酒店采购程序

第一篇：酒店采购程序

酒店采购部工作流程

一、各类物品采购工作流程

1、仓库补仓物品的采购工作流程：仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

（6）提供本次订货数量建议。

经董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况，要向主管领导汇报。

2、部门新增物品的采购工作流程：若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；

（2）最近一次订货单价；（3）最近一次订货数量；

（4）提供本次订货数量建议。

采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经董事会批准后，组织采购。

4、鲜活食品冻品的采购工作流程： 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。

5、燃料的采购工作流程：采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理，并组织实施。

6、维修零配件和工程物料的采购工作流程： 工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；（5）最近一次订货数量；

（6）提供本次订货数量建议。

大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；

（2）库存数量；

（3）最近一次订货单价；

（4）最近一次订货数量；（5）提供本次订货数量建议。

以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按

“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施

.二、采购工作流程中须规范事项:

1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门经理核签后，整份共四联交给资产会计，资产会计复核后送董事。

2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。

3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。

（1）签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正确。

（2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。

4、邀请供应商报价。

三、货比三家工作流程：

每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：

1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。

2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事会审核.四、采购活动的后续须跟进工作

1、采购订单的跟催当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。

2、采购订单取消

（1）酒店取消订单：如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事会作出决定。

（2）供应商取消订单：如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。

3.违反合同：合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。

4.档案储存：所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库

.5.采购交货延迟检讨 凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示。

6.采购物品的维护保养：如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况

餐饮采购的12点漏洞

1． 负责采购物品原料的领导说了算，少数人说了算，缺乏对商品原料的质量价格比较，2．采购部门缺乏计划，盲目采购，库存量大，库损高，造成浪费和流动资金呆滞。

3．采购人员缺乏相关知识，信息不灵，责任心不强，图省事，怕麻烦，采购前不货比三家，季节差价，时断差价掌握不准。4．酒店用人不当，把领导的红人，上级塞来的熟人或其他有背景关系人选为采购员，即使发现问题也是大事化小；小事化了，长此以往漏洞越来越大。5． 是不能坚持多人知情，多人参与。多人采购制度。6．大件商品采购暗箱操作，现金交易，未能实行公开竟标，大宗底值易耗品采购质次价高，损耗增大。

7．是进货体现不出买办（采购）之功居其次的要求，厨房癣活原料采购多以半成品为全，海干货采购多以市场发制好的为全，对原料优劣缺乏鉴别能力，导致增大厨房成本，还影响了菜肴制量

8． 是吃市场提成，捞供货回扣，直接损害企业利益。

9．是采购员脑子灵活，点子多，有利先给当官的堵住嘴，自己攀靠大树捞好处。10．是采购进货打游击战，无法享受供货商的批零差价，更无法稳定采购成本支出。11．是对采购监督的部门失查。

12．是采购缺乏市场调查，缺乏价格走势分析，缺乏同行业比较分析，预见性差，无意中造成的损失也不容忽视 成本控制是餐饮管理的主要内容之一，对餐厅餐厅的经营具有决定性意义。

餐饮业成本控制方案

一、成本控制的重要性

1．餐饮成本控制关系到产品的规格，质量和销售价格，因产品的售价是以食品成本和规定的毛利率来计算的，成本的高低直接影响其售价，因此搞好成本控制是餐饮工作的必需。2．成本控制有利于满足宾客需要并维护宾客的利益。宾客到餐厅就餐，不仅希望能够享受到精美的菜点和热情的款待，更希望餐饮产品物美价廉，而为保证这一点，就必须进行成本控制。3．成本控制直接关系到餐厅以至于整个餐厅的营业收入和利润。餐厅在满足宾客的餐饮需求的同时，还担负着为餐厅提供盈利的任务。如果成本失控，就会影响餐厅的经营成果，甚至造成不应有的亏损。因为，为保证餐厅的既得利益，就必须加强成本控制。

