办理通知函电流程

第一篇：办理通知函电流程

一、邀请单位何种情况下需办理《邀请确认函》

计划来华的外国人员进行商务或工作，前往中国驻外机构申请办理访问签证（F签证）或工作签证（Z签证）时，需提交《邀请确认函》及邀请单位出具的邀请信。

二、申请办理外国人《邀请确认函》 的材料要求：

1、《外国人入境审批表》1份, 须加盖邀请单位和所属镇（街）或市直单位的意见和公章，表格下载网址：http://dgfao.dg.gov.cn/upfile/soft/EntryApplicationForm.pdf(如需下载，可点击右键按另存为)。

2、由邀请单位出具的邀请函原件一式2份，邀请函须用邀请单位函头或信头纸打印，内容文字须为中文，并注意区分商务和工作邀请，同时须加盖邀请单位公章（邀请信模式可下载，如果邀请单位没有函头纸或信头纸，可用普通A4白纸把公司的名字和联系方式写上去，处理成函头纸或信头纸也可)。

邀请函模板下载地址(邀请函上面的外国人姓名和护照号码等等的各项信息注意填写正确，如有错误会被拒签)

商务邀请函模版：http://dgfao.dg.gov.cn/upfile/waiguoren/商务邀请函模版.doc 工作邀请函模版：http://dgfao.dg.gov.cn/upfile/waiguoren/工作邀请函模版.doc 商务或工作邀请函的word版本请同时发到此电子邮箱：dgsfao@163.com，邮件标题请注明公司名字,格式为“工作/商务邀请函-公司名”。

3、邀请单位的营业执照和机构代码证复印件各一式2份，并加盖邀请单位公章（营业执照和机构代码证两者都需提交，特别注意是该复印件上需要有上一年度的年审)。

4、被邀请人的护照复印件和最近1-2次来华签证复印件一式2份（注意每一页都要加盖邀请单位公章，办多次签证的要有过往的来华多次签证复印件）。

5、如办理来华入境工作申请，还须附《外国人就业许可证》的复印件、学历证或专业技能证书复印件及简历等各一式2 份，全部均加盖邀请单位公章（《外国人就业许可证》正反两面均需复印，并提交原件核对）。

学历证或专业技能证书复印件及简历的扫描件或word版本请随工作邀请函一起发到此电子邮箱：dgsfao@163.com，邮件标题请注明公司名字,格式为“工作邀请函-公司名”。

6、邀请单位保证书一式2份，须企业法人签名和加盖邀请单位公章。下载地址：http://dgfao.dg.gov.cn/upfile/soft/一次性保证书.doc。

7、在非原籍国办理签证需提供拟办理签证国的有效居留证件或官方出具的工作签证复印件一式2份，并加盖邀请单位公章。

8、赴非原籍国办签证的还需要提供《赴**办理签证说明函》一式2份，加盖邀请单位公章（**为非原籍国，如赴香港办理签证说明函，内容详细说明需要赴非原籍国办理签证而不回本籍国办理的理由，字数不少于200字，必须用公司函头纸或信头纸出具）。

9、其他补充材料（视申请签证而定,如是工作者家属陪同来华定居，请提供相关亲属证明文件）。

三、办理流程

1、各邀请单位需明确邀请外国人的法律责任，并详细真实地准备好全部材料，《外国人入境审批表》需公司法人本人签名并盖公章。

2、邀请单位持《外国人入境审批表》和相关文件到所在镇（街）政府审批，一般是通过镇（街）的外经办（局）报送该镇（街）主管外经的镇领导审批。如获批准，镇（街）主管领导需在《外国人入境审批表》加具意见和签名，并加盖镇政府公章。

3、经过所在镇（街）政府审批后，把上述全部材料提交至市外事局签证科，市外事局签证科会根据团组的具体实际情况按照省外办要求进行材料审核，填妥《邀请确认函》，函请省外办审发。

4、省外办在收到报送材料后，在规定的工作日内审发《邀请确认函》，并将《邀请确认函》寄回市外事局；

5．邀请单位通过我局网站公布的办理结果，前往市外事局签证科免费领取《邀请确认函》原件，并通过正确的方式转交申请人，在其申办签证时使用。

补交资料电子邮箱: dgsfao@163.com, 邮件标题请注明公司名字，格式为“补交资料-公司名”。

特别提醒：

★市外事局办理邀请确认函不收取任何费用。

★商务或工作邀请函的word版本请同时发到此电子邮箱：dgsfao@163.com，邮件标题请注明公司名字,格式为“工作/商务邀请函-公司名”。★如是工作申请，学历证或专业技能证书复印件及简历的扫描件或word版本请随工作邀请函一起发到此电子邮箱：dgsfao@163.com，邮件标题请注明公司名字,格式为“工作邀请函-公司名”。

