报道，应在申报内容中一并报批。

第二篇：举办国际会议申报程序.

举办国际会议申报程序

一、报学校审批的国际会议

1.会议性质：一般性学术会议，且不涉及政治敏感问题；

2.提交时间：主办或承办单位一般应在一年以前提出书面报告交国际处； 3.会议审批：由国际处主管领导审签后，报主管校长审批； 4.会议审批时间：自受理后，两周答复；

5.会前提交资料：国际会议申请表（中文），会议日程，拟参会人员名单，会议经费预算表；

6.会后补交材料：实际参会人员名单，会议总结报告（中文）（包括会议

论文清单），以及会议期间形成的一些重要资料；

7.有关国际会议的重要资料，交由国际合作与交流处学术交流科立卷，并

交学校档案馆保存。

二、由国际合作与交流处报上级单位审批的国际会议

1.会议性质：重大国际会议，会议主题涉及政治敏感问题，或是系列性的

国际组织会议，国际影响大，或中外方参会代表中有重要政界人物； 2.提交时间：主办或承办单位一般应在一年以前提出书面报告交国际处交

流科；

3.会议审批：由国际处报教育部，并转国务院有关部门审批； 4.会议审批时间：自受理后，通常2-3个月答复；

5.会前提交资料：国际会议申请表（中文），会议日程（中文），拟参会人 员名单（中文），会议经费预算表；

6.会后补交材料：实际参会人员名单，会议总结报告（中文）（包括会议

论文清单）以及会议期间形成的一些重要资料等；

7.国际会议期间形成的重要资料，交由国际合作与交流处学术交流科立

卷，并交学校档案馆保存。

第三篇：举办国际会议报批流程

在华举办国际会议申报程序

预报：

国际会议包括有三国以上外国代表学术会议和有两国代表参加的双边会议以及合作项目中的工作会议。每年2月和10月，科研处会通知各学院预报当年7-12月和次年1-6月拟举办的国际会议信息。国外代表在30人以下的一般性国际会议不需预报;重大国际会议*（后附说明）必须预报并且要提前一年预报。申报：

一、举办一般性国际会议，举办单位应在对外承诺前三个月将申请举办会议的报告报学校科研处会签意见。重大国际会议则需要在对外承诺前六个月申报。

报告应包括以下内容：国际会议的中英文全称；举办日期、会期、地点；主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称（国外单位应注明中外文全称）；与会人员范围、会议规模、外宾人数；会议的主题、议题和主要内容；经费来源；举办国际会议的必要性、预期达到的目的；会议主要承办人姓名、单位、电话号码（办公和移动电话）。国外代表名单(姓名、国籍、单位名称、职称或职务)

二、科研处会签意见后转交国际交流处。国际交流处对报告进行初 审并向会议负责人提出修改意见，负责人将修改后的报告电子版发 给国际交流处经办人。三．国际交流处起草学校报告报主管校长审批。

四．国际交流处将学校报告上报教育部国际合作与交流司，在审批过程中如有疑问需要解释或需要补充材料时，国际交流处将向学院转达相关意见和要求。

五．教育部将批件寄达国际交流处转学院。

注意事项：

一． 经批准同意对外申办的国际会议，有关机构和个人在举办过程中不得承诺和承担超出授权范围的额外义务。

二． 不宜跨省、自治区、直辖市易地举办国际会议，如果与其他省、自治区、直辖市的单位和机构合办会议，原则上由会议举办地的单位向其上级申报批准。

三． 不得随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”等称谓；从严限制国际会议形成固定年会或例会的机制。

四． 避免在同一时间或短时间内举办相同主题或类似的国际会议。五． 原则上不邀请国家领导人出席会议和参加相关礼仪活动。特殊情况需要领导人与会的，事先需取得领导人原则同意后再逐案报批。

六． 与境外国际组织、机构联合举办国际会议，需要提供该机构的背景资料，要求举办单位事先查看该机构的网站，如果里面涉及“两个中国”或“一中一台”问题，需要求该机构将网站内容予以整改，并将整改后的网站截图一并上报。

关于重大国际会议的说明：

一． 联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议。

二． 联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议。

三． 事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议。

四． 外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术型国际会议。五． 外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别的国际会议。