第二篇：酒店采购程序

百成酒店管理公司采购程序

酒店经营成本的控制方法诸多，其中最主要的莫过于控制进货的成本价，怎样才能把好物料的采购关，在采购程序上有许多方面值得研究学习。

一、物料申购单形式与种类：

酒店通常使用的物料申购单中应有详细的物料相关资料，如：序（代）号、物料名称、物料规格、记数单位、目前库存申购数量、要求到货时间、上次进货时间和数量单价及本次申购供应商的报价、供应商资料等并有财务结算方式和仓务或使用部门、采购部门、财务总监和具体分管领导及总经理的签批。

酒店的经营物料可分成四类：

一）补仓室的申购：

当一个酒店通过试运行调整后，各部门的经营状况基本趋于稳定，在各使用部门或酒店财

务总仓，任何一类酒店经营物料都需要有一个存量，存量额怎样制定呢？必须从五个方面考虑：

1、流动资金状况

2、固定资产的配备情况

3、本期预计的客流量

4、物料的采购周期

5、物料的保存期

部门小仓库和财务总仓应根据上述五个方面来制定物料的最低存量数和最高限量数。一旦有了这些规定，财务在会计运作中可合理利用流动资金、减少库存量，并能保证使用部门的正常经营的使用和物料的质量；同样仓管人员在见到库存量以达到物量存量的最低数值 线时，这便是提出该物料申购的最佳时期，由采购部门专职采购。

二）集中式的申购：

一家酒店的办公用品及文化用品涉及到一个酒店对外形象，由于要考虑到下述几个因素，所以可由酒店的行政办公室来进行统一管理，统一提出申购。

1、酒店管理之需的前台见客文具与后台操作作用文具的区分

2、酒店管理人员的级别区分

3、酒店视觉形象设计效果的统一。

行政办公室可以统计各方面的数据每月统一提出文具用品申购单，并由行政办公室、采购部门、财务总监和总经理签批，由采购部门专职进行日常采访

三）紧急需求的采购：

紧急采购一般只限于紧急需求的情况下，价格并不是很大并在事先酒店政策允许的规定范围中进行，如：

1、工程急修门开关零配件等

2、经营中不常备的经营物料或常备物料，但某一时使用量超出常规的库存范围。遇到上述情况可以随时出单而不受常规的限定，单此类情况的采购首先可由采购部进行优先采购或在政策规定的范围中经部门经理同意后由使用部门进行紧急采购。

四）部门所需物料的日常申购：

酒店各部门在日常的经营管理中，需要大量物料，为了不占仓位，通常进货是直接存放在使用部门中的，所以这批物料的短缺，均由使用部门直接提出物料的申购单，这些物料申 购单的数量较大，涉及面较广，几乎所有酒店部门都有，因此在申购与审批过程中均需严格 控制，考虑因素有下面两个方面：

1、部门在提出物料申购单的时候，应详细了解该物料的现存数、每日用量、采购和审批期、目前物料的价格和涉及的成本因素、物料的质量情况有无需请采购部门寻找新的替代品种的建议等等。

2、采购部门在接到使用部门的《物料申购单》后，应充分审阅并明确其内容，根据 内容来寻找物料的供应商，并且在多家供应商之间进行寻价和询价工作。要了解物料的性能、用途、价格等等，使采购人员完全将使用部门物料采购意图落实在供应商的物料之中,使供应商了解酒店使用部门的物料的真正用途,同时采购部门也将与供应商的谈判中,得到价格、质 量等方面的信息，以便与其他供应商比较。