★邀请单位必须为非有偿中介，提供的材料真实性负责，担保被邀请人在华期间遵守中国有关法律规定及依时离境，并由法人安排专人负责跟进外国人在华情况，否则邀请单位由此产生后果承担的主要责任。邀请单位须安排熟悉该项业务的专办员前来办理。

★请邀请单位务必提前30天提交申请资料，急件不予受理，邀请信请尽量把该来华日期推迟到1.5个月后。

★前来市外事局签证科办理时，市行政办事中心入口处要登记前往办事人员的身份证原件，否则不能进入。

★我局会定期抽查邀请单位所邀请外国人的在华情况，请邀请单位做好准备。★需要申请出具不在同一份《邀请确认函》的申请，请分别准备相关资料，因申请人数较多，请邀请单位务必至少提前30天提交申请资料，急件不予受理。

★中华人民共和国大使馆（领事馆、签证处）有权视情拒发或改发签证。

★领取《邀请确认函》原件后，通过邮寄或其它方式把原件交至申请办理签证的外国人，并请先将原件复印留底，以备遭遇寄送途中不慎丢失等意外情况时使用。

第二篇：全套国际商务函电流程

INQUIRY

Newland Trading Company Ltd.52 Heron Lane, Falling Waters,West Virginia 25419 , United States

Tel：001-304-2740202

E-mail: ntc@comcast.net

June 6,2013

MAI BA HE

Sales Manager

Great Wall Import & Export Corporation

No.1689 Nan Erhuan Road

Baoding, Hebei

P.R.China

Dear Sirs,As you know , we are one of the largest importers of Canvas shoes No.7602 in our country particularly from China.We are enjoying a good reputation among several corporations in China.There is a steady demand here for canvas shoes of high quality and fashionable styles.Although sales are not particularly high, good prices are obtained.We shall appreciate it if you e-mail us your catalogues , with details of your

prices and terms of payment.We should find it most helpful if you could also supply us with some sample shoes.Please do your best and rush your answer.Yours truly,Enoch

Purchasing Manager

Newland Trading Company Ltd.OFFER

Great Wall Import & Export Corporation

No.1689 Nan Erhuan Road,Baoding, Hebei, P.R.ChinaTel：0086312-2143158Fax：0086312-2195637E-mail:chchch@163.com

June 8,2013

Purchasing Manager:Enoch Newland Trading Company Ltd.52 Heron Lane, Falling WatersWest Virginia 25419 United States

Dear Sirs,Think you for your enquiry dated June 6,2013 ,asking us to offer Canvas shoes No.7602 ,and we appreciate very much your interest in our product.As requested ,we take pleasure in manking you a firm offer as follows ,subject to your reply reaching here on or before June 16th.1.Commodity:Star brand Canvas shoes No.7602 ,Baoding Hebei Origin 2.Quantity:three thousand(3,000)pairs of Canvas Men’s Shoes 3.Price:U.S dollars 9.9 per pair FOB Qingdao

4.Packing:in new carton,each containing 50 cardboard

5.Payment:by irrevocable and confirmed Letter of Credit payable by draft at sight for the full invoice to be opened 30 days before the date of shipment

6.Shipment:During June ,2013

We are a company manufacturing various style of Canvas shoes for exportation ,and we are sending you a brochure of our products under separate cover for your information.we hope some of them will meet the need of your customers.We are looking forward to your early reply.Yours truly

MAI BA HE Sales Manager

Great Wall Import & Export Corporation

Counter-offer

Newland Trading Company Ltd.52 Heron Lane, Falling Waters,West Virginia 25419 , United States

Tel：001-304-2740202

E-mail: ntc@comcast.net

June 10,2013

MAI BA HE Sales Manager

Great Wall Import & Export Corporation No.1689 Nan Erhuan RoadBaoding, Hebei P.R.China

Dear Sirs,Your offer of June 8,2013 and the samples of the Canvas shoes have been received with thanks.In reply ,we are regretful to say that our customers find your price is on the high side and out of line with the prevailing market ,although we appreciate the high quality of your shoes.Such being the case ,as the products of the same quality can be obtained at a much lower price.Should you be prepared to make a price reduction by ,discount 91% ,we might put the deal through.We trust that you will find our counter-offer reasonable and we are awaiting your prompt reply.Yours faithfully