六． 邀请党和国家领导人出席的高级别国际会议。

七． 邀请全国人大、全国政协、最高人民法院和最高人民检察院的领导同志出席的国际会议。

第四篇：高校举办国际会议英文开幕词

Opening Remarks

ON CME2011 Distinguished Guests and Leaders, Ladies and Gentlemen, Dear Friends, It is an honor and a pleasure to welcome you on behalf of the Automation College of Harbin Engineering University to this conference on Complex Medical Engineering.Firstly thank every one of you for attending.Many of you have travelled great distances to be here.With excellentspeakers attending from dozens of countries, this conference is a truly global event.We are glad to see that hundreds of participants from overseas including United States, Canada, Italy, Australia, United Kingdom, France, Germany, Japan, Korea ,Etc.andmore than fifty professionals from mainland chinaincluding Taiwan and Hong Kong have come to this event.Let me now turn to introduction of Automation College of HEU.The history of the Automation College can be traced back to 1953, when Harbin PLA Military Engineering Institute was founded.The College is being developed and strengthened through its core disciplines of 'Ocean Tunnel Measuring' and 'Ship-Electricity'.The College is one of the teaching and research backbones of HEU.There are 6 undergraduate programs including Automation, Measuring and Control Technology and Instruments, Electrical Engineering and its Automation, Detection Guidance and Control Technology, Biomedical Engineering, and Aviation Technology;16 master programs including Control Theory and Control Engineering, Navigation, Guidance and Control, Pattern Recognition and Intelligent Systems, Detection Technology and Automatic Equipment, Electric Machines and Electric Apparatus, Power System and its Automation, Precision Instrument and Machinery, Biomedical Engineering, Mechantronic Engineering, Systems Engineering, System Analysis and Integration, High Voltage and Insulation Technology, Power System and its Automation, Power Electronics and Power Drives, Traffic Information Engineering & Control, and Detection and Measuring Technology and Instrument;6 doctoral programs including Control Theory and Control Engineering, Navigation, Guidance and Control, Precision Instrument and Machinery, Detection Technology and Automation Equipment, Pattern Recognition and Intelligent Systems, and System Engineering.In addition, the nationally top ranking discipline of Control Science and Engineering has a Postdoctoral R&D Base.In 2001, the discipline of Navigation, Guidance and Control was appraised as a national key discipline.During the process of prejudication and proposal of the National 10th Five-years Plan and the '211 Project', Control Theory and Control Engineering and Navigation, Guidance and Control are listed as the key disciplines.To be internationally leading, the College has invested 23 million yuan RMB for the two disciplines' further construction.Finally ,you are sincerely invited to come to Harbin Engineering University and I wish the conference a complete success!

第五篇：在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法

在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法

第一章 总

则

第一条 为规范和加强在华举办国际会议的财务管理，提高资金使用效益，依据相关规章制度，制定本办法。

第二条 本办法适用于中央部门与外国有关组织、团体、机构共同在华举办或受其委托承办年会、例会及其他以国际问题为主要内容，且申请中央财政拨款的会议（以下称国际会议）。

第三条 按照会议正式代表（不含工作人员，下同）的人数，在华举办国际会议分为三类：会议正式代表在300人以上的，为大型国际会议；会议正式代表在100人以上、300人以下（含300人）的，为中型国际会议；会议正式代表在100人以下（含100人）的，为小型国际会议。

第四条 在华举办国际会议的财务管理应遵循以下原则：

（一）厉行节约，严格开支。会议承办单位应本着“勤俭办外事”的原则，科学、规范、合理地编制和申报国际会议预算，严格控制会议规格，努力压缩会议规模，认真执行各项费用开支标准，力求会风简朴，务实高效。

（二）参照惯例，规范管理。根据国际惯例，不为会议代表配备生活用品，不组织公款游览、参观等，不得借举办国际会议的名义向地方政府或企业强行摊派或变相摊派会议费用。

（三）单独核算，专款专用。国际会议经费应纳入单位财务统一管理，单独核算。举办大型国际会议应设有专门为会议服务的临时财务机构，举办中型、小型国际会议也应配备专职的财务人员。

第五条 凡需报请党中央、国务院批准在华举办的国际会议，会议报批文件须明确各项经费来源，如涉及申请中央财政拨款，应在商外交部同意后会签财政部，方可上报审批。

第六条 在华举办的国际会议，需申请中央财政拨款的，应按照部门预算管理程序，会议承办单位应在履行相关报批手续后编制详细的会议经费预算，报财政部审核。

第七条 在华举办国际会议经费由我方全额负担或由与会各方分担的，应按会议统一标准制定经费预算，我方负担的经费应纳入部门预算管理。各部门自行批准在华举办的国际会议所需经费，在部门预算中调剂解决，财政部不再另外安排经费预算。

第八条 除特殊情况报经批准外，国际会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内，驻会工作人员不得超过会议工作人员的50%。

第二章 会议收入管理

第九条 在华举办国际会议的收入主要包括：

（一）会议注册费收入，指根据国际惯例，由会议承办单位向参会代表收取的用于会议支出的费用。

（二）国际组织专项资助，指国际组织拨付给会议承办单位的专项经费。会议承办单位应积极向国际组织申请专项资助。

（三）中央财政拨款，指在无会议注册费收入和国际组织专项资助，或者会议注册费收入和国际组织专项资助不足以弥补会议开支时，中央财政安排的对在华举办国际会议的补助经费。

