XX公司备用金管理制度

第一篇：XX公司备用金管理制度

公司备用金管理制度

为了加强公司对有关部门及公司驻外地办事处备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。

本制度适用于公司各部门及公司驻外地办事处

一、备用金范围

1、采购人员零星采购备用金

2、个人因公出差零星开支备用金

3、研发项目零星开支备用金

4、驻外办事处零星开支备用金

5、其他备用金

二、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。

三、备用金借款程序

1、公司人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续

借款人填写《借款单》 → 部门领导签字 → 财务主管签字→财务领款

2、公司财务人员应建立“借款单”台账，在报销人员报销时，财务人员应先核销该报销人员的“借款单”。对报销总额超支“借款单”金额部分支付现并退还该报销人员原“借款单”，对报销总额低于“借款单”金额的部分应让该报销人员退回余额以结清原“借款单”。

3、公司人员因公借款原则上是因一笔业务借一次款，此笔借款不核销，不允许第二次借款

4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围，使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，并按月报销当月的费用。前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期

四、备用金额度

1、采购员借用的零星采购备用金，每月不得超过2000元，每月底采购人员报销一次用备用金采购的材料（凭合法票据）。财务部将采购备用金控制在2000元。如特殊情况单笔现金采购超过2000元，由采购部门按规定程序申请，经审核批准后，到公司财务部办理货款支付。

2、公司员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费、施工费和现场购材料等支出核定借款额度，借款额度由部门领导批准，财务部审核。最高限额度不能超过5000元，如有特殊情况，有主管写明具体原因上报财务副总审批。

3、研发项目备用金，以研发部门为借款单位，备用金额度500元，用来处理临时特殊材料的采购，其它费用支付按报销程序处理。

4、公司驻外办事处备用金，由财务部按照领用人员工资的80%左右领取（取整数）。如有特殊情况，有主管写明具体原因上报财务副总审批。

5、其他借款，根据实际情况核定金额。(经核定每月运费备用金2000元、售后购车票备用金3000元)

五、备用金使用审批权限

备用金使用由部门领导签字批准，部门领导为备用金借款的第一责任人。再由财务主管审核批准

六、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理

七、借用备用金的人员应在每月内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知

八、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

九、本制度由公司管理部负责解释和修订

十、本制度自下发之日起实施

本制度附《报销流程》《运费明细表》《出差费用清单表》

管理部

第二篇：公司备用金管理制度(修订)

xxxxxxx有限公司 备用金管理制度

为了加强公司对各部门、分公司及各直营店备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，加强成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。

一、本制度适用于公司各部门、分公司及所有直营店。

二、备用金范围

1、采购员零星采购备用金；

2、个人因公出差零星开支备用；

3、经常性的零星开支备用金；

4、项目兼任财务人员备用金；

5、其他备用金。

三、实行备用金制度有利于各部门、分公司及各直营店工作人员积极灵活地开展业务，提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途。

四、备用金借款和报销手续程序、工作人员需临时借用备用金时，先填写“借款单”，并按流程经部门领导、财务负责人审批签字。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，审核无误后办理付款手续。

2、借款人员完成业务后应在三日内填写“报销单”，并经部门主管领导审批后，将“报销单”交审计部审核，审计部将审核无误的经财务负责人、总裁签字审批后的“报销单”转交财务部，财务人员根据审计后的“报销单”，办理报销手续。

3、财务中心应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

4、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

5、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务中心根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期报销，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。

6、定额备用金和临时备用金申请、使用、归还适用上述规定。

7、分公司、直营店财务部于每月月末对门店备用金进行实地盘点，编制《现金盘点表》；分公司及直营店于每月3号之前向公司总部上报上个月备用金使用情况。

五、备用金额度

1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序，经审核批准后，到公司财务部财务人员处办理货款支付、结算手续。