Enoch

Purchasing Manager

Newland Trading Company Ltd.Accept the Counter-offer

Great Wall Import & Export Corporation

No.1689 Nan Erhuan Road,Baoding, Hebei, P.R.ChinaTel：0086312-2143158Fax：0086312-2195637E-mail:chchch@163.com

June 12,2013

Enoch

Purchasing Manager

Newland Trading Company Ltd.52 Heron Lane, Falling WatersWest Virginia 25419 United States

Dear Sirs,We have for acknowledegement for your e-mail of June 10,2013 ,asking us to make a 9% reduction in our price for Canvas shoes.In reply , much to our regret ,we find it intolerable to meet your request because our price leaves us with a small profit and if it were not for the regular orders we receive from various sources ,we could not have quoted even at those prices.However ,in order to develop our market in your place ,we have decided to accept your counter-offer as an exceptional case.We hope we can come to terms and await your prompt reply with great interest.Your faithfully

MAI BA HE

Sales Manager

Great Wall Import & Export Corporation

GREATWALL IMPORT & EXPORT CORPORATION NO.1698 SOUTH 2ND RING ROAD,BAODING, HEBEI,CHINA

SALES CONFIRMATION

No.: 000107548

Date

TO：

Art.No.Commodity andQuantityUnit PriceAmountSpecification& Terms

FOB QINGDAO

NO.7602 STAR BRANDUSD27,000CANVAS SHOES

Say Total: :SAY U.S.TWENTY-SEVEN THOUSAND DOLLARS ONLY Payment: IRREVOCABLE AND CONFIRMED LETTER OF CREDIT Packing: NEW CARTON,EACH CONTAINING 50 CARDBOARD Port of Shipment: QINGDAO,CHINA Port of Destination: SAN FRANCISCO,U.S.A

Shipment: DURING JUNE ,2013 PARTIAL SHIPMENTS ARE NOT ALLOWED TRANSSHIPMENT IS NOT ALLOWED FROM QINGDAO,CHINA TO SAN FRANCISCO,U.S.A Shipping Mark: N/M

Quality: AS PER SAMPLE SUBMITTED BY THE SELLER.Insurance: TO BE COVERED BY THE BUYER.Remarks: WITHOUT

（The Buyers）

（The Sellers）

第三篇：外经贸英语函电流程

…………

外经贸英语函电整个流程

外贸究其根本，用同事的语言来讲就是“买进”和“卖出”。那我们在外贸英语中用比 较专业词汇讲就是“出口”(Export)和“进口”(Import)。

那它又不像我们在日常生活中买进和卖出这么简单，因为它涉及到的是跨国交易，其中里面有许多我们需要注意事项和办理的业务。因其复杂

性，所以那我们要学习的东西也就比较多。那我们今天就先把外贸的总

体流程和本书课程设置的框架跟大家一起分享。

一.外贸的总体流程：

1.寻找目标客户--Souring the

↓ resource.a.寻找国外进口商。Sourcing the

↓ importer.根据自己产品的特色，来寻找国外潜在的目标客户即进口商(importer),那对于我们↓ 来讲，我们就是出口商(Exporter)。搜索的途径就有很多了,例如

利用goolgle搜索引擎，采购商买家资料，参

↓ 加广交会等等。

b.寻找国外出口商。Souring the

↓ exporter.根据自己的需求，来采购国外出口商的产品。那对于我们来讲，我们就是进口↓ 商(Importer)。搜索的途径也比较多，例如goolgle搜索引擎，参加