二、物料采购程序

1、使用部门经理签发的《物料申购单》

2、采购部门根据《物料申购单》内容寻找供应商和报

3、财务总监根据酒店的实际情况审核申购数量和供应商情况

4、饭店分管领导审定圈价并经总经理签署

5、供应商根据酒店采购部门的书面通知或合同向酒店供货

6、酒店验收部门根据审定情况验收并处书面凭据给供应商

7、供应商根据酒店物料验收情况向酒店财务部门索取物料货

三、物料的采购

物料的采购并非单是物料的购置，所以物料的采购过程中须考虑更多方面的情况，除名称外产地、规格、报价、批号、生产日期、有效期限、运输、包装和装运规格、存放、冰冻 品含冰率、物料的净重、物料的生产季节、合同的签订方式、付款内容等等、这些因素在 物料的采购中应随时考虑到，要由2-3家同类供应商的选择并寻价，在供应商背靠背的寻价 中得到启发并如实向上级报考。有些重要的物料货长期供应的物料，还需签订供货合同，合 同的条款须请专家和上级主管的确认方可。

在采购过程中，为使自己处于主动地位，应尽可能在事先取得经使用部门认可的物料样品

和支付供应商最少量订金，待符合样品物料的全部到货后，再支付一定比例的货款，并 有一定数额的尾款，以防物料中有不符合样品的物料夹带。

采购部门在落实使用部门的申购任务时，应严格遵守申购单上的规定，在采购中由于时间、价格、质量、等因素的变化而定购不到某一物料时，应急时通知申购部门。如果需要进 行物料调整或寻找代用品时，需由申购使用部门主管、财务总监和高级管理人员签署的《物 料样品确认书》同意后方可。

采购部门若发现申购单上的物料，属于新近增加而以往是未曾采购过的物料，采购部门应将新采购《物料样品确认书》一起保送财务总监，物料申购部门主管及有关专业人员验证 签署后方可履行下一步的采购程。

四、通过物料的验收给申购部门把关

物料验收部门是代表酒店监督采购程序时是正确与否的一个重要部门，常用物料是由验收部直接验收，而有些专业性较强的物料，通常须请使用部门的专业人员共同参与验收。在验收工作中可能会发现许多采购中存在的问题并可以在验收现场予以及时制止，从而减少酒店的损失。若发现有不符合酒店政策与程序，甚至有违法交易的行为，即可指出，同时及时 上报有关领导请求给与帮助。

验收人员需有较高的物料识别能力和质量确定能力，同时应具备公正、公平、公开、的工作态度，在验收过程中，采购人员应积极配合验收部门对物料的验收，在验收中须详细核 对物料申购单，对照申购单中每一项内容是否与物料相符合，其中包括物料名称、规格、审 定价格、审定数量、物料质量等等。

在填写验收单时要详细说明实际验收的情况，表明验收时间、申购单的编号、发票及供应商名称，并在验收单上由验收人员和使用部门参与验收人员的签署，将验收单交与酒店成 本部稽核成本；交与使用部门掌握经营成本和到货时间，交与总仓了解到货时间同时也应将 验收单与发票、申购单等会计凭证交与会计部作为酒店支付物料供应商物料款的有效凭证。

第三篇：鸿泰酒店采购工作程序

鸿泰酒店采购工作程序

一、采购申请

1、直接采购物品程序（餐饮原料）

（1）由厨部负责人统一编制申购单，交于采购部、厨部留存

（2）货物采购后，由仓库保管员、厨部指定负责人、供货商（本地采购）

共同验收，合格后由用货部门直接接收（货物质量不合格或缺斤少两，可拒收）仓库保管员根据采购员提供的“申请单”及供货清单做验收记录（验收单），并由厨部负责人、采购员签字