2、备用金使用实行定额管理制度与临时管理制度相结合，定额借款必须由部门部门负责人签字，财务副总裁批准。

3、因紧急状况，无法完成签字审批的不超过2000元的小额零星借款，借款人应通过电话等方式联系部门负责人及财务负责人，说明借款原因、金额，事后及时补交借款单；2000元以上临时借款必须经部门负责人签字，财务负责人批准后，出纳人员方可办理付款手续。

4、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度，不得无故多借备用金。

5、其他借款，根据实际情况核定金额。

六、备用金使用审批权限

备用金使用由分管副总裁签字批准，财务副总裁（特殊情况下财务总监也可）签字审批，部门负责人对备用金借款承担责任。

七、借用备用金的人员应在当月内冲账，不得无故拖延，如借款清不完，不发放当月工资。

八、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨使用。对因特殊原因必须跨使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

九、本制度由公司财务部负责解释和修订。

十、本制度自下发之日起实施。

第三篇：公司备用金管理制度

山西蓝天园林绿化工程有限公司

备用金管理制度

为了加强公司对各部门、各分公司及各项目部备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，加强成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。第一条 本制度适用于公司所属各部门、各分公司及所有工程项目部。第二条 备用金范围

1、采购员零星采购备用金；

2、个人因公出差零星开支备用；

3、经常性的零星开支备用金；

4、工程项目兼任财务人员备用金；

5、其他备用金。

第三条 实行备用金制度有利于各部门、分公司及各工程项目部工作人员积极灵活地开展业务，提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途。

第四条 备用金借款和报销手续程序、工作人员需临时借用备用金时，先填写“借款单”，并按流程经部门领导、财务负责人审批签字。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，审核无误后办理付款手续。

2、借款人员完成业务后应在三日内填写“报销单”，并经部门经理审批后，将“报销单”交财务计划部会计审核，财务计划部会计审核无误后签字，经财务负责人、副总裁审批签字后，到财务计划部出纳员处办理报销手续。

3、财务计划部应当按照借款部门、借款日期、借款人、用途、金额、报销日期建立备用金台账，按月及时清理。

4、借款人办理报销手续时，财务计划部会计人员应查阅“备用金”台账，查明并批注原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，开具内部收据及时收回余额以结清原借款项。

5、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务计划部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期报销，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。

6、定额备用金和临时备用金申请、使用、归还适用上述规定。

7、分公司、工程项目部财务人员于每月月末对本部门备用金进行实地盘点，编制《现金盘点表》；分公司及工程项目部于每月5号之前向公司总部上报上个月备用金使用情况。第五条 备用金额度

1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元；超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料、采购合同，按规定的程序，经审核批准后，到公司财务计划部办理货款支付、结算手续。

2、备用金使用实行定额管理制度与临时管理制度相结合，定额借款必须由部门负责人签字，财务副总裁批准。

3、因紧急状况，无法完成签字审批的不超过2000元的小额零星借款，借款人应通过《公司钉钉网络办公规定的程序》进行网上审批，说明借款原因、金额，事后及时补签借款单；2000元以上临时借款必须经部门负责人签字，财务负责人、副总裁批准后，出纳人员方可办理付款手续。

4、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度，不得无故多借备用金。

5、其他借款，根据实际情况核定金额。第六条 备用金使用审批权限

备用金使用由副总裁签字批准，财务副总经理签字审批，部门负责人对备用金借款承担责任。

第七条 借用备用金的人员应在当月内冲账，不得无故拖延，如借款清不完，不发放当月工资。

第八条 所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨使用。对因特殊原因必须跨使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

第九条 本制度由公司财务计划部负责解释和修订。第十条 本制度自下发之日起实施。

第四篇：公司备用金管理制度范文

悦生堂财务制度

为了加强公司对有关部门及项目部备用金的管理，规范财务，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。