国外的展会，拿到国外出口商的资料等

↓ 等。

那大家都知道我们是出口大国，所以我们在外贸中遇到的一般都是第一种情况。↓ 所以在今后的课程当中，我们也将重点学习如何做好出口外贸

↓↓2.建立贸易关系----Establish Business

→ relations.那这里面我们要做的上面第一点讲到了寻找目标客户，那我们找到后就要进行工作就比较多了,具↓ 这一步的建立贸易关系问题了。体如下：

a.自我介绍----Self introduction。在外贸英语中就要用到自我介绍函电了。一封很好↓ 的外贸自我介绍函电可以很好的开启外贸合作之门。

b.提供产品目录-----Sending Catalog。根据客户的需求提供适

↓ 当的产品目录供客户参考。

c.邀请参加展会和工厂---Invitationto Fair and factory。更进一步的要

↓ 客户了解我们的产品，提供合作的成功率。

d.报价给客户。----Provide quotations。客人在选定感兴趣的产品之后，↓ 那我们做好详细的资料提供报价给客人。

e.准备样品。-------Prepare the samples。根据客人的要求，提

↓ 供样品给客人。等待客人确认。↓1

↓

→ 3.订单操作--------Order operation.客人确认样品之后，那下一步就是下订单(Place the order).我们的主要工作就↓ 是跟据客人的要求和交期，跟工厂一起把订单操作好。a.订单的数量----Order quantity.这个之前要跟客人谈好，达成↓ 协议后下这个确认的数量。b.产品的包装----Packing。不同的产品，其包装要求也是不一样的，这个要根据↓ 具体产品请工厂设计安全可行包装，和客人最后确认出货包装方式。c.付款方式这个要根据双方的需求达成一致的付款条↓-------Payment terms 款，以保证贸易的顺利进行。d.保险-------------Insurance.那这点就要涉及到本书要学习的索赔，理赔等问题↓ 了。这个也是在订单操作过程中要和客人达成协议的。↓↓4.出货

→------------Shipmenta.出货时间------Delivery time.这个要按照之前订单的交期来走。不可有任何的延误，↓ 如果有其它情况导致不能按时出货，应提前跟客人报备。以寻求最好的 ↓ 解决方法。b.出货港口------Departure Port.按照之前和客人做↓ 的协议来走。c.商检报关------Commodity inspection & declare at customs。这个工作一↓ 定要提前做好，以便出货时顺利离港。d.货到收款------Collect on delivery。这个是最后的收尾工作，那货出后放↓ 提单。客人收到提单，凭单到港口取货。二.本书的框 架那门课程主要是函电，所以都是用letter的形式来讲述整个外贸过程 中所要做的工作和遇到的各种各样的情况。本书有96封贸易函电，那按照上面讲的流程来分的话，可 以把我们这本书做如下课程规划：1.建立贸易关 系a.自我介绍函：Letter 1 & Letter 2本书的 Page1---Page10b.提供产品目录函：Letter 3 & Letter 4本书的Page11---Page 18c.邀请参加展会和工厂函：Letter 5 & Letter 6本书的Page19---Page27d.对产品感兴Letter 7----Letter 9趣函： 本书的Page 28---Page39e.报价推销函：Letter

10----Letter19

本书的Page40---Page80

2.订单操作函：a.下单函：Letter 20--Letter 23

本书的Page81---Page96 b.包装函：Letter 43--Letter46c.付款函：Letter 24--Letter 29d.保险函：Letter30---Letter35本书的Page122-Page1413.出货函：a.装船函：Letter 36----Letter 42b.出货后抱怨函：Letter 47----Letter 61 c.抱怨处理函：Letter 62--------Letter 774.相关拓展函电Letter 78---Letter 96本书的Page171--Page 183

本书的Page97--Page121本书的Page171--Page 183本书的Page 146--Page167本书的Page 184--Page 238本书的Page 243--Page 300

本书的Page 301--Page372

第四篇：事业部关于人事办理流程的通知

关于相关人事办理流程的通知

各分厂/部门：

鉴于各分厂/各部门员工对入离职及调动等事宜办事流程较为模糊，从而导致人事事务办事效率不高，为规范相关办事流程及审批，现根据总部相关制度及橱衣柜事业部现状，现将相关办事流程明确如下：

一、入职流程：

1、办事流程：应聘人员由人力资源部招聘人员验证并初步确认是否符合招聘要求后，再推荐至相关部门面试，部门面试完成后，由人力资源部复试并确定薪酬后，报事业部总经理及集团领导审批，主管级别以上中高层岗位须经事业部总经理及集团人力资源总监复试，经理级别以上须经集团总经理复试。

2、管理规则： A、所有应聘人员须遵循公司文化手册及招聘制度中相关人员招聘的规定；

B、应聘任何岗位（部分高层岗位除外）必须严格按流程操作，未经允许，不得越级面试或不经人力资源部自行面试，否则，一经查实，给予当事部门主要负责人每次处罚100元，并视为无效面试。

C、各部门负责人不得安排自己的直系亲属在自己的管辖区域内工作，特殊情况须经公司总监以上级领导书面同意，否则，按公司相关规定处理；

二、调动流程：

1、调动原则：

A、因岗设人原则：即新岗位确实存在空缺，急需补充人员，严禁因变相加薪而调动； B、避亲原则：即各级管理人员不得将自己的亲属调动到自己直接管辖的岗位工作； C、客观评价原则：即调动前需对该员工在原岗位的工作表现或业绩进行客观的评价； D、符合性原则：即所调动的员工，其综合水平必须符合新岗位的任职条件与要求； E、择优原则：即在同等条件下，有限调动在原岗位表现好，或业绩较佳，或更能胜任新岗位任职要求的员工；