（3）临时（紧急）采购，电话报单的，由厨部负责人统一申请，其他申

请，采购部有权拒采。

2、计划物品采购程序：

（1）由申请部门填写“申购单”一式三联（部门、财务、采购）应注明

品名、规格、数量、用途及库存数量，经部门经理批签后，送仓库批签意见，再转到财务总监批签，最后由申请部门报总经理批准，送交采购部采购。

（2）经营上必需的备用仓储量，由仓库保管员根据部门需求量报出需求

计划，核定最低周转量，再填写“申购单”，由保管员、财务总监签字后，送交采购部采购。

（3）部门急需物品（工程紧急维修配件等）申请部门负责人直接通知采

购部购买，最迟于次日补办手续，并说明原因。

注：各部门填制“申购单”前必须确保仓库无此种物品库存或可替代物品。

二、验收管理

1、基本要求：

（1）所有货物的验收手续必须凭证齐全准确、品种、规格、数量、质量、价格相符、包装完好无损。

（2）物品验收由保管员、使用部门、供货商共同进行；大宗及重要物料的验收、财务总监及财务经理需到场监验。

2、验收：

（1）收货人员必须严格根据批准的“申购单”按质、按量、按价验收，对于不符合要求的货物应坚决退回，严格把好质量关。

（2）对于验收合格并需挂帐处理的物品，要认真填写收货验收单，并由

验货员、保管员、供货商共同签字认可，财务方可挂帐。

（3）其它验收无误的物品，要办理登记签字手续及时按程序入库。

（4）所有采购物资都必须经“验货员”验收，并严格执行出、入库手续。

三、付款及报销

1、付款：

（1）采购员采购的“大宗物品”的付款，按采购合同中约定的结帐时间

支付。

（2）长期提供物品的商家，货款结算按合同约定时间，由供货商本人按

规定程序结算。

2、报销

（1）采购员报销必须凭发票连同验收单、财务审核、财务总监签字核准

后，报总经理签批，方可报销。

（2）日常采购（如餐饮原材料等），经验收签字后，于次日17：00前报

销，不得拖延。

鸿泰国际酒店采购管理制度

一、各部门根据物品使用、消耗情况、编制月采购计划。月采购必须于上

月20日上报财务部,财务部审核后于25日上报总经理,经总经理批准后计划方可有效。月计划一式三份，总经理、财务总监、部门经理各一份，无计划原则上不能采购。

二、大宗物品或长期需用的物品，采购部要在市场调查的基础上，提供有

关厂家的有关证件，如营业执照、产品质量证书、卫生许可证等有关材料、根据核准的采购计划向有关的厂商签订供货协议，并报总经理批准。

三、长期需用的物品，按月计划采购，仓库最多储备不得超过一个月用量。

客房部的床上用品、一次性用品和低值易耗品根据客房部的各种物品最低配备值配备。

四、计时采购的物品（计划外和临时少量急需品）（不含餐饮原料）须经

财务总监、总经理批准后方可进行采购，以保证需用。

五、凡购进物品，尤其是定制品，采购部应坚持先取样品，征得使用部门

同意后，方可按程序进行定制或采购。

六、高额进货或长期订货，均应通过签订合同的办法进行。

七、加强采购人员的思想、业务培训和日常管理，坚持“谁采购、谁负责”的原则，采购人员要加强自身业务知识的培训，掌握分管采购项目的有关知识，遵纪守法、克已奉公，防止假冒伪劣高价格产品进入酒店，控制采购成本，做到价廉物美。

八、本制度从颁部之日起执行，以往有制度与之相抵触的，以本制度为准。

鸿泰国际酒店

2006-3-14

第四篇：重申酒店物资采购程序的规定

内 部 文 函

MEMO

致/TO总经理

由/FROM财务部、采购部

事宜/RE关于酒店物资采购的相关规定

日期/DATE2008年11月13日

编号/NOFD20081113024

抄送/C/C各部门

为了进一步规范酒店物资采购程序，加强采购监督，降低成本费用支出，便于酒店的财务管理和经济核算，明确责任，使其更规范化、程序化，现将酒店物资采购程序的相关规定如下：

一、物资申购程序

1、酒店所有物资采购必须遵循“先申购，后询价，再审批，后采购”的原则，由使用部门填写申购单，申购单由部门经理签字确认后交财务部成本部，成本部确认所购物资是否有库存及上次采购价格，成本部主管签字后，转采购部询价，经采购部经理签字确认，使用部门进行价格确认后报财务经理、总监审批，后经总经理批准后由采购部购进。办公用品、香烟、酒水、日常维修材料等部门常用物资每月末由各部门提报使用计划（明确品名、规格、品牌、数量），中心仓库根据各部门使用计划填写申购单，统一备货。