一、由于前台收银需要，现前台申请500元备用金用于收款结算。

1.前台收银填制借款单，交到财务部，申请借款，2.每日对账结束后，核对备用金，如有花费，及时到财务处报销，确认现金，财务及时报销补齐备用金。

3.前台人员不能私自挪用备用金，有特殊情况需要支付的及时告知财务以及部门领导。

4.借用备用金的人员最晚两周内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。

5.备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨使用。对因特殊原因必须跨使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

二、物品采购财务程序

1.发文→请购单→借款单→报销单

（1）需要采购物品金额较大的，必须先打发文，等总经理审批过了之后再进行请购。

（2）（2）对于不是现结的供货商可以在请购完成之后进行购买，按月或者按季度结账，申请结账时必须填制报销单，报销单后附：发票、收货记录、请购单、有合同的后面附合同。

（3）发文由部门总经理签字，借款单、请购单、报销单有店长，财务、总经理签字才能有效。

（4）对于不按照流程的采购物品，财务部不予报销，退回改正后再进行报销。

（5）严禁先斩后奏。（6）对于急需要付款的情况，请示总经理，总经理申请财务总监，通过之后方可借款。

（7）鉴于财务制度的规范，各部门应及时做好次月的工作计划，以便于提高工作效率。

三、关于收入的财务制度

（1）每笔收入收银员必须记录清楚明白，相关凭证保存完整，次日将每日收入上报出纳处，出纳整理凭证记录完整后，交由会计进行记账。（2）现金每班一结，每日一总结，责任到每一位收银员。（3）银行账每日对账，确保资金及时到账，账账相符。（4）各部门不能私自挪用收入的资金。

（5）财务及时计算收入上报总经理，现金及时存入银行。

四、本制度由公司财务部负责解释和修订。

五、本制度自下发之日起实施。

第五篇：公司备用金管理制度

公司备用金管理制度

一、目的：

为了保证备用金的使用合理透明，加强公司对备用金的管理特制定本流程；

二、适用范围：

物流发展部备用金使用人员

三、物流服务部备用金分配：

1.仓储部备用金2500元

1)外围库备用金400元/库房； 2)西沙库备用金500元； 3)PC库备用金500元； 2.运输服务部1000元

1)运输部备用金（西沙）500元； 2)运输部备用金（PC）500元； 3.综合管理部10000元

1)厨卫备用金；10000元； 2)综合维护备用金XX元； 4.运输服务部XX元

1)PC运输部XX元； 2)西沙运输部XX元；

四、管理规定

1.外围库备用金使用制度；

1）外围库备用金管理人（库房主管）；

2）经过部门经理审批通过后由仓储部经理带领取外围库备用金； 3）仓储部经理在部门总经理处领取备用金，将备用金电汇外围库主管； 4）备用金使用范围；

A、水电费临时缴费； B、通讯费临时缴费； C、电路耗损，照明设施更换；

D、工作机突发事件维护；（工作机备用机同时损坏）E、送货车辆的租用； F、办公用品临时使用；（有部门经理同意审核通过后）5）备用金报销流程；

A、将发票、收据等有效票据在当月25号前邮寄到仓储部经理； B、仓储部经理核对票据的真实性和准确性； C、仓储部经理在12层领取“付款凭证”； D、将报销的用途、金额、填写清楚；

E、将有效票据附在“付款凭证”后找公司负责人签字；（部门经理、部门总经理、财务总经理、副总经理、总经理）； F、仓储部经理在12层财务处领取报销钱款； G、仓储部将报销的钱款再次汇给各个外围库主管； H、外围库库管按照制度使用备用金；

2.西沙库备用金使用制度；

1)西沙库备用金管理人（库房主管）； 2)库房主管向仓储部经理申请备用金；

3)备用金申请经部门经理审批通过后仓储部经理领取； 4)仓储部经理将备用金给到西沙库库管； 5)备用金使用范围；

A、水电费、通讯费等的临时缴费； B、地牛的临时修理费； C、卫生费用的临时缴费；

D、午餐费备用金使用；（跟车送货中午不能返回公司）6)费用的报销流程；

A.将发票、收据等有效票据在当月25号前交给仓储部经理； B.仓储部经理核对票据的真实性和准确性； C.仓储部经理在12层领取“付款凭证”； D.将报销的用途、金额、填写清楚；