2、办事流程：需要调动人员由本人填写《人事异动申请表》，交由直属主管及调出部门负责人签名，再由调入部门负责人签名，调出、调入部门签完名后交人力资源部经理审批，未注明生效日期的以人力资源部签批日期为准，主管级以上人员调动须交事业部总经理及集团人力资源总监签批，经理级以上调动须集团总经理批准。

3、管理规则：

A、调动表未签批完、未生效之前不得进入新岗位工作，特殊急需岗位需提前到岗的必须向人力资源部及事业部总经理提出申请。

B、调动岗位生效后，最少需在新岗位试用一个月以上方可按新岗位转正定薪，严禁调动表及转正表同时递交，试用期内薪酬按公司相关规定，调动后试用不合格的可退回原部门/岗位。

C、部分岗位调动可由调动部门根据生产需要按公司轮岗制度进行调动，具体以部门调动通知为准，接到调令的员工必须于规定日期内到新岗位报到，否则以不服从管理并按公司相关制度进行处理。

三、辞职流程：

1、办事流程：辞职员工必须按国家及公司相关规定提前一个月提出辞职申请，辞工人员本人到人力资源部领取“辞工申请单”，经部门负责人签名同意后，报人力资源部审批，部分岗位经事业部或公司相关领导签批后方为有效，离职手续办理时间及流程按公司相关规定办理。

2、管理规则：

A、辞工人员必须将“辞工申请单”提前一个月交人力资源部备案，在一个月内做好工作交接，并等候人力资源部通知办理移交手续。

B、严禁任何辞工人员在办理完成辞工申请手续后不做工作交接而自行离厂，否则按旷工处理，罚款50元/天，并全厂通报批评；连续旷工超过3天者，按自动离职处理，公司有权视情况向该辞工人员索取“影响生产造成损失”的赔偿。

C、所有人员辞职书必须提前交人力资源部及公司领导签审，不得在辞职办理时方递交申请，为方便人力资源部及时掌握人员需求信息，凡需在下月2日办理离职手续的必须在当月20日前向人力资源部报批，凡每月20日后递交辞职书的一律顺延一个月方可办理。

四、请假规定：各级人员请假必须严格按流程审批，同时各分厂、部门部门长及考勤管理人员应在签批请假单当日将所有请假单交人力资源部人事助理处存档，未当日递交给人力资源部或未按相关流程审批的请假单一律视为无效。

五、本办事流程适用于各分厂/部门，与公司其他相关规定合并执行，如有冲突，以本规定为准，本规定自发布之日起执行。

事业部

201x-9-1

第五篇：关于办理人事手续流程的通知

关于办理人事手续流程的通知

根据公司有关规定，就人事手续办理流程通知如下：

一、入职

1、办理入职时，要携带《毕业证书》等证件及本人近照（一寸免冠）四张、《身份证》复印件一份，填写《公司个人简历表》。

2、《公司个人简历表》填好后，需住宿人员持人力资源部介绍信到财务部缴纳住宿押金，人力资源部凭缴费收据安排住宿。

3、办完入职手续后，人力资源部人员为新员工进行岗前培训，并进行笔试考核。考核通过后，人力资源部人员带新员工到工作岗位工作。

二、离职：

1、试用期内员工可口头提出离职申请；正式员工提前15天递交申请，主管以上人员离职，提前30天递交申请，经主管经理签字后填写《离职交接表》，进行工作交接。

2、《离职交接表》填好，要由本人、主管领导、人力资源部、财务总监签字并报总经理审批，再交人力资源部存档，退押金依照公司规定办理。

3、离职前，主管领导及人力资源部必须认真核实有无欠款或未尽事宜。

三、人员晋升、转正及异动：

1、晋升：由领导核实晋升人员到人力领取《晋升鉴定表》，填好入职日期、在职情况及晋升时间、岗位，交主管领导、副总签字后交到人力资源部办理。

2、异动：填写申请一式两份，经主管领导和拟调部门领导签字，最后由总经理签字后，到人力资源部开具调令，并进行工牌变更。

3、如工牌丢失或损坏，必须到人力资源部开具证明补办。补办费用自理5元。

2014年4月5日