2、食品类、蔬菜、肉食、禽蛋、海鲜等属每日市场采购范围，由厨房填写每日市场采购单，经厨师长签字后报采购部，采购部按每周市场定价填写单价后提报给供货商，供货商于次日早8：00前将采购物资送收货部。

3、紧急市场采购是指部门急用，需紧急采购的物品，经使用部门经理签字后采购部询价，反馈部门确认价格后报财务经理、总监审核后，报总经理批准后采购。因突发状况而急需购进的物品可电话请示，事后补单。

4、中心仓库提报补仓计划以月度使用数量为限，月度使用数量较大的物资可在申购单注明分批购进。

5、每月计划的采购项目属批量采购的，采购员接单后须在三日内报价，属计划外或零星追加采购的，其单价超过二百元的须在两天内报价。

6、申购单审批流程：申购部门确认一天、财务审核一天、总经理签批一天，紧急采购单一至二天内签批。申购单如出现问题及时通知、及时解决。

二、询价程序

1、每日市场采购物资由采购部、餐饮部及财务部进行询价，为保证价格准确性，三方独立询价，并出具询价物资价格表。保证每周采购物资的合理性和制度的可行性。

2、采购部每周在参考询价后，制定一周物资采购价格表，报餐饮部、财务部及总经理审批后执行。批准后定价表财务部二份（收货部、成本部各一份）、餐饮部一份，以备对每日进货价格的核对。

3、采购部对日常采购物资询价必须保证两家以上单位，并做好询价纪录备查。

4、对于因自然灾害等不可抗力因素引起的物品（主要指食品）市场价格波动过大时，同样按照上述审批程序，经市场分析后，随时作相应调整。

5、财务部会同使用部门对采购价格、质量每周抽查一次，对其价格、质量进行监督。

三、物资采购程序

1、物资采购由采购部根据“货比三家”的原则，从所购物资的质量及价格上选定供货商。

2、供货商及供货品分类

（1）食品类、蔬菜、肉禽、海鲜及零星食品由使用部门每日提申购计划，供货商供货。调料类、干货类、面粉、油类、烟酒、高档原材料由使用部门提报月度申购计划，能批发的现金购买。

（2）工程类物品：节能灯类、小阀门、水嘴、管件类等日常维修品，由中心仓库提批量计划，供货商批发价供（由工程部与采购部共同比质比价）。

（3）客房类物品：客用品、洗涤用品、清洁用品、床上用品，由至少两家供货商对比，选出质优价廉的一家批量进货，卫生纸类、垃圾袋类由厂家直供，现金购货。

（4）零星类物品：货比三家，现金购货。

所有食品、饮品、香烟、客用品等采购必须要求供货商提供营业执照、食品许可证、卫生许可证及相关部门产品质量鉴定保证书。

3、采购部在供货商选择上应遵循首先是物资生产厂家，然后是地区代理，再是保证质量的供货商的顺序。

4、属酒店改造项目、固定资产、一次性购入的物资（10万元以上）等必须举行招标会，由使用部门、采购部、财务部、分管副总、总经理组成招标小组，通过公开竞标确认价格及供货商，并签订正式供货合同后方能采购。

5、采购员在采购物品时要分清主次，轻重缓急，统一安排采购，采购完成日期为：市区内在2天内完成，异地购货请注明期限。以上采购时间自申购单批准后算起。

四、物资收货程序

1、财务收货部所收物资必须依据已签批的每日市场采购计划、申购单或紧急市场采购单或购货合同，当日到货当日验收，当日打印收货记录，并及时通知申购部门。

2、财务收货部严格按采购计划、申购单或紧急市场采购单、购货合同中购货名称、数量、单价进行验收，并严把质量关，对名称、数量、单价不符的物资或质量未达到规定要求的可拒收。