E.将有效票据附在“付款凭证”后找公司负责人签字；（部门经理、部门总经理、财务总经理、副总经理、总经理）F.仓储部经理在12层财务处领取报销钱款；

G.仓储部经理将报销的钱款交给西沙库主管；（做好交接）H.外围库库管按照制度使用备用金；

3.pc库备用金使用制度；

1)PC库备用金管理人（库房主管）； 2)库房主管向仓储部经理申请备用金；

3)备用金申请经部门经理审批通过后仓储部经理领取； 4)仓储部经理将备用金给到西沙库库管； 5)备用金使用范围；

A、库房十点以后值班人员晚餐费用； B、日常库房维护； C、发货费用的垫付； 6)费用报销流程；

A.将发票、收据等有效票据在当月25日交给仓储部经理； B.仓储部经理核对票据的真实性和准确性； C.仓储部经理在12层领取“付款凭证”； D.将报销的用途、金额、填写清楚；

E.将有效票据附在“付款凭证”后找公司负责人签字；（部门经理、部门总经理、财务总经理、副总经理、总经理）F.仓储部经理在12层财务处领取报销钱款；

G.仓储部经理将报销的钱款交给西沙库主管；（做好交接）H.外围库库管按照制度使用备用金；

4.综合管理部备用金使用制度；

1)综合管理部备用金管理人（综合管理部经理）； 2)综合管理部工作人员向综合管理部经理申请备用金； 3)备用金申请经部门经理审批通过后综合管理部经理领取； 4)综合管理部经理将备用金给到西沙库库管； 5)备用金使用范围；

A.厨房备用金使用；

a)食堂材料的日常购买； b)厨卫工具的应急购买； B.综合维护备用金使用； a)西沙库的日常维护；

b)日常耗损材料的购买；（灯泡、开关等）

6）费用的报销流程；

A.将发票、收据等有效票据在当月25日交给仓储部经理； B.仓储部经理核对票据的真实性和准确性； C.仓储部经理在12层领取“付款凭证”； D.将报销的用途、金额、填写清楚；

E.将有效票据附在“付款凭证”后找公司负责人签字；（部门经理、部门总经理、财务总经理、副总经理、总经理）F.仓储部经理在12层财务处领取报销钱款；

G.仓储部经理将报销的钱款交给西沙库主管；（做好交接）

5.运输服务部备用金使用流程；

1)库司机班备用金管理人（库机动车调度）； 2)库机动车调度向运输服务部经理申请备用金； 3)部门经理审批通过后运输服务部经理领取备用金； 4)运输服务部经理将备用交给PC库司机班调度； 5)备用金使用范围；

A.三轮车的日常维修费用；（50元以上经仓储部经理审批）B.电池充电器的更换；

C.机动车应急修理（仓储部经理审批）； D.车辆的违章罚款(个人原因除外)； E.车辆年检；

F.车辆租用；（经部门经理审批）；

6）费用的报销流程；

H.将发票、收据等有效票据在当月25日交给仓储部经理； I.运输服务部经理核对票据的真实性和准确性； J.运输服务部经理在12层领取“付款凭证”； K.将报销的用途、金额、填写清楚；

L.将有效票据附在“付款凭证”后找公司负责人签字；（部门经理、部门总经理、财务总经理、副总经理、总经理）M.运输服务部经理在12层财务处领取报销钱款；

N.运输服务部经理将报销的钱款交给运输服务部调度；（做好交接）O.运输服务部调度按照制度使用备用金；

四、实施时间：

于2014年6月22日执行