（四）赞助收入，指境内外机构或部门、企业、个人出于自愿，无偿向国际会议提供资金或物资赞助形成的收入。

（五）其他收入，指召开国际会议时举办展览、展示、广告、旅游中介等收入。

第十条 在华举办国际会议取得的各项收入，必须统一纳入预算管理，单独核算。

第十一条 在华举办国际会议得到的赞助物资及会议期间购买的办公用品、消耗材料等应严格管理。财产物资的取得、保管、领用要有严格的报批程序，指派专人负责。

第十二条 在华举办国际会议购置或通过赞助取得的各项财产物资，应在会议结束后3个月内进行处理，具体处理方案报财政部审批，财产物资处置收入在扣除相关税费后上缴国库。以会养会的，财产物资处置收入可用于抵补会议相关支出。

第三章 会议支出管理

第十三条 在华举办国际会议应按国际惯例办事，不得承担额外的义务，要厉行节约、讲求实效，从严控制经费支出，努力做到以会养会。

第十四条 国际会议的支出项目和标准如下：

（一）场地租金。大型、中型、小型国际会议正式代表人均开支标准分别为每天100元（人民币，货币单位下同）、150元和200元。

（二）会议开幕式或闭幕式一次冷餐招待会（酒会）费用。会议正式代表人均开支标准为150元（含酒水及服务费用）。

（三）会议期间工作人员食宿费用开支标准为每人每天300元。

（四）会议期间志愿人员工作午餐费用及误餐补贴。志愿人员仅安排午餐或发放误餐补贴，开支标准为每人每天100元。志愿人员不安排住宿。

（五）同声传译人员劳务费及同声传译设备和办公设备租金。同声传译开支标准为口译每人每天5000元，笔译每千字200元；同声传译设备和办公设备租金，会议正式代表人均开支标准为每天50元。

（六）境外同声传译人员国际旅费。只承担同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费，据实结算。

（七）交通费。租用车辆安排会议代表往返驻地与会场，租金开支标准为：大巴士（25座以上）每辆每天1500元，中巴士（25座及以下）每辆每天1000元，小轿车（5座及以下）每辆每天800元。

（八）其他会务费用。实行综合定额控制，会议正式代表人均开支标准为每天100元，开支范围包括：办公用品、消耗材料购置费用，会议文件印刷、会议

代表及工作人员的制证费用等。上述各项费用之间可以调剂使用，在综合定额控制内据实报销。

（九）会议如有注册费收入，中方可承担国际组织官员及秘书处人员会议期间的食宿费用。

（十）其他经财政部批准的支出。

第十五条 会议代表往返国际国内旅费（包括往返机场的交通费）、食宿、医疗、参观游览、个人消费等费用，由个人承担。

第十六条 除劳务费及境外国际旅费外，同声传译人员的食宿、交通等各项费用，由个人承担。

第十七条 会议所有支出必须经会议承办单位财务主管签字同意方能报销。所有支出协议必须由会议承办单位财务主管签署。

第十八条 申请中央财政拨款的国际会议，未经财政部同意，一律不准购买设备。除会议场地、会议必要设备（不含消耗材料支出）外，承办单位不得擅自对外承诺提供任何免费服务。

第四章 会议经费的管理和监督

第十九条 国际会议承办单位要加强对国际会议经费的财务管理，严格执行会议预算开支项目、标准及金额，不得擅自改变会议资金用途，不得挪用、截留、侵占会议经费。要建立追踪问效机制，对于违反规定的开支项目和超过开支标准的费用，不予报销。

第二十条 大型国际会议结束后，承办单位应在3个月内编制会议经费决算报告，总结会议经费明细收支情况，经主管部门审核后报送财政部。编报决算要做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。

第二十一条 会议结束后，中央财政拨款经费如有结余，按照财政部结转和结余资金管理的有关规定执行。

第二十二条 对于编制虚假预算以及截留、挤占、挪用国际会议经费等行为，按照《财政违法行为处罚处分条例》和其他有关规定，追究违规单位和人员责任。

第五章 附

则

第二十三条 举办大型国际会议，承办单位应根据本办法制定具体的财务及物资管理办法，报财政部备案。

第二十四条 地方部门举办的国际会议参照本办法执行。

第二十五条 本办法由财政部负责解释。

第二十六条 本办法自发布之日起执行。财政部《关于在华召开国际会议财务管理办法的规定》（财外字〔1997〕543号）同时废止。