3、财务成本部严格审核物资收货纪录的价格、数量、名称，加强监督。

4、严格收货制度，收货部收货以实物为准，必须是采购员、供货商、使用部门及收货员共同在现场验收，餐饮原材料采购物品由行政总厨带领德堡、中餐厨师共同负责验货，然后办理收货纪录。

5、每日市场采购计划内的物资经验收后直拨到相应厨房，其他物资全部由中心仓库接收，使用部门使用时办理领货手续。厨房到货物资使用部门必须及时取走，物资较多的客用品等物资当日必须入库。

6、当对采购物品质量出现疑义时，应以采购部和使用部门的专业意见为主导，并在收货记录上明确记载。

五、付款程序

1、采购部自购物品付款按酒店现金、支票、暂借款的相关付款规定执行。

2、应付供货商货款本着“前不清，后不欠”的原则，每月由财务部核定付款额度，采购部制订付款计划，经财务经理、总监、分管副总、总经理签批后转财务部执行。

3、付款计划的制订要本着公平、公正的原则，并严格按合同、协议及与供货商约定付款。物资生产厂家及地区代理等供货商付款时必须提供正式发票。

4、付款计划审批后，采购部通知供货商核对收货记录，核对无误后财务部三天内付款。

六、其他相关规定

（一）供应商管理规定

1、要求食品供应商严格执行酒店的规章制度，要求衣冠整齐，鲜活食品进入酒店必须遮盖，并按规定线路运送货物。

2、现有供应商必须两家对比送货，比质量，比价格；由使用部门提出的所供货物不合要求的，立即换货，换货不及时耽误使用的，一次罚款500元，从货款中扣除，一个月超过三次的，协商停止供货资格。以上内容考核会以表格的上墙形式体现，直观管理。

3、对于新进供货商，未在酒店未户的必须填写新进供货商审批表，审批后方能给酒店送货。审批表需附供货商营业执照、食品卫生许可证等其他需经政府职能批准的资质证明。

（二）采购员管理规定

1、物资采购采取“谁采购，谁负责” 的管理办法，采购员现金采购物品，同品质、同品牌高于市场价格15%的，罚款500元，追偿差价；高于市场价25%的，罚款1000元，追偿差价；高于市场价35%，调离岗位，挂人事部待岗培训，追偿差价。

2、已办理收货的物资，若出现质量问题时，将追究所有验收人员的责任。当酒店损失在5000以内时，对责任人处以10%的罚款；当损失在5000元至10000元之间时，对责任人处以20%的罚款；当酒店损失超过10000元时，对责任人处以30%的罚款；责任事故累计出现两次，调离岗位，挂人事部待岗培训。

第五篇：采购程序

四、采购程序

（一）各单位采购空调，需登陆中国政府采购网“空调采购”专栏，进入“采购用户平台”选择空调品牌、规格、型号，下载并填写《中央国家机关空调采购确认单》（以下简称“确认单”，附件四），加盖单位公章后，传真至中央国家机关网上公布的当地协议供货经销商或定点供应商。供货商收到《确认单》后，按照采购单位要求的安装时间和地点送货、安装。

采购单位如需详细了解供货商及产品的相关信息，可在网上点击“空调采购”专栏，进入“采购用户平台”查询，具体采购流程和帮助信息可点击“空调采购指南”。

（二）采购单位采购空调应在要求安装时间前2天通知供货商。空调安装、调试完成后，采购单位应在《确认单》上签字确认。

（三）采购单位因采购批量较大或其它原因需要签订采购合同的，可直接与供货商签订。

（四）各单位负责对安装的空调进行验收，验收合格后，在供货商提供的《中央国家机关政府采购中心货物验收单》（以下简称验收单，附件五）上签字盖章并向供货商付款，供货商开具发票。

《验收单》和供货商开具的发票作为政府集中采购凭证，统一由财务部门入帐。《验收单》一式两联，由供货商从网上下载打印，第一联由采购单位留存，第二联由供货商留存。验收单编号在系统中是唯一且相互对应的，审计、财务人员可登陆中国政府采购网核查其真实性。